CIRCULAR 23 DE 2010
(septiembre 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<Subrogada "lo relacionado con el trámite de respuesta a las peticiones del Congreso de la República" por la Circular 3 de 2 de febrero de 2012, "procedimiento para dar trámite a los requerimientos y peticiones de los entes de control y el Congreso de la República">
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| PARA: | DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y DIRECTORES REGIONALES |
| ASUNTO: | Trámite y respuesta de los Derechos de Petición y Comunicaciones procedentes del Congreso de la República y las Altas Cortes |
De manera atenta y con el propósito de atender con calidad y oportunidad los derechos de petición y comunicaciones procedentes del Congreso de la República* y las Altas Cortes, les solicito dar cumplimiento al procedimiento señalado en la Resolución No. 3264 de 2009 y en las Circulares Nos. 30 de 2007 y 11 de 2009, teniendo en cuenta la importancia de los asuntos, la perentoriedad de los términos establecidos en la Ley y las sanciones disciplinarias que conllevan su incumplimiento.
Por lo anterior y para garantizar el adecuado trámite de los derechos de petición y comunicaciones del asunto, se deberá cumplir con los siguientes aspectos:
El Grupo de Gestión Documental de la Dirección Administrativa o quien haga sus veces en las Regionales, deberá radicarlos y remitirlos de manera inmediata a la Dirección General, la Oficina Asesora Jurídica y al Grupo Centro Nacional de Atención al Ciudadano de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano, de acuerdo con su competencia, así:
1. Los derechos de petición, comunicaciones y acciones de tutela remitidas por las Altas Cortes deberán ser trasladadas de manera inmediata a la Oficina Asesora Jurídica de la Dirección General, sin que en ningún caso éste traslado exceda el término de un (1) día hábil.
2. <Ver Resumen de Notas de Vigencia> Los derechos de petición y comunicaciones remitidas por el Congreso de la República deberán ser trasladados de manera inmediata a la Dirección General, sin que en ningún caso éste traslado exceda el término de un (1) día hábil.
3. El Grupo Centro Nacional de Atención al Ciudadano de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano, deberá registrar los derechos de petición en el módulo de atención al ciudadano del Sistema de Información Misional -SIM- generando un consecutivo, asignarlos electrónicamente al área competente para emitir la respuesta y enviar por correo electrónico los anexos correspondientes en cada caso.
4. El Grupo Centro Nacional de Atención al Ciudadano de la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano, deberá realizar el seguimiento preventivo para garantizar que las respuestas a los Derechos de Petición o comunicaciones se contesten en los términos establecidos en la ley, de acuerdo con la naturaleza de los mismos.
Se resalta que cada una de las áreas responsables de radicar, tramitar o gestionar ¡os derechos de petición, comunicaciones y acciones de tutela, debe prestar especial atención para garantizar oportunidad y calidad en la respuesta a los peticionarios.
Cordial Saludo
ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ
Directora General
