CIRCULAR 2 DE 2023
(septiembre 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
| Para: | Directores de Sede Nacional, Gerentes de Recurso de la Sede de la Dirección General, Directores Regionales, Coordinadores de los Grupos Financieros, Personal de Gestión de Apoyo y Soporte y demás Grupos de las Regionales, Coordinadores de Centros Zonales, Supervisores e Interventores de Contratos y demás Colaboradores |
| Asunto: | Cronograma de Cierre Financiero Vigencia 2023 y Apertura Vigencia Fiscal 2024 |
Estimados Colaboradores
La Secretaría General comunica a todas las áreas y niveles del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, las siguientes instrucciones y cronograma, correspondientes al cierre de la vigencia fiscal 2023 y apertura de la vigencia fiscal 2024.
Se solicita a los Directores de Sede Nacional, Gerentes de Recurso de la Sede de la Dirección General, Directores Regionales, Coordinadores de los Grupos Financieros, Personal de Gestión de Apoyo y Soporte y demás Grupos de las Regionales, Coordinadores de Centros Zonales, Supervisores e Interventores de Contratos, dar estricto cumplimiento a las fechas aquí señaladas. Lo anterior, en el marco de las directrices y tiempos que para este proceso señala el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP).
1. CIERRE GESTIÓN FINANCIERA 2023
1.1 CIERRE DE PRESUPUESTO VIGENCIA FISCAL 2023 Y APERTURA 2024.
La normatiyidad aplicable al ICBF por ser parte del Presupuesto General de la Nación (PGÍsl), corresponde al Decreto 111 de 1996, Decreto 2674 de 2012, Decreto 1068 de 2015(1), Ley 2276 de 2022(2), Decreto 2590 de 2022(3), así como la Resolución 5360 de 2023(4) los procedimientos vigentes, la G1.GF Guía de Cierre Financiero Vigencia 2023 y Apertura Vigencia Fiscal 2024, todo ello en concordancia con las Circulares que emite el MHCP para tal efecto. Es Importante tener presente que las actividades a realizar y los conceptos técnicos que la soportan se encuentran plenamente detalladas en la Guía de Cierre Financiero Vigencia 2023 y Apertura Vigencia Fiscal 2024, de la cual se desprende el cronograma relacionado en la presente circular.
Se reitera la todos, la necesidad de promocionar y realizar con sus equipos de trabajo, buenas prácticas de gestión presupuestal, para lograr una ejecución presupuestal que demuestre la óptima utilización de los recursos que han sido asignados al ICBF, en concordancia con el cumplimiento oportuno de metas y compromisos correspondientes a vigencia actual.
Especial atención debe otorgarse a la ejecución del rezago presupuestal de la vigencia 2022, como a la proyección de reservas y cuentas por pagar al cierre del presente arlo (denominado rezago presupuestal 2023), dado que no solo impactan los Indicadores de eficiencia del Instituto, sino la calificación de la Contraloría General de la República (CGR) en virtud de las auditorías financieras.
Los Invito a aprovechar al máximo este proceso de cierre, para que de manera conjunta Identifiquen dificultades o escollos que afecten la ejecución presupuestal y de manera concertada realicen acciones de mejora sobre la marcha, en asuntos contractuales, de gestión financiera, de planeación, si es del caso.
Con fundamento en lo anterior, a continuación, se presenta el cronograma presupuestal así:
1.1.1 Cierre Presupuestal Vigencia 2023
1.1.1.1 Traslados Presupuéstales
| Actividad | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Solicitud de traslados y modificaciones en el presupuesto que no afectan el Anexo del Decreto de Liquidación, más específicamente los contra créditos de recursos desde las Subunidades (Direcciones Regionales) hacia el Nivel Nacional. | Direcciones Regionales y/o Áreas Sede de la Dirección General | 29/09/2023 |
| 2 | el presupuesto que no afectan el Anexo del Decreto de Liquidación, más específicamente los contracréditos de recursos desde las Subunidades (Direcciones Regionales) hacia el Nivel Nacional. | Áreas Sede de la Dirección General y Grupo de Presupuesto | 10/10/2023 |
| 3 | Solicitud de traslados y modificaciones en el Presupuesto que no afectan el Anexo del Decreto de Liquidación, más específicarpente los créditos de recursos a las Subunidades desde Nivel Nacional. Condiciones para esto dadas en la Gl.GF Guía de Cierre Financiero Vigencia 2023 y Apertura Vigencia Fiscal 2024. | Direcciones Regionales y/o Áreas Sede de la Dirección General | 29/09/2023 |
| 4 | Traslado y modificaciones en el Presupuesto que no afectan el Anexo del Decreto de Liquidación, más específicamente los créditos de recursoá a las Subunidades desde Nivel Nacional. | Áreas Sede de la Dirección General y Grupo de Presupuesto | 10/10/2023 |
1.1.1.2 Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP
| Certificados de Dicponibilidad Presupuestal (CDP) | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Última fecha de expedición de CDP | Encargado de las funciones de presupuesto en las Direcciones Regionales y GFSDG | 15/10/2023 |
1.1.1.3 Registros Presupuéstales de Compromiso - RPC
| Registros Presupuéstales de Compromiso - RPC | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Solicitud de reducción de saldos de compromisos presupuéstales de todos los contratos, previa modificación contractual. | Grupo de Jurídicos en las Direcciones Regionales - Dirección de Contratación en la Sede Nacional | 15/09/2023 |
| 2 | Reducción de saldos de compromisos presu puéstales de todos los contratos, previa modificación contractual. | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y GFSDG | 25/09/2023 |
| 3 | Última fecha de expedición de RPC | Encargado de las funciones de presupuesto en las Direcciones Regionales y GFSDG | 31/10/2023 |
1.1.1.4 Rezago Presupuestal
| Rezago Presupuestal - Reservas Presupuéstales | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Remitir el F2.P5.GF Formato Acta Cancelación de Reservas Presupuéstales, para los compromisos constituidos en la vigencia 2022. | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General | 31/10/2023 |
| 2 | Solicitud de constitución de reservas presupuéstales debidamente autorizada por Ordenador de Gasto y Supervisores. | Gerente de recurso y Supervisor | 30/11/2023 |
| 3 | Recepción de documentos para la legalización de las comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamientos que se generen entre el 23 y el 31 de diciembre de 2023. | Cada comisionado | 09/01/2024 |
| 4 | Pago de Reservas Presupuéstales constituidas al cierre de la vigencia fiscal 2022. | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General | 31/10/2023 |
1.1.1.5 Vigencias Futuras
| vigencias futuras | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Expedición de CDP para el apalancamiento de contrato o acto administrativa con Vigencia Futura | Cada comisionado | 09/01/2024 |
| 2 | Registro Presupuestal del compromiso para el apalancamiento de contrato o acto administrativo con Vigencia Factura | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General | 31/10/2023 |
1.1.2 Apertura Presupuestal Vigencia Fiscal 2024
| Presupuesto 2024 | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Cargue de Apropiaciones 2024 | Grupo de Presupuesto Dirección Financiera | 01/12/2023 al 20/12/2023 |
| 2 | Realizar validación de resolución de comunicación de presupuesto vigencia 2024 | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General (Rol SIIF presupuesto) | 31/122023 al 01/01/2024 |
| 3 | Realizar traslado de documentos en SIIF Nación de compromisos que amparan las vigencias futuras, con lo cual se realizará automáticamente la expedición de la solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Registro Presupuestal de Compromiso. | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General (Rol SIIF presupuesto) | 02/01/2024 |
| 4 | Realizar conciliación para verificar los saldos de Cuentas por Pagar y reservas presupuéstales, entre las áreas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería | Responsables de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General | 05/01/204 |
| 5 | Realizar el traslado de documentos de Reservas Presupuéstales, constituidas en la vigencia 2023. | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General (Rol SIIF presupuesto) | 15/01/2024 |
| 6 | Envío de Informe respecto de la utilización de los cupos autorizados de las Vigencias Futuras al Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera.Realizar la liberación de Registros Presupuéstales de | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General | 26/01/2024 |
| 7 | Compromisos de reservas constituidas en el 2023, una vez se cuente con el documento soporte para dicho trámite. | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General (Rol SIIF presupuesto) | A partir del 1/02/2024 |
| 8 | Realizar expedición de CDP y RPC vigencia 2024. Se recomienda que deben expedirse de manera inicial os RPC que impliquen contratación o actos administrativos con vigencias futuras. | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General (Rol SIIF presupuesto) | A partir del 02/01/2024 |
1.2 CIERRE DE TESORERIA VIGENCIA FISCAL 2023 Y APERTURA 2024
Siendo el Programa Anual de Caja PAC, un instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles para cumplir con los compromisos adquiridos por la entidad, se insta, a que las áreas ejecutoras tramiten sus pagos o constitución de cuentas por pagar con el lleno de los requisitos exigidos incluyendo la entrega del bien o servicio a satisfacción.
1.2.1 Cierre de Tesorería Vigencia Fiscal 2023
| Rezago Presupuestal - Reservas Presupuéstales | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Solicitud extraordinaria de PAC con recurso nación para gestionar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP para el mes de diciembre 2023. | Enlaces Financieros del Nivel Nacional | 5/12/2023 |
| 2 | Reintegros de Recursos Nación y Propios correspondientes a rendimientos financieros, inejecuciones, entre otros. | Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 30/11/2023 |
| 3 | Generación de orden de pago presupuestal | Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 26/12/2023 |
| 4 | Radicación de documentos para el trámite de devoluciones de Ingresos por Mayores Valores por concepto de Parafiscal 3% PILA | Direcciones Regionales | 30/11/2023 |
| 5 | Ejecución de PAC Recursos Propios y Nación | Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 29/12/2023 |
1.2.2 Apertura de Tesorería Vigencia Fiscal 2024
| Actividades | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Registro de Ingresos Presupuéstales recibidos a 31 de diciembre. | Grupo de Tesorería del Nivel | Hasta 17/01/2024* |
| 2 | Reintegros de Recursos Nación y Propios correspondientes a rendimientos financieros, inejecuciones, entre otros, generados en el mes de diciembre de la vigencia 2023 y enero de Ja vigencia 2024. | Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General | A partir del 01/02/2024 |
| 3 | Realizar el traslado de documentos de cuentas por pagar constituidas al 31 de diciembre de 2023 | Direcciones Regionales y GFSDG | 15/01/2024 |
| 4 | Remitir el Formato F2.G1.GF "Formato Certificación Cuentas por Pagar al cierre de la vigencia", al Coordinador del Grupo de Tesorería de la Sede de la Dirección General, una vez efectuado el traslado de documentos | Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 31/01/2024 |
*Sujeto a modificaciones, de acuerdo con la circular que emita el MHCP
1.3 GESTIÓN DE PAGOS CIERRE DE VIGENCIA FISCAL 2023.
Para la gestión de radicación de documentos y pago, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en los procedimientos, incluida la Guía de Cierre Financiero 2023 Apertura Vigencia Fiscal 2024, y lo contemplado en la Resolución 5360 del 2023(5).
| Actividades | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Radicación de documentos para pago contratos de prestación de servicios -honorarios para pago de 20 días en la presente vigencia. | Supervisores, Jefes de Oficina, Directores y Enlaces Financieros | 05/12/2023 UNICAMENTE |
| 2 | Radicación de documentos para el pago Proveedores. | Jefes de Oficina, Directores y Enlaces Financieros Jefes de Oficina, Directores y Enlaces Financieros | 7/12/2023 UNICAMENTE |
| 3 | Radicación de documentos para pago de administraciones, servicios públicos, arrendamientos. | Jefes de Oficina, Directores y Enlaces Financieros | 13/12/2023 |
| 4 | Radicación de documentos para pago de Indemnizaciones, Sentencias y Conciliaciones. | Cada comisionado | 18/12/2023 |
| 5 | Recepción de documentos de legalización de las comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamientos que se generen hasta el 17 de diciembre de 2023. | Cada comisionado | 22/12/2023 |
| 6 | Recepción de documentos de legalización de las comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamientos que se generen entre el 18 y el 22 de diciembre de 2023 | Supervisores, Jefes de Oficina Directores y Enlaces Financieros | 26/12/2023 |
| 7 | Radicación de documentos para la Constitución de Cuentas por Pagar por concepto de Honorarios, en lo correspondiente a los últimos 10 días del mes de diciembre, teniendo en cuenta que el SERVICIO se hubiese recibido a satisfacción por parte del ICBF antes de finalizar la vigencia 2023. | Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 15/12/2023 UNICAMENTE |
| 8 | Pago de la bonificación. (Sujeto al cumplimiento de radicación de documentos establecidos en el cronograma de nómina liderado por la Dirección de Gestión Humana) | Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 7/12/2023 |
| 9 | Pago de la Pago Nómina (Sujeto al cumplimiento de radicación de documentos establecidos en el cronograma de nómina liderado por la Dirección de Gestión Humana) | Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 15/12/2023 |
| 10 | Pago de Inherentes de Nómina (Sujeto al cumplimiento de radicación de documentos establecidos en el cronograma de nómina liderado por la Dirección de Gestión Humana) | Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 29/02/2024 |
| 11 | Radicación de documentos para la constitución de Cuentas por Pagar Anticipos y Pagos Anticipados | Jefes de Oficina, Directores y Enlaces Financieros | 30/09/2024 |
1.3.1 Gestión de pagos rezago presupuestal constituido al cierre de la vigencia fiscal 2023.
| Actividades | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Pago de Cuentas por Pagar constituidas al cierre de la vigencia 2023, de acuerdo con los documentos radicados por e, supervisor en el mes de diciembre de la vigencia anterior. | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General | 29/02/2024 |
| 2 | Radicación de documentos para el pago de reservas Presupuéstales constituidas al cierre de la vigencia 2023 | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General | 30/09/2024 |
1.4 LEGALIZACIÓN Y CIERRE DE CAJAS MENORES VIGENCIA FISCAL 2023.
El proceso de legalización y cierre de las cajas menores para la vigencia fiscal 2023, se rige por el Título 5 de la parte 8a del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, en la cual la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, reguló la constitución y funcionamiento de las cajas menores y conforme lo dispuesto por la Guía para el Manejo.
| Actividades | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Justificación de necesidad de Caja Menor | Coordinadores Financieros Regionales, Dirección Administrativa, Dirección General y Secretaría General | 7/12/2023 |
| 2 | Radicación de documentos para la legalización definitiva de las Cajas Menores, teniendo en cuenta que ya se deben haber generado los cierres Tesoral, Contable y Presupuestal. | Cuentadante de la caja menor | 12/12/2023 |
| 3 | Realizar la legalización y Cierre Definitivo de las Cajas Menores | Grupos Financieros en las Direcciones Regionales y Grupo Sede de la Dirección General | 18/12/2023 |
Las fechas y actividades consignadas en este documento cumplen con lo establecido en el Marco Conceptual, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública (RCP) mediante Ip Resolución 533 de 2015, para la preparación y presentación de la información' financiera por parte de las entidades de gobierno y la Resolución 211 de 2021(6).
Es de tener en cuenta que para el registro de los hechos económicos se debe cumplir con el principio de devengo(7), razón por la cual se requiere a las áreas proveedora^ de información, cumplir las fechas relacionadas con los documentos que correspondan.
1.5.1 Envío De Información Por Las Diferentes Áreas A Financieros
| Envío De Información Por Las Diferentes Áreas A Financieros | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Remisión, de los ingresos de Bienes por compra, donación | Dirección Administrativa | 7/12/2023 |
| 2 | Envío de Certificación de Toma Física de Inventarios Entrega información de saldos de Propiedad, | Dirección Administrativa | 26/12/2023 |
| 3 | Planta y Equipo para elaboración de conciliaciones (sin depreciación) | Dirección Administrativa | 28/12/2023 |
| 4 | Remisión del detalle de la identificación de los Préstamos de Vivienda e Incapacidades de manera detallada, por tercero, valor y cuenta contable. | Dirección de Gestión Humana o área responsable en la Dirección Regional | 16/01/2024 |
| 5 | Informe sobre el cálculo actuarial para registro | Dirección de Gestión Humana - GFSDG | 23/01/2024 |
| 6 | Remisión de información para actualización de los Procesos Jurídicos a favor y en contra. | Oficina Asesora Jurídica o Área Jurídica de las Direcciones Regionales | 5/01/2024 |
| 7 | Remisión del consolidado nacional de los procesos a favor y en contra al cierre de la vigencia para elaboración de conciliación | Oficina Asesora Jurídica | 16/01/2024 |
| 8 | Cierre de registros contables para los movimientos de almacén del mes de diciembre de 2023 | Almacenistas de las Direcciones Regionales y Sede de la Dirección General | 5/01/2024 |
| 9 | Solicitud de estados de cuenta de los encargos fiduciarios y Patrimonios autónomos | Grupo Financiero Sede de la Dirección General - Grupo de Infraestructura - Grupo de Gestión de Bienes) | 5/01/2024 |
| 10 | Remisión de las conciliaciones de Fiducias y 10 Patrimonios autónomos al cierre de diciembre de Dirección Administrativa | Dirección Administrativa | 16/01/2024 |
1.5.2 Mediciones Posteriores
| Contabilidad | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Remisión, del informe de las mediciones Posteriores a Deudas de difícil cobro. | Oficina Asesora Jurídica, Grupo de Contabilidad, Dirección General | 16/01/2024 |
| 2 | Remisión del informe de las mediciones posteriores Incapacidades y Préstamos por | Dirección de Gestión Humana cobrar | 16/01/2024 |
| 3 | Remisión del informe de las mediciones Posteriores Inventarios, Propiedad Planta y Equipo | Grupo Administrativo, Direcciones Regionales, Dirección Administrativa, Dirección General | 16/01/2024 |
| 4 | Remisión del informe de las Mediciones Posteriores Bienes Históricos y culturales | Grupo Administrativo, Direcciones Regionales, Dirección Administrativa, Dirección General | 16/01/2024 |
1.5.3 Revelaciones
| Remitir al Grupo De Contabilidad Las Revelaciones De: | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Reunión preliminar para revisar información a revelar de Efectivo y equivalentes al efectivo | Grupo de Contabilidad vs Grupo de Tesorería | 17/01/2024 |
| 2 | Efectivo y Equivalentes al efectivo. | Grupo de Tesorería | 24/01/2024 |
| 3 | Reunión preliminar para revisar información a revelar de incapacidades y préstamos por cobrar y beneficios a los empleados | Grupo de Contabilidad vs Dirección de Gestión Humana | |
| 4 | Incapacidades y Préstamos por cobrar | Dirección de Gestión Humana | 17/01/2024 |
| 5 | Beneficios a los empleados | Dirección de Gestión Humana o área responsable en la Dirección Regional | 24/01/2024 |
| 6 | Reunión preliminar para revisar información a revelar de cuentas por cobrar | Grupo de Contabilidad vs Grupo de Recaudo | 24/01/2024 |
| 7 | Cuentas por cobrar | Grupo de Recaudo, Dirección General, Oficina Asesora Jurídica | 17/01/2024 |
| 8 | Reunión preliminar para revisar información a revelar de inventarios, Propiedad Planta y Equipo, Bienes Históricos y culturales, Fiducias y Patrimonios Autónomos | Grupo de Contabilidad vs Dirección Administrativa (GGB y GAI) | 24/01/2024 |
| 9 | Inventarios, Propiedad Planta y Equipo | Grupo Administrativo, Direcciones Regionales, Dirección Administrativa, Dirección General | 17/01/2024 |
| 10 | Bienes históricos y culturales | Dirección Administrativa - GFSDG Grupos Financieros Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 24/01/2024 |
| 11 | Recursos Entregados en Administración REA | Dirección Administrativa -DFSDG | 24/01/2024 |
| 12 | Cuentas por Pagar | Grupo Administrativo, Direcciones Regionales, Dirección Administrativa, Dirección General | |
| 13 | Recursos recibidos en administración | Grupos Financieros Direcciones Regionales | 24/01/2024 |
| 14 | Ingresos recibidos por anticipad | Grupo de Contabilidad vs Oficina Asesora Jurídica | 24/01/2024 |
| 15 | Reunión preliminar para concertar información a revelar de Provisiones y activos y pasivos contingentes | Grupo de Contabilidad vs Grupo de Tesorería | 17/01/2024 |
| 16 | Provisiones, Activos y Pasivos contingentes | Oficina Asesora Jurídica o Área Jurídica de las Direcciones Regionales | 24/01/2024 |
1.5.4 Otros Informes
| Presentación Informes Al Grupo de Contabilidad | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Informe Causación aportes sobre la nómina del mes de diciembre (cuenta 131202) | Grupo de Recaudo, Dirección General | 30/01/2024 |
| 2 | Reporte de Operaciones Recíprocas. | Grupos Financieros Direcciones Regionales | 30/01/2024 |
| 3 | Formato de seguimiento de conciliaciones de Operaciones Recíprocas | Grupos Financieros Direcciones Regionales | 5/02/2024 |
| 4 | Retención de ICA (Bogotá, Sede, Cundinamarca), Retención sen la fuente, Estampilla, Fonsecón con sus respectivos DRXC Y OPNP | Grupos Financieros Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General | 2/01/2024 |
1.5.5 Presentación Estados Financieros
| Actividad | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Consolidación y reporte de Operaciones Recíprocas. | Grupo de Contabilidad, Dirección General | 2/02/2024 |
| 2 | Consolidación del Informe de notas y revelaciones de las Direcciones Regionales | Grupo de Contabilidad, Dirección General | 6/02/2024 |
| 3 | Transmisión Reporte de información Contable Pública a la CGN (transmisión Estados Financieros sin revelaciones) | Grupo de Contabilidad, Dirección General | 15/02/2024 |
| 4 | Presentación de estados financieros vigencia 2023. | Grupo de Contabilidad, Dirección General | 16/02/2024 |
| 5 | Transmisión a la CGN del juego completo de estados financieros que incluyen las notas y revelaciones en; archivo PDF (firmado por los responsables) | Grupo de Contabilidad, Dirección General | 28/02/2024 |
Nota: Se rececomienda que los Grupos Financieros que los Grupos Financieros de las Direcciones Regionales y Grupo Financiero de Dirección Regional, requieran a las áreas transversales proveedoras de información a los estados financieros con la debida oportunidad, a fin de cumplir con las fechas para cada actividad incluyendo la presentación de revelaciones.
*Estas fechas están sujetas a cambios de acuerdo con el cronograma de cierre que determine la Contaduría General de la Nación, si estas varían se dará alcance a este punto por parte de la Dirección Financiera - Coordinación Grupo de Contabilidad.
1.6 CIERRE DE CARTERA
| Actividad | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Entrega informe preliminar de cartera con corte a 30 de noviembre de 2023 | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en la Dirección de Recaudo la Direccion Regional | 5/12/2023 |
| 2 | Entregar los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes a contabilidad regional para el reconocimiento de la cartera en SIIF NACION. | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en la Dirección de Recaudo la Direccion Regional y del grupo de Recauto Funanciera | 29/12/2023 |
| 3 | Realizar las preconciliaciones de cartera conjuntamente entre las áreas de concúrsales, laborales, cobro coactivo, y contabilidad. | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional | 21/12/2023 |
| 4 | Se recibirán soportes para aplicación de los registros : por reclasificaciones de abonos, así como aplicación de títulos judiciales en los formatos de cartera FS, y se remitirá a las áreas de Pagaduría y Contabilidad para que en estas áreas realicen los registros correspondientes | Área de jurídicas de las Regionales y áreas oficina asesoda Jurídica | 29/12/2023 |
| 5 | Recepción de los soportes para ajustes de cartera parafiscales 3% y otras carteras en el Grupo Recaudo de la Dirección Financiera. | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional, y del Grupo de Recaudo Dirección Financiera | 29/12/2023 |
| 6 | Remitir a ' Contabilidad las revelaciones de las cuentas por cobrar. | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional, y del Grupo de Recaudo Dirección Financiera | 24/01/2023 |
| 7 | Enviar a Contabilidad liquidaciones de aportes para registro. | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional | 2/01/2024 |
| 8 | Remitir Los movimientos generados por reclasificaciones de abonos, así como aplicación de títulos judiciales a las áreas de Pagaduría y Contabilidad, los cuales harán parte de la vigencia 2023 | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional, y del Grupo de Recaudo Dirección Financiera | 3/01/2024 |
| 9 | Se recibirán nuevamente, para movimiento en los formatos de la siguiente vigencia, las reclasificaciones de abonos, así como aplicación de títulos judiciales en los formatos de cartera FS, y se remitirá a las áreas de Pagaduría y Contabilidad para que en gestas áreas realicen los registros correspondientes. | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional, y del Grupo de Recaudo Dirección Financiera | 31/01/2024 |
1.7 CIERRE DE INGRESOS PARAFISCALES
| Actividad | Responsable | Fecha/ Plazo Máximo | |
| 1 | Enviar a pagaduría la discriminación de los pagos recibidos por bancos, para que en esta área se realice,a respectiva imputación de los Documentos de Recaudo por Clasificar "DRXC". | Profesional, técnico o Auxiliarasignado en el área de Recaudo de 3/01/2024 la Dirección | 03/01/2024 |
| 2 | Realizar registro de ingresos recibidos por bancos en el sistema SIREC. | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional. | 4/01/2024 |
| 3 | Aprobación de los ingresos Pila y clasificación de cartera en el sistema SIREC | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional. | Al día siguiente del envío del cargue de ingresos del mes diciembre 2023. 21/12/2023 |
| 4 | Realizar preconciliaciones de ingresos conjuntamente entre las áreas de Pagaduría, Contabilidad, y Presupuesto. | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional, y del Grupo de Recaudo Dirección Financiera | |
| 5 | Realizar en el sistema SIREC el proceso de cierre vigencia 2023 y apertura 2024 | Usuario Funcional con perfil administrador del sistema SIREC asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional | 29/12/2023 UNICAMENTE |
| 6 | Generar y enviar a Contabilidad el Reporte de operaciones recíprocas. | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional, y del Grupo de Recaudo Dirección Financiera | 30/01/2024 |
| 7 | Verificación y envió a Contabilidad del reporte de causación de ingresos Pila. | Profesional, en el Grupo de Recaudo Dirección Financiera | 30/01/2024 |
| 8 | Se remitirán a Contabilidad las revelaciones de los ingresos | Profesional, técnico o Auxiliar asignado en el área de Recaudo de la Dirección Regional, y del Grupo de Recaudo Dirección Financiera | 30/01/2024 |
Nota 1: Se expedirán CDP excepciones cuando estos correspondan a cumplimientos de ley.
Nota 2: Se realizará liberaciones de CDP no comprometidos hasta las fechas aquí autorizadas, exceptuando gastos de personal y servicios públicos.
Nota 3: Cuando se requiera realizar algún registro en el SIIF Nación, que supere las fechas aquí establecidas, se deberá contar con autorización por escrito del delegado por la Secretaría General (a excepción de traslados presupuéstales).
Nota 4: Para los traslados presupuéstales (Créditos o Contracréditos) tramitados por fuera de las fechas establecidas, deberán justificarse y venir aprobados según corresponda a las siguientes situaciones:
1. Contrácréditos de regionales a la unidad, el gerente de recursos deberá certificar que los recursos se reinvertirán.
2. Créditos de/ Nivel (unidad) a regionales, el ordenador de gasto regional deberá certificar que los recursos recibidos van a ser comprometidos en la regional.
3. Traslados entre regionales, el ordenador de gasto de la regional a la que se le acreditan los recursos, deberá certificar que dichos recursos van a ser comprometidos en su regional.
Cordialmente,
MARÍA LUCY SOTO CARO
Secretaria General
1. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público.
2. Por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2023. >
3. Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2023, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos.
4. Se actualizan, establecen y unifican los requisitos y documentos soporte para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
5. Por medio de la cual, (...) Se establecen los requisitos y documentos soporte para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
6. Por la cual/ se modifican el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
7. Devengo: los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando el hecho económico incide en los resultados del periodo.
