RESOLUCION 4966 DE 2018

(abril 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Por la cual se deroga una resolución y se ajusta la codificación de la estructura orgánica de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y en el numeral b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa, está al servicio de los intereses generales y se debe desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que mediante el Decreto No. 987 del 14 de mayo de 2012 expedido por el Departamento Administrativo para La Prosperidad Social, se modificó la estructura orgánica del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras, y se determinó las funciones de sus dependencias, se crearon dependencias y funciones con base en las nuevas políticas del Gobierno Nacional y responsabilidades asignadas a la Entidad en materia de atención a la primera infancia, niñez, adolescencia, familias y comunidades del Territorio Nacional, así como la población víctima de grupos armados al margen de la Ley, población adolescente en proceso de restablecimiento de derechos.

Que con el fin de fijar la nueva codificación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, de conformidad con las condiciones actuales, se hace necesario derogar la Resolución 10000 de 2017 expedida por el ICBF mediante la cual se estableció una codificación, que no obstante fue insuficiente.

Que por la implementación de un sistema automatizado de las comunicaciones oficiales, se hace necesario ajustar y actualizar la codificación de las oficinas productoras de documentos de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales, con el fin de garantizar la trazabilidad de la información pública y de proteger el patrimonio documental del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, de conformidad con lo dispuesto a la Ley General de Archivo 594 de 2000 y el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación, mediante el cual se fijan “Pautas para la Administración de las Comunicaciones Oficiales en las Entidades Públicas y las Privadas que cumplen funciones públicas”.

Que en atención a las necesidades de la entidad y teniendo en cuenta la naturaleza de los asuntos de competencia de cada una de las dependencias y grupos de trabajo en la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales, se hace necesario ajustar la codificación con el propósito de automatizar los procesos de correspondencia de la Entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Actualizar y ajustar la codificación de identificación de las dependencias, los grupos de trabajo en la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales, para lo cual se dispone lo siguiente:

1. Fijar la codificación para cada una de las oficinas productoras de documentos de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales, con el fin de facilitar los procesos de Gestión Documental y trámites de correspondencia, de conformidad con el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

2. Utilizar la codificación como elemento único de identificación de las oficinas productoras de documentos de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales.

3. Registrar el código de identificación de la oficina productora en los documentos oficiales físicos, digitales o electrónicos, objetos de radicación.

4. Hace parte de esta Resolución el siguiente cuadro de codificación actualizado y ajustado:

ARTÍCULO SEGUNDO. Las Oficinas Productoras de documentos de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales, deberán efectuar los ajustes en la documentación y sistemas de información que sean necesarios, para dar cumplimiento a lo dispuesto en esta Resolución.

ARTÍCULO TERCERO. Cada vez que se cree una nueva unidad productora de documentos, ya sea ella grupo de trabajo o centro zonal, el Grupo de Gestión Documental realizará la respectiva asignación del código que le corresponda. La presente Resolución parte de la estructura orgánica establecida en el Decreto 0987 de 2012, para el efecto:

1. Se tomó como punto de partida la Dirección General iniciando con el código 10000 y de allí en forma ascendente reflejando su estructura jerárquica.

2. En cuanto a la asignación del código para los grupos internos de trabajo se asignó en forma ascendente en la dependencia a la cual pertenezcan en rangos de diez en diez.

3. A nivel Regional su asignación se determinó por orden alfabético, a partir del código 30000 y cada Regional asciende de mil en mil.

4. Respecto a nivel interno de cada la Sede Regional se reflejan los grupos internos de trabajo en rangos de cien y sus respectivos centros zonales en forma ascendente de uno en uno.

ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 10000 del 18 de octubre de 2017, expedida por la Dirección General, por medio de la cual se actualizó y ajustó la codificación de la estructura orgánica de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a los 20 ABR. 2018

KAREN ABUDINÉN ABUCHAIBE

Directora General