RESOLUCIÓN 1675 DE 2023
(abril 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Por la cual se actualiza del Programa de Gestión Documental (PGD) del ICBF
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR -CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
En uso de sus facultades constitucionales, legales y estatutarias y, en especial de las que le confiere el literal b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de1998, el Decreto 0318 de 2023 y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, todas las entidades públicas deben adoptar un Programa de Gestión Documental, “en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado, observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia”.
Que, por su parte, el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece la obligación de las entidades públicas de “elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.
Que, en concordancia con lo anterior, el artículo 2.1.1.5.4.1. del Decreto 1081 de 2015, define el Programa de Gestión Documental como “él plan elaborado porcada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación".
Que el artículo 2.1.1.5.1. del precitado Decreto estableció que los instrumentos para la gestión de la información [pública, conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014, son: “(1) Registro de Activos de Información. (2) índice de Información Clasificada y Reservada. (3) Esquema de Publicación de Información. (4) Programa de Gestión Documental”. Asimismo, estableció que, “los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación”.
Que el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015 “Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, establece la obligatoriedad para todas las entidades del Estado de “formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual”.
Que, por otro lado, el artículo 2.8.2.5.11. ibídem indica que, el “Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces” (resaltado fuera de texto).
Que en acatamiento a lo dispuesto por el Decreto 1083 de 2015, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, conformó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, a través de la Resolución 10800 de 2019, Integrado y reglamentado a través de la Resolución 12068 de 2019.
Que el artículo tercero de la Resolución No. 12068 de 2019, establece como funciones o responsabilidades del Comité Institucional de Gestión y Desempeño entre otras las siguientes:
1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.
2. Articular los esfuerzos Institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.
3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional, Iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la Implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.
4. Presentar los Informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.
5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración Interna de la gestión.
6. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la Información.
7. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modeló.
Que mediante Resolución 036 de 2016, “Por la cual se adoptan los instrumentos de gestión de la información pública del ICBF”, fue adoptado como uno de los Instrumentos de gestión de la Información pública, el Programa de Gestión Documental PGD, articulado con el Plan Nacional de Desarrollo, cuyo término de aplicación fue el comprendido entre las vigencias 2015 a 2018.
Que el artículo segundo de la resolución citada define las áreas responsables del mantenimiento y actualización de los Instrumentos de gestión de la Información pública del ICBF, estableciendo a la Dirección Administrativa como responsable de la Información contenida en el Programa de Gestión Documental (PGD).
Que, en atención al artículo tercero de la Resolución 036 de 2016, la Secretaría General, la Dirección Administrativa y el Grupo de Gestión Documental, realizó actualización del Programa de Gestión Documental aplicable para las vigencias 2021 y 2022, publicado en la página web del ICBF, archivo ¡denominado “PG36.SA Programa Gestión Documental - PGD v2”.
Que el Decreto 1081 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República, entre otros establece:
“ARTÍCULO 2.1.1.5.2. Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública. El Registro de Activos de Información, el índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado"
Que, en cumplimiento de lo anterior, el Grupo de Gestión Documental emitió documento correspondiente al Programa de Gestión Documental -PGD, que se prevé para el periodo 2023- 2026, el cual fue aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del ICBF en sesión del 27 de enero de 2023.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. ACTUALIZAR el Programa de Gestión Documental (PGD) para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF para la vigencia 2023-2026 aprobado por el Comité Institucional dé Gestión y Desempeño del ICBF en sesión del 27 de enero de 2023.
ARTÍCULO SEGUNDO. El Programa de Gestión Documental que se actualiza a través de la presente Resolución, deberá ser aplicado por las dependencias del ICBF de la Sede de la Dirección General, Sedes Regionales, Centros Zonales y en general a toda la gestión documental de la entidad.
ARTÍCULO TERCERO. ORDENAR la publicación del presente acto administrativo en la página web del ICBF.
ARTÍCULO CUARTO VIGENCIA La presente Resolución rige a partir de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 2 ABR 2023
ASTRID ELIANA CÁCERES CÁRDENAS
Directora General
