RESOLUCIÓN 577 DE 2015
(febrero 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
Por la cual se modifica el artículo 13 de la Resolución No. 2859 de 2013 y se adiciona un numeral en el artículo 22 de la Resolución 60 de 2013, en materia de administración de bienes inmuebles de las Direcciones Regionales ICBF Bogotá y Cundinamarca
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
En ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas en las Leyes 7 de 1979 y 75 de1968, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 987 de 2012, y
CONSIDERANDO
Que según el artículo 39 de la Ley 7a de 1979, el patrimonio del ICBF está constituido, entre otros, por los bienes muebles e inmuebles que se incorporaron en virtud de la Ley 75 de 1968, los adquiridos en ejercicio de actividades como persona jurídica independiente, los recibidos por donación y legado y los obtenidos por efecto de las vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos conforme lo dispuesto por el artículo 66 de la Ley 75 de 1968.
Que el Decreto 987 de 2012, por el cual se modificó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se determinaron las funciones de sus dependencias, en el numeral 1 del artículo 12, establece como funciones de la Dirección Administrativa las de proponer a la Secretaría General la definición y desarrollo de las políticas sobre la administración de bienes y servicios administrativos del Instituto y llevar el registro único y el control de los bienes inmuebles del Instituto.
Que el numeral 5 y 7 del artículo 12 del citado Decreto igualmente señala que es competencia de la Dirección Administrativa planear, coordinar y hacer seguimiento a los procesos relacionados con la administración de los recursos materiales y físicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, garantizando su adecuado funcionamiento, así como la de coordinar los trámites de adquisición, construcción, conservación, mejoras, restauración y administración de los inmuebles al servicio del Instituto.
Que la Resolución No. 60 de 2013, mediante la cual se estructuraron los grupos internos de trabajo de las Dependencias de la Sede de la Dirección General del ICBF, en su artículo 18 estableció que la Dirección Administrativa dentro de su organización interna contará con 5 grupos de trabajo, uno de ellos denominado Grupo de Gestión de Bienes.
Que el Grupo de Gestión de Bienes de la Dirección Administrativa, de acuerdo con lo establecido en el artículo 22 de la Resolución No. 60 de 2013, tiene como función, entre otras, la de prestar apoyo a la Dirección administrativa en la toma de decisiones para la administración, gestión y control de bienes del ICBF, así como en los procesos de asesoría, control y seguimiento administrativo del manejo de bienes del ICBF.
Que de acuerdo con lo establecido en los numerales 2 y 3 del artículo 22 de la Resolución No. 60 de 2013, el Grupo de Gestión de Bienes debe llevar el registro único y el control de los bienes del Instituto realizando el seguimiento a la veracidad de la información de la base de datos e igualmente asesorar y asistir a las Direcciones Regionales y a la Sede de la Dirección General en la gestión, control, saneamiento y comercialización de los bienes del ICBF.
Que mediante la Resolución No 2859 de 2013, por la cual se modificó la Resolución No. 1616 de 2006 y se reglamentó la estructura del ICBF en el Nivel Regional y Zonal, se estableció en el artículo 3 y 4, como parte de la estructura interna a nivel regional, el Grupo Administrativo en las Direcciones Regionales ICBF Bogotá y Cundinamarca.
Que entre las funciones del Grupo Administrativo de las Direcciones Regionales en relación con la Gestión Administrativa de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Resolución No. 2859 de -2.013, se encuentran las de coordinar y controlar los procesos, procedimientos y actividades de adquisición, almacenamiento, suministro, control, mantenimiento, conservación y seguridad de los bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional y de los Centros Zonales, y la de Administrar los bienes inmuebles y elementos devolutivos al servicio de la Dirección Regional, los Centros Zonales y otras unidades administrativas.
Que la Contraloría General de la República, para la vigencia 2014, realizó Auditoria regular y especial en algunas Dependencias de la Dirección General y Direcciones Regionales del ICBF, en virtud de las cuales se hizo necesario implementar un Plan de Mejoramiento en la Dirección Administrativa que permitiera superar todas las dificultades encontradas en los aspectos relacionados con la adecuada administración de los bienes inmuebles a nivel nacional.
Que las Direcciones Regionales ICBF Bogotá y Cundinamarca son algunas de las Regionales que a Nivel Nacional reportan mayor número de bienes inmuebles propiedad del Instituto, respecto de los cuales se hace necesario prestar apoyo prioritario desde la Dirección Administrativa de la Sede de la Dirección General con el fin de asumir su administración, control y gestión y actualizar los diferentes trámites y procesos que permitan superar las dificultades encontradas por la Contraloría General de la República.
Que teniendo en cuenta que es competencia de la Dirección Administrativa coordinar los trámites de adquisición, construcción, conservación, mejoras, restauración y administración de los bienes inmuebles al servicio del Instituto y llevar su registro único y control, se hace necesario que asuma las funciones de los Grupos Administrativos de las Direcciones Regionales ICBF Bogotá y Cundinamarca, relacionadas con la administración de los bienes inmuebles que han sido adjudicados al Instituto, en los siguientes casos: (i) trámite de denuncias de Vocaciones Hereditarias y Bienes Vacantes o (ii) cualquier otro modo de adquisición que se encuentre en el siguiente estado: común y proindiviso, disponibles o desocupados, ocupados por terceros y entregados en comodato no derivado del contrato de aporte, con la finalidad de continuar con su adecuado manejo, registro y control.
Que por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Modificar el artículo 13 de la Resolución No. 2859 de 2013, en lo relacionado con las funciones del Grupo Administrativo en relación con la Gestión Administrativa, el cual quedará así:
Las funciones del Grupo Administrativo en relación con la Gestión Administrativa de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección Administrativa son:
1. Controlar la aplicación y verificar el cumplimiento de las normas que regulan la administración de los recursos físicos de la entidad.
2. Coordinar y controlar los procesos, procedimientos y actividades de adquisición, almacenamiento suministro, control, mantenimiento, conservación y segundad de los bienes muebles e inmuebles de la Dirección Regional y de los Centros Zonales.
3. Administrar los bienes inmuebles y elementos devolutivos al servicio de la Dirección Regional, los Centros Zonales y otras unidades administrativas: mantener actualizados los inventarios y conciliar con Contabilidad los rubros de propiedades, planta y equipo.
4. Coordinar y controlar la prestación de los servicios de apoyo requeridos para el funcionamiento de la Dirección Regional y sus Centros Zonales, como transporte, aseo, cafetería, mantenimiento, correspondencia, archivo y celaduría, entre otros.
5. Organizar y administrar la información del área, requerida para el desarrollo de la gestión institucional.
6. Brindar asesoría a las demás dependencias en el manejo de los asuntos administrativos de la entidad.
PARÁGRAFO PRIMERO. En la Regional Bogotá, las funciones del Grupo de Gestión Humana y del Grupo Administrativo, serán las definidas en el presente artículo, en lo referente a cada uno de los macro procesos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. ASIGNAR a la Dirección Administrativa de la Sede de la Dirección General, por medio de su Grupo de Gestión de Bienes, la función de administración, control y gestión de los bienes inmuebles a cargo de los Grupos Administrativos de las Direcciones Regionales ICBF Bogotá y Cundinamarca, específicamente de aquellos que han sido adjudicados al Instituto por trámite de denuncias de Vocaciones Hereditarias y Bienes Vacantes o cualquier otro modo de adquisición y que se encuentren en el siguiente estado: común y proindiviso, disponibles o desocupados, ocupados por terceros y con contrato de comodato no derivado de un contrato de aporte, con la finalidad de continuar con su adecuado manejo, registro y control, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.
PARÁGRAFO TERCERO. Quedan excluidos de lo dispuesto en el parágrafo anterior aquellos bienes inmuebles propios al servicio de las citadas Direcciones Regionales, sus Centros Zonales y otras unidades administrativas, que se encuentren en uso institucional o entregados en comodato derivado de un contrato de aporte, razón por la cual su administración continuará ejerciéndose por los respectivos Grupos Administrativos de las Direcciones Regionales ICBF Bogotá y Cundinamarca.
PARÁGRAFO CUARTO. Las Direcciones Regionales Bogotá y Cundinamarca continuarán con la administración de los bienes muebles que tengan a su cargo de acuerdo con su competencia.
ARTICULO SEGUNDO. <Artículo derogado por el artículo 5 de la Resolución 2699 de 2016> Adicionar un numeral al artículo 22 de la Resolución 60 de 2013, el cual quedará así:
28. El Grupo de Gestión de Bienes de la Dirección Administrativa será el encargado del ingreso, recibo y administración de los bienes inmuebles a que se refiere el parágrafo segundo del artículo 13 de la Resolución 2859 de 2013, respecto de los cuales se deberán continuar ejerciendo las mismas funciones realizadas por los Grupos Administrativos de las Direcciones Regionales ICBF Bogotá y Cundinamarca, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Guía de Gestión de Bienes y demás procedimientos señalados para su adecuado manejo y control.
ARTÍCULO TERCERO. Ordenar a la Dirección Administrativa implementar un plan de contingencia por medio del Grupo de Gestión de Bienes, con la finalidad de recibir materialmente los inmuebles, así como la totalidad de expedientes que contengan la información de los diferentes bienes objeto de administración, de conformidad con lo señalado en las tablas de retención documental de la entidad.
ARTICULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y modifica el artículo 13 de la Resolución No. 2859 de 2013, en cuanto a las funciones del Grupo Administrativo en relación con la Gestión Administrativa, y adiciona un numeral en el artículo 22 de la Resolución 60 de 2013.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 10 FEB. 2015
CRISTINA PLAZAS MICHELSEN
Directora General