RESOLUCION ORGANICA 14 DE 2005
(septiembre 16)
Diario Oficial No. 46.037 de 20 de septiembre de 2005
AUDITORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019>
Por la cual se establecen las normas para el manejo de las comunicaciones al interior de la Auditoría General de la República.
LA AUDITORA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por los artículos 6o y 12 del Decreto 272 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación;
Que el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas;
Que la Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y establece las entidades de certificación y dicta otras disposiciones;
Que el Decreto 2150 de 1995 suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública;
Que la Ley 962 de 2005 dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos;
Que se hace necesario adoptar normas para garantizar el buen manejo de las comunicaciones institucionales;
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Adoptar las normas generales para la administración de las comunicac iones oficiales y no oficiales de la Auditoría General de la República (Nivel Central y Gerencias Seccionales) de acuerdo con los siguientes lineamientos:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 2o. OBJETIVO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> La presente resolución tiene por objetivo determinar las pautas y los principios mínimos que regulan el manejo de las comunicaciones en la Auditoría General de la República y establecen los criterios de recepción, radicación y distribución de la correspondencia, su organización física, al igual que las responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar las comunicaciones de la entidad.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
ARTÍCULO 4o. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Para los efectos de la presente resolución deben entenderse como:
a) Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado y autorizado por la Ley;
b) Comunicaciones no oficiales. Son todas las de carácter privado, que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones;
b) Correspondencia. Son todas las comunicaciones oficiales y no oficiales;
c) Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad;
d) Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público, en ejercicio de su cargo o con su intervención;
e) Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar y cumplir su trámite dentro de los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Se consideran oficiales las comunicaciones que sean recibidas, enviadas y radicadas a través del área de correspondencia; por lo tanto ningún funcionario de la Auditoría puede recibir o distribuir correspondencia a través de otras oficinas o dependencias. Las comunicaciones oficiales de la Entidad se clasificarán en recibida, enviada e interna y se les definirá como a continuación se indica:
1. Comunicaciones Oficiales Recibidas: Son las comunicaciones que ingresan a través del área de correspondencia, dirigidas a la Auditoría General de la República, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales, a través del correo o entregadas en la ventanilla única. Comprende entre otras, oficios, informes, telegramas, fax, etc.
Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarán en reservada o confidencial y Mensaje de datos.
a) Comunicación Reservada o Confidencial: Son las comunicaciones que ingresan a través del área de correspondencia, dirigidas a la Auditoría G eneral de la República, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explicita la categoría de confidencial o reservado;
b) Mensaje de Datos: Son las comunicaciones que ingresan a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas a la Auditoría General de la República, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales.
Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico serán administradas por el área de correspondencia, la cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite, como se explica en el Capítulo VI de la presente Resolución.
2. Comunicación Oficial Enviada (S): Es la comunicación que se produce en cualquier dependencia de la Auditoría General de la República, dirigida a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas y se tramitará a través del área de correspondencia.
3. Comunicaciones Internas (I): Son las comunicaciones que se producen entre funcionarios de distintas dependencias de la Auditoría por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos asignadas. Únicamente se consideran comunicaciones internas los memorandos y las circulares internas.
Las comunicaciones externas (S) e internas (I) generan su propio consecutivo y registro en el sistema de radicación de la Entidad. Cada año fiscal se iniciará una nueva numeración independiente para las comunicaciones externas (S) e internas (I), partiendo de 0001. Dicho número será independiente al número de radicación que se utiliza para unir los trámites en la Entidad.
4. Correspondencia Personal: Son aquellas comunicaciones que se reciben en la Entidad a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otros, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, etc. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para la Auditoría.
PARÁGRAFO 1o. En caso de renuncia o desvinculación del funcionario, el área de correspondencia recibirá por un periodo 30 días calendario su correspondencia personal, esto con el fin de permitirle actualizar su nueva dirección. Cumplido este período no será recibida dicha correspondencia en la Entidad.
DE LA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL ÁREA DE CORRESPONDENCIA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Recibir, radicar y distribuir todas las comunicaciones oficiales internas y externas que se generen por parte de la Entidad en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales.
ARTÍCULO 6o. VENTANILLA ÚNICA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> La recepción de las comunicaciones oficiales se hará siempre a través de la ventanilla única ubicada en Bogotá, D. C., y en cada una de las sedes de las Gerencias Seccionales.
ARTÍCULO 7o. HORARIO DE ATENCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> En el Nivel Central y las Gerencias Seccionales I, II, III, IV y VII será de 8:00 a. m a 5:45 p. m y en las Gerencias Seccionales V y VI de 7:30 a. m. a 12:30 p. m y de 1:30 p. m. a 5:15 p. m., de lunes a viernes.
ARTÍCULO 8o. RADICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Auditoría General de la República deben ser radicadas en la ventanilla única de Correspondencia, área que ident ificará y asignará tanto el trámite como la dependencia responsable de iniciar y orientar el proceso con el fin de dirigirlas correctamente y se cumplirá el siguiente procedimiento:
a) Medidas de seguridad:
Todo sobre, paquete o envío postal será revisado y se tomarán medidas especiales con aquellas comunicaciones que presenten, entre otras, las siguientes señales sospechosas:
Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga.
Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.
Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.
Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre;
b) Abrir la comunicación;
c) Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario;
d) Revisar la(s) firma(s) del documento y la copia idéntica al original presentado, cuando fuere el caso;
e) Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación;
f) Asignar un número de consecutivo Interno (I) o externo (S) y el número Único de Radicación - NUR a cada comunicación, con constancia de fecha y hora de recibo.
PARÁGRAFO 1o. La correspondencia personal -extractos bancarios, telegramas, notificaciones judiciales, invitaciones, etc., los folletos, las publicaciones periódicas (revistas) y el material bibliográfico (libros) que no constituyan una suscripción institucional no darán lugar a ningún tipo de trámite por parte de la Auditoría General de la República.
PARÁGRAFO 2o. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima; no obstante, se radicará en el sistema y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir.
PARÁGRAFO 3o. Está prohibido realizar la reserva de números de radicación, así mismo cuando se detecten números de radicación repetidos, enmendados, corregidos o tachados se anularán, realizando la anotación correspondiente por escrito y se le asignará un nuevo número con la respectiva justificación y firma del Director de Recursos Físicos, asegurando de esta forma, la aplicación del principio de transparencia en la actuación administrativa.
PARÁGRAFO 4o. Todos los funcionarios que proyecten un documento serán responsables y encargados de asignar los códigos del trámite y de la actividad de que trate el mismo, de acuerdo con la Tabla SG/FI-COR-T-01, y de continuar utilizándolos hasta que se concluya su tramitación.
DE LA DIRECCIÓN, REGISTRO Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES.
ARTÍCULO 9o. DIRECCIÓN DE LAS COMUNICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Las comunicaciones de carácter oficial que se reciban en la ventanilla única de correspondencia serán dirigidas a la dependencia correspondiente para realizar los trámites pertinentes de acuerdo con las funciones establecidas.
ARTÍCULO 10. REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Todas las comunicaciones oficiales recibidas deben ser registradas en el sistema de radicación, ingresando los siguientes datos:
a) Nombre de la persona o entidad remitente;
b) Nombre de la(s) dependencia(s) competente(s) para su trámite;
c) Fecha de emisión del documento;
d) Número de anexos;
e) Número de radicación en el origen;
f) Asunto de que trata el documento;
g) Forma de recibo.
PARÁGRAFO 1o. Registro de Comunicaciones Reservadas o Confidenciales: De este tipo de comunicaciones únicamente se registrará el remitente, el destinatario y el carácter de reservada o confidencial. El destinatario será el único responsable del trámite y control de esta clase de comunicaciones.
ARTÍCULO 11. ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Una vez registrada la comunicación en el sistema de radicación, se imprimirán planillas de control para las dependencias destinatarias de las diferentes comunicaciones y se hará la distribución por parte del área de correspondencia; para tal efecto, se utilizarán carpetas, identificadas con el código de las oficinas.
PARÁGRAFO 1o. En el área de Correspondencia se ha establecido un casillero general en el cual se identifican todas las dependencias de la Entidad. Allí se ubicará la documentación de entrada, copias de salidas, internos y traslados de cada dependencia en dos recorridos obligatorios:
Por la mañana: 9:00 a. m. - 9:30 a. m.
Por la tarde: 2:00 p. m. - 2:30 p. m.
Se establecen dos recorridos opcionales:
Por la mañana: 11:30 a. m. -12:00 m. y
Por la tarde: 4:30 p. m. - 5:00 p. m.
Los anteriores recorridos se realizarán si el volumen documental es alto o si las comunicaciones se establecen como prioritarias o urgentes para la Entidad.
PARÁGRAFO 2o. Recepción de las Comunicaciones por las Dependencias de la Auditoría.
Con el fin de garantizar la entrega de la documentación por parte de los funcionarios encargados de los recorridos de correspondencia, se deberá utilizar una planilla de control para cada Dependencia, en la cual se relacionarán los documentos a tramitar en Correspondencia. En dicha planilla será relacionada la documentación, la cual será posteriormente cotejada y firmada por el funcionario de correspondencia que realice el recorrido.
De no existir un funcionario asignado a dicha función o no encontrarse ningún funcionario de la respectiva dependencia, se devolverá a Correspondencia y se dejará la debida constancia escrita.
PARÁGRAFO 3o. Entrega de las comunicaciones por parte de las dependencias: Las comunicaciones oficiales que emitan las diferentes dependencias con destino a otras Entidades públicas o privadas, a personas naturales o jurídicas, serán recogidas en el mismo horario y frecuencia establecida en el parágrafo primero del presente artículo, evitando así el desplazamiento de funcionarios al área de correspondencia.
PARÁGRAFO 4o. Distribución y Archivo de las Planillas de Registro de Comunicaciones. Los originales de las planillas de control de comunicaciones se archivarán un (1) año en el área de Correspondencia. La copia será transferida al Archivo Central y será conservada por esta dependencia según lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la Entidad.
DE LA RADICACIÓN Y REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES ENVIADAS.
ARTÍCULO 12. RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Todas las comunicaciones oficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias de la Auditoría General de la República deberán ser radicadas en el área de Correspondencia para ser remitidas a su destino. Para el efecto, la dependencia responsable de su contenido y el área de correspondencia deberán:
a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los) destinatario(s): nombre, cargo, entidad, dirección, piso, ciudad, departamento y país, apartado aéreo, fax o correo electrónico;
b) Confrontar el número de anexos;
c) Constatar que se proporcionen copias del original para el consecutivo general de correspondencia y para la serie documental en la dependencia solicitante;
d) Constatar que el contenido del original sea idéntico al de las copias;
e) Verificar que la comunicación esté debidamente firmada;
f) El área de correspondencia asignará un número consecutivo externo (S) a cada comunicación, con constancia de fecha, hora y el número de radicación.
ARTÍCULO 13. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Trámite para la radicación de comunicaciones enviadas por parte de las dependencias:
a) Ninguna comunicación debe ser fechada ni numerada por la dependencia que la produce. La fecha y el número de radicación lo asignará el sistema en el rótulo correspondiente. No se deben colocar consecutivos diferentes al de la radicación oficial, ya que estos causan confusión al momento de dar respuesta y no permiten el encadenamiento de las comunicaciones;
b) Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen al área de Correspondencia, en el número indicado;
c) Cuando en una comunicación se utiliza más de una hoja, se deben coser los juegos correspondientes;
d) Debe citarse, en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (actos administrativos, cartas, memorandos, etc.), la cantidad de folios y anexos que las acompañan, las iniciales de quien las elaboró y la fecha de su elaboración.
e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar el número de radicación de entrada a la Entidad en el asunto de la misma;
f) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos;
g) Las comunicaciones que no cumplan con estas normas serán devueltas, sin excepción, a la dependencia correspondiente por parte del área de Correspondencia en los recorridos establecidos para la entrega y recepción de comunicaciones.
ARTÍCULO 14. REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Todas las comunicaciones oficiales enviadas deben ser registradas por los funcionarios del área de Correspondencia en el sistema de radic ación, ingresando los siguientes datos:
a) Nombre de la persona o entidad destinataria
b) Nombre de la dependencia de origen
c) Nombre del funcionario que firma el documento
d) Asunto del que trata el documento
e) Forma de envío (Correo, funcionario de mensajería, fax, correo electrónico, etc.)
f) Número de anexos
g) Número de radicación del antecedente (si existe);
DE LA GESTIÓN DE CORREO.
ARTÍCULO 15. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas la realizará la Auditoría a través de un operador de correo cuando su destino sea una ciudad del territorio nacional o el resto del mundo; y con mensajeros urbanos cuando el destino sea Bogotá, D. C.
Las dependencias deben indicar al área de correspondencia el tipo de envío a utilizar por parte del operador de correo. Las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes:
- Correo Normal: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional SIN prueba de entrega; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas.
- Correo Especializado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional CON prueba de entrega; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 4 días hábiles a algunas ciudades intermedias.
- Correo Certificado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la comunicación. Es el único servicio de correo aceptado como elemento de prueba en procesos judiciales (Adpostal).
El tiempo de entrega es de 1 a 3 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 4 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas.
- Correo Internacional: Consiste en el envío de toda clase de comunicación a distintos países, está sujeto a convenios internacionales y su tiempo de entrega es de 5 días hábiles en adelante dependiendo del país a enviar.
PARÁGRAFO 1o. La correspondencia urbana se entregará por los servicios de mensajería, observando el siguiente procedimiento:
Las comunicaciones oficiales a entregar en las horas de la mañana, deben llegar al área de Correspondencia y ser radicadas en el horario de 2:00 p. m. a 5:00 p. m. del día anterior.
Las comunicaciones oficiales a entregar en las horas de la tarde deben llegar al área de Correspondencia y ser radicada en el horario de 8:00 a. m. a 12:00 m. del mismo día.
Recorridos de mensajeros urbanos: Habrá dos recorridos diarios de rutina para la entrega de las comunicaciones oficiales a nivel urbano por parte de los mensajeros de la Entidad en los siguientes horarios:
El primer recorrido se inicia a las 8:30 a. m. y culmina a las 12 m.
El segundo recorrido se inicia a la 2:00 p. m. y culmina a las 5:00 p. m.
Relación de envíos y prueba de entrega: Los envíos se relacionarán en la planilla Control de Entrega de Comunicaciones urbanas y la prueba de entrega la constituye la nota de recibido dada por la entidad destinataria o la firma y cédula de la persona natural según sea el caso.
ARTÍCULO 16. DEVOLUCIÓN DE COMUNICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Cuando una comunicación oficial que haya sido emitida por la Auditoría General de la República sea devuelta por el correo, se remitirá a la dependencia correspondiente que determinará si solicita su reenvío o se archiva. Se dejará constancia de la devolución en la copia del consecutivo general de correspon-dencia.
MENSAJE DE DATOS.
ARTÍCULO 17. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Los mensajes de datos recibidos por los correos electrónicos de la Auditoría, tanto para el Nivel Central como para las Gerencias Seccionales, son aquellos cuyo dominio sea dependencia@auditoria.gov.co y se asumirán como comunicaciones oficiales.
PARÁGRAFO. Para las Gerencias Seccionales de la Entidad ubicadas en las ciudades de Medellín, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva y Armenia las direcciones asignadas operarán para la recepción de las comunicaciones oficiales.
ARTÍCULO 18. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Cuando una dependencia reciba un mensaje de datos que corresponda a una solicitud relacionada con las funciones administrativas o misionales de la institución por el correo electrónico institucional, está en la obligación de imprimir tanto la comunicación remisoria como los archivos anexos y enviarla al área de correspondencia, para que esta proceda a su recepción, registro, radicación y trámite correspondiente.
PARÁGRAFO 1o. Cuando un funcionario de una dependencia de la Auditoría reciba una comunicación oficial por correo electrónico, medios magnéticos, fax, etc., deberá, además de lo citado en el presente artículo, remitir copia mediante el correo electrónico interno al funcionario competente para su información, mientras se procede a radicar en correspon-dencia.
PARÁGRAFO 2o. El manejo de las comunicaciones relacionadas con derechos de petición, independiente de su medio de recepción, se regirán por las normas y procedimientos aprobados y vigentes para tal fin al interior de la Entidad.
ARTÍCULO 19. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> En los mensajes de datos recibidos por los correos electrónicos institucionales será obligatorio verificar referencia, asunto y contenido; esto con el fin de garantizar que corresponden a solicitudes relacionadas con las funciones administrativas o misionales de la Auditoría.
ARTÍCULO 20. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Con el fin de garantizar un correcto seguimiento a este tipo de comunicaciones, para dar respuesta por el mismo medio electrónico se deberá remitir al área de correspondencia copia física de la respuesta con el fin de unirlo al número de radicación asignado en su ingreso, dejar una copia física en el consecutivo del área de correspondencia y así cumplir con lo establecido en el artículo 14o de esta resolución:
a) Nombre de la persona o entidad destinataria
b) Nombre de la dependencia de origen
c) Nombre del funcionario que firma el documento
d) Asunto del que trata el documento
e) Forma de envío (correo electrónico)
f) Número de archivos adjuntos
g) Número de radicación del antecedente;
ARTÍCULO 21. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Estará a cargo de la Oficina de Planeación la asignación de cuentas de correo electrónico, apoyo técnico para su correcto funcionamiento y de identificar los funcionarios que serán responsables del manejo y ejecución del procedimiento establecido en este Capítulo.
IMAGEN CORPORATIVA.
ARTÍCULO 22. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> La Auditoría General de la República adoptará, mediante Circular Interna de la Secretaría General, las formas para la presentación y el manejo de las comunicaciones que emitan las diferentes dependencias de la Auditoría. Los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones oficiales de la Entidad son los responsables de la aplicación y estricto cumplimiento de las normas aquí establecidas.
ARTÍCULO 23. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Toda modificación o actualización que se deba hacer a las formas o plantillas adoptadas se realizará mediante acto administrativo, previa divulgación y oficialización del nuevo documento, labor que coordinará el área de Correspondencia.
FIRMAS RESPONSABLES.
ARTÍCULO 24. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar a destinatarios externos sólo podrán ser firmadas por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos dentro de la planta de la Auditoría General de la República:
El Auditor General,
Auditor Auxiliar,
Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal,
Secretario General,
Directores de Oficina,
Directores,
Gerentes Seccionales.
En casos excepcionales, solamente podrán firmar en representación del titular los profesionales que por autorización o por funciones específicas de su cargo lo requieran.
Para el control respectivo, se diligenciará un listado con los nombres y firmas de los funcionarios autorizados por cada dependencia.
ARTÍCULO 25. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> El área de Correspondencia radicará y tramitará únicamente las comunicaciones oficiales firmadas por los funcionarios relacionados en el artículo anterior.
CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS.
ARTÍCULO 26. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 4 de 2019> Se adopta la siguiente codificación para las diferentes dependencias de la Auditoría General de la República en lo referente a las comunicaciones oficiales del mismo:
CODIGO DEPENDENCIA
100 AUDITORA GENERAL
110 OFICINA JURIDICA.
120 OFICINA DE PLANEACION.
130 OFICINA DE CONTROL INTERNO.
140 OFICINA DE ESTUDIOS ESPECIALES Y APOYO TECNICO.
200 AUDITOR AUXILIAR.
210 AUDITORIA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTION FISCAL
211 DIRECCION DE CONTROL FISCAL.
212 DIRECCION DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA.
213 GERENCIA SECCIONAL I (Sede Medellín).
214 GERENCIA SECCIONAL II (Sede Bogotá, D. C.).
215 GERENCIA SECCIONAL III (Sede Cali).
216 GERENCIA SECCIONAL IV (Sede Bucaramanga).
217 GERENCIA SECCIONAL V (Sede Barranquilla).
218 GERENCIA SECCIONAL VI (Sede Neiva).
219 GERENCIA SECCIONAL VII (Sede Armenia).
230 SECRETARIA GENERAL
231 DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS.
232 DIRECCION DE TALENTO HUMANO.
233 DIRECCION DE RECURSOS FISICOS.
ARTÍCULO 27. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 16 de septiembre de 2005.
La Auditora General de la República,
PIEDAD AMPARO ZÚÑIGA QUINTERO.