CONCEPTO 202310400000002943 DE 2023
(enero 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
| Para: | Luz Helena Mejía Zuluaga Directora Administrativa |
| Asunto: | Consulta acerca de los funcionarios que están autorizados para firmardocumentos |
| Fecha: | 17 de enero de 2023 |
Estimada doctora XXXXXXX:
De manera atenta y en el marco de nuestras competencias, esta Oficina emite el pronunciamiento solicitado.
De acuerdo con la solicitud de consulta allegada a través de correo electrónico el 7 de diciembre de 2022, en la que se pone de presente que “el Grupo de Gestión Documental en cumplimiento a la normatividad relacionada con el proceso de correspondencia establecido en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, realiza control a las comunicaciones oficiales de salida que nacen desde las dependencias del ICBF a nivel nacional y en aras de contar con un instrumento que permita la identificación de los responsables que firman en las diferentes comunicaciones oficiales, es necesario contemplar desde el ámbito jurídico las implicaciones y responsabilidades que conlleva la firma de los mismos.
Es por esto, que desde este despacho solicito amablemente emitir concepto sobre las firmas responsables de las comunicaciones oficiales que se manejan en el H3BF. ''
De acuerdo con lo planteado por la Dirección Administrativa, es pertinente indicar que la Ley 80 de 1989 le asigna al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.
Posteriormente, la Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado; así mismo, prevé que la administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.(1).
Ahora bien, el Acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, establece las pautas para la administración acerca del manejo de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas.
Dicho Acuerdo en su artículo 4 señala que "Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido".
Las comunicaciones oficiales tanto internas como externas son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.(2)
De acuerdo con lo anterior “las comunicaciones oficiales, ya sean internas o externas son las que se generan como producto de una función y por tanto cada entidad acorde con su contexto, misional, legal y administrativo deberá identificar dichas comunicaciones en concordancia con las tablas de retención documental.”(3)
En ese sentido, es pertinente decir que son los funcionarios públicos los que podrán firmar comunicaciones oficiales, toda vez que son a los que la ley les asigna funciones. Ahora bien, solo aquellos servidores públicos que tengan la facultad de comprometer a la entidad, tomar decisiones, dirigir o coordinar tareas deberán ser los autorizados para firmar documentos, para lo cual se tendrá que acudir al manual de funciones, actos de delegación, nivel jerárquico (nivel directivo o asesor), rol coordinador de grupo de trabajo, autoridad administrativa (defensores de familia), entre otros, y determinar si, de acuerdo con la naturaleza de las funciones dadas a cada uno, pueden ser autorizados para firmar las comunicaciones respectivas, lo anterior teniendo en cuenta que las comunicaciones oficiales tanto externas como internas son manifestaciones de voluntad de la entidad que en muchas ocasiones la comprometen o informan su gestión, por lo que los funcionarios, al proferirlas, deberán circunscribirse a lo que realmente les compete.
Será la entidad, quién de acuerdo con la naturaleza de las funciones dadas a cada funcionario, determine si está facultado para firmar las comunicaciones oficiales sean internas o externas, atendiendo a criterios como el nivel jerárquico y la incidencia de las decisiones que se desprendan de cada cargo, así como la funcionalidad y eficiente servicio de la administración tal como lo prescribe el artículo 209 de la Constitución Política el cual señala que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.
Es pertinente referirse a que los funcionarios públicos deben actuar en estricto acatamiento de sus funciones y deberes dados en la ley, por lo que la falta de estos o la extralimitación de sus funciones será sancionado con la acción disciplinaria correspondiente.(4)
Lo anterior, en atención a los funcionarios públicos. Ahora bien, tratándose de contratistas, se sugiere que estos no suscriban documentos oficiales ni internos ni externos, toda vez que, aun cuando no existe en la ley una prohibición legal para el efecto, por la naturaleza del contrato de prestación de servicios y su vinculación a la entidad, los contratistas no tienen a su cargo funciones sino actividades que se desprenden del servicio público contratado. Al respecto la Corte Constitucional ha señalado lo siguiente:
“Los contratistas, como sujetos particulares, no pierden su calidad de tales porque su vinculación jurídica a la entidad estatal no les confiere una investidura pública, pues si bien por el contrato reciben el encargo de realizar una actividad o prestación de interés o utilidad pública, con autonomía y cierta libertad operativa frente al organismo contratante, ello no conlleva de suyo el ejercicio de una función pública.
Lo anterior es evidente, si se observa que el propósito de la entidad estatal no es el de transferir funciones públicas a los contratistas, las cuales conserva, sino la de conseguir la ejecución práctica del objeto contractual, en aras de realizar materialmente los cometidos públicos a ella asignados. Por lo tanto, por ejemplo, en el contrato de obra pública el contratista no es receptor de una función pública, su labor que es estrictamente material y no jurídica, se reduce a construir o reparar la obra pública que requiere el ente estatal para alcanzar los fines que le son propios. Lo mismo puede predicarse, por regla general, cuando se trata de la realización de otros objetos contractuales (suministro de bienes y servicios, compraventa de bienes muebles, etc.).
En las circunstancias descritas, el contratista se constituye en un colaborador o instrumento de la entidad estatal para la realización de actividades o prestaciones que interesan a los fines públicos, pero no en un delegatario o depositario de sus funciones.”(5)
De acuerdo con lo manifestado por la alta Corporación Constitucional, los contratistas, al no ostentar funciones directas de la entidad, sino considerarse como un colaborador de la gestión pública, no estarían facultados para comprometer a la entidad a través de las comunicaciones oficiales, por lo que no se considera conveniente que estos sean autorizados para firmar las comunicaciones a que haya lugar.
Cordialmente,
DANIEL EDUARDO LOZANO BOCANEGRA
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)
2. Artículo 2 Acuerdo 060 de 2001.
3. Concepto Archivo General de la Nación sobre comunicaciones oficiales.
5. corte Constitucional C-563 de 1998.
