ACUERDO 82 DE 1976
(7 octubre)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
<NOTA DEL EDITOR: El editor destaca que mediante la Resolución 2700 de 2001, "se adopta el Manual Interno de Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar">
“Por el cual se aprueba el Reglamento de Licitaciones para obras públicas del ICBF”
LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
en uso de sus facultades legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO
Que el Instituto necesita un Reglamento por el cual se rijan las Licitaciones de obras públicas.
Que es facultad de la Junta Directiva, según el Decreto No.872 de 1969 formular la política general del ICBF y cumplir las funciones que se relacionan con la organización y funcionamiento del ICBF.
ACUERDA
ARTÍCULO 1o. Aprobar el siguiente Reglamento de Licitaciones para obras públicas del ICBF;
REGLAMENTO DE LICITACIONES PARA OBRAS PÚBLICAS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR.
NORMAS GENERALES.
Serán objeto de Licitación para la adjudicación de contratos de construcción en el ICBF, los siguientes tipos de obra:
| O-N: | Construcciones nuevas |
| O-A: | Ampliaciones |
| O-R: | Remodelaciones Mejoras, conservación y mantenimiento |
| S-E: | Suministro, construcción y/o montaje de instalaciones, maquinaria y/o equipos técnicos |
ARTÍCULO 2o. CATEGORÍAS DE LAS OBRAS.
Establecense las siguientes categorías de obras que pueden licitar los inscritos, según su categoría de calificación de inscripción.
| Categorías | Puntaje de Inscripción |
| Categoría A-B Obras de 0 hasta 150 m2 | 1 a 1.000 puntos |
| Categoría B-C Obras de 151 hasta 500 m2 | 1.001 a 4.000 puntos |
| Categoría C-D Obras de 501 hasta 1.400 m2 | 4.001 a 10.000 puntos |
| Categoría D-E Obras de 1.401 m2 en adelante | 10.001 puntos en adelante. |
PARÁGRAFO 1:
El interesado, que tenga una determinada categoría de calificación de inscripción, podrá licitar no solamente en las que correspondan a su categoría, sino también en las que tengan categoría inferior.
PARÁGRAFO 2:
Cuando lo estime conveniente la División de Construcciones podrá recomendar a la Dirección Administrativa la prórroga del plazo de la Licitación y la ampliación a otra categoría inmediatamente inferior o superior de las inicialmente llamadas a licitar para lo que se requiere Resolución de la Dirección General o Regional según el caso . El plazo también se podrá prorrogar antes de su vencimiento, cuando lo soliciten las 2/3 partes de las personas que hayan retirado pliegos. Estas prórrogas no podrán ser superiores a la mitad del inicialmente fijado y serán comunicadas mediante aviso de prensa.
ARTÍCULO 3o. VÍNCULO PARA ASCENDER.
Dos o más personas, naturales o jurídicas, podrán vincularse para ascender como máximo y provisionalmente una categoría, con el objeto de participar en una determinada Licitación; pero no podrán participar conjuntamente, sino hasta después de ser calificada dicha vinculación, para lo cual deberá presentar los siguientes documentos:
1. Solicitud por escrito sobre intención para conformar el consorcio, firmada por los respectivos representantes legales. Las firmas deberán ser autenticadas en Notaría.
2. Autorización de las Juntas de Socios, o de las Juntas Directivas respectivas, “en el caso de sociedades”, al representante legal para conformar el consorcio. Las firmas deberán ser autenticadas en Notaría.
3. Organización administrativa darían a la obra en caso de que les fuera adjudicado el contrato.
4. Personas que estarían al frente de la obra en representación y por cuenta del consorcio, adjuntando las hojas de vida correspondientes.
PARTICIPANTES.
ARTÍCULO 4o. INSCRIPCIONES ACTUALIZADAS.
Podrán participar en las licitaciones quienes tengan sus inscripciones, clasificadas y calificadas el día de apertura de cada Licitación.
ARTÍCULO 5o. PARTICIPANTES CON CONTRATO EN EJECUCIÓN.
Podrán participar, en las licitaciones del ICBF, los inscritos que, en la fecha de cierre de la Licitación, tengan contratos en ejecución con el Instituto, siempre y cuando puedan comprobar satisfactoriamente:
A. Su capacidad operativa para el cumplimiento del contrato objeto de la Licitación
B. El cumplimiento del contrato que tengan en ejecución en todas sus cláusulas.
ARTÍCULO 6o. PARTICIPACIÓN DE PERSAS JURÍDICAS NACIONALES.
Las personas jurídicas nacionales para poder licitar deberán haber sido constituidas por lo menos seis (6) meses antes de la fecha de apertura de la respectiva Licitación y acreditar que la duración de la sociedad no es menor a la del plazo estimado de ejecución de la obra y tres (3) meses más.
ARTÍCULO 7o. PARTICIPACIÓN DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE CARÁCTER PRIVADO.
Podrán participar, en aquellas licitaciones que determine el Instituto, entidades extranjeras de carácter privado, que tengan sucursal con domicilio en el territorio nacional o representante y/o apoderado general, acreditado en el país, con el lleno de las formalidades pertinentes.
ARTÍCULO 8o. INSCRITOS NO ACEPTABLES EN UNA LICITACIÓN.
No podrán participar en las Licitaciones quienes, aunque tengan actualizada, clasificada y calificada su inscripción, se encuentren en las siguientes condiciones:
1. Quienes se encuentren inhabilitados para contratar según lo dispuesto por los Artículos 7 y 8 del Decreto 150 de 1976.
2. Las personas naturales o jurídicas que hubieren elaborado diseños; pliegos de condiciones, estudios técnicos o cualquier otro estudio destinado a la obra objeto de la Licitación ya sea directamente o por cualquiera de sus socios (Artículo 73 Decreto 150 de 1976).
3. Los ex-empleados del ICBF que estén inscritos, pero que hayan participado en los estudios de que trata el Numeral anterior.
DOCUMENTOS DE LA LICITACION.
ARTÍCULO 9. PLIEGO DE CONDICIONES.
Integran el Pliego de Condiciones en cada Licitación los siguientes documentos:
1. Instrucciones para la presentación de propuestas
El Instituto citará en este documento, las normas establecidas a que debe ceñirse el proponente, así como las condiciones generales o particulares que considere del caso para la presentación de las propuestas en cada Licitación, las cuales se considerarán complementarias del presente Reglamento, por lo cual tendrán su misma fuerza y obligatoriedad . La información mínima que debe contener estas instrucciones será:
a) El lugar, sitio y hora en que se abra y cierre la Licitación
b) Las categorías de inscripción que se exijan a las personas que deseen licitar.
c) Las condiciones y forma de cumplimiento de la prestación por el contratista y las condiciones y modo de pago.
d) Las sanciones por incumplimiento de la propuesta y la garantía de seriedad de la misma.
e) El término dentro del cual se hará la adjudicación una vez cerrada la Licitación y el plazo para la firma del contrato, una vez efectuada aquella, términos que deberán señalarse teniendo en cuenta la naturaleza y objeto del contrato.
f) El número mínimo de participantes que se exije <sic> para que la Licitación no sea, declarada desierta.
g) Los criterios que se tendrán en cuenta para la adjudicación.
Planos
El conjunto de planos que hace parte del Pliego de Condiciones de cada Licitación, contendrá datos e información suficiente sobre:
a) Localización y topografía
b) Diseño arquitectónico
c) Diseño y cálculos estructurales
d) Detalles constructivos
e) Instalación eléctrica
f) Instalaciones sanitarias, hidráulicas y mecánicas
g) Estudio de suelos
3. Especificaciones
Para cada Licitación se entregará el pliego de especificaciones particulares de construcción, referidas a las generales del Instituto y al conjunto de planos de diseño y construcción
4. Cuadros de propuestas
El ICBF suministrará a los licitantes tres (3) juegos de los cuadros donde deben presentarse las propuestas. Estos cuadros se considerarán así mismo parte de las especificaciones particulares. Deberán indicar como mínimo:
a) Código de especificaciones
b) Capítulos de construcción
c) Cantidades de obra por capítulo
d) Unidad de medida
e) Valores unitarios distribuidos en materiales y mano de obra.
f) Valor parcial por capítulo distribuido en materiales y mano de obra.
g) Valor total de las propuestas que debe incluir gastos generales, imprevistos y honorarios de construcción.
5. Cuadros de Programación
El ICBF suministrará tres (3) copias del cuadro de programación para que el licitante proponga la forma de ejecución y el plazo de entrega de la obra.
ARTÍCULO 10. VALOR DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES.
El ICBF fijará el valor de los Pliegos de Condiciones de cada Licitación teniendo en cuenta el costo de copias heliográficas, avisos de prensa, pliegos de condiciones, especificaciones, etc.
ARTÍCULO 11. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA.
El ICBF fijará la cuantía y vigencia de las garantías de seriedad de las propuestas así:
a) Cuantía: Será del 8% del presupuesto de obra estimado por el ICBF aproximándolo a cantidades enteras.
b) Vigencia: No podrá ser inferior a 90 días calendario a partir de la fecha de cierre de la Licitación.
PARÁGRAFO Esta garantía debe constituirse de acuerdo con las condiciones estipuladas en el numeral 3 del Artículo 13.
ARTÍCULO 12. MINUTA DE CONTRATO.
En toda Licitación el ICBF adjuntará al Pliego de Condiciones la minuta tipo del contrato de construcción que el ICBF suscribirá con el proponente que resulte favorecido en la Licitación, la aceptación de todas sus cláusulas quedará establecida con la entrega de la propuesta por parte del proponente, por lo tanto el ICBF no aceptará del adjudicatario de la Licitación, observaciones al contrato, que demoren la firma del mismo y en consecuencia la iniciación de las obras.
DOCUMENTOS QUE EL LICITANTE DEBE ADJUNTAR A SU PROPUESTA.
ARTÍCULO 13. En toda Licitación el proponente deberá adjuntar a su propuesta los siguientes documentos:
1. Carta de presentación de la propuesta
El formato de este documento será suministrado por el Instituto en cada Licitación.
2. Recibo de pago del valor de los Pliegos de Condiciones
Expedido por la Oficina del ICBF que reciba el pago
3. Garantía de seriedad de la propuesta
Expedida por una Compañía de Seguros o por un Banco, cuyas pólizas matrices hayan sido aprobadas por la Contraloría General de la República. El proponente deberá adjuntar a la p6liza del recibo de pago de la prima correspondiente.
4. Lista de precios de materiales
Relación de los precios comerciales de la totalidad de los materiales consignados en los análisis de precios unitarios, por unidad de medida
5. Análisis de precios unitarios
El proponente deberá presentar un análisis de todos y cada uno de los precios unitarios del presupuesto. En aquellos análisis que por su naturaleza se basan en cotizaciones, el licitante deberá adjuntarlas y evaluar los porcentajes por concepto de materiales, equipo, transporte y mano de obra. El ICBF suministrará las formas en que deben realizarse estos análisis.
6. Presupuesto
Será elaborado por el licitante en los cuadros de propuesta de que trata el numeral 4 del Artículo 9o, las cantidades de obra a ejecutar, suministradas por el ICBF, en estos cuadros, son aproximadas y sus cantidades reales se determinarán al medir la obra ejecutada.
7. Programación
El licitante deberá adjuntar a su propuesta el diagrama de secuencia de actividades, anontando <sic> los tiempos de iniciación, duración y terminación de cada una de las actividades, las cuales distribuirá dentro del plazo que estime conveniente para la terminación y entrega de la otra. Estos cuadros serán suministrados por el ICBF en cada Licitación. Una vez adjudicada la Licitación, el adjudicatario deberá elaborar el programa definitivo por el sistema de red y ruta crítica dentro del plazo ofrecido en su propuesta.
8. Balance Financiero
Correspondiente al último día del mes anterior a la fecha de cierre de la Licitación, firmado por Contador Publico y anotando el numero de la matrícula respectiva.
9 Paz y Salvo
a) Por concepto de rentas y complementarios. Cuando se trate de personas jurídicas se debe adjuntar además del de la firma, el del Gerente o Representante Legal en ejercicio.
b) Constancia expedida por el ICBF, sobre aportes a la Ley 27 de 1974.
c) Certificados especiales
El Instituto podrá disponer el cumplimiento de condiciones especiales adicionales que deberán certificar los proponentes para participar en aquellas Licitaciones que a su juicio las requieran.
11. Autorización al Representante Legal
En el caso de una sociedad, esta deberá adjuntar copia del Acta de Junta de Socios o de la Junta Directiva de la Sociedad en que autorice al Gerente o Representante Legal para comprometer a la Sociedad en la cuantía de la Licitación y a firmar el contrato en caso de que les sea adjudicada la Licitación. Este documento deberá ser autenticado en Notaría y podrá reemplazarse con el certificado de constitución de la Sociedad expedido por la Cámara de Comercio en que conste las facultades al Representante Legal de la Sociedad.
12. Certificado de la Sociedad expedido por la Cámara de Comercio, en el cual consten fecha de constitución y vigencia de la sociedad.
PROCESO DE LA LICITACIÓN.
ARTÍCULO 14. REQUISITOS PARA LICITAR.
No podrá licitarse la ejecución de una obra sin que previamente se hayan elaborado los planos, proyectos y presupuestos respectivos y determinado las demás especificaciones necesarias para su identificación.
ARTÍCULO 15. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL.
Antes de proceder a abrir una determinada Licitación deberá verificarse la apropiación presupuestal correspondiente a la obra y, si ella no es suficiente para realizarla totalmente, deberá programarse su ejecución por etapas de manera que la parte que se construya se termine completamente y pueda darse al servicio.
ARTÍCULO 16. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
La Junta de Licitaciones o el Comité que ella designe, revisarán la documentación correspondiente y, si la encuentran completa recomendaran:
a. La apertura de la Licitación
b. La categoría o categorías de inscripción aceptables en esa Licitación. Anotando el número y relación de inscritos, posibles participantes en la Licitación
c. Determinará el área de cubrimiento de la Licitación.
d. El plazo de la Licitación, es decir, el término que debe transcurrir entre su apertura y su cierre, que no debe ser inferior a diez (10) días.
e. El tipo de Licitación que se debe ejecutar: Pública o Privada de acuerdo con su valor y con lo dispuesto en el Acuerdo No.035 de 1976 de la Junta Directiva.
f. En el caso de Licitación Privada recomendará el número de inscritos que se invitarán.
g. El valor de los pliegos de cargo
ARTÍCULO 17. ORDEN DE APERTURA DE LA LICITACIÓN.
El Director del Instituto, o el Director Regional que tenga delegación para ello, ordenará la apertura de cada Licitación por medio de Resolución motivada de acuerdo con las recomendaciones de la Junta de Licitaciones de que trata el Numeral anterior.
ARTÍCULO 18. INVITACIÓN A PARTICIPAR EN LA LICITACIÓN.
Una vez ordenada la apertura de la Licitación, el Instituto invitará a participar en ella en la siguiente forma:
1. Para las Licitaciones Publicas se publicarán por lo menos dos (2) avisos en diferentes fechas en dos o más periódicos de circulación nacional y en periódicos regionales de amplia circulación, teniendo en cuenta el lugar en que se va a ejecutar la obra. El primer aviso deberá publicarse 20 días antes de la fecha de apertura de la Licitación. Dichos avisos contendrán:
a) Numero de la Licitación y modalidad de la misma.
b) Tipo de categoría y descripción de la obra objeto de la Licitación
c) Lugar y dirección donde se ejecutará: la obra
d) Clasificación y Calificación. requeridas por los inscritos para poder participar según el registro general de proponentes.
e) Valor de los Pliegos de Condiciones y lugar donde se pueden consultar y reclamar.
f) El lugar, sitio, día y hora en que se abra la Licitación y plazo para el retiro de pliegos.
g) El lugar, sitio, día y hora en que se cierre la Licitación
h) Valor y vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta
i) El lugar, sitio, día y hora en que debe efectuarse la visita al lote y constancia que debe obtenerse.
2. Para las Licitaciones Privadas se enviará a cada una de las personas inscritas en la categoría de la obra y en condiciones de celebrar el contrato proyectado, solicitud de que formulen propuesta y copia de las instrucciones para la presentación de propuestas. Esta comunicación deberá contener las informaciones establecidas en el punto anterior. Se enviará: a los escogidos por lo menos diez (10) días antes de la fecha de apertura de la Licitación. Si el numero de inscritos en el registro general de proponentes fuere inferior a cinco (5) la solicitud aquí prevista se enviará a todos ellos; si fuere superior, se remitirá al numero que fije la Junta de Licitaciones y será por lo manos a los cinco (5) mejor calificados de entre ellos.
ARTÍCULO 19. APERTURA DE LA LICITACIÓN.
El ICBF abrirá la Licitación correspondiente, en la regional de la cual depende administrativamente la obra objeto de la Licitación.
ARTÍCULO 20. PLAZO PARA EL RETIRO Y CONSULTA DE PLIEGOS.
Los inscritos interesados en participar en una Licitación podrán adquirir o consultar los respectivos pliegos de condiciones únicamente desde su fecha de apertura y máximo hasta la mitad del plazo estipulado para el cierre de la Licitación.
ARTÍCULO 21. CUADRO DE ENTREGA DE PLIEGOS.
Las Regionales del ICBF diligenciarán un cuadro de entrega de pliegos en el cual anotarán el número de orden, la fecha, hora, número de inscripción y firma de quien recibió los pliegos de cargo y el número del recibo de caja por valor, de los respectivos pliegos de condiciones de la Licitación. Este cuadro deberá ser elaborado por triplicado, el original deberá adjuntarse a la documentación de la licitación, una vez cerrada ésta; la primera copia quedará para el archivo de la Regional y la segunda deberá enviarse a la Dirección Administrativa del ICBF, una vez se cumpla la fecha límite de entrega de pliegos de la Licitación
ARTÍCULO 22. PLAZO DE LA LICITACIÓN.
El plazo de la Licitación, es decir, el término que debe transcurrir entre la apertura y su cierre, se señalará de acuerdo con la naturaleza de la obra a licitar y no podrá ser inferior a diez (10) días.
ARTÍCULO 23. PRÓRROGA DEL PLAZO DE LA LICITACIÓN.
Cuando se estime conveniente, el ICBF actuará de acuerdo con el Parágrafo 2 del artículo. 2.
.
ARTÍCULO 24. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
Las propuestas deberán presentarse por duplicado en sobre separados y numerados (original y copia). Los certificados tales como paz y salvos, recibo de pago de los pliegos, póliza de garantía de seriedad de la propuesta deberán adjuntarse al original. Las propuestas así preparadas deben entregarse personalmente o por un representante del proponente, en ningún caso se aceptarán por correo.
ARTÍCULO 25. PRESUPUESTO OFICIAL.
Para la obra objeto de la Licitación el ICBF elaborará el presupuesto correspondiente que deberá depositarse en la urna triclave, junto con las propuestas de los participantes, antes del cierre de la Licitación.
ARTÍCULO 26. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS.
Las propuestas las recibirá, la respectiva Regional en sobres cerrados y sellados, en el lugar y hasta la fecha y hora citada en la invitación, debiéndose fechar y anotar la hora de entrega en los respectivos sobres por la persona encargada de recibirlos antes de que el interesado los deposite en la urna triclave de la División de Administración de Bienes en la Sede o Sección Administrativa de las Regionales.
PARÁGRAFO: De la diligencia de cierre y sello de la urna se levantará acta que suscribirán los miembros de la Junta de Licitaciones; tendrán llaves de ella, el Director, el Secretario General, y el Auditor Fiscal del ICBF o las personas que ellos deleguen.
ARTÍCULO 27. APERTURA DE PROPUESTAS.
La apertura de las propuestas correspondiente a cada Licitación, se efectuará en la Regional respectiva, o en la Sede según el caso, e inmediatamente después de la hora de cierre de la Licitación, por un comité integrado en la siguiente forma:
a) El Director Administrativo o el Director Regional o sus representantes.
b) El Secretario General del ICBF o su representante
c) El Auditor Fiscal de la Sede o de la Regional o su representante
d) El Profesional de Construcciones de la Regional o el Profesional de la División de Construcciones delegado para tal efecto.
e) El Secretario de la Junta de Licitaciones y Compras respectiva.
ARTÍCULO 28. ASISTENTES A LA APERTURA DE PROPUESTAS.
A la apertura de propuestas correspondientes a cada Licitación, podrán asistir los representantes de los proponentes para lo cual no es necesario correr invitación especial.
ARTÍCULO 29. PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE LAS PROPUESTAS.
Una vez vencido el término de la Licitación se procederá a abrir la urna por las personas encargadas de las llaves; consignando en el acta de apertura los siguientes datos:
- Lugar, fecha y hora de la apertura
- Número de la Licitación
- Objeto de la Licitación
- Miembros del Comité que realizan la apertura
- Nombre de los asistentes al acto de apertura por parte de los proponentes
- Número de propuestas encontradas en la urna.
Una vez encabezada el acta con los datos anteriores se procederá a abrir las propuestas en orden ascendente de numeración y se relacionarán los documentos encontrados en cada una en el cuadro de proponentes anexo al acta el cual tendrá las siguientes columnas:
a) Número de orden de apertura de la propuesta
b) Nombre del proponente
c) Número de hojas en que está contenida la propuesta
d) Número del recibo de pago de los pliegos de condiciones
e) Número de la p6liza de garantía de seriedad de la propuesta; número del recibo de pago de la prima y vigencia de la póliza.
f) Anotación sobre entrega de los siguientes documentos:
1. Balance financiero
2. Lista de precios de materiales
3. Estudio de precios unitarios
4. Programación y plazo ofrecido para la ejecuci6fl de la obra.
g) Valor cotizado en la propuesta
h) Observaciones y otros datos que el Comité considere convenientes
i) Relación de documentos faltantes en la propuesta
PARÁGRAFO 1. El acta así preparada la suscribirán los miembros del Comité y los postores presentes que lo deseen y se le anexará el cuadro de retiro de pliegos de que trata el Artículo 21.
PARÁGRAFO 2. El Presidente del Comité y el Auditor Fiscal rubricarán con sus firmas y sellarán cada una de las hojas de todas las propuestas.
PARÁGRAFO 3. El acta de apertura deberá elaborarse por cuadruplicado. El original deberá anexarse a los documentos originales de la Licitación, la primera copia quedará en el archivo de la Sede o de la Regional; la segunda copia deberá remitirse a la División de Construcciones del Instituto; la tercera copia quedará en la Auditoria Fiscal de la Regional o de la Sede.
PARÁGRAFO 4. Si en el momento de la apertura de las propuestas se encontraren propuestas extemporáneas, el Comité de Apertura dejará constancia de ello en el acta.
ARTÍCULO 30. ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS DE LA LICITACIÓN.
Una vez firmada el acta de apertura de propuestas, el Comité procederá a entregar los documentos de la Licitación, mediante recibo detallado así:
a) Los originales al Profesional de Construcciones de la Regional o al Profesional delegado de la División de Construcciones.
b) Las copias al Director de la Regional.
PARÁGRAFO 1: En caso de que la Regional tenga delegación, por su cuantía, para adjudicar la Licitación y suscribir el contrato respectivo, el Profesional de Construcciones procederá a realizar el estudio preliminar de las propuestas y el Director Regional remitirá las copias a la División de Construcciones de la Sede.
PARÁGRAFO 2: En caso de que la Regional no tenga delegación para adjudicar y suscribir el contrato, el Profesional de Construcciones de la Regional o el Profesional delegado de la División de Construcciones remitirá toda la documentación a la División de Construcciones para que sea esta oficina la que realice el estudio preliminar de las propuestas. Las copias quedarán en este caso en el archivo de la Regional.
PARÁGRAFO 3: La División de Construcciones, cuando lo crea conveniente enviará un Profesional delegado para que supervise la apertura y el estudio de las propuestas.
ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN.
ARTÍCULO 31. El Profesional de Construcciones delegado para realizar el estudio de las propuestas ya sea de la Regional o de la División de Construcciones, según que la Licitación deba adjudicarse en la Regional o en la Sede respectivamente procederá en la siguiente forma:
1. Estudio preliminar de las propuestas
Se tendrá en cuenta en este estudio:
a) Que las propuestas vengan acompañadas de todos y cada uno de los documentos y requisitos exigidos en los pliegos de condiciones, confrontándolos con la relación de documentos consignados en el acta de apertura de propuestas, y descartará de inmediato las propuestas que haya omitido cualquiera de ellos.
b) Se descartarán asir mismo aquellas propuestas que presenten borrones, tachaduras ó enmendaduras que las hagan ilegibles o puedan dar lugar a confusiones.
c) Las propuestas deben ser escritas a máquina o en tinta; cualquier error o enmendadura deberá ser aclarada al margen y certificada por la firma del licitante.
d) Se verificará que los precios unitarios y sus análisis estén completos descartándose aquellas propuestas que hayan omitido alguno de ellos.
2. Selección de Propuestas
Para seleccionar las propuestas se procederá así:
a) Se hará la revisión aritmética de las propuestas que queden hábiles y si se hallaren en ellas errores, estos serán corregidos y el resultado se tendrá como valor real de la propuesta. Se descartarán las propuestas que tengan errores cuya suma absoluta sea superior al 2% del valor total de la propuesta.
b) Las propuestas aceptadas se sumarán, incluyendo el presupuesto oficial del ICBF. La suma así obtenida se dividirá por el número de sumandos y el cociente se considerará como “Presupuesto base del ICBF”.
c) Las propuestas aceptadas serán comparadas con el “Presupuesto base del ICBF“ y se descartarán aquellos que sean superiores o inferiores en más del 10% a dicho presupuesto.
d) Las propuestas que resistan el anterior descarte se sumarán; a dicha suma se agregará una cantidad igual al “Presupuesto base del ICBF” multiplicado por la raíz cuadrada del Número de propuestas hábiles “la raíz cuadrada aproximada por exceso al Número entero inmediatamente superior“. La suma así obtenida, se divide por el numero de propuestas hábiles más las veces que ha entrado el “Presupuesto base del ICBF“ y el cociente será el “Presupuesto de Primera aproximación“.
e) Del total de las propuestas aceptadas se descartarán aquellas que sean superiores o inferiores en un 5% al “Presupuesto de Primera aproximación“.
f) Las propuestas que quedan dentro de los límites del punto anterior se considerarán aceptables.
PARÁGRAFO 1: Para efectuar la remisión aritmética de que trata el literal a) se tendrán en cuenta los siguientes puntos:
1. Cuando existan discrepancias entre los valores de precios unitarios de la propuesta y el análisis de precio correspondiente, primarán los valores de los análisis, computándose la diferencia como error.
2. Como las cantidades de obra a ejecutar, indicadas en los cuadros de porpuesta <sic> son aproximadas, el licitante deberá ceñirse estrictamente a ellas para hacer comparables las propuestas.
3. El exacto resultado en la multiplicación de la cantidad de obra a ejecutar suministrada, por el precio unitario total materiales y mano de obra de cada clase de obra especificada.
PARÁGRAFO 2: El procedimiento de descarte se suspenderá en aquel punto de la selección en que queden hábiles tres propuestas debiéndose efectuar de todas maneras la revisión aritmética de que trata el literal a).
ARTÍCULO 32. CUADRO DE SELECCIÓN DE PROPUESTAS.
El encargado de seleccionar las propuestas elaborará un cuadro con el proceso de selección, anotando en el mismo aquellas observaciones y conceptos que considere necesario llevar a conocimiento de la Junta que habrá de recomendar al Director General o al Director Regional la adjudicación respectiva.
ARTÍCULO 33. AUTORIDAD COMPETENTE PARA ADJUDICAR.
Corresponde adjudicar el contrato al Director General o al Director Regional que tenga delegación para ello, previo concepto de la Junta de Licitaciones y Compras de la Sede o de la Regional según el caso.
ARTÍCULO 34. RECOMENDACIÓN PARA LA ADJUDICACIÓN.
La Junta de Licitaciones y Compras, según la cuantía de la Licitación, podrá recomendar al Director General o al Director Regional según el caso:
a) Que la adjudicación se haga a determinado licitante.
b) Que la Licitación sea declarada desierta por una de las siguientes causales:
1. Cuando siendo pública no se presente el número mínimo de propuestas exigido en el pliego de condiciones.
2. Cuando siendo privada, a su juicio el numero de propuestas presentadas fuere insuficiente.
3. Cuando se hubiere pretermitido alguno de los requisitos exigidos en el Decreto 150 de 1976 o de este Reglamento.
4. Cuando ninguna de las propuestas se ajustaré al pliego de condiciones de la Licitación
5. Cuando a su juicio las diferentes propuestas se consideraren inconvenientes para el ICBF o se hubiere violado la reserva de las mismas.
6. Cuando no haya propuestas que cumplan lo establecido en la selección final (Artículo 31, literal 2c).
c) Cuando en la selección final, las propuestas aceptables sean menos de tres (3) podrá: recomendar la adjudicación a proponentes cuyas propuestas clasifiquen dentro de los límites del 10% (Artículo 31, Literal 2 c)
d) Cuando la firma favorita renuncie o no acepte la adjudicación que se le haya hecho, recomendará la posibilidad de reemplazar al renunciante por otro cuya propuesta este dentro de los límites de la última selección o dentro de los limites del 10% según el caso.
ARTÍCULO 35. CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÓN.
La adjudicación deberá hacerse, previo el estudio y la selección de las propuestas (Artículo 31), al licitante cuya oferta se estime más favorable dentro de las seleccionadas y teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes factores:
a) El valor de la propuesta.
b) El plazo ofreciso <sic> para la ejecución de la obra.
c) La calidad, seriedad y cumplimiento en contratos anteriores, según las certificaciones de obras ejecutadas y certificadas en la inscripción al registro general de proponentes.
d) Solvencia económica según el balance financiero anexo a las propuestas.
e) Capacidad técnica, experiencia, organización y equipo de los oferentes, según datos de sus inscripciones.
En igualdad de condiciones, debe preferirse la propuesta que ofrezca mejor precio y plazo; en igualdad de precios y plazos la que contemple mejores condiciones globalmente consideradas, en igualdad de condiciones, precios y plazos, se tendrá en cuenta la distribución equitativa de los negocios.
ARTÍCULO 36. ELEMENTOS DE JUICIO PARA LA ADJUDICACIÓN.
Además del criterio del artículo anterior, los siguientes serán elementos de juicio para hacer la adjudicación:
a) Estudio y selección de propuestas
b) Recomendaciones, Junta de Licitaciones y Compras
c) Observaciones y comentarios del Profesional de Construcciones que estudió la Licitación, sobre las propuestas aceptables.
d) Programa de ejecución y plazos de entrega
e) Propuestas aceptables
f) Expedientes de inscripción de los licitantes aceptados
g) Balance financiero de los proponentes aceptados anexo a sus propuestas
ARTÍCULO 37. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN.
La adjudicación se hará mediante Resolución que se notificará personalmente al proponente favorecido se comunicará a los no favorecidos. Contra esta Resolución no procede ningún recurso por la vía gubernativa.
Ejecutoriada la Resolución de adjudicación, esta es irrevocable y obliga, por lo mismo, al Instituto y al adjudicatario.
ARTÍCULO 38. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO.
Salvo fuerza mayor o caso fortuito, el adjudicatario deberá allegar los documentos que le exija la Oficina Jurídica y suscribir el contrato respectivo en un plazo no mayor de diez (10) días a partir de la fecha de notificación de la Resolución de adjudicación. Si así no lo hiciere o se negare a firmarlo, quedará a favor del Instituto, en calidad de multa, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, la cual se hará efectiva por comunicación a la entidad garante.
ARTÍCULO 39. DEVOLUCIÓN DE LAS GARANTÍAS.
A los proponentes no favorecidos, se les devolverán las garantías de seriedad de sus propuestas, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de notificación de la Resolución de adjudicación; al adjudicatario, cuando este perfeccionado el contrato.
ARTÍCULO 2o. El Director General del Instituto queda facultado para expedir la reglamentación correspondiente al presente Acuerdo.
ARTÍCULO 3o. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dado en Bogotá a los 7 OCT. 1976
LA PRESIDENTA DE LA JUNTA DIRECTIVA
LA SECRETRIA DE LA JUNTA DIRECTIVA