RESOLUCION 2700 DE 2001

(noviembre 27)

Diario Oficial No. 44.774, de 19 de abril de 2002

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por la Resolución 1445 de 29 de julio de 2003 y la Resolución 2888 de 2006>

Por medio de la cual se adopta el Manual Interno de Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

El Director General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar,

en ejercicio de sus atribuciones legales y estatutarias,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Adóptase como Manual Interno de Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el siguiente:

CAPITULO I.

DE LOS ASPECTOS GENERALES.

1. Del campo de aplicación

El presente Manual se aplicará en la gestión contractual a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar por todas las áreas involucradas en los procesos contractuales, de acuerdo con sus competencias.

2. De la sujeción de la actividad contractual a la Constitución y a la ley

La actividad contractual que realice el Ins tituto Colombiano de Bienestar Familiar se sujetará siempre a la Constitución, a la Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública) y sus decretos reglamentarios, y a la normatividad que la derogue, adicione o complemente; a las disposiciones civiles y comerciales vigentes en lo pertinente, a la Ley 07 de 1979 y su Decreto Reglamentario 2388 de 1979, al Decreto 777 de 1992, al Decreto 2923 de 1994, al Decreto 1477 de 1995, al Decreto 2150 de 1995, al Decreto 1737 de 1998, a la Ley 489 de 1998, y al Decreto 1137 de 1999, entre otras.

3. De los principios que rigen la contratación

Los procesos contractuales que adelante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar se desarrollarán siempre con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, imparcialidad y publicidad que gobiernan la función administrativa, y en las actuaciones de los funcionarios que intervengan directa o indirectamente en la actividad contractual. Se observarán, además, los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva y de la ecuación contractual a que hacen referencia los artículos 24, 25, 26, 27 y 29 de la Ley 80 de 1993, y los demás que establezca la ley.

3.1 De la Transparencia: Consiste en la escogencia del contratista a través de procedimientos de selección que garanticen la aplicabilidad de este principio y la libre concurrencia de los potenciales contratistas, es decir, que la solicitud de cotización y ofertas, así como los términos de referencia deben indicar de manera clara y expresa los requisitos para participar en los procesos de selección y posterior adjudicación. Este principio implica publicidad, objetividad y debido proceso.

3.2 De la Economía: Este principio ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la más adecuada, en función de los objetivos y metas institucionales. Por lo tanto la actuación contractual deberá realizarse con celeridad y eficacia, sin exigirse trámites ni requisitos distintos de los que la misma ley exige. Estos se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos; teniendo en cuenta que son de carácter preclusivo, perentorio y de impulso oficioso.

3.3 De la Responsabilidad: En virtud de este principio, los funcionarios del ICBF están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros, que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Las autoridades y los contratistas que participan en la contratación responden por los perjuicios que causen en el desarrollo de la actividad contractual.

3.4 De la Ecuación Contractual: Los derechos y obligaciones de las partes se miran como equivalentes, buscando mantenerlos a lo largo de la relación contractual.

3.5 De la Buena Fe: Le señala a la entidad unas reglas de conducta para el ejercicio de los derechos y de las potestades exorbitantes y el cumplimiento de las obligaciones, contribuyendo a elevar el tono moral de la gestión contractual pública y a humanizar las relaciones con los contratistas.

4. Del Registro Unico de Proponentes (RUP)

Es la inscripción, clasificación y calificación ante la Cámara de Comercio, que debe diligenciar toda persona natural o jurídica que aspire a celebrar con una entidad estatal, contratos de obras, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles.

Excepcionalmente se puede contratar sin el requisito previo de este registro, cuando se contrate por Urgencia Manifiesta, menor cuantía, servicios tecnológicos, prestación de servicios, concesión y adquisición de bienes cuyo precio se encuentre regulado por el gobierno nacional.

Para efectos de la contratación directa, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar podrá invitar a participar en sus procesos contractuales a las personas inscritas en el Directorio Interno de Oferentes, que llevará la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o por quien haga sus veces, en las Agencias, sin perjuicio de que se pueda invitar a cualquier otra persona, de acuerdo con lo señalado en el punto 2.4.2 del Capítulo II de este Manual.

4.1. Del Contenido de la Certificación del Registro: Debe constar lo siguiente:

 Información sobre la calificación y clasificación del inscrito.

 Información sobre el cumplimiento de contratos anteriores.

 Experiencia, capacidad técnica y administrativa.

 Relación de equipos y su disponibilidad.

 Multas y sanciones impuestas.

5. De los comités de licitaciones y contratos

Para permitir una mayor objetividad en la toma de decisiones, créanse los Comités de Licitaciones y Contratos, cuyos miembros tienen plena libertad para discrepar, controvertir y dejar en el acta las constancias que consideren necesarias, los cuales serán integrados así:

5.1 En la Sede Nacional por:

 El Secretario General o su delegado.

 El Subdirector Administrativo o su delegado.

 El Director Técnico o su delegado.

 El Director de Gestión Territorial o su delegado.

 El Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado.

 El jefe de Control Interno quien asistirá al Comité, pero no participará de la decisión.

 El Jefe o Coordinador de la dependencia solicitante con el fin de sustentar los aspectos administrativos, financieros y/o técnicos del contrato, quien asistirá al Comité, pero no participará de la decisión.

 Y el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, quien actuará como secretario, con voz pero sin participar de la decisión, y levantará el acta correspondiente a las sesiones del Comité, la cual se numerará en orden consecutivo, dejando constancia de quiénes fueron los proponentes, los criterios que se tuvieron para realizar la recomendación, y demás aspectos que den cuenta de lo sucedido en la respectiva sesión.

5.2 En las Regionales por:

 El Director.

 El Coordinador del Grupo Financiero, en las Regionales Antioquia, Bogotá y Valle.

 El Coordinador del Grupo Programático.

 El Coordinador del Grupo Jurídico.

 El Coordinador del Centro Zonal cuando sea la dependencia solicitante, en los casos que se requiera con el fin de sustentar los aspectos administrativos, financieros y/o técnicos del contrato, quien asistirá al Comité, pero no participará de la decisión.

 Y el Coordinador del Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, quien actuará como secretario, y levantará el acta correspondiente a las sesiones del C omité, la cual se numerará en orden consecutivo, dejando constancia de quiénes fueron los proponentes, los criterios que se tuvieron para realizar la recomendación, y demás aspectos que den cuenta de lo sucedido en la respectiva sesión.

5.3 En las Agencias

El Director será el responsable de la contratación, quien conformará el Comité con los funcionarios que representen las áreas administrativa, financiera, programática y/o jurídica. El funcionario que represente al área administrativa actuará como secretario y levantará el acta correspondiente a las sesiones del Comité, la cual se numerará en orden consecutivo, dejando constancia de quiénes fueron los proponentes, los criterios que se tuvieron para realizar la recomendación, y demás aspectos que den cuenta de lo sucedido en la respectiva sesión.

PARÁGRAFO 1o. Podrán concurrir a las deliberaciones de los Comités de Licitaciones y Contratos, aquellas personas vinculadas o no al ICBF, cuya presencia sea indispensable por razones técnicas, científicas o de simple testimonio para mayor ilustración.

PARÁGRAFO 2o. Cuando el Ordenador del Gasto sea el área o la dependencia solicitante, asistirá al Comité para sustentar los aspectos administrativos, financieros y/o técnicos del contrato, pero no participará de la decisión.

PARÁGRAFO 3o. Este comité sesionará semanalmente en la Sede Nacional, y en las Regionales o Agencias, cuando las circunstancias lo ameriten.

5.4 De las funciones de los Comités de Licitaciones y Contratos

Corresponde al Comité de Licitaciones y Contratos:

a) Asesorar a la administración en la toma de decisiones en materia de contratación, con excepción de las Ordenes de Compras o de Servicio o de Trabajo.

b) Efectuar las recomendaciones y emitir los conceptos en materia y procedimientos contractuales, desde el punto de vista jurídico, técnico y financiero. Para ello deberá contar con los documentos pertinentes como Términos de Referencia o Pliego de Condiciones, junto con sus anexos, las propuestas u ofertas o cotizaciones debidamente evaluadas y calificadas por la dependencia solicitante, todo lo cual deberá contar previamente con el respectivo control de legalidad.

c) Recomendar o no, la suscripción de los contratos o la declaratoria de desierta cuando se trate de licitación o concurso público.

d) Analizar, evaluar y recomendar el Plan Anual de Compras tanto en funcionamiento como en las adquisiciones proyectadas para los Programas de Inversión.

e) Emitir concepto en los casos especiales en que se requiera aplicar las cláusulas excepcionales establecidas en los artículos 15 y siguientes de la Ley 80 de 1993, o incrementar el valor de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia.

6. De las etapas de la actividad contractual

La actividad contractual se desarrollará al interior del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar teniendo en cuenta las etapas de: planeación, precontractual, contractual y liquidación.

CAPITULO II.

DEL DESARROLLO DE LAS ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN.

1. De la etapa de planeación

En esta etapa, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar evaluará la oportunidad y conveniencia de adelantar la contratación y su adecuación al presupuesto de la Entidad, realizará los estudios necesarios para la determinación exac ta de los bienes, servicios u obras requeridos, e identificará técnica y económicamente el objeto de las prestaciones del contrato a celebrar.

Para ello, atendiendo a la naturaleza de los bienes, servicios u obras a que se refiera el proceso de contratación, el Instituto reglamentará los criterios y/o estudios de evaluación en materia financiera, técnica, administrativa y/o jurídica que lo regirán, los cuales deberán ser tenidos en cuenta para la Sede Nacional, Regional o Agencia.

1.1 De los Estudios Previos: Toda decisión de dar inicio a un procedimiento contractual debe estar precedida de una planeación del mismo, que debe tener en cuenta los criterios y/o estudios de evaluación en materia financiera, técnica, administrativa y/o jurídica que al efecto fije el Instituto, atendiendo a la naturaleza de los bienes, servicios u obras a que se refiera el proceso de contratación; estos estudios deberán estar suscritos por quienes hayan participado en la elaboración de los mismos, avalados por el Jefe de dicha dependencia, e incluir como mínimo lo siguiente:

a) La justificación del futuro contrato, realizada por la dependencia que al interior de la Entidad requiera del mismo y donde se analice y determine la conveniencia y oportunidad del contrato a celebrar, su adecuación a los planes, programas y proyectos de la institución y a su presupuesto.

b) De igual manera, se realizarán los estudios necesarios para la determinación de los bienes, servicios u obras requeridos. Estos estudios deberán contener las especificaciones, calidades, características y cantidades de los bienes, servicios u obras requeridos y, para el caso de contratos de obra, los planos y diseños correspondientes.

c) Así mismo, la dependencia solicitante, deberá realizar un estudio de precios de mercado o de referencia, junto con las especificaciones técnicas del bien o servicio requerido con una relación de posibles ofertantes; con base en ese estudio de mercado y las asignaciones presupuestales existentes, se solicitará la disponibilidad presupuestal correspondiente.

1.2 Del Plan Anual de Compras: El Plan Anual de Compras hace referencia a la adquisición de bienes muebles (compra de equipo, vehículos y equipo de transporte, equipo de comunicaciones, equipo de sistemas, equipo de aseo y cafetería, equipo y máquinas de oficina, mobiliario, enseres, audiovisuales entre otros), y materiales y suministros (dotaciones, aceites y combustibles, papelería y útiles de escritorio, elementos de aseo y cafetería, repuestos y herramientas, entre otros) destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la Entidad.

El Plan de Compras será proyectado por la División de Recursos Materiales y Físicos, en la Sede Nacional, por el Grupo Administrativo y/o Administrativo-Financiero, en las Regionales y por la Dirección, en las Agencias. Para la elaboración del plan en las adquisiciones proyectadas para los Programas de Inversión, se apoyará especialmente en la Dirección Técnica, en la Sede Nacional, en el Grupo Programático en las Regionales, o en quien haga sus veces en las Agencias, y en las demás dependencias que requiera. Este Plan durante la vigencia fiscal de su ejecución, podrá ser objeto de modificaciones por parte del Secretario General de la Entidad, teniendo en cuenta para ello los recursos presupuestales y las prioridades de compra definidas por la Entidad.

Las compras que se realicen se sujetarán a dicho Plan. Para la elaboración de éste, la División de Recursos Materiales y Físicos, en la Sede Nacional o el Grupo Administrativo y/o Administrativo -Financiero, en las Regionales o la Dirección, en las Agencias, deberá solicitar al Almacenista los consumos y las existencias en inventario para determinar las necesidades reales durante la respectiva vigencia fiscal.

1.3 Programación Anual de Servicios: La programación anual de servicios hace referencia al suministro de servicios destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la Entidad.

Comprende entre otros los siguientes rubros:

 Mantenimiento: preventivo y correctivo de maquinaria y equipos de cómputo, mantenimiento de las instalaciones y de los vehículos de la entidad.

 Impresos y publicaciones.

 Seguros.

 Arrendamientos.

 Comunicaciones y transporte.

 Prestación de Servicios.

 Servicios de salud no cubiertos en el Plan Obligatorio de Salud (POS), para niños en situación irregular (artículo 157 literal 2 de la Ley 100 de 1993, y el Decreto 1137 de 1999), bienestar social y capacitación, entre otros, de acuerdo con los lineamientos técnicos y de programación que al efecto expedirá la Dirección Técnica.

La Programación Anual de Servicios será consolidada así: a) Lo relacionado con funcionamiento por la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, por los Grupos Administrativos o Administrativo-Financiero, en las Regionales y por la Dirección, en las Agencias; y b) Lo relacionado con los Proyectos de Inversión, por la Dirección Técnica, en la Sede Nacional; por el Grupo Programático, en las Regionales, y por la Dirección, en las Agencias.

La contratación de los mencionados servicios se sujetará a dicha programación y a sus modificaciones.

2. De la etapa precontractual

Esta etapa la integrarán todos los actos que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar realice para la selección del contratista, tales como las autorizaciones legales cuando éstas se requieran, el certificado de disponibilidad presupuestal, la delimitación de las personas a las cuales se dirigirá el proceso contractual, la determinación de los criterios de selección, la adopción del procedimiento de escogencia, la elaboración de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia que gobernarán el proceso contractual, la recepción de las ofertas, su evaluación y la adjudicación.

2.1 De la Selección del Contratista: Los funcionarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar responsables de la celebración de contratos al escoger el contratista, deberán observar el proceso licitatorio o concursal, cuando el valor de los mismos se enmarque en la mayor cuantía para estos efectos, salvo los casos contemplados en el numeral 1, del artículo 24, de la Ley 80 de 1993, específicamente el Decreto 855 de 1994, y los que establezcan las disposiciones legales, en los cuales se seguirá el procedimiento de contratación directa.

2.2 De los Funcionarios Responsables de la Selección del Contratista y de la Celebración de los Contratos: En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar serán competentes para escoger a los contratistas y celebrar los respectivos contratos, los funcionarios que se relacionan a continuación y por las cuantías señaladas, así:

Funcionario responsable Cuantía del contrato

Secretario General, Directores Contratos relacionados con sus áreas; hasta Técnico y de Gestión Territorial. por 1000 salarios mínimos legales mensua les vigentes (smlmv).

PARÁGRAFO: Se delega en el Secretario General la celebración de los contratos que requieran las Agencias entre más de 300 y hasta 1000 smlmv.

Subdirector Administrativo Contratos relacionados con su área hasta 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv)

Directores Regionales Contratos hasta por 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).

PARÁGRAFO: Cuando se trate de la celebración de contratos de aporte previstos en el artículo 127 del Decreto 2388 de 1979, esta delegación se extiende hasta por 3000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Directores Seccionales de Agencias Contratos hasta por 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).

PARÁGRAFO: Cuando se trate de la celebración de contratos de aporte previstos en el artículo 127 del Decreto 2388 de 1979, esta delegación se extiende hasta por 3000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

2.3 Del Proceso Licitatorio o Concursal

Se entiende por Licitación Pública, el procedimiento mediante el cual la Entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.

Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso de selección se denominará Concurso Público y se efectuará también mediante invitación pública.

2.3.1 De la Etapa de Planeación de la Licitación: Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso licitatorio o concursal se adelanten las actividades de planeación indicadas en el numeral 1.1 del Capítulo II de este Manual, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, servicios u obra s objeto del contrato a celebrar.

2.3.2 De los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia: Estimada la viabilidad del contrato, la dependencia solicitante será la encargada de recopilar la siguiente documentación: justificación, estudio de mercado y los demás estudios previos que se requieran, disponibilidad presupuestal, criterios de selección, y demás documentos que sean del caso, para remitirlos al Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o al Grupo Jurídico, en las Regionales, o a quien haga sus veces en las Agencias, quien según la naturaleza de los bienes, servicios u obras a contratar, elaborará los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia que regirán el proceso de selección del contratista, contando con el apoyo de la Dirección Técnica, Subdirección Administrativa, Subdirección Financiera, Oficina Jurídica este último quien le impartirá el respectivo control de legalidad, y demás dependencias que sean necesarias, en la Sede Nacional, o contando con el apoyo de los Grupos Financiero, Administrativo o Administrativo-Financiero, Programático y Jurídico, este último quien le impartirá el respectivo control de legalidad en las Regionales, o por quienes hagan sus veces en las Agencias. Dicho Grupo lo presentará a la Secretaría del Comité de Licitaciones y Contratos respectivo, para su correspondiente recomendación, especialmente en lo referente a los criterios de calificación.

2.3.3 Del Contenido de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia: Los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia deberán contener como información general la que se describe a continuación, sin perjuicio de la información específica que para cada caso en particular se requiera adicionar:

a) Objeto.

b) Presupuesto oficial.

c) Fecha y hora de la apertura y del cierre de la licitación o concurso público.

d) Fecha de celebración de la audiencia de aclaración del pliego de condiciones o términos de referencia.

e) Dependencia encargada de recepcionar las propuestas.

f) Forma de presentación y entrega de las propuestas.

g) Posibilidad de presentar propuestas parciales y alternativas.

h) Requisitos para proponer.

i) Condiciones mínimas exigidas.

j) Inscripción en el registro único de proponentes (para los contratos de obra, consultoría, compraventa y suministro de bienes muebles).

k) Documentos que debe contener la propuesta:

 En relación con el proponente.

 En relación con el objeto del proceso contractual.

 Y los demás documentos que sean solicitados en los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, sin perjuicio de lo que establezca la ley.

l) Minuta del contrato a suscribirse en caso de adjudicación.

m) Forma de pago que utilizará el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

n) Término de validez de la propuesta.

o) Término y condiciones de la garantía de seriedad de la propuesta.

p) Término dentro del cual se evaluarán las propuestas, los criterios ev aluativos y la ponderación que se dará a los mismos, así como las dependencias encargadas de su realización.

q) Fecha en la cual se pondrán a consideración de los oferentes las evaluaciones de las propuestas.

r) Plazo para la adjudicación de la licitación o concurso público.

s) Plazo para la suscripción y legalización del contrato.

2.3.4 De los Documentos que Deben Contener las Propuestas: Las propuestas deberán contener la documentación que a continuación se relaciona, sin perjuicio de la que de manera especial, se solicite en los Términos de Referencia o en los Pliegos de Condiciones, o sean establecidos por la ley, para cada proceso en particular:

a) Carta remisoria. La propuesta deberá ser remitida a través de una carta firmada por el Representante Legal de la sociedad proponente; o por el Representante del Consorcio o Unión Temporal; o por la persona natural o propietario del establecimiento de comercio, según el caso. Es importante que en este documento se indiquen los números telefónicos y de fax con el propósito de lograr una comunicación directa y ágil.

b) Garantía de seriedad de la propuesta: El proponente deberá anexar una garantía de seriedad de su propuesta, expedida por un banco o compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta y con vigencia de seis (6) meses contados a partir del vencimiento del plazo establecido para el recibo de las propuestas.

c) Certificado de existencia y representación legal: Si el proponente es una sociedad, organización civil, corporación, fundación o entidad sin ánimo de lucro, deberá anexar el certificado de existencia y representación legal de la misma, expedido por la entidad competente, con fecha de expedición no superior a sesenta (60) días hábiles a la fecha de presentación de la propuesta. Si es un Consorcio o una Unión Temporal, además deberá acompañarse el documento de constitución.

d) En caso de tratarse de una persona natural comerciante, el proponente deberá anexar el certificado del registro mercantil expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal. Si el oferente no es comerciante, deberá manifestar expresamente tal circunstancia.

e) Las personas jurídicas extranjeras demostrarán su existencia mediante el procedimiento legal en su caso aplicable.

f) Certificado de Cámara de Comercio sobre inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único de Proponentes, para los contratos de obra, consultoría, compraventa y suministro de bienes muebles.

g) Certificado de conformidad de los bienes y servicios: Cuando la cuantía a contratar sea o exceda de cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv), el proponente deberá anexar a su propuesta el certificado de conformidad de los bienes y/o servicios objeto de la contratación, expedido por un organismo de certificación debidamente acreditado o reconocido para tal efecto, en los términos del Decreto 2269 de 1993, en los casos en que corresponda.

h) En todo caso, con aplicación de los principios de economía y celeridad, el Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero en las Regionales, o el Director en las Agencias, con base en los bienes y servicios de uso común en el Instituto, solicitará semestralmente en los meses de enero y julio de cada año a la Superintendencia de Industria y Comercio si los mismos están sujetos al cumplimiento del certificado de conformidad con lo establecido en el Decreto 2269 de 1993 y artículo 2o. del Decreto 679 de 1994.

i) Estados Financieros: El proponente obligado a llevar contabilidad deberá anexar el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias con sus notas correspondientes, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o, según sea el caso, los últimos aprobados, firmados por el Representante Legal y el Contador Público, de cuya matrícula se debe adjuntar certificado de vigencia expedido por la Junta Central de Contadores. Dichos Estados Financieros deberán cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 222 de 1995.

j) Hoja de Vida Unica: Cuando el objeto a contratar sea la prestación de servicios, el proponente deberá diligenciar el Formato Único de Hoja de Vida para persona natural o jurídica, según corresponda.

2.3.5 De los Procedimientos Licitatorios o Concursales: Las licitaciones o concursos públicos que adelante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar se efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:

 Solicitud del bien o servicio.

Responsable: Area que requiera el bien o servicio.

 Justificación de la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación a los planes y presupuesto de la Entidad.

Responsables: La dependencia que requiera el bien o servicio.

 Estudios de mercado o precios de referencia con su correspondiente cuadro comparativo y los demás estudios previos que se requieran, referidos en el numeral 1.1, del capítulo II de este manual.

Responsables: La Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias, en coordinación con el área o dependencia que solicite el bien o servicio cuando la naturaleza técnica o especial de éste lo requiera. Dichos estudios deberán ser suscritos por quienes hayan participado en su elaboración.

 Certificado expedido por el Secretario General, en la Sede Nacional o por el Director de la Regional o Agencia, según el caso, en el que se haga constar que no existe personal de planta, o que éste es insuficiente o que no hay personal especializado para desarrollar dicha actividad, en los contratos de prestación de servicios, de conformidad con el Decreto 1737 de 1998 y la Resolución 02222 de 1999 del 6 de mayo de 1999 emanada de la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Responsable: Será proyectada por la División de Talento Humano, en la Sede Nacional, o por el Grupo Administrativo o Administrativo- Financiero, en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias, quien se encargará del trámite de la suscripción de la misma por parte del Ordenador del Gasto respectivo.

 Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal.

Responsable: La solicitud del certificado de disponibilidad será preparada por la Dependencia solicitante de acuerdo con el monto estimado en el estudio de mercado o precios de referencia y las asignaciones presupuestales existentes, y suscrita por el Jefe o Coordinador de dicha Dependencia.

 Certificado de disponibilidad presupuestal.

Responsable: El Subdirector Financiero, en la Sede Nacional, o el Coordinador del Grupo Financiero o Administrativo-Financiero, en las Regionales o quien haga sus veces en las Agencias. Dicha disponibilidad deberá corresponder al Clasificador del Gasto que se va a afectar de acuerdo con el objeto del contrato y en los casos de Proyectos de Inversión Social, se deberá observar con estricta rigurosidad, los Clasificadores del Gasto de cada proyecto de conformidad con la ficha debidamente inscrita y aprobada en el Banco Nacional de Programas y Proyectos.

 Dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes, se reportará a la Cámara de Comercio de la ciudad respectiva la información general de cada licitación o concurso que se pretenda abrir, con las especificaciones técnicas contenidas en la Resolución 403 de 1995, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio y las normas que la modifiquen o complementen. La información será preparada por el Coordinador Grupo de Contratos y Adquisiciones para ser suscrita por el Secretario General, en la Sede Nacional; o será preparada por el Coordinador del Grupo Jurídico, en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias, para ser suscrita por el Director.

 Elaboración de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia. Responsables: Con base en la documentación aportada por la dependencia solicitante (justificación, estudio de mercado y los demás estudios previos que se requieran, disponibilidad presupuestal, criterios de selección, y demás documentos que sean del caso), el Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Grupo Jurídico, en las Regionales, o quien haga sus veces en las Agencias, según la naturaleza de los bienes, servicios u obras a contratar, elaborará los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia que regirán el proceso de selección del contratista, contando con el apoyo de la Subdirección Administrativa, Dirección Técnica, Subdirección Financiera, Oficina Jurídica, este último quien le impartirá el respectivo control de legalidad, y demás dependencias que sean necesarias, en la Sede Nacional, o contando con el apoyo de los Grupos Financiero, Administrativo o Administrativo-Financiero, Programático y Jurídico, este último quien le impartirá el respectivo control de legalidad, en las Regionales, o por quienes hagan sus veces en las Agencias. Dicho Grupo lo remitirá a la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o al Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, quien los someterá a consideración del Comité de Licitaciones y Contratos de la Entidad para que recomiende los cambios y ajustes pertinentes, especialmente en lo referente a los criterios de calificación.

 Expedido el certificado de disponibilidad presupuestal para atender el gasto que demande el contrato y aprobados los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, el Ordenador del Gasto respectivo, mediante resolución motivada, ordenará la apertura de la licitación o concurso público, acto administrativo que será proyectado por el Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o por el Grupo Jurídico, en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias, con el apoyo de la Oficina Jurídica de la Sede Nacional.

 En la forma y términos establecidos en el numeral 3o., del artículo 30, de la Ley 80 de 1993, la Entidad publicará hasta tres (3) avisos sobre la respectiva licitación o concurso. Los avisos serán proyectados por el Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o por el Grupo Administrativo o Administrativo Financiero, en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias, los cuales deberán contener, al menos, la siguiente información: número de resolución de apert ura, objeto, fecha de apertura de la licitación, fecha de cierre de la licitación, presupuesto oficial estimado, valor del pliego, consulta y venta del pliego y criterios de adjudicación.

 El valor de los pliegos de la licitación o concurso será del uno por mil (1x1000) del valor del presupuesto oficial de la respectiva licitación o concurso, valor que se aproximará al múltiplo de mil más cercano. En casos especiales se podrá establecer un porcentaje superior, previo concepto del Comité de Licitaciones y Contratos.

 Publicación del aviso de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia y sus Adendos, en la página web de la Entidad. Con el propósito de garantizar al máximo el cumplimiento del principio de transparencia y publicidad, el aviso de la licitación y los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia y sus Adendos, se publicarán en la página web del Instituto por parte de la Oficina de Informática, luego de expedida la resolución de apertura de la respectiva licitación o concurso y antes de que inicie el plazo de la misma. La remisión de tal información se realizará por parte del Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones con la respectiva aprobación del Subdirector Administrativo, en la Sede Nacional, o por el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias.

 Diligencia de apertura de la licitación o concurso. A esta diligencia concurrirán los miembros del Comité de Licitaciones y Contratos, cuyo secretario dará lectura a la resolución que ordenó la apertura de la respectiva licitación, se constatará por parte de los intervinientes que: se cuente con el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal; se hayan hecho las publicaciones de los avisos de que trata el numeral 3o., del artículo 30, de la Ley 80 de 1993, que el Libro Radicador de Licitaciones y Concursos, se encuentre debidamente diligenciado y foliado; y que la correspondiente urna para guardar las propuestas, se encuentre vacía y procedan a su cierre, todo lo cual reposará bajo llave, en el Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o en el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o en la dependencia que haga sus veces, en las Agencias.

 Audiencia para precisar el alcance y contenido de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, y a solicitud de cualquiera de las personas que retiraron Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, se celebrará una audiencia pública en el Instituto, con el objeto de precisar el contenido y alcance de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia y de oír a los interesados. A la audiencia concurrirán los miembros del Comité de Licitaciones y Contratos, quienes hayan participado en la elaboración de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, y los demás funcionarios que se requieran. De lo debatido en esta audiencia se levantará un acta suscrita por los funcionarios de la Entidad intervinientes y los interesados que hayan concurrido. La entidad tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles para responder los interrogantes formulados en esta audiencia.

 Celebrada la audiencia señalada en el punto anterior y cuando resulte necesario o conveniente, el Ordenador del Gasto respectivo expedirá mediante adendos las modificaciones pertinentes a los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia y cuando lo estime conveniente podrá prorrogar el plazo de la licitación o concurso hasta por un término de seis (6) días hábiles. Los adendos se numerarán en orden consecutivo, se agregarán a los pliegos o términos para su consulta y se incluirán en la venta y retiro de los mismos. Si ya se hubieren vendido Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, se remitirá copia de los adendos a quienes hubieren adquirido aquellos.

 Aclaraciones a solicitud de interesados o de oficio. Dentro del plazo de la licitación o concurso, cualquier interesado podrá solicitar aclaraciones adicionales a los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, que el Ordenador del Gasto respectivo responderá mediante comunicación escrita, copia de la cual se enviará a todas y a cada una de las personas que retiraron los Pliegos o Términos de Referencia. Si las aclaraciones se refieren a aspectos técnicos, jurídicos o financieros, el Ordenador del Gasto respectivo responderá con fundamento en las evaluaciones que se hayan realizado o con el apoyo del área correspondiente. Igualmente la Entidad podrá realizar adendos de manera oficiosa cuando lo considere necesario o conveniente para el adecuado desarrollo del proceso licitatorio o concursal. Dichos adendos se agregarán a los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia para su consulta y se incluirán en la venta y retiro de los mismos. Si ya se hubieren vendido Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, se remitirá copia de los adendos a quienes hubieren adquirido aquellos.

 El plazo de la licitación o concurso, entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas, y la de su cierre, se señalará en los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato. Cuando lo estime conveniente el Instituto o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan retirado Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, hasta por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado.

 Diligencia de cierre de la licitación o concurso y apertura de la urna. Del cierre de las licitaciones o concursos, que deberá realizarse el día y a la hora indicada en la respectiva resolución de apertura y/o en la que la haya modificado, se levantará un acta cuyo propósito será el de dejar constancia del cumplimiento del término o plazo de la licitación o concurso, de las propuestas presentadas con sus respectivos valores y la cantidad de folios de cada una de ellas que fueron depositadas en la urna. A esta diligencia concurrirán los miembros del Comité de Licitaciones y Contratos.

En este acto, si las propuestas no se encuentran foliadas, se procederá a foliarlas de manera consecutiva, tanto en su original, como en las copias, de lo cual también se dejará constancia en el Acta.

 Evaluación: El Comité de Licitaciones y Contratos de la Entidad realizará las evaluaciones previo estudio de las propuestas desde el punto de vista jurídico, técnico, económico y financiero. Esta evaluación deberá ser remitida al Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o al Grupo Jurídico, en las Regionales, o a quien haga sus veces en las Agencias, con no menos de tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha de traslado de la evaluación a los oferentes.

Cuando la Entidad considere pertinente la prórroga del plazo de evaluación, para garantizar el deber de selección objetiva, lo podrá modificar mediante comunicación escrita, copia de la cual enviará a todas y cada una de las personas que retiraron los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, determinando un nuevo plazo para dicha evaluación, el cual no podrá exceder del término inicialmente señalado.

En el evento en que la Entidad estime indispensable solicitar aclaraciones y explicaciones, se realizará mediante comunicación suscrita por el Ordenador del Gasto respectivo, la cual será proyectada por el Grupo de Contra tos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o por el Grupo Jurídico, en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias.

Cada uno de los informes de evaluación será suscrito por los miembros del Comité de Licitaciones y Contratos y demás personas que participaron en la elaboración de los mismos.

 Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en el Grupo de Contratos y Adquisiciones en la Sede Nacional, o en el Grupo Jurídico en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias, por un término de cinco (5) días hábiles a disposición de los oferentes para que, si lo desean, presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

 Si se presentan observaciones a los informes de evaluación, el Comité de Licitaciones y Contratos preparará el proyecto de respuesta, con el apoyo de las dependencias que participaron en la elaboración de los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia y calificación de las ofertas. Si es del caso, se efectuará la recalificación de las propuestas como consecuencia de las observaciones. Las citadas observaciones a la evaluación serán resueltas por el ordenador del gasto respectivo, en el acto de adjudicación del concurso o licitación pública, al proponente que haya ocupado el primer lugar de elegibilidad, o la declaratoria de desierta, según corresponda.

 El Ordenador del Gasto respectivo expedirá la resolución mediante la cual se adjudica o se declara desierto el concurso público o la licitación pública. Dicha resolución será proyectada por el Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional o por el Grupo Jurídico, en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias. Se notificará personalmente al proponente favorecido y se comunicará a los no favorecidos.

 En el evento previsto en el artículo 273 de la Constitución Política, la adjudicación se hará en audiencia pública la cual se celebrará en la fecha y en el lugar que determine el Ordenador del Gasto respectivo, mediante resolución que será comunicada a la Contraloría General de la República y a los proponentes. A dicha audiencia podrán asistir los miembros del Comité de Licitaciones y Contratos, los funcionarios que elaboraron los estudios y evaluaciones de los ofrecimientos, los proponentes y las demás personas que lo deseen hacer. De esta audiencia se levantará un acta en la cual se dejará constancia de las deliberaciones y decisiones que en desarrollo de la misma se hubieren producido.

Para dicha audiencia se tendrán en cuenta los siguientes aspectos, sin perjuicio de que para cada caso en particular se adicionen otros:

 Lectura de antecedentes.

 Lectura de las observaciones que se hayan presentado a la evaluación y respuesta de la Entidad a las mismas.

 Intervención de los oferentes y,

 Adjudicación, entre otros.

 Notificada la adjudicación, el Grupo de Contratos y Adquisiciones proyectará la minuta del contrato correspondiente, el cual se remitirá para control de legalidad a la Oficina Jurídica, en la Sede Nacional, o será proyectada por el Grupo Jurídico en las Regionales, o por quien haga sus veces en las Agencias. Una vez cumplido este trámite se enviará para revisión y firma del Ordenador del Gasto respectivo.

 Firmado el contrato, el Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Grupo Jurídico, en las Regionales o quien haga sus veces, en las Agencias, solicitará por escrito la presencia del contratista para la revisión y firma del contrato. El plazo que tendrá el contratista para suscribir la minuta será hasta de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente del recibo de dicha comunicación, so pena de que quede a favor de la Entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito o garantía constituidos para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados depósito o garantía. En este evento, la Entidad, mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable a la Entidad.

 Una vez suscrita la minuta por el contratista, el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones en la Sede Nacional, o el Coordinador del Grupo Jurídico, en las Regionales o quien haga sus veces en las Agencias, solicitará al Grupo Financiero o Administrativo-Financiero, que efectúe el registro presupuestal.

 El Subdirector Financiero en la Sede Nacional o el Coordinador del Grupo Financiero o Administrativo-Financiero, en las Regionales o quien haga sus veces, en las Agencias, realizará el registro presupuestal del contrato.

 El Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Coordinador del Grupo Jurídico, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las agencias, solicitará por escrito al contratista la constitución de la (s) garantía (s), la publicación del contrato y el pago del impuesto de timbre, en los casos a que hubiere lugar. El contratista deberá realizar este trámite dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la respectiva solicitud, con el fin de que se pueda iniciar la ejecución del contrato.

 Constituida la garantía por el contratista, el Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede nacional, o el Coordinador del Grupo Jurídico, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las Agencias, la revisará y si la misma se ajusta a lo establecido en el contrato, será aprobada por el ordenador del gasto respectivo, previo control de legalidad.

 El Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede nacional o el Coordinador del Grupo jurídico, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las Agencias, comunicará la aprobación de la garantía al contratista y al supervisor del contrato, con el fin de que se dé inicio a la ejecución del contrato.

2.3.6 De los Concursos Públicos para la Selección de Consultores de Diseños, Planos, Anteproyectos y Proyectos Arquitectónicos: Sin perjuicio de lo dispuesto anteriormente, los concursos públicos que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar realice para seleccionar a una persona que elabore diseños, planos, anteproyectos o proyectos arquitectónicos, se tramitarán con sujeción a lo establecido en el Decreto 2326 de 1995 y las demás disposiciones que lo reformen, modifiquen o complementen.

2.4 Del Proceso de Contratación Directa: Se entiende por contratación directa el procedimiento mediante el cual el Instituto Colombiano de Bienestar selecciona a sus contratistas sin acudir a una licitación o concurso público. Solamente procederá la contratación directa en los eventos consagrados en el numeral 1o., del artículo 24, de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 3o., del Decreto 855 de 1994, y, para el caso de los contratos de aporte, definido en la Ley 7a. de 1979, de conformidad con el artículo 122, del Decreto 2150 de 1995, y demás normas reglamentarias de la contratación directa.

 Mediante esta contratación el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar celebrará contratos con y sin formalidades plenas, entendiendo por Contratos Sin Formalidades Plenas, aquellos que se celebren por cuantías inferiores a trescientos (300) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), y por Contratos con Formalidades Plenas aquellos cuya cuantía sea igual o superior a trescientos (300) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv) y hasta mil (1000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv) siempre y cuando el presupuesto de la entidad lo permita de acuerdo con el artículo 29 de la Ley 80 de 1993.

 De conformidad con el artículo 3o., del Decreto 855 de 1994 y el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, los contratos que no superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía (es decir hasta cien (100) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv)), no requerirán la obtención previa de ofertas. Para su celebración solamente se deberán tener en cuenta los precios del mercado.

 Para todos los casos, la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales o quien haga sus veces, en las Agencias, se apoyará en la certificación de precios de mercado que para el efecto expida la autoridad competente señalada por el Gobierno Nacional.

 Para los contratos cuyo valor sea superior a cien (100) y hasta quinientos (500) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), se requerirá la obtención de por lo menos dos (2) ofertas.

 Para los contratos cuyo valor sea superior a quinientos (500) y hasta mil (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), se requerirá invitación pública para presentar ofertas a través de un aviso el cual se fijará en un lugar visible en la puerta de entrada de la Entidad, por un término no menor a dos (2) días, y en la página web del Instituto.

2.4.1 De la Etapa de Planeación de la Contratación Directa: Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso de contratación directa por parte de la dependencia solicitante se realicen las actividades de planeación descritas en el numeral 1.1 del Capítulo II de este Manual.

2.4.2 Del Procedimiento Para la Contratación Directa Con o Sin Formalidades Plenas: Las solicitudes de contratos para la adquisición de bienes y servicios que requieran las diferentes áreas, se presentarán ante los Comités de Licitaciones y Contratos de la Sede Nacional o de las Regionales y deberán suscribirse por el Jefe de la Dependencia solicitante, con el visto bueno del Ordenador del Gasto respectivo. Este procedimiento no se aplicará cuando se trate de Órdenes de Compra, o de Trabajo o de Servicio.

Los procesos de contratación directa que adelante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar se efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:

 Solicitud del bien o servicio.

Responsable: El área o la dependencia que requiera el bien o servicio.

 Justificación de la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación a los planes y presupuesto de la Entidad.

Responsables: El área o la dependencia que requiera el bien o servicio, para lo cual deberá diligenciar el Anexo No. 2 de este Manual.

 Estudios de mercado o precios de referencia con su correspon diente cuadro comparativo y los demás estudios previos que se requieran.

Responsables: La Subdirección Administrativa en la Sede Nacional, o el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o el Director, en las Agencias, en coordinación con el área o dependencia que solicite el bien o servicio cuando la naturaleza técnica o especial de éste así lo requiera. Dichos estudios deberán ser suscritos por quienes hayan participado en su elaboración.

 Certificado expedido por el Secretario General, en la Sede Nacional, o por el Director en las Regionales o Agencias, según el caso, en los que se haga constar que no existe personal de planta, o que éste es insuficiente o que no hay personal especializado para desarrollar dicha actividad, en los contratos de prestación de servicios de conformidad con el Decreto 1737 de 1998 y la Resolución 02222 de 1999, del 6 de mayo de 1999, expedida por la Dirección General del Instituto.

Responsable: Dicha constancia será proyectada por la División de Talento Humano, en la Sede Nacional, o por el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales o por quien haga sus veces, en las Agencias, quien se encargará del trámite para la suscripción de la misma por parte del Ordenador del Gasto respectivo.

 Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal.

Responsable: Será preparada por la dependencia solicitante de acuerdo con el monto estimado en el estudio de mercado o precios de referencia y las asignaciones presupuestales existentes, para ser suscrita por el Jefe o Coordinador de la Dependencia respectiva.

 Certificado de disponibilidad presupuestal.

Responsable: El Subdirector Financiero, en la Sede Nacional, o el Grupo Financiero o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las Agencias.

 Elaboración de los criterios de selección.

Responsable: El coordinador o jefe del área o dependencia que requiera el bien o servicio. Serán visados por el Ordenador del Gasto respectivo. Dichos criterios de selección deberán ser suscritos por quienes hayan participado en su elaboración y no requerirán que sean sometidos a consideración del Comité de Licitaciones y Contratos.

 Expedido el certificado de disponibilidad presupuestal para atender el gasto que demande el contrato y los criterios de selección, se realizarán las invitaciones a cotizar.

 Competencia para formular las invitaciones para contratar.

Serán competentes para formularlas los Jefes o Coordinadores de la dependencia o área que requiera el bien o servicio.

 Trámite de las invitaciones para contratar o solicitud de ofertas.

Será competencia de la dependencia o área solicitante tramitarlas.

 Invitación pública a cotizar.

Se deberá invitar públicamente a contratar en los casos previstos en este numeral, cuando se trate de cuantías superiores a quinientos (500) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv) a través de la fijación de u n aviso en la Entidad, por un término no inferior a dos (2) días hábiles. Dicho aviso será elaborado por la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o por el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o por quien haga sus veces, en las Agencias. Se dejará constancia del día y la hora de la fijación y de la desfijación. El aviso de invitación a contratar se fijará en la cartelera de entrada a la Entidad, y contendrá la siguiente información:

 Número del aviso.

 Objeto del contrato.

 Presupuesto destinado para la contratación.

 Número y fecha del certificado de disponibilidad presupuestal.

 Fecha y hora máximas para la entrega de ofertas.

Cuando el plazo para la entrega de propuestas se prorrogue mediante documento suscrito por el Ordenador del Gasto respectivo, tal circunstancia se consignará en un nuevo aviso que tendrá el mismo número del aviso inicial adicionado con una letra, el cual se colocará en el sitio mencionado anteriormente.

La Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las Agencias, será el área responsable de este trámite. Cuando se trate de cuantías superiores a quinientos (500) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv) gestionarán además, su publicación oportuna, en la página web de la Entidad.

 Para la contratación directa con y sin formalidades plenas se diligenciará el Anexo No. 2 del presente Manual, que se denomina Solicitud de Contrato y Términos de Referencia, documento que se acompañará a la respectiva invitación a cotizar que formule la Entidad y que servirá de fundamento a la evaluación de las ofertas. No será de aplicación el mencionado instructivo para los contratos de representación judicial ni para los contratos que versen sobre derechos de exclusividad.

 Directorio Interno de Oferentes: Para efectos de la contratación directa, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar podrá invitar a participar en sus procesos contractuales a las personas inscritas en el directorio interno de oferentes, que llevará la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las Agencias, sin perjuicio de que se pueda invitar a cualquier otra persona.

Las personas interesadas en contratar con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, podrán inscribirse sin costo en dicho Directorio ante la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o ante el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o ante quien haga sus veces, en las Agencias, registrando su actividad comercial o profesional, los servicios, obras o bienes que están dispuestos a suministrar, su experiencia en contrataciones con el Estado y con los particulares, la dirección de su domicilio principal, el número de teléfono, fax y de correo electrónico, entre otros.

Dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de los meses de enero y julio de cada año, la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las Agencias, elaborará un aviso público donde se convoque a los interesados a inscribirse en el aludido Directorio o a actualizar la información contenida en el mismo. Dicho aviso se publicará en las carteleras ubicadas a la entrada de la Entidad y en la página we b de la Entidad.

 Publicación de la información sobre la contratación directa con formalidades plenas en la página web de la Entidad. Con el propósito de garantizar al máximo el cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad, la información referente a la contratación directa con formalidades plenas que se pretenda realizar, se publicará en la página web de la Entidad por parte de la Oficina de Informática, previa remisión con diez (10) días de anticipación a la fecha de apertura de la invitación, de la información respectiva por parte de la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o del Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o por quien haga sus veces, en las Agencias, durante el plazo establecido para la presentación de las propuestas.

 Recepción de las propuestas: Los proponentes que deseen participar en los procesos de contratación directa que adelante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, al hacer entrega de sus propuestas y como garantía de seguridad de las mismas, deberán entregarlas en las oficinas del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o en el Grupo Jurídico, en las Regionales o a quien haga sus veces en las Agencias, las cuales serán señaladas en el acto de invitación. Las propuestas que se presenten fuera de la fecha y hora establecida por la entidad, no serán evaluadas.

 Evaluación de las ofertas: Deberá realizarse por parte de la dependencia o área solicitante, quien una vez efectuada, la presentará al Comité de Licitaciones y Contratos, para que proceda a recomendar o no la suscripción del contrato respectivo.

 Elaboración del Contrato: Una vez realizada la recomendación, el Ordenador del Gasto respectivo, le solicitará al Grupo de Contratos y Adquisiciones, que proyecte la minuta correspondiente, la cual se deberá remitir para control de legalidad al Jefe de la Oficina Jurídica, en la Sede Nacional, y en las Regionales este procedimiento estará a cargo del Grupo Jurídico, o a cargo de quien haga sus veces, en las Agencias.

 A continuación, el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Coordinador del Grupo Jurídico, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las Agencias, solicitará por escrito la presencia del contratista para la revisión y firma del contrato. El plazo que tendrá el contratista para suscribir la minuta será hasta de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación.

 Una vez suscrita la minuta por el contratista, el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Coordinador del Grupo Jurídico, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las Agencias, solicitará que se efectúe el registro presupuestal a la Subdirección Financiera, en la Sede Nacional, o al Grupo Financiero o Administrativo-Financiero, en las Regionales o a quien haga sus veces, en las Agencias.

 El Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el coordinador del Grupo Jurídico, en las Regionales o quien haga sus veces, en las Agencias, solicitará por escrito al contratista la constitución de la garantía, la publicación del contrato y el pago del impuesto de timbre, en los casos en que éstos se requieran. El contratista deberá realizar estos trámites dentro de los cinco (5) días siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación.

 Constituida la garantía por el contratista, el Grupo de Contratos y Adquisiciones la revisará y si la misma la encuentra ajustada a lo establecido en el contrato, será remitida para el respectivo control de legalidad a la Oficina Jurídica en la Sede? Nacional. En las Regionales este trámite estará a cargo del Coordinador del Grupo Jurídico o quien haga sus veces, en las Agencias.

 Surtido el trámite anterior, el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Coordinador del Grupo Jurídico en las Regionales, o quien haga sus veces, en las Agencias, comunicará la aprobación de la garantía al contratista y al supervisor del contrato, con el fin de que se dé inicio a la ejecución del contrato.

3. De la Etapa Contractual

Esta etapa comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y los que adelante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.

La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos con formalidades plenas y sin formalidades plenas, los cuales estarán identificados con un número secuencial por anualidad, el cual será asignado una vez se produzca su perfeccionamiento, y debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato.

3.1 Del Contenido de los Contratos Con Formalidades y Sin Formalidades Plenas: El Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Grupo Jurídico, en las Regionales o quien haga sus veces, en las Agencias, elaborará las minutas de los contratos las cuales se ajustarán a las normas civiles, comerciales y de contratación estatal, que correspondan a la esencia y naturaleza del respectivo contrato, quien tendrá la obligación de foliar todos los documentos que hacen parte de la carpeta del contrato, la cual contendrá como mínimo la siguiente información:

 Número del contrato y fecha de celebración.

 Identificación de los contratantes, calidad en que actúan y los documentos que prueban las mismas.

 Parte considerativa, integrada por:

 Conveniencia y oportunidad del objeto a contratar.

 Fundamentos legales.

 Procedimiento de selección del contratista.

 Las personas que participaron en el proceso contractual y la recomendación del Comité de Licitaciones y Contratos.

 Disponibilidad presupuestal, citando su número y fecha.

 Clausulado integrado así:

 Objeto del contrato: Se determinará claramente la naturaleza del contrato y el objeto de las prestaciones a cargo del contratista.

 Obligaciones de las partes: Se relacionarán las obligaciones a cargo de las mismas y el plazo para su cumplimiento.

 Vigencia del contrato: Se determinará en días calendario, meses o años, el plazo de vigencia del contrato.

 Plazo de ejecución del contrato: Se describirá el término en días hábiles o calendario, meses o años, dentro del cual el contratista deberá cumplir con sus obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto principal del contrato. Dicho plazo de ejecución se contabilizará a partir del día siguiente hábil a la comunicación de la aprobación de la garantía o del pago anticipado o anticipo,según corresponda.

 Valor total del contrato: Es la contraprestación que el Instituto cancelará al contratista por el costo de los bienes, obras o servicios, inclui do el valor correspondiente al IVA, cuando se cause, en cuyo caso se desagregará.

 Forma de pago: Se pactará la forma como el Instituto cancelará al contratista el valor de los bienes, obras y servicios, determinándose expresa y claramente el trámite que deberá adelantar el contratista para su reconocimiento, y los plazos con que contará la entidad para efectuar el pago. En el evento en que se pacte un anticipo, se establecerá la forma de su amortización. Se deberá tener en cuenta que el Instituto tiene la obligación de pagar dentro del plazo establecido en el contrato, y si no cumple con ello, incurrirá en mora y, por lo tanto, tendrá que pagar los intereses correspondientes al contratista.

 Interventor o supervisor del contrato: Se designará a la (s) persona (s) encargada (s) de realizar la vigilancia de la ejecución del objeto contractual, quien estará sujeto a las responsabilidades y obligaciones señaladas en el numeral 3.5 del Capítulo II de este manual.

 Garantía única. Incluirá los riesgos amparados, cuantías y vigencias, de conformidad con el artículo 17 del Decreto 679 de 1994, así:

 Cumplimiento. El valor de este amparo no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria, ni al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y un término adicional, el cual no podrá ser inferior al plazo estipulado para la liquidación del contrato.

 Calidad de los bienes. Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, la cual deberá cubrir cuando menos, por el tiempo en que, de acuerdo con el contrato, la legislación civil y comercial, el contratista deba responder por la garantía mínima presunta, por vicios ocultos, garantizando el buen funcionamiento de los bienes suministrados. Dicho término comenzará a contarse a partir de la fecha de la entrega total y/o puesta en funcionamiento de los bienes objeto del contrato.

 Calidad de los servicios. Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la de éste y un término adicional, el cual no podrá ser inferior al plazo estipulado para la liquidación del contrato.

 Estabilidad de la obra. Equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, por el término de cinco (5) años contados a partir de la fecha del Acta de Recibo Final de los trabajos objeto del contrato.

 Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más.

 Pago anticipado o anticipo. Cuando se pacten, por el ciento por ciento (100%) de su valor, por el término de la vigencia del contrato y con un término adicional, el cual no podrá ser inferior al plazo estipulado para la liquidación del contrato.

 Responsabilidad civil extracontractual. Por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la del mismo.

PARÁGRAFO. De acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato se incluirán los amparos correspondientes en la respectiva garantía única; de igual manera se podrán incluir otros amparos, según corresponda.

 Garantía única. Para los contratos de aporte, se incluirán los riesgos amparados, cuantías y vigencias, de conformidad con el Decre to 2923 de 1994, así:

 Cumplimiento. El valor de este amparo no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria, ni al tres por ciento (3%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la del mismo, y un término adicional, el cual no podrá ser inferior al plazo estipulado para la liquidación del contrato.

 Calidad de los servicios. Equivalente al tres por ciento (3%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la de éste y un término adicional, el cual no podrá ser inferior al plazo estipulado para la liquidación del contrato.

 Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. No podrá ser inferior al dos por ciento (2%) del valor total del contrato, por una vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más.

 Pago anticipado o anticipo. Procederán cuando se pacten, y serán por el treinta por ciento (30%) de su valor, por el término de la vigencia del contrato y con un término adicional, el cual no podrá ser inferior al plazo estipulado para la liquidación del contrato.

 Cláusula penal pecuniaria. Se pactará el pago a favor del Instituto del equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por los perjuicios que pueda causar el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.

 Multas. Se pactará que en caso de incumplimiento por parte del contratista de las obligaciones contenidas en el contrato, el Instituto podrá imponerle al contratista multas sucesivas del uno por ciento (1%) del valor del contrato por mora en el cumplimiento del plazo de ejecución o por cualquier otro incumplimiento parcial, sin que el valor total de las multas impuestas superen el 10% del valor total del respectivo contrato.

 Exclusión de la relación laboral. En los contratos en los cuales el contratista deba destinar para su ejecución personal dependiente, se pactará que no existirá vínculo laboral alguno entre éstos y el Instituto.

 Documentos del contrato. Se pactará una cláusula en la que expresamente se señale que los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, o en su caso la invitación, el instructivo para presentación de propuestas en la contratación directa, así como la oferta o propuesta, las comunicaciones que se crucen entre las partes, los anexos que contengan planos, diseños, estudios y especificaciones, y los documentos relativos a las adiciones, modificaciones o interpretaciones del contrato y los acuerdos a que se lleguen, constituirán parte integrante del mismo.

 Publicación del contrato. Cuando el valor del contrato sea superior a trescientos (300) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), el contratista está obligado a cancelar los derechos de publicación del contrato en el Diario Unico de Contratación, dentro del plazo que se le señale, el cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación que en tal sentido le formule el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional o el Coordinador del Grupo Jurídico, en la Regional o quien haga sus veces, en la Agencia.

 Sujeción de los pagos. Estos se sujetarán al Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC.

 Inhabilidades e incompatibilidades. El contratista manifestará bajo la gravedad del juramento que no se halla incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad alguna.

 Interpretación, modificación y terminación unilaterales, y caducidad. En los contratos de obra, suministro, prestación de servicios, y en los demás que señale la ley, se incluirán las cláusulas de interpretación, modificación y terminación unilaterales, y de caducidad, en los términos legales.

 Documentos relacionados con informes de supervisión.

Responsable: El supervisor del contrato.

 Certificado de cumplimiento a satisfacción.

Responsable: El supervisor del contrato.

 Acta de Liquidación Parcial de los contratos.

Periodicidad. Con el fin de tomar decisiones en forma oportuna, y liberar los saldos no ejecutados por parte del Ordenador del Gasto respectivo, se realizarán estos cortes parciales con una periodicidad que no supere los cuatro (4) meses en aquellos contratos cuya duración sea superior a seis (6) meses, o en forma mensual, cuando su duración sea inferior. Cuando se trate de contratos de Aporte, estas actas se realizarán con una periodicidad que no supere los cuatro (4) meses.

Responsable: El supervisor del contrato.

 Plazo de liquidación del contrato, si a ello hubiere lugar. En este evento se establecerá un plazo hasta de cuatro (4) meses. Se buscará solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, utilizando la conciliación, la amigable composición o la transacción, entre otros.

 Acta de liquidación (En los casos en que se requiera).

Responsable. El supervisor del contrato.

 Comunicación del acta de liquidación a las áreas involucradas.

Responsable. El Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Coordinador del grupo Jurídico, en las Regionales, o quien haga sus veces, en las agencias.

3.2 De las órdenes de compra o de servicio o de trabajo

En concordancia con lo previsto en el artículo 39, de la Ley 80 de 1993; los incisos 2 y 3 del artículo 25, del Decreto 679 de 1994 y el artículo 19, del Decreto 2150 de 1995, se podrán efectuar adquisiciones mediante Órdenes de Compra o de Servicio o de Trabajo, hasta por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del valor máximo que, de acuerdo con el presupuesto anual del Instituto, está establecido para la celebración de contratos sin formalidades plenas. (Al momento de expedición de esta Resolución, este valor asciende a trescientos (300) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv). Dichas órdenes estarán identificadas con un número secuencial por anualidad, no necesitarán la elaboración de la Solicitud de Contrato y Términos de Referencia (Anexo 2) y no serán competencia del Comité de Licitaciones y Contratos.

3.3 Del contenido de las órdenes de compra o de servicio o de trabajo

De conformidad con los Anexos Nos. 3 y 4, estas órdenes deberán contener:

 Número.

 Identificación del contratista.

 Objeto de la orden.

 Plazo de ejecución.

 Valor y forma de pago.

·Dependencia solicitante.

 Lugar de ejecución.

 Indicación de la disponibilidad presupuestal y del registro presupuestal.

 Supervisor.

 Manifestación del contratista de no encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la ley.

 Garantía única, en los eventos en que se considere necesario.

3.4 De la supervisión para el control y vigilancia de la ejecución del contrato

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 80 de 1993, para el cumplimiento de los fines de la contratación, las entidades estatales al celebrar un contrato tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y la vigilancia de la ejecución del mismo.

Para realizar el control y la vigilancia de los contratos, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, de acuerdo con el objeto, alcance y complejidad del contrato mismo, podrá realizar la supervisión a través de las siguientes personas a las cuales se les comunicará por escrito su designación:

 Un funcionario de la Entidad que tenga relación funcional con el objeto contractual, o

 Un equipo interdisciplinario de funcionarios de la entidad, que posea los conocimientos técnicos, administrativos, jurídicos y financieros, necesarios para desempeñar a cabalidad la función, o

 Un contratista de consultoría, especializado en ello. Será obligatoria en los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso público.

 En los Contratos de Aporte, la supervisión preferiblemente deberá realizarse a través de la Coordinación del Centro Zonal, dado su grado de responsabilidad, quien se apoyará en los informes técnicos, administrativos y/o financieros, que al efecto rindan los funcionarios del Centro Zonal, o de la Sede Regional u otras instancias de control social o institucional, como las Veedurías Ciudadanas, Asociaciones de Padres de Familia, Contralorías, Personerías, Cajas de Compensación Familiar, entre otras.

3.5 De las funciones de los supervisores o interventores

1. Estar atento a la fecha en que se inicia la ejecución del contrato, previo el cumplimiento de los requisitos legales para ello.

2. Vigilar el cumplimiento de las obligaciones del contrato asegurando que el contratista se ciña a los plazos, términos, calidades y condiciones previstos en el contrato y en los documentos del mismo.

3. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato, la calidad de los bienes y servicios, de acuerdo con las especificaciones y su respectiva oferta o propuesta.

4. Efectuar el seguimiento permanente de la ejecución del contrato en sus diferentes etapas, exigiendo al contratista las informaciones que estime pertinentes para el cabal cumplimiento de sus funciones como supervisor. Para efectos del pago, expedir las certificaciones a que haya lugar conforme a lo pactado en el contrato y presentarlas en las dependencias encargadas de efectuarlo.

5. Formular al contratista por escrito las recomendaciones u observaciones tendientes a la debida ejecución del contrato, sin que con las mismas pueda efectuar modificación alguna a los términos del contrato.

6. Informar oportunamente cualquier anomalía o conflicto que se presente, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del hecho, al Ordenador del G asto respectivo. Así mismo, informarle oportunamente sobre las modificaciones, prórrogas o adiciones que se requieran recomendando su conveniencia o no. En particular, dicha información oportuna deberá siempre suministrarse respecto del cumplimiento del plazo de ejecución.

7. Asegurarse de que todos los documentos que soportan sus actuaciones reposen en la carpeta del respectivo contrato.

8. Elaborar Actas de Liquidación Parcial, para liberar los saldos no ejecutados, de conformidad con el Anexo No. 5, con una periodicidad de hasta cuatro (4) meses en aquellos contratos cuya duración sea superior a seis (6) meses, o en forma mensual, cuando su duración sea inferior. La periodicidad de estas actas en los contratos de aporte deberá ser hasta de cuatro (4) meses, con el fin de que se puedan tomar decisiones en forma oportuna.

9. Proyectar el acta de liquidación del contrato cuando haya lugar a ello y colocar su visto bueno, según el Anexo No. 6.

10. Expedir la certificación de recibido a satisfacción de los bienes y/o servicios a más tardar el día de vencimiento del plazo de ejecución.

11. Velar por la vigencia de la garantía conforme a lo pactado en el contrato.

12. Las demás, inherentes a su función.

PARÁGRAFO. El incumplimiento a estas funciones dará lugar a que se inicie la acción disciplinaria correspondiente, conforme a lo dispuesto en la Ley 200 de 1995, Código Disciplinario Unico, sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal en que pueda incurrir si fuere el caso.

3.6 De la aplicación de las cláusulas excepcionales y de las sanciones

En los contratos estatales son las siguientes:

3.6.1 De la interpretación, modificación, y terminación unilaterales y de la caducidad. De configurarse las causales para declarar la interpretación, modificación o terminación unilaterales o la caducidad, señaladas en los artículos 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993, el Instituto a través de resolución motivada, expedida por el Ordenador del Gasto respectivo, la declarará cuando se den los supuestos de hecho establecidos por la ley, previa recomendación del Comité de Licitaciones y Contratos.

3.6.2 De las multas. En el evento en que el contratista incumpla las obligaciones del contrato, el supervisor o interventor de éste informará inmediatamente al Ordenador del Gasto respectivo sobre dicho incumplimiento, quien impondrá multas sucesivas, previa recomendación del Comité de Licitaciones y Contratos. Dicha multa podrá imponerse durante el término de vigencia del contrato, es decir hasta antes de efectuarse la liquidación.

La multa se impondrá mediante resolución motivada y, una vez en firme, dicho valor deberá ser consignado por el contratista en la Pagaduría del Instituto. Si hubiere saldos del contrato a favor del contratista no cancelados por la Entidad, el valor de la multa se descontará de los mismos, si así se hubiere acordado en el contrato o, en su defecto, se hará efectiva la garantía única que ampara el riesgo por incumplimiento del contrato. De no lograrse su pago por estas vías, se demandará ejecutivamente ante la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.

3.6.3 De la cláusula penal pecuniaria. En el evento en que el contratista con su incumplimiento cause perjuicios al Instituto, el Ordenador del Gasto respectivo, a través de resolución motivada, le hará efectiva la cláusula penal pecuniaria hasta por el monto pactado en el contrato, de acuerdo con la gravedad de los perjuicios ocasionados. Dicha cláusula podrá imponerse durante el término de vigencia del contrato.

3.6.4 De la ejecución de la garantía única. En el evento de presentarse el riesgo asegurado, previo concepto del Comité de Licitaciones y Contratos, se declarará su ocurrencia por medio de resolución motivada expedida por el Ordenador del Gasto respectivo, quien ordenará hacer efectiva la correspondiente garantía en el amparo correspondiente, a cargo de la compañía de seguros que expidió la póliza. Dicha resolución se notificará a la aseguradora y al contratista, contra la que procederá el recurso de reposición por la vía gubernativa.

3.6.5 Actuación administrativa para la aplicación de las cláusulas excepcionales y sanciones. En la aplicación de las cláusulas excepcionales y las sanciones, la Entidad garantizará el debido proceso al contratista y a los garantes en la respectiva actuación administrativa que se surtirá previamente a la decisión. La aplicación de las cláusulas excepcionales y las sanciones se hará mediante resolución motivada expedida por el Ordenador del Gasto respectivo, previa recomendación del Comité de Licitaciones y Contratos. Contra esta decisión procederá el recurso de reposición en la vía gubernativa.

4. De la etapa de liquidación

Todos los contratos estatales deberán liquidarse (excepto los de ejecución instantánea). Es la instancia final del vínculo contractual y consistirá en la realización de un cruce de cuentas definitivo que refleje el porcentaje, del objeto contractual ejecutado, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, los pagos a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, los saldos a favor de las partes y los compromisos necesarios para quedar a paz y salvo en relación con la ejecución del contrato, todo ello basado en la documentación contractual.

Se buscará solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, utilizando la conciliación, la amigable composición o la transacción, entre otros.

4.1 Del término y alcance de la liquidación. Se practicará la liquidación concluida la ejecución del objeto contractual o terminado el plazo de ejecución del contrato, o cuando se presenten los otros eventos de terminación anormal en los que deba practicarse la liquidación señalados en el artículo 60 y siguientes de la Ley 80 de 1993.

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el contratista tendrán un término hasta de cuatro (4) meses, según se estipule en el contrato, para que de común acuerdo realicen el cruce de cuentas definitivo, en el cual se refleje la ejecución y el cumplimiento recíproco de las obligaciones a su cargo. En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y harán constar en el acta respectiva los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

4.2 Del Procedimiento para la liquidación del contrato.

a) El contrato lo liquidarán los representantes de las partes, es decir, el Ordenador del Gasto respectivo y el contratista;

b) El Supervisor del Contrato elaborará el proyecto de liquidación y lo someterá a consideración del contratista, quien si está de acuerdo lo firmará para formalizar la liquidación;

c) Si el contratista sólo estuviere parcialmente de acuerdo con ciertos puntos de la liquidación, podrá firmar el acta dejando constancia de la inconformidad. Si el contratista firma el acta, sin dejar observación o constancia de su inconformidad o desac uerdo, no podrá reclamar posteriormente, a no ser que alegue vicios del consentimiento;

d) Si el contratista se negare a firmar el acta de liquidación, surgirá para el Instituto la competencia para realizar la liquidación unilateral a través de resolución motivada, la cual será recurrible y demandable;

e) Cuando el contrato se liquide de común acuerdo y hubiese obligaciones a cargo de una de las partes, el acta sería el título ejecutivo, mediante el cual se podría hacer efectivo el pago, porque contiene una obligación clara, expresa y exigible;

f) Si el contratista no se presentara a realizar la liquidación de común acuerdo o las partes no llegasen a un acuerdo sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por el Instituto dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término acordado por las partes para ello, y se adoptará mediante resolución debidamente motivada expedida por el Ordenador del Gasto respectivo, la cual será susceptible del recurso de reposición. Durante este término adicional, las partes podrán liquidar el contrato de manera bilateral;

g) Cuando sea necesario, se deberán extender o ampliar las garantías;

h) Antes de proceder a firmarse el acta de liquidación por parte del Ordenador del Gasto respectivo, ésta se deberá enviar para el control de legalidad respectivo ante la Oficina Jurídica, en la Sede Nacional, o el Grupo de Jurídico, en las Regionales, o a quien haga sus veces, en las Agencias. Para ello, se deberá acompañar la carpeta del contrato con todos los documentos contractuales que soporten su ejecución, el cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como sus respectivas certificaciones de cumplimiento, los pagos efectuados, y demás documentos que permitan verificar lo plasmado en el Acta de Liquidación.

Incurrirá en falta disciplinaria el supervisor del contrato que durante este término no proyecte la respectiva liquidación.

4.3 De los contratos objeto de liquidación. De conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, todos los contratos con y sin formalidades plenas, u órdenes de compra, o de servicio, o de trabajo que sean de tracto sucesivo o cuya ejecución se prolongue en el tiempo serán objeto de liquidación.

Respecto de las órdenes de compra, se verificará que el contratista haya cumplido con sus obligaciones y, en caso de que haya quedado un saldo no ejecutado, se solicitará por parte del Ordenador del Gasto respectivo la liberación del mismo a la Subdirección Financiera, en la Sede Nacional, o al Coordinador del Grupo Financiero o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o a quien haga sus veces, en las Agencias.

4.4 Del contenido de las actas de liquidación. El acta de liquidación deberá realizarse de conformidad con el Anexo No. 6, y contendrá lo siguiente:

 Fecha de celebración.

 Identificación de las partes.

 Número del contrato, sus adiciones y modificaciones, si las hubiere.

 Objeto del contrato.

 El cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes.

 La ejecución económica del contrato.

 El balance de lo e jecutado por el contratista y de lo pagado por la Entidad como contraprestación a dicha ejecución, frente al valor total del contrato.

 Los reconocimientos por concepto de equilibrio financiero del contrato, si los hubiere.

 Valor de las cuentas por pagar a cargo del ICBF.

 Los acuerdos, conciliaciones o transacciones a que llegaren las partes contratantes para poner fin a las diferencias surgidas como consecuencia de la ejecución del contrato.

 Los compromisos de pago para saldar las diferencias de tipo monetario que se presenten como consecuencia de la ejecución del contrato, en los términos legales.

 La extensión o ampliación de los amparos de la garantía única, cuando a ello hubiere lugar.

CAPITULO III.

DE LOS INFORMES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.

1. De las clases de informes, responsables de su elaboración y envío.

El Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Coordinador del Grupo Jurídico, en las Regionales o quien haga sus veces, en las Agencias, presentarán informes, remitiéndolos a las siguientes dependencias:

a) Una relación de contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, a la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, de acuerdo con el formato y lineamientos que al efecto expida la Subdirección Administrativa;

b) Una relación sobre las licitaciones o concursos públicos que pretenda celebrar la Entidad, así como también sobre contrataciones directas cuyo valor sea superior a cien (100) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), para que dicha información sea publicada en la página web, a la Oficina de Informática, de la Sede Nacional, con una antelación mínima de diez (10) días a la fecha de su apertura;

c) Remitirán durante los primeros diez (10) de cada mes, a la Imprenta Nacional de Colombia, una relación de contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, cuyo valor supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía (Quinientos (500) smlmv), incluyendo los interadministrativos, de conformidad con el artículo 61 de la Ley 190 de 1995 y el artículo 6 del Decreto 1477 de 1995;

d) Una relación mensual de los bienes adquiridos y servicios contratados, el objeto, valor de los mismos, su destino y el nombre de los contratistas, así como de las licitaciones o concursos públicos declarados desiertos, para ser publicada dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, en la cartelera ubicada a la entrada de la Entidad Sede Nacional, Regional o Agencia, respectivamente, de conformidad con el artículo 51 de la Ley 190 de 1995;

e) Prepararán para la firma del Director General o Regional, un oficio remisorio del informe semestral en medio magnético con destino a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, sobre información concerniente a los contratos de obra pública, compraventa y suministro de bienes muebles y consultoría que se encuentren ejecutados, consignando la cuantía, el cumplimiento de los mismos y las multas y sanciones que en relación con ellos se hubieren impuesto. Esta información deberá remitirse a más tardar el quince (15) de julio y el quince (15) de enero, para el primero y segundo s emestre, respectivamente. En las Agencias esta responsabilidad corresponderá al Director. (Artículo 22, numeral 22.1 de la Ley 80 de 1993; artículo 12 del Decreto 856 de 1994; Resolución 2497 de 1994, proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio;

f) Los demás informes sobre contratos que sean necesarios, a solicitud del Ordenador del Gasto respectivo.

CAPITULO IV.

DE LAS DELEGACIONES.

Se delega en los Directores Regionales, los trámites y celebración de contratos hasta por mil (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), y en los Directores Seccionales de Agencia los trámites y celebración de contratos hasta por trescientos (300) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv).

PARÁGRAFO. Cuando se trate de la celebración de los contratos de aporte previstos en el artículo 127 del Decreto 2388 de 1979, esta delegación se extiende hasta por tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).

Se delega en el Secretario General, Directores de Técnica y Gestión Territorial la celebración de contratos hasta por mil (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes. (smlmv).

Se delega en el Secretario General, la celebración de los demás contratos que requieran las Agencias, superiores a trescientos (300) y hasta mil (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes. (smlmv).

Se delega en el Subdirector Administrativo la celebración de contratos relacionados con su área, hasta por quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).

La celebración de contratos que superen las cuantías señaladas anteriormente, requerirá delegación especial, previa solicitud ante la Dirección General.

Las delegaciones conferidas por la presente Resolución se extienden a la imposición de sanciones, declaratoria de caducidad, aprobación de pólizas, celebración de contratos adicionales y actas de modificación por mutuo acuerdo, liquidación, terminación, modificación e interpretación unilateral y demás actos inherentes al procedimiento de contratación estatal.

Los funcionarios delegatarios serán responsables por sus actuaciones u omisiones contrarias a la Ley 80 de 1993 y demás normas que la reglamenten o complementen.

CAPITULO V.

DE LOS CONTRATOS DE APORTE.

La celebración de este contrato está prevista en el numeral 9 del artículo 21 de la Ley 7a. de 1979, que enuncia las funciones del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como son las de celebrar contratos con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o internacionales para el manejo de sus campañas, de los establecimientos destinados a sus programas y en general para el desarrollo de su objetivo, en la forma que lo señalan los artículos 127 y 128 del Decreto 2388 de 1979, que predican que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar por su naturaleza puede celebrar contratos de aporte.

El Grupo Programático en la Regional o en la Agencia, realizará la selección de estos contratistas cuando se trate de Asociaciones de Padres de Familia u Organizaciones Comunitarias1. Los estatutos que rijan a las Asociaciones de Padres de Familia deberán estar en congruencia con la nor matividad de los programas que vayan a administrar.

Será competencia del Comité de Licitaciones y Contratos, la recomendación para contratar cuando se trate de Organizaciones No Gubernamentales (ONG), Cooperativas, Fundaciones o cualquier otro tipo de persona jurídica diferentes de las señaladas anteriormente.

De acuerdo con el régimen legal se entiende que hay contrato de aporte "…cuando el Instituto se obliga a proveer a una institución de utilidad pública o social, de bienes, (edificios, dineros, etc.) indispensables para la prestación total o parcial del servicio, actividad que se cumple bajo la exclusiva responsabilidad de la institución, con personal de su dependencia, pero de acuerdo con las normas y el control del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, su vigencia será anual, pero podrá prorrogarse de año en año". Igualmente, se establece que "Los contratos de aporte que el ICBF celebre para la prestación de los servicios de bienestar familiar sólo están sujetos a las cláusulas obligatorias de todo contrato administrativo…".

Este contrato está incluido dentro del ámbito de aplicación del Decreto 777 de 1992, por el cual se reglamenta la celebración de los contratos a que se refiere el artículo 355 de la Constitución Política, de acuerdo con el numeral 1 de su artículo 2o., además en su artículo 8o. se consagra que "La entidad pública contratante no contraerá ninguna obligación laboral con las personas que el contratista vincule para la ejecución del contrato".

La Oficina Jurídica de la Sede Nacional con apoyo de la Dirección Técnica y la de Gestión Territorial, proyectarán y elaborarán los lineamientos y minutas modelo para la celebración de los contratos de aporte para la vigencia fiscal siguiente, las cuales serán remitidas a las Direcciones Regionales y Direcciones Seccionales de Agencias, a más tardar en el mes de octubre de cada año.

Cuando se trate de contratación con Organizaciones No Gubernamentales (ONG) Cooperativas, Fundaciones o cualquier otro tipo de persona jurídica diferentes de las Asociaciones de Padres de Familia u Organizaciones Comunitarias, el proceso de selección deberá cumplir con los mismos requisitos establecidos para la Contratación Directa indicada en el numeral 2.4 del Capítulo II de este manual.

Las Organizaciones No Gubernamentales (ONG) que administren la prestación del servicio público de bienestar familiar deben ser entidades sin ánimo de lucro, que formen parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF), es decir compartir los objetivos con la modalidad que administrarán. Sus estatutos deberán señalar que son vinculadas al SNBF.

Las Regionales y Agencias deberán preferir que la administración de las diferentes modalidades de atención objeto de contrato de aporte se realice a través de Asociaciones de Padres de Familia u Organizaciones Comunitarias. En los casos en que se requiera cambiar de Entidad Contratista se deberá tener en cuenta:

 Que es un proceso que involucra a varios actores, a saber: la Comunidad Beneficiaria, Asociación de Padres de Familia, Agentes Educativos Comunitarios, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y otras entidades que estén apoyando el desarrollo del programa.

 El resultado de la evaluación de la Gestión Técnica y Administrativa de la entidad anterior.

 El análisis y concertación con los actores del programa de las garantías que ofrece la entidad administradora propuesta por su reconocimiento e idoneidad para administrar.

ARTÍCULO 2o. Forman parte del presente Manual los siguientes anexos:

Anexo No. 1 Requisitos legales de los contratos.

Anexo No. 2 Solicitud de contrato y términos de referencia.

Anexo No. 3 Orden de compra o de servicio.

Anexo No. 4 Orden de trabajo.

Anexo No. 5 Informe de ejecución y preliquidación de contratos.

Anexo No. 6 Acta de liquidación de contratos.

Anexo No. 7. Aprobación de Garantía única.

ARTÍCULO 3o. La presente resolución rige a partir del 1o. de enero de 2001 y deroga las que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a..

El Director General,

Juan Manuel Urrutia Valenzuela

ANEXO No. 1

REQUISITOS LEGALES DE LOS CONTRATOS

A) Requisitos obligatorios comunes a todos los contratos

1. Solicitud de contrato, la cual deberá cumplir con todos los requisitos previstos en la presente Resolución, debidamente firmada por el jefe o Coordinador de la dependencia solicitante, con el visto bueno del Ordenador del Gasto respectivo.

2. Acta del Comité de Licitaciones y Contratos recomendando la celebración del contrato

3. Certificado de disponibilidad presupuestal.

B) Requisitos de legalización y ejecución obligatoria para todos los contratos

1. Registro presupuestal.

2. Garantía Unica. No se requerirá en los contratos interadministrativos. (Artículos 16 a 18 Decreto 679 de 1994, numeral 19 artículo 25 Ley 80 de 1993). (El artículo 19 del Decreto 679 fue anulado por sentencia del Consejo de Estado No. 11318 de agosto 24 de 2000).

3. Aprobación de la garantía única. (Artículo 18 Decreto 679 de 1994).

4. Recibo de pago de derechos de publicación en el Diario Unico de Contratación, para contratos con formalidades plenas, es decir, los que superen la cuantía de trescientos (300) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv). Los contratos interadministrativos no requerirán esta publicación cualquiera que sea su cuantía. (Artículo 96 Decreto 2150 de 1995).

5. Recibo de pago del impuesto de timbre cuando de acuerdo con la cuantía del contrato haya lugar a ello (en el mes de enero de cada año, la Oficina Jurídica informará las cuantías sujetas a este gravamen).

C) Actuaciones posteriores a la legalización de todos los contratos

El Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Grupo Jurídico, en la Regional o quien haga sus veces en las Agencias en lo pertinente, una vez legalizados los contratos deberán:

1. Diligenciar para la firma de quien suscribió el contrato, e l formato único de publicación establecido por la Imprenta Nacional de Colombia, remitiendo el original a dicha entidad dentro de los diez (10) días siguientes a la entrega por parte del contratista del recibo de pago de los derechos de publicación. Este trámite se aplicará a los contratos con formalidades plenas, es decir, a aquellos cuyo valor supera los trescientos (300) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv) (artículo 24 del Decreto 679 de 1994, artículos 1o. a 7o. del Decreto 1.477 de 1995).

2. Remitir a la División de Talento Humano, en la Sede Nacional, o al Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en la Regional, o a quien haga sus veces, en la Agencia, para lo de su competencia, las hojas de vida y las declaraciones juramentadas de bienes y rentas y actividad económica privada de los contratistas de prestación de servicios, dejando copia de éstos en la carpeta del contrato.

3. El Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, en la Sede Nacional, o el Coordinador del Grupo Jurídico, en la Regional, o quien haga sus veces, en la Agencia, remitirán durante los primeros diez (10) días de cada mes a la Imprenta Nacional de Colombia, una relación de los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, que superen el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía (Quinientos (500) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv). Incluidos los interadministrativos (artículo 61 Ley 190 de 1995, artículo 6o. Decreto 1477 de 1995).

4. Cuando quiera que en desarrollo de un contrato se impongan sanciones, la parte resolutiva de los actos sancionatorios, una vez ejecutoriados, se publicará por dos (2) veces en medio de comunicación social y escrita con amplia circulación en el territorio de la respectiva jurisdicción y se comunicará a la Cámara de Comercio en que se encuentre inscrito el contratista sancionado. También se publicará en el Diario Oficial y se comunicará a la Procuraduría General de la Nación.

5. La publicación a la que se hace referencia correrá a cargo del sancionado. Si éste no cumple con tal obligación, la misma se hará por parte de la entidad estatal, quien repetirá contra el obligado. (Artículo 31 Ley 80 de 1993).

D) Requisitos adicionales según la naturaleza del contrato

1. Contratos de prestación de servicios

Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos solo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

En ningún caso estos contratos generarán relación laboral, ni prestaciones sociales, y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

Requisitos:

Son los siguientes:

1.1 Certificado expedido por el Secretario General, en la Sede Nacional, o el Director en la Regional o Agencia, según el caso, en el que haga constar que no existe personal de planta que pueda desarrollar la actividad por contratar; o que no existe personal con el grado de especialización requerido para desarrollar la actividad por contratar; o que hay insuficiencia de personal, según el caso. (Numeral 3o. artículo 32 Ley 80 de 1993, Decreto 1737 de 1998, Artículo 1o. de la Resolución 02222 del 6 de mayo de 1999 emanada de la Dirección General del ICBF).

1.2 Verificar que en la solicitud se haya dejado constancia clara y precisa de que el servicio se requiere realizar por las calidades personales del contratista, cuando se trate de casos de intuito personae (parágrafo del artículo 3o. del Decreto 855 de 1994) (anexo No. 2).

1.3 Hoja de vida del contratista en formatos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (artículo 1o. Ley 190 de 1995, Resolución 009 de 1996 del Departamento Administrativo de la Función Pública).

Personas Naturales. Si el término del contrato es superior a tres (3) meses, formato único de hoja de vida. Si el término del contrato es igual o inferior a tres (3) meses, formato único de hoja de vida simplificado.

Personas Jurídicas. Formato único de hoja de vida, cualquiera que sea el término del contrato.

1.4 Formulario único de declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica privada. (Artículo 1o. Ley 190 de 1995. Resolución 009 del Departamento Administrativo de la Función Pública):

Personas Naturales. Cuando el término del contrato sea superior a tres (3) meses. Este formulario debe actualizarse cada año y en todo caso a la terminación del contrato.

Personas Jurídicas: cuando el término del contrato sea superior a tres (3) meses. En este caso el balance general suscrito por Contador Público se asimilará al formulario adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

1.5 Documentos que acrediten la afiliación a los sistemas de seguridad social en salud y pensiones de que trata la Ley 100 de 1993, para personas naturales, cuando la duración del contrato sea superior a tres (3) meses. (Artículo 282 Ley 100 de 1993, artículo 114 Decreto 2150 de 1995).

1.6 Solicitud de antecedentes judiciales y disciplinarios para contratos con personas naturales cuyo término sea superior a tres (3) meses. (Parágrafo artículo 1o. Ley 190 de 1995. Artículos 16, 17 y 141 Decreto-ley 2150 de 1995).

1.7 Acreditar mediante una (1) o más certificaciones que el contratista ha realizado trabajos similares, expedidas por entidades públicas o privadas. (Artículo 23 Ley 80 de 1993).

1.8 En estos contratos deberán incluirse todas y cada una de las cláusulas que le son propias. En especial se deberá pactar la cláusula de "Autonomía del Contratista", en la que se hará constar que el contratista para la ejecución de las obligaciones que el contrato le impone, obrará bajo su absoluta responsabilidad y, por lo tanto, entre éste y el Instituto no existirá relación laboral alguna, ni tampoco existirá relación laboral entre el Instituto y las personas que éste utilice para la ejecución del contrato.

2. Requisitos Especiales de Algunos Contratos de Prestación de Servicios

2.1 Servicios de Publicidad. Requieren autorización previa del Ministerio de Comunicaciones, solicitada a través del Ministerio de Salud, por la Dirección General. Se entiende por servicios de publicidad los planes o programas que requieran la utilización repetida de uno o varios medios de comunicación social, con objeto de divulgar al público actividades, ya sea creando conciencia sobre necesidades sociales o personales, o anunciando bienes o servicios ofrecidos al público.

Las Reg ionales y Agencias no están facultadas para celebrar contrato alguno relacionado con publicidad. Solamente podrán publicar avisos institucionales que sean requeridos por la ley (edictos, licitaciones, concursos, etc.). Se limitará su contenido de tal manera que se logre austeridad del gasto público. (Artículo 3o. Resolución 02222 del 6 de mayo de 1999, emanada de la Dirección General del ICBF).

2.2 Servicios de publicaciones e impresos. Respecto de las publicaciones y papelería institucional, tanto en la impresión de la papelería como en aquellos casos en los que se requiera la utilización del logo símbolo del Instituto, se deberán acatar las instrucciones que aparecen en el manual de identidad visual, aprobado mediante Resolución número 2246 del 3 de octubre de 1996.

Cualquier publicación o impreso sólo será procedente cuando esté relacionado en forma directa con las funciones que deba cumplir el Instituto. Para ello deberá elaborarse prescindiendo de materiales lujosos y costosos, se hará en el número indispensable, acudiendo prioritariamente a la División de Recursos Materiales y Físicos de la Sede Nacional, y subsidiariamente, a la contratación con la Imprenta Nacional (Ley 109 de 1994), o con la sociedad de economía mixta Renacimiento S. A. (Directiva Presidencial No. 18 del 16 de Octubre de 1997). (Artículo 6o. y siguientes del Decreto 1737 de 1998); (Artículo 3o. Resolución 02222 del 6 de mayo de 1999, emanada de la Dirección General del ICBF).

2.3 Servicio de vigilancia y seguridad privada. Licencia expedida al contratista por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. (Decretos 2453 de 1993 y 356 de 1994).

2.4 Servicios de correo. Estos servicios solo se podrán contratar con la Administración Postal Nacional o con las personas jurídicas a quienes el Ministerio de Comunicaciones les haya otorgado contrato de concesión o licencia para la prestación del servicio postal.

2.5 Servicios de representación judicial. Se requerirá siempre autorización previa del contrato, por parte de la Dirección General. (Resolución 4545 del 10 de Diciembre de 1999 emanada de la Dirección General).

NOTA: En los contratos de Servicios de Rendición de conceptos, estudios o trabajos que impliquen creaciones intelectuales, deberá pactarse una cláusula donde se señale que la propiedad sobre los mismos será del ICBF, sin perjuicio de destacar los créditos del contratista. (Ley 23 de 1982).

3. Contrato de compraventa y suministro de bienes muebles

Son los que tienen por objeto adquirir bienes muebles. Si se requiere una sola entrega, se denominan de Compraventa. Si se requieren entregas periódicas definidas en el tiempo, se denominan de Suministro.

La adquisición o suministro de bienes muebles con cargo al presupuesto de funcionamiento se sujetará estrictamente al Plan de Compras aprobado por la Sede Nacional. Su control se llevará a través de la División de Recursos Materiales y Físicos.

La adquisición o suministro de bienes muebles con cargo a los proyectos de inversión, procederá únicamente de conformidad con la programación Anual de Servicios.

El mantenimiento y reparación de los bienes muebles obedecerá a los requerimientos necesarios para mantenerlos en funcionamiento y sólo será viable tratándose de bienes indispensables para la prestación de los servicios. (Artículo 9o. Resolución 02222 del 6 de mayo de 1999, emanada de la Dirección General del ICBF).

Requisitos:

3.1 Certificación en la que conste que la adquisición se ajusta al Plan General de Compras, o a la Programación Anual de Servicios expedida por el funcionario encargado del manejo del mismo.

3.2 Garantía de buen funcionamiento de los bienes según la naturaleza de los mismos, mediante la cual se garantice la calidad contra defectos de fabricación, mantenimiento y suministro de repuestos (artículo 932 del Código de Comercio), sin perjuicio de la exigencia de la garantía única.

3.3 Cuando Los bienes adquiridos sean importados, se deberá pactar en el contrato que al momento del pago, el contratista presentará copia del manifiesto de aduana correspondiente.

3.4 Cuando exista sólo un proponente que provea los bienes, se exigirá el certificado que acredite tal exclusividad. (Parágrafo del artículo 3o. y parágrafo 2o. del artículo 12 del Decreto 855 de 1994).

3.5 Certificado de inscripción en el Registro Unico de Proponentes de la Cámara de Comercio para los contratos de mayor cuantía, es decir, los que superen los mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv). En los contratos de menor cuantía y para efectos de identificar los posibles oferentes con capacidad de ejecutar el objeto del contrato, se podrá consultar dicho registro en la Cámara de Comercio de la jurisdicción. (Artículo 22 Ley 80 de 1993 y artículo 13 Decreto 855 de 1994).

3.6 Tratándose de personas naturales propietarias de establecimientos de comercio, se exigirá el certificado de matrícula del respectivo establecimiento, expedido por la Cámara de Comercio.

4. Contrato de obra pública

Son contratos de obra pública los que celebran las entidades estatales para construcción, mantenimiento, instalación y en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso público, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueron imputables en los términos previstos en el artículo 53 de la Ley 80 de 1993. (Artículo 32 numeral 1o. Ley 80 de 1993).

En los contratos celebrados por contratación directa, esta interventoría podrá ser contratada en las mismas condiciones o ejercida por un funcionario del Instituto que sea Ingeniero Civil o Arquitecto con matrícula profesional vigente.

Los contratos para mantenimiento, instalación y en general, para la realización de trabajos materiales, sobre bienes muebles e inmuebles, solo podrán celebrarse cuando se trate de reparaciones necesarias para mantener y conservar la estructura física de dichos bienes. En consecuencia, queda prohibida toda obra que implique mejoras suntuarias.

Para la realización de obras públicas, se requerirá autorización previa de la Subdirección Administrativa. (Artículo 8o. Resolución 02222 del 6 de mayo de 1999, emanada de la Dirección General del ICBF).

5. Contrato para construcciones y remodelaciones

Se requieren los siguientes documentos:

5.1 Fotocopia de los documentos que acrediten la calidad de propietario o Comodatario del ICBF.

5.2 Planos, especificaciones técnicas, presupuestos, cronograma de la obra y propuestas presentadas, según formatos adoptados por la Subdirección Administrativa.

5.3 Licencia de construcción cuando se requiera.

5.4 Certificado de inscripción en el Registro Unico de Proponentes de la Cámara de Comercio para los contratos de mayor cuantía, es decir, aquellos que superen los mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv). En los contratos de menor cuantía y para efectos de identificar a los posibles oferentes con capacidad de ejecutar el objeto del contrato, se podrá consultar dicho registro en la Cámara de Comercio de la jurisdicción. (Artículo 22 Ley 80 de 1993 y artículo 13 Decreto 855 de 1994).

5.5 Si se trata de personas naturales que no estén inscritas en el Registro Unico de Proponentes de la Cámara de Comercio, se exigirá la fotocopia de la cédula de ciudadanía y de la matrícula profesional de Arquitecto o Ingeniero.

6. Contrato de Consultoría

Son contratos de Consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como para que se efectúen asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato. (Numeral 2, artículo 32 Ley 80 de 1993).

Solo se podrán celebrar contratos de consultoría con personas naturales o jurídicas, cuando no exista personal de planta especializado para la labor requerida. (Artículo 23 del Decreto 26 de 1998).

Requisitos:

6.1 Certificado de inscripción en el Registro Unico de Proponentes de la Cámara de Comercio para los contratos de mayor cuantía, es decir, aquellos que superen los mil (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv). En los contratos de menor cuantía y para efectos de identificar a los posibles oferentes con capacidad de ejecutar el objeto del contrato, se podrá consultar dicho Registro en la Cámara de Comercio de la jurisdicción. (Artículo 22 Ley 80 de 1993 y artículo 13 Decreto 855 de 1994).

6.2 Dos (2) certificaciones en las que conste que el contratista ha realizado trabajos similares, expedidas por entidades públicas o privadas.

7. Contrato para la adquisición de bienes inmuebles

La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.

Los requisitos serán los siguientes:

7.1 Se efectuará siempre mediante contratación directa s in importar su cuantía, es decir, que no estará precedido de licitación.

7.2 Solicitud de análisis de la conveniencia para adquirir el inmueble dirigida a la Subdirección Administrativa, y suscrita por el Director Regional o por el Director Seccional de Agencia, acompañada de una carpeta que contenga los siguientes documentos:

7.2.1 Estudios de títulos del inmueble sobre el cual la entidad tenga interés de comprar, con el propósito de determinar la tradición, la inexistencia de limitaciones o gravámenes a cualquier título. Este estudio será elaborado por la Oficina Jurídica, en la Sede Nacional, o por el Grupo Jurídico, en la Regional, o por quien haga sus veces en la Agencia, el cual se anexará al respectivo expediente, acompañado de los soportes documentales. Para realizar esta operación se requerirá:

 Análisis de la tradición del bien con base en el folio de matrícula inmobiliaria, verificando que la fecha de expedición por parte de la oficina de Registro de Instrumentos Públicos no sea superior a 10 días a la fecha de realizar el estudio.

 Visita al inmueble para constatar que no existen poseedores ni tenedores que dificulten la posterior entrega real y material del bien al Instituto.

 Levantamiento de planos del bien a adquirir, en los cuales se especificará el área total del terreno y el área construida. Este requisito se le exigirá al vendedor del bien.

7.2.2 Avalúo con fines de compra

De acuerdo con la Ley 9a. de 1989 y el Decreto 2150 de 1995, las entidades de derecho público tienen la opción de realizar los avalúos de inmuebles para venta, compra, arrendamiento o cualquier otra actuación administrativa, podrán ser adelantados por el Instituto geográfico "Agustín Codazzi", IGAC, o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada y autorizada por la Lonja de Propiedad Raíz del lugar donde esté ubicado el bien para adelantar dichos avalúos.

De acuerdo con el artículo 19 del Decreto 1420 de 1998, estos avalúos tendrán una vigencia de un año, contado a partir de la fecha de su expedición o desde aquella que se decidió la revisión o impugnación.

 Avalúos ante el IGAC

Para efectos del precio base de la negociación, se podrá solicitar un avalúo de carácter comercial con fines de compra al Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

Para las ciudades de Bogotá, Cali y Medellín y el departamento de Antioquia, competerá a las Oficinas de Catastro efectuar el avalúo con los mismos criterios del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, sin perjuicio de que aquella entidad delegue dicha actuación en otras oficinas de Catastro Departamentales. Tratándose de la solicitud de avalúo, la entidad la formulará a través de un oficio en el cual se especificarán los linderos, la nomenclatura, el área del terreno, el área construida, si la tuviere, y el número de matrícula inmobiliaria adjuntando al mismo, el plano del bien objeto de la solicitud.

Con excepción de lo señalado para las ciudades de Bogotá, Cali y Medellín y el Departamento de Antioquia, la solicitud de avalúo de carácter comercial con fines de compra, se hará mediante el diligenciamiento del formato número 5.1.0-01/93 "Solicitud de Avalúo", diseñado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, anexando los documentos allí solicitados.

 Avalúos por personas natural es o jurídicas registradas y autorizadas por la Lonja de Propiedad Raíz:

El Decreto 2150 de 1995, contempla la posibilidad de que la entidad pueda adelantar estos avalúos a través de personas naturales o jurídicas pero de carácter privado, evento en el cual, la persona deberá estar registrada y autorizada por la Lonja de Propiedad Raíz del lugar donde esté ubicado el bien. Si el Instituto escoge la opción privada, corresponderá a la Lonja determinar, en cada caso, la persona natural o jurídica que adelante el avalúo de los bienes inmuebles.

- Previo el trámite de solicitud del citado avalúo, la entidad deberá contar con la correspondiente disponibilidad presupuestal que ampare el pago del valor del mismo.

- El avalúo deberá realizarse con una antelación máxima de seis (6) meses a la fecha de efectuarse la negociación. El precio de compra no podrá ser superior al valor del avalúo.

7.2.3 Certificado de disponibilidad presupuestal que cubra el costo del inmueble que se va a adquirir.

7.3 Autorización de la Dirección General para proceder a tramitar la compra del inmueble.

7.4 Si el precio de compra es superior a mil (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), se deberá contar previamente con la resolución de delegación proferida por la Dirección General.

7.5 Elaboración y notificación de la Oferta de Compra, en los términos establecidos en el Artículo 13 de la Ley 9a. de 1989.

7.6 Acordadas las condiciones de la negociación, se podrá suscribir promesa de compraventa o proceder directamente a celebrar el contrato de compraventa elevándolo a Escritura Pública.

7.7 Otorgada la Escritura Pública de Compraventa, ésta se registrará en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, previa cancelación de la inscripción a que se refiere el Artículo 13 de la Ley 9a. de 1989.

7.8 Entrega real y material del bien, conforme a las condiciones pactadas en el contrato de compraventa, mediante acta.

7.9 Remisión a la Subdirección Administrativa, División de Recursos Materiales y Físicos, de la copia de la Escritura Pública de compraventa, acompañada del folio de matrícula inmobiliaria, en donde conste la anotación de la negociación y copia de la Orden de Alta de Ingreso al almacén del inmueble, con destino al inventario general de bienes inmuebles de la Entidad.

7.10 En caso de existir alguna controversia o conflicto relacionado con la negociación o contrato de adquisición del inmueble, esta deberá someterse a consideración del Comité Inmobiliario de la Entidad ( Resolución No. 3434 del 9 de agosto de 1999).

8. Contrato de venta de bienes inmuebles

Los requisitos serán los siguientes:

8.1 El trámite de la venta deberá estar precedido de Licitación Pública excepto cuando el contrato sea interadministrativo, o que con base en el avalúo comercial se determine que la base del precio de venta del mismo equivale a la menor cuantía, es decir, hasta mil (1.000) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv) (artículos 14 y 15 Decreto 855 de 1993), o en los casos señalados en el artículo 36 de la Ley 9a. de 1989, y en los demás casos que expresamente lo señale la ley.

8.2 Concepto previo de viabilidad técnica suscrito por el Dir ector Técnico, en la Sede Nacional, o por el Director de la Regional o por el Director de la Agencia, que contenga un análisis de conveniencia para vender el inmueble y que el mismo no es necesario para los programas de la entidad, dirigido a la Subdirección Administrativa, de la Sede Nacional acompañado de la carpeta que contenga los documentos indicados en el numeral 7.2.1 del Anexo No. 1 de este Manual.

8.3 Poder de la Dirección General para realizar la venta del inmueble.

8.4 Una vez obtenido el poder, se tramitará el avalúo del inmueble con fines de venta, para lo cual se tendrá en cuenta lo indicado en el numeral 7.2.2 del anexo No. 1 de este Manual.

8.5 El precio de venta no podrá ser inferior al monto del avalúo comercial del inmueble..

8.6 Concepto del Comité Inmobiliario, que certifique que los documentos aportados se encuentran de conformidad, para proceder a celebrar la respectiva negociación.

8.7 Adelantados los procesos de contratación y suscrito el contrato de promesa de compraventa, si es el caso, y cancelado el precio de venta, se procederá a la firma de la correspondiente Escritura Pública y registro de la misma en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

8.8 El pago del precio de venta se podrá efectuar en un sólo contado o hasta en un máximo de doce (12) cuotas, en efectivo o en cheque de gerencia, lo cual debe quedar estipulado en el respectivo contrato de promesa de compraventa o contrato de compraventa. El plazo de su cancelación no excederá del término de tres (3) años contados a partir de la suscripción del contrato en mención. En el evento de efectuarse la venta a plazos, se podrá proceder a la celebración de la Escritura Pública de compraventa, constituyendo sobre el inmueble objeto de venta, hipoteca de primer grado a favor del Instituto, la cual garantizará el cumplimiento de las obligaciones, o celebrar el contrato de promesa de compraventa y una vez que el Instituto reciba la totalidad del precio pactado, se suscribirá la correspondiente Escritura Pública de compraventa. La cuantía de los intereses remuneratorios o corrientes será el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Bancaria, y la cuantía de los intereses moratorios será el equivalente a una y media veces del interés bancario corriente, tal como lo señala el artículo 884, del Código de Comercio, modificado por la Ley 510 de 1999, artículo 11; y para otorgar el plazo para el pago se considerará el monto de la transacción así:

- De 1 a 360 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), hasta seis (6) meses.

- De 360,01 a 1800 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), hasta un (1) año.

- De 1800,01 a 3600 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv), hasta dos (2) años.

- De 3600 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (smlmv) en adelante, hasta tres (3) años.

8.9 Remisión a la Subdirección Administrativa, División de Recursos Materiales y Físicos, de la copia de la Escritura Pública acompañada del folio de matrícula inmobiliaria en donde conste la anotación de la negociación y copia de la Orden de Baja de Almacén de dicho inmueble, con destino al Inventario General de Inmuebles de la Entidad.

8.10 En caso de Existir alguna controversia o conflicto relacionado con la negociación o contrato de venta del inmueble, esta deberá someterse a consideración del Comité Inmobiliario de la Entidad ( Resolución No. 3434 del 9 de agosto de 1999).

9. Contrato de comodato

El Comodato o préstamo de uso es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o inmueble, por un tiempo determinado, para que ésta haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.

Requisitos cuando el Instituto sea Comodante:

9.1 Se realizará siempre mediante contratación directa.

9.2 Certificación suscrita por el Director Técnico, en la Sede Nacional o por el Director de la Regional o de la Agencia, que contenga un análisis de la conveniencia para dar en comodato el inmueble y que el mismo no es útil para los programas de la entidad, con destino a la Subdirección Administrativa, de la Sede Nacional.

9.3 El ICBF sólo celebrará estos contratos cuando el uso prometido de los bienes, esté relacionado con la prestación del Servicio de Bienestar Familiar. Excepto, cuando se trate de organizaciones conformadas por servidores públicos del ICBF como sindicatos, Cooperativas, Fondos de Empleados y Asociaciones de Pensionados

9.4 Los pagos por concepto de administración, servicios públicos, impuestos de valorización, predial y complementarios, del predio dado en comodato estarán a cargo del comodatario durante la vigencia del contrato.

9.5 Las mejoras que el comodatario realice sobre el bien, serán de propiedad del Instituto cuando termine el contrato, sin que haya lugar a reconocer ningún valor por estas.

9.6 Solicitud de celebración del contrato suscrita por el Director Técnico, en la Sede Nacional o por el Director de la Regional o de la Agencia, dirigida a la subdirección Administrativa, de la Sede Nacional, adjuntando la carpeta que contenga los siguientes documentos:

9.7 Folio de Matrícula Inmobiliaria de reciente expedición y copia de la escritura que acredita el actual propietario del bien inmueble.

9.8 Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica posible comodataria, en donde conste la vigencia de la sociedad y la facultad del representante legal para firmar este tipo de contratos.

9.9 Concepto técnico del Comité Inmobiliario en que se conceptúe si el futuro comodatario estaría facultado para cumplir técnica y económicamente con el Programa que se realizará en el inmueble,

9.10 Poder del Director General, para que se proceda a celebrar el respectivo contrato.

9.11 Suscrito el contrato de comodato, en el caso de inmuebles, se procederá a elevarlo a Escritura Pública. Este contrato no requerirá inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (Artículo 2o. Decreto 1250 de 1970).

9.12 El término de duración de los contratos de comodato será hasta por cinco (5) años, prorrogables. (Artículo 38 Ley 9a. de 1989).

9.13 Se deberán efectuar los correspondientes registros de Almacén, tanto de los bienes recibidos como de los entregados en comodato, remitiendo copia de los respectivos contratos junto con las escrituras correspondientes, a la División de Recursos Materiales y Físicos, cuando el inmueble se encuentre en el inventario de los bienes de la Sede Nacional, o al Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero de la Regional, cuando el inmueble se encuentre en su inventario, o ante el funcionario que haga sus veces, cuando el inmueble se encuentre en el inventario de la Agencia. Las Regionales y Agencias deberán remitir a la División de Recursos Materiales y Físicos de la Sede Nacional cada seis (6) meses un informe actualizado de los bienes dados en comodato, con destino al Inventario General de Inmuebles de la Entidad.

NOTA: Cuando el Instituto sea comodatario, se tendrán en cuenta en lo pertinente, los requisitos antes citados.

10. Contrato de arrendamiento

El Instituto podrá dar en arrendamiento sus inmuebles. Este es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, y la otra a pagar por este goce, un precio determinado.

Los requisitos serán los siguientes:

10.1 Se realizará siempre mediante contratación directa, sin importar la cuantía del canon de arrendamiento, es decir, que no estará precedida de Licitación Pública.

10.2 El canon de arrendamiento corresponderá como mínimo al uno por ciento (1%) del avalúo comercial con fines de venta que del inmueble haya practicado el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada y autorizada por la Lonja de Propiedad Raíz del lugar donde esté ubicado el bien de conformidad con el Decreto 3444 de 1985, el Decreto 2150 de 1995 y demás normas que sobre el particular expida el Gobierno Nacional.

10.3 Se regirá por las normas del contrato de arrendamiento en materia civil, por cuanto el Instituto no desarrolla actividades mercantiles.

10.4 El valor del reajuste anual del canon de arrendamiento se regirá por las disposiciones que expida el Gobierno Nacional para el efecto.

11. Contratos adicionales y actas de modificación por mutuo acuerdo

Deberán cumplir los siguientes requisitos.

11.1 Solicitud y fundamentación con la oportunidad y conveniencia certificada por el supervisor del contrato, previo visto bueno del Ordenador del Gasto respectivo, ante el Comité de Licitaciones y Contratos.

11.2 Certificado de Disponibilidad presupuestal en caso de adición en el valor.

11.3 Registro presupuestal.

11.4 Ampliación de la vigencia de la garantía única en los casos de prórroga de término del contrato principal y de los porcentajes en el caso de adición en el valor del contrato, mediante certificado de modificación de la garantía única.

11.5 Aprobación del certificado de modificación de la garantía única.

11.6 Recibo de pago de los derechos de publicación en el Diario Unico de Contratación, si el contrato principal requirió de esta formalidad.

11.7 Recibo de pago del impuest o de timbre, cuando el valor de la adición esté sujeto a este gravamen.

E) Ordenes de compra o de servicio o de trabajo

Cuando la adquisición de bienes o servicios se efectúe por medio de órdenes de compra, de servicios o de trabajo, estas deberán cumplir con los requisitos previstos en los correspondientes formatos, de conformidad con los Anexos Nos. 3 y 4 de esta Resolución, y deberán ser diligenciadas por parte del área o dependencia que requiera el bien o servicio, para que a través de la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o por el Director de la Regional o Agencia realice la respectiva negociación.

ANEXO No. 2

SOLICITUD DE CONTRATO Y TERMINOS DE REFERENCIA

Fecha:____________________________________________________________

Dependencia solicitante:____________________________________________

Clase de Contrato:____________________________________________________

JUSTIFICACION: (Cuando se trate de un contrato de prestación de servicios se deberá indicar las razones que imposibiliten desarrollar la actividad por no existir personal de planta, por ser esta insuficiente, o no tener el grado de especialización requerida para desarrollarla; si es para adquirir bienes muebles se señalará que esta negociación se ajusta al plan de compras o al Programa Anual de Servicios, identificando el Programa o Proyecto dentro del cual se enmarca el objeto del contrato. Además se detallarán los motivos de conveniencia y oportunidad que justifiquen la celebración del contrato).__________ __________ _______________ _______________________

OBJETO:__________________________ _______________________________

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: (Se incluirán todas las obligaciones enespecial aquellas que de acuerdo con la naturaleza del contrato deba realizar). ______________________________

VALOR APROXIMADO: _____________________________________________

FORMA DE PAGO: __________________________________________________

SUPERVISION O INTERVENTORIA:_________________________________

ESPECIFICACIONES TECNICAS (Cuando sea el caso)_____________________

POSIBLES PROPONENTES O PROVEEDORES: (Si los hay)_________________

NOMBRE O RAZON SOCIAL_________________________________________

DIRECCION _______________________________________________________

TELEFONOS Y FAX_________________________________________________

JUSTIFICACION DE QUE HAYA SOLO UN POSIBLE PROPONENTE O PROVEEDOR:_________________________________________________________

RUBRO PRESUPUESTAL__________________________________________

DOCUMENTOS CONTRACTUALES: ( Relacionar la documentación requerida, según la clase de contrato y si el contratista es persona natural o jurídica-Ver Anexo No. 1):

OBSERVACIONES:_______________________________________________

_____________________________

Jefe Dependencia Solicitante

Vo. Bo. Ordenador del Gasto Respectivo

_____________________________

ANEXO No. 3

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR ORDEN

DE COMPRA O DE SERVICIO

OBJETIVO: Ordenar algunas compras o servicios necesarios para el desarrollo de las actividades y funcionamiento de la Entidad, de acuerdo con las cuantías estable-cidas.

No. Asigne un número consecutivo al comienzo de cada vigencia, iniciando con el 0001. Este servirá para efectos de controlar el trámite del documento, posibilitando su rápida ubicación e identificación.

CLASE: Marque en la casilla correspondiente la clase de orden a que corresponda. Este mismo formato se puede utilizar para órdenes de compraventa de bienes y elementos, suministros, y/o prestación de servicios.

CIUDAD Y FECHA: Coloque el nombre completo de la ciudad o municipio donde se produce la orden y la fecha en que es autorizado para su realización.

DATOS DEL PROVEEDOR O PRESTADOR DEL SERVICIO: Escriba claramente el nombre y apellidos si es persona natural o la razón social si es persona jurídica, la dirección o domicilio, el número de NIT y los teléfonos; coloque el nombre del representante Legal de la Empresa y su número de cédula de ciudadanía, solo para personas jurídicas. Este dato es importante, para retirar los cheques de pagaduría.

DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO: Cuando se trate de bienes o elementos relaciónelos uno a uno en la columna especificaciones de los bienes colocando al frente de cada uno la unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total. Si se trata de la prestación de un servicio, utilice este espacio para escribir claramente en qué consiste la prestación de dicho servicio y si es necesario puede utilizar las demás columnas, sólo colocando el valor total.

SUBTOTAL: Coloque el valor del subtotal de la orden sumando los valores totales de cada ítem. Calcule el porcentaje correspondiente al IVA y obtenga el valor total del contrato. En la casilla Valor Total coloque el valor en cifras y en letras.

FORMA DE PAGO: Describa la forma como se van a efectuar los pagos. Si se pacta anticipo, en ningún caso podrá ser superior al 50% del valor total de la orden. Si se acuerdan varios pagos, relacione el valor, número de pagos, y requisitos, para lo cual debe tener disponibilidad de PAC.

TERMINO: Señale en periodos de tiempo (meses, semanas, días) el término en que se debe ejecutar el contrato.

GARANTIA: Cuando haya necesidad de solicitar Garantía Unica al Contratista, esta debe ser aprobada por el Ordenador del Gasto respectivo. Señale el número de la póliza de garantía, su vigencia, el nombre de la compañía que la expide y el valor asegurado. Para los casos en que el contratista o fabricante otorgue garantía sobre la calidad de los bienes o elementos, deberá estipularse el término y cubrimiento de la misma.

SUPERVISOR: coloque el nombre de la persona que se asigna como supervisor de la orden de compra o de servicio. Se sugiere que sea un funcionario de la dependencia o área que solicita el bien o servicio.

DEPENDENCIA SOLICITANTE: Coloque el nombre de la dependencia o área que solicita el bien o servicio con el fin de tener claro su destinatario.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Coloque en la casilla correspondiente el número y la fecha del certificado de disponibilidad y el número del registro en la contabilidad presupuestal.

LUGAR DE EJECUCION O ENTREGA: Coloque el nombre de la dependencia y la dirección en la que el contratista debe entregar los elementos, donde se prestará el servicio y/o donde construir la obra.

ORDENADOR DEL GASTO: Espacio para la firma del ordenador del gasto, es decir, a la apersona que se le autorizó por delegación la suscripción del mismo.

ANEXO No. 4

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA ORDEN DE TRABAJO

OBJETIVO: Ordenar la ejecución de trabajos de obra pública relacionados con la construcción, mantenimiento o instalaciones especiales en los inmuebles de la Entidad, de acuerdo con las cuantías establecidas y a las autorizaciones y delegaciones de la Dirección General.

No. Asigne un número consecutivo al comienzo de cada vigencia, iniciando con el 001. Este servirá para efectos de controlar el trámite del documento, posibilitando su rápida ubicación e identificación.

CLASE: Marque en la casilla correspondiente la clase de orden a que corresponda.

CIUDAD Y FECHA: Coloque el nombre completo de la ciudad o municipio donde se produce la orden y la fecha en que es autorizado para su realización.

DATOS DEL CONTRATISTA: Escriba claramente el nombre y apellidos si es persona natural o la razón social si es persona jurídica, la dirección o domicilio, el número de NIT y los teléfonos; indique el nombre del representante Legal de la Empresa y su número de cédula de ciudadanía, solo para personas jurídicas. Este dato es importante, para retirar los cheques de pagaduría.

DESCRIPCION DEL TRABAJO Y/O MATERIALES: Describa el tipo de trabajo que se va a efectuar y/o relacione la característica de cada uno de los materiales o insumos que se van a utilizar, colocando al frente de cada uno la unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total.

SUBTOTAL: Coloque el valor del subtotal de la orden sumando los valores totales de cada ITEM. Calcule el porcentaje correspondiente al IVA y obtenga el valor total del contrato. En la casilla Valor Total coloque el valor en cifras y en letras.

FORMA DE PAGO: Describa la forma como se van a efectuar los pagos. Si se pacta anticipo, en ningún caso podrá ser superior al 50% del valor total de la orden. Si se acuerdan varios pagos, relacione el valor, número de pagos, y requisitos, para lo cual debe tener disponibilidad de PAC.

TERMINO: Señale en periodos de tiempo (meses, semanas, días) el término en que se debe ejecutar el contrato.

GARANTIA: Cuando se pacte anticipo, es obligatorio solicitar al contratista póliza de buen manejo del mismo por el ciento por ciento (100%) de su valor. En todos los casos se deberá solicitar póliza de estabilidad de la obra por el diez por ciento (10%) del valor total de la orden.

SUPERVISOR: Coloque el nombre de la persona que se asigna como supervisor de la orden de trabajo.

DEPENDENCIA SOLICITANTE: Coloque el nombre de la Dependencia que solicita el trabajo.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Coloque en la casilla correspondiente el número y la fecha del certificado de disponibilidad y el número del registro en la contabilidad presupuestal.< /p>

LUGAR DE EJECUCION O ENTREGA: Coloque el nombre de la dependencia y el lugar en el cual se ejecutarán los trabajos.

ORDENADOR DEL GASTO: Espacio para la firma del ordenador del gasto respectivo, es decir, la persona a quien por delegación se le asignó la responsabilidad.

CONTRATISTA: Espacio reservado para la firma del contratista o persona que ejecuta los trabajos relacionados con la orden.

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO No.5

ACTA DE LIQUIDACION PARCIAL DEL CONTRATO

1. Registre el valor del contrato inicial.

2. Registre las modificaciones del contrato (adiciones o disminuciones).

3. Registre la sumatoria o diferencia. Este valor debe corresponder al valor del contrato vigente a la fecha de la liquidación parcial.

4. Valor Pagado a: Escriba la fecha de corte a la cual se refiere la liquidación parcial y registre el valor pagado según las certificaciones.

5. Registre el valor de las cuentas por pagar. Este valor corresponde a los días no certificados del periodo o mes (días laborados y no certificados), cuando las certificaciones no se hacen con corte de final de mes.

6. Total Ejecutado a: Fecha de corte de la liquidación parcial y registre la sumatoria de los numerales 4 y 5, lleve este mismo valor a la columna de la derecha.

7. Pagos Programados a: Escriba la fecha de corte de la liquidación parcial y registre el valor de pagos programados a la fecha en el supuesto de que se hubiese ejecutado el ciento por ciento (100%).

8. Registre la diferencia entre los numerales 6 y 7. Este valor debe corresponder al excedente por cobertura no atendida o por la no prestación del servicio, según el caso. Lleve este mismo valor a la columna de la derecha.

9. Registre el saldo por ejecutar del contrato. La suma en la columna de la derecha de los numerales 6 + 8 + 9 debe ser igual al numeral 3, valor total del contrato.

10. Registre el valor de los excedentes por cobertura no atendida o por la no prestación del servicio, según el caso, de liquidaciones parciales anteriores + el excedente de la presente liquidación parcial.

Importante. Los valores reportados como excedentes por cobertura no atendida o por la no prestación del servicio, según el caso, son de total Responsabilidad de los Supervisores de cada contrato, ya que constituyen los valores liberados por la no ejecución de los mismos, para ser invertidos en programas de la entidad.

En los Contratos de Aporte, cuando se imputen diferentes rubros presupuestales para cubrir diferentes códigos o modalidades de atención, se deberá diligenciar una liquidación parcial por cada una de ellas.

ANEXO No. 5

ACTA DE LIQUIDACION PARCIAL DEL CONTRATO No.

PERIODO DE CORTE

CONTRATISTA

REPRESENTANTE LEGAL

OBJETO DEL CONTRATO

1. ASPECTOS TECNICOS

A) COBERTURA ATENDIDA:

B) ACCIONES ADELANTADAS:

C) RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS:

D) CONCLUSIONES:

2. SITUACION FINANCIERA:

1- Valor contrato principal: $

2- Modificaciones al contrato: $

3- Valor total del contrato: $

4- Valor pagado a: $

5- Valor pendiente de giro (cuentas por pagar) a: $

6- Total ejecutado a: $ $

7- Pagos Programados a: $

8- Diferencia Excedente a favor del ICBF por cobertura o no atendido

por no prestación del servicio $ $

9- Saldo por ejecutar $

10- Acumulado excedente $

SUPERVISOR DEL CONTRATO

ANEXO 6

MODELO ACTA DE LIQUIDACION

CIUDAD Y FECHA DE LIQUIDACION: _____________ REF: CONTRATO No.___________

CLASE DE CONTRATO: __________________________________________________________________

CONTRATISTA: _________________________________________________________________________

REPRESENTANTE LEGAL: _______________________________________________________________

OBJETO: ______________________________________________________________________________

CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES POR LAS PARTES: ___________________________________

MODIFICACIONES O ADICIONES: _________________________________________________________

TERMINO DEL CONTRATO: _______________________________________________________________

TERMINO PRORROGA CONTRATO ADICIONAL: _____________________________________________

TERMINACION ANTICIPADA DEL CONTRATO: ________________________________________________

VALOR CONTRATO PRINCIPAL: $_________

VALOR REAJUSTES Y REVISION DE PRECIOS PACTADOS EN EL CONTRATO $_________

VALOR CONTRATO ADICIONAL: $_________

VALOR TOTAL DEL CONTRATO: $_________

VALOR PAGADO: $_________

Según comprobantes Nos:

VALOR RETENCIONES: $___________

VALOR CUENTAS POR PAGAR $___________

VALOR EJECUTADO: $_____________

VALOR NO EJECUTADO: $_____________ $___________

SUMAS IGUALES $______________ $___________ $_________

ACUERDOS, CONCILIACIONES, TRANSACCIONES A QUE LLEGAN LAS PARTES___________________

COMPROMISOS DE PAGO PARA SALDAR LAS DIFERENCIAS DE TIPO MONETARIO QUE SURJAN ENTRE LAS PARTES______________________________________________________________________

LA EXTENSIÓN O AMPLIACION DE LOS AMPAROS DE LA GARANTIA UNICA CUANDO A ELLO HUBIERE LUGAR_________________________________________________________________________________

Saldo a favor de: (ICBF o Contratista)_________________ ___ ($________); Este valor debe ser reintegrado por el contratista a la Asociación (o pagado al contratista por el ICBF) dentro de los___________( ) días hábiles siguientes a la suscripción de la presente acta.

ORDENADOR DEL GASTO CONTRATISTA

Vo./Bo. SUPERVISOR

ANEXO No. 7

APROBACION DE POLIZA DE GARANTIA CONTRATO No. _________

Celebrado entre el ICBF y _________________________________________________

Objeto: _________________________________________________________________

El Suscrito..(Ordenador del Gasto) conforme a lo dispuesto por la Ley 80 de 1983, imparte aprobación a la siguiente garantía única.

Póliza No. ____________________ fecha ____________________________

De la Compañía de Seguros: ______________________________________

Las cuales amparan los siguientes riesgos: Cumplimiento, calidad, estabilidad, Anticipo, prestaciones sociales

Sumas Aseguradas: _________________, _________________,__________

Vigencias: C.C _____________________, _______________, ____________

Nombre Ordenador del gasto: _______________________________________

Firma:__________________________________________________________

Cargo:__________________________________________________________

Ciudad y Fecha de expedición _______________________________________

TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I

DE LOS ASPECTOS GENERALES

1. DEL CAMPO DE APLICACION

2. DE LA SUJECION DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL A LA CONSTITUCION Y A LA LEY

3. DE LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACION

3.1 De la Transparencia

3.2 De la Economía

3.3 De la Responsabilidad

3.4 De la Ecuación Contractual

3.5 De la Buena Fe

4. DEL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES

4.1 Del Contenido de la Certificación del Registro

5. DE LOS COMITES DE LICITACIONES Y CONTRATOS

5.1 En la Sede Nacional

5.2 En las Regionales

5.3 En las Agencias

5.4 De las Funciones de los Comités de Licitaciones y Contratos

6. DE LAS ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

CAPITULO II

DEL DESARROLLO DE LAS ETAPAS DE LA CONTRATACION

1. DE LA ETAPA DE PLANEACION

1.1 De los Estudios Previos 1.2 Del Plan Anual de Compras

1.3 Programación Anual de Servicios

2. DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL

2.1 De la Selección del Contratista

2.2 De los Funcionarios Responsables de la Selección del Contratista y de la Celebración de los Contratos

2.3 Del Proceso Licitato rio o Concursal

2.4 Del Proceso de Contratación Directa

3. DE LA ETAPA CONTRACTUAL

3.1 Del Contenido de los Contratos Con Formalidades y Sin Formalidades Plenas

3.2 De las Órdenes de Compra o de Servicio o de Trabajo

3.3 Del Contenido de las Órdenes de Compra o de Servicio o de Trabajo

3.4 De la Supervisión para el Control y Vigilancia de la Ejecución del Contrato

3.5 De las Funciones de los Supervisores o Interventores

3.6 De la Aplicación de las Cláusulas Excepcionales y de las Sanciones

4. DE LA ETAPA DE LIQUIDACION

4.1 Del Término y Alcance de la Liquidación

4.2 Del Procedimiento para la Liquidación del Contrato

4.3 De los Contratos Objeto de Liquidación

4.4 Del Contenido de las Actas d e Liquidación

CAPITULO III

DE LOS INFORMES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

1. DE LAS CLASES DE INFORMES, RESPONSABLES DE SU ELABORACION Y ENVIO

CAPITULO IV

DE LAS DELEGACIONES

CAPITULO V

DE LOS CONTRATOS DE APORTE

ANEXOS

ANEXO No. 1 REQUISITOS LEGALES DE LOS CONTRATOS

A. Requisitos obligatorios comunes a todos los contratos

B. Requisitos de Legalización y Ejecución obligatorios para todos los contratos

C. Actuaciones Posteriores a la Legalización de todos los contratos

D. Requisitos Adicionales según la Naturaleza de los Contratos

1. Contratos de Prestación de Servicios

2. Requisitos Especiales de Algunos Contratos de Prestación de Servicios

3. Contrato de compraventa y suministro de bienes muebles

4. Contrato de Obra Pública

5. Contrato para Construcciones y Remodelaciones

6. Contrato de consultoría

7. Contrato para la Adquisición de Bienes Muebles

8. Contrato de Venta de Bienes Inmuebles

9. Contrato de comodato

10. Contrato de arrendamiento

11. Contratos Adicionales y Actas de Modificación por Mutuo Acuerdo

E. Ordenes de Compra, o de Servicio o de Trabajo

ANEXO No. 2 SOLICITUD DE CONTRATO Y TERMINOS DE REFERENCIA

ANEXO No. 3 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO

ANEX O No. 4 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA ORDEN DE TRABAJO

ANEXO No. 5 INSTRUCTIVO Y MODELO ACTA DE LIQUIDACIÓN PARCIAL

ANEXO No. 6 MODELO ACTA DE LIQUIDACION

ANEXO No. 7 MODELO APROBACION DE POLIZA DE GARANTIA