RESOLUCIÓN 4800 DE 2023
(mayo 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Por la cual se delega una facultad y se dictan normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas tenores de Direcciones Regionales, la Dirección General, Dirección Administrativa - Oficina Asesora Jurídica de instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia De La Fuente de Lleras, para la vigencia del 2023
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR-CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS - ICBF
En uso de sus facultades legales y estatutarias y, en especial de las que le confieren los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, el literal b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979, los artículos 9, 10 y 78 de la Ley 489 de 1998, los artículos 2.8.5.2 y 2.8.5.3 del Decreto 1068 de 2015 y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales, y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que el parágrafo del artículo 9 y el artículo 10 de la Ley 489 de 1998, establecen lo referente a la facultad de los representantes legales de las entidades descentralizadas de delegar sus funciones, siempre que medie un acto administrativo escrito que así lo disponga, que verse sobre funciones susceptibles de ser delegadas por mandato legal y que recaiga en cabeza de empleados públicos de los niveles directivo y asesor, vinculados al organismo correspondiente.
Que el artículo 11 de la Ley 489 de 1998 indica que “(...) no podrán transferirse mediante delegación: 1. La expedición de reglamentos de carácter general, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley. 2. Las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de delegación. 3. Las funciones que por su naturaleza o por mandato constitucional o legal no son susceptibles de delegación”.
Que el Consejo de Estado, mediante Sentencia 00314 de 2016, Consejero Ponente: Guillermo Vargas Ayala, señaló: "Es necesario recordar que la delegación es una medida en virtud de la cual, el titilar de una competencia o función administrativa, previamente autorizado por el legislador,) decide radicaría temporal y discrecionalmente en cabeza de otra autoridad usualmente subordinada, debiendo quedar en claro que las competencias o funciones susceptibles de delegación, son solo aquellas de las cuales es titular la autoridad delegante".
Que la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-372 de 2002, Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño, precisó que “Hay funciones cuyo ejercicio es indelegable, sea porque hay restricción expresa sobre la materia o porque la naturaleza de la función no admite la delegación. También resulta improcedente la delegación para el ejercicio de la actividad o la competencia de la Integridad de la investidura presidencial o cuando la delegación supone transferir aquellas atribuciones que atañen con el señalamiento de las grandes directrices, orientaciones y la fijación de políticas generales que corresponden como jefe superior de la entidad estatal 'pues, lo que realmente debe ser objeto de delegación, son las funciones de mera ejecución, instrumentales u operativas”'.
Que al tenor de lo dispuesto en el artículo 110 del Decreto 111 de 1996 y en atención al principio de autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la Ley, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF cuenta con la capacidad para ordenar el gasto, en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección del presupuesto general de la Nación. Dicha facultad se encuentra en cabeza del (la) Director(a) General, quien a su vez podrá delegarla en funcionarios del nivel directivo o asesor.
Que por medio de la Ley 2276 de 2022, fue decretado el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2023.
Que de acuerdo con el artículo 18 de la Ley 2276 de 2022 y el artículo 18 del Decreto 2590 de 2022, la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación se regirá por el Decreto 1068 de 2015, así como las que lo modifiquen o adicionen.
Que la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores se realizará conforme a lo establecido en los artículos 2.8.5.1. y ss. del Decreto 1068 de 2015. En particular, el artículo 2.8.5.2 señala que: “Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Así mismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal”.
Que, al unísono, el artículo 2.8.5.3 de la referida norma dispone que: “El Representante Legal, de acuerdo con los requerimientos de la entidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación con base en las reglas aquí establecidas”.
Que en cumplimiento de lo establecido en el “Procedimiento Justificación, Constitución, Ejecución, Reembolso, Arqueo, Cierre y Legalización Definitiva de la Caja Menor" (P19.GF) las Regionales: Atlántico, Bogotá, Cundinamarca, Santander, la Dirección General y la Dirección Administrativa- Oficina Asesora Jurídica, presentaron la Justificación técnica y económica de Apertura de Caja Menor para la vigencia 2023 ante la Dirección Financiera del ICBF, por lo cual, para esta vigencia, se constituirán 6 cajas menores.
Qué en consecuencia, resulta procedente delegar en la Secretaría General y en los Directores Regionales de Atlántico, Bogotá, Cundinamarca y Santander del ICBF, la facultad de constituir y realizar apertura de cajas menores en sus respectivas sedes administrativas y centros zonales para la vigencia 2023, con el fin de facilitar su ejecución y operación, así como reglamentar su funcionamiento y manejo.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. - DELEGACIÓN. Delegar en la Secretaría General y en los Directores Regionales de Atlántico, Bogotá, Cundinamarca y Santander del ICBF, la facultad para constituir y realizar la apertura de las Cajas Menores en sus respectivas sedes administrativas, para la vigencia 2023, así como el reconocimiento de dicho gasto.
ARTÍCULO SEGUNDO. - CONSTITUCIÓN. La Dirección General, Dirección Administrativa - Oficina Asesora Jurídica, a través de la Secretaría General y las Direcciones Regionales de Atlántico, Bogotá, Cundinamarca y Santander del ICBF, a través de sus Directores Regionales, según la “Justificación Técnica y Económica de Apertura de Caja Menor - Vigencia 2023”, constituirán por medio de resolución y, de acuerdo con sus necesidades, las correspondientes Cajas Menores, con base en lo dispuesto en el presente acto administrativo y lo señalado en el Título 5 dé la Parte 8a del Decreto 1068 de 2015. Asimismo, designarán mediante resolución a los servidores públicos responsables del manejo de la Caja Menor “Cuentadantes”, quienes deberán contar con la idoneidad técnica para el manejo de los recursos públicos.
En el acto administrativo de constitución de Caja Menor, se especificará la cuantía fijada por cada rubro presupuestal, el responsable, el número de Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP que ampara la (s) caja (s) menor (es), la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar.
PARAGRAFO PRIMERO. Para la constitución de la (s) Caja (s) Menor (es), se deberá expedir previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuesta! en el SIIF Nación, que contendrá cada uno de los rubros presupuéstales que se van a afectar.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Copia de la Resolución de constitución de la (s) Caja (s) Menor (es), deberá ser enviada a los Grupos de Tesorería, Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, así como a la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULO TERCERO. - REGISTRO. La constitución de las Cajas Menores y las operaciones financieras que se deriven de su manejo, deben ser registradas en el Módulo de Gestión Caja Menor del SIIF Nación, previa expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Esto incluye los procesos relacionados con el ingreso de apertura y reembolso, egresos, pagos, reintegros, solicitudes de reembolso, legalización y cierre presupuestal, una vez sea expedida la Resolución de constitución de Cajas Menores por parte de la Secretaría General o el Director Regional, según sea el caso.
PARÁGRAFO. El registro en el SIIF Nación estará a cargo de los servidores públicos o quienes hagan sus veces en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General, a quienes se les ha asignado el perfil de Gestión Presupuesto Gastos, de Pagador Regional, de Gestión Contable y de Cuentadante, este último designado mediante resolución para el manejo de la Caja Menor y quien debe estar creado como usuario ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el perfil Gestión Caja Menor.
ARTÍCULO CUARTO. - CUANTÍA DE LAS CAJAS MENORES. En atención a las “Justificaciones Técnicas y Económicas de Apertura de Caja Menor- Vigencia 2023", las cuantías de las Cajas Menores aprobadas para el ICBF - Vigencia 2023, son las siguientes:
| No. | REGIONAL | NOMBRE CAJA MENOR | VALOR APROBADO |
| 1 | ATLÁNTICO | GRUPO JURIDICO | $ 2.000.000 |
| TOTAL ATLÁNTICO | $ 2.000.000 | ||
| 2 | BOGOTÁ | GRUPO JURIDICO | $ 500.000 |
| TOTAL BOGOTÁ | $ 500.000 | ||
| 3 | CUNDINAMARCA | REGIONAL CUNDINAMARCA | $ 5.812.000 |
| TOTAL CUNDINAMARCA | $ 5.812.000 | ||
| 4 | SANTANDER | GRUPO JURIDICO | $ 800.000 |
| TOTAL SANTANDER | $ 800.000 | ||
| 5 | DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA | DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA - OFICINA ASESORA JURÍDICA | $15.318.040 |
| 6 | DIRECCIÓN GENERAL | DIRECCIÓN GENERAL | $2.500.000 |
| TOTAL SEDE DIR GENERAL | $17.818.040 | ||
| TOTAL GENERAL | $26.930.040 | ||
PARÁGRAFO PRIMERO. El monto total general correspondiente a la cuantía aprobada para las cajas menores a constituir, que asciende a la suma de VEINTISEIS MILLONES NOVECIENTOS TREINTA MIL CUARENTA PESOS MCTE ($26.930.040,00), se ajusta a los rangos contemplados en el artículo 2.8.5.4. del Decreto 1068 de 2015.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La cuantía máxima de cada una de las Cajas Menores incluye el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), de acuerdo con los identificadores presupuéstales contenidos en la estructura presupuestal para la vigencia fiscal 2023.
ARTÍCULO QUINTO. - DESTINACIÓN. Los recursos de las Cajas Menores deberán ser utilizados para sufragar los gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación! que tengan el carácter de urgente, según lo estipulado en el artículo 2.8.5.5. del Decreto 1068 de 2015 y, de conformidad con el clasificador del gasto, en concordancia con los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes.
PARÁGRAFO PRIMERO. Podrán destinarse recursos de las Cajas Menores para los gastos de alimentación que sean indispensables, con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección General, siempre que el (la) Director(a) General asista y autorice el gasto por escrito.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Para efectuar un gasto y su registro, se debe tener presente el clasificador del gasto, verificando que exista saldo disponible en cada identificador presupuestal para su aprobación y ejecución, establecido en el presupuesto para la vigencia 2023 del ICBF, además soportado en cada certificación de justificación de creación de la caja menor. Así mismo, no se podrán entregar recursos nuevos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado! el gasto anterior.
ARTÍCULÓ SEXTO. - PÓLIZA DE MANEJO. Las Cajas Menores estarán amparadas bajo la Póliza de Seguro de Manejo Global para Entidades Oficiales contratada por el ICBF con el fin de proteger los recursos del Tesoro Público, asignados para el manejo de las cajas menores durante la. vigencia 2023.
ARTÍCULO SÉPTIMO. - PROHIBICIONES. No se podrán realizar con fondos de las Cajas Menores las siguientes operaciones:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.
3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y normas que lo reglamenten, deban constar por escrito.
4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el Almacén o en el depósito de la respectiva Dirección Regional o Dirección General.
7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en las Direcciones Regionales, cuya urgencia y razones se encuentren plenamente sustentadas.
8. Pagar gastos que no contengan los documentos y soportes exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.
PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad en el SIIF Nación.
ARTÍCULO OCTAVO. - MANEJO DEL DINERO. El manejo del dinero de las Cajas Menores en las Direcciones Regionales y en la Dirección General, se hará a través de una Cuenta Corriente según lo estipulado en el artículo 2.8.5.9 del Decreto 1068 de 2015 y de acuerdo con la normatividad vigente expedida por el ICBF.
Para la operatividad de una caja menor, el funcionario responsable delegado por resolución debe estar creado ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el Perfil Gestión Caja Menor, siendo el principal autor del manejo y modificación de la clave de ingreso al sistema, quien realizará el registro diario de la información generada.
PARÁGRAFO PRIMERO. El responsable de la Caja Menor “Cuentadante", sólo podrá mantener en efectivo hasta cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes - SMMLV y será responsable de la custodia y disponibilidad de dichos recursos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Para el manejo de los recursos en efectivo, el “Cuentadante" deberá expedir un vale provisional a nombre del servidor público al cual se le hizo entrega del dinero, quien deberá firmar con el número de la cédula de ciudadanía, indicando además la fecha y hora de recibo. La legalización del vale provisional se deberá realizar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de su expedición. El vale provisional deberá reemplazarse por los soportes documentales a que haya lugar, tales como facturas, recibos de pago y los demás que cumplan con los requisitos señalados en las normas vigentes en la materia.
En caso de no ser posible la presentación de los soportes en el tiempo establecido en este parágrafo; el servidor público responsable del manejo de la Caja Menor podrá ampliar el plazo de la legalización, dependiendo el caso, el cual no podrá exceder del doble del tiempo inicialmente previsto. En todo caso, no se 'podrá entregar recursos nuevos a un funcionarlo, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
PARÁGRAFO TERCERO. El servidor público responsable de la Caja Menor no podrá ejecutar gastos por un monto superior al disponible en cada ítem presupuestal, ni hacer unidad de caja en el momento de efectuar el gasto.
ARTÍCULO NOVENO. - REEMPLAZO TEMPORAL DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR. Cuando el responsable de la Caja Menor deba ausentarse por vacaciones, licencia o comisión, el Director Regional o el (la) Secretarlo (a) General, según corresponda, deberá designar como responsable de la Caja Menor a otro servidor público con la debida capacitación, mediante Resolución y, dejando constancia en acta.
El Cuentadante deberá entregar cuando se retire y recibir cuando se reintegre, mediante Acta y con el respectivo arqueo, los fondos existentes y los documentos que soportan los gastos, los cuales deben ser generados desde el aplicativo SIIF Nación y según lo estipulado en el artículo 2.8.5.9 del Decreto 1068 de 2015.
PARÁGRAFO. Reemplazo temporal del designado del arqueo de la Caja Menor. Cuando el designado para realizar el arqueo de la Caja Menor deba ausentarse por vacaciones, licencia o comisión, el Director Regional o el (la) Secretarlo (a) General, según corresponda, mediante Acta deberá designar a otro servidor público con la debida capacitación. El titular deberá entregar cuando se retire y recibir cuando se reintegre, Acta con el respectivo arqueo de Caja Menor. ¡
ARTÍCULO DÉCIMO. - PAGOS POR CAJA MENOR. Los pagos que se efectúen con cargo a la Caja Menor deberán estar soportados con la factura correspondiente, totalmente legible, sin enmendaduras, en la que debe constar el número de Identificación o NIT del beneficiarlo, la fecha, el concepto del gasto, el valor unitario, el valor total y demás requisitos exigidos en las normas sobre la materia. Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley del orden nacional, distrital y territorial a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes.
PARÁGRAFO PRIMERO. La Dirección Regional o el (la) Secretario (a) General, según corresponda, en la Resolución de designación del "Cuentadante", deberá señalar el nombre del banco, así como el número y tipo de la cuenta en la cual se deben consignar los descuentos efectuados por las retenciones de ley.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Cuentadante debe realizar las deducciones de impuestos, según corresponda, para la presentación y pago oportuno de las declaraciones a cargo del ICBF. En caso de no efectuar las retenciones correspondientes, estas deberán ser asumidas por el Cuentadante, incluyendo intereses de mora y sanciones.
PARÁGRAFO TERCERO. El servidor público responsable de la Pagaduría en las Direcciones Regionales y el Coordinador del Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General, según corresponda, deberá incluir estos valores en la Declaración de Retención en la Fuente para ser girados a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido para cada vigencia fiscal.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. - REEMBOLSOS. Los reembolsos se deben hacer mensualmente en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo identificador presupuestal o cuando se haya consumido más del setenta por ciento (70%) del valor reportado en los identificadores presupuéstales afectados.
En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuéstales, con el fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
PARÁGRAFO PRIMERO. Para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento
de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que los gastos estén agrupados por identificadores presupuéstales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución de Caja Menor, incluyendo el Gravamen a los Movimientos Financieros - GMF del mes, para lo cual se debe anexar el extracto bancario del mes correspondiente.
2. Que se registre la solicitud de reembolso en el SIIF Nación.
3. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
4. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado a la caja menor, según el caso.
6. Que Se haya expedido la Resolución de Reconocimiento del Gasto, en atención a lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El servidor público que no efectúe los reembolsos según lo estipulado en el ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO del presente acto administrativo incurrirá en las faltas y sanciones disciplinarias establecidas en la legislación para este tipo de conductas.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. - LEGALIZACIÓN POR CAMBIO DE RESPONSABLE. En el evento en que se realice el cambio del Cuentadante, el titular deberá hacer una legalización definitiva, (reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales - Otros Ingresos, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados según los soportes. Para la Dirección General, Dirección Administrativa- Oficina Asesora jurídica, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General-Otros Ingresos.
PARÁGRAFO: El (la) Secretario (a) General o la Dirección Regional, según corresponda, modificará la Resolución de constitución de la Caja Menor designando al nuevo responsable, tal como lo estipula el artículo 2.8.5.15 del Decreto 1068 de 2015.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. - LEGALIZACIÓN DEFINITIVA AL FINALIZAR LA VIGENCIA. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.8.5.13 del Decreto 1068 de 2015, la legalización y cierre de las Cajas Menores constituidas en el ICBF durante la presente vigencia fiscal, se hará según cronograma establecido previamente por parte de la Dirección Financiera y en todo caso: hasta antes del 29 de diciembre de 2023. En dicha fecha se deberán legalizar y cerrar la totalidad de los gastos efectuados, reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales - Otros Ingresos, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados, de acuerdo con los soportes. Para Sede de la Dirección General, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General -Otros Ingresos.
PARÁGRAFO. El servidor público responsable de la Caja Menor en las Direcciones Regionales y en la Sede de la Dirección General, responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y por el manejo del dinero que se encuentre a su cargo.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. - RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO DEL GASTO. La Resolución de Reconocimiento del Gasto de que trata el numeral 6 del parágrafo primero del ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO de la presente Resolución, deberá ser expedida por la Secretaría General o Dirección Regional como Ordenador del Gasto, según corresponda, para cada uno de los reembolsos que efectúe el cuentadante, reconociendo la totalidad de los gastos efectuados.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. - ARQUEO DE LAS CAJAS MENORES. La Secretaría General o la Dirección Regional, según corresponda, designará, mediante Resolución, al responsable o responsables de los arqueos a las Cajas Menores, garantizando que éstos se realicen una vez cada dos (2) meses. En las Direcciones Regionales los designados pueden ser el Coordinador Financiero, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador o un profesional del Grupo Financiero. En la Sede de la Dirección General, el designado debe ser el servidor público que desempeñe las funciones de Contador en el Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General o un profesional de la Sede con conocimiento en el tema financiero. En todas las revisiones se deberá tener en cuenta que la información oficial es la registrada en el SIIF Nación.
La copia de los arqueos realizados en las Direcciones Regionales y en la Sede de la Dirección General, deberá ser enviada al Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, así como a la Oficina de Control Interno de la Sede de la Dirección General, a más tardar al quinto día hábil después de realizado dicho arqueo, con el fin de efectuar su correspondiente control y seguimiento.
PARÁGRAFO PRIMERO. El (los) servidor público (s) responsable (s) del arqueo de la Caja Menor, deberá (n) informar oportunamente al Coordinador Financiero o Administrativo en las Direcciones Regionales y a la Dirección Financiera, las observaciones o inconsistencias detectadas en el manejo de dichas Cajas, con el fin de que sean adelantadas las gestiones pertinentes.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los servidores públicos de la Dirección Financiera o cualquier otro servidor público en comisión de servicios y con delegación expresa, en ejercicio de las funciones de acompañamiento, seguimiento y control a las Direcciones Regionales y a la Sede de la Dirección General, podrá practicar arqueos sobre las Cajas Menores constituidas para la vigencia fiscal 2023.
Lo anterior, sin perjuicio del deber de la Oficina de Control Interno de efectuar arqueos periódicos y sorpresivos, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. - RESPONSABILIDAD. Los servidores públicos designados para el manejo de las Cajas Menores serán responsables de la debida aplicación de lo establecido en las normas administrativas y fiscales que rigen su manejo y, en especial, del cumplimiento del Decreto 1068 de 2015, los lineamientos establecidos en la Entidad y lo estipulado en el presente acto administrativo.
ARTÍCULO DÉCIMO SEPTIMO. - CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su Cuentadante la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo dé los fondos que recibió. En este caso, se deberá saldar la cuenta corriente.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. - VIGILANCIA Y CONTROL. Además de la vigilancia y control que ejerce la Contraloría General de la República, de conformidad con lo estipulado en el Decreto 1068 de 2015, el control sobre las Cajas Menores lo deberá ejercer el respectivo Ordenado del Gasto en cada una de las áreas de la Sede de la Dirección General y en las Direcciones Regionales.
Los Cuentadantes deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos de la Caja Menor, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULÓ DÉCIMO NOVENO. - VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C a los 25 MAY 2023
STRID ELIANA CÁCERES CÁRDENAS
Directora General
