RESOLUCIÓN 2877 DE 2003

Diciembre 31

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006>

“Por la cual se fijan Lineamientos Financieros para la Ejecución y Control del Presupuesto de Ingresos, Rentas y Recursos de Capital y Gastos, asignado a las Regionales y Agencias del INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR, para la vigencia fiscal del año 2004 y se derogan algunas facultades”

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE

BIENESTAR FAMILIAR

En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 78 de la Ley 489 de 1998; el literal b) del artículo 28 de la Ley 7ª de 1979; el literal c) del artículo 28 de los Estatutos del ICBF; el numeral 6° del artículo 21 del Decreto 2388 de 1979; el artículo 12 de la Ley 80 de 1993; el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995; el artículo 25 de la Ley 482 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que mediante Ley 848 de Noviembre 12 del 2003, se decretó el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la Vigencia Fiscal del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2004, en la cual se incluyó el Presupuesto de Ingresos, Rentas y Recursos de Capital y Gastos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Que para el manejo del presupuesto y para el registro de las operaciones financieras derivadas en desarrollo de los programas para la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar de que trata el presupuesto de la vigencia 2004, se hace necesario fijar lineamientos y pautas para su ejecución y control, y fijar algunas facultades.

Que EL ICBF dentro de su cultura institucional, políticas, objetivos de calidad y mejoramiento continuo, generará procesos e información con cifras consistentes y confiables para la toma de decisiones mediante el seguimiento puntual de los Indicadores de Gestión.

RESUELVE:

DE LAS APROPIACIONES.

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> La Directora General del ICBF, mediante Resolución, asignará el presupuesto a las Regionales y Agencias conforme con los criterios de distribución estipulados por la Dirección de Planeación, previamente concertados con las demás Direcciones del Instituto, con las Regionales y Agencias.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Para la distribución y ejecución del Presupuesto de Gastos, las Regionales y Agencias deberán registrar las apropiaciones asignadas para la vigencia, de acuerdo con la Estructura Presupuestal Interna establecida para el año 2004, la cual no podrá ser modificada sin la autorización de la Dirección Financiera. Para la modificación de la Estructura Presupuestal, las áreas coordinarán lo pertinente con la Dirección de Planeación, y esta a su vez, con la  Dirección Financiera.

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia mediante Resolución, comunicaran el Presupuesto de Inversión para la vigencia 2004 a cada uno de los Centros Zonales, el cual debe corresponder a la Programación de Metas Sociales y Financieras concertada con cada uno de ellos.

DEL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO.

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Directores Regionales y Seccionales de Agencias, mediante Resolución y previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal y justificación económica, efectuarán los traslados necesarios de las partidas apropiadas en el Presupuesto de Funcionamiento, así:

a) En la Cuenta Gastos de Personal, se podrán realizar los traslados para cubrir el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), contracreditando los subordinales dentro del mismo ordinal y dentro de los subordinales que componen el mismo Subordinal y viceversa, con base en la Estructura Presupuestal Interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para el año 2004.

b) En la cuenta Gastos Generales, en el Objeto del Gasto Adquisición de Bienes, se podrán realizar los traslados dentro de los siguientes ítems: Compra de Equipo entre subordinaIes Y Materiales Y Suministros entre los subordinales que componen el ordinal, exceptuando Dotación de Servidores Públicos.

De los ordinales y subordinales que componen el Objeto del Gasto Adquisición de Bienes, se podrá trasladar a Gravamen de Movimientos Financieros (GMF) del respectivo ordinal y subordinal y viceversa, con base en la Estructura Presupuestal Interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para el año 2004.

c) En la cuenta Gastos Generales, en el Objeto del Gasto Adquisición de Servicios, se podrán realizar traslados, así:

En el Ordinal Mantenimiento sólo podrán realizar traslados presupuestales entre los subordinales que componen el subordinal Otros Mantenimientos.

En el Ordinal Servos Públicos solo podrán realizar traslados presupuestales entre los respectivos subordinales.

En el Ordinal Arrendamientos sólo podrán realizar traslados presupuestales entre los respectivos subordinales.

En el Ordinal Viáticos y Gastos de Viaje sólo podrán realizar traslados presupuestales entre los respectivos subordinales.

De los ordinales y subordinales que componen el Objeto del Gasto Adquisición de Servicios, se podrá trasladar a Gravamen de Movimientos Financieros (GMF) del respectivo ordinal y subordinal y viceversa, con base en la Estructura Presupuestal Interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para el año 2004.

d) En la Cuenta Gastos Generales en el Objeto de Gasto Impuestos y Multas, se podrán realizar traslados entre los ordinales y subordinales.

De los ordinales y subordinales que componen el Objeto del Gasto Impuestos y Multas, se podrá trasladar a Gravamen de Movimientos Financieros (GMF) del respectivo ordinal y subordinal y viceversa, con base en la Estructura Presupuestal Interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para el año 2004.

e) De los ordinales Y subordinales que componen la Cuenta Transferencias Corrientes, se podrá trasladar a Gravamen de Movimientos Financieros (GMF) y viceversa del mismo ordinal y subordinal, con base en la Estructura Presupuestal Interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para el año 2004.

PARÁGRAFO. Copia de todas las Resoluciones efectuadas por la Regional, Agencia o Sede Nacional, con base en estas facultades, deben ser anexadas sin excepción al Informe de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos de cada mes.

ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Cuando se trate de modificaciones al Presupuesto de Funcionamiento, que requieran concepto y demás trámites ante el Ministerio de la Protección Social y Ministerio de Hacienda y Crédito Público, lo tramitará la Dirección de Planeación previa coordinación con la Dirección Administrativa, la Dirección de Gestión Humana o la Secretaría General, según corresponda, y elaborarán la sustentación para ser presentada ante el Consejo Directivo, la cual deberá contener la Justificación Económica, el Concepto Técnico y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Una vez aprobada la modificación por el Consejo Directivo, la Dirección Financiera remitirá para su refrendación los Acuerdos del Consejo Directivo a la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

DEL PRESUPUESTO DE INVERSION.

ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> La solicitud de traslados presupuestales en el nivel de subproyecto y modalidad en el Presupuesto de Inversión, deberá enviarse a la Subdirección de Programación con copia a la Dirección de Planeación en el formato establecido para tal fin, acompañado de los soportes y el concepto técnico favorable expedido por la Dirección Técnica, en el cual conste la solicitud y la justificación económica. La Subdirección de Programación analizará la viabilidad del mismo y lo remitirá con el Visto Bueno a la Dirección Financiera, para el análisis de la Viabilidad Financiera y posterior Resolución.

PARÁGRAFO: La Dirección de Planeación reportará mensualmente a la Secretaría General, los traslados aprobados según lo mencionado en el citado artículo.

ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, mediante Resolución, una vez aprobada la programación de metas sociales y financieras aprobadas por la Subdirección de Programación, sólo podrán modificar en el nivel presupuestal de Código dentro de la misma modalidad, hasta un máximo del 30% del presupuesto asignado, sin superar el monto aprobado para el mismo, de acuerdo con la Estructura Presupuestal Interna del Instituto aprobada para el año 2004, en concordancia con las políticas y los lineamientos técnicos y de programación.

Estas modificaciones serán reportadas mensualmente a la Subdirección de Programación de la Dirección de Planeación con su respectiva justificación y soporte para su consolidación y seguimiento, y enviarán mensualmente copia de las Resoluciones con el informe de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos al Grupo de Presupuesto de la &ión Financiera.

DE LAS MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO

 

ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Las Regionales y Agencias que requieran modificaciones al presupuesto a nivel de la Cuenta Gastos de Personal diferentes a lo facultado en el artículo 4° literal a), deben efectuar la solicitud soportada con el certificado de disponibilidad presupuestal, para los casos de los contra créditos o reducciones dentro del presupuesto asignado a la Regional o Agencia y, justificación económica a la Dirección de Planeación.

ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Las Regionales y Agencias que requieran modificaciones al presupuesto a nivel de la Cuenta Gastos Generales diferentes a los facultados en el artículo 4° literales b), c) y d), deben efectuar la solicitud soportada con el certificado de disponibilidad presupuestal, para los casos de los contra créditos o reducciones dentro del presupuesto asignado a la Regional o Agencia y, justificación económica a la Dirección de Planeación.

ARTÍCULO 10. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Las Regionales y Agencias que requieran modificaciones al presupuesto a nivel de la Cuenta Transferencias Corrientes diferentes a los facultados en el artículo 4° literal e), deben efectuar la solicitud soportada con el certificado de disponibilidad presupuestal, para los casos de los contra créditos o reducciones dentro del presupuesto asignado a la Regional o Agencia y, justificación económica a la Dirección de Planeación.

ARTÍCULO 11. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Las Regionales y Agencias que requieran modificaciones al presupuesto a nivel del Presupuesto de Inversión, diferentes a los facultados en el artículo 7°, deben efectuar la solicitud soportada con el certificado de disponibilidad presupuestal, para los casos de los contra créditos o reducciones dentro del presupuesto asignado a la Regional o Agencia y justificación económica a la Dirección de Planeación.

ARTÍCULO 12. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Ordenadores del Gasto responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por autorizar los traslados presupuestales que contravengan o incumplan las normas generales del manejo presupuestal, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el Decreto 111 de 1996, los Lineamientos Técnicos y de Programación, y los lineamientos fijados en la presente Resolución.

ARTÍCULO 13.  <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Toda modificación al Presupuesto de Inversión que implique cambios en las Metas Sociales y Financieras, será comunicada por escrito, por el Coordinador del Grupo Programático de la Regional o el Director de la Agencia, a la Dirección de Planeación.. Igualmente, cuando se trate de ampliación de coberturas, deberá garantizarse su financiación en las siguientes vigencias.

Las modificaciones a las Metas Sociales y Financieras deben ser aprobadas por el Comité de Coordinación Regional o de Agencia, y se consignará en la respectiva acta. Copia del acta debe ser remitida a la Oficina de Control Interno.

ARTÍCULO 14. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> La Dirección de Planeación coordinará con cada una de las Direcciones y Oficinas, de acuerdo a la competencia, el análisis de las solicitudes de modificación al presupuesto presentado por las Regionales y Agencias.

ARTÍCULO 15. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Una vez emitido el concepto por parte de la Dirección de Planeación, sobre las modificaciones al presupuesto solicitadas por las Regionales ó Agencias, se enviará a la Dirección Financiera el concepto técnico y la solicitud en el formato establecido para tal fin, acompañado del certificado de disponibilidad para los casos de los contra créditos o reducciones dentro del presupuesto asignado a la Regional o Agencia, quien procederá a analizar la viabilidad financiera, y si es del caso, elaborar y comunicar la respectiva Resolución.

ARTÍCULO 16. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> En el Nivel Nacional las modificaciones al Presupuesto requeridas por las diferentes áreas solicitantes, se presentarán con la debida justificación económica en el formato establecido para tal fin, el cual se enviará a la Dirección de Planeación para su respectiva aprobación y ésta a su vez, la enviará a la Dirección Financiera para analizar la viabilidad y elaborar y comunicar la Resolución respectiva, aprobando el movimiento presupuestal. Estas solicitudes deben tramitarse con mínimo dos (2) días de antelación la fecha en que deba producirse la modificación al presupuesto.

PARÁGRAFO. Para los traslados presupuestales internos para los cuales queden facultadas las Regionales y Agencias, se deberá expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y la Justificación Económica, de acuerdo con lo establecido en el Manual Interno de Ejecución Presupuestal, las cuales deberán estar disponibles en un archivo consecutivo para su constatación en las visitas de asesoría o seguimiento efectuadas por el Nivel Nacional.

ARTÍCULO 17. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Cuando se trate de modificaciones al Presupuesto de Inversión, que requieran concepto y demás trámites ante el Ministerio de la Protección Social y el Departamento Nacional de Planeación, se tramitarán a través de la Dirección de Planeación, previa coordinación con la Dirección Técnica o la Secretaría General, según corresponda, y elaborarán la sustentación para ser presentada ante el Consejo Directivo, la cual deberá contener la Justificación Económica, el Concepto Técnico y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Una vez aprobada Ja modificación por el Consejo Directivo, la Dirección Financiera remitirá para su refrendación los Acuerdos del Consejo Directivo a la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

PARÁGRAFO. La fecha límite para solicitar modificaciones al presupuesto entre el objeto del gasto y el ordinal del Presupuesto de Funcionamiento y, entre Proyectos del Presupuesto de Inversión que se encuentran detallados en el Decreto de Liquidación del Presupuesto del año 2004, o que requieran trámite de Ley, será el 30 de Agosto de 2004.

DE LA FINANCIACIÓN Y/O COFINANCIACIÓN.

ARTÍCULO 18. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, no podrán contraer compromisos con recursos de contratos o convenios provenientes de la participación financiera de los agentes del SNBF, a través de Financiación o Cofinanciación, hasta que se cuente con la respectiva apropiación presupuestal.

ARTÍCULO 19. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Cuando la Regional o Agencia haya concertado con el Municipio u otro Agente del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, el ingreso de recursos financieros al presupuesto del ICBF por concepto de Financiación o Cofinanciación con destino a la ejecución de los Proyectos del Servicio Público de Bienestar Familiar, enviará a la Dirección de Planeación el convenio o contrato Interadministrativo, donde además se deberá especificar, por cada uno, el monto de los recursos por i) Recursos municipales obligatorios de la ley 715/2001; ii) Recursos municipales y departamentales adicionales y iii) Recursos de empresa privada y otros actores. Estos recursos deberán estar soportados por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, expedido por el Agente Financiador o Cofinanciador.

PARÁGRAFO 1o. Para la presente vigencia, la participación de los Agentes del SNBF destinada a la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar, debe estar orientada por los lineamientos de política y de Atención a la Niñez y la Familia, emitidos por la Dirección Técnica y acorde con la Estructura Programática y Presupuestal de Inversión vigente para el ICBF. En el caso de presentarse una nueva modalidad, ésta debe enmarcarse dentro de los parámetros fijados para el proceso de programación y remitirse a la Dirección Técnica para su concepto.

PARÁGRAFO 3o. Cuando se produzcan traslados de personal entre la Sede Nacional, las Regionales y las Agencias, quienes desempeñen las funciones de Gestión Humana deberán certificar Y enviar a la Coordinación Administrativa y/o Financiera de la Regional, o quienes desempeñen estas funciones en las Agencias, a donde es trasladado el Servidor Público, los valores descontados por cada concepto, indicando plazo restante de la novedad y porcentaje de retención en la fuente entre otros. Se deben enviar los oficios de embargos pendientes de aplicación con su respectiva orden de llegada.

ARTÍCULO 21. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia solicitarán autorización previa de la Secretaría General, para el cubrimiento de encargos de las vacantes que se produzcan a partir de la fecha en la planta de personal, para el normal funcionamiento de la Regional o Agencia, previa expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

PARÁGRAFO. La Dirección de Gestión Humana podrá tramitar el nombramiento en propiedad de los cargos vacantes, previo control del gasto de que trata la Ley 617 de 2000 y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el cual deberá solicitarlo a la Dirección Financiera.

ARTÍCULO 22. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Las apropiaciones destinadas a la Cuenta Gastos de Personal, no podrán contracreditarse, a menos que hubiese disminuido su base de cálculo, para lo cual deberá expresarse en el Certificado de Disponibilidad correspondiente, garantizando que estos ordinales y subordinales queden financiados hasta diciembre 31 del año 2004.

PARÁGRAFO. La Dirección Financiera en coordinación con la Dirección de Gestión Humana y la Dirección de Planeación, podrá contracreditar las apropiaciones en la Cuenta Gastos de Personal de las Regionales y de Agencias, cuando se requiera financiar los de otras unidades internas ejecutoras.

PARÁGRAFO 2o. La Dirección de Planeación informará a la Dirección Financiera, las Regionales y Agencias, montos y Modalidades en donde se efectuará la adición presupuestal, mediante Resolución, exclusivamente sobre los recursos que se compromete a entregar el Agente del SNBF, cuando estos estén destinados a los proyectos de Asistencia a la Niñez y apoyo a la Familia para posibilitar a los Niños el ejercicio de sus derechos y la Protección Integral a la Niñez y la Familia, para restituir y garantizar sus derechos.

PARÁGRAFO 3o. La Regional o Agencia no puede comprometer en los acuerdos con  los Agentes del SNBF, recursos adicionales a los asignados en la apropiación inicial de la vigencia, salvo aquellos que tengan concepto previo de la Dirección de Planeación y la Dirección Técnica.

DE LA NÓMINA.  

ARTÍCULO 20. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> La Dirección de Gestión Humana comunicará por escrito a la Dirección de Planeación, trimestralmente, la reprogramación de los costos de la Planta de Personal del Instituto aprobada; igualmente, la nómina aprobada para cada Regional o Agencia,  con el fin de evaluar el comportamiento de la ejecución y proponer las acciones que conlleven el financiamiento de la misma, e informar a la Dirección Financiera.

PARÁGRAFO 1o. La Dirección de Gestión Humana informará trimestralmente, a la Dirección Financiera y a la Dirección de Planeación, el valor de las vacantes, incluyendo la denominación de los cargos y el número de ellos, asignados a cada una de las Regionales y Agencias.

PARÁGRAFO 2o. Dentro de los primeros cinco (5) días de los meses de Septiembre y de Noviembre, el Coordinador Administrativo y/o Financiero de las Regionales o quien haga sus veces en las Agencias, deberá enviar a la Dirección de Planeación el costo de la nómina con todos los gastos inherentes a la misma y su proyección hasta finalizar la vigencia.

DE LOS COMPROMISOS.

ARTÍCULO 23. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Para el registro y ejecución de las apropiaciones asignadas para la vigencia 2004, se debe conservar el recurso que financia el respectivo gasto, de acuerdo con las Resoluciones expedidas por la Dirección General y la Dirección Financiera.

ARTÍCULO 24. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Todos los actos administrativos que afecten el presupuesto, deben contar previamente con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el respectivo Registro Presupuestal. Este registro debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos.

PARÁGRAFO 1o. Para asumir los compromisos, se debe expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo, el cual será registrado en el Sistema Financiero Módulo de Presupuesto – SIF. Este documento podrá ser expedido y firmado por el Servidor Público que cumpla con las funciones del área de presupuesto, en ausencia de éste el Coordinador Administrativo y/o Financiero de la Regional o quien desempeñe estas funciones en las Agencias, previa delegación mediante Resolución de la Dirección Regional o de Agencia, quién será responsable directo de la viabilidad, clasificación del gasto, registro y control del mismo. El Coordinador Administrativo y/o Financiero en las Regionales o quienes hagan sus veces en las Agencias y el Director Financiero en la Sede Nacional, serán responsables de establecer el control y seguimiento, sobre los certificados de Disponibilidad Presupuestal.

PARÁGRAFO 2o. Una vez suscrito el contrato o acto administrativo que afecte el presupuesto, se debe expedir el Registro Presupuestal respectivo, el cual será registrado en forma definitiva en el Sistema Presupuestal y firmado por el Coordinador Administrativo y/o Financiero en las Regionales o quien desempeñe esa función en las Agencias, quien será responsable directo de que el Registro Presupuestal se haya hecho por el identificador presupuestal al que corresponda el gasto, por el valor exacto del acto administrativo, con la fecha anterior a la iniciación de la ejecución y con los plazos estipulados en los contratos o actos administrativos.

PARÁGRAFO 3o. Los Servidores Públicos encargados de las funciones de presupuesto y quienes cumplan esta función en las Agencias o Sede Nacional, realizarán mensualmente, antes del cierre, un seguimiento a la expedición, utilización y vigencia de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, con base en la relación expedida por el sistema e informarán por escrito la situación encontrada al Coordinador Administrativo y/o Financiero en las Regionales o quien desempeñe esa función en las Agencias, los resultados de ese seguimiento, en la Sede Nacional se informará de esta situación al Director Financiero.

El coordinador Administrativo y/o Financiero en las Regionales o quien desempeñe esa función en las Agencias, presentará el resultado de este análisis al Comité de Coordinación Regional para que se autorice efectuar el trámite para la liberación o utilización de los recursos.

El plazo de los Disponibilidad Presupuestal no podrá superar los siguientes términos a partir de los cuales éstos serán eliminados en forma automática de la aplicación financiera, módulo de presupuesto, así: Para Licitaciones 120 días, para contratación con publicación el página WEB 90 días, para contratación con publicación en cartelera 60 días, para orden de servicio 30 días.

PARÁGRAFO 4o. El Registro Presupuestal de un compromiso debe contener el flujo de pagos proyectado, cuya captura en el SIF - Módulo de Presupuesto, servirá de base para la planeación de los pagos, la distribución del Programa Anual de Caja y la solicitud del efectivo mensualizada, el cual será de carácter obligatorio.

ARTÍCULO 25. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> De acuerdo con la modalidad que maneje cada Regional y Agencia en los Hogares Sustitutos, el Director Regional o Seccional de Agencia, de acuerdo con la programación enviada por el Grupo Programático, expedirá semestralmente la Resolución que autorice el gasto, previa expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la cual deberá ser registrada en el presupuesto antes de iniciar la ejecución. Mensualmente con la certificación de los cupos realmente utilizados, se efectuarán los respectivos pagos, previa certificación del defensor de Familia o del Coordinador del Centro Zonal.

ARTÍCULO 26. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, y el Ordenador del Gasto en la Sede Nacional, no podrán contraer compromisos sin existir Apropiación  Presupuestal, por un mayor valor al de las apropiaciones fijadas en el Presupuesto de la Regional, Agencia y Sede Nacional. Quienes lo hagan, responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por las obligaciones que contraigan.

ARTÍCULO 27. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> En Comité de Coordinación Regional y los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, someterán a estudio la liberación de los saldos de compromisos por cupos no utilizados, de conformidad con lo establecido en los contratos. Estos recursos serán registrados como apropiación disponible y su ejecución será sometida al cumplimiento de las Metas Sociales y Financieras Programadas por la Regional, Agencia o Sede Nacional, siempre y cuando se requiera el servicio.

PARÁGRAFO. Los supervisores de los contratos de aporte, cada dos (2) meses, deberán efectuar liquidaciones parciales de los cupos no atendidos y solicitarán la reducción del compromiso presupuestal al Coordinador Administrativo y/o Financiero en las Regionales o quien desempeñe esa función en las Agencias y en la Sede Nacional, para liberar el recurso de conformidad con lo estipulado en los respectivos contratos atendiendo la normatividad legal vigente respecto a las modificaciones de los contratos estatales. Esto se hará mediante acta de liquidación firmada por el supervisor.

ARTÍCULO 28. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Las Regionales y Agencias deberán ejecutar la apropiación asignada en los ordinales Compra de Equipo y Materiales y Suministros, con sujeción al Plan de Compras por Inversión y Plan de Compras de Servicios de acuerdo a lo estipulado por la Dirección Administrativa, aprobado con la Resolución de Asignación y Distribución del Presupuesto, expedida por la Dirección General.

DE LAS VIGENCIAS FUTURAS.

ARTÍCULO 29. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Para celebrar un compromiso que afecte el presupuesto de varias vigencias fiscales, el área interesada deberá presentar la Justificación Económica ante la Dirección de Planeación, quien la presentará al Comité Financiero para su evaluación y autorización para iniciar el trámite y obtener el cupo de Vigencias Futuras. La Dirección de Planeación tramitará ante el Ministerio de la Protección Social, el Departamento Nacional de Planeación y, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las autorizaciones para las vigencias Futuras, con el fin de obtener la aprobación por parte del CONFIS.

PARÁGRAFO 1o. Como mínimo, las vigencias futuras que se soliciten deberán contar con apropiación del quince (15%) por ciento, en la vigencia fiscal en las que estas sean autorizadas y no podrán superar el período de Gobierno.

Los Coordinadores Administrativos y/o Financieros en las Regionales o quien desempeñe esa función en las Agencias, y el Secretario del Comité de Licitaciones y Contratos en la Sede Nacional, velarán porque antes de adquirir un compromiso que afecte varias vigencias fiscales, se cumpla con la autorización de Vigencias Futuras.

PARÁGRAFO 2o. El cupo de Vigencias Futuras se requiere, cuando desde el mismo momento de iniciar el proceso de contratación, se tenga conocimiento de que algunas de las obligaciones objeto del contrato, afectarán el presupuesto de los años siguientes.

PARÁGRAFO 3o. Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de Vigencias Futuras no utilizados a Diciembre 31 del año 2004, caducarán sin excepción. Las Regionales y Agencias deberán reportar a la Dirección Financiera la ejecución de los cupos autorizados.

PARÁGRAFO 4o. La Regional o Agencia que requiera solicitar Vigencias Futuras, deberá enviar la solicitud a la Dirección de Planeación antes del 30 de Abril del 2004, anexando el estudio de costos y la debida Justificación Económica, resaltando las ventajas de ahorro o sostenibilidad para la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar.

ARTÍCULO 30. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, los Coordinadores Administrativos y/o Financieros de las Regionales y quienes cumplan estas funciones en las Agencias, serán responsables del Registro de los contratos con la autorización del cupo de Vigencias Futuras, el primer día hábil del mes de enero de cada año.

PARÁGRAFO. Para el registro de Vigencias Futuras se debe expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el Registro Presupuestal del contrato, y enviar estos documentos a la dependencia donde repose el contrato original.

DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC).

ARTÍCULO 31. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> La ejecución del Presupuesto de Gastos se hará con base en el Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC, y este se define como el monto máximo mensual de fondos disponibles para efectuar los pagos.

PARÁGRAFO 1o. Para la elaboración de la Programación del PAC, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Flujo de pagos proyectado en los diferentes contratos o actos administrativos, teniendo en cuenta el comportamiento cíclico del recaudo y las fechas establecidas para la captación de éste.

2. Las fechas programadas para los pagos de la Cuenta Gastos de Personal, incluyendo el gasto total de la nómina, sus inherentes y las demás prestaciones, los cuales deben ser pagados dentro del mes correspondiente. Para ello, es necesario que la Regional o Agencia o Sede Nacional, cumpla con el cronograma establecido por la Dirección Financiera y Dirección de Gestión Humana, para el pago de Nómina.

3. La proyección de aquellos pagos de los compromisos que se han programado celebrar, de acuerdo con el plan de contratación a desarrollar por la Regional o vigencia para la vigencia 2004.

PARÁGRAFO 2o. - En las Regionales y Agencias, el Comité de Coordinación deberá proyectar el Programa Anual de Caja en forma mensualizada para aquellos compromisos con situación de fondos, y remitirlo a la Dirección Financiera, una vez cuente con el presupuesto asignado para la Regional, Agencia ó Sede Nacional.

PARÁGRAFO 3o. El Coordinador Administrativo y/o Financiero, y el Coordinador del Grupo Programático de las Regionales, o quien desempeñe estas funciones en las Agencias, presentarán al Comité de Coordinación Regional, la Programación y reprogramación del PAC, para su aprobación.

PARÁGRAFO 4o. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, y el  Coordinador del Grupo Financiero Sede, enviarán la reprogramación del PAC mensualizado para la vigencia 2004, antes del 28 de Mayo de 2004 a la Dirección Financiera. Una vez aprobado por el Consejo Directivo, la Dirección Financiera comunicará las modificaciones al PAC mensualizado a las Regionales y Agencias.

PARÁGRAFO 5o. La situación de fondos o asignación de cupos a las Regionales y Agencias del Programa Anual de Caja aprobado, estará a cargo de la Dirección Financiera.

ARTÍCULO 32. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Servidores Públicos que cumplan las funciones de pagadores en las Regionales y quienes desempeñen esta función en las Agencias, realizarán los pagos tesorales sin exceder el PAC aprobado hasta el respectivo mes por la Dirección Financiera. Quien desempeñe las funciones de Tesorero en el Nivel Nacional, no podrá situar fondos que excedan el PAC acumulado hasta el mes respectivo, según comunicación de la Coordinación del Grupo de Presupuesto.

PARÁGRAFO 1o. Los Ordenadores del Gasto, los servidores públicos que cumplan las funciones de presupuesto y las funciones de pagadores, que autoricen pagos o situación de fondos que excedan el PAC APROBADO hasta el respectivo mes en que se efectúe el desembolso, serán objeto de la respectiva investigación disciplinaria a que haya lugar.

PARÁGRAFO 2o. Para la ejecución del Programa Anual de Caja con Rentas Propias y para la realización de los pagos respectivos, las Regionales, Agencias y el Grupo Financiero Sede deberán manejar las cuentas bancarias pagadoras de conformidad con las Instrucciones impartidas por la Dirección Financiera.

PARÁGRAFO 3o. Para la ejecución del Programa Anual de Caja con Recursos de la Nación, se deben manejar cuentas corrientes debidamente autorizadas por la Dirección del Tesoro Nacional y sus pagos deben realizarse durante los cinco (5) días calendario siguiente a la situación directa de los fondos por parte de ese organismo, Según lo estipulado en el Decreto 1013 de 1995. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, responderán por el incumplimiento de este plazo ante los organismos de vigilancia y control.

ARTÍCULO 33. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia y el Coordinador del Grupo Financiero Sede, solicitarán el Programa Anual de Caja con Recursos de la Nación a la Dirección Financiera, y ésta realizará los trámites de aprobación ante la Dirección del Tesoro Nacional.

PARÁGRAFO 1o. La Dirección Financiera comunicará el PAC aprobado con Recursos de la Nación, a las Regionales, Agencias y Sede Nacional. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia y quienes desempeñen las funciones de pagadores de las Regionales y Agencias y el Coordinador del Grupo Financiero Sede, presentarán ante la Dirección Financiera la programación de los pagos, de acuerdo con las fechas establecidas por la Dirección Financiera y por la Dirección del Tesoro Nacional.

PARÁGRAFO 2o. Quienes cumplan la función de pagadores en las Regionales y Agencias y el Coordinador del Grupo Financiero Sede, reintegrarán el dinero no ejecutado del Programa Anual de Caja tanto de la vigencia como de las Reservas de Apropiación y de las Cuentas por Pagar constituidas en la vigencia fiscal del 2003, a más tardar el 5 de Enero del 2005, según las instrucciones establecidas por la Dirección Financiera para tal fin. Exceptuando las comisiones bancarias y el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF).

ARTÍCULO 34. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> En las Regionales, Agencias y Grupo Financiero Sede, el Programa Anual de Caja aprobado, tendrá como límite máximo el valor de la apropiación asignada para la vigencia, en desarrollo de los compromisos adquiridos durante la vigencia fiscal y el pago de las obligaciones adquiridas en la vigencia anterior, que quedaron pendientes de pago a Diciembre 31 de 2003, las cuales debieron ser constituidas como Cuentas por Pagar o como Reservas de Apropiación.

PARÁGRAFO 1o. Los servidores públicos que cumplan la función de Analista de presupuesto en las Regionales, Agencias y Sede Nacional, mediante oficio distribuirán el PAC mensualmente, efectuando las asignaciones según la Estructura Presupuestal establecida para la vigencia 2004, conforme a la Resolución mediante la cual se fija el Presupuesto de Rentas y Gastos a las Regionales y Agencias y con base en los flujos de pagos establecidos. El incumplimiento de esta disposición, dará lugar a las investigaciones disciplinarias del caso.

PARÁGRAFO 2o. Los servidores públicos que cumplan la función de Analista de presupuesto en las Regionales, Agencias y Sede Nacional, podrán, mediante oficio, efectuar los traslados de la cuota asignada para el mes respectivo, sin exceder la cuota asignada por la Dirección Financiera, a nivel de las Cuentas Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias e Inversión. El incumplimiento a esta disposición, dará lugar a las investigaciones disciplinarias del caso.

PARÁGRAFO 3o. Los Coordinadores del Grupo Administrativo y/o Financiero de las Regionales o quienes desempeñen esta función en las Agencias, deben presentar al Comité Regional o Agencia de Coordinación para su respectivo análisis y evaluación, la ejecución del PAC, de lo cual debe quedar constancia en las respectivas actas del Comité.

PARÁGRAFO 4o. Los Directores Regionales o Seccionales de Agencia, no podrán pactar anticipos en los contratos, si no se cuenta con disponibilidad en el Programa Anual de Caja aprobado.

PARÁGRAFO 5o. Cuando se contracredite la cuota del PAC aprobado para el mes y Coordinador del Grupo de Tesorería del Nivel Nacional haya situado la totalidad de los fondos a la Regional, Agencia o Sede Nacional, quienes desempeñen la función de pagadores en las Regionales, Agencias o Sede Nacional, deberán reintegrar estos saldos a las cuentas bancarias del Nivel Nacional, según las instrucciones dadas por el Coordinador del Grupo de Tesorería, a más tardar el día siguiente al contra crédito.

ARTÍCULO 35. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> La Dirección Financiera evaluará la ejecución del PAC y realizará los ajustes al Programa Anual de Caja de acuerdo con el comportamiento del recaudo y, teniendo como límite la Meta Global de Pagos aprobada por el CONFIS y la someterá a autorización del Consejo Directivo.

PARÁGRAFO 1o. Para efecto de la evaluación de la ejecución del PAC, se tendrá en cuenta: El PAC aprobado, los compromisos efectuados, los fondos situados, los pagos tesorales, los saldos en bancos en cuentas pagadoras, y el porcentaje de ejecución de estos factores.

PARÁGRAFO 2o. La Dirección Financiera con base en el análisis de la Ejecución Presupuestal, podrá disminuir el Programa Anual de Caja en el mes siguiente y aplazarlo o contracreditarlo de manera definitiva.

DE LOS INGRESOS.

ARTÍCULO 36. <Resolución derogada por el artículo 98 de la Resolución 1615 de 2006> El valor recaudado de los aportes parafiscales del 3% de las nóminas, captados a través de las Cajas de Compensación Familiar, debe ser entregado en las Pagadurías Regionales según lo establecido en el artículo 3° de la Ley 89 de 1988. Quienes desempeñen las funciones de pagadores en las Regionales y Agencias, expedirán el respectivo Recibo de Caja y consignarán el dinero a más tardar el día siguiente a su recibo en las Cuentas de Ahorro del Nivel Nacional. Las Regionales de Bogotá, Valle, Antioquia, Santander y Atlántico deberán coordinar previamente con el Coordinador del Grupo de Tesorería del Nivel Nacional, el banco donde consignarán estos pagos.

ARTÍCULO 37. Los pagos de aportes que realicen directamente los empleadores, se direccionarán a través de las cuentas recaudadoras de los bancos con los cuales se han firmado convenios para este tipo de recaudos: Bancolombia, Banco Popular y Banco de Occidente. Los nuevos convenios con otras entidades financieras que se firmen durante la vigencia 2004, serán comunicados mediante memorando por la Dirección Financiera. Los recaudos recibidos a través de estas cuentas, serán a diario trasladados a las cuentas centralizadoras por los bancos de manera automática. Los Pagadores de las Regionales y de Agencias deberán consultar a diario el retiro que haya hecho el banco de las cuentas recaudadoras de los Convenios, para contabilizarlos en el Sistema de Información Financiera SIF e informar al Grupo de Tesorería los traslados efectuados al Nivel Nacional.

PARÁGRAFO 1o. El Aporte Parafiscal del 3% pagado por el empleador a través del Sistema Financiero, según lo estipulado en el artículo anterior, deberá corresponder al ingreso corriente, es decir no puede corresponder a pagos por concepto de cartera, liquidaciones o aportes no liquidados de otras vigencias.

PARÁGRAFO 2o. Los Bancos mencionados anteriormente, informarán a diario a la respectiva Regional o Agencia, los recaudos que reciban de los empleadores mediante un archivo plano. El pagador procesará a diario dicho archivo, para contabilizar esos recaudos y mediante interfase se alimentará automáticamente el módulo SIREC de Recaudo.

PARÁGRAFO 3o. Los demás ingresos deben efectuarse a través de la Pagaduría de  la Regional o Agencia, tales como recaudo de cartera, liquidaciones, multas por código del menor y aprovechamientos, entre otros. El servidor público que cumpla las funciones de Pagador, expedirá el respectivo recibo de caja y realizará la consignación en la cuenta denominada “otros recaudos”, y a más tardar el día siguiente a la liberación del canje, trasladará estos recursos a la cuenta de ahorros del Nivel Nacional del mismo banco.

PARÁGRAFO 4o. Los cheques recibidos de las Cajas de Compensación Familiar deben ser consignados en la cuenta “otros recaudos” de la Regional o Agencia. El Servidor público que cumpla las funciones de Pagador, expedirá el respectivo recibo de caja y realizará la consignación en la cuenta denominada “otros recaudos”, y a más tardar el día siguiente a la liberación del canje, trasladará estos recursos a la cuenta de ahorros del Nivel Nacional del mismo banco.

PARÁGRAFO 5o. Quienes desempeñen la función de pagadores en las Regionales y Agencias, entregarán el mismo día en el que se efectúa la consignación, copia del recibo de caja o nota contable del dinero recaudado de los aportes parafiscales del 3% por los diferentes canales de captación, al responsable del área de recaudo para su registro en el aplicativo SIREC.

PARÁGRAFO 6o. Quienes desempeñen las funciones de presupuesto en las Regionales, Agencias y Sede Nacional, registrarán mensualmente antes del cierre financiero, el ingreso del medio por ciento (0,5%) o el porcentaje que indique la Dirección Financiera, de los Gastos de Administración de que trata el artículo 3° de la Ley 89 de 1988, con base en los recaudos de las Cajas de Compensación Familiar, en el módulo de Presupuesto del Sistema Financiero, exclusivamente lo recibido por bancos.

PARÁGRAFO 7° El Grupo de Presupuesto del Nivel Nacional, contabilizará los gastos de administración en el correspondiente identificador presupuestal del Presupuesto de inversión, con base en la información que el Grupo de Recaudo, informe sobre el valor descontado por este concepto por parte de las Cajas de Compensación Familiar.

PARÁGRAFO 8o. La Dirección de Gestión Humana informará el valor de los descuentos de nómina por concepto de amortización e intereses de calamidad doméstica, el cual debe ser trasladado a la cuenta que fije la Dirección Financiera y ser registrados por los Servidores Públicos que desempeñen las funciones de Presupuesto y Contabilidad en las Regionales, Agencias y Sede Nacional, tanto en presupuesto como en contabilidad en el Sistema Financiero -SIF-.

PARÁGRAFO 9o. Los descuentos de nómina por concepto de créditos de vivienda  antiguos (otorgados antes de julio del año 2000) deben ser trasladados a la cuenta bancaria determinada por la Dirección Financiera -Grupo Financiero Sede-, y los descuentos por créditos nuevos (otorgados a partir de julio del año 2O00) deben ser trasladados a la cuenta bancaria determinada por la Dirección Financiera – Grupo de Tesorería-. Los Pagadores deben enviar al Grupo de Vivienda de la Secretaría General, un listado en el cual se relacionen las cantidades descontadas a cada uno de los Servidores Públicos, para seguimiento y control de la cartera.

PARÁGRAFO 10. Los descuentos realizados por concepto de vivienda a los servidores PÚBLICOS y los respectivos registros, serán efectuados con base en el artículo 14° de la Resolución No.1471 de Junio de 2000, por medio de la cual se reglamenta el Acuerdo .0031 del 13 de diciembre de 1998, y los instructivos expedidos por la Dirección Financiera.

PARÁGRAFO 11. Los pagadores deben mantener en custodia los pagarés y demás garantías firmados por los Servidores Públicos para los préstamos de Vivienda y de Calamidad Doméstica, por el tiempo de duración de la deuda, al igual que los pagarés que respaldan los acuerdos de pago por aportes del 3%.

PARÁGRAFO 12. Los Coordinadores Administrativo y/o Financieros de las Regionales o quienes desempeñen esta función en las Agencias, y los Coordinadores Jurídicos, serán responsables de la gestión del cobro de las deudas por concepto de aportes parafiscales que se encuentren en cobro persuasivo o en jurisdicción coactiva y, realizarán el control y seguimiento para su efectivo recaudo.

PARÁGRAFO 13. Los pagadores registrarán los ingresos recibidos por Cofinanciación con base en el instructivo expedido para tal fin, e informarán el valor registrado al Grupo de Tesorería del Nivel Nacional en el anexo de Certificación de Ingresos “RELACION DE CONSIGNACIONES Y TRASLADOS AL NIVEL NACIONAL”.

ARTÍCULO 38. Es responsabilidad de los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, y del Coordinador del Grupo Financiero Sede, de los Coordinadores Administrativo y/o Financieros, y de los servidores públicos que desempeñen las funciones de pagador, el seguimiento y oportuna transferencia a las cuentas bancarias recaudadoras del Nivel Nacional, de los recursos recaudados por aportes parafiscales y todos los demás conceptos de ingresos.

ARTÍCULO 39. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia y quienes desempeñen la función de Pagadores en las Regionales y Agencias, no podrán disponer de los ingresos recibidos para efectuar pagos con cargo al recaudo del 3%, ni de los dineros provenientes de las otras fuentes del presupuesto de ingresos.

ARTÍCULO 40. El Servidor Público responsable de la función de Recaudo de las Regionales y Agencias, o a quien este delegue, debe diligenciar el formato asignado para tal fin y se lo entregará al Servidor Público encargado de las funciones de pagador en las Regionales o Agencias, por cada empleador que se acerque a cancelar bien sea una liquidación, una Resolución, un pagaré o un convenio, discriminando los valores por aportes (capital) y por intereses. Este registro será el soporte dél recibo de caja y será la base del concepto tesoral seleccionado, con el fin de garantizar el correcto registro de los ingresos.

ARTÍCULO 41. Todo el dinero recaudado por las diferentes fuentes del Presupuesto de Ingresos, por descuentos de nómina o notas de contabilidad por rendimientos financieros, debe ser registrado en el Sistema Financiero Módulo de Presupuesto y Contabilidad.

DE LOS PAGOS.

ARTÍCULO 42. Los Coordinadores Administrativos y/o Financieros de las Regionales o quienes hagan sus veces en las Agencias y el Coordinador del Grupo Financiero Sede, deben utilizar las Cuentas Corrientes Pagadoras por los mismos bancos donde recaudan sus ingresos, y solo en casos excepcionales y previa autorización del Coordinador de Tesorería del Nivel Nacional, podrán hacer traslados de fondos entre bancos, para minimizar el impacto del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF).

PARÁGRAFO 1o. La Dirección Financiera aprobará la apertura de las Cuentas Pagadoras seleccionadas, previo el lleno de los requisitos establecidos por las normas vigentes. Las cuentas bancarias deberán tener la nomenclatura señalada por la Dirección Financiera.

PARÁGRAFO 2o. Para la apertura de las Cuentas Corrientes Pagadoras de los aportes de la Nación, los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, enviarán a la Dirección Financiera en los formatos establecidos para aprobación de la Dirección del Tesoro Nacional, la correspondiente solicitud de apertura.

PARÁGRAFO 3o. Dentro de los treinta (30) días siguientes a la comunicación de la aprobación preliminar por parte de la Dirección del Tesoro Nacional, las Direcciones Regionales y de Agencias, efectuarán las gestiones pertinentes ante los respectivos bancos. Finalizados estos trámites, remitirán de inmediato a la Dirección Financiera los respectivos documentos para el trámite de la aprobación definitiva ante la Dirección del Tesoro Nacional.

PARÁGRAFO 4o. Las partidas situadas a las Regionales, Agencias y al Grupo Financiero Sede durante un mes calendario determinado, deben ser giradas y pagadas en su totalidad dentro de un plazo no mayor de cinco (5) días calendario, en cumplimiento del Programa Anual de Caja y de las normas vigentes.

PARÁGRAFO 5o. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, los Coordinadores Administrativo y/o Financieros y el Coordinador del Grupo Financiero Sede, velarán porque no exista dinero ocioso en cuentas bancarias pagadoras de Regionales, Agencias y Sede Nacional, garantizando el pago oportuno de las obligaciones.

PARÁGRAFO 6o. Los cheques girados y no reclamados no deben permanecer más de treinta (30) días calendario en la caja fuerte de las pagadurías de las Regionales y Agencias, al cabo de los cuales deben ser anulados en el Módulo de Tesorería Aplicativo SIF, con el fin de constituir el acreedor respectivo.

PARÁGRAFO 7o. El Coordinador Administrativo y/o Financiero de las Regionales o quien desempeñe esta función en las Agencias y el Coordinador del Grupo Financiero Sede, establecerán los mecanismos de control y autorización para garantizar que la anulación de cheques en el Sistema Financiero SIF, obedezca a un proceso de verificación que evidencie la gestión administrativa para el cumplimiento oportuno de los compromisos de pago adquiridos por el Instituto y sea la razón legal para mantener en cuentas por pagar Acreedores-, el registro sin pago. Se debe tener en cuenta para la anulación de cheques girados y no reclamados, los términos de prescripción y caducidad del documento y de la obligación que lo generó.

ARTÍCULO 43. Los Coordinaciones Administrativos y/o Financieros, deberán enviar al Grupo de Tesorería del Nivel Nacional con el informe mensual, la Programación estimada de pagos para el siguiente mes, discriminada por semanas y por bancos, de acuerdo al comportamiento histórico y los compromisos adquiridos.

ARTÍCULO 44. El Director Regional o Seccional de Agencia, deberá enviar a la Dirección Financiera la solicitud de efectivo, con base en el Programa Anual de Caja aprobado y las cuentas radicadas listas para pago, en las fechas establecidas en el cronograma enviado por la Dirección Financiera y en el formato establecido para tal fin. En caso de ausencia del Director Regional o Seccional de Agencia, lo hará el Coordinador Administrativo y/o Financiero de la Regionale <sic> o quien haga sus veces en las Agencias y el Coordinador del Grupo Financiero Sede.

ARTÍCULO 45. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia y quienes desempeñen la función de Pagadores en las Regionales y Agencias, serán responsables solidariamente de que los pagos se efectúen sin el lleno de los requisitos legales que establecen las normas vigentes.

ARTÍCULO 46. Los desembolsos de dinero de las cuentas bancarias de las Regionales y Agencias, deberán llevar dos firmas, así: La del servidor público que haga las funciones de Pagador y la del Director Regional o Seccional de Agencia, salvo que éste, delegue la firma en el Coordinador Administrativo y/o Financiero o quien desempeñe estas funciones en las Agencias, por Resolución, en la cual el Director Regional o Seccional de Agencia se reserva la firma en ausencia temporal o definitiva del Coordinador Administrativo y/o Financiero. En todo caso, los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, tomarán las medidas necesarias para garantizar la debida seguridad en el manejo de los fondos.

PARÁGRAFO: En la Sede Nacional, los cheques serán firmados por el Coordinador del Grupo Financiero Sede y un Servidor Público designado para tal fin. El Director Financiero velará porque se tomen las medidas necesarias parar garantizar la debida seguridad en el manejo de los fondos.

ARTÍCULO 47. Los Servidores Públicos que desempeñen las funciones de pagador, analista de presupuesto y contador, serán responsables solidarios del registro y contabilización mensual de los pagos, deducciones, impuestos y Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), generados por las transacciones financieras establecidos por la Ley. El Coordinador Administrativo y/o Financiero de las Regionales o quienes desempeñen esta función en las Agencias, ejercerán el control respectivo y, en la Sede Nacional, lo hará el Coordinador del Grupo Financiero Sede.

PARÁGRAFO: Es responsabilidad de los Contadores, Pagadores y Analistas de presupuesto de la Regional, Agencia y Grupo Financiero Sede, realizar mensualmente la conciliación de los valores causados y pagados por concepto del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), para determinar la razonabilidad y consistencia de los saldos y verificar que el gasto esté debidamente respaldado por la apropiación presupuestal dentro de la misma vigencia fiscal.

ARTÍCULO 48. El Servidor Público que desempeñe las funciones de Contador en las Regionales y Agencias, garantizará mediante el visado, revisado y aprobado en el Sistema Financiero SIF, que los hechos económicos registrados en la contabilidad, responden a los procedimientos, normas e instrucciones vigentes, verificándolos con los documentos soportes que originaron la operación financiera, siendo responsable del registro y control de los mismos.

ARTÍCULO 49. Las comisiones de servicio serán concedidas a través de Resolución autorizando el respectivo avance, el cual debe ser legalizado dentro de los cinco (5) días siguientes a la terminación de la comisión. En el evento en el que el servidor público o contratista comisionado no legalice dentro del plazo fijado, el pagador deberá efectuar el descuento por Nómina o del saldo del respectivo contrato, siempre y cuando medie la respectiva autorización escrita del servidor público comisionado.

PARÁGRAFO: Los pagadores de las Regionales o quienes desempeñen esta función en las Agencias, no podrán girar un nuevo avance hasta que se haya legalizado el anterior.

DE LAS CAJAS MENORES.

ARTÍCULO 50. La creación, constitución y ejecución de las Cajas Menores queda sujeta a la Resolución de reglamentación que para el efecto expida el Ministerio de Hacienda y Público, a la Resolución reglamentaria que expida la Dirección General del Instituto para la vigencia fiscal 2004, al Manual de Tesorería, al Manual de Presupuesto y a las demás instrucciones emanadas de la Dirección Financiera.

PARÁGRAFO 1o. Los Servidores Públicos que desempeñen las funciones de Coordinador Administrativo y/o Financiero o quien el Director Regional o Seccional de Agencia delegue mediante Resolución, efectuarán arqueo a las Cajas Menores y a la Caja Principal, constituidas en las Regionales, Agencias y Sede Nacional, al menos una vez por bimestre e informarán oportunamente las inconsistencias detectadas en el manejo de dichas Cajas si las hubiere, para tomar las medidas respectivas. Copia de los arqueos debe ser enviada al Grupo de Tesorería y a la Oficina de Control Interno de la Sede Nacional.

PARÁGRAFO 2o. Los gastos que se realicen con cargo a la Caja Menor, se harán cumpliendo las normas vigentes y serán responsabilidad del cuentadante designado por la Dirección Regional o de Agencia para el manejo de la misma.

PARÁGRAFO 3o. Para compra de elementos devolutivos que se realicen con cargo a los fondos de la Caja Menor, se deberá verificar la no existencia en el Almacén. Dichas compras deberán ser ingresadas al almacén y contabilidad antes del trámite del respectivo reembolso.

PARÁGRAFO 4o. El responsable del manejo de la Caja Menor, debe consignar en la Pagaduría Regional o Agencia los descuentos de retenciones de impuestos de ley en el mismo mes en que se efectúa el descuento al proveedor.

DE LOS INFORMES.

ARTÍCULO 51. El día hábil siguiente al pago de la nómina, el Servidor Público responsable de elaborarla en las Regionales, Agencias y Sede Nacional, deberá enviar a través del Coordinador Administrativo y/o Financiero, a la Dirección de Gestión Humana, la información pertinente del Fondo Nacional de Ahorro para su consolidación. El Coordinador Administrativo y/o Financiero o quienes haga sus veces en las Agencias, ejercerá el control de la información.

PARÁGRAFO 1o. La Dirección de Gestión Humana será la responsable de consolidar la información de que trata el presente artículo y comunicarla a la Dirección Financiera, Grupo Financiero Sede, para el respectivo pago.

ARTÍCULO 52. El Director Regional o Seccional de Agencia, deberá remitir a la Dirección Financiera - Grupo de Presupuesto -, el Informe Mensual de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos desagregado por Recursos, tanto del Presupuesto de la vigencia como el de Reservas de Apropiación, el primer día hábil de cada mes.

El informe de las Operaciones Efectivas de Caja; Ejecución de Cuentas por Pagar; Boletín de Caja y Bancos y Saldos Promedios; Consolidado de Ingresos, Egresos y Bancos; Informe de Ejecución de los Recursos de la Nación, el certificado de ingresos con su respectivo anexo, y certificado de pagos, deberá ser remitido a la Dirección Financiera - Grupo de Tesorería -, el primer día hábil de cada mes.

Los informes Contables deberán ser remitidos a la Dirección Financiera - Grupo de Contabilidad-, en archivo plano vía correo electrónico antes del quinto día hábil del mes siguiente al cierre. Simultáneamente, antes del quinto día hábil se debe radicar el envío en cada Regional, Agencia y Grupo Financiero Sede, del informe en medio magnético e impreso, debidamente firmados por los responsables de acuerdo con las normas legales vigentes establecidas por la Contaduría General de la Nación y la Dirección Financiera.

PARÁGRAFO 1o. El Director Regional o Seccional de Agencia, debe ordenar integralmente el Cierre Presupuestal, Tesoral, Contable, de Recaudo y Nómina, tres (3) días hábiles antes del último día hábil de cada mes, para dar cumplimiento a las fechas establecidas para la presentación de los informes al Nivel Nacional.

PARÁGRAFO 2o. El encargado del almacén deberá ejecutar el cierre a más tardar el 23 de cada mes y enviar de manera inmediata la información pertinente a las dependencias de contabilidad.

PARÁGRAFO 3o. La responsabilidad en el cumplimiento de los cierres y envío de los informes de que tratan los Parágrafos Primero y Segundo, estará a cargo del Director regional o Seccional de Agencia.

PARÁGRAFO 4o. Es responsabilidad del Servidor Público encargado de la función del área de Recaudo de las Regionales y Agencias y el Coordinador del Grupo de Recaudo de la Regional Bogotá, el 10 de Diciembre de 2004, previo al Cierre Contable, llevar a cabo el cierre de las operaciones de Fiscalización para garantizar que a 31 de Diciembre de 2004 el saldo contable en las Cuentas de Orden -Liquidación por Aportes Patronales 3%-, quede en Cero (0), y que las Resoluciones Ejecutoriadas junto con los Pagarés en mora sean trasladados y registrados en la Oficina Jurídica.

PARÁGRAFO 5o. El Grupo Jurídico, de Contabilidad y de Recaudo de las Regionales, Agencias y Grupo Administración Financiera Sede, tres (3) días hábiles antes del cierre mensual, efectuarán el cruce de la información para determinar la razonabilidad y consistencia de los saldos registrados y reportados en cartera por aportes parafiscales.

PARÁGRAFO 6o. El Coordinador Administrativo y/o Financiero de la Regional o quien cumpla esta función en las Agencias, debe verificar que todos los ingresos recaudados en el mes, estén registrados y conciliados en el correspondiente informe de ejecución presupuestal y Estados Financieros.

PARÁGRAFO 7o. En el evento de que la información Presupuestal, Tesoral y Contable no sea presentada oportunamente para su consolidación, la Regional o Agencia será excluida del Informe de Ejecución Presupuestal, del Balance General Consolidado y de los demás informes Financieros, en los cuales se consignará la respectiva salvedad y, el Director Regional o Seccional de Agencia, asumirá la responsabilidad que este hecho conlleve.

ARTÍCULO 53. El Coordinador del Grupo Programático de la Regional y quien haga sus veces en las Agencias, deberá remitir a la Subdirección de Programación, el Informe de Ejecución Trimestral de Metas Sociales, dentro de los quince (15) primeros días del mes siguiente a la terminación del periodo correspondiente.

ARTÍCULO 54. A más tardar el día 25 de cada mes el Servidor Público responsable área de recaudo a través del Administrativo y/o Financiero, enviará al Grupo de Contabilidad, una relación detallada con copia de los documentos soporte de Resoluciones ejecutoriadas, pagarés, convenios o acuerdos de pago, y liquidaciones por aportes parafiscales 3%.

ARTÍCULO 55. A más tardar los días 28 de cada mes el Servidor Público responsable del área de recaudo en las Regionales o Agencias, una vez elaborados los informes mensuales de Gestión de Fiscalización y de Gestión de Cartera de acuerdo a los instructivos elaborados por la Sede Nacional, se reunirá con el Servidor Público encargado de la función de Contador en la Regional o Agencia, para conciliar sus saldos y que las cifras no presenten diferencias con los registros de cartera y de cuentas de orden.

ARTÍCULO 56. El Coordinador del Administrativo y/o Financiero de las Regionales, el Coordinador de Recaudo de la Regional Bogotá y quien desempeñe estas funciones en las Agencias,  deberán remitir a la Dirección Financiera -Grupo de Recaudo-, el informe de contribuciones parafiscales por aportes del 3%, clasificados en presente vigencia, vigencia anterior y consolidado.

PARÁGRAFO 1o. Los días 11 y 21 de cada mes, el Coordinador Administrativo y/o Financiero de las Regionales, el Coordinador de Recaudo de la Regional Bogotá y quien desempeñe estas funciones en las Agencias, deberán remitir a la Dirección Financiera - Grupo de Recaudo-, la relación detallada del recaudo efectuado por las Cajas de Compensación Familiar, en el formato F-08 y actualizar estos giros en el Aplicativo SIREC, Módulo de Giros.

PARÁGRAFO 2o. El Coordinador Administrativo y/o Financiero o quien haga sus veces en las Agencias, deberá remitir a la Dirección Financiera -Grupo de Tesorería-, la relación de los valores trasladados a las cuentas bancarias del Nivel Nacional, de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la presente resolución.

ARTÍCULO 57. El Coordinador Administrativo y/o Financiero de las Regionales, el Coordinador de Recaudo de la Regional Bogotá y quien desempeñe estas funciones en las Agencias, deberá remitir a la Dirección Financiera -Grupo de Recaudo-, el informe de Gestión en Fiscalización y Gestión de Cartera, dentro de los cinco (5) primeros días del mes siguiente al que se reporta.

ARTÍCULO 58. El Coordinador Administrativo y/o Financiero de las Regionales o quienes hagan sus veces en las Agencias, debe hacer cruce con sus dependencias, previo a la remisión de informes, de manera que se verifique que la totalidad de los datos registrados sean veraces y concordantes.

PARÁGRAFO. Los Informes que no hayan sido conciliados con Contabilidad, se darán por no recibidos en la Sede Nacional.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 59. Los Recursos asignados en el presupuesto deben ser ejecutados con criterios de austeridad y racionalidad en el gasto, observando lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto de la Nación, en el Decreto 111 de 1996, en la Ley No.780 del 18 de diciembre de 2002 y en las demás normas que los modifiquen o adicionen.

ARTÍCULO 60. El Director Regional o Seccional de Agencia debe propiciar la organización del manejo documental en el área financiera, donde reposará copia de los documentos de la contratación con los soportes de perfeccionamiento, legalización, comprobantes de pago, modificaciones al contrato, liquidación del contrato, y demás documentos soportes de las operaciones financieras de presupuesto, pagaduría y contabilidad, de conformidad con las instrucciones que para el efecto imparta la Dirección Financiera.

PARÁGRAFO. El Coordinador Administrativo y/o Financiero velará por la conservación y organización del archivo del área financiera.

ARTÍCULO 61. Para la ejecución del presupuesto de gastos de la vigencia 2004 y para el desarrollo de los programas encomendados al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Director Regional o Seccional de Agencia, podrá ordenar gastos y celebrar contratos, sujetándose a lo dispuesto en el Estatuto Presupuestario, Decreto 111 de 1996, en el Estatuto de Contratación, en la Resolución 1445 de 29 de julio de 2003 y, en las normas que sobre materia de ejecución presupuestal, ordenación del gasto, contratación y pago, estén vigentes.

PARÁGRAFO 1o. Las facultades conferidas en el presente artículo en materia contractual, se extienden a la imposición de sanciones, declaratoria de caducidad, aprobación de pólizas, celebración de contratos adicionales y actas de modificación por mutuo acuerdo, liquidación, terminación, modificación e interpretación unilateral y demás actos inherentes al procedimiento de contratación estatal.

PARÁGRAFO 2o. Las facultades otorgadas en el presente artículo no podrán ser delegadas y serán ejercidas directamente por el Servidor Público delegado, de acuerdo con los principios de equidad, economía, imparcialidad, selección objetiva, responsabilidad y con estricta observancia de las normas legales y vigentes tanto en materia de ordenación de gasto como de contratación.

ARTÍCULO 62. El Director General, el Secretario General, el Director Técnico, el Director de Planeación, el Director de Evaluación, el Director Administrativo y el Director de Gestión Humana, harán seguimiento a la apropiación y a la correcta ejecución de los recursos, que de conformidad con la estructura programática sean de su competencia, con base en los informes de ejecución presupuestal y seguimiento de Metas Sociales y Financieras.

ARTÍCULO 63. La única dependencia del Nivel Nacional autorizada para solicitar, recibir y controlar Certificados de Disponibilidad Presupuestal a las Regionales y Agencias, es la Dirección Financiera.

ARTÍCULO 64. Cuando se reciban bienes o servicios producto de Cofinanciación, los Coordinadores de los Centros Zonales, en coordinación con el Grupo Programático de la Regional o Agencia, estimarán el valor de estos bienes o servicios e informarán por correo electrónico, una vez se dé la novedad, al almacenista y a la Dirección de Planeación.

ARTÍCULO 65. Los Coordinadores Administrativos y/o Financieros de las Regionales y quienes desempeñen esta función en las Agencias y, el Coordinador del Grupo Financiero Sede, velarán por el cumplimiento del cronograma y el pago de la nómina y sus inherentes, y por el envío oportuno de los soportes a las diferentes dependencias y entidades, dentro del mismo mes de su causación.

ARTÍCULO 66. Las disposiciones establecidas en la presente Resolución rigen en su totalidad para el Grupo Financiero de la Sede Nacional, para tal efecto, éste se asimilará a una Regional.

ARTÍCULO 67. Los Servidores Públicos delegados en la presente Resolución, serán responsables por sus actuaciones u omisiones contrarias a la Constitución y a la Ley, tanto en materia de ordenación de gasto, como de contratación, ejecución del presupuesto y pago.

ARTÍCULO 68.  La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 374 de Marzo de 2003 y las disposiciones que la modificaron.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D. C, a los 31 días del mes Diciembre de 2003.

ANA MARÍA PEÑUELA POVEDA

Directora de Evaluación

Con funciones de Directora General Encargada