RESOLUCIÓN 1239 DE 2003

(9 julio)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF

“Por la cual se establece el procedimiento para flujo de información entre Regionales - Agencias y Sede Nacional”.

LA DIRECTORA GENERAL

DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

En uso de las facultades legales y estatutarias y en especial las conferidas por la Ley 527 de 1999, el Decreto 2150 de 1996

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 26 del Decreto 2150 de 1996, prescribe: “Utilizar sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos. Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos, para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.”

Que la Ley 527 Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Que la Directiva Presidencial Número 02 resalta la importancia de la tecnología en la vida gubernamental, para lo cual ha diseñado la Agenda de conectividad como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de información y con ellas, aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las Instituciones Públicas y socializar el acceso a la información, lo que exige implementar mecanismos tecnológicos adecuados.

Que de acuerdo con la Directiva Presidencial citada en el literal anterior, las Entidades Públicas están obligadas a aplicar en forma integral y oportuna mecanismos que propicien el intercambio de información de los sistemas, entre el sector público y/o privado.

Que el ICBF pretende llegar a sistemas de información que integren todas las áreas de la organización, que permitan la estrategia de la visibilidad de la información que lleva los datos correctos a las personas indicadas, en forma oportuna y a través de Canales de comunicación adecuados.

Que una de las fases alternas, y para la producción de informes no generados por Sistemas de información automatizados, el ICBF ha iniciado el proceso de estandarizar los formatos con los que las Regionales reportan información a la sede nacional.

Que este proceso busca tener en primer lugar información consolidada, confiable y oportuna para la toma de decisiones y la disposición de la misma, para presentarla a las instancias que la requieran, e igualmente convertirse en instrumento de medición de la gestión institucional.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Las sedes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, de acuerdo con su avance y desarrollo tecnológico, podrán rendir sus reportes y demás informes, por transferencia electrónica de información o medio magnético (disquete o CD) o copia dura (documento físico).

ARTÍCULO 2o. Para la rendición de informes por medio de transferencia electrónica de información (correo electrónico), las Regionales y Agencias utilizarán el siguiente procedimiento:

1. Las Regionales o Agencias, rendirán por correo electrónico las cuentas e informes, utilizando los modelos que se encuentran en el anexo a la presente resolución y ubicados en carpetas públicas de la Intranet, y teniendo en cuenta que:

- El diseño de los formatos no deberá ser modificado por la Regional o Agencia.

- La dirección de correo a utilizar es sistemasdeinformacion@icbf.qov.co para la rendición de todos los informes y cuentas.

- En el asunto o subject del correo electrónico debe escribirse el nombre de la Regional o Agencia y NIT que envía la información.

Ilustramos el caso con el siguiente ejemplo: Regional Atlántico -NIT 999.999.999-9

Escribir en el texto del mensaje: “El suscrito (nombre) Director de la Regional / Agencia de (nombre de la Regional / Agencia), identificado con, cédula Nro.______expedida en (nombre de la ciudad), rinde lo(as) siguientes cuenta(s) o informes correspondiente al mes de mmm)”. Por cada Dirección u Oficina de la Sede Nacional a la que reporte información, registrar los siguientes datos:

• Cantidad de archivos

Para los archivos que tienen una rendición diferente a la mensual, especificar: Nombre del archivo y Período rendido

- En el cuerpo del mensaje de correo, se deben insertar los archivos que contienen la información rendida, de acuerdo con la relación del Anexo que acompaña la presente resolución, teniendo en cuenta de identificar la Dirección u Oficina.

- La Sede Nacional, al verificar la integridad de la información rendida, acusará por correo electrónico, a la dirección de origen, recibo a satisfacción; En caso de encontrar inconsistencias, reportará la novedad a la Regional o Agencia, entendiéndose por no rendida la información.

ARTÍCULO 3o. Para la rendición de informes por medio magnético (disquete) o CD, la Regional o Agencia debe aplicar el siguiente procedimiento:

1. El medio magnético debe ser disquete de 3 ½%“ de alta densidad o CD.

2. Los disquetes y CDs deben numerarse y rotularse indicando en su etiqueta:

3. Nombre de Regional/Agencia, NIT, y período que se rinde, mes y año.

4. Los disquetes y CDs deben acompañarse de oficio remisorio, firmado por el director(a) Regional o de Agencia, en el que de manera expresa manifieste que la información contenida en éstos equivale a la registrada en copia dura, relacionar además, período de rendición y archivos que contiene por cada Dirección u Oficina destinataria de los informes.

5. La Sede Nacional, al verificar la integridad de la información rendida, acusará, mediante oficio, a la dirección de origen, recibo a satisfacción; en caso de encontrar inconsistencias, reportará la novedad a la Regional o Agencia, entendiéndose por no rendida la información.

ARTÍCULO 4o. Los formatos necesarios para la rendición de cuentas e informes se encuentran relacionados en el anexo a la presente resolución y corresponden a los mismos que aparecen en el sitio Web http://www.bienestarfamiliar.gov.co o en carpetas públicas de la Intranet, lugares desde donde se podrán consultar, copiar o imprimir.

ARTÍCULO 5o. Las cuentas e informes se rendirán con la periodicidad establecida por tipo de informes de acuerdo con las fechas indicadas en el Anexo de la presente resolución.

ARTÍCULO 6o. Los informes o reportes generados por los sistemas de información del ICBF, así como todo informe que por normatividad o de Ley, requiera presentarse en copia dura y debidamente firmado, se continuara presentando como hasta la fecha y en los períodos establecidos. De igual, manera, todo documento que responda a formas únicas, tales como hojas de vida, declaración juramentada de bienes, entre otros.

ARTÍCULO 7o. La regularidad de la presentación de informes y rendición de cuentas será mensual, a este corte se sumaran los de periodicidad bimestral, trimestral, semestral o anual.

ARTÍCULO 8o. Cualquier requerimiento de información que no este contemplado en el presente compendio no obligará a Regionales o Agencias a responder. Los requerimientos o solicitudes adicionales, solo tendrán validez si están autorizadas por el Secretario General.

ARTÍCULO 9o. A partir de la fecha de expedición de la presente resolución, el procedimiento establecido, contará con dos meses para ajustes en lo pertinente al cumplimiento de fechas indicadas en el Anexo adjunto así como el reporte de información según los formatos establecidos. Cumplido este plazo, el flujo de información entre Regionales - Agencias y Sede Nacional se ajustará al procedimiento detallado en los artículos precedentes.

ARTÍCULO 10. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición,

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C., 9 JUL. 2003

BEATRÍZ LONDOÑO SOTO

Directora General ICBF