RESOLUCIÓN 576 DE 1996

(11 abril)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 28 de la Resolución 1400 de 1996>

“Por la cual se establece el procedimiento interno para el trámite y elaboración de los contratos”

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

en uso ce sus facultades legales y estatutarias y

CONSIDERANDO

Que es necesario fijar el procedimiento interno para el trámite y elaboración de los contratos, en sus diferentes modalidades.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 28 de la Resolución 1400 de 1996> Las solicitudes de bienes y servicios que requieran las diferentes áreas se elevarán ante la Subdirección Administrativa en la Sede Nacional, la División Administrativa o Administrativa y Financiera en las Regionales con quince (15) días hábiles de anticipación. En las Agencias el Director Seccional surtirá trámite de los contratos.

PARÁGRAFO: Será responsabilidad del área solicitante que las adquisiciones están destinadas al cumplimiento de los fines del Instituto a continua y eficiente prestación de los servicios y respondan a estudios de conveniencia y oportunidad.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 28 de la Resolución 1400 de 1996> Las solicitudes podrán suscribirse por; el Director General los Secretarios Generales, Subdirectores o Jefes de Oficina en la Sede Nacional, por los Directores Regionales y deberán acompañarse de los siguientes documentos;

1. Justificación.

Estudios de conveniencia y oportunidad de la contratación

2. Términos de referencia.

Deberán contener reglas precisas, completas y detalladas suficientemente que permitan determinar el bien o servicio requerido por la administración, de tal forma que al solicitar propuestas a los oferentes se garantice igualdad de condiciones que conduzca a une selección objetiva.

3. Constancia escrita y detallada, en caso que la adquisición del bien o servicio debe solicitarse teniendo en consideración las calidades personales del contratista, que no permitan solicitar varias ofertas.

4. Objeto plenamente definido

5. Obligaciones de las partes.

6. Supervisor.

En los contratos, deberá designarse un supervisor, quien será funcionario del Instituto preferencialmente del área que solicitó el bien o servicio o en su defecto idóneo en la materia, y quien se encargara de:

a) Vigilar el cumplimiento de las obligaciones objeto del contrato, la correcta ejecución del mismo y su calidad.

b) Controlar las etapas del contrato y para efectos del pago expedir las certificaciones de cumplimiento y presentarlas en las dependencias encargadas de efectuar los pagos conforme lo señale el contrato.

c) Formular por escrito las recomendaciones tendientes a la debida ejecución del contrato e informar oportunamente cualquier anomalía que se presente a la Subdirección Administrativa en la Sede Nacional, a la Dirección Regional o División Jurídica en las Regionales y a la Dirección Seccional en Las Agencias; para las medidas que deban adoptarse.

d) Proyectar la liquidación del contrato cuando haya lugar a ello.

Interventor

En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso público, la interventoría de los mismos, en todo caso, deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad y del contratista. En los de contratación directa, esta interventoría podrá llegar a ser contratada en las mismas condiciones o ejercida por un funcionario del Instituto que sea Ingeniero Civil o Arquitecto, con matrícula profesional vigente.

7. Valor estimado y modalidad de pago más adecuada según el objeto contratado teniendo en cuenta, que si se pacta anticipo, éste no podrá superar el 50% del valor total del contrato.

8. En el evento en que se requiera para el cumplimiento del objeto del contrato, el desplazamiento del contratista fuera de la ciudad sede donde va a prestar el servicio, y no fuere posible que los costos del mismo formen parte del valor del contrato, se podrá pactar que el ICBF los costee, en cuyo caso se deberá señalar la programación correspondiente, estableciendo el cargo y grado equivalente para el reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte, de conformidad con lo establecido por la norma que regula la materia.

9. Término de ejecución del contrato.

Deberá indicarse en meses, días hábiles o calendario. En el evento de pactar anticipo, deberá informarse si el término inicia a partir del recibo del mismo o a la legalización del contrato.

10. En el caso de los contratos de prestación de servicios se deberá tener en cuenta que estos sólo se podrán realizar, cuando las actividades objeto del contrato no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos específicos.

11. En los casos en que el objeto del contrato sea la realización de un evento o seminario fuera de las instalaciones del Instituto, se anexará constancia de dicha circunstancia en donde se señalen los motivos que la generan.

PARÁGRAFO: Las solicitudes que no reúnan la información anteriormente señalada, serán devueltas a la oficina de origen.

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 28 de la Resolución 1400 de 1996> Recibidas las solicitudes de bienes o servicios en la Subdirección Administrativa, ésta dará traslado a la División de Recursos Físicos en la Sede Nacional para que con base en la información que acompaña la misma y tomando en cuenta los precios del mercado, y el presupuesto estimado de la contratación solicite el certificado de disponibilidad presupuestal. En las Regionales estos trámites se adelantarán por parte de los Jefes Administrativos o Administrativos y Financieros, quienes las tramitan, según el caso y en las Agencias por el profesional encargado de estas funciones.

Conforme a la cuantía estimada del contrato se iniciarán por las dependencias antes citadas los trámites de solicitud de cotizaciones u ofertas, o de licitación o concurso, de acuerdo con las normas que regulan la contratación administrativa y las cuantías de las delegaciones conferidas por la Dirección general.

Obtenidas las cotizaciones u ofertas, se procederá a la selección objetiva del contratista. Posteriormente, se elaborará el contrato, previa solicitud al oferente seleccionado de los documentos que deban exigirse de acuerdo con la naturaleza del mismo.

Los contratos serán elaborados en la División de Recursos Físicos, Grupo Contratos en la Sede Nacional, en las Regionales en la División Jurídica y en las Agencias en la Dirección Seccional.

PARÁGRAFO: Los contratos de prestación de servicios personales deberán elaborarse por la División de Recursos Humanos en la Sede Nacional.

Una vez elaborados los contratas en a Sede Nacional, se enviarán a la Subdirección Jurídica con todos sus anexos, para el respectivo control de legalidad. Surtido el respectivo control, la División de Recursos Físicos los remitirá para firma del Ordenador del gasto de acuerdo con las delegaciones. En las Regionales, la División Jurídica lo remitirá al Director Regional para su suscripción.

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 28 de la Resolución 1400 de 1996> Sin excepción alguna, toda la contratación que adelante el Instituto debe constar por escrito, consignando cuando menos en los contratas sin formalidades plenas el objeto del contrato y la contraprestación contratista, término, valor, forma de pago y garantía única si se determina la necesidad de exigirla, de acuerdo con la naturaleza y forma de ejecución del contrato y podrán contener las demás estipulaciones que se consideren necesarias de acuerdo con la ley. Adicionalmente el contratista deberá manifestar que no se halla Incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la ley. Así mismo, en las dependencias que elaboren los contratos se mantendrá un archivo donde repose una carpeta por cada contrato celebrado con el original del mismo con todos sus antecedentes y actuaciones posteriores.

ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 28 de la Resolución 1400 de 1996> La elaboración e los contratos adicionales deberá solicitarse por misma dependencia qua requirió la elaboración del contrato principal, con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles al vencimiento del término de dicho contrato, debidamente soportado y justificado.

PARÁGRAFO. En caso de que se solicite adicionar la cuantía del contrato ésta no podrá exceder del 50% del valor total pactado inicialmente.

ARTCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 28 de la Resolución 1400 de 1996> Los funcionarios que intervengan en los procesos de contratación, serán responsables por sus actuaciones u omisiones contrarias a la ley 80 de 1993 y las normas que la reglamentan o complementan.

ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 28 de la Resolución 1400 de 1996> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Santafe de Bogotá, D. C., a los 11 ABR 1996

BERNARDO RAMÍREZ DEL VALLE

Director General (E)