RESOLUCIÓN 238 DE 2020
(enero 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Por la cual se delega una facultad y se dictan normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras, para la vigencia del 2020.
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR_ CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS - ICBF
En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política de Colombia, el literal b) del artículo 28 de la Ley 7a de 1979, los artículos 9, 10 y 78 de la Ley 489 de 1998, el artículo 2.8.5.2 y 2.8.5.3 del Decreto 1068 de 2015 y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales, desarrollándose con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que los artículos 9 y 10 de la Ley 489 de 1998 establecen lo referente a la facultad de los representantes legales de las entidades descentralizadas de delegar las funciones a ella asignadas, siempre que medie un acto administrativo que así lo disponga, verse sobre funciones susceptibles de ser delegadas por mandato legal y recaiga en cabeza de empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo Correspondiente.
Que la Ley 2008 del 27 de diciembre de 2019, establece el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2020.
Que el artículo 17 de la precitada Ley establece que la constitución y funcionamiento de las cajas menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, y en las entidades nacionales con régimen presupuestal, de Empresas Industriales y Comerciales del Estado con carácter no financiero, respecto de los recursos que asigna la Nación, se rigen por el Decreto 1068 de 2015.
Que mediante el Titulo 5 de la parte 8a del Decreto 1068 del 26 de mayo del 2015 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se reguló la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores, determinando en su artículo 2.8.5.2 que “Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Así mismo, se deberá indicarla unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal”.
Que, al unísono, el artículo 2.8.5.3 de la precitada norma dispone que “El Representante Legal, de acuerdo con los requerimientos de la entidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación con base en las reglas aquí establecidas".
Que se hace necesario delegar en la Secretaría General y en los Directores Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la facultad de constituir y realizar apertura de cajas menores en sus respectivas sedes y centros zonales para la vigencia 2020, con el fin de facilitar su ejecución y operación, así como reglamentar su funcionamiento y manejo.
Que para el año 2020 y conforme los requerimientos debidamente justificados por la regionales relacionadas a continuación, se requiere la creación de cinco (5) cajas menores nuevas, así: una (1) en el Grupo Administrativo de la Regional Antioquia, una (1) en el Grupo de Asistencia Técnica de la Regional Boyacá, una (1) en el Grupo Jurídico de la Regional Casanare, una (1) en el Centro Zonal Chiriguaná de la Regional Cesar y una (1) en el Grupo Jurídico de la Regional Magdalena.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. - DELEGACIÓN. Delegar en el Secretario General y en los Directores Regionales del ICBF, la facultad para constituir y realizar la apertura de las Cajas Menores en sus respectivas sedes administrativas y centros zonales, para la vigencia 2020.
ARTÍCULO SEGUNDO. - CONSTITUCIÓN. La Dirección General, la Secretaría General y las Direcciones Regionales del ICBF, según la justificación técnica y económica, constituirán, de acuerdo con sus competencias, las cajas menores con base en lo dispuesto en la presente Resolución y en el Título 5 de la Parte 8a del Decreto 1068 de 2015 y designarán mediante resolución a los servidores públicos responsables “Cuentadantes”, quienes deberán contar con la debida idoneidad técnica para el manejo de los recursos públicos.
En el acto administrativo de constitución, se especificará la cuantía fijada por cada rubro presupuestal, el responsable, el número de Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP que ampara la (s) caja (s) menor (es), la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar.
PARÁGRAFO PRIMERO. Para la constitución de la (s) caja (s) menor (es), se deberá expedir previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF Nación, que contendrá cada uno de los rubros presupuéstales que se van a afectar.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Copia de la resolución de constitución de la (s) caja (s) menor (es), deberá ser enviada a los Grupos de Tesorería, Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, así como a la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULO TERCERO. DE LA ORDENACIÓN DEL GASTO. En la Dirección General, la ordenación del gasto de las cajas menores constituidas estará a cargo de la Dirección General y la Secretaría General, y en las Direcciones Regionales estará a cargo del Director Regional.
ARTÍCULO CUARTO. - REGISTRO. La constitución de las Cajas Menores y las operaciones financieras que se deriven de su manejo, deben ser registradas en Módulo de Gestión Caja Menor del SIIF Nación, previa expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Esto incluye los procesos relacionados con el ingreso de apertura y reembolso, egresos, pagos, reintegros, solicitudes de reembolso, legalización y cierre presupuestal, una vez sea expedida la resolución de constitución por parte del Secretario General o el Director Regional, según sea el caso.
PARÁGRAFO. El registro en el SIIF Nación estará a cargo de los servidores públicos o quién haga sus veces en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero de la Dirección General a quienes se les ha asignado el perfil de Gestión Presupuesto Gastos, de Pagador Regional, de Gestión Contable y de Cuentadante, que es designado mediante resolución para el manejo de la caja menor y quien debe estar creado como usuario ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el perfil Gestión Caja Menor.
ARTÍCULO QUINTO. CUANTÍA DE LAS CAJAS MENORES. Las cuantías aprobadas son las siguientes:
| No. | REGIONAL | NOMBRE CAJA MENOR | VALOR APROBADO |
| 1 | ANTIOQUIA | GRUPO JURÍDICO | $ 2.012.040 |
| 2 | ANTIOQUIA | GRUPO ADMINISTRATIVO | $ 467.000 |
| TOTAL ANTIOQUIA | $ 2.479.040 | ||
| 3 | ATLÁNTICO | GRUPO JURÍDICO | $ 2.000.000 |
| TOTAL ATLÁNTICO | $ 2.000.000 | ||
| 4 | BOGOTÁ | GRUPO JURÍDICO | $ 2.500.000 |
| TOTAL BOGOTÁ | $ 2.500.000 | ||
| 5 | BOLÍVAR | GRUPO JURÍDICO | $ 1.602.000 |
| TOTAL BOLÍVAR | $ 1.602.000 | ||
| 6 | BOYACÁ | DIRECCIÓN REGIONAL | $ 1.014.600 |
| 7 | BOYACÁ | GRUPO ASISTENCIA TÉCNICA | $ 301.200 |
| TOTAL BOYACÁ | $ 1.315.800 | ||
| 8 | CASANARE | GRUPO JURÍDICO | $ 1.545.000 |
| TOTAL CASANARE | $ 1.545.000 | ||
| 9 | CESAR | C.Z CHIRIGUANA | $ 1.200.000 |
| TOTAL CESAR | $ 1.200.000 | ||
| 10 | CUNDINAMARCA | GRUPO ADMINISTRATIVO | $ 5.184.000 |
| 11 | CUNDINAMARCA | GRUPO JURÍDICO | $ 1.004.000 |
| TOTAL CUNDINAMARCA | $ 6.188.000 | ||
| 12 | GUAJIRA | C.Z RIOHACHA No. 2 | $ 1.200.000 |
| 13 | GUAJIRA | C.Z FONSÉCA | $ 1.200.000 |
| 14 | GUAJIRA | C.Z MAICAO | $ 1.200.000 |
| TOTAL GUAJIRA | $ 3.600.000 | ||
| 15 | HUILA | GRUPO ADMINISTRATIVO | $ 3.600.000 |
| 16 | HUILA | GRUPO ASISTENCIA TÉCNICA | $ 2.008.000 |
| 17 | HUILA | GRUPO JURÍDICO | $ 1.000.000 |
| TOTAL HUILA | $ 3.208.000 | ||
| 18 | MAGDALENA | GRUPO JURÍDICO | $ 2.000.000 |
| TOTAL MAGDALENA | $ 2.000.000 | ||
| 19 | NARIÑO | GRUPO JURÍDICO | $ 2.012.040 |
| TOTAL NARIÑO | $ 2.012.040 | ||
| 20 | SANTANDER | GRUPO JURÍDICO | $ 800.000 |
| TOTAL SANTANDER | $ 800.000 | ||
| 21 | TOLIMA | GRUPO ASISTENCIA TÉCNICA | $4.267.000 |
| 22 | TOLIMA | GRUPO JURÍDICO | $ 2.008.000 |
| TOTAL TOLIMA | $ 6.275.000 | ||
| 23 | VALLE | C.Z CARTAGO | $ 700.000 |
| 24 | VALLE | GRUPO JURÍDICO | $ 1.000.000 |
| TOTAL VALLE | $ 1.700.000 | ||
| 25 | SEDE NACIONAL | DIRECCIÓN GENERAL | $ 1.500.000 |
| 26 | SEDE NACIONAL | DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA | $ 16.610.000 |
| SEDE NACIONAL | OFICINA ASESORA JURÍDICA | $ 5.162.040 | |
| TOTAL SEDE NACIONAL | $ 23.272.040 | ||
| TOTAL GENERAL | $ 61.696.920 | ||
PARÁGRAFO PRIMERO. El monto total general que asciende a la suma de SESENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS VEINTE PESOS MCTE ($61.696.920), se ajusta a los rangos contemplados en el Artículo 2.8.5.4. del Decreto 1068 de 2015.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La cuantía máxima de cada una de las Cajas Menores Incluye el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), de acuerdo con los identificadores presupuéstales contenidos en la estructura presupuestal para la vigencia fiscal 2020.
ARTÍCULO SEXTO. Destinación. Los recursos de las Cajas Menores deben ser utilizados para sufragar los gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, según el Decreto 2411 del 30 de diciembre de 2019. “Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2020, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos”, que tengan el carácter de urgentes, que sean para funcionamiento o inversión, de conformidad con el clasificador del gasto y en concordancia con los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes.
PARÁGRAFO PRIMERO. Podrán destinarse recursos de las cajas menores para los gastos de alimentación que sean indispensables, con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección General, siempre que el Director asista.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Para efectuar un gasto y su registro, se debe tener presente el clasificador del gasto establecido en los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes, verificando que exista saldo disponible en cada identificador presupuestal.
ARTÍCULO SÉPTIMO. PÓLIZA DE MANEJO. Los servidores públicos designados para el manejo de las Cajas Menores están amparados bajo la Póliza de Seguro de Manejo Global para Entidades Oficiales contratada por el ICBF, la cual ampara a todos los servidores públicos.
ARTÍCULO OCTAVO. - PROHIBICIONES. No se podrán realizar con fondos de Cajas Menores las siguientes operaciones:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.
3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y normas que lo reglamenten deben constar por escrito.
4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el Almacén o en el depósito de la respectiva Dirección Regional o Dirección General.
7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en las Direcciones Regionales, cuya urgencia y razones se encuentren plenamente sustentadas.
8. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.
PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad en el SIIF Nación.
ARTÍCULO NOVENO. MANEJO DEL DINERO. El manejo del dinero de las Cajas Menores en las Direcciones Regionales y en la Dirección General, se hará a través de una Cuenta Corriente según lo estipulado en el artículo 2.8.5.9 del Decreto 1068 de 2015 y de acuerdo con la normatividad vigente expedida por el ICBF.
Para la operatividad de una caja menor, el funcionario responsable delegado por resolución debe estar creado ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Perfil Gestión Caja Menor, siendo el principal autor del manejo y modificación de la clave de ingreso al sistema, realizando el registro diario de la información generada.
PARÁGRAFO PRIMERO. El Responsable de la Caja Menor “Cuentadante”, sólo podrá mantener en efectivo hasta cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes - SMMLV y será responsable de la custodia y disponibilidad de dichos recursos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Para el manejo de los recursos en efectivo se deberá expedir un vale provisional a nombre del servidor público al cual se le hizo entrega del dinero, quien deberá firmar con el número de la cédula de ciudadanía, indicando además la fecha y hora de recibo. La legalización del vale provisional se deberá realizar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de su expedición. El vale provisional deberá reemplazarse por los soportes documentales como facturas, recibos de pago y los demás que cumplan con los requisitos, de acuerdo con las normas vigentes. En caso de no ser posible la presentación de los soportes en el tiempo establecido en este parágrafo. El servidor público responsable del manejo de la Caja Menor podrá ampliar el plazo de la legalización, dependiendo del caso, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
PARÁGRAFO TERCERO. El servidor público responsable de la Caja Menor no puede ejecutar gastos por un monto superior al disponible en cada ítem presupuestal ni hacer unidad de caja en el momento de efectuar el gasto.
ARTÍCULO DÉCIMO. REEMPLAZO TEMPORAL DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR. Cuando el responsable de la Caja Menor deba ausentarse por vacaciones, licencia o comisión, el Director Regional o el Secretario General, según corresponda, mediante resolución, deberá encargar a otro servidor público con la debida capacitación, dejando constancia en acta. El titular deberá entregar cuando se retire y recibir cuando se reintegré, mediante Acta y con el respectivo arqueo, los fondos existentes y los documentos que soportan los gastos, los cuales deben ser generados desde el aplicativo SIIF Nación y según lo estipulado en el artículo 2.8.5.9 del Decreto 1068 de 2015.
PARÁGRAFO. - Reemplazo temporal del delegado del arqueo de la Caja Menor. Cuando el delegado del arqueo de la Caja Menor deba ausentarse por vacaciones, licencia o comisión, el Director Regional o el Secretario General, según corresponda, mediante Acta deberá encargar a otro servidor público con la debida capacitación. El titular deberá entregar cuando se retire y recibir cuando se reintegre, mediante Acta y con el respectivo arqueo de Caja Menor.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. PAGOS POR CAJA MENOR. Los pagos que se efectúen con cargo a la Caja Menor deberán estar soportados con la respectiva factura, en la que debe constar el número de identificación o NIT del beneficiario, la fecha, el concepto del gasto, el valor unitario, el valor total y demás requisitos exigidos en las normas sobre la materia. Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley a que haya lugar del orden nacional, distrital y territorial, de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes.
PARÁGRAFO PRIMERO. La Dirección General, la Dirección Regional o la Secretaría General, según corresponda, en la Resolución de designación del cuentadante, deberán señalar el nombre del banco, el número y tipo de la cuenta en la cual se deben consignar los descuentos efectuados por las retenciones de ley.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El cuentadante no deberá realizar las consignaciones de los descuentos aplicados en los egresos de Caja Menor, teniendo en cuenta que los mismos quedan generados en el SIIF Nación y se verán reflejadas las deducciones en el momento que se realicen los reembolsos o la legalización definitiva, por lo que, cuando el cuentadante solicite reembolso se le girará el valor neto sin deducciones.
PARÁGRAFO TERCERO. La falta de pago oportuno de la retención en la fuente y demás gravámenes genera intereses de mora y sanciones por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, los cuales deberán ser asumidos por el cuentadante, que no retuvo o que no consignó oportunamente.
PARÁGRAFO CUARTO. El servidor público responsable de la Pagaduría en las Direcciones Regionales y el Coordinador del Grupo Financiero de la Dirección General, deberán incluir estos valores en la declaración de Retención en la Fuente para ser girados a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido para cada vigencia fiscal.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. -REEMBOLSOS. Los reembolsos se deben hacer mensualmente en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo identificador presupuestal o cuando se haya consumido más del setenta por ciento (70%) de alguno o todos los valores de los identificadores presupuéstales afectados, lo que ocurra primero.
En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuéstales, a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
PARÁGRAFO PRIMERO. Para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que los gastos estén agrupados por identificadores presupuéstales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución, incluyendo el Gravamen a los Movimientos Financieros - GMF del mes, para lo cual se debe anexar el extracto bancario del mes correspondiente.
2. Que se registre la solicitud de reembolso en el SIIF Nación.
3. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
4. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor, según el caso.
6. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El servidor público que no efectúe los reembolsos según lo estipulado en el artículo anterior incurrirá en incumplimiento de la norma, lo que conllevará a sanciones disciplinarias.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. - LEGALIZACIÓN POR CAMBIO DE RESPONSABLE. En el evento en que se realice el cambio del cuentadante, el titular deberá hacer una legalización definitiva reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales - Otros Ingresos, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados según los soportes. Para la Dirección General, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General - Otros Ingresos. La Dirección General, la Dirección Regional o la Secretaría General, según corresponda, modificará la Resolución de Constitución designando al nuevo responsable, como se estipula en el artículo 2.8.5.15 del Decreto 1068 de 2015.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. - LEGALIZACIÓN DEFINITIVA AL FINALIZAR LA VIGENCIA. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.8.5.13 del Decreto 1068 de 2015, la legalización y cierre de las Cajas Menores constituidas en el ICBF durante la presente vigencia fiscal, se hará según cronograma establecido previamente por parte de la Dirección Financiera y en todo caso hasta antes del 29 de diciembre. En dicha fecha se deberán legalizar y cerrar la totalidad de los gastos efectuados, reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales - Otros Ingresos, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados, de acuerdo con los soportes. Para la Dirección General consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General - Otros Ingresos.
PARÁGRAFO PRIMERO. El servidor público responsable de la Caja Menor en las Direcciones Regionales y en la Dirección General, responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y por el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiere lugar.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. - RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO DEL GASTO. La Resolución de Reconocimiento del Gasto de que trata el numeral 6o del parágrafo primero del artículo décimo segundo de la presente resolución, deberá ser expedida por la Dirección General, la Dirección Regional o la Secretaría General como Ordenador del Gasto, según corresponda, para cada uno de los reembolsos que efectúe el cuentadante, reconociendo la totalidad de los gastos efectuados.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. - ARQUEO DE LAS CAJAS MENORES. La Dirección General, la Dirección Regional o la Secretaría General, según corresponda, designará mediante resolución al responsable o responsables de los arqueos a las Cajas Menores, garantizando que éstos se realicen una vez cada dos (2) meses para las regionales que constituyeron de una (1) a tres (3) cajas menores y cada tres (3) meses para aquellas que constituyeron más de tres (3) cajas menores. En las Direcciones Regionales los designados pueden ser el Coordinador Financiero, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador o un profesional del Grupo Financiero, dependiendo del número de Cajas Menores constituidas y de su localización. En la Dirección General, el designado debe ser el servidor público que desempeñe las funciones de Contador en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General. En todas las revisiones se debe tener en cuenta que la información oficial es la que se encuentra registrada en el SIIF Nación.
La copia de los arqueos realizados en las Direcciones Regionales y en la Dirección General, debe ser enviada al Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, así como a la Oficina de Control Interno de la Dirección General, a más tardar al quinto día hábil después de realizado dicho arqueo, con el fin de efectuar su correspondiente control y seguimiento.
PARÁGRAFO PRIMERO. El servidor o servidores públicos responsables del arqueo deberán informar oportunamente al Coordinador Financiero o Administrativo en las Direcciones Regionales y a la Dirección Financiera, las observaciones o inconsistencias detectadas en el manejo de dichas cajas, con el fin de adelantar las gestiones pertinentes.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los servidores públicos de la Dirección Financiera o cualquier otro servidor público en comisión de servicios y con delegación expresa, en ejercicio de las funciones de acompañamiento, seguimiento y control a las Direcciones Regionales y a la Dirección General, podrán practicar arqueos sobre las Cajas Menores constituidas para la vigencia fiscal 2020.
Lo anterior, sin perjuicio del deber de las oficinas de control interno de efectuar arqueos periódicos y sorpresivos, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. - RESPONSABILIDAD. Los servidores públicos designados para el manejo de las Cajas Menores serán responsables de la debida aplicación de lo establecido en las normas administrativas y fiscales que rigen su manejo y, en especial, del cumplimiento del Decreto 1068 del 26 de mayo del 2015, los lineamientos establecidos en la Entidad y lo estipulado en la presente resolución.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. - CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. - VIGILANCIA Y CONTROL. Además de la vigilancia y control que ejerce la Contraloría General de la República, de conformidad con lo estipulado en el Decreto 1068 de 2015, el control sobre las Cajas Menores lo deberá ejercer el respectivo Ordenador del Gasto en cada una de las áreas de la Dirección General y en las Direcciones Regionales.
Los Cuentadantes deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULO VIGÉSIMO. - VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C a los 20 días del mes de enero de 2020
JULIANA PUNGILUPPI
Directora General