RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 82 DE 2009
(enero 22 26)
Diario Oficial No. 47.298 de 21 de marzo de 2009
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por la cual se adopta la Versión 4.0 del Manual de Calidad y sus tres (3) anexos, asociado a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de la República y se deroga la Resolución Reglamentaria 0011 del 21 de agosto de 2003 por la cual se adopta la Versión 3.0 del Manual de Calidad, asociado a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de la República.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 35 del Decreto-ley 267 de 22 de febrero de 2000, establece en el numeral 1 como función del Contralor General de la República la de “Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución Política y la ley”.
Que mediante la Resolución Reglamentaria número 0011 de 21 de agosto de 2003, se adoptó la versión 3.0 del Manual de Calidad asociado a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de la República.
Que es política de la Contraloría General de la República, la revisión y actualización permanente de su Manual de Calidad asociado a los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y desarrollo administrativo, así como los Documentos asociados a los mismos.
Que en el proceso de implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se hizo necesario el ajuste de la Red de Procesos para adecuarlos a la clasificación de estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, su denominación como Macroprocesos y su caracterización.
Que mediante Acta número 1 del Consejo de Calidad del seis (6) de noviembre de dos mil ocho (2008) se sometió a consideración y fue aprobada la Versión 4.0 del Manual de Calidad y sus tres (3) anexos.
Que en razón a la anterior consideración se hace necesario derogar en su totalidad la Resolución 0011 del 21 de agosto de dos mil tres (2003).
En mérito de lo expuesto:
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar la versión 4.0 del Manual de Calidad y sus 3 anexos (Anexo1: Red de Procesos, Anexo 2: Tablas de Responsabilidad y Comunicaciones, Anexo 3: Listado Maestro de Documentos), asociado a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de la República, contenido en noventa y seis (96) folios, anexos a esta resolución.
ARTÍCULO 2o. La presente resolución reglamentaria rige a partir de la fecha de su expedición, deroga en su totalidad la Resolución Reglamentaria 0011 del 21 de agosto de 2003 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 26 de enero de 2009.
El Contralor General de la República,
JULIO CÉSAR TURBAY QUINTERO.
 | MANUAL DE CALIDAD | |
| VERSION: 4.0 | ||
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA MANUAL DE CALIDAD
Tabla de Contenido
Presentación del Contralor General
Objetivo
Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
Estructura del Manual de Calidad
Exclusiones
Documentos de Referencia
La Contraloría General de la República
Naturaleza de la CGR
El modelo de Gestión de la CGR
Descripción de los Procesos del Modelo de Gestión de la CGR
Anexo 1: Red de Procesos
Anexo 2: Tablas de Responsabilidad y Comunicaciones
Anexo 3: Listado Maestro de Documentos
Presentación del Contralor General
La Contraloría General de la República CGR, ha venido desarrollando con éxito un Sistema de Gestión de Calidad enfocado a sus Macroprocesos estratégicos: Direccionamiento Estratégico, Comunicación y Divulgación; misionales: Control Fiscal Micro, Control Fiscal Macro, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Enlace con Clientes y Partes Interesadas; de Apoyo: Gestión de Talento Humano, Gestión de Recursos; y de Evaluación: Administración de Procesos y Procedimientos. Como resultado de este trabajo, la CGR logró convertirse en una de las primeras entidades del sector público central y de Control Fiscal que ha logrado alcanzar el certificado de calidad tanto a nivel nacional como internacional.
La Contraloría General de la República recibió el 2 julio de 2002 la certificación inicial con la respectiva ampliación a otras dependencias el 26 de diciembre de 2002. El 4 de septiembre de 2006 y después de sortear con éxito las auditorías anuales de seguimiento le fue concedida la recertificación de su Sistema de Gestión de Calidad.
Estamos construyendo una Contraloría General de la República para el futuro, en su concepción del Control Fiscal, en la tecnología que utiliza y en el desarrollo de un talento humano capacitado, profesional y comprometido que agrega valor al cumplimiento de la misión.
Contamos con una Contraloría General de la República enfocada en sus clientes: la ciudadanía y el Congreso de la República, que constituyen su razón de ser y a quienes busca satisfacer en expectativas, requerimientos y necesidades, con el fin de incrementar sus niveles de satisfacción y cumplir, con un alto grado de confianza, las exigencias plasmadas en la Constitución Política y en la ley, y con ello seguir obteniendo respeto sobre las actuaciones de la Entidad.
Se han obtenido logros que han permitido un mejor desempeño de la entidad. Sin embargo, aun nos queda un buen tramo por recorrer. Estamos empeñados en fortalecer el Sistema de Gestión de Calidad, buscando aumentar la eficiencia, eficacia y calidad de nuestros procesos, apoyándonos en la tecnología y en un Sistema de Control Interno, que se pretende sea ejemplar para las demás entidades del Estado.
Así mismo, debemos fortalecer la construcción permanente de moralidad y eficiencia en la gestión pública mediante los planes de mejoramiento y los estudios macroeconómicos para ejercer el control de advertencia; así como consolidar el macroproceso de responsabilidad fiscal con el fin de incrementar su eficacia.
En nuestro compromiso con la calidad y el mejoramiento continuo, continuaremos el fortalecimiento de nuestros macroprocesos para lograr los resultados esperados, el posicionamiento de la CGR ante la sociedad, contribuyendo de forma eficaz para que nuestra Entidad alcance su visión “Tener una administración pública, fundamentada en la eficiencia y moralidad”.
Esperamos que esta nueva versión del Manual de Calidad, continúe constituyéndose en la herramienta fundamental del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de la República, ya que además de describir el modelo de gestión y su alcance, muestra la interrelación de los macroprocesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y su interacción con los Clientes: Ciudadanía y Congreso de la República.
La definición, comprensión y puesta en práctica de los nuevos procedimientos y requisitos establecidos en las normas NTC ISO 9001:2000, constituyen un gran avance para la entidad, pues establecen de manera clara y concreta el manejo de las situaciones que se definen mediante estos procedimientos, que esperamos continúen certificados y contribuyan a consolidar una cultura de mejoramiento continuo, tal y como lo establece nuestra política de calidad.
El Director de la Oficina de Planeación con el apoyo del Comité Directivo y el Consejo de Calidad, tendrá como responsabilidad, el aseguramiento de la calidad, mediante el desarrollo, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad bajo la citada norma.
Con este proceso esperamos hacer de la Contraloría General de la República un modelo a imitar por el sector público y privado en el concierto nacional e internacional.
El éxito alcanzado hasta el momento es el resultado del esfuerzo y el trabajo en equipo de todos los funcionarios que conforman la Contraloría General de la República, quienes con su compromiso, participación y acción continuarán construyendo la Contraloría que todos queremos, como bien lo manifestaron en su momento mis antecesores.
El Contralor General,
JULIO CÉSAR TURBAY QUINTERO.
Objetivo
Describir el modelo de gestión de la CGR, según los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad bajo los parámetros de la norma NTC-ISO 9001:2000. Incluye la descripción general de los Macroprocesos estratégicos (Direccionamiento Estratégico, Comunicación y Divulgación); de los misionales (Control Fiscal Micro, Control Fiscal Macro, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, y Enlace con Clientes y Partes Interesadas); los de apoyo (Gestión de Talento Humano y Gestión de Recursos de la Entidad) y de evaluación (Administración de Procesos y Procedimientos).
Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
El Sistema de Gestión de Calidad de la CGR se encuentra implementado en sus Macroprocesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Evaluación, necesarios para cumplir la misión de la entidad.
Las áreas directamente responsables en cada uno de los Macroprocesos, bajo el modelo NTC-ISO 9001:2000, son:
1. Macroprocesos Estratégicos:
-- Direccionamiento Estratégico: Despachos del Contralor General y Vicecontralor, con el apoyo de las Oficinas de Planeación y Jurídica.
-- Comunicación y Divulgación: Oficina de Comunicaciones y Publicaciones.
2. Macroprocesos Misionales:
-- Control Fiscal Micro: Contralorías Delegadas de los sectores Social; Minas y Energía; Agropecuario; Gestión Pública e Instituciones Financieras; Defensa, Justicia y Seguridad; Medio Ambiente; Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional.
-- Control Fiscal Macro: Contraloría Delegada de Economía y Finanzas Públicas, y las Direcciones de Estudios Sectoriales de las siete Contralorías Delegadas Sectoriales.
-- Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva: Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.
-- Enlace con Clientes y Partes Interesadas: Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana y Secretaría Privada.
3. Macroprocesos de Apoyo
-- Gestión de Talento Humano: Gerencia de Talento Humano; Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional; y Oficina de Control Disciplinario.
-- Gestión de Recursos de la Entidad: Gerencia Administrativa y Financiera y Oficina de Sistemas e Informática.
4. Macroproceso de Evaluación:
-- Administración de Procesos y Procedimientos: Oficinas de Planeación y Control Interno.
En el nivel desconcentrado en las Gerencias Departamentales de Amazonas, Antioquia, Arauca, Atlántico, Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Chocó, Córdoba, Guainía, La Guajira, Guaviare, Huila, Magdalena, Meta, Norte de Santander, Nariño, Putumayo, Quindío, Risaralda, San Andrés, Santander, Sucre, Tolima, Valle, Vaupés y Vichada, el modelo tiene alcance sobre los siguientes Macroprocesos:
-- Control Fiscal Micro
-- Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
-- Enlace con Clientes y Partes Interesadas: En cuanto a la ciudadanía.
Dado que “es función especial del nivel central coordinar y controlar todas las actividades de la Contraloría en el ámbito nacional, incluyendo las que desarrolla el nivel desconcentrado” (artículo 10, Decreto 267 de 2000), los demás Macroprocesos en el nivel desconcentrado se encuentran contenidos en el alcance para el nivel central, como parte de la ejecución de dichos Macroprocesos. La participación de las Gerencias Departamentales está determinada según el desarrollo de las funciones asignadas por la ley o las responsabilidades establecidas en los Macroprocesos, procesos y procedimientos, de acuerdo con la normatividad vigente.
Este manual es parte integrante del Manual de Operación de la CGR, en el marco del Modelo Estándar de Control Interno MECI. 1000:2005.
Estructura del Manual de Calidad.
El Manual de Calidad se encuentra estructurado en dos partes, la primera, contiene la presentación del Contralor General y los aspectos generales relacionados con el objetivo del Manual, el alcance del Sistema de Gestión de Calidad, la estructura del Manual, las exclusiones, los documentos de referencia, la naturaleza y la estructura organizacional de la CGR.
Así mismo, describe el Modelo de Gestión de la CGR basado en el Modelo de Operación por Procesos, estructurado en Macroprocesos, Procesos, Actividades y Tareas, contenidos en el Diccionario de Actividades, del Sistema de Gestión de Calidad de la CGR.
Para todos los Macroprocesos y algunos Procesos, el Manual desarrolla su Descripción y Caracterización.
En la caracterización de los Macroprocesos y Procesos se identifican los siguientes elementos:
-- Proveedores, entradas, salidas y receptores del proceso
-- Objetivo y descripción general del proceso
-- Controles y recursos necesarios para la operación del proceso
-- Responsables y niveles de autoridad del proceso La segunda parte la integran los anexos del Manual de Calidad así:
-- Anexo 1. Red de Procesos: describe los nueve Macroprocesos del Sistema de Gestión de Calidad de la CGR, sus procesos y los requisitos de la NTC – ISO 9001:2000 que le aplican.
-- Anexo 2. Tablas de Responsabilidad y Comunicaciones: presenta a nivel de los Macroprocesos y de algunos procesos, el requisito de la norma que le aplica, las comunicaciones que se requieren (qué se comunica, quién lo comunica, a quién se comunica, medio y registro de comunicación) y las responsabilidades en el cumplimiento de dichos requisitos (responsabilidad, responsable y documento que indica la responsabilidad).
-- Anexo 3. Listado Maestro de Documentos: contiene la relación de los procedimientos y otros documentos asociados a los Macroprocesos y algunos procesos, indicando para cada uno de los documentos el título, la versión vigente, la fecha de aprobación el número de la resolución, el responsable, la versión anterior y la observación relacionada con el cambio que dio lugar a la nueva versión.
Es responsabilidad del Representante de la Dirección mantener actualizado este Manual, de acuerdo con la dinámica de mejoramiento continuo y la adecuación de los procesos de la Contraloría al modelo de gestión NTC-ISO 9001:2000. Dicha actualización debe hacerse cada vez que se requiera.
Exclusiones.
El requisito 7.6 “Control de dispositivos de seguimiento y medición”, se excluye del alcance del sistema de gestión de calidad de la CGR por cuanto dichos dispositivos no son usados en la operación de la entidad, dada su naturaleza.
El requisito 7.5.2 “Validación de procesos”, se excluye del alcance del sistema de gestión de calidad de la CGR por cuanto los productos son evaluados y verificados durante su realización.
Documentos de Referencia.
Plan Estratégico vigente Estructura Organizacional de la CGR Normatividad aplicable al SGC de la CGR
La Contraloría General de la República Naturaleza de la CGR.
La Constitución Política de Colombia dispone que, como órgano de control, “La Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultado de la administración” (artículo 119). También define que “El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación” (artículo 267). Y para ello establece que “La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales” (artículo 267).
En desarrollo de estos preceptos constitucionales de los fundamentos legales y bajo la orientación de un código de ética y unos valores institucionales, la Contraloría entiende como su propósito fundamental o misión el de “Procurar el buen uso de los recursos públicos”.
Para ello, la Contraloría ejerce, en representación de la comunidad, el oportuno control y vigilancia de los recursos públicos. Lo hace por medio de la ejecución de auditorías (control micro), de procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo, y de la presentación de informes sobre temas macroeconómicos y del medio ambiente y los recursos naturales (control macro), buscando tanto el mejoramiento de la gestión pública como el resarcimiento del daño al patrimonio público, cuando a ello hubiere lugar.
De acuerdo con el Decreto 267 de 2000, el cual establece la estructura orgánica de la CGR, la entidad cuenta con la siguiente estructura organizacional:
NIVEL CENTRAL
NIVEL SUPERIOR DE DIRECCION
1. Contralor General de la República.
1.1 Despacho del Contralor General.
1.2 Secretaría Privada.
1.3 Oficina Jurídica.
1.4 Oficina de Control Interno.
1.5 Oficina de Control Disciplinario.
1.6 Oficina de Comunicaciones y Publicaciones.
2. Despacho del Vicecontralor.
2.1 Oficina de Planeación.
2.2 Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional.
2.3 Oficina de Sistemas e Informática.
CONTRALORIAS DELEGADAS
3. Contraloría Delegada para el Sector Agropecuario.
3.1 Dirección de Vigilancia Fiscal.
3.2 Dirección de Estudios Sectoriales.
4. Contraloría Delegada para el Sector Minas y Energía.
4.1 Dirección de Vigilancia Fiscal
4.2 Dirección de Estudios Sectoriales
5. Contraloría Delegada para el Sector Social.
5.1 Dirección de Vigilancia Fiscal.
5.2 Dirección de Estudios Sectoriales.
6. Contraloría Delegada para el Sector Infraestructura Física, Telecomunicaciones,
Comercio Exterior y Desarrollo Regional.
6.1 Dirección de Vigilancia Fiscal.
6.2 Dirección de Estudios Sectoriales.
7. Contraloría Delegada para el Sector Gestión Pública e Instituciones Financieras.
7.1 Dirección de Vigilancia Fiscal.
7.2 Dirección de Estudios Sectoriales.
8. Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad.
8.1 Dirección de Vigilancia Fiscal.
8.2 Dirección de Estudios Sectoriales.
9. Contraloría Delegada para el Sector Medio Ambiente
9.1 Dirección de Vigilancia Fiscal.
9.2 Dirección de Estudios Sectoriales
10. Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana
10.1 Dirección de Atención Ciudadana.
10.2 Dirección de Promoción y Desarrollo del Control Ciudadano.
11. Contraloría Delegada Para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.
11.1 Dirección de Investigaciones.
11.2 Dirección de Juicios Fiscales.
11.3 Dirección de Jurisdicción Coactiva.
12. Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas.
12.1 Dirección de Estudios Macroeconómicos.
12.2 Dirección de Cuentas y Estadísticas Fiscales.
13. Fondo Cuenta de Publicaciones.
14. Comité de Evaluación Sectorial.
15. Grupos de exámenes especiales.
GERENCIAS NACIONALES
16. Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera.
16.1 Dirección de Recursos Físicos.
16.2 Dirección Financiera.
16.3 Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia.
17. Gerencia del Talento Humano.
17.1 Dirección de Gestión del Talento Humano.
17.2 Dirección de Carrera Administrativa.
NIVEL DESCONCENTRADO
18. Gerencia Departamental.
19. Grupos Delegados de Vigilancia Fiscal.
20. Grupos de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.
ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION
21. Junta de Licitaciones o Adquisiciones.
22. Comisión de personal.
23. Comité Directivo.
24. Comité de Control Interno.
25. Consejo Superior de Carrera Administrativa.
El modelo de Gestión de la CGR
Para ejercer la labor de vigilancia fiscal, la Contraloría cuenta con cuatro clases de macroprocesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.
Macroprocesos Estratégicos
Macroproceso Direccionamiento Estratégico
Su objetivo es orientar la gestión de la Contraloría General de la República mediante la formulación de políticas, planes, programas y proyectos para el cumplimiento de su misión institucional; cubre desde la orientación general que establecen el Contralor, el Vicecontralor y los demás directivos de la entidad, como el despliegue de esas orientaciones en objetivos, planes, y actividades específicas y concretas, los cuales a su vez cuentan con procesos de evaluación y seguimiento periódicos que garantizan un adecuado cumplimiento.
Se desarrolla a través de los procesos y objetivos que se describen a continuación:
- Determinar Políticas Institucionales: Fijar y adoptar, planes, programas y proyectos que orienten la gestión institucional de la CGR.
- Gestionar Estrategia de la CGR: Gestionar la ejecución de políticas, planes, programas y proyectos institucionales para que sus resultados cumplan con las metas establecidas.
- Asesorar Jurídicamente a la CGR: Orientar jurídicamente la gestión de la CGR para que sus actuaciones se ciñan al marco legal establecido.
Macroproceso Comunicación y Divulgación
Tiene como objetivo comunicar y divulgar la información institucional y los resultados de la gestión de la CGR, con el fin de mantener actualizados a clientes internos y externos.
Se desarrolla a través de los procesos y objetivos que se describen a continuación:
- Comunicar y Divulgar Internamente: Comunicar y divulgar la información institucional y los resultados de la gestión de la CGR con el fin de mantener actualizados a clientes internos.
- Comunicar y Divulgar Externamente: Comunicar y divulgar la información institucional y los resultados de la gestión de la CGR con el fin de mantener actualizados a los clientes externos.
Macroprocesos Misionales Macroproceso Control Fiscal Micro Tiene como objetivo evaluar la gestión y resultados de las entidades y/o particulares que manejen fondos o bienes de la nación, para que se tomen acciones que permitan el mejoramiento continuo en la administración pública.
Se desarrolla a través de los procesos y objetivos que se describen a continuación:
- Planear Auditoría: Definir a través del conocimiento de la entidad auditada, el alcance y las estrategias para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
- Ejecutar Auditoría: Desarrollar programas de auditoría, que permitan emitir una opinión y/o concepto de la gestión fiscal sobre la entidad auditada.
- Elaborar Informe de Auditoría y dar Conformidad al Plan de Mejoramiento Propuesto por la Parte Interesada: Generar informes con los estándares de calidad y comunicar los resultados del proceso auditor a los clientes y parte interesada, para que se adopten las acciones de mejora.
- Adelantar Proceso Administrativo Sancionatorio: Adelantar acciones administrativas contra los gestores fiscales para vencer los obstáculos que se presenten en el ejercicio del control fiscal.
Macroproceso Control Fiscal Macro Su objetivo es evaluar las políticas públicas en el ámbito macroeconómico, para determinar su calidad y resultados, y apoyar técnicamente al Congreso.
Se desarrolla a través de los procesos y objetivos que se describen a continuación:
- Administrar Sistema de Cuentas: Administrar los sistemas de cuentas de la Nación para generar el sistema de estadísticas fiscales del Estado, requeridas por ley.
- Manejar Estadísticas Fiscales: Elaborar las Estadísticas Fiscales del Estado, en los temas relacionados con la programación y ejecución presupuestales, Programa Anual de Caja, (o movimiento de tesorería), flujos económicos y el personal ocupado y su costo.
- Auditar Balance General de la Nación: Ejercer el control fiscal macroeconómico mediante la verificación de la razonabilidad.
- Elaborar Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente: Realizar análisis macroeconómicos y sectoriales relacionados con el medio ambiente, para elaborar el Informe de los Recursos Naturales y del Ambiente.
- Realizar Análisis de la Calidad de las Políticas Públicas Sectoriales: Analizar la calidad de las políticas públicas en el ámbito macroeconómico para determinar su calidad y resultados.
-- Macroproceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva:
Busca establecer la responsabilidad fiscal para lograr el resarcimiento del daño al patrimonio público por medio de los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo.
Se desarrolla a través de los procesos y objetivos que se describen a continuación:
- Realizar Etapa Preprocesal: Determinar la existencia de los requisitos establecidos en la ley para iniciar proceso de responsabilidad fiscal.
- Realizar Etapa Procesal: Adelantar el proceso de responsabilidad fiscal para establecer la responsabilidad patrimonial que se derive de la gestión fiscal.
- Adelantar Jurisdicción Coactiva: Adelantar el proceso de cobro coactivo para lograr el resarcimiento del daño al patrimonio público establecido dentro del proceso de responsabilidad fiscal.
-- Macroproceso Enlace con Clientes y Partes Interesadas Su propósito es desarrollar las relaciones con el Congreso y la Ciudadanía para atender sus necesidades y expectativas relacionadas con el control fiscal.
Se desarrolla a través de los procesos y objetivos que se describen a continuación:
- Desarrollar el Control Fiscal Participativo: Desarrollar las relaciones con la ciudadanía para atender sus necesidades y expectativas relacionadas con el control fiscal.
- Atender Solicitudes del Congreso y Partes Interesadas: Desarrollar las relaciones con el Congreso para atender sus necesidades y expectativas relacionadas con el control fiscal.
Macroprocesos de Apoyo Macroproceso Gestión del Talento Humano Orientado a elevar el nivel de desarrollo integral de los funcionarios de CGR, cumpliendo con la normatividad para el logro de la misión institucional.
Se desarrolla a través de los procesos y objetivos que se describen a continuación:
- Gerenciar Talento Humano: Administrar eficaz y eficientemente el talento humano de la CGR, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida laboral.
- Potencializar el Talento Humano: Elevar el nivel de formación integral del talento humano de la CGR para mejorar el desarrollo de los procesos institucionales.
- Realizar Acciones Preventivas y Disciplinarias: Desarrollar acciones preventivas y disciplinarias para proteger la función pública en la CGR.
Macroproceso Gestión de Recursos de la Entidad Su objetivo es proveer los recursos necesarios que contribuyan al logro de los objetivos institucionales.
Se desarrolla a través de los procesos y objetivos que se describen a continuación:
- Administrar Recursos Financieros: Administrar eficaz y eficientemente los recursos financieros asegurando la ejecución de los procesos.
- Administrar Recursos Físicos: Administrar y proveer bienes y servicios eficaz y eficientemente, contribuyendo a la ejecución de los procesos.
- Administrar Recursos Informáticos: Proveer servicios de Tecnologías de la información y comunicación (TIC) eficaz y eficientemente, apoyando el cumplimiento de los objetivos misionales.
- Administrar Documentación: Preservar el conocimiento, que permita la sostenibilidad y mejoramiento institucional.
Macroproceso de Evaluación Macroproceso Administración de Procesos y Procedimientos Su finalidad es mantener y mejorar los procesos y procedimientos de la CGR para asegurar el cumplimiento efectivo de su gestión.
Se desarrolla a través de los procesos y objetivos que se describen a continuación:
- Diseñar, Desarrollar y Mantener Metodologías: Diseñar y desarrollar metodologías para mejorar el control fiscal de acuerdo con la Misión de la CGR.
- Evaluar y Fortalecer Procesos: Asesorar, acompañar, y evaluar la efectividad de los Sistemas de Calidad y Control Interno, para orientar las acciones de mejoramiento de la CGR.
Descripción y Caracterización de los Macroprocesos del Sistema de Gestión de Calidad de la CGR
En la descripción de los Macroprocesos se establece su objetivo, desarrollo e interacción con otros Macroprocesos y Procesos. En la caracterización de los Macroprocesos y Procesos se identifica: proveedores, entradas, objetivo, controles, recursos, salidas, y receptores de los productos o servicios generados.
Los Nueve Macroprocesos corresponden al Nivel 1 y los Procesos que se asocian a cada uno de ellos al Nivel 2. Para algunos Macroprocesos se han desarrollado las caracterizaciones de todos sus Procesos (Nivel 2) así: “Enlace con Clientes y Partes Interesadas”, “Gestión de Recursos de la Entidad” y “Administración de Procesos y Procedimientos”; en otro, se ha adelantado gran parte de la caracterización de sus Procesos, así: “Control Fiscal Macro” tiene caracterizados cuatro de sus cinco Procesos; para los demás Macroprocesos, “Direccionamiento Estratégico”, “Comunicación y Divulgación”, “Control Fiscal Micro”, “Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva”, y “Gestión de Talento Humano”, se adelantará la caracterización de sus procesos asociados para la próxima versión del Manual.
A continuación se presentan las descripciones y caracterizaciones de los Macroprocesos y de algunos de sus Procesos, que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la CGR.
Aprobado por:
El Contralor General (E),
Roberto Pablo Hoyos Botero.
Fecha: 6/11/08.
| MANUAL DE CALIDAD MACROPROCESO COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Orientar la gestión de la CGR mediante la formulación de políticas, planes, programas y proyectos para el cumplimiento de su misión institucional.
2. DESARROLLO.
El Nivel Directivo, para fijar y adoptar las políticas, planes, programas y proyectos que orientan institucionalmente a la Contraloría General de la República, dentro del marco constitucional y legal vigente, define las diferentes políticas y objetivos encaminados a mejorar los resultados de la entidad y satisfacer las necesidades de la Ciudadanía y del Congreso de la República, y atender los requerimientos de las partes interesadas (entidades de la administración pública, particulares que administren fondos o bienes del estado y Organismos Internacionales), que se incluyen en el “Plan Estratégico” desagregados a nivel táctico y operativo en planes de acción que contienen a sus vez proyectos, programas y actividades.
La información que se obtiene, consolida y analiza, sobre los clientes, el entorno y los resultados de la organización, proviene de diversas fuentes, como la autoevaluación, los informes de gestión, los informes de auditoría interna para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad por parte de la Dirección generados por el proceso de Evaluar y Fortalecer Procesos, y los informes o resultados de satisfacción del cliente por el macroproceso de Enlace con Clientes y Partes Interesadas; así como información sobre resultados de los procesos del sistema de gestión de calidad, los cambios o la situación del entorno que afecta a la entidad y los resultados de la formulación, adopción, ejecución y cumplimiento de las políticas, planes, programas y proyectos de períodos anteriores.
Anualmente se realiza la revisión del sistema de gestión de calidad con el propósito de evaluar su desempeño y proyectar las acciones de corrección, prevención y mejora que se deban desarrollar para optimizar la gestión y elevar la satisfacción de los clientes de la CGR.
| CONTROL | |||||
| Decreto 267 de 2000, Orientación al cliente, Misión de la CGR, Ley de Presupuesto, Normatividad asociada a la austeridad del gasto. | |||||
| PROVEEDOR | Entradas | Objetivo | Salidas | Receptor | |
| Macroproceso de Enlace con Clientes y Partes Interesadas Macroprocesos del Sistema de Gestión de Calidad Auditorías externas | Información o análisis sobre la satisfacción y los requerimientos de los clientes. Información o análisis sobre: el entorno, los resultados de la organización, los beneficios generados por los procesos misionales y las acciones de mejora, correctivas y preventivas. Informes de gestión y de auditorías internas de calidad Informes de auditorías externas | Orientar la gestión de la CGR mediante la formulación de Políticas, planes, programas y proyectos para el cumplimiento de su misión institucional. | Políticas Plan Estratégico Planes de Acción Directrices Proyectos | Macroprocesos del Sistema de Gestión de Calidad Cliente | |
| RECURSOS | |||||
| Comité Directivo Normatividad Vigente TIC | |||||
| MANUAL DE CALIDAD MICROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Comunicar y divulgar la información institucional y los resultados de la gestión de la CGR con el fin de mantener actualizados a clientes internos y externos.
2. DESARROLLO.
La Oficina de Comunicaciones y Publicaciones, con la participación efectiva del nivel directivo, los responsables de los macroprocesos misionales, de apoyo y de evaluación, canaliza la información interna y externa con el propósito de mantener una permanente y oportuna comunicación con todos los servidores públicos dentro de la organización y con los clientes y partes interesadas.
Con la información generada en los macroprocesos misionales, se elaboran artículos periodísticos y publicaciones, para dar a conocer a la ciudadanía los resultados obtenidos sobre la utilización de los recursos públicos, a través de los medios de comunicación. Mediante monitoreos constantes a noticieros de radio y televisión, y periódicos del país, se evalúa en la opinión pública el impacto de las acciones adelantadas por la CGR.
En el desarrollo de estas actividades se interactúa con el Macroproceso Control Fiscal Micro en cuanto a la información sobre informes de auditorías realizadas a entidades sujeto de control; con el Macroproceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, sobre información de fallos de responsabilidad, resarcimiento de los recursos públicos y resultados sobre los cobros realizados; con el Macroproceso Control Fiscal Macro, respecto a la información de estudios macroeconómicos y sectoriales, e informes de ley.
| CONTROL | |||||
| Políticas, Normas Procedimientos | |||||
| PROVEEDOR | Entradas | Objetivo | Salidas | Receptor | |
| Macroproceso de Direccionamiento Estratégico Macroproceso Enlace con Clientes y Partes Interesadas Macroprocesos Misionales Macroprocesos de Apoyo Macroproceso de Evaluación | Información primaria Cliente Partes interesadas Información secundaria Resultados procesos Resultados Productos Indicadores Encuesta Opinión Pública | Comunicar y divulgar la información institucional y los resultados de la gestión de la CGR con el fin de mantener actualizados a clientes internos y externos. | Rendición de Cuentas Audiencias Públicas Ruedas de Prensa Publicaciones (revistas, periódicos, carteleras, comunicados) Resoluciones Actos Administrativos Resultados procesos misionales | Congreso Ciudadanía Partes Interesadas Macroprocesos CGR | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano, Recursos Financieros, Hardware, software | |||||
| MANUAL DE CALIDAD MACROPROCESO CONTROL FISCAL MICRO | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Evaluar la gestión y resultados de las entidades y/o particulares que manejen fondos o bienes de la nación para que se tomen acciones que permitan el mejoramiento continuo de la administración pública.
2. DESARROLLO.
Corresponde a las siete Delegadas Sectoriales el Macroproceso Control Fiscal Micro que inicia con la planificación del proceso auditor mediante el Plan General de Auditoría –PGA- el cual es consolidado y administrado por la Oficina de Planeación y aprobado en Comité Directivo. Para la elaboración del PGA se cuenta con información de otros macroprocesos, como los de Direccionamiento Estratégico, Gestión de Recursos de la Entidad, Enlace con Clientes y Partes Interesadas.
Es responsabilidad de los Contralores Delegados y Directores de Vigilancia Fiscal, desarrollar y velar por el mejoramiento continuo del macroproceso Control Fiscal Micro, y dar aplicación a los procedimientos y metodologías contenidas en Audite.
El Macroproceso requiere de insumos tales como resultados del PGA anterior, Información contenida en la cuenta, Glosas generadas por la Comisión Legal de Cuentas, quejas y denuncias de la ciudadanía, solicitudes del Congreso, relación de procesos en contra de funcionarios de la parte interesada, informes de auditoría anteriores, planes de mejoramiento presentados por la parte interesada y las políticas generales del Contralor.
El desarrollo y seguimiento del macroproceso se ejerce en el Comité Directivo, Comité de Evaluación Sectorial en el Nivel Central y Comité de Evaluación Departamental en el Nivel Desconcentrado; quedando registros de ellos en actas y ayudas de memoria. En la Comisión de Auditoría, corresponde al Responsable de Entidad hacer seguimiento al desarrollo de la auditoría, a través de las mesas de trabajo, ayudas de memoria y papeles de trabajo.
El proceso auditor se desarrolla mediante la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, a través de las modalidades de auditoría contempladas en Audite y el Informe Final de Auditoría, constituye el producto del macroproceso de Control Fiscal Micro.
| CONTROL | |||||
| Entidades a vigilar (Resolución 5282 noviembre de 2001); AUDITE; Decreto 267 de 2000; Ley 610 de 2001, Ley 42 de 1993, Ley 617 de 2000. | |||||
| PROVEEDOR | Entradas | Objetivo | Salidas | Receptor | |
| Macroproceso de Planeación Estratégica Macroproceso Enlace con Clientes y Partes Interesadas Macroproceso de Control Fiscal Macro Macroproceso de Responsabilidad Fiscal | Políticas del Contralor, Plan Estratégico Resultados PGA anterior Resultados del SIRI Rendición de la cuenta Propuestas o solicitudes. Quejas y denuncias. Solicitudes de control fiscal por parte de la Delegada de Economía y Finanzas y las comisiones del Congreso Objetivos y requerimientos macroeconómicos y sectoriales Información de procesos en curso contra funcionarios del sujeto de control a auditar Convenios - banca internacional. | Evaluar la gestión y resultados de las entidades y/o particulares que manejen fondos o bienes de la nación para que se tomen acciones que permitan el mejoramiento continuo de la administración pública. | Informes de Auditoría Evaluación del SCI Respuestas a denuncias o quejas Respuestas a solicitudes Hallazgos fiscales, penales, disciplinarios Planes de Mejoramiento Proceso Administrativo Sancionatorio. | Macroproceso de Control Fiscal Macro Sujetos de Control y otras partes interesadas Macroprocesos Enlace con Clientes y Partes Interesadas Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano; Recursos financieros; Hardware y software; Equipos de telecomunicaciones Infraestructura Sistemas de información. | |||||
| MANUAL DE CALIDAD MACROPROCESO CONTROL FISCAL MACRO | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Evaluar las políticas públicas en el ámbito macroeconómico, para determinar su calidad y resultados, y apoyar técnicamente al congreso.
2. DESARROLLO.
La CGR a través de la Contraloría Delegada de Economía y Finanzas Públicas, desarrolla el macroproceso Control Fiscal Macro, que permite llevar la Contabilidad Presupuestal y elaborar el informe de la Cuenta General de Presupuesto y del Tesoro, el informe sobre la Situación de las Finanzas del Estado; adicionalmente, procesa información sobre Estadísticas Fiscales para el Proceso de Análisis de la Calidad de las Políticas Públicas Sectoriales.
En desarrollo del macroproceso se prepara el Informe de la Situación de la Deuda Pública a partir de la información presentada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por las entidades del orden nacional y territorial, la cual es procesada en la base de datos para obtener los saldos al final de un período y que son objeto de análisis. Se origina el Certificado de Registro de la deuda que proviene de la actividad “Certificado de Registro de la Deuda”. Los Informes son aprobados y firmados por el Contralor General, con destino al Congreso de la República.
Así mismo, se adelanta la Auditoría al Balance General de la Nación en tres etapas básicas, comunes a todo proceso de auditoría: Planeación, Ejecución, e Informe; se prepara el documento con dictamen u opinión para la firma del Contralor General de la República.
La auditoría se adelanta sobre los estados contables preparados por el Contador General de la Nación y se soporta con la información generada en el macroproceso Control Fiscal Micro. Una vez aprobado por el Contralor General, el informe es entregado al Congreso de la República.
En desarrollo de este macroproceso, el Contralor Delegado para el Medio Ambiente traza las metas de evaluación de la gestión ambiental para la vigencia, teniendo en cuenta las orientaciones del Contralor General y de la Contraloría. Una vez se recibe la información sectorial (Micro y Macro), se elabora el borrador de informe y pasa a revisión del Comité de Evaluación Sectorial y del Contralor Delegado para el Medio Ambiente. Una vez revisado se presenta al Contralor General para su aprobación y firma, y se envía al Congreso de la República.
En cumplimiento de la visión y misión de la CGR, se pretende identificar problemas estructurales y sistémicos que afectan el desempeño de las entidades públicas, de tal forma que la administración pueda tomar las medidas que considere necesarias para optimizar su gestión y cumplir mejor con sus objetivos misionales. También se busca informar eficientemente al Congreso y a la Ciudadanía sobre la efectividad de la gestión estatal en los diferentes subsectores.
Este macroproceso genera documentos que describen, interpretan, analizan y evalúan el impacto de la acción del Estado y de las diferentes políticas públicas sectoriales, según los criterios y principios rectores acordados entre el director y el equipo de investigación.
| CONTROL | |||||
| Constitución Política, Leyes 5/92 y 42/93; Decreto Ley 267 de 2000. Procedimientos | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Ministerio de Hacienda Banco de la República Entidades del orden Nacional y Territorial Banca Multilateral Entidades del Presupuesto General de la Nación Contaduría General de la Nación Macroproceso Control Fiscal Micro. Macroproceso Enlace con Clientes y Partes Interesadas. | Órdenes de Pago. Informes fiducia. Certificado registro de Deuda. Extractos. Informes ejecución presupuestal de gastos, PAC, ingresos y reservas. Informes de operaciones efectivas. Personal ocupado y costo anual. Estados contables consolidados. Informes de auditoría micro. Análisis sectoriales. Informes de Control Interno. Rendición de Cuentas de las Entidades. Solicitudes y requerimientos de información del Congreso y la Ciudadanía | Evaluar las políticas públicas en el ámbito macroeconómico, para determinar su calidad y resultados, y apoyar técnicamente al Congreso. | Informe de la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro Informe de la Situación de la Deuda Pública Informe de las Estadísticas Fiscales del Estado. Informe de Auditoría del Balance General de la Nación. Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del ambiente. Respuesta a solicitudes de información para el Congreso y la Ciudadanía Análisis Sectoriales y de Política Pública, Análisis de proyectos de Ley. Análisis macroeconómicos Informe “Situación de las Finanzas del Estado” Publicaciones | Congreso de la República Ciudadanía. Macroproceso de Control Fiscal Micro | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano Software y hardware Bases de datos, SIIF | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO ADMINISTRAR SISTEMA DE CUENTAS | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Administrar Sistema de Cuentas de la Nación para generar el Sistema de Estadísticas Fiscales del Estado, requeridas por ley.
2. DESARROLLO.:
Para llevar la contabilidad presupuestal y elaborar el informe de la Cuenta General de Presupuesto y del Tesoro, anualmente se cuenta con la información preliminar que proviene de la apropiación inicial de acuerdo al Decreto de Liquidación, a la cual se incorpora la información enviada por las entidades sobre gastos, PAC, ingresos y reservas, con sus respectivas modificaciones y constitución de reservas. Se analiza que la incorporación y consolidación de esta información sea correcta, se efectúan los ajustes correspondientes y se elabora el proyecto del informe. Una vez discutido y aprobado por el Comité Técnico, se pasa el informe definitivo para la revisión y firma del Contralor General de la República, para ser entregado al Congreso de la República.
Con la recepción de la información solicitada a las diferentes entidades del orden nacional y territorial, tanto del sector central como descentralizado, se procede a su validación e incorporación a las bases de datos de presupuesto, de operaciones efectivas y de personal ocupado y costo anual. Mediante un control de captura se revisa que la incorporación esté correcta, para generar los listados correspondientes y así proceder a realizar los consolidados de los diferentes sectores y niveles con sus comentarios respectivos. Posteriormente estos consolidados se presentan ante el Comité Técnico para su aprobación y así entrar a formar parte definitiva del informe sobre la Situación de las Finanzas del Estado.
El informe se presenta al Contralor General para su aprobación, firma y envío al Congreso.
Adicionalmente, la información sobre Estadísticas Fiscales sirve de entrada para el Proceso de análisis macroeconómicos y sectoriales.
En el proceso se prepara el Informe de la Situación de la Deuda Pública a partir de la información presentada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por las entidades del orden nacional y territorial, la cual es procesada en la base de datos para obtener los saldos al final de un período, los cuales son objeto de análisis.
Se origina con el Certificado de Registro de la deuda que proviene de la actividad “Certificado de Registro de la Deuda”, y tiene en cuenta los Documentos de Instrucción de Pago y las Ordenes de Pago que envía el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los Informes de las fiducias administrados por el Banco de la República, los Formatos SEUD que deben enviar las entidades del orden nacional y territorial y los extractos de la Banca Multilateral.
El Informe de la Situación de la Deuda Pública, una vez revisado por el Comité Técnico de la Dirección de Cuentas y Estadísticas Fiscales, es aprobado y firmado por el Contralor General, con destino al Congreso de la República.
| CONTROL | |||||
| Constitución Política, Ley 42 de 1993, Decreto 267 de 2000, Ley 5ª de 1992, Procedimientos | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Ministerio de Hacienda Banco de la República Entidades del Orden Nacional y Territorial Banca Multilateral Entidades del Presupuesto General de la Nación Contaduría General de la Nación | Documentos de Instrucción de pago, Ordenes de Pago Informes fiducia Formato SEUD, Certificado de Registro de la deuda. Extractos Informes de ejecución presupuestal de gastos, PAC, ingresos y reservas Informes de: Operaciones Efectivas. Ejecución Presupuestal Personal Ocupado y Costo Anual. | Administrar el sistema de cuentas de la Nación para generar el Sistema de Estadísticas Fiscales del Estado, requeridas por Ley | Informe de la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro Informe de la Situación de la Deuda Pública Informe de las Estadísticas Fiscales del Estado. | Congreso de la República Ciudadanía Proceso de Análisis de la Calidad de las Políticas Públicas Sectoriales | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano Hardware y Software Bases de datos, SIIF | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO AUDITAR BALANCE GENERAL DE LA NACION | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.:
Ejercer el control fiscal macroeconómico mediante la verificación de la razonabilidad del Balance General de la Nación
2. DESARROLLO.:
La Auditoría al Balance General de la Nación se adelanta en tres etapas básicas, comunes a todo proceso de auditoría: Planeación, en la cual se establecen las estrategias de la auditoría; Ejecución, en la cual se da desarrollo a los programas de auditoría, diseñados en la etapa de Planeación; e Informe, en la cual se prepara el documento con dictamen u opinión para la firma del Contralor General de la República.
Para la planeación, se tienen en cuenta las orientaciones generales del Contralor General generadas por el macroproceso de Planeación Estratégica, así como la información de coyuntura económica disponible en el momento. La auditoría se adelanta sobre los estados contables preparados por el Contador General de la Nación y se soporta con la información generada por el macroproceso de Control Fiscal Micro.
Una vez aprobado por el Contralor General, el informe se entrega al Congreso de la República.
| CONTROL | |||||
| Constitución Política, Ley 42 de 1993, Decreto Ley 267 de 2000, Procedimiento para la preparación del informe de auditoría del balance | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Contaduría General de la Nación Macroproceso Control Fiscal Micro | Estados Contables Consolidados Informes de Auditoría Micro Análisis Sectoriales Informes de Control Interno | Ejercer el control fiscal macroeconómico mediante la verificación de la razonabilidad del Balance General de la Nación | Informe de Auditoría del Balance General de la Nación | Congreso de la República | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano Hardware y Software | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO ELABORAR INFORME DEL ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Realizar análisis macroeconómicos y sectoriales relacionados con el Medio Ambiente para elaborar el Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente.
2. DESARROLLO.
El Contralor Delegado para el Medio Ambiente, teniendo en cuenta las orientaciones generales de la Contraloría y del Contralor General, traza las metas para la evaluación de la gestión ambiental para la vigencia. A partir de estas metas, se determinan los temas y objetivos anuales para cada informe, y anualmente se realiza la planeación para su desarrollo y ejecución. Se establecen los requerimientos específicos y se determina la información y los análisis que se necesitan por parte de otros procesos, en especial los de Control Fiscal Micro y el de Análisis Macroeconómicos y Sectoriales relacionados con el Medio Ambiente.
Una vez se recibe la información sectorial (Micro y Macro), se elabora el borrador del informe, el cual pasa a revisión por parte del Comité Técnico Sectorial y el Contralor Delegado para el Medio Ambiente. Revisado, se presenta al Contralor General para su aprobación, firma y envío al Congreso de la República.
| CONTROL | |||||
| Constitución Política, Decreto 267 de 2000, Procedimiento informe al Congreso sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente. | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Entidades Públicas, Privadas y Particulares que manejan recursos del Estado Macroproceso Control Fiscal Micro | Cuenta rendida por las entidades del Estado. Información entregada por las entidades de acuerdo con la solicitud. Informes de auditoría Información disponible secundaria e información primaria (visita de campo) | Realizar análisis macroeconómicos y sectoriales relacionados con el Medio Ambiente para elaborar el Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente. | Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente | Congreso | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano; Hardware y Software; Recursos Financieros | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO REALIZAR ANÁLISIS DE LA CALIDAD DE LAS POLÍTICAS PÚBLICAS SECTORIALES | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Analizar la calidad de las políticas públicas en el ámbito macroeconómico, para determinar su calidad y resultados.
2. DESARROLLO.
En cumplimiento de la Visión y Misión de la CGR, se pretende identificar problemas estructurales y sistémicos que afectan el desempeño de las entidades públicas, de tal forma que la administración pueda tomar las medidas que considere necesarias para optimizar su gestión y cumplir mejor con sus objetivos misionales. También se busca informar eficientemente al Congreso y a la ciudadanía sobre la efectividad de la gestión estatal en los diferentes subsectores.
Se busca brindar a la ciudadanía, a la administración pública y al Congreso, herramientas de juicio para controlar la gestión del Estado y de los particulares que administren recursos públicos, así como recomendaciones de mejoramiento.
Lo anterior teniendo en cuenta criterios y principios tales como eficiencia, economía, eficacia, equidad, sostenibilidad ambiental, papel del Estado dentro del sector y pertinencia de su acción, impacto sobre el desarrollo económico y social del país, efectividad de la política pública, Inversión, fuentes de financiamiento, cobertura, arreglo institucional, sostenibilidad del gasto, debilidades y fortalezas del sistema, participación ciudadana, entre otros.
Este proceso genera documentos que describen, interpretan, analizan y evalúan el impacto de la acción del Estado y de las diferentes políticas públicas sectoriales, según los criterios y principios rectores acordados entre el director y el equipo de investigación. Todo esto dentro del marco de la Visión y Misión de la CGR, y del control fiscal.
A partir de los requerimientos o solicitudes generadas por los procesos de Atender las Solicitudes del Congreso y Partes Interesadas, de entidades del orden nacional, del nivel central y territorial, de los macroprocesos de Direccionamiento Estratégico, y de Control Fiscal Micro, o por iniciativa de la Dirección de Estudios Sectoriales o de la de Estudios Macroeconómicos, se planifican y elaboran los estudios.
Aclaración: Para toda la caracterización y procedimientos de este proceso cuando se hable del Director corresponde al Director de la DES que este realizando el proceso o procedimiento o al Director de Estudios Macroeconómicos de acuerdo con la dependencia que esté efectuando el análisis o documento. Así mismo, cuándo se hable de la Dirección y no se especifique a cuál Dirección se hace referencia, corresponderá o bien a la Dirección de Estudios Sectoriales o bien a la Dirección de Estudios Macroeconómicos de acuerdo con el informe que se esté elaborando.
| CONTROL | |||||
| Constitución Política, Decreto 267 de 2000, Procedimientos para Análisis macroeconómicos y sectoriales | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Macroproceso de Control Fiscal Micro Sujetos de control Macroproceso de Direccionamiento Estratégico Proceso Atender las Solicitudes del Congreso y Partes Interesadas Proceso Desarrollar el Control Fiscal Participativo | Informes de auditoría Rendición de la cuenta e información adicional necesaria para los informes Estadísticas Fiscales del Estado Orientaciones generales de la Dirección Solicitudes y requerimientos de información del Congreso Solicitudes y requerimientos de información de la Ciudadanía | Analizar la calidad de las políticas públicas en el ámbito macroeconómico, para determinar su calidad y resultados. | Respuesta a solicitudes de información para el Congreso Análisis Sectoriales y de Política Pública, Análisis de proyectos de Ley. Análisis macroeconómicos Informe “Situación de las Finanzas del Estado” Publicaciones Respuesta a solicitudes de información para el ciudadano | Proceso Atender las Solicitudes del Congreso y Partes Interesadas Ciudadanía Congreso Proceso Desarrollar El Control Fiscal Participativo | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano; Hardware y Software; Instalaciones; Sistemas de información | |||||
| MANUAL DE CALIDAD MACROPROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Establecer la responsabilidad fiscal para lograr el resarcimiento del daño al patrimonio público por medio de los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo.
2. DESARROLLO.
La Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva corresponde este Macroproceso, que inicia con la queja, denuncia, hallazgo de auditoría o solicitud de control excepcional, los cuales son evaluados pudiendo dar lugar a la apertura de indagación preliminar, proceso de responsabilidad fiscal, o archivo según el caso. De iniciarse proceso, siguiendo lo estipulado especialmente en la Ley 610 de 2000, puede haber archivo por falta de mérito o por pago total, fallo con responsabilidad con o sin pago parcial, o fallo sin responsabilidad fiscal. Los fallos con responsabilidad fiscal son trasladados a Jurisdicción Coactiva para efectuar el cobro mediante el proceso coactivo o cobrarse en un plazo de hasta 20 años por medio de la Sentencia de Seguir Adelante el Proceso al responsable, y posteriormente son transferidos los dineros recuperados al Tesoro Nacional.
Este macroproceso se relaciona con el de Direccionamiento Estratégico, al resarcir el daño patrimonial al Estado, con base en la definición de políticas, estrategia corporativa y planes.
Como macroproceso misional contribuye al logro de los objetivos institucionales.
Con el de Enlace con Clientes y Partes Interesadas principalmente a través de la Secretaría Privada (Cliente Congreso) y de la Contraloría Delegada de Participación Ciudadana y la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones (Cliente Ciudadanía). Por medio de la Secretaría Privada llegan las solicitudes de control excepcional presentadas por el Congreso para que sean tramitadas y se dé respuesta a esas solicitudes de control y a otras solicitudes de los congresistas. A través de la Contraloría Delegada de Participación Ciudadana se reciben las quejas y denuncias de la ciudadanía para que se dé trámite y por medio de esa Contraloría Delegada y de la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones se presentan respuestas e informes a la Ciudadanía sobre sus solicitudes, sobre investigaciones de alto impacto, sobre fallos, recaudos, entre otros.
Con el Macroproceso Control Fiscal Micro, las Contralorías Delegadas Sectoriales, proveen los hallazgos fiscales o las indagaciones preliminares que hayan adelantado respecto a esos hallazgos, con base en los resultados de las auditorías realizadas.
Con el Proceso Recursos Físicos, proveen la dotación necesaria de instalaciones, equipos, elementos, presupuesto para viáticos y otras necesidades del proceso, con base en las solicitudes que se le presentan.
Con el Proceso Diseñar, Desarrollar y Mantener Metodologías, proveen los métodos de trabajo, al solicitarle las metodologías y actualizaciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos misionales.
El resultado de este macroproceso beneficia a la Ciudadanía, teniendo en cuenta que las personas investigadas son partes interesadas; así como las entidades públicas (entidades de control, entidades vigiladas, Tesoro Nacional, etc.), entidades privadas que administren o manejen recursos públicos.
| CONTROL | |||||
| Constitución Política, Códigos Contencioso Administrativo, Civil y Penal, Código Único Disciplinario, Ley 610 de 2000, Resoluciones orgánicas 5305 de 2002, 5144 de 2000, 5500 de 2003, Normatividad relacionada con los hechos investigados, Manual de Responsabilidad Fiscal | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Macroproceso de Control Fiscal Micro Proceso Desarrollar el Control Fiscal Participativo Proceso Atender las Solicitudes del Congreso y Partes Interesadas | Hallazgos de auditoría e indagaciones preliminares, Quejas, solicitudes de control posterior Solicitudes de control excepcional | Establecer la responsabilidad fiscal para lograr el resarcimiento del daño al patrimonio público por medio de los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo | Fallo sin Responsabilidad Fiscal, Recaudo, Respuesta a solicitudes Respuesta a Solicitudes de control excepcional | Ciudadanía, Congreso de la República | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano, Recursos informáticos, Jurisprudencia y doctrina, Recursos financieros, infraestructura y equipos | |||||
| MANUAL DE CALIDAD MACROPROCESO ENLACE CON CLIENTES Y PARTES INTERESADAS | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Desarrollar las relaciones con el Congreso y la Ciudadanía para atender sus necesidades y expectativas relacionadas con el control fiscal.
2. DESARROLLO.
Le corresponde a la Secretaría Privada las actividades de recepción de solicitudes de información y control excepcional, respuesta a cuestionarios, conceptos técnicos sobre proyectos de Ley, resultados de auditorías a sujetos de control, pronunciamientos sobre temas macroeconómicos, citaciones e invitaciones a debates por parte del ente legislador al Contralor General de la República; para lo cual se efectúan acciones de radicación, remisión a las Contralorías Delegadas y demás dependencias competentes para su atención y respuesta, así como el seguimiento a su estado de trámite.
La Delegada para la Participación Ciudadana, respecto a las actividades de atención ciudadana efectúa acciones de recepción de la queja, evaluación de la misma y traslado al proceso, dependencia o entidad respectiva según la competencia; igualmente realiza el seguimiento al trámite de respuesta de fondo, soportada en los registros correspondientes;
y evalúa la satisfacción de los ciudadanos frente al servicio de la CGR.
En las actividades de promoción y desarrollo, se programan y ejecutan jornadas de capacitación y formación a los ciudadanos, con el objeto de fortalecer el control ciudadano a la gestión pública; el control se efectúa sobre el número de actividades realizadas, el número de personas capacitadas, la calidad de los eventos de capacitación y formación, las acciones que realizan las organizaciones civiles y los ciudadanos beneficiarios de los programas frente al control ciudadano a la gestión pública.
Este macroproceso interactúa con el de Control Fiscal Micro en los requerimientos de información sobre auditorías, con los procesos de Control Fiscal Macro en la entrega de información sobre análisis y estudios macroeconómicos y sectoriales, con el macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en los requerimientos de control excepcional, información sobre los procesos de responsabilidad fiscal.
Se utilizan recursos informáticos (bases de datos de los registros), recurso humano, recursos financieros y logísticos.
| CONTROL | |||||
| Constitución Política, Leyes 5/92 y 42/93; Decreto Ley 267 de 2000. Ley 190 de 1993. Procedimientos Plan Estratégico de la CGR | |||||
| PROCESO | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Ciudadanía Congreso de la República Macroproceso de Control Fiscal Macro Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Macroproceso de Control Fiscal Micro Macroproceso Direccionamiento Estratégico | Denuncia o Queja Solicitud de capacitación Solicitudes de Información, Citaciones e invitaciones a debates Solicitud de control fiscal Solicitudes de control excepcional Pronunciamientos sobre temas macroeconómicos, Informes de Ley Respuestas a solicitudes de control excepcional, Información sobre los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo Respuesta a solicitudes de control fiscal Respuesta a Denuncia o queja | Desarrollar las relaciones con el Congreso y la Ciudadanía para atender sus necesidades y expectativas relacionadas con el control fiscal. | Traslado de la Denuncia o queja Respuesta a solicitudes de información, análisis sectoriales y políticas públicas, Boletines Respuesta a cuestionarios y asistencia del Contralor General o su delegado a debates del Congreso, Informes anuales de Ley Solicitudes de información sobre temas macroeconómicos y sectoriales Solicitudes de control excepcional, de información sobre los procesos de Responsabilidad fiscal y cobro coactivo Solicitud de control fiscal Respuestas de trámite o de fondo al denunciante o quejoso Resultados evaluación de la satisfacción clientes Congreso y Ciudadanía. Ciudadanos capacitados y formados para ejercer control ciudadano | Ciudadanía Congreso de la República Macroproceso de Control Fiscal Macro Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Macroproceso de Control Fiscal Micro Macroproceso de Direccionamiento Estratégico Entidad Competente | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano Software y Hardware Telecomunicaciones Recursos financieros y Físicos | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO DESARROLLAR EL CONTROL FISCAL PARTICIPATIVO | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Desarrollar las relaciones con la Ciudadanía para atender sus necesidades y expectativas relacionadas con el control fiscal.
2. DESARROLLO.
El proceso está constituido por las actividades de orientación al ciudadano, recepción de la queja, evaluación de la misma, para determinar la competencia y realizar el traslado al proceso o entidad respectiva.
Además se realiza el seguimiento al trámite de la denuncia o queja, a través del observatorio, para mantener actualizado el estado de la misma, con el propósito de estar en capacidad de informar al ciudadano sobre el avance y controlar que se le dé respuesta de fondo, manteniendo los registros correspondientes; Así como evaluar la satisfacción de los ciudadanos frente al servicio de la CGR.
La Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana, programa y desarrolla jornadas de capacitación y formación a los ciudadanos, con el objeto de fortalecer las actividades de control ciudadano a la gestión pública. Las actividades de capacitación y formación tienen como resultado final, ciudadanos capacitados para ejercer el control ciudadano a la gestión pública, y su articulación a los procesos control fiscal que desarrolla la CGR. Para su desarrollo se utilizan recursos informáticos constituidos por la base de datos de registro, el recurso humano de las dependencias y recursos financieros y logísticos.
El control del proceso se efectúa sobre el número de actividades realizadas, el número de personas capacitadas, la habilidad de los facilitadores para conducir la actividad y sobre la calidad de los eventos de capacitación y formación. Así mismo sobre las acciones que realizan las organizaciones civiles y los ciudadanos beneficiarios de los programas de capacitación y formación frente al control ciudadano a la gestión pública.
| CONTROL | ||||||
| Decreto-ley 267 de 2000; Ley 190 de 1993; Decreto 01 de 1984. procedimientos | ||||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | ||
| Ciudadanía Macroproceso Control Fiscal Micro Macroproceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Macroproceso de Direccionamiento Estratégico | Denuncia o Queja Respuesta a denuncia o queja Solicitud de Capacitación | Desarrollar las relaciones con la Ciudadanía para atender sus necesidades y expectativas relacionadas con el control fiscal. | Traslado de la denuncia o queja Respuestas de trámite y de fondo al Denunciante o Quejoso Resultados de la evaluación de la satisfacción del ciudadano Ciudadanos capacitados y formados para ejercer control ciudadano a la Gestión Pública. | Macroproceso Control Fiscal Micro Macroproceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Entidad Competente Ciudadanía Macroproceso de Direccionamiento Estratégico | ||
| RECURSOS | ||||||
| Talento Humano Logísticos Informáticos - base de datos de registro de las denuncias y capacitaciones | ||||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO ATENDER LAS SOLICITUDES DEL CONGRESO Y PARTES INTERESADAS | ||||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | 3 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Desarrollar las relaciones con el Congreso y partes interesadas para atender sus necesidades y expectativas relacionadas con el control fiscal.
2. DESARROLLO.
Una vez efectuada la recepción de las solicitudes de información y control excepcional, citaciones o invitaciones a debates que efectúa el Congreso, o sus comisiones permanentes, al Contralor General de la República, se procede a su radicación e incorporación a las bases de datos, remisión a las contralorías delegadas y demás dependencias competentes y a dar cumplida respuesta y atención a las mismas.
La recepción de solicitudes de Información (conceptos técnicos sobre proyectos de Ley, resultados de auditorías a los diversos sujetos de control y pronunciamientos sobre temas macroeconómicos), de control excepcional, de control fiscal y las citaciones e invitaciones a debates (respuesta a cuestionarios) y el seguimiento a su estado de trámite esta a cargo de la Secretaría Privada.
El proceso tiene interacción con el Proceso de Control Fiscal Micro en el traslado de los requerimientos de información sobre la auditoría, con los procesos asociados al Control Fiscal Macro para la entrega de información sobre análisis y estudios macroeconómicos y sectoriales, con el proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en cuanto a requerimientos de control excepcional, información sobre los procesos de responsabilidad fiscal.
Este proceso articula e integra a la CGR con las partes interesadas, mediante la realización de Convenios y atención de requerimientos.
| CONTROL | |||||
| Constitución Política, Leyes 5ª/92 y 42/93; Decreto-ley 267 de 2000 Plan Estratégico de la CGR | |||||
| PROCESO | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Congreso de la República Macroproceso de Control Fiscal Macro Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Macroproceso de Control Fiscal Micro Partes Interesadas | Solicitudes de Información, Citaciones e invitaciones a debates Solicitud de control fiscal Solicitudes de control excepcional Pronunciamientos sobre temas macroeconómicos, Informes de Ley Respuestas a solicitudes de control excepcional, Información sobre los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo Respuesta a solicitudes de control fiscal Convenios | Desarrollar las relaciones con el Congreso y partes interesadas para atender sus necesidades y expectativas relacionadas con el control fiscal. | Respuesta a solicitudes de información, análisis sectoriales y políticas públicas, Boletines Respuesta a cuestionarios y asistencia del Contralor General o su delegado a debates del Congreso, Informes anuales de Ley Solicitudes de información sobre temas macroeconómicos y sectoriales Solicitudes de control excepcional, de información sobre los procesos de Responsabilidad fiscal y cobro coactivo Solicitud de control fiscal | Congreso de la República Macroproceso de Control Fiscal Macro Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Macroproceso de Control Fiscal Micro | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano Software y Hardware Telecomunicaciones Recursos financieros | |||||
| MANUAL DE CALIDAD MACROPROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Elevar el nivel de desarrollo integral de los funcionarios de la CGR, cumpliendo con la normatividad para el logro de la misión institucional.
2. DESARROLLO.
El Consejo Superior de Carrera Administrativa y el Contralor General, en desarrollo de este macroproceso orientan y definen políticas, planes y programas para la gestión del talento humano, buscando el desarrollo integral y de competencias en los funcionarios, a fin de garantizar el desarrollo de las funciones en cumplimiento del Plan estratégico y de la misión y visión institucional. En tal sentido, se desarrolla la carrera administrativa mediante el ingreso de personal a través de concurso de méritos, evaluación del desempeño y la inscripción en el registro público del escalafón de carrera. De igual forma, propende por el mantenimiento y desarrollo de personal idóneo en óptimas condiciones laborales, apoyándose en programas de capacitación (inducción, entrenamiento y formación), bienestar social (vivienda, recreación y cultura) y salud ocupacional.
Así mismo, se atienden requerimientos solicitados por los Responsables de las diferentes Dependencias, funcionarios y asociaciones sindicales; así como las necesidades detectadas producto de estudios e investigaciones y mecanismos de autocontrol.
Todas las actuaciones se desarrollan conforme a las normas laborales vigentes, con el fin de garantizar el control, la calidad y los resultados de la gestión, recurriendo a mecanismos como los observatorios por dependencia, el seguimiento a los planes de acción y la validación de los procesos y los procedimientos.
Constituyen parte de este proceso instancias como el Consejo Superior de Carrera Administrativa, el Comité de Capacitación y el Fondo de Bienestar Social, quienes evalúan y atienden las acciones pertinentes de acuerdo a su ingerencia; y el Sistema Integrado de Evaluación del Desempeño que desarrolla los parámetros para la aplicación de las herramientas de evaluación; el personal asignado a la dependencia y los recursos financieros, logísticos y tecnológicos necesarios para la ejecución de las actividades a cargo.
| CONTROL | |||||
| Decretos-ley 267, 268, 269, 270 y 271 de 2000; Normatividad vigente; Resoluciones vigentes, Procedimientos | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Macroproceso de Direccionamiento Estratégico. Macroprocesos Misionales, de apoyo y de evaluación del Sistema de Gestión de Calidad de la CGR | Directrices Plan Estratégico Requerimientos de competencias Solicitudes y/o necesidades de los funcionarios | Elevar el nivel de desarrollo integral de los funcionarios de la CGR, cumpliendo con la normatividad para el logro de la misión institucional | Talento humano competente Clima Organizacional Desarrollo profesional Bienestar | Macroprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la CGR Funcionario | |
| RECURSOS | |||||
| Consejo Superior de Carrera Administrativa Comité de Capacitación Fondo de Bienestar Social SISED Talento humano Financieros, Logísticos y tecnológicos | |||||
| MANUAL DE CALIDAD MACROPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Proveer los recursos necesarios que contribuyan al logro de los objetivos institucionales.
2. DESARROLLO.
La Gerencia Administrativa y Financiera es responsable de este macroproceso. La Dirección Financiera coordina la administración, desarrollo, evaluación y ejecución del presupuesto de la Entidad, para tramitar oportunamente la provisión de los recursos financieros.
Los resultados del proceso se materializan en el Presupuesto de la Contraloría General de la República, asignado para la vigencia, registros y certificados de disponibilidad presupuestal, pago de compromisos, Informes Presupuestales, Estados Financieros e Informe Financiero y Presupuestal.
La Administración de los recursos físicos se encuentra a cargo de la Dirección de Recursos Físicos, mediante el Plan General de Compras, Mantenimiento e Inversión y control de la ejecución. Este plan se establece a partir de las necesidades de los procesos de la Contraloría General de la República, verificando que se realice una distribución y mantenimiento racional de bienes y servicios.
El soporte para la gestión de la información se realiza a través de la Oficina de Sistemas e Informática (OSEI), quien identifica y proporciona una infraestructura tecnológica que permite mejorar la eficiencia en los procesos; así como también optimizar las comunicaciones de la CGR, teniendo en cuenta que debe apoyar técnicamente en materia informática y telemática los proyectos de la Contraloría.
La Dirección de Archivo y Correspondencia administra, controla y distribuye los documentos internos de la CGR. La Oficina Jurídica administra y controla documentos asociados a la normatividad que debe ser observada por la CGR tanto para su gestión como para el desarrollo de sus actividades. Así mismo es responsabilidad de Directivos o quien haga sus veces, el conocimiento y aplicación del control de documentos en la dependencia o proceso, para asegurar a los funcionarios su disponibilidad y acceso para la consulta.
| CONTROL | |||||
| Dec.267/2000, Ley General de Presupuesto, estatuto de Contratación, normas reglamentarias y complementarias, sobre ordenación, delegación y austeridad del gasto y manejo de Caja Menor, Estatuto Tributario y Plan de contabilidad, Ley 594/2000, Manuales y procedimientos | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Ministerio de Hacienda Macroprocesos de la CGR Contratistas Entidades externas | PAC Requerimientos de Bienes y Servicios Requerimientos de Disponibilidades para compra de Bienes y Servicios Cuentas para pago de Bienes y Servicios Solicitud de certificaciones, baja y traspaso de ByS Propuestas, Cotizaciones Requerimientos de soluciones informáticas Requerimientos de servicios Documentos | Proveer los recursos necesarios que contribuyan al logro de los objetivos institucionales. | Registros y certificados de Disponibilidad presupuestal. Pagos de compromisos Estados Financieros Informes Financieros y de Presupuesto. Ejecución Presupuesto. Plan General de Compras. Contratos Bienes y Servicios. Pliegos. Actas de liquidación. Informes, seguros, impuestos. Servicios de TIC, TDR, Documentos y registros SGC, Listado Maestro de Documentos | Macroprocesos CGR Contratistas Contaduría General de la Nación. Congreso Procuraduría, Auditoría General de la República. Planeación Nacional | |
| RECURSOS | |||||
| Financieros, Talento Humano, Software y Hardware, SIIF Infraestructura tecnológica Unidades de Conservación Centro de Cómputo | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Administrar eficaz y eficientemente los recursos financieros asegurando la ejecución de los procesos.
2. DESARROLLO.
Es responsabilidad de la Dirección Financiera coordinar la administración, desarrollo, evaluación y ejecución del presupuesto de la Entidad, para tramitar oportunamente la provisión de los recursos financieros y así efectuar el pago de los compromisos adquiridos por la Entidad, registrar los compromisos adquiridos, registro oportuno de la información contable para la toma de decisiones y producir los informes relacionados con los hechos económicos, financieros y sociales de la Contraloría General de la República para la remisión a las entidades externas que legalmente la requieran.
Los resultados del proceso se materializan en el Presupuesto asignado de la Contraloría General de la República para la vigencia, registros y certificados de disponibilidad presupuestal, pago de compromisos, informes presupuestales, Estados Financieros e informe financiero y presupuestal.
El proceso de Gestión de Recursos Financieros interactúa con el proceso de Gestión de Recursos Físicos frente a los pagos que se requiere realizar de acuerdo con las compras y contrataciones realizadas en el ejercicio y operación de los diferentes procesos del Sistema de Gestión.
| CONTROL | |||||
| Decreto 267 de 2000, Ley General de Presupuesto y normas reglamentarias y complementarias, Normativa sobre ordenación, delegación del gasto y manejo de Caja Menor, Estatuto Tributario y Plan de contabilidad, Manual de Recursos Financieros | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Ministerio de Hacienda Macroprocesos de la CGR Contratistas | PAC aprobado Situado de Fondos Requerimientos de disponibilidades para compra de bienes y servicios Cuenta para pago de bienes o servicios | Administrar eficaz y eficientemente los recursos financieros asegurando la ejecución de los procesos | Registro y certificados de Disponibilidad Presupuestal Pagos de Compromisos Estados financieros Informes financieros y de presupuesto Ejecución Presupuesto de la CGR | Macroprocesos de la CGR Contratistas Contaduría General de la Nación, Planeación Nacional, Congreso, Procuraduría, Auditoría General de la República. | |
| RECURSOS | |||||
| Financieros, Talento Humano, Físicos, Software y Hardware | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO ADMINISTRAR RECURSOS FÍSICOS | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Administrar y proveer bienes y servicios eficaz y eficientemente contribuyendo a la ejecución de los procesos.
2. DESARROLLO.
La Administración de los recursos físicos de la Contraloría General de la República se encuentra a cargo de la Dirección de Recursos Físicos; para dar respuesta a ésta, establece el Plan General de Compras, Mantenimiento e Inversión y controla su ejecución.
Este plan se establece a partir de la necesidades de los procesos de la Contraloría General de la República para el cumplimiento de su misión, verificando que se realice una distribución racional de los bienes y servicios, igual que su mantenimiento, ejerciendo el control de su uso bajo los principios de eficiencia, eficacia, economía y equidad, en cumplimiento de las funciones establecidas en la ley.
| CONTROL | |||||
| Ley General de Presupuesto, Estatuto de Contratación Administrativa (Ley 80/93), normas reglamentarias y complementarias, normatividad sobre austeridad del gasto Público | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Macroprocesos de la CGR Proponentes Contratistas | Requerimiento de bienes y servicios Solicitud de certificaciones, baja y traspaso de bienes Propuestas, cotizaciones. | Administrar y proveer bienes y servicios eficaz y eficientemente contribuyendo a la ejecución de los procesos | Plan General de compras, Mantenimiento e Inversión Contratos Bienes y servicios Pliegos de Condiciones, Condiciones mínimas o invitaciones a cotizar Certificaciones, Actas de liquidación Informes, Reclamaciones de seguros, impuestos | Macroprocesos de la CGR Proponentes Contratistas | |
| RECURSOS | |||||
| Financieros Talento Humanos Físicos, Software, hardware | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO ADMINISTRAR RECURSOS INFORMÁTICOS | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Proveer servicios de Tecnologías Informáticas y de Comunicación, eficaz y eficientemente, apoyando el cumplimiento de los objetivos institucionales.
2. DESARROLLO.
El soporte para la gestión de la información se realiza a través de la Oficina de Sistemas e Informática (OSEI) que identifica y proporciona una infraestructura tecnológica que permite mejorar la eficiencia de los procesos, así como también optimizar las comunicaciones de la CGR, teniendo en cuenta que debe apoyar técnicamente en materia informática y telemática, los proyectos de la Contraloría; de igual manera, debe velar por el buen uso de los recursos informáticos de la entidad, en aras de contribuir a los principios de eficiencia, equidad y economía del Estado, principios fundamentados en la Constitución Nacional.
Para realizar este trabajo, se requiere, además de Talento Humano competente, levantamiento de información, espacio, memoria institucional, hardware, software y procedimientos que permitan estandarización de los sistemas.
Los procedimientos de control, se realizan a través de estadísticas, levantamientos de actas, cumplimiento en la entrega de las soluciones, seguimiento a las solicitudes de compra, supervisión a los contratos de adquisición de servicios y recursos informáticos y telemáticos, monitoreo periódico a los servicios de red y a los objetivos concertados.
| CONTROL | |||||
| Ley 527 de 1999, Resolución 5631, Resolución 5585/04. Procedimientos, Manual de Gestión Tecnológica | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Macroprocesos del Sistema de Gestión de Calidad Entidades externas | Requerimientos de soluciones informáticas Requerimientos de Servicio | Proveer servicios de Tecnologías Informáticas y de Comunicación, eficaz y eficientemente, apoyando el cumplimiento de los objetivos institucionales. | Aplicaciones informáticas Servicios de TIC Recursos informáticos en correcto funcionamiento | Macroprocesos del Sistema de Gestión de Calidad | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano Infraestructura de Tecnología Informática Insumos de tecnología Instalaciones Centro de Cómputo | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Preservar el conocimiento que permita la sostenibilidad y mejoramiento institucional
2. DESARROLLO.
La Gerencia Administrativa y Financiera es responsable por la administración, control y distribución de los documentos internos de la CGR, a través de la Dirección de Archivo y Correspondencia; El control de los documentos asociados a la normatividad que debe ser observada por la CGR tanto para su gestión como para el desarrollo de sus actividades es administrada y controlada por la Oficina Jurídica; Así mismo es responsabilidad del Director, Contralor Delegado o quien haga sus veces, el conocimiento y la aplicación del control de documentos en su dependencia o proceso, para asegurar la disponibilidad y el acceso para consulta de éstos por los funcionarios que lo requieren en desarrollo de sus funciones, con el propósito de generar una unidad de criterio en el desarrollo de las actividades que permita mejorar la eficacia de la CGR.
| CONTROL | |||||
| Ley 594 de 2000, Guía de gestión documental, Procedimiento de elaboración de documentos, Procedimiento para controlar documentos internos, Procedimiento para controlar documentos externos, Manual de Gestión Tecnológica | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Macroprocesos del Sistema de Gestión Entidades externas | Documentos Internos y Registros Requerimientos de soluciones informáticas Normativa, Información | Preservar el conocimiento que permita la sostenibilidad y mejoramiento institucional | Tablas de retención documental Listado Maestro de Documentos Documentos y Registros Controlados del SGC Aplicaciones informáticas Servicios de red Recursos informáticos en correcto funcionamiento | Macroproceso Direccionamiento Estratégico Macroprocesos Misionales y de Apoyo | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano, Recursos Financieros, Hardware, software Unidades de Conservación Mobiliario de archivo | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO DISEÑAR, DESARROLLAR Y MANTENER METODOLOGÍAS | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Mantener y mejorar los procesos y procedimientos de la CGR para asegurar el cumplimiento efectivo de su gestión.
2. DESARROLLO.
En desarrollo de este macroproceso, se realiza en forma permanente la revisión de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, y de sus respectivos procedimientos, se analizan y evalúan en forma integral, para identificar oportunidades de mejora y valor agregado, buscando su alineación y armonización que contribuya a la optimización de los recursos y a la efectividad de la gestión de la entidad.
| CONTROL | |||||
| Políticas, Normas, Procedimientos, Revisiones por la Dirección. | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Entidades auditoras externas. Auditoría Interna Macroproceso Direccionamiento Estratégico Macroprocesos Misionales y de Apoyo | Informe de Auditorías externas Informes de auditorías internas Políticas Revisión por la Dirección Solicitudes de Mejora Mapa de Riesgos Resultados procesos Resultados Productos | Mantener y mejorar los procesos y procedimientos de la CGR para asegurar el cumplimiento efectivo de su gestión | Planes de Mejoramiento Modificaciones Plan Estratégico Modificaciones procesos y/o procedimientos | Macroproceso Direccionamiento Estratégico Macroprocesos Misionales y de Apoyo | |
| RECURSOS | |||||
| Talento Humano, Recursos Financieros, Hardware, software | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO DISEÑAR, DESARROLLAR Y MANTENER METODOLOGÍAS | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Diseñar y desarrollar metodologías para mejorar el Control Fiscal, de acuerdo con la Misión de la CGR.
2. DESARROLLO.
El proceso comienza con la identificación y evaluación de una necesidad. Con base en esta se aseguran los recursos técnicos, financieros y humanos, se asignan los roles y competencias de cada actor del proyecto y de manera estructurada y sistémica se desarrollan las actividades necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Cada paso del proceso va acompañado de las actividades de control necesarias para la revisión, verificación y validación del producto y la planificación de la calidad del mismo.
El proceso Diseñar, Desarrollar y Mantener Metodologías, tiene las siguientes interacciones con los demás Macroprocesos del Sistema de Gestión de Calidad:
Con el macroproceso Direccionamiento Estratégico en la definición y aprobación de los nuevos proyectos o temas a desarrollar para consolidar la Misión de la CGR en la búsqueda de garantizar el buen uso de los recursos públicos y así lograr la satisfacción de la Ciudadanía.
Con el macroproceso Gestión de Talento Humano en lo referente a la provisión de personal técnico competente y de apoyo requerido para el desarrollo de los diseños y en lo referente a la formulación de estrategias y ejecución de las actividades necesarias para la socialización y formación del personal en las nuevas metodologías.
Con el macroproceso de Gestión de Recursos en lo referente a los recursos financieros, apoyo logístico y disponibilidad de recursos informáticos que se requieren para el desarrollo y aplicación de los nuevos productos y metodologías.
Con los macroprocesos misionales (Control Fiscal Micro, Control Fiscal Macro y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva) que son los que finalmente ejecutan y ponen en práctica los nuevos diseños.
| CONTROL | |||||
| Procedimiento de Diseño y Desarrollo Normatividad vigente aplicable al Proyecto Aplicación Ley 42 de 1993 Decreto-ley 267 de 2000 | |||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR | |
| Macroproceso de Direccionamiento Estratégico Macroproceso de Gestión Recursos Macroproceso Gestión de Talento Humano | Proyectos y Temas de trabajo Recursos para el desarrollo de los proyectos Talento Humano Competente | Diseñar y desarrollar metodologías para mejorar el Control Fiscal, de acuerdo con la Misión de la CGR. | Productos y metodologías para desarrollar Servicios asociados al Control Fiscal | Macroproceso Control Fiscal Macro Macroproceso Control Fiscal Micro Macroproceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. | |
| RECURSOS | |||||
| Funcionarios del Equipo de Proyecto. Destinación presupuestal para el desarrollo del Proyecto. Soporte informático y de apoyo logístico. Expertos en las temáticas del Proyecto. | |||||
| MANUAL DE CALIDAD PROCESO EVALUAR Y FORTALECER PROCESOS | |||||
| Proceso de nivel: | 1 | 2 | VERSIÓN 4.0 | ||
1. OBJETIVO.
Asesorar, acompañar, y evaluar la efectividad de los Sistemas de Calidad y Control Interno, para orientar las acciones de mejoramiento de la CGR.
2. DESARROLLO.
La Oficina de Planeación analiza la información del desempeño de los procesos y procedimientos, identifica, promueve, estructura e implementa sus mejoras, formula planes de mejoramiento y hace su seguimiento.
La Oficina de Control Interno implementa y administra el Proceso de Control Interno y propende por su mejoramiento continuo, para evaluar la existencia de los controles de gestión establecidos por la administración, así como verificar y evaluar la eficacia de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad de la Contraloría General de la República.
El Proceso de Control Interno tiene interacción permanente con los Macroprocesos Misionales, de Enlace y de Apoyo, en el ejercicio de actividades de evaluación, verificación y seguimiento a la gestión, para contribuir al mejoramiento y proveer al Macroproceso de Direccionamiento Estratégico, mediante los Informes Consolidados de las Auditorías Internas, los cuales son insumo para la revisión del Sistema por parte de la Alta Dirección, permitiendo establecer los puntos claves en la formulación de las acciones de mejora, correctivas y preventivas.
La definición del Plan de Auditoría Interna tiene en cuenta la Planeación Estratégica, así como las Normas Constitucionales, Legales y los requisitos establecidos en el modelo de Gestión de Calidad definido en la Norma ISO 9001:2000.
| CONTROL | ||||
| Ley 87/93, Decretos Reglamentarios, Normas Complementarias, y demás Disposiciones Legales Vigentes Decreto Ley 267 de 2000, Norma ISO 9001:2000, NTC GP 1000, Resoluciones, Procedimientos, Plan de Auditoría Interna. | ||||
| PROVEEDOR | ENTRADAS | OBJETIVO | SALIDAS | RECEPTOR |
| Alta Dirección. Macroproceso Direccionamiento Estratégico. Directivos y Gerentes Departamentales Auditoría General de la República Otras Entidades de la Administración Pública. | Políticas, Planes y Programas Plan Estratégico. Planes de Acción. PGA Requerimientos de Auditoría Interna. Informes de evaluación externa y requerimientos. Planes de Mejoramiento. Mejoras a procesos y procedimientos | Asesorar, acompañar, y evaluar la efectividad de los Sistemas de Calidad y Control Interno, para orientar las acciones de mejoramiento de la CGR. | Informe consolidado de la Auditoría Interna Revisión del Sistema por la Alta Dirección Informes de Auditoría Interna. Planes de Mejoramiento Mejoras a los procesos del SGC de la CGR Informes del SCI requeridos | Alta Dirección. Macroprocesos del SGC de la CGR Directivos y Gerentes Departamentales Auditoría General de la República, Otras Entidades de la Administración Pública. |
| RECURSOS | ||||
| Auditores Internos Sistemas de Información Documentación Sistema de Gestión Calidad Recursos Financieros (viáticos), físicos e informáticos | ||||
<APÉNDICE NO INCLUIDO. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.298 de 21 de marzo de 2009; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>