RESOLUCION ORGANICA 12 DE 2005

(septiembre 6)

Oficial No. 46.026 de 09 de septiembre de 2005

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008>

Por la cual se organiza el Sistema de Gestión de Calidad en la Auditoría General de la República.

LA AUDITORA GENERAL DE LA REPÚBLICA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren los artículos 13 y 17 del Decreto-ley 272 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto 272 de 2000, "por el cual se determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República", se estableció la organización administrativa y se facultó al Auditor General de la República para "dirigir el funcionamiento de la Auditoría General de la República y formular las políticas, planes y estrategias necesarias para el eficiente y efectivo ejercicio de las funciones que le otorga la Constitución y la ley";

Que la Ley 872 de 2003, "por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios", obliga a los organismos y entidades en el orden nacional a desarrollar y poner en funcionamiento el Sistema de Gestión de Calidad;

Que el Decreto 4110 de 2004, "por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública", adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, la cual determinó los requisitos mínimos y las generalidades para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos y entidades obligados a su implantación;

Que en el Plan Estratégico que la Auditoría General de la República está desarrollando durante el período 2005-2007, se señala como Objetivo Institucional 4 el de "Implementar un sistema de información organizacional y control gerencial que permita el fortalecimiento institucional de la AGR". Y como Objetivo Estratégico 4.1 el de "Diseñar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad con base en la norma NTCGP 1000:2004, que permita dirigir y controlar la entidad de forma sistemática y transparente";

Que para lograr dicho propósito y dada la importancia de implementar una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios, se requiere organizar al interior de la Auditoría General de la República las instancias responsables de llevar a cabo dicho proyecto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008> Organizar el Sistema de Gestión de Calidad en la Auditoría General de la República, el cual estará integrado por un Consejo de Calidad, un Equipo Técnico de Gestión de Calidad, un Gerente del Proyecto y un Representante de Calidad.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008> Conformar el Consejo de Calidad, el cual estará integrado por:

Auditor General de la República, quien lo presidirá.

Auditor Auxiliar.

Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal.

Secretario General.

Jefe Oficina de Control Interno.

Jefe Oficina de Planeación.

Jefe Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico.

Un funcionario, que será el Representante de Calidad.

En ausencia del Auditor General de la República, el Consejo de Calidad será presidido por el Auditor Auxiliar. Los miembros permanentes del Consejo no podrán delegar su participación en el Consejo de Calidad.

A las reuniones del Consejo de Calidad podrán asistir otros funcionarios de la Auditoría General de la República o personas externas, cuando se considere conveniente, por invitación del Gerente del Proyecto, cursada a través del Representante de Calidad.

El Jefe de la Oficina de Control Interno participa en el Consejo de Calidad con voz pero sin voto, teniendo en cuenta la prohibición expresa del parágrafo único del artículo 12 de la Ley 87 de 1993.

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008> Son funciones del Consejo de Calidad las siguientes:

1. Planear, apoyar y asistir el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

2. Determinar las políticas de calidad para la creación, diseño e implementación de un sistema de gestión de calidad.

3. Establecer los objetivos y estrategias que permitan la aplicación de la polít ica de calidad, orientada a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo de la Auditoría General.

4. Procurar la consecución de los recursos necesarios para el desarrollo y continuidad del Sistema de Gestión de Calidad.

5. Promover el compromiso de la alta Dirección de la Auditoría General en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad.

6. Verificar que todos los procesos y procedimientos diseñados por la Entidad estén alineados con los propósitos y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad.

7. Estudiar para su aprobación las propuestas de mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad formuladas por los servidores públicos de la AGR.

8. Promover la realización de las revisiones y procurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.

9. Las demás funciones que le asigne la Auditora General de la República, relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad.

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008> El Consejo de Calidad deberá reunirse por convocatoria del Auditor General o el Gerente del Proyecto cuando lo considere necesario o por solicitud de la mayoría de sus integrantes. En todo caso, se reunirá mínimo cada dos meses, reuniones de las cuales deberá quedar constancia en actas, firmadas por el Gerente del Proyecto y el Representante de Calidad.

ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008> Como Gerente del Proyecto del Sistema de Gestión de Calidad actuará el Jefe de la Oficina de Planeación, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Dirigir y presentar al Consejo de Calidad el proyecto de diseño, puesta en marcha, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.

2. Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.

3. Aplicar indicadores de gestión para el seguimiento periódico del Sistema de Gestión de Calidad e informar a la Alta Dirección sobre su desempeño y de cualquier necesidad de mejora.

4. Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la Entidad.

5. Liderar, a nivel institucional, el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, ejecutando las directrices establecidas por el Consejo de Calidad y el Auditor General.

6. Presentar las propuestas formuladas por el Equipo Técnico de Gestión de Calidad y los Directivos de la Entidad, dirigidas al mejoramiento del Sistema, ante el Consejo de Calidad, para su estudio y aprobación.

ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008> Crear el Equipo Técnico de Gestión de Calidad como órgano de soporte para el desarrollo de las actividades relacionadas con la creación, el diseño, la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Auditoría General.

PARÁGRAFO. El Equipo Técnico de Gestión de Calidad será nombrado por el Consejo de Calidad y estará compuesto, como mínimo, por un funcionario de cada dependencia, de acuerdo con las necesidades del desarrollo del sistema de mejoramiento continuo y definirá los períodos o tiempos de dedicación de los integrantes, previa concertación con los jefes respectivos.

ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008> Son funciones del Equipo Técnico de Gestión de Calidad las siguientes:

1. Elaborar documentos, brindar asesoramiento y apoyo a la organización para lograr la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma NTCGP 1000:2004.

2. Evaluar, hacer seguimiento y recomendar mejoramientos al Sistema de Gestión de Calidad.

3. Formular recomendaciones que permitan la detección de necesidades de mejora del Sistema de Gestión de Calidad y definir acciones para su logro.

4. Comunicar a los servidores públicos de las diferentes dependencias las características del Sistema de Gestión de Calidad y liderar e interactuar para su implementación.

5. Asesorar al Consejo de Calidad en la validación de los procesos y procedimientos diseñados en la Entidad para que estén acordes con los propósitos y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad.

6. Impulsar la cultura de Gestión de la Calidad y el enfoque hacia la satisfacción del cliente y el mejoramiento continuo de la Entidad.

7. Las demás funciones que le asigne el Consejo de Calidad relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad en la Entidad.

ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008> Como Representante de Calidad en la Auditoría General de la República actuará uno de los funcionarios que conforman el Equipo Técnico de Gestión de Calidad, nombrado según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 6o.

Al Representante de Calidad se le definirán los períodos o tiempos de dedicación al proyecto de acuerdo con las necesidades de la implementación y mejoramiento del Sistema, previa concertación con el respectivo jefe.

ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por la artículo 15 de la Resolución 4 de 2008> Son funciones del Representante de Calidad las siguientes:

1. Registrar, transcribir, custodiar y compilar todo lo tratado en las sesiones del Consejo de Calidad, lo cual constará en actas.

2. Monitorear permanentemente la ejecución de las actividades programadas para la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema, presentando sugerencias de mejoramiento y reportando oportunamente las desviaciones al Gerente del Proyecto, para que en tiempo real se apliquen las acciones correctivas.

3. Propender por la continuidad del proyecto.

4. Apoyar al Gerente del Proyecto del Sistema de Gestión de Calidad en el desarrollo de sus funciones.

ARTÍCULO 10. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución Orgánica número 112 de 2004.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a los seis (6) días del mes de septiembre de 2005.

La Auditora General de la República,

PIEDAD AMPARO ZÚÑIGA QUINTERO.