RESOLUCIÓN ORGÁNICA 5 DE 2020

(junio 4)

Diario Oficial No. 51.336 de 5 de junio de 2020

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Por la cual adoptan medidas transitorias para adelantar el proceso auditor de competencia de la Auditoría General de la República.

LA AUDITORA GENERAL DE LA REPÚBLICA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 274 de la Constitución Política y en los artículos 5o y 17 del Decreto Ley 272 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 274 de la Constitución Política, modificado por el artículo 5o del Acto Legislativo número 04 de 2019, por medio del cual se reforma el Régimen de Control Fiscal, señala que “La vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de todas las contralorías territoriales se ejercerá por el Auditor General de la República, elegido por el Consejo de Estado de terna enviada por la Corte Suprema de Justicia, siguiendo los principios de transparencia, publicidad, objetividad, participación ciudadana y equidad de género, para un periodo de cuatro años. (…)”;

Que el artículo 2o del Decreto Ley 272 de 2000, modificado por el artículo 156 del Decreto Ley 403 de 2020, por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal, determina: “Artículo 2o. Ámbito de competencia. Corresponde a la Auditoría General de la República ejercer la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de las contralorías departamentales, distritales, municipales, sin excepción alguna, y de los fondos de bienestar social de todas las contralorías, en los términos que establecen la Constitución y la ley”;

Que la Auditoría General de la República ejerce la vigilancia y control de la gestión fiscal de sus vigilados a través de la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal, la Dirección de Control Fiscal y las Gerencias Seccionales, de conformidad con lo establecido en los artículos 23, 24 y 32 del Decreto Ley 272 de 2000, modificados por los artículos 160, 161 y 163 del Decreto Ley 403 de 2020;

Que el proceso de gestión del proceso auditor es uno de los procesos misionales de la entidad y se adelanta con los procedimientos y documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), y en especial los procedimientos PA. 210.P01.P y PA.210. P02.P y el Manual de Proceso Auditor⁽²⁷⁾;

Que el Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, “Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus”;

Que el Gobierno nacional, extendió la medida de aislamiento preventivo obligatorio durante los meses de marzo, abril, mayo y junio de 2020, expidiendo en estos meses los siguientes Decretos Legislativos: número 457 del 25 de marzo al 13 de abril; número 531 del 13 al 27 de abril; número 593 del 27 de abril al 11 de mayo; número 636 del 11 al 25 de mayo y número 749 del 28 de mayo de 2020, hasta las cero horas (00.00 a. m.) del 1 de julio de 2020;

Que la Auditoría General de la República a través de las Circulares números 010, 011, 012, 013, 014, 015, 017 y 026 de 2020, impartió instrucciones a servidores públicos y usuarios de la Entidad, en procura de contribuir en la disminución de la propagación del coronavirus COVID-19, suspendiendo la atención al público y realizando las actividades laborales desde los lugares de habitación de los funcionarios, mediante la modalidad de trabajo en casa;

Que la Auditoría General de la República mediante Resolución Orgánica número 007 del 13 de abril de 2020, resolvió “Continuar con la suspensión de términos a partir de las cero horas (00.00 a. m.) del 13 de abril de 2020 y hasta tanto permanezcan vigentes las medidas de aislamiento preventivo obligatorio decretada por el Gobierno nacional, para los procesos de competencia de la Auditoría General de la República, (…)”;

Que el artículo 4o del Decreto 593 de 2020, sobre el teletrabajo y trabajo en casa establece: “Durante el tiempo que dure la emergencia sanitaria por causa de la pandemia del Coronavirus COVID-19, las entidades del sector público y privado procurarán que sus empleados o contratistas cuya presencia no sea indispensable en la sede de trabajo, desarrollen las funciones y obligaciones bajo las modalidades de teletrabajo, trabajo en casa u otras similares.” (Negrilla y subrayado fuera de texto);

Que la Auditoría General de la República, para continuar con el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de dar cumplimiento a su Plan Anual de Auditorías “PGA 2020” en todo el territorio nacional que le permita la evaluación de la gestión y los resultados de las contralorías del país, a través de la Resolución Reglamentaria 008 de 22 de mayo de 2020 resolvió respecto del proceso auditor:

“Artículo 1o. Reanudar los términos para el Proceso Auditor de competencia de la Auditoría General de la República, teniendo en cuenta el Plan General de Auditoría PGA-2020, a partir de las cero horas (00.00 a. m.) del 26 de mayo de 2020

Artículo 2o. Ejecutar el proceso auditor, mediante la modalidad de “trabajo en casa”, con el uso de tecnologías de la información y de las comunicaciones, como quiera que las contralorías y sus entidades vigiladas reportan la información a través de Sistemas de Información como SIA MISIONAL, SIA CONTRALORÍAS, entre otros y requiriendo información a través de medios electrónicos.” (Negrilla fuera del texto);

Que para la Oficina de Planeación -Grupo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- de la Auditoría General de la República, en la actual contingencia sanitaria presentada por el COVID-19, la tecnología es la aliada número uno para trabajar en casa de manera productiva y efectiva, y para ello, a través del procedimiento de administración de la infraestructura tecnológica, estableció políticas de seguridad de la información, dentro de las cuales se destacan la de transferencia o intercambio de información y la de uso de servicios de correo electrónico que son de estricto cumplimiento. En consecuencia, el referido Grupo divulgó, a través de la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal, las pautas necesarias a fin de garantizar los principios de seguridad, disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información necesaria para la ejecución de las funciones;

Que la Oficina de Planeación –Grupo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones– realizó un desarrollo en el aplicativo SIA Observa de la entidad, que permite el cargue y consultas de documentos durante el Proceso Auditor, con la misma política de seguridad que se les aplica a los servidores que soportan todos los sistemas de información de la AGR; garantizando así la integridad, disponibilidad y seguridad de la información almacenada;

Que conforme a lo dispuesto en tales pautas, la información de los sujetos vigilados se recibe en la herramienta desarrollada en el aplicativo SIA Observa-Proceso Auditor. Para el caso de la Contraloría General de la República, la información se recibe a través de su plataforma SharePoint;

Que dadas las condiciones de aislamiento preventivo y obligatorio y la modalidad de trabajo en casa expuestas anteriormente, no es posible cumplir actualmente con algunos pasos de los procedimientos establecidos para el proceso auditor, así como algunas prácticas contempladas en el Manual de Proceso Auditor MPA Versión 9.1, vigente;

Que el 27 de mayo de 2020, con NUR 20201000011743, la doctora Alma Carmenza Erazo Montenegro, Auditora General de la República, exhortó por escrito a todos los funcionarios y contratistas de la Entidad a cumplir con las políticas de seguridad, confidencialidad e integridad de la información electrónica en tiempos de pandemia;

Que, en consecuencia, a la Auditoría General de la República le corresponde permitir llevar a cabo por modalidad virtual todos los pasos de los procedimientos PA.210.P01.P y PA.210.P02.P., Manual del Proceso Auditor y demás documentos del Sistema de Gestión de Calidad relacionados, que están previstos únicamente para modalidad presencial; además de establecer algunas pautas relacionadas para aplicar de manera transitoria y sólo mientras subsistan las medidas adoptadas por el Gobierno nacional con ocasión de la pandemia del COVID-19;

En mérito de lo expuesto, la Auditora General de la República, en uso de sus facultades constitucionales y legales:

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Adelantar de forma transitoria, de manera virtual, los pasos y las actividades que están previstas para modalidad presencial en los procedimientos PA. 210.P01.P y PA. 210.P02.P., el Manual del Proceso Auditor y los demás documentos del SGC relacionados con el proceso auditor aprobados, a través de medios digitales, como reuniones virtuales, medios magnéticos y correos electrónicos institucionales, entre otros.

ARTÍCULO 2o. Suscribir transitoriamente los documentos y actas de mesas de trabajo, que según el procedimiento o el MPA deban ser firmados, con firma escaneada, remitidos por correo electrónico institucional y guardados en formato PDF.

ARTÍCULO 3o. Disponer que el uso, manejo, almacenamiento, transmisión y transferencia de la información del proceso auditor deberá cumplir con los principios de la función administrativa, los deberes de los funcionarios públicos, los límites de reserva legal, los lineamientos establecidos en las Políticas de Seguridad de la Información y de Privacidad y Protección de Datos Personales que tiene la Entidad aprobadas, el Manual de Tratamiento de datos personales y las pautas definidas por la Oficina de Planeación –Grupo de Tecnologías de la Información–.

ARTÍCULO 4o. Hacer extensivas estas medidas transitorias a la totalidad de ejercicios de auditoría ya iniciados y los que están pendientes por dar inicio, todos en desarrollo del Plan General de Auditorías del año 2020.

ARTÍCULO 5o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y se encontrará vigente mientras subsistan las restricciones de trabajo en las sedes físicas de la Entidad y el estado de emergencia decretado por el Gobierno nacional, con ocasión de la pandemia ocasionada por el COVID-19.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 4 de junio de 2020.

La Auditora General de la República,

Alma Carmenza Erazo Montenegro.

Nota: Documento firmado digitalmente.

NOTAS AL FINAL:

27. Actualizado y adoptado en su versión 9.1 mediante Resolución Orgánica 02 de 29 de enero de 2019