CONCEPTO 202310410000107421 DE 2023

(mayo 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Bogotá D. C.,

Doctora

xxxxxxxxxxxx

Comisaria de Familia de Versalles -

Valle del Cauca

comisariadefamilia@versalles-vallel.gov.co

ASUNTO: Respuesta a la solicitud de fecha 17/03/2023.

Respetada doctora:

En atención a su solicitud de la referencia, en la que consulta sobre si las autoridades administrativas pueden autorizar la expedición de copias de los procesos administrativos de restablecimiento de derechos con destino a las Oficinas de Control Interno Disciplinario de las gobernaciones y alcaldías, para que sean incorporadas como pruebas dentro de procesos disciplinarios, nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos:

De conformidad con lo establecido en el artículo 2o de la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia), toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado, es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal.

Así las cosas, encontramos que la Ley 1098 de 2006 en sus artículos 75, 81, 153 y 159 precisó cuáles son los documentos y actuaciones realizadas por autoridades administrativas que están sujetas a reserva en aquellos eventos en los que se encuentren involucrados niños, niñas o adolescentes, con el objeto de garantizar sus derechos constitucionales fundamentales a la intimidad y dignidad. Adicionalmente, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 estableció las disposiciones generales para la protección de datos personales que se hayan recogido en bases de datos o archivos, señalando en su artículo 7o que, en el tratamiento de datos de los niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Esta prohibición fue matizada por la Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011 al analizar la exequibilidad del proyecto de ley Estatutaria No. 184 de 2010 Senado; 046 de 2010 Cámara “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

cuando señaló que (...) En este mismo sentido, debe interpretarse la expresión “naturaleza pública'', es decir, el tratamiento de los datos personales de los menores de 18 años, al margen de su naturaleza, pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, las niñas y, adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes.

La ley anteriormente citada, fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, el cual fue posteriormente derogado y unificado en el Decreto 1074 de 2015, que dispuso:

Artículo 2.2.2.25.2.9. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. (...).

Es así como, en principio, el acceso a los datos personales de niños, niñas y adolescentes por parte de terceras personas no está permitido, salvo que medie autorización de su representante legal.

No obstante, la Ley 1581 de 2012, al referirse a quiénes pueden ser depositarios de los datos personales, estableció en su artículo 13 a las siguientes personas:

(...) a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. (la negrilla es propia)

De la misma manera, frente a esta limitación en cuanto al acceso a la información de naturaleza reservada, el artículo 27 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso), sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015, ordenó:

Artículo 27. Inaplicabilidad de las excepciones. El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales ni a las autoridades administrativas que legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que leguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. (negrilla fuera del texto original).

Con todo lo anterior, es claro que la información que contiene datos sobre niños, niñas y adolescentes tiene el carácter de reservada, pero dicha naturaleza no será oponible a las autoridades administrativas ni judiciales que siendo competentes la soliciten para el desarrollo del ejercicio de sus funciones de ley.

Así vez, estas autoridades receptoras de dicha información están obligadas a garantizar la reserva y la confidencialidad de las actuaciones en que se encuentren involucrados menores de edad.

Lo anterior, acorde con lo dispuesto en el numeral sexto del artículo 38 del Código General Disciplinario, según el cual los servidores públicos tienen entre otros deberes, el de custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebido.

Para atender la consulta que nos ocupa, es necesario precisar que las entidades solicitantes de la información deberán en cada caso, justificar la necesidad de la información en el debido ejercicio de sus funciones. Es decir, que la entidad requerida, deberá revisar si la solicitud de la información reservada contenida en los procesos administrativos de restablecimiento de derechos de niños, niñas y adolescentes, se encuentra plenamente fundada en las competencias y naturaleza propia de las atribuciones que la ley ha otorgado a las entidades solicitantes y es requerida para el ejercicio de las mismas, siempre advirtiendo sobre la responsabilidad que en caso de recibirla, recae sobre la autoridad solicitante en cuanto a su custodia y confidencialidad.

Cordialmente,

DANIEL EDUARDO LOZANO BOCANEGRA

Jefe Oficina Asesora Jurídica