CONCEPTO 2 DE 2022

(febrero 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Asunto: RESPUESTA SOLICITUD CONCEPTO JURÍDICO

Cordial saludo,

De manera atenía y previo análisis del ordenamiento jurídico vigente, con fundamento en los artículos 23 de la Constitución Política, 26 del C.C., 13 del C.P.A.C.A sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015, y el numeral 4o del artículo 6o del Decreto 987 de 2012, esta Oficina da respuesta a su solicitud de orientación, en los siguientes términos:

1. ANTECEDENTES

Conforme se observa en el expediente remitido por correo electrónico y en lo descrito en su solicitud, a través de las Resoluciones No. 712 del 18 de octubre de 2000. No. 801 del 4 de octubre de 2001, No. 1177 del 19 de diciembre de 2001, No. 754 del 2 de septiembre de 2002, No. 029 del 23 de enero de 2003 y No. 962 del 3 de diciembre de 2003, se declaró deudor al HOSPITAL SAN ANTONIO DE AMBALEMA por concepto de aportes parafiscales 3% a favor del ICBF.

Frente a la Resolución No. 029 del 23 de enero de 2003, la cual fue remitida con el oficio 762 del 21 de julio de 2003, la Funcionaría Ejecutora avocó conocimiento mediante auto de fecha 24 de julio de 2003; no obstante, con respecto a las demás resoluciones no se avocó conocimiento.

Con respecto al auto de fecha 24 de julio de 2003, la Funcionaría Ejecutora llevó a cabo diligencias para el cobro de la Resolución No. 029 del 23 de enero de 2003, entre las cuales se destacan comunicaciones a la deudora.

El día 22 de julio de 2004, el representante legal de la ejecutada suscribe el Pagaré No. 041 de 2004, elaborado por Recaudo de la Regional, en el que se incluyeron las obligaciones correspondientes a las Resoluciones No. 1177 del 19 de diciembre de 2001 y No. 962 del 3 de diciembre de 2003, que se encontraban en etapa persuasiva y la Resolución No. 029 del 23 de enero de 2003, esta última cobrada mediante proceso coactivo, motivo por el cual la Funcionaría Ejecutora procedió a ordenar la suspensión provisional del proceso.

Teniendo en cuenta el incumplimiento en el pago de las cuotas acordadas, el día 27 de septiembre de 2006, la Coordinadora del Grupo de Recaudo remitió al Grupo Jurídico el expediente de cobro que fuese suspendido previamente, para que dicha funcionaría diera continuidad a la ejecución.

Durante los años siguientes, la ejecutada realizó pagos a las obligaciones a su cargo, de las cuales tuvo conocimiento y control el Grupo Financiero de la Regional Tolima, por lo que el día 28 de noviembre de 2013, certificó un saldo por la Resolución No. 029 del 23 de enero de 2003, por valor de capital de $323.489.

Según se observa, estos pagos no fueron suficientes para obtener el pago total (capital e intereses) de la Resolución No. 801 del 4 de octubre de 2001, ante lo cual el día 8 de abril de 2014, el Director Regional suscribió el Acuerdo de Pago No. 001 con la ejecutada por los intereses moratorios de la citada resolución, documento este en el que se estipuló que el control y seguimiento sería efectuado por el Coordinador del Grupo Financiero de la Regional Tolima.

Con certificación de fecha 22 de abril de 2014, la Coordinadora del Grupo Financiero (e) informa que el HOSPITAL SAN ANTONIO DE AMBALEMA canceló las obligaciones por parafiscales contenidas en el pagaré No. 041 del 22 de julio de 2004, es decir, incluida la Resolución No. 029 de 2003. Ese mismo día, la Funcionaría Ejecutora de la Regional Tolima expide la Resolución No. 078-1, por medio de la cual ordena la terminación y el archivo del proceso coactivo, relacionando la Resolución No. 712 del 18 de octubre de 2000.

Mediante memorando No. 9513 de fecha 5 de agosto de 2014, el Coordinador Jurídico de la Regional solicita la modificación del registro contable para que se corriera traslado a la jurisdicción de cobro coactivo, aduciendo su competencia para el control y seguimiento del acuerdo de pago, así como del reporte de su incumplimiento ante CIFIN.

El día 21 de agosto de 2014, se llevó a cabo en la Regional, el Comité de Seguimiento a la Completa y Oportuna Liquidación, Cobro y Administración del Aporte Parafiscal 3% con destino al ICBF, en el que se relacionó como cartera de procesos en la jurisdicción ordinaria laboral, la acreencia correspondiente a los intereses a cargo del HOSPITAL SAN ANTONIO DE AMBALEMA contenidos en el acuerdo de pago de fecha 8 de abril de 2014 y se adquirió el compromiso de efectuar el ajuste en el aplicativo F07 para realizar la modificación contable solicitada en el memorando No. 9513 para correr traslado del proceso a la Jurisdicción Coactiva.

2. COMPETENCIA FUNCIONAL DE DEPURACIÓN

Conforme a lo dispuesto en el artículo 60 de la Resolución 5003 de 2020, la competencia de depuración de cartera reposa en cabeza del Director Financiero o Directores Regionales, Director de Gestión Humana y del Funcionario Ejecutor, de acuerdo con la naturaleza de la obligación y a la etapa de cobro en la cual se encuentre.

Así, frente a las obligaciones que se hallen en etapa persuasiva deberán ser depuradas por el Director Financiero, para el caso de la Sede de la Dirección General, o por el Director Regional con respecto a las obligaciones generadas en su territorio.

Por su parte, la competencia del Funcionario Ejecutor para efectuar la depuración de la cartera, se ciñe a las obligaciones cuyo cobro se adelante mediante el proceso coactivo, esto es. sobre las que se haya avocado conocimiento o asumido competencia.

De esta forma, no basta con que el Coordinador Jurídico hubiese solicitado la asignación del registro contable al Grupo Coactivo, pues debe mediar la expedición del acto administrativo que lo ordene.

3. CONCLUSIÓN

Toda vez que la obligación que se encuentra registrada contablemente refiere a los intereses moratorios causados a la Resolución No. 801 del 4 de octubre de 2001, cuyo cobro no se efectuó a través del procedimiento coactivo, ni el acuerdo de pago fue ejecutado a través de este procedimiento, es decir, tal obligación permaneció en cobro persuasivo, compete al Director de la Regional Tolima expedir el respectivo acto administrativo de depuración, una vez acontecidas los presupuestos tácticos de la misma.

Por lo tanto, en ausencia de acto administrativo que avocara conocimiento en la Jurisdicción Coactiva, deberá agotarse el procedimiento reglado en el numeral 1 del artículo 61 y numeral 3 del literal b del artículo 70 de la Resolución 5003 de 2020, en virtud del cual el funcionario competente del Grupo Financiero remitirá, mediante oficio motivado, un informe detallado al Comité de Cartera de la Regional, quien emitirá la respectiva recomendación para la expedición de la resolución de prescripción.

4. RECOMENDACIONES

Finalmente, es oportuno realizar las siguientes recomendaciones a la Regional, a fin de evitar la ocurrencia de nuevas situaciones que generen confusión y/o irregularidades dentro de los procesos coactivos a su cargo:

-De conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1066 de 2006 y en el artículo 7 de la Resolución 5003 de 2020, la imputación de los pagos debe realizarse en las mismas proporciones con que participan las sanciones actualizadas, intereses, anticipos, impuestos y retenciones, dentro de la obligación total al momento del pago.

De ese modo, no es posible que los abonos sean imputados únicamente a capital, tal ocurrió con los pagos efectuados por el deudor frente a la Resolución No. 801 del 4 de octubre de 2001, del que se suscribió el acuerdo de pago No. 001 suscrito el día 8 de abril de 2014, por sus intereses moratorios causados hasta la fecha de pago total de la obligación.

-Conforme a lo establecido en el artículo 15 de la Resolución No. 5003 de 2020, una vez vencido el término de la etapa persuasiva sin que el deudor haya efectuado el pago de la obligación, el Coordinador Financiero deberá remitir el expediente al Funcionario Ejecutor para que este dé inicio al procedimiento de cobro coactivo dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de este, profiriendo el auto de avoque, luego de lo cual es posible realizar el registro contable de la obligación como cartera de cobro en la Jurisdicción Coactiva.

-Los acuerdos de pago pueden celebrarse en etapa persuasiva por el Director Regional o quien haga sus veces y en etapa coactiva por el funcionario ejecutor, una vez cumplidos los presupuestos del título V de la Resolución No. 5003 del 17 de septiembre de 2020.

-En el ejercicio de sus funciones, los servidores públicos deben dar cumplimiento a la política archivística de Colombia, motivo por el cual deben custodiar y salvaguardar la documentación que tengan a su cargo y, de ser procedente, efectuar su correspondiente archivo de acuerdo con los términos y tipo de documento.

De lo anterior se colige que debe ser posible acceder a la documentación que soporte el traslado de las obligaciones desde el Grupo Financiero al Funcionario Ejecutor, así como la relacionada con las actuaciones adelantadas dentro del(os) procesos coactivos, pues esta no puede estar extraviada.

En los anteriores términos, esperamos haber dado respuesta a sus inquietudes.

EDGAR LEONARDO BOJACA CASTRO

Jefe Oficina Asesora Jurídica.