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RESOLUCIÓN 935 DE 2005

(2 junio)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 1550 de 2012>

“Por la cual se expide la Guía para la Gestión de los Bienes en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar”

Resumen de Notas de Vigencia

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE

BIENESTAR FAMILIAR

En uso de sus facultades estatutaria y legales y en especial de las conferidas en el literal b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979 y lo preceptuado en el literal a) artículo 28 del Decreto 334 de 1980 y

CONSIDERANDO:

Que la función pública está al servicio de los intereses generales.

Que la gestión administrativa debe realizarse bajo la estrategia de eficiencia institucional para que el Gobierno Nacional cumpla sus funciones con la mayor efectividad y el menor costo posible, optimizando la asignación y ejecución del gasto público dentro de un escenario de recursos limitados.

Que los recursos físicos públicos tienen como fin la unidad común.

Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política “En las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno”, y con fundamento en los principios de eficacia y economía establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política, se hace necesario, fortalecer el Control Interno sobre las propiedades, planta y equipo del Instituto.

Que la Ley 716 de 2001 reguló la obligatoriedad de los entes del sector público de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas.

Que le corresponde al Instituto velar por la implementación de mecanismos que garanticen la calidad de los servicios y de los procesos productivos que adelanta, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 87 de 1993, el Decreto 679 de 1994, Decreto 855 de 1994, la Resolución No.4444 de 1995 de la Dirección General de la Contabilidad Pública.

Que es necesario dictar disposiciones internas que regulen el inventario, registro y responsabilidades de los bienes requeridos para el normal funcionamiento del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 1550 de 2012> Adoptar la “Guía para la Gestión de los Bienes en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar” como instrumento de aplicación general, la cual forma parte integral de la presente Resolución en todas sus partes y consta inicialmente de ciento treinta y dos (132) folios útiles.

PARÁGRAFO. Para la actualización y/o modificación de la Guía que trata el presente artículo, ésta sólo deberá ser aprobada por el Comité de Gestión de Bienes de la Sede nacional y se realizará a través de aplicativos aprobados por la Directora General.

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ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 1550 de 2012> La Guía adoptada mediante esta Resolución debe ser aplicada en las dependencias del ICBF ubicadas en las Regionales, Agencias y Sede Nacional.

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ARTÍCULO 3o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 1550 de 2012> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 1038 de 1997, expedida por la Directora General del ICBF.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 2 JUN. 2005

BEATRÍZ LONDOÑO SOTO

Directora General

GUÍA PARA LA GESTIÓN DE LOS BIENES EN EL ICBF

(Adoptada mediante Resolución No. 0935 del 02 de junio de 2005)

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

INTRODUCCIÓN

El presente documento es una herramienta de trabajo para la efectiva gestión de los bienes que integran el patrimonio del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Dentro del contenido presentado el lector podrá encontrar algunos objetivos generales y específicos, así como los aspectos generales sobre los bienes, lo cual permite entender la importancia de los mismos, su administración y permanencia dentro de la entidad.

La primera parte de esta Guía, que trata sobre la gestión de los bienes muebles, toca cinco temas principales mediante los cuales las personas Responsables de Almacén, en los diferentes niveles del Instituto, recibirán la orientación necesaria para llevar a cabo los ingresos de todos aquellos bienes que adquiera la entidad a cualquier título, así como las diferentes formas de egreso de los bienes propiedad del Instituto.

Igualmente contarán con lineamientos para la efectiva administración de los inventarios tanto de bienes en bodega como de elementos devolutivos en servicio, cuya aplicación es del ámbito nacional y territorial.

También recibirán instrucción sobre los informes y cuentas que deben rendir los almacenes tanto al Grupo de Contabilidad del nivel nacional como al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- en la Sede Nacional,  incluyendo su periodicidad.

Esta primera parte sobre bienes muebles se cierra con los casos particulares, es decir aquellos asuntos que dada su singularidad no pudieron ser incluidos dentro de los puntos tratados anteriormente.

La segunda parte de esta Guía se enfoca al tema de los bienes inmuebles, tanto propios como de terceros a cargo del Instituto.

Esta parte se compone de tres capítulos en los cuales se exponen algunas generalidades sobre la administración de estos bienes, así como las políticas, lineamientos y orientaciones que deben regir la acción administrativa, proporcionando criterios sobre los cuales basarse, con el fin de que los Servidores Públicos comprometidos con la gestión de los bienes inmuebles en todos los niveles, puedan atender de manera eficaz su quehacer, en procura del cumplimiento de las metas de la entidad.

La tercera parte de este documento presenta el tema de responsabilidades en proceso, en la cual se expone el procedimiento para su adecuada administración, tendiente a salvaguardar los bienes y fondos que integran el patrimonio del ICBF.

La cuarta parte de esta Guía, que fue desarrollada por la Dirección Financiera, comprende un capítulo dedicado a tratar el tema contable en lo que se refiere a los fundamentos y procedimientos contables, tanto para los bienes muebles como para los inmuebles.

Seguidamente se relaciona la base legal -normatividad- que sirve de soporte a lo expuesto en este documento.

Es importante visualizar esta Guía como un instrumento dinámico y sujeto a modificaciones permanentes de acuerdo a las exigencias de la realidad y el entorno cambiante.  Para ello se presenta un capítulo sobre Modificaciones a la Guía, a través del cual estaremos atentos a recibir en todo momento las sugerencias y aportes, los cuales se constituyen en insumos valiosos para mantener este documento a la vanguardia y con métodos innovadores, simplificados y actualizados en lo referente a la gestión de bienes dentro del sector público.

Finalmente se presenta un glosario con el vocabulario frecuentemente utilizado en este escenario, los formatos y modelos que forman parte de los anexos y la bibliografía utilizada en la preparación de los contenidos.

Agradecemos a todas aquellas personas de las Regionales, Agencias y Sede Nacional por sus importantes aportes para la construcción de este documento, e invitamos a todos los Servidores Públicos del Instituto y Contratistas vinculados al mismo a que nos acompañen en la efectiva administración, cuidado, control y seguimiento de los bienes que hacen parte del patrimonio del ICBF.

OBJETIVOS

- Objetivos Generales

  1. Lograr que la gestión de los bienes de propiedad y/o a cargo del ICBF se ajusten a los principios de la función administrativa, y los demás específicos para la gestión del patrimonio público, todo dentro del cumplimiento de los fines del Estado y de los servicios públicos, así como de los objetivos de la Entidad.
  2. Propiciar que las diferentes áreas de las Regionales, Agencias y Sede Nacional, dispongan de mecanismos de gestión ágiles para la administración de los bienes bajo su responsabilidad, conforme a las normas que le son aplicables.
  3. Dotar a todos los Servidores Públicos del ICBF de un documento de consulta sobre el tema inmobiliario, a fin de que puedan atender eficaz y eficientemente los asuntos pertinentes.
  4. Establecer las políticas y lineamientos para la adecuada gestión de los bienes inmuebles.

- Objetivos Específicos

  1. Determinar los mecanismos para ejercer un control integral, técnico y moderno sobre los bienes de propiedad del Instituto.
  2. Codificar y clasificar los bienes e inventarios según el concepto que los origine o motive, conforme a lo establecido por la regulación actual y por la Contaduría General de la Nación a través del Nuevo Plan General de Contabilidad Pública, unificando las bases de datos con los registros en las áreas de Contabilidad y Administrativa de la Entidad -Almacén e Inventario-.

-- Fijar, cuando sea necesario, las responsabilidades de los Servidores Públicos que tienen bienes a su cargo en todas y cada una de las etapas del proceso de gestión sobre los bienes del Instituto.

  1. Establecer los mecanismos que las Regionales, Agencias y Sede Nacional deben seguir para la comprobación física y periódica de los bienes que hacen parte del patrimonio de la entidad.
  2. Mantener un sistema de información de bienes actualizado, ágil, claro, oportuno, veraz y confiable.
  3. Buscar que los soportes que se generan en cada una de las novedades o movimientos de bienes en bodega, servicio o terceros, sean los adecuados, lleguen a su destino y se registren oportunamente.
  4. Determinar los aspectos generales y particulares considerados tanto para las labores de inspección como de valorización y conciliación contable que constituyen el objetivo fundamental para la gestión de los bienes.
  5. Definir las condiciones y requerimiento para retirar de forma definitiva,  tanto física como de los registros contables, los bienes muebles del patrimonio de la entidad.
  6. Promover la cultura para la correcta gestión sobre los bienes en servicio, con el fin de que cada persona asuma en forma individual la responsabilidad de los bienes bajo su cargo -inventarios individuales-.

ALCANCE

La presente Guía aplica para orientar a los Servidores Públicos del ICBF involucrados en el manejo de los bienes muebles e inmuebles patrimonio del Instituto.  

Igualmente permite orientar y aclarar las inquietudes sobre la gestión administrativa que se debe adelantar en caso de presunta pérdida, hurto o faltantes de bienes.

ASPECTOS GENERALES

- Documentos de apoyo, formatos y modelos

La Dirección Administrativa suministrará documentos de apoyo, formatos y modelos que faciliten y orienten la gestión de los bienes en el ICBF.  Estos documentos  pueden ser consultados el Carpetas públicas / Todas las carpetas públicas / Dirección Administrativa / Bienes / Formatos y modelos.

- Funciones Responsable de Almacén

Para el desempeño de las funciones asignadas a los Servidores Públicos encargados del almacén en las regionales, agencias y Sede Nacional, se deben tener en cuenta las definidas en el manual de funciones, aprobado mediante Resolución No 088 de 2004, el cual pueden consultar a través de carpetas públicas.

- Directrices generales

Finalidad de los Bienes

La gestión que se desarrolle sobre los bienes muebles e inmuebles de propiedad del ICBF debe tener como finalidad el cumplimiento de los fines del Estado y del servicio público, así como los fines y objetivos específicos asignados al ICBF por el ordenamiento jurídico.

Permanencia de los bienes en la entidad

El periodo de permanencia se define como el tiempo transcurrido entre el ingreso hasta la salida definitiva, tanto física como contable, de los bienes de la entidad, sin que se modifique el titulo de propiedad adquirido inicialmente.

Durante este tiempo los bienes pueden estar en las bodegas de la entidad bajo la custodia del responsable de almacén o en servicio y funcionamiento en una dependencia a cargo de un Servidor Público quien debe aceptar su responsabilidad en aras del cumplimiento de sus funciones o ser entregados en comodato a un particular para que los administre.

Quien entrega debe diseñar un control administrativo que permita mantener actualizada una base de datos orientada a la preservación y conservación de los bienes; dicha base estará bajo la responsabilidad del encargado del Almacén.  Para los registros contables debe tenerse en cuenta:

- Bienes tipificados como no útiles estando en condiciones de prestar un servicio

Son aquellos bienes que aun estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por la entidad para su funcionamiento y son:

-- No útiles por obsolescencia

Son aquellos elementos que, aunque se encuentran en buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos; además, sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.

  1. No útiles por cambio o renovación de equipos
  1. Son aquellos elementos que ya no le son útiles a la entidad en razón de la implementación de nuevas políticas en materia de adquisiciones y que como consecuencia de ello, quedan en existencia bienes, repuestos, accesorios y materiales que no son compatibles con las nuevas marcas o modelos adquiridos así  se encuentren en buen estado.
  1. No útiles por cambios institucionales

Son aquellos elementos que han quedado fuera del servicio en razón de los cambios originados en el cometido estatal de la entidad, o porque se ha decretado la liquidación, fusión o transformación de entidades originadas por modificación en normas, políticas, planes, programas, proyectos o directrices generales de obligatorio cumplimiento.

- Bienes de consumo controlado – cargos diferidos

Definidos como aquellos bienes que habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, la entidad, a través del Comité de Gestión de Bienes en el nivel Regional y de Agencia al igual que por el previsto en el programa de austeridad en el gasto, decide que deben ser controlados administrativamente.

Esta clasificación administrativa se definió con el propósito de ejercer el control de aquellos bienes también llamados activos de operación, bienes que no tienen las características de bienes de consumo final o fungibles, que no se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, que no tienen al carácter de permanencia y están sujetos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su costo no es representativo, razones para que su registro contable se haga en la cuenta cargos diferidos o gastos, y en la subcuenta que corresponda a cada bien, de acuerdo con la clasificación contable.

Para llevar a cabo el control de estos bienes es necesario crear mecanismos de control administrativo diferentes al de la contabilidad patrimonial, mediante adopción por ejemplo de registros estadísticos, de tal forma que se pueda hacer seguimiento sobre la utilización y consumo por parte de cada uno de los Servidores Públicos.

Estos elementos pueden ser, entre otros, uniformes de equipo especial, llantas y neumáticos, repuestos de vehículos, maquinaria, partes y piezas de computador         -mouse, teclados-, elementos de equipo medico y odontológico, elementos de oficina  -cosedoras, perforadoras, tijeras- y todos aquellos de comedor y cocina -moldes para hornear, vajillas, cubiertos- y, en general se podrán considerar los bienes que cumplan con las características enunciadas anteriormente, cuyo costo de adquisición sea inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente.   

Sin ser necesariamente los enunciados, es potestativo de la entidad, en su catálogo, clasificar los bienes sobre los cuales considere necesario controlar el uso que de ellos hacen los Servidores Públicos.

- Suministro de llantas y neumáticos

Las llantas y neumáticos tienen el carácter de diferidos, Materiales y Suministros. A partir de la solicitud hecha por el responsable del inventario de los vehículos y autorizado por el jefe inmediato, le corresponderá a Almacén revisar el control estadístico del consumo y determinará si la cantidad solicitada y las especificaciones técnicas solicitadas son concordantes con las que usa el vehículo y si debe hacer la entrega en el periodo.  Para el efecto se debe mantener actualizada la hoja de vida o control de mantenimiento con los nuevos suministros.  La información sobre el control y seguimiento de los consumos de llantas y neumáticos será responsabilidad de las áreas que tengan a su cargo el manejo del parque automotor.

Si se adquieren llantas, neumáticos, repuestos o elementos para atender las solicitudes de suministro en la entidad, la compra debe registrarse como Cargo Diferido, Materiales y Suministros y cuando se haga la entrega estos valores saldrán a las cuentas de gastos o a un cargo diferido para efectos de su amortización.

Si los elementos no se tienen en bodega sino que se entregan a través de contratos de suministros o tipo outsourcing, su registro se hará directamente en cuentas de gasto, razón por la cual no deben ingresar al almacén.

Todos los registros deben estar sujetos a la documentación correctamente diligenciada y legalizada, cuenta de cobro o factura enviada por el proveedor, cumpliendo  todos los requisitos determinados para este tipo de contratos.

- Repuestos para vehículos, maquinaria y equipo

  1. Mantenimiento
  1. Hace referencia a la conservación de los bienes en condiciones normales de operación. Como ejemplo podemos mencionar operaciones de limpieza, de lubricación, de ajuste, etc.; en consecuencia, incluyen los conceptos de mano de obra y materiales.
  1. Reparaciones

Se refieren a las erogaciones necesarias para lograr nuevamente la capacidad productiva de un activo, después de una avería, accidente o uso prolongado, aplazamiento del mantenimiento, sin que aumente su vida de servicio o capacidad, y estimadas con anterioridad.  Este concepto incluye mano de obra y reemplazo de partes. Cuando como consecuencia del mantenimiento o reparaciones se reemplacen o adiciones partes que amplíen la capacidad o eficiencia operativa, mejoren la calidad de los productos o servicios, o permitan una reducción significativa de los costos de operación, estos valores constituyen un mayor valor del activo.

Los soportes para registrar contablemente la realidad de los hechos económicos y para realizar los procesos de pago deberán ser expedidos por el Servidor Público autorizado para tal fin.  En estos casos, el certificado de recibo a satisfacción que no sea emitido por el almacenista deberá ser expedido por el Jefe de la Dependencia que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato, y este se constituirá en soporte suficiente para reconocer y pagar la obligación que de ellos se deriva.

Nota: Teniendo en cuenta que las Propiedades, Planta y Equipo representadas en los vehículos, maquinaria y demás parque automotor requieren de controles eficientes que permitan realizar el seguimiento a su hoja de vida, es conveniente que dependencias como el Grupo de Apoyo Logístico en la Sede Nacional y Grupos Administrativos y/o Administrativos y Financieros o quien haga sus veces en las Regionales y Agencias, proporcionen a la Oficina de Control de Inventarios o su equivalente en la entidad, las novedades de traslados internos entre Servidores Públicos responsables de los mismos.

I.  BIENES MUEBLES

1.INGRESOS DE ALMACÉN
2.EGRESOS DE ALMACÉN
3.ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
4.INFORMES Y RENDICIÓN DE CUENTAS
5.CASOS PARTICULARES

1.  INGRESOS DE ALMACÉN

El ingreso o entrada de bienes según su origen, pueden producirse por adquisiciones, por  compras de caja menor, donaciones, bienes recibidos en comodato, dación en pago, leasing con opción de compra, remesa o traslado entre bodegas, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, producción, sentencias y por traspaso entre entidades, etc.

La incorporación física de bienes al almacén se produce mediante la intervención de los Servidores Públicos de almacén, quienes se encargan del proceso de recepción en el  cual se confrontan las denominaciones, descripciones, especificaciones, cantidades y operaciones aritméticas contra las contenidas en los documentos elaborados por el Instituto, tales como: contratos, convenios, actas, remesas y decisiones judiciales.

Dicho ingreso se considera perfeccionado cuando el almacenista recibe los bienes y firma el comprobante de ingreso, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el Almacén y efectuar los registros en contabilidad.

1.1 Lineamientos generales

  1. Toda entrada de elementos que se produzca en la entidad, se legalizara invariablemente por medio de un comprobante de ingreso de almacén, expedida por el responsable del mismo.
  2. En los casos de adquisición de medicamentos relacionados con al atención de menores no es necesario el ingreso por almacén.  Para su legalización y pago se exigirá la certificación de recibido de conformidad, expedida por el superior administrativo del Centro Zonal respectivo y los demás requisitos exigidos en los lineamientos de los proyectos.
  3. Con el objeto de facilitar su contabilización y control, tanto los comprobantes de ingreso como los de egreso se producirán en formularios separados para los materiales y suministros -elementos de consumo- y para los elementos devolutivos. En todo comprobante de egreso o ingreso se debe registrar el número, códigos y nombre de las cuentas mayores de balance afectadas con el movimiento.
  4. El original de comprobante de ingreso es el documento legal que tiene el responsable de almacén para comprobar entradas en el almacén, no pudiendo habilitar ningún otro documento para el efecto. Si algún original se extravía, será necesario que el responsable de almacén  demuestre el hecho ante el Jefe de la dependencia para que pueda expedir otro comprobante con el mismo contenido de información al extraviado y con la anotación correspondiente.

-- Los comprobantes de ingreso y egreso no deberán presentar tachones, enmendaduras, intercalaciones o adicionales.

1.2  Reporte de bienes a las pólizas de seguros

  1. El Almacenista informará mensualmente al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional todo ingreso al patrimonio, de bienes devolutivos, con el fin de que sean a su vez incluidos en las pólizas de seguro contratadas por la Entidad.
  2. Así mismo informará sobre cualquier cambio de dirección o ubicación de los bienes, así como todo cambio o modificación de situaciones que modifiquen el riesgo inicialmente amparado.
  3. Cuando se detecte la desaparición de bienes por hurto o fuerza mayor o cualquier otra circunstancia, el almacenista  debe ser informado inmediatamente para así solicitar la reposición de los bienes a la aseguradora.

1.3  Situaciones que generan  ingresos al almacén

1.3.1  Ingreso de bienes por compras

Los ingresos originados por compras de bienes devolutivos y de consumo están soportados por el Plan Anual de Compras y sus respectivos ajustes.  Por ello el superior administrativo envía al almacén copia del Plan General de Compras de las dependencias,  debidamente ajustado para que el Almacenista programe el recibo y entrega de los bienes.

Instrucciones a tener en cuenta para el ingreso por compras:

  1. Previo a la entrega de bienes por parte del proveedor, el Almacenista recibe del Grupo Contratos el original y copia de la orden de compra o de servicio y copia del contrato, para que el almacenista realice el control del cumplimiento sobre los plazos de entrega por parte del proveedor y comunique en caso contrario al Grupo Contratos.
  2. La recepción de los bienes por este concepto debe efectuarse en el almacén o bodegas del Instituto, situación que se estipulará en el respectivo contrato.  No obstante, de acuerdo con la naturaleza de ciertos bienes, estos se podrán recibir directamente en el lugar donde se utilizarán, como es el caso de materiales de construcción, equipos de difícil movilización, medicamentos y otros elementos con destino al desarrollo de programas del Instituto como parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
  3. El almacén, a través del Servidor Público encargado de la bodega, recibe físicamente del proveedor los bienes relacionados en la orden de compra o contrato, con factura o remisión, acorde con las especificaciones requeridas.
  4. Seguidamente se deberán confrontar las características de los mismos y lo referente a clase, marca, estado, valor unitario, valor total, fecha de expiración o de vencimiento, cantidad, peso, contra los documentos soportes del contrato, factura comercial, cotizaciones, catálogos y muestras, que el área de contratación haya remitido previamente al almacén para su debida confrontación.  
  1. Si los bienes no corresponden a lo especificado en los citados soportes, el Servidor Público del almacén se abstendrá de recibirlos e informará tal hecho al superior inmediato y al supervisor del contrato en forma detallada, mediante comunicación escrita.  La inobservancia de lo anterior será de total responsabilidad de Servidor Público encargado del almacén.
  1. Para su contabilización en el almacén, la operación se considera perfeccionada cuando los elementos ingresan a la bodega, previa certificación del supervisor del contrato, sea que el pago esté o no realizado.
  2. Cuando se adquieran elementos que tengan características técnicas y que necesiten de peritos para ser probados, la recepción en el almacén se hará a titulo de depósito en forma condicional, mientras se produce el concepto pericial o el resultado de las pruebas requeridas, de lo cual se levantará un acta que deberá ser firmada por quienes intervienen.
  3. En ningún caso se podrán recibir los elementos cuando estén incompletos.
  4. Las entregas parciales deberán estipularse en el contrato.
  5. El Servidor Público responsable de almacén expide el comprobante de ingreso para legalizar la entrada de los bienes, en original y copias debidamente firmadas, clasificando los elementos por agrupaciones de inventario.
  6. La elaboración del comprobante de ingreso se hará con base en la siguiente documentación:
  1. Contrato escrito.
  2. Factura comercial.
  3. Resultado de la prueba o instalación cuando lo estipule el contrato.
  4. Actas de recibo parciales o de liquidación cuando lo estipule el contrato.
  5. Aprobación de póliza única cuando así lo requiera el contrato, lo cual será informado por el Servidor Público responsable de la elaboración del mismo.
  6. Certificación expedida por el  supervisor del contrato.

-- Con el comprobante de ingreso, realizado a través de la aplicación, quedan registrados y actualizados los movimientos y saldos en el Kardex.  

  1. Para los bienes devolutivos se asigna el número de placa de identificación que, a partir de ese ingreso, forma parte de la identidad de los elementos.
  2. El responsable de la bodega ubica los elementos que han ingresado al almacén de acuerdo al sistema de almacenamiento adoptado.
  3. Archivar la documentación de acuerdo a su consecutivo.
  4. Para el trámite de pago, el almacenista envía a la dependencia encargada de efectuar los pagos, el original de la orden de compra o copia del contrato, copia del comprobante de ingreso al almacén, certificado de que los elementos han sido recibidos a satisfacción, cuando el ingreso sea de bienes devolutivos.
  5. Elaborar reporte de ingresos mensual y enviarlo a contabilidad.

Nota:   El perito o ensayista será responsable por cualquier defecto posterior que resulte y que haya existido al momento de la prueba. Los bienes que se reciban antes de estas pruebas se registrarán en forma extra contable.  Todo lo anterior, sin perjuicio de las funciones que le correspondan al supervisor del contrato, entre ellas la expedición de un certificado de recibo a satisfacción.

1.3.2 Ingreso de bienes por donaciones

Para recibir bienes a este titulo es importante tener en cuenta lo definido en el manual de contratación numeral 6.6. Procedimiento para contratos de donación, el cual presenta el siguiente contenido:

El contrato de donación es un acuerdo de voluntades en donde una de las partes, un tercero del sector privado (donante), entrega gratuitamente la propiedad, el uso y goce, un bien mueble o inmueble al ICBF (donatario).

En este procedimiento es importante tener presente que el ICBF puede recibir en donación de terceros del sector privado los bienes que considere pertinentes, pero tiene prohibido por orden constitucional (artículo 355 de la Constitución Política) donar sus bienes a terceros que pertenezcan al sector privado.

1.3.3  Ingreso de bienes por traspaso de otras entidades

Consiste en efectuar el ingreso físico de elementos devolutivos y de consumo cuando se traspasa, de una entidad pública a otra, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación de los Directores Regionales o Seccionales o de la Dirección General, según el caso.

Instrucciones

  1. El almacenista recibe del superior administrativo,  el ofrecimiento escrito de la entidad que traspasa los bienes, el convenio o contrato en donde se pacta el traspaso de los bienes, el acta de recibo estipulando las condiciones en que se reciben los bienes, sus características, valores, unidades por grupo de inventario, debidamente firmada por el almacenista y el Servidor Público de la entidad que realiza el traspaso.
  2. Con base en los documentos anteriores, el Servidor Público de Almacén elabora el comprobante de ingreso identificando los bienes, asignándoles código, placa de inventario, si se trata de muebles, si se trata de inmuebles se anexa copia del folio de matrícula inmobiliaria y de  la escritura del inmueble.
  3. Cuando los elementos recibidos requieren de reparaciones o mejoras se comunica a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional o a la dependencia respectiva en las Regionales o Agencias.  Efectuada la mejora, el almacenista modifica el valor del bien adicionando los costos de la reparación o mejora.
  4. Con el comprobante de ingreso realizado a través de la aplicación, quedan registrados y actualizados los movimientos y saldos en el Kardex.  
  5. Para los bienes devolutivos se asigna el número de placa de identificación que, a partir de ese ingreso,  forma parte de la identidad de los elementos.
  6. Se presenta un reporte mensual al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional con el fin de incluir los nuevos bienes en las pólizas de seguro.
  7. Archivar la documentación de acuerdo a su consecutivo.
  8. Elaborar reporte de ingresos mensual y enviarlo a contabilidad.

1.3.4  Ingreso de bienes por reposición

Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la responsabilidad al funcionario que los tenía a cargo.  Estos pueden ser repuestos por Servidores Públicos, contratistas, la compañía de seguros o la empresa de vigilancia.

Instrucciones

  1. La Dirección Administrativa en la Sede Nacional y las Coordinaciones Administrativas autorizarán al Almacenista el ingreso de bienes por reposición.
  2. Debe tenerse en cuenta que al autorizar la reposición de los bienes se debe hacer siempre y cuando  estos sean de iguales o mejores condiciones técnicas y físicas a los extraviados o averiados.
  3. El almacenista recibe del superior administrativo uno de los siguientes documentos, con los cuales se autoriza la reposición de los bienes:
  1. De la Compañía de Seguros:  Cuando se acepta la reposición de los bienes por parte de la Compañía de Seguros en casos de hurto, incendio o terremoto: Oficio de la Compañía de Seguros en la cual se comunica la reposición de los bienes, factura de compra y acta de entrega.
  2. De la Compañía de Vigilancia: Cuando por negligencia de uno de sus empleados los bienes de propiedad de la entidad, son hurtados: Oficio de la Compañía de Vigilancia anunciando la reposición de los bienes.
  3. Del Servidor Público: Cuando al realizar los inventarios individuales se encuentra que los bienes fueron perdidos en poder del Servidor Público y este los repone o después de un proceso de investigación administrativa, disciplinaria o fiscal se encuentra que el responsable del daño o pérdida de los bienes es el Servidor Público: Copia de la resolución o sanción y/o acta de reposición firmada por el Responsable del Almacén, donde se relacionan los bienes por grupo de inventario, sus características, valor y cantidades.
  1. Con los documentos mencionados anteriormente, el responsable de almacén recibe los bienes en reposición.  De la diligencia de reposición se levantará acta de recibo firmada por el responsable del control de inventarios y por la persona que efectúa la reposición. En el acta se debe consignar la relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario con las características, valores y cantidades que figuren en el mismo.
  2. Se ingresan los datos de los nuevos bienes  realizando los registros correspondientes de los bienes autorizados generando el comprobante de ingreso.
  3. Con el comprobante de ingreso realizado a través de la aplicación, quedan registrados y actualizados los movimientos y saldos en el Kardex.  
  4. Para los bienes devolutivos se asigna el número de placa de identificación que,  a partir de ese ingreso,  forma parte de la identidad de los elementos.
  5. Archivar la documentación de Acuerdo a su consecutivo.
  6. Elaborar reporte de ingresos mensual y enviarlo a contabilidad.
  7. El responsable del Almacén informará de la novedad a las autoridades disciplinarias o fiscales para los efectos legales correspondientes.

1.3.5  Ingreso de bienes entregados a la entidad de manera provisional en demostración o ensayo

En este caso se debe efectuar un ingreso provisional,  contabilizándose en una Cuenta de Orden Acreedora denominada Bienes Recibidos de Terceros y, simultáneamente, se deberá informar a la correspondiente Compañía de Seguros.

El responsable del almacén deberá expedir una certificación de recibo con copia al proveedor y a contabilidad, anotando todas las características físicas que permitan identificar claramente los bienes, el estado y las razones que ocasionan el ingreso.

Si la entidad adquiere bienes que se encontraban en demostración o ensayo, se procederá a efectuar la entrada correspondiente y se realizará la reversión de los asientos contables o movimientos de la Cuenta de Orden Acreedora.

Si se presenta la devolución o restitución del bien, se cancelará la Cuenta de Orden Acreedora y se dejará constancia del recibido a satisfacción por parte del proveedor en la carpeta de seguimiento y control que se lleva en el almacén para este tipo de transacciones.

1.3.6  Ingreso de bienes por sobrantes de inventario

Consiste en Incorporar a los registros contables de la entidad todos aquellos bienes que sean definidos como sobrantes de inventario, bien sea en bodega o en servicio.

Instrucciones

  1. Cuando al practicar, en cualquier época del año, un inventario de bodega o inventarios en servicio en las diferentes dependencias del ICBF, o en revisiones rotativas periódicas se encuentre que el número de unidades o especies de determinado elemento es superior al que en esta fecha muestre la tarjeta o registro respectivo, se ordenará el análisis y determinación de las causas de los sobrantes de inventario y al levantar el informe correspondiente como soporte para realizar el registro de ingreso al almacén cuando se trate de bienes en bodega o al gestor de los bienes cuando se trate de bienes en servicio; y se reportará a contabilidad sobre estos movimientos; el soporte oficial será el acta respectiva.
  2. Establecida la denominación y cantidad de bienes sobrantes y las causas determinadas en el punto anterior, se elaborará un acta suscrita por el responsable de almacén y el Superior Administrativo inmediato.  El acta donde se detallan las características y cantidades de los sobrantes será el documento base para la incorporación de los bienes, que se hará mediante la elaboración de un comprobante de ingreso por sobrantes.
  3. Con la copia del acta descrita en el punto anterior, el responsable de almacén  realizará el comprobante de ingreso a nombre del gestor que posee los bienes cuando se trate de elementos en servicio e ingreso al almacén cuando se trate de bienes en bodega.
  4. El valor de los bienes objeto de sobrantes se determinará por los bienes de iguales características teniendo en cuenta su estado, valor de mercado o el que fije el perito o el superior designado por tal fin.
  5. Con los comprobantes de ingreso y de baja realizados a través de la aplicación, quedan registrados y actualizados los movimientos y saldos en el Kardex.
  6. Para los bienes devolutivos se asigna el número de placa de identificación que, a partir de ese ingreso, forma parte de la identidad de los elementos.
  7. Se pasa un reporte mensual al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional con el fin de incluir los nuevos bienes en las pólizas de seguro.
  8. Informar a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
  9. Archivar la documentación de acuerdo a su consecutivo.
  10. Elaborar reporte de ingresos mensual y enviarlo a contabilidad.

1.3.7  Ingreso de bienes por préstamo o comodato

Consiste en efectuar el ingreso físico de elementos devolutivos cuando se recibe en préstamo o comodato,  de una entidad pública o privada un bien que le pertenece, previa legalización del contrato respectivo, para que se haga uso de ellos, con la obligación de restituirlos.

Instrucciones

  1. El almacenista recibe copia del contrato de comodato en donde se pactan las condiciones del préstamo de los bienes.
  2. El responsable de almacén verifica físicamente el estado y características                    -descripción, cantidad y valor- de los bienes recibidos en calidad de préstamo, confrontando con el convenio, contrato o comodato;  en caso de inconsistencia no se reciben los bienes.
  3. Elaborar acta de recibo estipulando las condiciones en que se reciben, sus características, valores, unidades por grupo de inventario; dicha acta deberá firmarse por el responsable de almacenista y un representante de la entidad que realiza el préstamo.
  4. Con base en los documentos anteriores el responsable de almacén elabora el comprobante de ingreso identificando los bienes, asignándoles código y placa de inventario si se trata de bienes muebles.
  5. Los bienes recibidos en comodato deben registrarse en Cuentas de Orden denominadas Bienes Recibidos de Terceros, por cuanto se recibe o entrega el uso y no la propiedad, especificando el término de duración del comodato.
  1. Cuando finalice el plazo contractual pactado, se procederá a efectuar la salida y se cancelarán las cuentas que se hubieren abierto.
  1. Cuando los elementos requieren   reparaciones o mejoras se comunica a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional o a la dependencia correspondiente en las Regionales y Agencias, por parte de la oficina competente,  previo concepto de la Oficina Jurídica que avale dichas reparaciones.  Efectuadas las mejoras, el responsable de Almacén modifica el valor del bien, adicionando los costos de éstas.
  2. Con los comprobantes de ingreso realizados a través de la aplicación, quedan registrados y actualizados los movimientos y saldos en el Kardex.
  3. Para los bienes devolutivos se asigna el número de placa de identificación que, a partir de ese ingreso,  forma parte de la identidad de los elementos.
  4. Se pasa un reporte mensual al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional, con el fin de incluir los nuevos bienes en las pólizas de seguro.
  5. Archivar la documentación de acuerdo a su consecutivo.
  6. Elaborar reporte de ingresos mensual y enviarlo a contabilidad.

1.3.8  Ingreso de bienes a partir de compensaciones

La compensación se produce cuando se completa el número de bienes faltantes con bienes sobrantes de similares características físicas o técnicas, tales como: Clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en los recibos o salidas de almacén.

La compensación deberá ser efectuada mediante acta suscrita por el responsable de almacén y el superior administrativo, luego de lo cual se elaborará el comprobante de ingreso por la cantidad sobrante compensada.  En este caso se dará ingreso a la bodega, de la cantidad sobrante compensada y se efectuará la baja del faltante por la misma cantidad.  Los faltantes que no fuera posible compensar deben quedar a cargo del responsable al cual se le habían suministrado.

Deberá darse ingreso a los bienes sobrantes que no puedan ser compensados.  Los faltantes que no pudieron obtener compensación se dejarán a cargo del responsable constituyendo, por nota de contabilidad, la respectiva responsabilidad.

1.3.9  Ingreso de bienes  por traslado entre almacenes

  1. Los traslados de bienes se producen entre el Responsable del Almacén Sede Nacional y los encargados de los Almacenes en las Regionales y Agencias y viceversa, o entre Almacenes de Regionales y Agencias.
  2. Cuando lleguen a la bodega bienes por traslado entre almacenes del Instituto se verificarán las denominaciones, características, series, marca, cantidad, valor unitario y valor total, monto de la depreciación a la fecha del traslado y demás detalles que serán los mismos que incluya la orden de egreso con la que el almacén de origen envió los elementos, salvo los cambios de nombre para ceñirlos a los que se hayan acordado como genéricos o para ajustarlos a los tipos de elementos o grupos de inventarios.
  3. Cuando el traslado se realice por medio de empresas de transporte terrestre o por el propio Instituto, los responsables de Almacén verificarán los bienes en presencia del transportador o de su representante para comprobar embalajes y contenidos, de lo cual dejarán las constancias del caso en la guía de transporte, levantando acta con intervención del almacenista y el transportador.
  4. Si el resultado de la recepción de bienes es normal, el responsable de almacén procederá a elaborar el  correspondiente comprobante de ingreso y firmará el cumplido respectivo al transportador.
  5. En el caso de que se encuentren defectos o averías de la mercancía, especialmente cuando esta ha sido transportada por empresas dedicadas a tal fin -contrato de transporte-, se procederá de acuerdo a lo estipulado en el artículo 1028 del Código de Comercio, el cual señala:  “Recibida la cosa transportada sin observaciones, se presumirá cumplido el contrato.  En los casos de pérdida parcial, saqueo o avería, notorios o apreciables a simple vista, la protesta deberá formularse en el acto de la entrega y recibo de la cosa transportada.  Cuando por circunstancias especiales que impidan el inmediato reconocimiento de la cosa, sea imposible apreciar su estado en el momento de la entrega, podrá el destinatario recibirla bajo la condición de que se haga su reconocimiento.  El examen se hará en presencia del transportador o de la persona por él designada, dentro de los tres días siguientes a la fecha de entrega”.
  6. Si en la recepción se encuentran inconsistencias relacionadas con faltantes se procederá de acuerdo con lo tratado en el tema referente a “Egresos por Pérdida de Bienes en Poder de Transportadores” de que trata esta Guía.
  7. Si en la recepción se encuentran inconsistencias relacionadas con la documentación,  se procederá de acuerdo con lo tratado en el tema referente a “Ingresos por llegada de Bienes sin su Documentación”.
  8. Si el traslado es transitorio, es decir  por un término no mayor de noventa (90) días, deberá ser autorizado por los superiores administrativos, tanto del Responsable de Almacén que despacha como del Responsable de Almacén que recibe, indicando el tiempo estimado del traslado. Vencido el término acordado se gestionará la autorización de devolución ante el superior administrativo y con esta se enviarán los elementos al almacén  de origen.

1.3.10  Ingreso de bienes por llegada sin su documentación

  1. Cuando por adquisiciones o compras lleguen al almacén  elementos o bienes que no vengan acompañados de la documentación que debe aportar el contratista, el responsable de almacén dará aviso escrito al superior administrativo y en unión de este o de su delegado, procederán a desempacarlos.
  2. Se elabora un acta de ingreso provisional en la que se relacione la denominación, cantidad de cada elemento, marca, modelo, envase o empaque, demás especificaciones disponibles, valor unitario y valor total.  Estos datos se tomarán de los documentos elaborados por el Instituto  tales como: Contratos, convenios, actas, remesas y decisiones judiciales.
  3. Al día hábil siguiente, el superior administrativo que autorizó el ingreso provisional, dará aviso al contratista para continuar los trámites de legalización del ingreso correspondiente.

1.3.11 Ingreso de bienes por aprovechamiento de inservibles                            desmantelamiento-

  1. Cuando se determine el egreso de elementos como inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes o piezas que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se hará una relación de estas y el responsable de almacén procederá a su avalúo con la intervención de los siguientes Servidores Públicos:
  1. En la Sede Nacional:  El Director  Administrativo  o la persona a quien este delegue, el responsable de almacén y el encargado de bodega.  El desarrollo de este trabajo será liderado por el responsable de almacén.
  2. En las Regionales y Agencias:  El Coordinador del Grupo Administrativo y el Responsable de Almacén.  El desarrollo de este trabajo será liderado por el Responsable de Almacén.
  1. Con el valor determinado en el avalúo se elabora el comprobante de ingreso al almacén por las piezas o partes utilizables. Para todos los casos el responsable del almacén podrá solicitar el apoyo técnico necesario, con el fin de que los avalúos de los bienes sea el mas aproximado a la realidad del mercado, teniendo en cuenta desde luego el estado actual de las partes o piezas a ingresar.

1.3.12  Ingreso por recuperación de bienes

Se entiende por recuperación  la reposición  física de bienes que han sido descargados de los registros contables y de inventarios por pérdida.  A los bienes recuperados se les dará nueva entrada al almacén.

El responsable de almacén deberá producir el comprobante de entrada en donde se detallen las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución de su condición física por daño o depreciación, o se determine aumento en su valor.  En tal caso el valor de reincorporación será fijado por el responsable de almacén y el superior administrativo, de lo cual se dejará constancia en el comprobante de ingreso.  Para determinar el valor de los bienes, en caso de necesidad, los encargados podrán solicitar la elaboración del avalúo a expertos.

Solamente se le dará ingreso al almacén a aquellos bienes recuperados que hubieran sido denunciados como perdidos y en consecuencia, hayan sido descargados de los registros de Propiedades, Planta y Equipo, en bodega o servicio.

Si los bienes recuperados han sufrido un desgaste mayor al normal -base de su depreciación-, el ingreso al almacén se registrará con base en el acta que autoriza el hecho, firmada por el responsable de almacén, por el superior administrativo y por el Servidor Público implicado, dejando constancia del hecho e incorporando el bien por el valor reconocido mediante avalúo comercial o técnico; dicha acta formará parte de la documentación requerida para tramitar, ante la instancia correspondiente, la terminación de la responsabilidad que hubiere originado la pérdida del bien objeto de incorporación.  

Para el efecto, será el responsable del Almacén de la entidad quien informe de la novedad a las autoridades respectivas, de acuerdo con el procedimiento establecido para el manejo de las responsabilidades en proceso.

1.3.13  Ingreso de maquinaria y equipo reconstruido o mejorado

Todo bien que presente desperfecto y que sea reparado, automáticamente adoptará un nuevo valor en los registros de la entidad, valor que podrá ser obtenido a partir de la sumatoria de las erogaciones causadas por la reparación y el costo actual o histórico, o por el que resulte de un avalúo realizado por expertos; el registro de ingreso estará soportado en el contrato de prestación de servicios por este concepto.

Cuando el bien haya sido dado de baja y por alguna razón se logre o se determine su reconstrucción, a partir del acta de reparación donde conste la diligencia, este se incorporará nuevamente al almacén, tanto física como en los registros de la entidad.  El responsable de almacén surtirá el tramite pertinente e incorporará el nuevo valor del bien, el cual será el que tenía antes, más el costo de los materiales o repuestos incorporados y los gastos de reconstrucción o reparación si los hubiere.

Si el responsable de almacén suministra materiales, repuestos o elementos para la reconstrucción, abrirá cuenta transitoria y contra esta comprobará que dichos materiales se han utilizado en el bien reconstruido.

Las partes o piezas deterioradas y que son reemplazadas en una máquina o equipo, al efectuarse una reparación, no serán registradas por el Almacenista.

Los repuestos adquiridos para ser incorporados a los equipos o máquinas objeto de reparación, deben estar especificados en el contrato de reparación, si lo hubiere, o ser registrados por el responsable de almacén o por el responsable del control de estos bienes, en la hoja de seguimiento del equipo,  basado en las correspondientes facturas, a su costo de adquisición en la cuenta Cargos Diferidos -Bienes de Consumo-.

1.3.14  Ingreso por nacimiento de semovientes

Cuando se produzca nacimiento de semovientes en inmuebles -fincas, granjas, laboratorios, puestos de monta, etc.-, que sean propiedad del ICBF, el Servidor Público que los tenga a cargo informará la novedad,  por escrito, al responsable de almacén y a su superior inmediato, con el objeto de que se registre y active el ingreso de los nuevos ejemplares.  Para este efecto, la información que suministrará deberá incluir los siguientes datos:

  1. Lugar y fecha de nacimiento

Número, especie y raza de la madre

Sexo del nuevo ejemplar

Estado físico del nuevo ejemplar

características físicas -color, raza, especie, estado, etc.-

avalúo realizado por Servidor Público especializado, por consulta comercial o por perito conocedor de la especie o del tema

Nombre, identidad y cargo del responsable de la custodia del ejemplar

Observaciones que considere pertinentes

Firma del responsable del cuidado de los semovientes.

1.3.15  Ingreso de bienes recibidos en dación de pago

El (la) Director(a) General en la Sede Nacional y los Directores Regionales y Seccionales podrán autorizar el recibo de bienes por dación en pago.  En la autorización se tratará lo correspondiente a la operación, contrato, condiciones y lo concerniente a los movimientos en los registros contables y al valor o avalúo de los bienes, entre otros.

El comprobante de ingreso lo tramitará el responsable de almacén atendiendo la autorización del Representante Legal o del Servidor Público que él delegue, debidamente soportado en los documentos oficiales, las leyes y normas vigentes y aquellos que soportan el contrato correspondiente.

1.3.16  Ingreso de bienes a partir de sentencias

Este hecho se genera por los fallos de procesos judiciales o administrativos a cargo de personas naturales o jurídicas, quienes por hechos originados en peculado, sanciones, cobros coactivos de parafiscales, responsabilidades, entre otros, deben pagar en especie, como compensación a los daños causados al ICBF.

El documento que soporta el ingreso al almacén, de estos bienes, es la sentencia del Juez acompañada del informe que para tal efecto le haga llegar la Oficina Jurídica de la entidad, al responsable de almacén.  En el informe se detallarán los tipos de bienes, características, cantidades, estado de conservación y avalúo.

Será política del Instituto no recibir bienes inservibles y obsoletos cuya relación costo-beneficio vaya en detrimento del patrimonio institucional, es decir que sus costos de mantenimiento y cuidado sean mayores que el usufructo de los mismos.

1.3.17  Ingreso de bienes recibidos en el lugar de utilización

Para el ingreso de bienes o materiales de difícil movilización o que por necesidades del servicio requieran ser entregados o puestos en el lugar de su utilización, la recepción podrá realizarse directamente en el lugar y a través del responsable de la dependencia o de quien tiene el control de ejecución del contrato o su delegado, quien deberá contar, de manera anticipada, con copia del contrato o documento donde se especifican los requisitos y las características de los bienes adquiridos.

Para legalizar el recibo de los bienes que físicamente no ingresan al almacén, en el lugar donde sean colocados por el proveedor, deberá levantarse un documento o acta de recibo firmado por el proveedor y por el responsable del área o dependencia o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato.

Si el responsable de almacén no puede estar presente, quien recibe, al siguiente día hábil deberá enviar la documentación al Almacén para que se elabore y perfeccione de forma inmediata el ingreso en los registros de la entidad.

Los registros de Almacén y de contabilidad de los bienes recibidos en el lugar de utilización, en el momento de perfeccionar el ingreso a la entidad, se harán directamente en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo que corresponda -bienes en servicio- el registro en el inventario individual se hará directamente con cargo al usuario final si se conoce su nombre, o a cargo del Servidor Público que recibió, hasta tanto se asigne a quien corresponda dichos elementos.

Para aceptar entregas parciales que haga un proveedor, estas deberán estar expresamente establecidas en el documento o contrato que perfecciona la negociación.

Para el caso de los elementos de consumo inmediato -Cargos Diferidos o Gastos- como es el caso de repuestos para mantenimiento de vehículos y equipos, elementos para mantenimiento de instalaciones físicas del tipo chapas, vidrios, útiles de oficina o de cocina etc., cuya utilización sea inmediata y que no van a formar parte del inventario del Almacén, el registro se podrá realizar directamente en las cuentas contables correspondientes, sin pasar por el almacén, en razón de la eficacia y productividad en los procesos.  El control estará a cargo de la oficina generadora del gasto y del responsable de la ejecución del contrato.

Los soportes para registrar la realidad económica en contabilidad y para realizar los procesos de pago, deberán ser expedidos por el Servidor Público autorizado para tal fin en estos casos; el certificado de recibido a satisfacción que no sea emitido por el Almacenista  deberá ser expedido por la oficina que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato -Supervisor contrato-.

1.3.18 Ingreso de Software

La entidad podrá obtener el software que requiera para el desarrollo de sus actividades mediante un proceso normal de compra o de adquisición directa, a través de proveedores que lo tengan desarrollado y pueda ser ajustado a las necesidades, o contratando su desarrollo de acuerdo con las necesidades y parámetros que la entidad especifique, en cuyo caso igualmente entregará las licencias correspondientes.  La otra modalidad de adquisición será desarrollándolo al interior de la entidad con personal, insumos y logística propia.

  1. Software Adquirido

El control administrativo deberá estar a cargo del Servidor Público responsable del Área de Sistemas de la Entidad. Contablemente deberá registrarse en el Grupo Otros Activos, Intangibles. Aquellas adquisiciones cuyo valor total de adquisición en el año 2005 sea igual o inferior a $953.000 (este valor se modificará anualmente, de acuerdo con el decreto que expida el Gobierno Nacional, relacionados con los reajustes a los valores absolutos), podrán ser amortizados en el mismo año en que se adquieran; si el valor es superior se diferirá al tiempo que se estime cumplirá con el servicio requerido.  De acuerdo con su valor de adquisición podrá optarse por una clasificación de bienes de consumo controlad, de acuerdo a las políticas de informática definidas en el ICBF.

  1. Software Desarrollado al Interior de la Entidad

Este caso se tipifica con aquellos software que el ICBF decide sean producidos por sus propios ingenieros cumpliendo las etapas que constituyen lo que se denomina el ciclo completo de vida de un sistema, etapas tales como:

  1. Análisis:  Etapa donde se desarrollan las especificaciones funcionales teniendo en cuenta el diagnóstico y las necesidades planteadas por la entidad.
  2. Diseño:  Incluye el desarrollo del diseño físico y lógico.
  3. Desarrollo -programación-: A partir del diseño físico se desarrollan las estructuras.
  4. Pruebas: Etapa donde se corrigen posibles inconsistencias y se ajustan los requerimientos.
  5. Liberación del sistema: Etapa donde se entrega el producto final para el funcionamiento y uso.

El control de desarrollo del software estará a cargo del Servidor Público asignado para liderar o coordinar su ejecución, quien con el responsable del área de sistemas, serán los responsables de verificar que los soportes contables que respalden la inversión con cargo a la apropiación presupuestal correspondiente, identifiquen claramente este hecho, de manera que a nivel contable sean soporte válido y suficiente para la acumulación de los costos; así mismo serán los responsables de formalizar la entrega del producto final al Almacenista para su incorporación a los activos de la entidad.

Contablemente el costo de producción, en la medida en que la ejecución del proyecto se va realizando en sus deferentes etapas, en forma parcial o definitiva, debe ir siendo registrado con cargo al rubro Cargos Diferidos, Estudios y Proyectos.  En el momento en que se ponga en producción -servicio del usuario-, el costo total causado se debe clasificar a la cuenta de Intangibles, Software; se deberá estipular el tiempo en que va a prestar el servicio para efectos de su amortización.

Para efectos de la anterior situación, deben tenerse en cuenta las normas del régimen de derechos de autor, especialmente las siguientes que se transcribirán, dado que se trata de incorporación de un bien “creado” por un Servidor Público(s) y cuya titularidad, en términos de derechos morales, continúan en cabeza suya.

El artículo 91 de la Ley 23 de 1982 -“sobre derechos de autor”- prescribe: “Los derechos de autor sobre las obras creadas por empleados o Servidores Públicos, en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales de su cargo, serán de propiedad de la entidad pública correspondiente.  Se exceptúan de esta disposición las lecciones o conferencias de los profesores.  Los derechos morales serán ejercidos por los autores, en cuanto su ejercicio no sea incompatible con los derechos y obligaciones de las entidades públicas afectadas”.

El artículo 93 de la misma Ley, a su vez señala: “Las normas contenidas en los artículos anteriores, no afectan el ejercicio de los derechos morales de los autores consagrados por esta ley”.

Por su parte, el artículo 1° de la Ley 44 de 1993, agrega: “Los empleados y  Servidores Públicos que sean autores de obras protegidas por el derecho de autor podrán disponer contractualmente de ellas con cualquiera entidad de derecho público”.

1.3.19  Ingreso por devolución de bienes en servicio-reintegrados al almacén-

  1. Los Servidores Públicos que determinen devolver al almacén elementos o bienes devolutivos, deberán diligenciar el formato de devolución y enviarlo al responsable del control de inventarios.  En este formato anotarán las especificaciones que cada elemento tiene en el inventario vigente.
  2. El responsable del control de inventarios verificará los datos consignados en el formato de devolución de elementos y  si los encuentra correctos, enviará el formato numerado y fechado al encargado de recibir los elementos.
  3. Cuando se detecten inconsistencias se devolverá el formato con las observaciones para que sea elaborado nuevamente con los datos correctos.
  4. El responsable de almacén, al recibir los elementos, deberá constatar clase, calidad, marca, modelos y demás especificaciones que deben ser iguales a los que figuren en el formato de devolución y anotar el estado del elemento -servible o inservible-.  Si en esta comprobación se advierte que los elementos no concuerdan, o han sido sustituidos o tiene especificaciones, marcas o números diferentes, los elementos no serán recibidos hasta tanto el Servidor Público que devuelve los bienes entregue un nuevo formato con los datos correctos.
  5. Si la devolución se encuentra correcta, el encargado de almacén elabora el comprobante de ingreso por reintegro de bienes, en original y copia, determinando el estado de los mismos para el registro en el kárdex y entregará una copia de ella a quien hizo la devolución.  Esta copia constituye el único comprobante legal que tiene el responsable que hizo la devolución para demostrar la entrega y para que le sean descargados los elementos de sus inventarios.
  6. La calificación del estado del elemento servirá como base para su registro contable como servible o como inservible en bodega. Para esta calificación se requiere efectuar análisis técnico y detallado del estado de los bienes, para lo cual el Servidor Público encargado de Almacén podrá apoyarse en conceptos internos o externos sobre el particular, antes de definir su clasificación.
  7. Todos los bienes reintegrados conservan el número de placa de identificación, descripción y los bienes reintegrados servibles conservan la depreciación acumulada por el término de dos meses, fecha a partir de la cual suspende la depreciación.  

2.  EGRESOS DE ALMACÉN

Son los movimientos mediante los cuales los responsables de los almacenes en la Sede Nacional, Regionales, Agencias del ICBF entregan bienes devolutivos y de consumo a las diferentes dependencias o cuando entregan estos bienes en préstamo, traspaso                -donación a otras entidades del sector público-, remate, venta o destrucción.  Estos últimos son mecanismo para dar de baja definitiva los bienes.

Un bien solo puede ser despachado cuando el comprobante de egreso y la solicitud de despacho se hayan diligenciado con la firma de los responsables de Almacén y del solicitante.  El egreso de almacén es el único documento que libera al Almacenista de la responsabilidad fiscal y administrativa directa, por la custodia, protección y conservación de los bienes, quedando estos bajo la responsabilidad del Servidor Público y/o Contratista a quienes se les entregan.

2.1  Lineamientos generales a tener en cuenta para los  egresos

  1. Toda salida de elementos que se produzca en la entidad, se legalizara invariablemente por medio de un comprobante de egreso de almacén, expedida por el responsable del mismo.
  2. El responsable de almacén no podrá variar el destinatario ni el lugar de destino de los bienes objeto de las solicitudes o pedidos al almacén, ni cambiar o reemplazar los bienes por otros, aun cuando sean similares o tengan el mismo valor.
  3. El responsable de almacén solo admitirá como firma de recibo de los elementos que entregue, la de los Servidores Públicos o contratista que efectuaron la solicitud y que responden por los bienes que se encuentran en su inventario individual, con anotación del número de su documento de identificación.
  4. Las entregas que haga el almacén  fuera de su localidad,  se comprobarán con la guía o planilla de la empresa transportadora y además se exigirá que el egreso de almacén esté firmado por el responsable de la dependencia destinataria.
  5. Queda terminantemente prohibido entregar elementos de almacén mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, aun cuando estos se cambien posteriormente por la solicitud de  despacho y el comprobante de egreso respectivo.
  6. Los Servidores Públicos de Almacén no podrán hacer firmar el comprobante de egreso por el destinatario, mientras no le entreguen todos los bienes que en él figuren, como tampoco expedirle constancias sobre entregas posteriores que completen el pedido.
  7. Queda prohibido a los responsables de almacén mantener en depósitos o bodegas, bienes o elementos cuando los comprobantes de egreso hayan sido firmados por sus destinatarios.
  8. El comprobante de egreso debe ser elaborado con anterioridad a la entrega de los bienes y con base en la solicitud del pedido debidamente tramitada y autorizada.
  9. Con el comprobante de egreso realizado a través de la aplicación, quedan registrados y actualizados los movimientos y saldos en el Kardex.
  10. Cuando se trate de entregas a entidades o personas jurídicas, la firma de recibo de los elementos será la de su representante legal o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos, cumpliendo el requisito de anotar su documento de identificación.

2.2  Situaciones que generan egresos de almacén

2.2.1  Egreso por suministro de bienes a dependencias de la Sede Nacional, Regionales y Agencias

Consiste en  proveer los elementos devolutivos y de consumo a los diferentes niveles del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar de acuerdo a las solicitudes, existencias en bodega y  plan de compras aprobado.

Instrucciones

-- Recibir solicitud de despacho con el visto bueno del Jefe o Coordinador de la dependencia.

-- Verificar existencias en bodega de almacén. De no haber stock, se informa al solicitante y al área administrativa para análisis y toma de decisiones al respecto.

-- Elaborar comprobante de egreso de los bienes.

-- Verificar y firmar comprobante de egreso  y enviar a la bodega para despacho de los bienes.

-- Alistar elementos para efectuar su entrega.

-- Enviar elementos a las dependencias solicitantes junto con el egreso de almacén para su firma y legalización.

-- Actualizar en el  sistema de información el egreso de los elementos.

2.2.2  Egreso de prendas de uso personal  (Dotaciones)

El comprobante de egreso de dotaciones del Almacén estará soportado en el documento enviado al almacén por el área de recursos humanos, donde se relacione el nombre de los Servidores Públicos autorizados para hacer el retiro; los pasos mínimos a seguir son:

El área de personal o quien haga sus veces, emitirá la autorización con el objeto de que el Almacén realice la entrega oficial de los elementos de dotación.

Los overoles, vestidos, calzado, delantales, blusas, cascos, etc., que por determinación de la ley deban suministrarse periódicamente, se descargan en forma definitiva de los registros de existencias de la bodega y de los registros contables una vez sean entregados a los Servidores Públicos que tengan derecho.

El documento soporte para descargar los bienes, es el comprobante de egreso, el cual debe estar debidamente tramitado.

En las observaciones de dicho comprobante deberá indicarse que el suministro corresponde a dotaciones de ley dejando constancia del periodo al cual corresponde la dotación, con el fin de evitar que se autorice o efectúe doble entrega.

En el comprobante de egreso se deberá identificar el Servidor Público a quien se le hace entrega de la dotación de quien se exigirá su firma con el número de identificación, como constancia de recibido.

Sin perjuicio de lo anterior, la Sede Nacional, Regionales y Agencias deberán establecer los controles administrativos necesarios para garantizar el adecuado uso y manejo de esta clase de bienes.

Contablemente las dotaciones, uniformes deportivos o de labor, debe contabilizarse como gasto.

2.2.3  Egreso por baja definitiva de bienes inservibles a través de venta directa

Consiste en dar la baja o retirar en forma definitiva del patrimonio del Instituto bajo la figura de venta directa, todos aquellos bienes que por su desgaste, daño, avería, deterioro, alteración, inutilidad, pésimas condiciones, o que se hayan clasificado como inservibles.

Instrucciones

-- Elaborar acta de inspección ocular, previa verificación física  de la existencia de los elementos inservibles en las bodegas del almacén, firmada por el Director Administrativo en la Sede Nacional o Coordinador Administrativo en las Regionales y Agencias y el Responsable de Almacén.

-- Elaborar  certificación para la firma del Director Administrativo en la Sede Nacional o Coordinador Administrativo en las Regionales y Agencias, donde se establezca que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia de la Entidad, no se requieren para el desarrollo de actividades misionales y se encuentran contabilizados como inservibles en la respectiva cuenta de almacén.

-- Elaborar proyecto de resolución que autorice la baja definitiva a través de venta directa, para aprobación del Comité de Bienes y posterior firma por parte del Director Administrativo o Director  Regional o Seccional, según el caso.

-- Disponer de manera sistemática y con presentación impecable los bienes objetos de la venta directa de acuerdo a su agrupación de inventario.

-- Avaluar por unidades o lotes los bienes objeto de la venta directa, según conveniencia de la entidad y facilidad para la subasta.

-- Publicar por cinco (5) días hábiles en lugar visible dentro de la entidad -cartelera-, o a través de cualquier medio de comunicación existente en el entorno, la lista de bienes a vender con precios y las reglas de juego para participar en la subasta.

-- Recibir las ofertas dentro de los quince (15) días siguientes a la publicación de los bienes a vender, las cuales deberán presentarse en sobre cerrado y  depositarlas en una urna dispuesta para tal efecto.  

-- Realizar la subasta pública de los bienes definidos previamente en la resolución que autoriza la venta directa.

-- Elaborar los comprobantes de egreso a nombre del comprador de los elementos subastados, para lo cual se exigirá la presentación del recibo de consignación y la cédula de ciudadanía del mismo.

-- Efectuar la entrega de los bienes objeto de la venta directa al comprador, de acuerdo a lo descrito en los egresos de almacén.

-- Actualizar en el  sistema de información la salida efectiva de los elementos.

2.2.4  Egreso por baja definitiva de bienes inservibles a través de remates      -Sistema de Martillo-

Consiste en dar la baja o retirar en forma definitiva del patrimonio del Instituto, bajo la figura de remates o subastas públicas todos aquellos bienes que por su desgaste, daño, avería, deterioro, alteración, inutilidad, pésimas condiciones, o que se hayan clasificado como inservibles.

Instrucciones

-- Elaborar acta de inspección ocular, previa verificación física  de la existencia de los elementos inservibles en las bodegas del almacén, firmada por el Director Administrativo en la Sede Nacional o Coordinador Administrativo en las Regionales y Agencias y el responsable de almacén.

-- Elaborar  certificación para la firma del Director Administrativo en la Sede Nacional o Coordinador Administrativo en las Regionales y Agencias, donde se establezca que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia de la Entidad, no se requieren para el desarrollo de actividades misionales y se encuentran contabilizados como inservibles en la respectiva cuenta de almacén.

-- Elaborar proyecto de resolución que autorice la baja definitiva a través del martillo del Banco Popular, para aprobación del Comité de Bienes y posterior firma por parte del Director Administrativo o Director  Regional o Seccional, según el caso.

-- Disponer de manera sistemática y con presentación impecable, los bienes objeto de  remate de acuerdo a su agrupación de inventario.

-- Solicitar el avalúo de los bienes objeto de remate, a la Gerencia del Martillo del Banco Popular.

-- Recibir, revisar y aceptar informe de avalúo realizado por Gerencia del Martillo del Banco Popular.  Si no se está de acuerdo con el avalúo, se solicita un nuevo avalúo.

-- Solicitar a la Gerencia del Martillo del Banco Popular realizar la subasta pública de los lotes de elementos y expedir el acta de adjudicación al comprador.

-- Recibir informe de remate enviado por la Gerencia del Martillo del Banco Popular.

-- Elaborar a nombre del comprador los egresos de almacén de los elementos subastados, previa presentación del acta de adjudicación expedida por el Martillo del Banco Popular y cédula de ciudadanía.

-- Efectuar la entrega de los bienes objeto de la subasta o remate al comprador, de acuerdo a lo descrito en los egresos de almacén.

-- Verificar que la Gerencia del Banco Popular  efectúe la consignación del remate.

2.2.5  Egreso por baja definitiva de bienes inservibles por destrucción

Consiste en dar la baja o retirar en forma definitiva del patrimonio del Instituto bajo la figura de destrucción, todos aquello bienes que por su desgaste, daño, avería, deterioro, alteración, inutilidad, pésimas condiciones, o que se hayan calificado como inservibles y que no puedan ser dados de baja a través de otro mecanismo por sus condiciones y las del entorno en donde se encuentran.

Instrucciones

-- Elaborar acta de inspección ocular, previa verificación física de la existencia de los elementos inservibles en las bodegas del almacén, firmada por el Director Administrativo en la Sede Nacional o Coordinador Administrativo en las Regionales y Agencias y el responsable de almacén.

-- Elaborar  certificación para la firma del Director Administrativo en la Sede Nacional o Coordinador Administrativo en las Regionales y Agencias, donde se establezca que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia de la Entidad, no se requieren para el desarrollo de actividades misionales y se encuentran contabilizados como inservibles en la respectiva cuenta de almacén.

-- Elaborar proyecto de resolución que autorice la baja definitiva a través de destrucción , para la aprobación del Comité de Bienes y posterior firma por parte del Director Administrativo en la Sede Nacional y por los Directores en las Regionales y Agencias.

-- Elaborar acta suscrita por el responsable de almacén, el Director Administrativo en la Sede Nacional o el Coordinador Administrativo en las Regionales y Agencias, donde se deje constancia sobre los bienes destruidos y la manera como se realizó dicha destrucción -picado, incinerado, enterrado, etc.-

-- Elaborar a nombre del Almacenista los egresos de almacén  para dar de baja definitiva los elementos destruidos;  dichos egresos deberán ser firmados por este.

2.2.6  Egreso por pérdida de bienes en poder de transportadores

Para autorizar el egreso de bienes despachados por el Almacén y perdidos en poder de los transportadores, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. Guía, recibo o planilla que ampare el cargamento, expedido por el transportador.
  2. Si la pérdida de cargamento despachado por un responsable de almacén es total, corresponde a éste comprobarla.

-- El Almacenista debe dar aviso escrito de la pérdida a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional, al Grupo Administrativo y/o Administrativo y Financiero en las Regionales y Agencias, tan pronto suceda el hecho o se  tenga conocimiento del mismo.

-- Elaborar informe de pérdida de bienes que contenga el nombre de la empresa a quien se consignó el cargamento, el número de la guía, recibo o planilla, la fecha de la entrega, el nombre del destinatario y lugar del destino, número, cantidad y contenido del cargamento o cantidad de semovientes si se trata de animales y valor de ellos.

  1. Si la pérdida del cargamento es parcial o se trata de un saqueo, la comprobación corresponde al responsable del Almacén destinatario del cargamento.

-- El responsable de almacén destinatario dará aviso al superior administrativo respectivo con el fin de levantar el acta con la intervención de los transportadores y aseguradores, si están presentes, dejando constancia de los elementos faltantes o con señales de saqueo, avería o rotura del contenido.  Igual constancia se dejará en la guía, recibo o planilla que ampare el cargamento.

-- El acta será elaborada por el responsable del almacén destinatario cuando se encuentren faltantes y no se hubiere tenido el cuidado de dejar la respectiva constancia al recibir el cargamento o no se haya advertido el saqueo al recibir los elementos, pero si el cargamento está asegurado debe ponerse en conocimiento de los aseguradores o sus representantes.

  1. Comunicación de reclamo a los transportadores con copia a la Compañía de Seguros, dejando constancia de la fecha en que se envío o entregó y respuesta de estos.

Si el manejo de la carga está al cuidado de una dependencia de la administración, corresponde al jefe respectivo la comprobación de estas pérdidas y allegar los documentos del caso.

El valor de los elementos perdidos en poder de los transportadores debe constituirse como Responsabilidades en Proceso a nombre del transportador y estos elementos deben descargarse de las cuentas de Propiedad planta y equipo, hasta tanto se obtenga respuesta a las reclamaciones realizadas.

Si los transportadores o aseguradores hacen algún reconocimiento de pago o indemnización por los bienes perdidos, el reintegro se aplicará a la cancelación de la Responsabilidad en Proceso y se adjuntará el recibo de la pagaduría donde conste la consignación  como soporte del movimiento en la cuenta de responsabilidades.

2.2.7  Egreso de bienes por merma, avería, rotura o vencimiento

Para autorizar egresos de bienes por merma, rotura, avería, alteración, desuso, vencimiento u otras causas similares no imputables a culpa o dolo del responsable de los bienes, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. Autorización suscrita por la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y por la Coordinación Administrativa y/o Administrativa y Financiera en las Regionales y Agencias.
  2. Acta levantada por el responsable de los bienes, con la intervención del jefe inmediato o su delegado.  En el acta se hará relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario, con las características, cantidades y valores de los mismos, constancia de los que han sufrido la merma o daño y causas que los produjeron.  Cuando se trate de medicamentos o productos médicos, veterinarios, de laboratorio, materiales o materias primas, intervendrá el profesional idóneo según caso.  El acta será firmada por todos los actuantes.

-- Elaborar proyecto de resolución que autorice la baja por merma, avería, rotura o vencimiento, para aprobación del Comité de Bienes y posterior firma por parte del Director Administrativo o Director  Regional o Seccional, según el caso.

  1. Destrucción física de los elementos cuando sea el caso, con la intervención del Responsable de Almacén y del Director Administrativo en la Sede Nacional, y de un delegado de la Dirección en las Regionales y Agencias.
  2. Elaboración del comprobante de egreso.  Si se trata de rotura de elementos devolutivos en servicio, autorización expedida en igual forma, para producir el egreso de los inventarios del responsable y elaboración del asiento de contabilidad para descargar su valor de las cuentas mayores de balance afectadas, con cargo al gasto.  Cuando se trate de merma el egreso se producirá únicamente por la cantidad faltante.
  3. Si se trata de medicamentos o alimentos alterados o vencidos, el egreso no podrá producirse mientras no se haya pedido el cambio o reposición a los proveedores, de acuerdo con lo pactado en el contrato; en caso de que se nieguen a ello, se informará al jefe inmediato y a la entidad aseguradora con el fin de que se exija la aplicación de las normas contractuales.
  4. Si la merma se debió a caso fortuito o fuerza mayor, se procederá en la forma prevista para este asunto en la presente Guía.

La baja de materias primas o alimentos no aptos para el consumo humano y otros productos que hayan sido objeto de vencimiento, que estén registrados en kárdex y que sean aptos para el consumo animal o procesamiento industrial, se efectuará mediante la figura de venta directa o por subasta pública mediante el Sistema de Martillo, según los procedimientos indicados en esta Guía.

Para lo anterior, es pertinente contar con el concepto técnico sobre la viabilidad de que los alimentos sean aptos para el consumo animal.

Así mismo, es necesario llevar a cabo las averiguaciones disciplinarias en las que se constate que no hubo negligencia, ni dolo en los hechos.

2.2.8 Egreso de bienes por traspaso a otras  entidades públicas

Los bienes de propiedad del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar no podrán ser objeto de donación o auxilio a favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado, según lo preceptuado en el artículo 355 de la Constitución Política de Colombia.

A nivel de Regionales y Agencias podrán autorizarse traspasos de bienes muebles (elementos devolutivos) y materiales y suministros (elementos de consumo) a otras entidades públicas, cuando a juicio del Director respectivo los bienes puedan entregarse a otra entidad de derecho público, para beneficio de su misión, de sus programas y, en general, para sumar esfuerzos en la efectiva prestación de los servicios que se brindan a la comunidad.  Para esto, se deberá atender lo descrito en las funciones asignadas al comité de gestión de bienes en los niveles regional y de agencia, mediante resolución N° 800 del 13 de mayo de 2005.

Para llevar a cabo este trámite es importante tener en cuenta lo descrito en la resolución 2314 del 1 de diciembre de 2004, proferida por la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Doctrina Concordante

2.2.9  Egreso por desmantelamiento de bienes

Aplica cuando máquinas, equipos, aparatos y otros  pueden ser desagregados perdiendo su carácter de bien unitario con el fin de reutilizar las partes servibles para reparar u obtener otros bienes de iguales características o para la instrucción académica.

Todo bien tipificado como servible no utilizable o inservible es susceptible de ser aprovechado y se presenta cuando su costo de mantenimiento o vigilancia es demasiado oneroso para la entidad o cuando existe pérdida parcial o daño irreparable del bien.

Para efectuar el egreso de máquinas, equipos o aparatos por desmantelamiento cuando su estado de conservación, pérdida parcial, costo de sostenimiento o vigilancia, inutilidad o grave daño, hagan aconsejable esta medida, con el fin de aprovechar las partes utilizables, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. Solicitud escrita efectuada por el jefe de la dependencia o Servidor Público que tiene los bienes, dirigida a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y al Director  en las Regionales o Agencias. Dicha solicitud debe contener:  La enumeración de cada uno de los bienes por desmantelar, clase, grupo de inventario, marca, número, capacidad, detalles y valores de registro contable que permitan su exacta y completa identificación, anotando su procedencia, tiempo aproximado de servicio y motivos que justifiquen el desmantelamiento.
  2. Autorización expedida por el Director  Administrativo en la Sede Nacional o por el  Director en las Regionales o Agencias.
  3. Diligencia de desmantelamiento y elaboración del acta respectiva firmada por los Servidores Públicos  mencionados a continuación:
  1. En la Sede Nacional: El Director Administrativo o la persona a quien este delegue,  el responsable de almacén y el técnico conocedor del equipo a desmantelar. Este grupo estará liderado por el responsable del Almacén.
  2. En las Regionales y Agencias: El Coordinador del Grupo Administrativo o Administrativo y Financiero, el responsable de almacén, un delegado de la Dirección Regional y  el técnico conocedor del equipo a desmantelar.  Este grupo estará liderado por el responsable de almacén.

-- En el acta se relacionarán pormenorizadamente los bienes por desmantelar, las partes, piezas, accesorios y repuestos que resulten, separándolos en utilizables y no utilizables, con avalúo y elaboración del ingreso respectivo para los primeros; los no utilizables se contabilizarán como tales para darlos de baja después, de acuerdo con las normas establecidas para estos casos.

  1. Expedición del comprobante de contabilidad, descargando de las cuentas respectivas el bien desmantelado y debitando la cuenta Materiales y Suministros en el auxiliar que corresponda, por el valor de las partes o piezas utilizables y el monto restante del valor total de bien se debitará como baja definitiva de bienes.

2.2.10  Egreso por permuta de bienes muebles

Expedición, por el Servidor Público de almacén,  de los comprobantes de ingreso y egreso de los elementos  recibidos y entregados recíprocamente, con base en el acta y demás documentos. El acta de entrega y recibo de los bienes debe estar firmada por todos los actuantes.

Lineamientos

El avalúo de los bienes debe ser efectuado por los Servidores Públicos designados así:

  1. En la Sede Nacional: El Director Administrativo o la persona a quien éste delegue y el Responsable de Almacén.  Este grupo estará liderado por el responsable de Almacén.
  2. En las Regionales y Agencias: El Coordinador del Grupo Administrativo, el responsable de almacén y un delegado de la Dirección.  Este grupo estará liderado por el responsable de almacén.

De este avalúo se producirá acta firmada por todos los participantes.

2.2.11  Egreso de bienes para uso de contratistas

La asignación de bienes devolutivos a contratistas debe estar expresamente consignada en las cláusulas del contrato -Ley 80 de 1993, artículo 40- y su entrega se legalizará mediante el comprobante de traslado o egreso de almacén, firmado por el contratista en señal de recibo.

A la terminación del contrato, el contratista entregará los bienes al almacén a través del formato para devolución que opera en la entidad, el responsable del almacén cumplirá con lo dispuesto en la presente Guía para los reintegros a bodega y expedirá certificado de recibido a satisfacción al contratista, quien deberá anexarlo al informe de finalización del contrato.

En la liquidación del contrato, además de tenerse en cuenta el cumplimiento del objeto como tal, se debe observar que el contratista haya efectuado la devolución de los bienes entregados para el desarrollo del mismo; de lo contrario, supervisor o controlador del gasto dejará constancia para efectos de tomar las medidas administrativas y jurídicas a que haya lugar de acuerdo con lo establecido por las Leyes 610 de 2000 y 80 de 1993, artículo 52, entre las que se cuenta hacer efectivas las pólizas que amparan los bienes entregados para la ejecución del contrato.

La gestión ante la aseguradora también se dará cuando el contratista habiendo entregado los bienes, estos presentan un desgaste diferente al natural, o en caso de hurto o pérdida de los mismos.

En el evento de presentarse mérito para declarar una responsabilidad por hechos u omisiones, dicha competencia corresponde a la Oficina de Control Interno Disciplinario para efectos disciplinarios y a la Contraloría General de la República, respecto de la eventual responsabilidad fiscal, y todo ello previo el agotamiento de un proceso regulado en la ley específica -Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario y la Ley 610 de 2000 Responsabilidad Fiscal-.

2.2.12 Egreso de bienes dados en préstamo o comodato

Nota:  Para el egreso de bienes en comodato además de lo descrito a continuación, se debe tener en cuenta lo contemplado en el numeral 6.1 del Manual de Contratación para el ICBF aprobado mediante Resolución 1445 de 2003

El comodato o préstamo de uso es el contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz  para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.  Este contrato no se perfecciona sino por la entrega del bien o los bienes objeto del comodato. Los elementos objeto deben restituirse, es decir, son especies que acorde con lo establecido por la normativa contable, corresponden a los bienes devolutivos.

Se distinguen los siguientes casos:

  1. Préstamo a otra entidad de derecho público.
  2. Préstamo a personas naturales o jurídicas de derecho privado.

Para el comodato o préstamo de uso de bienes muebles a entidades de derecho público, personas naturales o jurídicas de derecho privado, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

Los bienes se entregarán previa legalización del contrato  de comodato, por intermedio de los responsables de Almacén y no pueden egresarse de las cuentas de inventarios donde continuarán figurando como: 1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS, con anotación de la entidad a la que se entregaron.

Corresponde a los funcionados responsables de Almacén gestionar con el jefe superior administrativo, la devolución cuando se presente alguna de las siguientes causales:

  1. Cuando muere la persona natural, salvo que el bien haya sido prestado para un servicio particular que no puede suspenderse.
  2. Cuando sobrevenga al ICBF una necesidad imprevista y urgente de la cosa, siempre y cuando esta circunstancia haya sido prevista en el contrato
  3. Cuando se venza el plazo de duración del mismo, que no podrá ser superior a cinco (5) años.

En el evento en que el ICBF posea libros, documentos u objetos que por rareza, valor extraordinario, histórico, político, científico o artístico, pueden llamarse únicos o los libros o documentos considerados como incunables, su destinación, préstamo o traslado será decisión de la Dirección General de conformidad las normas legales vigentes.

El Servidor Público que violare esta prohibición será responsable del valor especial que a ellos se fije, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal, civil, penal y/o administrativa que por tal violación le correspondan.

En los casos dudosos de si el libro, documento u objeto es de los definidos anteriormente, se oirá previamente, el dictamen de las academias o cuerpos consultivos del Gobierno.

De acuerdo con las características de utilización, los inventarios de bienes de propiedad del ICBF a cargo de dependencias que por razón de sus funciones o misión de servicios deban facilitarlos a terceros, como por ejemplo: Bibliotecas, equipos audiovisuales, cafeterías, auditorios, etc., la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y las Direcciones Regionales y Seccionales expedirán los reglamentos de servicio al usuario y de manejo de bienes.

2.2.13 Egreso de bienes dados en parte de pago

Instrucciones

  1. El Servidor Público Responsable de Almacén debe:

-- Recibir copia del contrato de compraventa debidamente legalizado por la Oficina Jurídica.

-- Recibir del contratista los elementos objeto de la compra y entregar a este los bienes de la Entidad descritos en el contrato. En cuanto a los bienes recibidos debe constatar que físicamente corresponden a las características señaladas en el contrato.

-- Elaborar acta de recibo y entrega de bienes, la cual debe estar firmada por el responsable de almacén, el representante o delegado de la empresa que recibe los bienes y el Jefe de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional o el superior administrativo en las Regionales o Agencias.

-- Elaborar el egreso por baja de los bienes dados en parte de pago tomando como soporte documental el acta y el contrato y el ingreso respectivo de los bienes recibidos.

-- Remitir a la Oficina de contabilidad copia del acta, del contrato, la factura y los comprobantes de ingreso y egreso de los bienes.

2.2.14  Egreso de bienes por pérdida, hurto o daño

Las instrucciones a seguir para la elaboración de los egresos en caso de pérdida, hurto o daño de bienes están definidas en la Parte III de este documento, denominada “Responsabilidades en Proceso”.

2.2.15  Egreso de bienes por caso fortuito o fuerza mayor

Para efectuar la salida definitiva de bienes devolutivos,  de consumo, semovientes, entre otros de propiedad del ICBF, como producto de caso fortuito o fuerza mayor, sin culpa o dolo del responsable de los mismos, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. Constancia del aviso mediante memorando del caso fortuito o de la causa de fuerza mayor dado por el responsable de los bienes a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional, a los Coordinadores Administrativos o Administrativos y Financieros en las Regionales y al Director Seccional de las Agencias.
  2. Acta de la Inspección Ocular -visual- levantada en el lugar del siniestro con todas las formalidades indicadas en el tema referente a “Baja por pérdida de bienes, robo, hurto o daño”, tratado en esta Guía.  Con esta acta el responsable de almacén efectuará los registros correspondientes a que haya lugar.
  3. Los documentos probatorios de las gestiones hechas por el responsable para obtener el salvamento de los bienes.
  4. Informar a la Compañía Aseguradora para gestionar la indemnización de los bienes objeto de pérdida por parte de las áreas administrativas en la Sede Nacional, Regionales y Agencias.
  5. El responsable de almacén recibe autorización escrita de parte de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y de los Directores en las Regionales y Agencias, para descargar de los inventarios los elementos devolutivos en servicio, objeto de pérdida por caso fortuito o fuerza mayor.
  6. Si se trata de elementos en depósito, el responsable de almacén elaborará el comprobante de egreso por este concepto.
  7. Cuando los bienes sean devolutivos en servicio, el responsable del almacén elabora el comprobante de egreso “por baja de bienes” soportado en los documentos anteriormente descritos.

2.2.16  Egreso de bienes con destino a premiaciones en concursos, exposiciones, trabajos o similares

Para la entrega de bienes destinados a premios, trofeos, condecoraciones y demás obsequios protocolarios, si estos han ingresado previamente al almacén, debe expedirse el comprobante de egreso de bodega.  Este documento debe ser firmado en señal de aceptación por el Servidor Público designado por la Dirección General en la Sede Nacional y por los Directores de las Regionales o Agencias en lo territorial, para hacer el retiro y entregarlos a los beneficiarios.

En el comprobante se indicará el nombre y cargo de la persona designada y en ningún caso el recibido de estos bienes será firmado por el responsable del Almacén ni sus subalternos.

Para aquellos elementos que sean adquiridos y entregados directamente a los beneficiarios, el registro contable afectará el gasto, el soporte es la certificación de recibo a satisfacción, expedida por el responsable del control de ejecución del gato o Servidor Público responsable de la realización del evento, para lo cual deberá anexar las actas de premiación o el documento que la organización emita para estos efectos, en donde se estipule el nombre e identificación de los beneficiarios.

Los premios que no sean reclamados en el término de treinta (30) días calendario, se reintegrarán a la bodega para lo cual se elaborará el comprobante de ingreso respectivo.

  1. El Responsable de Almacén recibe los siguientes documentos:
  1. Acto administrativo donde se estipula las condiciones del concurso, calificación y personas beneficiarias.
  2. Relación detallada de los bienes por agrupaciones de inventario con sus especificaciones y valores.
  3. Acta elaborada por la junta o comisión calificadora del concurso, con indicaciones de las personas que se presentaron al concurso y de las que resultaron favorecidas, clase, detalle y valor del premio que correspondió a cada uno, la cual debe estar firmada por todos los actuantes.
  1. Expedir el egreso del almacén teniendo como base los documentos referidos anteriormente.
  2. Archivar la documentación de acuerdo a su consecutivo.

2.2.17  Egreso por sacrificio o muerte de semovientes

Si por algún evento se hace necesario sacrificar semovientes de propiedad del ICBF o cuando estos mueren, se procede a darlos de baja de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo -devolutivos- previo cumplimiento de los requisitos determinados en esta Guía.

En el caso de muerte, la legalización por parte de la administración no puede sobrepasar tres (3) días hábiles después de ocurrido el hecho.  Se requiere además una relación pormenorizada de los semovientes dados de baja con las características, cantidades y valores que figuran en Almacén, acta de sacrifico o muerte del semoviente especificando en detalles la causa, objeto, características, unidades, lugar, fecha, etc., la cual deberá ser firmada por los Servidores Públicos que intervinieron en el proceso.

Contablemente se afectará la cuenta de Propiedades, Planta y Equipo con sus valores correspondientes según lo acontecido y reportado en los documentos referidos anteriormente.

2.2.18 Egreso de semovientes por venta directa o remate

Nota:  Para el egreso de semovientes por venta directa o remate, además de lo descrito a continuación, se debe tener en cuenta lo contemplado en el numeral 6.3 del Manual de Contratación para el ICBF aprobado mediante Resolución 1445 de 2003

El instituto Colombiano de Bienestar Familiar en los niveles Nacional y Territorial podrá utilizar los mecanismos de remate o venta directa para dar de baja semovientes, frente a lo cual deberán tenerse en cuenta las actividades descritas en los procedimientos establecidos en esta Guía.

3. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Se entiende por inventario, el conjunto de bienes de propiedad del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, que son utilizados por Servidores Públicos o Contratistas para el desarrollo normal de sus funciones, dentro del logro de los objetivos y el cumplimiento de la misión institucional.

Elaborar un inventario es registrar ordenada y detalladamente los elementos que hay en un lugar, los que tiene una oficina, los que componen un bien con anotación de las especificaciones de identidad, clase, uso, cantidad y estado de conservación o funcionamiento, clasificándolos según su naturaleza, uso o destino en la agrupación de inventario que le corresponda de acuerdo con la organización establecida y la normatividad vigente.

El primer inventario debe elaborarse cuidadosamente para que los posteriores que se realicen solo requieran la actualización mediante la verificación física de las existencias, su confrontación con el anterior y la observación del estado en que los elementos se encuentren, constatando si las nuevas entradas o las devoluciones al almacén fueron registradas correctamente.

Objetivo:

Garantizar el buen uso por costo de adquisición de los bienes que ingresen a la entidad, efectuar el seguimiento de los elementos devolutivos entregados a las diferentes dependencias y reclasificar los bienes previa autorización de las Direcciones Regionales, de Agencias y en Sede Nacional por la Dirección Administrativa.

3.1  Clasificación de los inventarios

3.1.1  Clasificación de los bienes

Se consideran bienes  los materiales susceptibles de inventariarse que posee la institución excluyendo dinero en efectivo. Los movimientos y registros contables se realizarán de acuerdo con lo establecido por las normas de la Contaduría General de la Nación en bienes muebles de consumo -materiales y suministros-, Devolutivos e Inmuebles -propiedad, planta y equipo-.

Para la elaboración de inventarios los bienes muebles e inmuebles se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación en los siguientes tipos de elementos:

  1. Tipo 1 Materiales y suministros -elementos de consumo-
  2. Tipo 2 Elementos devolutivos  -muebles-
  3. Tipo 3 Inmuebles

Materiales y suministros -Bienes de Consumo:

Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen y desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva de otros. Estos se encuentran identificados con el código 1 el cual hace referencia al tipo de elemento que a su vez se divide en las siguientes agrupaciones:

101 - Aceites Industriales, Grasas, Lubricantes y Combustibles.

102 - Elementos con fines educativos y de divulgación.

103 - Medicamentos y Elementos de Laboratorio y Sanidad.

104 - Uniformes, elementos y accesorias para actividades culturales, Deportivas y de  premiación.

105 - Elementos de dotación para Servidores Públicos y programas del S.N.B.F.

106 - Forrajes y alimentos para animales.

107 - Insecticidas, Fungicidas, Bactericidas, Roedenticidas y Herbicidas.

108 - Materias Primas y Materiales para Industria.

109 - Abonos y semillas

110 - Útiles de escritorio oficina, papelería y almacenamiento de datos.

111 - Víveres, rancho y licores

112 - Elementos accesorios y repuestos para construcción, instalación, taller, maquinaria y equipos.

113 - Elementos de aseo uso domestico o personal.

114 - Otros materiales y suministros.

  1. Elementos devolutivos:

Estos  de encuentran identificados con el código 2 el cual hace referencia al tipo de elemento y a su vez se divide en las siguientes agrupaciones:

201 - Armas de fuego y sus accesorios.

202 - Obras de arte y condecoración institucionales.

203 - Equipos para el procesamiento de datos -Hardware-.

204 - Programas -aplicaciones, sistemas de información, programas, archivos-.

205 - Equipos y elementos para seguridad industrial.

206 - Equipos y máquinas para comedor, cocina despensa.

207 - Equipos, máquinas y elementos para comunicación, radio, televisión, señales,

          sonido, radar y proyección.

208 - Equipos y máquinas para producción y mantenimiento.

209 - Equipos y máquinas para deporte y accesorios.

210 - Equipos y máquinas para laboratorio, medicina y odontología.

211 - Equipos y máquinas para microfilmación, fotografía, fotocopiado.

212 - Equipos y máquinas manuales y eléctricas para oficina.

213 - Equipos y máquinas para transporte y accesorios.

214 - Herramientas y accesorios.

215 - Instrumentos musicales y sus accesorios.

216 - Libros de biblioteca y estudio.

217 - Joyas y piedras preciosas.

218 - Mobiliario y enseres.

219 - Otros elementos devolutivos.

  1. Bienes inmuebles:

Estos se encuentran clasificados con el código 3 el cual hace referencia al tipo de elemento y a su vez se divide en las siguientes agrupaciones:

301 – Edificios y casas

302 – Oficinas

303 – Parqueaderos y garajes

304 – Bodegas y Hangares.

305 – Instalaciones deportivas y de recreación.

306 – Plantas de producción de alimentos.

307 – Otras edificaciones.

308 – Terrenos.

3.1.2  Estructura de la codificación de los elementos

  1. El código de inventarios denominado en el catálogo de elementos como consecutivo, este conformado por cuatro niveles de clasificación, con doce dígitos que conforman el código de elemento así:
TipoGrupoSubgrupoCódigo
  X   XX     XXXXXXXXX
  1. Con base en lo anterior, el primer dígito corresponde al tipo de elementos y serán los siguientes:
  1. Materiales y Suministros -Elementos de Consumo-
  2. Elementos Devolutivos
  3. Bienes Inmuebles
  1. El segundo y tercer dígitos corresponde a los grupos así:
  1. Para los materiales y suministros del grupo 01 a 14.
  2. Para los bienes devolutivos del grupo 01 a 19.
  3. Para los bienes inmuebles del grupo 01 a 08.
  1. El cuarto, quinto y sexto dígitos equivalen al subgrupo y corresponde al nombre genérico del elemento.
  2. Los primeros tres niveles son inmodificables por corresponder a la característica fundamental del elemento único a nivel nacional.
  3. Los seis últimos dígitos terminan la secuencia del elemento o sea, el orden de asignación de los códigos.  Con estos códigos se especificarán las características diferenciales del elemento o bien.
  4. Los bienes se clasificarán teniendo en cuenta la especialidad del grupo y el uso del bien desde el momento de su adquisición.

Ejemplo de codificación de los materiales y suministros -elementos de consumo-:

TipoGrupoSubgrupoCódigo
XXXXXXXXXXXX
110061002003
Materiales y SuministrosÚtiles de oficinaPapelPapel bond  70 gr.

Ejemplo codificación de los bienes devolutivos:

TipoGrupoSubgrupoCódigo
XXXXXXXXXXXX
218022005837
DevolutivoMuebles y EnseresEscritorioEscritorio de Madera

3.1.3  Cuentas contables de los elementos devolutivos en servicio

Los inventarios de elementos devolutivos en servicio forman parte de la Cuenta de Almacén e Inventarios y deben registrarse de conformidad con los lineamientos contables establecidos para el control de bienes, esto significa que su presencia será independiente para cada una de las ubicaciones así:

Cuenta No.Nombre de la cuentaTipo de elementoGrupo
1655Maquinaria y equipo 
1655 04Maquinaria industrial205,08
1655 05Equipos de música215
1655 10Armamento de vigilancia201
1655 11Herramientas y accesorios214
1655 90Otros: Maquinaria y equipo205,11,19
1660Equipo científico 
1660 02Equipo de laboratorio210
1665Muebles, enseres y equipo de oficina 
1665 01Muebles y enseres218
1655 02Equipos y máquinas de oficina212
1665 90Otros, muebles enseres y equipos de oficina216
1670Equipo comunicación y computación 
1670 01Equipos de comunicación207
1670 02Equipos de computación 203
1670 03Líneas telefónicas 
1675Equipos de de transporte, tracción y elevación 
1675 02Terrestre213
1675 04Marítimo y Fluvial213
1680Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 
1680 90Otros equipos de comedor, despensa y hotelería206
  
1960Bienes de arte y cultural 
1960 01Obras de arte202
  
1970Intangibles 
1970 08Software204
1610Semovientes 
1610 01De trabajo205
1610 90Otros semovientes205
1640Edificaciones 
1640 01Edificios y casas301
1640 02Oficinas302
1640 17 Parqueaderos y garajes303
1640 18Bodegas y hangares304
1640 19Instalaciones deportivas y recreación305
1640 90Otras edificaciones307
1645Plantas y ductos 
1645 06Planta de producción de alimentación306
1605Terrenos 
1605 01Urbanos308
1605 02Rurales308

3.1.4  Modificación de la clasificación de un elemento

Cuando por razones de naturaleza, uso, costo, cambio tecnológico, costo de administración u otros, convenga modificar la clasificación de un elemento de un tipo a otro, los Servidores Públicos Responsables de Almacén en la Sede Nacional, Regionales y Agencias; así como los Coordinadores de Centros Zonales, Coordinadores de Grupo o Jefes de Dependencia, podrán solicitar de manera sustentada, los cambios de agrupación, ante la Dirección Administrativa.  Esta dependencia evaluará las solicitudes y expedirá la resolución, con base en la cual los responsables de presentar de Almacén  elaborarán los registros contables a que hay lugar, según lo dispuesto en la citada resolución.

3.1.5  Catálogo de bienes

  1. Los elementos que componen cada tipo, grupo, subgrupos se listan en el catálogo de bienes ICBF.
  2. Cuando el Instituto adquiera bienes que no se encuentren en el catálogo de bienes, los responsables de Almacén, informarán mensualmente a la Dirección Administrativa y los contabilizarán provisionalmente dentro de los siguientes tipos de elementos, según el caso:
  1. 114    Otros materiales y suministros
  2. 219    Otros elementos devolutivos
  3. 309    Otras edificaciones
  1. El Grupo de Almacén e Inventarios analizará mensualmente la clasificación y, de acuerdo a las solicitudes provenientes de las Regionales y Agencias, propondrá a la Dirección Administrativa los ajustes y modificaciones a que haya lugar.  Esta Dirección informará por escrito a las Regionales y Agencias sobre la reubicación de los bienes dentro de los grupos de inventario de acuerdo a sus características y con base en esto, los responsables de  almacén elaborarán los registros contables a que haya lugar.

3.1.6  Presentación de inventarios en depósito, préstamo, administración o custodia

  1. Los inventarios de elementos en servicio mencionados anteriormente, deben contener los bienes devolutivos e inmuebles de propiedad del Instituto sin incluir los que pertenezcan a otros patrimonios.
  2. Los bienes devolutivos y/o inmuebles que no pertenezcan al Instituto y que se estén a cargo o bajo la responsabilidad de dependencias de la Entidad en calidad de depósito, préstamo o comodato, administración o custodia, deberán detallarse en relación separada que se adjuntará a los inventarios. En el caso de los inmuebles en dicha relación se precisarán con exactitud las características de ubicación y linderos de la propiedad y los pormenores de su titulación.

3.1.7  Contabilización de los elementos devolutivos en depósito

Para los bienes en depósito, los Responsables de Almacén elaborarán el inventario de acuerdo con las agrupaciones del catálogo, registrando separadamente los bienes servibles de los inservibles en las respectivas Cuenta Mayores. Los elementos de consumo -materiales y suministros- en depósito se llevarán a la Cuenta 1910 Cargos Diferidos, 1910 01 Materiales y Suministros.  Los elementos devolutivos en depósito se llevarán a la cuenta 1635 Bienes muebles en bodega y deberán presentarse con las siguientes subcuentas:


Cuenta No

Nombre de la cuenta
Tipo de elemento
Grupos
1635 01 Maquinaria y equipo
201,05,08,09, 14, 15, 99
1635 02Equipo científico210, 99
1635 03 Muebles enseres y equipo de oficina202, 11, 12, 16, 18, 99
1635 04Equipos de comunicación y computación203, 04, 07, 99
1635 05Equipos de transporte, tracción y elevación213, 99
1635 11Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería206, 09, 99
1635 90Otros bienes muebles en bodega217, 19, 99

Los bienes inservibles del tipo de consumo -materiales y suministros- deben llevarse directamente al gasto, previa constatación de causales no imputables a culpa a dolo. Los elementos devolutivos en depósito que estén inservibles se llevarán en las respectivas subcuentas, en el auxiliar identificado con el código 99.

3.1.8  Clasificación de los inventarios

  1. Inventarios físicos:  El inventario físico o material lo constituyen todas las existencias verificables teniendo en cuenta los factores descriptivos de los artículos, cantidad y valor.
  2. Inventarios en libros:  El inventario en libros perpetuo o permanente, consiste en registros contables que determinan las cantidades de los artículos valorizados, respecto de los cuales existe la presunción que están en existencia.

3.1.9  Existencias máximas y mínimas

Se debe llevar un control sobre existencias máximas y mínimas en la siguiente forma:

  1. Existencias máximas: Con base en las estadísticas de salidas de elementos, se debe regular las compras para que las salidas no excedan de los límites determinados así: Riesgos, pérdidas por vencimiento, mermas o deterioros causados por el tiempo y desvalorización.
  2. Existencias mínimas:  Para calcular el mínimo se tendrá en cuenta:
  1. Los totales estadísticos de las salidas mensuales.
  2. Tiempo que habrá de demorar la fabricación de los artículos o la entrega de los elementos por parte de los proveedores.

Esto con el fin de no dejar agotar las existencias y poder atender oportunamente las demandas de las diferentes dependencias.

3.1.10  Clasificación y controles reciprocas de entradas y salidas

Es conveniente clasificar los componentes y asientos contables en dos grupos a saber:

  1. Ingresos o Entradas al Almacén, que se controlan con las órdenes de compra, facturas o recibos de elementos.
  2. Egresos o Salidas de Almacén, que se controlan con las resoluciones y autorizaciones de salida o bajas de almacén.

3.1.11  Valoración de los inventarios

Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren tomados de las siguientes fuentes:

  1. Para los materiales y suministros:
  1. El precio de compra.
  2. El promedio cuando son de su misma clase y características.
  3. El valor que le fije la administración mediante avalúo.
  1. Para los elementos devolutivos:
  1. El valor que figure en el inventario anterior.
  2. Aquel valor con el que lo haya entregado el Almacenista.
  3. El precio de compra o con el que haya llegado a la oficina o dependencia.
  4. El valor que fije la administración a su juicio o mediante avalúo.

Los avalúos de bienes muebles a que haya lugar, serán practicados por los Servidores Públicos designados, así:

  1. En la Sede Nacional:  El Director Administrativo o a quien éste delegue y el Responsable de Almacén.
  2. En las Regionales y Agencias: El Coordinador del Grupo Administrativo o Administrativo y Financiero, el Responsable de Almacén y un Delegado de la Dirección.

Los valores que se den a los bienes del Instituto en los inventarios, no podrán ser cambiados o modificados en los inventarios de elementos devolutivos en servicio, en bodega o en cuentas posteriores, salvo cuando se trate de ajustes por reconstrucción de equipos, ampliaciones y mejoras de inmuebles.

Cuando se efectúe la reconstrucción de equipos, el valor que tenía antes de su arreglo se ajustará con: el costo de los materiales, repuestos y gastos de reconstrucción.  Si para esta labor el responsable de almacén suministra materiales o elementos, abrirá una cuenta transitoria que cancelará cuando haya finalizado la obra.

Nota:  Para la valorización de los inventarios además de las indicaciones anteriores, se tendrá en cuenta las normas técnicas relativas al reconocimiento, valuación de los activos correspondientes a los conceptos de Depreciación, Agotamiento, Amortización y Provisión de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de la Contabilidad Pública y la Circular Externa No. 011/96, o 16/96, 028/98 y 025/2000, relativas a la aplicación de la  depreciación y bienes depreciables de menor cuantía.

3.1.12  Costo histórico

El valor de los bienes siempre aparecerá registrado en los libros contables de la entidad, será reflejo de los documentos de entradas y salidas que elabora diariamente el Responsable del Almacén y la Oficina de Contabilidad registrará los valores de costo histórico o de adquisición.

Los saldos y movimientos deberán concordar con el control físico de existencias que realizan los Servidores Públicos encargados del manejo de bienes.

Es deber de la dependencia de Contabilidad registrar permanentemente las novedades o movimientos contables de los inventarios, bienes muebles o inmuebles de Propiedades, Planta y Equipo -Devolutivos- y de Cargos Diferidos, Materiales y Suministros -Bienes de Consumo- en servicio y en depósito, que conforman el patrimonio de la entidad.  Los asientos de diario deben ser diligenciados por rubros contables en concordancia con los comprobantes de ingreso y egreso de la bodega.

Los traslados únicamente afectan la cuenta individual de bienes en servicio de las dependencias donde se encuentran ubicados y de los Servidores Públicos responsables de su uso o custodia.  Los saldos deben estar actualizados de tal forma que permitan una permanente comparación con los asientos del estado diario de bienes o el registro de las novedades en el inventario a cargo de los responsables.

3.1.13  Valoración de activos

Considerando la complejidad y amplitud del universo de los activos de propiedad del ICBF, de no existir el costo histórico o que esté desactualizado, como no es posible establecer una metodología única para valorizar los bienes; la forma mas expedita es la realización de avalúos técnicos a través de personal especializado al interior de la entidad o solicitando el servicio a otra entidad pública que cuente con el especialista o mediante la contratación de perito externo si el nivel de complejidad del caso lo requiere, previa autorización de la Dirección General, Direcciones Regionales o de Agencias según el caso y cumpliendo lo establecido en la Ley 80.

Las normas técnicas relativas a la valuación de los activos estipulan que deben revelarse por su valor actual, precio de mercado o valor de realización, aplicando avalúos que incorporen criterios de ubicación, estado, capacidad productiva, situación del mercado y grado de negociabilidad de los bienes, mediante indicadores de precios específicos publicados por organismos oficiales o aplicando métodos de reconocido valor técnico, siempre que se pondere la relación costo-beneficio.

De encontrarse en los registros, bienes sin costo histórico o valor de adquisición, es deber de la administración adelantar las acciones requeridas para actualizar dicho valor.  Para ello se puede tomar el costo histórico de bienes similares en características registrados en los inventarios; de igual forma se puede proceder en el evento en que no se cuente con la fecha de adquisición, es decir que se puede tomar como referencia la de un bien de similares características a fin de actualizar la información de todos los bienes.

Si el caso lo permite, la consecución del valor actual de mercado o precio de mercado a través de un número no menor a tres cotizaciones, será mecanismo suficiente y válido para ser aprobada la actualización del valor.

3.1.14  Valorización de los bienes e inventarios

La diferencia que resulte entre el valor en libros y el avalúo aplicado a los bienes muebles e inmuebles debe contabilizarse como una valorización, al representar un aumento neto del valor del activo determinado mediante avalúo con criterio y normas de reconocido valor técnico.  Contaduría General de la Nación, Doctrina Contable Tomo III.

En efecto, debe constituirse una valorización cuando el valor de realización, precio del mercado o valor actual, sea superior al costo reexpresado, el cual deberá revelarse por separado de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo en la cuenta valorizaciones.  Si por el contrario el valor de realización, precio del mercado o valor actual, es inferior al costo reexpresado, se registrará en la misma cuenta revelándose un movimiento crédito.

3.1.15  Toma física o inventario

Es la verificación física de los bienes o elementos en los almacenes o bodegas y dependencias a cargo de Servidores Públicos o contratistas, con el fin de confrontar las existencias reales o físicas contra los saldos registrados en la bodega, oficina de almacén e inventarios y con las cifras reportadas por contabilidad.  Esta confrontación se realiza por lo menos una vez al año mediante la práctica del inventario físico de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable.

Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo establecido por los organismos de control, la Contaduría General de la Nación y por la Dirección Administrativa, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros y que conforman el patrimonio de la entidad de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.

3.1.15.1  Realización de inventario físico

3.1.15.1.1  Etapa de preinventario

  1. Servidores Públicos encargados: La primera opción es seleccionar personal del área de Almacén e Inventarios por ser los conocedores de los bienes y de su manejo administrativo y sistema de control y en segunda instancia Servidores Públicos de las diferentes áreas de la entidad que puedan apoyar el proceso.
  2. Las instrucciones generales y específicas para la realización del inventario o toma física tendrán como base lo dispuesto en esta Guía y deberán divulgarse para su conocimiento y aplicación con suficiente tiempo de antelación a la realización; además se debe dedicar tiempo a la capacitación o inducción de los Servidores Públicos involucrados sobre el proceso total, procedimiento, plan a seguir, lugar y metodología, entre otros aspectos.
  3. Conformación de los equipos de trabajo: Designados los Servidores Públicos responsables se procederá a conformar grupos de trabajo de iguales o similares características a:
  1. Coordinador o responsable del inventario -responsable de almacén e Inventarios-.
  2. Grupos de conteo y verificación -grupos afines y capacitados para participar en la verificación- conocimiento de los documentos, cifras y cálculos que afecten el kárdex y los registros contables.
  1. Fecha de realización: Las Regionales, Agencias y  Sede Nacional realizarán cada vez que lo consideren necesario inventarios físicos, pero como mínimo deberán realizar un ejercicio anualmente y presentar a 31 de diciembre de cada año, una relación detallada, ordenada y valorizada de los bienes bajo su cargo.

Para efectuar el inventario físico de toda la Entidad se debe escoger una fecha en la que se presente el menor número de novedades de personal -vacaciones, compensatorios, reestructuraciones orgánicas o de planta de personal- y en lo posible que la cantidad de bienes en bodega sea la menor del año.

  1. Divulgación:  Es de suma importancia que la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y los Directores en las Regionales y Agencias o a quien estos deleguen para el proceso de inventario o toma física, informen a los encargados de las dependencias en forma escrita sobre el proceso a realizar, la fecha, la importancia, la metodología a aplicar, programación de los recorridos y cronograma de ejecución; igualmente debe solicitar la activa colaboración de los Servidores Públicos y la necesidad de tener los bienes organizados en el sitio o destino que les fue asignado inicialmente.
  2. Resultados de la toma física: El objetivo de una toma física es obtener y mantener una base de datos contable y administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la entidad, la ubicación, el estado, el responsable de su custodia, su costo histórico o de adquisición o su determinación de no existir y la actualización con ajustes por depreciación; base que será alimentada con la información que arroje el proceso de toma física; estos informes deberán contener y estar clasificados como mínimo en los siguientes reportes:
  1. Bienes de consumo en bodega -materiales y suministros-.
  2. Bienes devolutivos en bodega.
  3. Bienes devolutivos en servicio.
  4. Bienes devolutivos entregados a través de contratos de comodato, ínter administrativo de uso.
  5. Bienes recibidos de terceros a través de contratos de comodato, administración o custodia, registrados en cuentas de orden y bajo control administrativo.
  6. Inventario de Hardware y Software -adquirido propiedad y en producción y desarrollo-.

Cada informe debe especificar por separado el estado de los bienes -servibles, inservibles o aptos de reparación, entre otros-.

3.1.15.1.2  Toma física o verificación

Es necesario resaltar que en la medida en que el sistema de control de inventarios se encuentre actualizado en movimientos y novedades de ingresos, egresos, traslados y devoluciones, se facilitará el levantamiento del  inventario.  Sin una base de información confiable y actualizada, se dificulta lograr un buen resultado.

La actualización incluye una adecuada clasificación por grupos contables, por dependencias y usuarios, la cual  debe corresponder a la realidad de la estructura orgánica de la entidad y a la planta de personal.  Por lo tanto, el sistema de información no debe tener información relacionada con dependencias, Servidores Públicos o contratistas inexistentes y que no pertenezcan o que se hayan retirado de la entidad.

El desarrollo del inventario físico requiere de un alto grado de calidad en las actividades que se realicen y de alto compromiso de parte de todos los Servidores Públicos de la entidad, especialmente de quienes ejecutan el proceso, dado el  costo que implica su realización, lo complejo de la labor y lo importante de sus resultados.

Una toma física no es la verificación entre lo registrado previamente en un listado y lo que se encuentra físicamente en el recorrido de conteo, aunque es un mecanismo aceptado para realizar el inventario.  Se debe tener en cuenta que una toma física real consiste en registrar en las tarjetas o en las planillas de conteo, previamente diseñadas, lo que se constata físicamente, especificando las diferentes variables que caracterizan los elementos objeto del inventario.

Para que el proceso de toma física tenga éxito, es conveniente establecer los mecanismos y asignar los Servidores Públicos encargados del control de ingresos y salida de bienes que se produzcan durante el procedimiento, definiendo claramente las fechas de corte.

  1.  Inventario físico de bienes en servicio

Es la verificación física del conjunto de elementos o bienes en uso y a cargo de las diferentes unidades aplicativas, áreas o dependencias de la entidad y Servidores Públicos que se desempeñan en ellas.

El inventario de bienes en servicio se puede efectuar a partir de los listados de bienes a cargo de los responsables en los inventarios individuales, tanto de los Servidores Públicos como de los contratistas autorizados para utilizar bienes de propiedad del Instituto.

Instrucciones

  1. Para el levantamiento de la información de los bienes en servicio, se diseñará una planilla de recolección de información, la que contendrá por lo menos los siguientes campos: Fecha de elaboración del inventario, Servidor Público responsable de los elementos, área o ubicación, descripción del bien, número de placa o código, marca, serie, estado, nombre y firma de quien recoge la información y nombre y firma del Servidor Público que la suministra.
  2. Se consultará el sistema kárdex perfectamente actualizado en lo que se refiere a la ubicación y responsables y definir así el recorrido; esta información podrá ser actualizada en coordinación con las áreas que administren la información de personal tanto en las Regionales y Agencias como en la Sede Nacional, mediante una hoja de trabajo general donde se determinen las dependencias y los Servidores Públicos que pertenecen o desempeñan las funciones en la entidad.  En la hoja de trabajo se tendrá en cuenta la codificación por dependencias y Servidores Públicos, datos que alimentarán el sistema de control de inventarios.
  3. Todo proceso de inventario debe efectuarse por Sedes Regionales, de Agencia y Sede Nacional; dentro de estas sedes por pisos; dentro de los pisos por dependencias y dentro de las dependencias por Servidor Público.
  4. Se procede a efectuar la verificación física elemento a elemento;  cada vez que se verifique un elemento deberá ser marcado a través de un mecanismo que permita identificar que se realizó su conteo.
  5. Durante el inventario o toma física deberán complementarse o adherirse las placas a los bienes que no las tengan.  Los números a adherir, si el sistema lo permite, serán los que correspondan en el sistema o de lo contrario se asignará uno del consecutivo anulando el anterior, sin dejar de actualizar el registro de quien tiene a cargo la responsabilidad del bien;  igualmente se debe completar la información faltante en las planillas, relacionando todos los bienes que se encuentren en el lugar o dependencia, confirmando que todos queden incluidos y evitando el doble conteo.
  6. Durante el proceso de conteo se identificarán los bienes que requieran reparación, los que son inservibles pero no utilizables en la entidad, los inservibles u obsoletos, entre otros.
  7. Realizado el conteo físico se procede a cotejar la información recogida en el proceso y registrada en las tarjetas o listados, contra los registros de kárdex o sistemas de control de bienes que tiene en el Almacén -Sistemas de Información de Recursos físicos-, de acuerdo con la dependencia, Servidor Público, contratista o tercero y contra lo registrado en contabilidad, estableciendo las cantidades y montos de las diferencias que pueden resultar en sobrantes y faltantes.
  8. Esta labor se realiza mediante trabajo de escritorio y consiste en comparar los dos listados y establecer las coincidencias y deferencias que se presentan entre ellos.  A los códigos de los elementos en los cuales se encuentren diferencias se les efectuará un conteo de verificación, con el fin de determinar en forma definitiva, los faltantes y sobrantes reales.  Se marcarán con otro distintivo las áreas o bienes verificados.
  9. Se debe dejar constancia de que todos lo elementos sometidos a recuentos, quedarán bajo la responsabilidad del Servidor Público que al momento los tiene a cargo y en el evento de no identificarse Servidor Público alguno, se registrarán provisionalmente a cargo del responsable del área o de quien los tenga en uso, hasta aclarar lo sucedido.
  10. Terminado el proceso se valorarán los sobrantes y faltantes detectados, se elaborarán los comprobantes de ajuste y se procederá a llevar a cabo la actualización de los inventarios individuales.

Nota:  Hasta tanto no se efectúe el inventario general en las Regionales, Agencia y Sede Nacional no se tendrá certeza sobre los faltantes o sobrantes reales encontrados.  Pueden existir compensaciones validas entre ellos que es necesario ajustar y reclasificar entre responsables y dependencias.

B.  Inventario físico de bienes en bodega

Será la verificación cuantitativa de los bienes -devolutivos, consumo-, que se encuentran en las bodegas de la entidad y/o registrados en las cuentas de almacén o a cargo del bodeguero, para ser utilizados en el futuro -nuevos o para reutilización-, por estar en o para mantenimiento o por haber sido reclasificados para ser dados de baja por obsoletos, no utilizables o como inservibles.

Instrucciones

  1. Físicamente los elementos se ordenarán de forma lógica, en el espacio donde se encuentran ubicados. La organización incluye limpieza, pasillos despejados y la consecución de elementos que permitan realizar la toma física de forma segura y apropiada escaleras de mano, tapa bocas, entre otros buscando que dicho ordenamiento contribuya y facilite el conteo físico.
  2. Para la toma física de mercancías, bienes en bodega, insumos o productos terminados es conveniente, aunque no necesario, utilizar las tarjetas de inventario colocándolas una a una por referencia o elemento, planeando una adecuada utilización y método de colocación, así como el  uso de los documentos y formatos útiles y necesarios en el proceso.
  3. Se procede a efectuar la verificación física elemento por elemento; el conteo se registrará o verificará  en la planilla diseñada para tal fin, teniendo en cuenta que el listado generado por el aplicativo -módulo almacén- es el insumo vital para llevar a cabo la verificación en las diferentes bodegas que se manejan al interior del almacén -bodega de bienes nuevos, bodega de reintegrados, bodega de inservibles-.
  4. Realizado el conteo físico se procederá a cotejar la información recopilada en los listados, contra los registros de los kárdex o sistemas de control de bienes a cargo del responsable del Almacén, contra lo registrado en contabilidad, estableciendo las cantidades y montos de las posibles diferencias reflejadas en sobrantes y faltantes.  
  1. Esta labor se realiza mediante trabajo de escritorio.  Se efectúa la comparación de los dos listados y se establecen las coincidencias y diferencias que se presentan entre ellos.  A los códigos de los elementos en los cuales se encuentren diferencias se les efectuará un nuevo conteo, con el fin de determinar en forma definitiva  los faltantes y sobrantes reales.
  1. Terminado el proceso se valorarán los sobrantes y faltantes detectados, se elaborarán los comprobantes de ajuste y se procederá a llevar acabo la actualización de los inventarios de bienes de bodega.

Acta o informe final de la toma física en la bodega

En el desarrollo del procedimiento se levantará un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación de inventarios.  Dentro de los datos que debe contener el acta están:

  1. Lugar y fecha

Nombre de la entidad

Dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes

Datos del Servidor Público o responsable de su uso o custodia

Información de los Servidores Públicos que acompañan el proceso, de control interno o el delegado por la administración según el caso

Las relaciones -formatos, planillas- que permiten el comparativo de los bienes verificados anexos al acta, deben contener como mínimo:

  1. Número de orden
  2. Descripción o nombre del bien
  3. Codificación o número de placa
  4. Unidad de medida
  5. Saldos según registros en kárdex o en el sistema de control de bienes
  6. Existencias físicas reales
  7. Diferencias, faltantes
  8. Diferencias, sobrantes

De existir diferencias, se deben consignar en el acta las razones expresadas por el responsable de manejo para explicarlas, así como las averiguaciones y verificaciones que haya realizado el responsable del Almacén, sobre el particular.

Las compensaciones que sean susceptibles de realizarse, cuando así lo determine el Servidor Público competente para ello -Dirección Administrativa en la Sede Nacional, Coordinador Administrativo o Administrativo y Financiero en las Regionales y Agencias-, se deben registrar en el acta que se levante para tal fin.

Se debe dejar constancia de que todos los elementos sometidos a recuentos, quedarán bajo la responsabilidad del Servidor Público que al momento los tiene bajo custodia para el caso de bienes en bodega a cargo del responsable de esta o responsable del Almacén, hasta aclarar lo sucedido.

Debe aprovecharse esta diligencia para analizar las condiciones físicas de los bienes y de las instalaciones de bodega para el adecuado almacenamiento de los mismos por bodegaje.  Las conclusiones de esta revisión deben consignarse igualmente en el acta.  El acta debe contener recomendaciones, comentarios, análisis y firma de los actuantes.

3.1.15.1.3  Informe a emitir para formalizar el proceso de toma física en la entidad inventario físico

En los informes deben quedar relacionados todos los elementos de consumo y devolutivos que se tengan en bodega y los bienes devolutivos en servicio, de propiedad y a cargo de la entidad, con corte a la fecha de realizada la toma física o a 31 de diciembre de cada año como lo contemplan las normas.

La relación debe estar ordenada por dependencias y responsables -inventarios individuales- de su uso o custodia y seguir los parámetros de clasificación y codificación contable de los bienes, atendiendo la clase, grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar y denominación.

  1. Detalles por bien:
  1. Fecha y precio de adquisición o costo histórico; si no es posible, entonces su valor de reposición técnicamente establecido
  2. Número de placa o código asignado
  3. Descripción o nombre del bien o elemento
  4. Fecha de activación o puesta en servicio
  5. Vida útil
  6. Costo ajustado
  7. Depreciación acumulada
  8. Depreciación acumulada ajustada
  9. Valor actual
  1. Resumen de los saldos de cada una de las cuentas contables y el total de su sumatoria:
  1. Depreciación acumulada
  2. Valores actualizados a 31 de diciembre
  1. Actualización del código de cada uno de los bienes que tienen existencias al momento de la toma física, de acuerdo con el catálogo desarrollado por la entidad y homologado con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.
  2. Otros informes que se deben presentar son aquellos que permitan recoger transacciones, datos y sucesos observados al momento de realizar la toma física:
  1. Traslados realizados entre dependencias y Servidores Públicos.
  2. Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos y de aquellos que requieren reparación.
  3. Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que las áreas administrativas lleven a cabo los correspondientes ajustes de inventario según lo establecido en esta Guía.
  4. Conciliación final, la que se realizará en conjunto con el área de contabilidad la cual  se llevará a cabo a partir del resultado de la toma física y su confrontación con la información de Almacén -kárdex, inventarios individuales- y los registros contables.

Para efectuar la conciliación se debe tener claridad en:

Sobrantes Justificados:  Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de ingreso, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho.  Si los bienes se encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente el egreso correspondiente para dejarlos a cargo del Servidor Público o contratista que los esté utilizando.

Sobrantes No Justificados:  De encontrarse sobrantes, cuyo origen no se puede determinar, se procede a su valorización y elaboración del ingreso, con las respectivas observaciones y se elaborará el correspondiente registro en el sistema, tarjeta de kárdex o listados de control de bienes y sistema contable, con cargo a quien los tiene en uso, tomando como soporte el acta y el inventario físico en que se estableció dicho sobrante.  

Si la valorización requiere de conocimiento técnico o científico especializado, se realizará mediante la actuación de un perito que reúna las calidades para tal fin; de no existir personal capacitado dentro de la entidad para realizarlo, mediante autorización del ordenador del gasto se hará la contratación correspondiente.

Faltantes Justificados:  Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero ellos tienen como origen posibles errores u omisiones en los registros, plenamente comprobados y documentados, se procede a efectuar los ajustes del caso, dejando consignado expresamente el error u omisión que originó el hecho, en el acta y en el comprobante correspondiente. Este llevará el visto bueno del Servidor Público responsable o delegado para el proceso.

Faltantes No Justificados:  Cuando existan elementos faltantes no justificados o que no sea procedente o viable su compensación, en el informe final de inventario se dejará constancia del hecho, para que el responsable del Almacén proceda a constituir la responsabilidad en proceso a través de asiento contable, de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin.

Compensaciones:  Las compensaciones de faltantes con sobrantes que se presenten simultáneamente, se realizarán previa autorización de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional o por los Coordinadores Administrativos o Administrativos y Financieros en las Regionales o Agencias.  En tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar confusión en los ingresos o egresos de los bienes.

Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, deberán producirse los comprobantes de ingreso y egreso en forma simultánea, los que quedarán soportados con la copia del acta de valoración y pronunciamiento emitida por las dependencias antes citadas; en dicha acta se reconocen los sobrantes y faltantes del ejercicio y se determina realizar los correspondientes ajustes.

Responsabilidades:  De conformidad con la ley  es deber de los Servidores Públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes.

Son responsables administrativa y fiscalmente todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad del Instituto.

3.1.16  Actividades para mantener actualizados los registros de los bienes

Las actividades que se realizan deben permitir obtener de forma constante relaciones clasificadas, ordenadas, completas, detalladas y valorizadas de todos los bienes que constituyen el patrimonio de la entidad, con el propósito de verificar, analizar, valorar y controlar los bienes para evitar errores, pérdidas, inmovilizaciones, deterioro, mermas o desperdicios y que permitan rendir los informes que se requieran a cualquier nivel organizacional.  En cumplimiento de lo previsto, se deben realizar procesos del tipo.

3.1.16.1  Inventarios permanentes o rotativos de existencia en bodega

Los registros de inventarios permanentes y actualizados sobre la existencia de bienes en la bodega, involucra tanto los devolutivos como los bienes de consumo y los que están bajo la responsabilidad del Servidor Público de Almacén.

Estos registros se llevan mediante un sistema que considerará las diferentes clases de novedades y conceptos que originan los movimientos contables y administrativos de los bienes y que permitirá el seguimiento de cada uno de ellos a través del sistema de kárdex o sistema de control individual a que obliga la norma contable.

La actualización de esta información puede realizarse en fechas diferentes a la toma física anual y estaría comprendida durante el periodo contable.  Este proceso no se constituye en una toma física obligatoria, se realizará de acuerdo con el interés que tenga la entidad o por iniciativa del responsable del Almacén con el fin de mantener actualizada la realidad económica que reflejan los bienes para la entidad.

El procedimiento a seguir no es diferente al establecido para la toma física de los bienes en bodega.  Su denominación como inventarios rotativos o selectivos se interpreta como la confrontación física de los bienes de un grupo o más grupos de referencias, de aquellos bienes que se encuentran en un determinado lugar, bodega o incluso en un estantería.  

La información obtenida podrá recopilarse en una carpeta denominada inventarios rotativos o de seguimiento a bienes en bodega  y al final servirá como herramienta para la revisión y cuadre del inventario anual.

3.1.16.2  Inventario para la entrega de almacenes y bodegas

Son aquellos inventarios físicos levantados con el propósito de entregar los bienes y transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del responsable del manejo del Almacén.  Cuando por cualquier motivo -traslado, separación del cargo, etc.- un Servidor Público deba hacer entrega del Almacén bajo su responsabilidad, deberá hacerse un inventario físico, el cual incluirá en forma separada tanto los bienes que tenga para su uso en oficinas o dependencias, como los que se hayan suministrado a Servidores Públicos y Contratistas que dependan de él.

El Responsable del Almacén es el encargado de llevar el control de los bienes en servicio directamente o a través de la delegación de funciones y no tendrá que efectuar inventario físico ni entrega de tales bienes puesto que se encuentran bajo la responsabilidad de los diferentes Servidores Públicos a través de inventarios individuales; sin embargo deberá entregar la documentación a su cargo, relacionada con tal control, debidamente actualizada y clasificada por dependencias y responsables.

No corresponde al Servidor Público hacer entrega del inventario de bienes inmuebles, con excepción de los que le hayan sido asignados  para su uso.  Pero en el evento de que este Servidor Público fuese el responsable de llevar la cuenta por valores de los inmuebles, bastará con verificar los saldos que figuran en ella.  Si el Servidor Público saliente, demora o dilata la entrega, el superior inmediato deberá designar una persona del área administrativa para que realice el inventario físico y entregue los bienes existentes al nuevo responsable de almacén.

Para este efecto notificará al Servidor Público saliente del procedimiento que se va a emplear, indicando lugar, fecha y hora de iniciación del mismo.  De todo el proceso se dejará constancia en el  acta de entrega, indicando las novedades que se presenten.

3.1.16.3  Control para el manejo de los bienes en servicio

Los responsables de los almacenes en las Regionales, Agencias y Sede Nacional ejercerán el control de los bienes en servicio -todos los bienes que fueron puestos a disposición de los Servidores Públicos, Contratistas o terceros, contratos de comodato, etc.-, para el cumplimiento de sus funciones y obligaciones y llevarán un registro actualizado de las novedades y traslados, de tal forma que se pueda determinar en cualquier momento, la relación de bienes a cargo de todas y cada una de las dependencias y a cargo de todos y cada uno de los responsables que los usen o custodien.

El responsable de almacén debe enviar a las dependencias y Servidores Públicos de la entidad, por lo menos una vez al año, la relación de los bienes en servicio para que, previa confrontación física, cada responsable certifique su conformidad en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles.  Si el Servidor Público responsable de los bienes encuentra inconsistencias al confrontar la relación o acta de bienes que tiene a cargo contra el inventario físico realizado, de los bienes que le han sido suministrados para su servicio, comunicará por escrito dentro del plazo antes estipulado, al Servidor Público encargado del control de inventarios -Responsable de Almacén- sobre las diferencias detectadas -faltantes y sobrantes- para que efectúe las verificaciones y correcciones si a ello hubiere lugar.

Cuando en la dependencia existan bienes de uso común, éstos serán cargados al Jefe respectivo y no a sus subalternos.  Será a éste a quien se le apoye con el respectivo control.

3.1.17  Rendición y trámite de inventarios y responsables de los bienes

3.1.17.1  ¿Quiénes son gestores -cuentadantes- en el ICBF?

  1. Los Servidores Públicos del ICBF que tengan, usen, custodien o administren bienes muebles de propiedad del Instituto mediante asignación por parte de los Grupos de Almacén e Inventarios.
  2. Los contratistas del ICBF y las personas naturales o jurídicas que en virtud de la aplicación de las normas de contratación administrativa, reciban bienes de propiedad del ICBF.
  3. Las demás entidades del sector público que a cualquier titulo manejen, administren, utilicen, custodien o posean bienes de propiedad del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

3.1.17.2  Personas obligadas a rendir inventarios

  1. Los responsables de almacén en la Sede Nacional, Regionales y Agencias del ICBF, elaborarán inventarios físicos de elementos almacenados que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia a 31 de diciembre de cada año.
  2. Los Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores, Coordinadores de Grupo y demás servidores público del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, así como los contratistas o las personas naturales o jurídicas que tengan, usen, custodien o administren bienes muebles de propiedad del ICBF, rendirán inventario valorizado de ellos a 31 de diciembre de cada año.
  3. La Dirección Administrativa en la Sede Nacional y los Grupos Administrativos o Administrativos y Financieros en las Regionales y Agencias tendrán a su cargo el cuidado, custodia y administración de los bienes inmuebles que figuran en sus registros contables.  De igual manera elaborarán el inventario de dichos inmuebles con el contenido de la información pertinente.

3.1.17.3  Personas y/o dependencias obligadas a exigir rendición de inventarios

Corresponde a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional, a los Grupos Administrativos o Administrativos y Financieros en las Regionales, a los Directores Seccionales en las Agencias y a los Coordinadores en los Centros Zonales, exigir la rendición de los inventarios por parte de las personas obligadas a presentarlos, ciñéndose a las disposiciones, codificación y reglamentación establecidas en esta Guía y demás normas complementarias que sobre la materia dicten las autoridades competentes.

3.1.17.4  Responsabilidades de quienes tienen bienes a su cargo

Las personas que tengan, usen, administren o custodien bienes muebles o inmuebles de propiedad del Instituto, son responsables de la pérdida o daño que sufran los mismos, cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otra causa justificada.  Esto último sin perjuicio de la obligación de repararlos o reponerlos.  La firma de los inventarios implica responsabilidad administrativa y fiscal por parte de las personas a que se refiere la presente Guía, por lo tanto dicha firma deberá quedar registrada en forma manuscrita y original en todos los ejemplares del inventario.

  1. Inventarios Individuales

A través de este mecanismo todos los Servidores Públicos o contratistas responderán ante al administración del Instituto por la salvaguarda de los bienes que se encuentran registrados en sus inventarios.

Estos inventarios individuales se llevarán en carpeta de archivo en cada uno de los almacenes, donde serán actualizados de acuerdo a los movimientos que realicen los gestores -cuentadantes- o personas responsables de los bienes ya sea, a través de traslados con otros Servidores Públicos, contratistas  o  por medio de devoluciones al almacén.

Será responsabilidad de cada persona velar por el cuidado de los bienes  a su cargo, saber donde se encuentran  dichos bienes y efectuar los correspondientes  movimientos                 -traslados, devoluciones- haciendo llegar al almacén los formatos debidamente legalizados, con el  fin de que allí se proceda a actualizar los registros en el sistema de inventarios.

En el evento en que un Servidor Público sea trasladado de una dependencia a otra, esta hará entrega de los elementos devolutivos a su cargo, al jefe inmediato o a quien este delegue, teniendo en cuenta que los equipos de cómputo, sillas, papeleras y otros, son herramientas requeridas para el desarrollo de las tareas propias de la dependencia en la cual se encontraba laborando el Servidor Público.  

En el evento en que la persona trasladada sea un Director, Subdirector, Jefe de Oficina o Coordinador de Grupo, los bienes devolutivos que tenga en su inventario individual al momento del traslado, deberán quedar al servicio del área donde se encuentran ubicados, salvo que el nuevo jefe o quien reciba dichos bienes autorice su traslado siempre y cuando no se afecte la eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de los objetivos de las diferentes dependencias.  Con el cumplimiento de esta política se garantizará la permanencia de los recursos físicos para el normal funcionamiento de cada una de las áreas.

  1. Inventarios por cambio de responsable

Los Jefes de Dependencia al tomar posesión de sus cargos exigirán a su antecesor y a falta de este al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que queden a su cargo.  Dicha diligencia se hará en acta, dejando constancia de las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes.

Las actas serán firmadas por la persona que entrega, la persona que recibe y el responsable de almacén, quien actuará como veedor del proceso de entrega.  Para el cumplimiento de lo anterior se deberán constatar y cotejar los inventarios individuales actualizados.

Los faltantes serán contabilizados como responsabilidades en proceso  a nombre de la persona que los tenía a su cargo de acuerdo con el inventario individual.

  1. Inventario por vacaciones, licencias, comisiones o retiro temporal

Los Servidores Públicos responsables de inventarios individuales, en los eventos de vacaciones, licencias, comisiones o cualquier otra causa de retiro temporal por quince (15) días hábiles o más, tienen la obligación de entregar por inventario todos los bienes que tenían a su cargo al jefe o superior inmediato, de lo cual se levantará el acta correspondiente.

En caso de no realizarse la entrega, los faltantes o daño que posteriormente se detecten serán responsabilidad de quien tiene a su cargo los bienes en el inventario individual.

Notas:

  1. Cuando por caso fortuito, fuerza mayor o renuencia del Servidor Público, no sea posible dar cumplimiento a lo establecido en los temas referentes a “Inventario individual”, “inventario por cambio de responsable” e “Inventario por vacaciones, licencias, comisiones o retiro temporal”, el jefe o superior inmediato deberá designar el Servidor Público que debe llevar a cabo las diligencias de entrega y recibo de los bienes, dejando las constancias del caso.
  2. Los inventarios individuales deberán contener una nota que textualmente diga: “Autorizo al pagador para que descuente válidamente del monto total de mis sueldos y prestaciones, la suma correspondiente al valor de reparación o reposición de los bienes que estando a mi servicio, administración o custodia, o en cualquier caso, relacionados en mi inventario individual, hubieren sufrido daño o pérdida por mi causa y que la decisión haya sido proferida mediante un proceso de responsabilidad fiscal adelantado por autoridad competente,   siempre y cuando no se afecte el salario mínimo legal y la parte inembargable del salario ordinario”.
  3. La orden de cumplimiento de lo anterior, respecto de la cuantía que debe cancelarse o descontarse, será impartida por el Director Administrativo en la Sede Nacional, por los Coordinadores Administrativos o Administrativos y Financieros en las Regionales y por los Directores Seccionales en las Agencias.

3.1.17.5  Archivo de documentación de inventarios

Los Servidores Públicos que ejerzan las funciones de control de inventarios llevarán carpetas individuales por cada persona y en ellas deben archivarse los documentos soporte de los diferentes movimientos de inventario tales como: Traslados, devoluciones, asientos de contabilidad, listados de inventarios históricos debidamente firmados por el gestor. Estos documentos organizados en forma individual deben coincidir en su información con los registros del sistema de información que utilizado en la entidad.

3.1.17.6  Devolución de bienes al almacén

Son las entregas al almacén de los bienes que debido a su estado de deterioro y/o obsolescencia no prestan servicio alguno en las dependencias.  Dichas entregas son realizadas al almacén, por el Servidor Público o tercero que tenga los bienes bajo su cuidado y se encuentren en el inventario individual.  Para esta gestión es pertinente diligenciar, por parte de los gestores -cuentadantes-, el formato denominado “Devolución de Elementos Devolutivos”

Instrucciones  

-- Recibir y revisar formato de devolución diligenciado por los Servidores Públicos o contratistas.

-- Radicar formato colocando fecha y número de consecutivo.

-- Recoger por parte del Almacén, los elementos devolutivos del Servidor Público o contratista que entrega que entrega los bienes.

-- Actualizar en el sistema de información el inventario individual de la persona que devuelve los bienes.

-- Archivar copia de formato de devolución en las carpetas de inventario individual.

-- Elaborar informe mensual de devolución de bienes

3.1.17.7  Traslados de elementos entre gestores -cuentadantes- y entre estos y el Almacenista

Este  procedimiento aplica para los movimientos de inventarios de elementos de carácter devolutivo entre los diferentes gestores -cuentadantes- y entre éstos y el Almacenista,  en los diferentes niveles de la entidad, cuando dichos elementos no se requieren para el cumplimiento de las funciones.  Para esta gestión es pertinente diligenciar, por parte de los gestores -cuentadantes- o contratistas que intervienen en el traslado, el formato denominado “traslado de elementos devolutivos”

Con los traslados se busca garantizar que los movimientos de dichos  elementos queden legalizados y sus registros sean actualizados en el módulo de inventarios del sistema de información.

Instrucciones  

-- Recibir y revisar formato de traslado diligenciado por los Servidores Públicos o contratistas.

-- Radicar formato colocando fecha y número de consecutivo y entregar una copia a cada una de las personas que intervienen en el traslado.

-- Trasladar físicamente por parte de los gestores –cuentadantes- los elementos devolutivos de la dependencia que entrega a la dependencia que recibe, cuando fuere el caso.

-- Recoger por parte del Almacenista, los elementos devolutivos del Servidor Público o contratista que los traslada, cuando se trate de traslados hechos al Almacenista.

-- Actualizar en el sistema de información, el inventario individual de la persona que entrega los bienes y de quien los recibe.

-- Archivar copia de formato de traslado en las carpetas de inventario individual.

-- Elaborar informe mensual de traslado de bienes.

3.1.17.8  Certificado de inventarios

  1. Los Servidores Públicos al momento del retiro de la entidad, deberán hacer entrega de los bienes a su cargo al jefe inmediato o a quien este delegue, diligenciado el formato de traslado de elementos.
  2. Estas personas deben hacer llegar el formato de traslado, debidamente diligenciado y firmado, al almacén en las Regionales, Agencias y Sede Nacional.
  3. Los responsables de Almacén, con base en los formatos de traslado recibidos, procederán a efectuar los registros para actualizar los inventarios individuales  tanto de la persona saliente como de quien recibe los bienes.
  4. El responsable de almacén generará un certificado de inventarios, el cual una vez firmado por este, es remitido a la dependencia de personal en las Regionales, Agencias y Sede Nacional; otra copia es entregada al Servidor Público y la restante es archivada en la carpeta del inventario individual.
  5. El responsable de almacén deberá informar mediante oficio a la dependencia de personal mencionada en el punto anterior, sobre los bienes devolutivos pendientes por entregar de parte del Servidor Público, con el fin de que proceda a la pignoración de prestaciones y cesantías por el valor de los bienes pendiente de legalizar.
  6. El responsable de almacén informará a través de oficio a la Oficina de Control interno Disciplinario, sobre los bienes faltantes a cargo del Servidor Público  para los efectos previstos en la Ley 734 de 2002.

3.1.17.9  Visitas periódicas de almacén e inventarios a las dependencias

El cumplimiento de las funciones de Almacén se precisa implementar controles para los bienes, de modo que el responsable del almacén o quien haga sus veces, debe realizar inventarios selectivos o rotativos en las dependencias de la entidad en cualquier periodo del año, para comprobar la existencia física de los elementos devolutivos y brindar asesoría en materia de  inventarios; esto como parte de los mecanismos para mantener actualizado el sistema de información, así:

  1. Realizar visitas periódicas para efectuar constatación física directa por dependencia y usuario, visitas que serán realizadas por un Servidor Público del Almacén.  Si en este ejercicio se encuentran bienes sin registrar en los inventarios o se observa que hay errores en su registro, debe procederse a la preparación de ajustes, incorporación de sobrantes o constitución de responsabilidades por presuntos faltantes, según el caso.
  2. Remitir al responsable de los bienes, el inventario individual con el objeto de que lo confronte contra sus existencias físicas.  Una vez llevado a cabo este proceso, el inventario individual deberá ser firmado y enviado al responsable de almacén en señal de aceptación o conformidad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del inventario.

En caso de inconsistencias, el responsable de los bienes comunicará por escrito al Almacén sus inquietudes y observaciones dentro del mismo tiempo, situación que permitirá mantener actualizado la base de datos del sistema de información que es utilizado para el control de inventarios.

4.  INFORMES Y RENDICIÓN DE CUENTAS

-- Informes a rendir a las áreas de Contabilidad

Los responsables de almacén en las, Regionales, Agencia, y Sede Nacional, rendirán los informes y cuentas que correspondan al movimiento y manejo de bienes para el debido registro contable, en las fechas y plazos señalados en la programación financiera.  Los registros contables se efectuarán teniendo en cuenta el plan contable para el ICBF.

Los informes se rendirán a la dependencia de contabilidad del Instituto con la siguiente periodicidad:

-- Diaria:  Boletín Diario de Almacén adjuntando  todos los comprobantes de ingreso y egreso, así como los asientos contables  generados en la fecha respectiva.

-- Mensual:  Boletín mensual de Almacén al cual se deben adjuntar las relaciones mensuales de ingresos y de egresos de: materiales y suministros y devolutivos, el análisis de movimiento de Almacén por cuentas de balance, los asientos contables y el balance de almacén.

-- Inventario de bienes de consumo en bodega: Reporte de bienes con periodicidad semestral o anual de acuerdo a los requerimientos de la Administración.  Sin embargo, éste se generará al menos una vez al año, con corte a 31 de diciembre.

-- Inventario de bienes devolutivos en bodega: Reporte de bienes con periodicidad semestral o anual de acuerdo a los requerimientos de la Administración.  Sin embargo, este se generará al menos una vez al año, con corte a 31 de diciembre.

-- Inventario individual de bienes en servicio:  Reporte de bienes consolidado con periodicidad anual y corte a 31 de diciembre.  Sin embargo, éste se generará en un periodo diferente si por circunstancias especiales fuere requerido por la administración.

-- Informes a rendir al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros-

Los informes que se describen a continuación deben ser remitidos  mensualmente, con destino al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional a través de la valija regional. -Resolución N° 1239 del 9 de julio de 2003, por la cual se establece el procedimiento para flujo de información entre Regionales, Agencias y Sede Nacional"-.

-- Relación de nuevos bienes para asegurar:  Reporte mensual de todos los bienes -muebles, inmuebles, vehículos, etc.- ingresados al ICBF a través de las diferentes modalidades presentadas en esta Guía, anotando la fecha de ingreso, detalle y valor.

-- Relación de bienes dados de baja para retirar del seguro: Reporte mensual de todos aquellos bienes que sean dados de baja definitiva del ICBF y retirados de los registros contables a través de las diferentes modalidades presentadas en esta Guía, anotando la fecha de salida, detalle y valor.

-- Movimiento de bodega:  reporte mensual que hace referencia a la rotación mensual de elementos de consumo -saldo inicial + ingresos – egresos, saldo final- tales como:

-- Bienestarina

-- Otros alimentos

-- Materiales y suministros

Los datos referentes a los alimentos deben ser presentados en cantidades y valores.  Ej:  Kilos de Bienestarina

  1. Valores transportados: Reporte mensual que hace referencia al dinero en efectivo transportado diariamente, anotando el detalle,  la fecha de despacho, sitio de origen de destino y valor.

-- Bienes transportados: Reporte mensual que hace referencia al valor de los elementos de consumo y devolutivo, transportados durante el mes, anotando su descripción, fecha del despecho,  origen, destino de los mismos y valor.

Las áreas administrativas en los diferentes niveles del Instituto tendrán a cargo la supervisión y vigilancia sobre la confiabilidad y oportunidad en la rendición de los informes contables de movimiento y manejo de bienes.

5.  CASOS PARTICULARES

“Todos los bienes adquiridos por el ICBF en desarrollo de programas que se ejecuten al interior del mismo, deben ser ingresados al almacén.”

5.1  Muebles, enseres y equipo de oficina empotrados – fijos en las paredes de inmuebles

Teniendo absoluta claridad de sus características, el registro contable y el control administrativo de este tipo de bienes será el mismo que se aplica a las mejoras de las edificaciones, por lo que se contemplará como un mayor valor de las mismas.  Para efectos de la depreciación, esta se causará por el mismo periodo de vida útil de la edificación.

5.2  Bienes entregados en desarrollo de proyectos de inversión social

  1. Los bienes devolutivos y de consumo adquiridos en desarrollo de proyectos de inversión cuyo objetivo es atender necesidades de la comunidad, distintos de aquellos que nacen al interior de la entidad para mejorar su capacidad operativa u administrativa, deben tratarse contablemente en forma separada, reconociendo su impacto social como servicios o bienes entregados a la sociedad en cumplimiento del cometido estatal.
  2. Cuando se trate de bienes que en su conjunto hacen parte de un solo proyecto mediante el cual se atienden necesidades comunitarias, aunque individualmente no tienen un costo representativo o que la erogación requerida para su adquisición se considera de menor cuantía, contablemente deben clasificarse en las cuentas de Inversión Social Diferida y Amortización durante el periodo que se estime habrán de prestar beneficios.
  3. Desde la perspectiva meramente administrativa, la entidad debe diseñar e implementar los mecanismos de control y seguimiento de los programas y de los bienes entregados para tal fin.

5.3  Compras a través de proveeduría integral

El sistema de contratación bajo la modalidad de proveeduría integral, permite a las empresas concentrar los recursos estratégicos en su negocio central y así ahorrar costos operativos con el propósito de generar mayor productividad.  Teniendo en cuenta que este tipo de contratación posibilita la adquisición de un número considerable de elementos o servicios de frecuente utilización, es necesario agotar todos los requisitos previstos por la Ley para llevar a cabo cualquier tipo de contratación.

Con el propósito de que el contratante además de recibir lo ofrecido en lo que respecta a la entrega de los bienes o servicios en el lugar determinado, en el tiempo y al costo convenidos, pueda desarrollar mecanismos de control y seguimiento internos y externos a los bienes objeto del contrato, el proveedor debe proporcionar y garantizar un sistema de información en tiempo real, estructurado en la comunicación, infraestructura física y de transporte.

Antes de suscribir el contrato, deben ser analizados los beneficios que se obtendrán en la optimización de procesos tales como almacenamiento y manejo de recursos financieros del tipo costos de oportunidad y de capital invertido en inventarios.  Dentro de los parámetros de evaluación y control es importante tener en cuenta los aspectos relacionados con:

  1. El análisis costo-beneficio entre el proceso actual frente al propuesto -proveeduría integral- debe ser positivo para la entidad.
  2. Los elementos objeto del contrato se deben consumir en el mismo periodo -mensual, bimensual- para el cual son suministros.
  3. Para el control de este tipo de contratos la entidad deberá contar en sus diferentes áreas con procesos administrativos y de gestión, al igual que con controles estadísticos, planes de compras, manejo y suministro de elementos, con el objeto de lograr los objetivos propuestos.
  4. Para registrar el seguimiento al consumo, evolución del contrato y el cumplimiento de los objetivos definidos para medir la eficiencia del proceso será el Almacén apoyado por el área administrativa, el encargado de desarrollar los procedimientos.
  5. Al diseñar un proceso administrativo y contable debidamente reconocido, se debe incluir como mínimo aspectos tales como:
  1. Mecanismo de control que garanticen el adecuado seguimiento del manejo de los elementos que se adquieren por proveeduría integral.
  2. Los controles que se establezcan deben permitir el cumplimiento de lo solicitado por los órganos de control.
  3. Mantener información estadística que permita hacer análisis y comparativos históricos control individual por elemento, Servidores Públicos, áreas, de las adquisiciones y consumos realizados mensual o bimensualmente para la toma de decisiones.
  4. Deben identificarse claramente las áreas responsables de la contratación, ejecución y cumplimiento del contrato desde la solicitud del usuario teniendo en cuenta los niveles de autorización establecidos, hasta el pago al proveedor; incluyendo la revisión de lo solicitado, el cumplimiento de las garantías y el lleno de los requisitos del proceso de contratación.
  5. Los soportes para registrar contablemente la realidad de los hechos económicos y para realizar los procesos de pago, deberán ser expedidos por el Servidor Público autorizado para tal fin; en estos casos el certificado de recibido a satisfacción que no sea emitido por el responsable de almacén, deberá ser expedido por el Jefe de la Dependencia que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato y este se constituirá en soporte suficiente para reconocer y pagar la obligación que de ellos se deriva.
  6. En razón de lo expuesto, es viable obviar el registro de ingresos y egresos por Almacén de los elementos de consumo manejados a través de este sistema y en su defecto hacer directamente el registro contable en las cuentas de gastos o costos cuando se trate de contratación de servicios de proveeduría integral.

5.4  Compras al extranjero -importaciones-

Es la adquisición o compra de bienes de procedencia extranjera, previo trámite y cumplimiento de las disposiciones legales.

Si los bienes adquiridos mediante procesos de importación, han sido objeto de constitución de amparos mediante póliza de seguros, serán recibidos con la intervención de un representante acreditado por la respectiva Compañía de Seguros, previamente notificada e invitada a participar en el procedimiento de recibo y apertura del correspondiente embalaje.

Si la aseguradora no se hiciera presente, se iniciará la operación de ingreso al almacén en la fecha y hora previstas, elaborando un acta en la que conste la ausencia del representante de la entidad aseguradora.  De presentarse faltante y/o averías en los bienes importados, se consignará tal situación en el acta; copia de la misma se enviará a la entidad aseguradora, a la empresa transportadora y la Representante legal de la entidad que tramitó la importación, solicitando las aclaraciones y restituciones del caso. Esta acta deberá ser firmada por todos los Servidores Públicos que participaron en el proceso.

El comprobante de ingreso se tramitará solamente para aquellos bienes que concuerden con el documento soporte y que no presenten avería o daño, los demás serán devueltos al proveedor.

Solo se podrán recibir elementos sustituidos de partes o repuestos para equipo especializado, mediante autorización escrita del Representante Legal, Director o Gerente de la entidad o del Servidor Público que se delegue para tal fin y con la presencia de un técnico o profesional especializado en el área, que certifique la cantidad, similitud y que garantice que el bien puede ser utilizado presentando las mismas ventajas y resultados.

5.5  Compras por caja menor

  1. Por caja menor se pueden adquirir elementos siempre y cuando no existan en el Almacén y su requerimiento sea de estricta urgencia, en cuyo caso su adquisición deberá ser inmediata.
  2. Por caja menor se pueden adquirir, además de elementos de consumo, elementos devolutivos, siempre y cuando en la constitución de la caja se hayan asignado los respectivos rubros.
  3. Cuando se trate de compras de elementos devolutivos por caja menor, será condición indispensable para su legalización que todos los elementos sean recibidos por el solicitante y que se elabore el ingreso y egreso de almacén respectivos, en concordancia con la factura de compra, debidamente aprobada por el Servidor Público autorizado.

Estos elementos serán registrados en el movimiento del almacén, teniendo como soporte la constancia de haber sido  recibidos directamente en el lugar de utilización.

5.6  Divisiones modulares

Dentro de este concepto se pueden incluir elementos tales como paneles, bases, gabinetes, repisas, pedestales, superficies, etc., utilizados para el diseño y construcción de oficina abierta.

Para efectos de la clasificación contable de estos bienes es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. Que son elementos movibles y desarticulables que de acuerdo a las necesidades de la administración se reubican para el diseño de las oficinas, por lo cual se considera que estos no incrementan el valor del bien inmueble donde se encuentran instalados, y en consecuencia no constituye en adiciones y mejoras.
  2. Por sus características estos bienes pueden catalogarse como muebles, sin embargo debidos a las dificultades que implican su cuidado, manejo y control por parte de las oficinas de Inventarios, así como por parte de los Servidores Públicos y contratistas que los tendrían de sus inventarios individuales, no es inconveniente su incorporación como bienes muebles dentro del patrimonio del Instituto y por lo tanto no deban asignarse en los inventarios antes mencionados.

Por las razones anteriormente expuestas se recomienda, darles el tratamiento de Cargos Diferidos dentro del plan de cuentas del ICBF, con un tiempo promedio de amortización de tres (3) años.

5.7  Bienes en poder de terceros

  1. Todos aquellos bienes muebles que sean adquiridos por las Unidades Aplicativas -hogares infantiles, instituciones, etc.- para el desarrollo de las actividades propias de sus programas, en virtud del contrato suscrito con el ICBF y con recursos del mismo, deberán ser incorporados a los activos del instituto a través de ingreso de almacén, para lo cual el Almacenista exigirá los documentos a que haya lugar.
  2. Los bienes muebles que sean adquiridos por estas instituciones con sus propios recursos o con el producto realización de actividades tales como: rifas, basares, fiestas, bonos, etc., no deberán incorporarse a los activos del ICBF, salvo en los casos en que las asociaciones o juntas administradoras decidan ofrecerlos en donación al instituto frente a los cual y previa aceptación por parte de los Directores Regionales y Seccionales, el responsable del almacén procederá a elaborar el correspondiente ingreso al almacén por donación.
  3. Los elementos entregados a estas instituciones en carácter de donación, por personas naturales o jurídicas, para el desarrollo de los programas del sistema Nacional de Bienestar Familiar, no serán incorporadas a los activos del ICBF, salvo que estas instituciones decidan efectuar la cesión gratuita a nombre del Instituto, en cuyo caso se procederá de conformidad con las normas estipuladas para el efecto.

5.8  Baja de software

Este proceso surtirá los mismos pasos establecidos en la presente Guía para baja definitiva de bienes.

5.8.1 Software tipificado como no útil u obsoleto

Plenamente identificado que el programa no es utilizable en la entidad, pero se tiene conocimiento que puede prestar servicio en otra, se procederá a realizar traspaso mediante resolución que autorice la baja y acta de entrega a valor en libros o el que se estipule; la transacción implicará la salida definitiva del programa, licencias y derechos; los registros de salida definitiva de Almacén y Contabilidad estarán soportados por el acta que autoriza la baja y entrega -traspaso a otra entidad-, a la cual se anexarán los oficios de ofrecimiento y aceptación.

Si en el evento de realizar una baja de equipos de cómputo, el software va incorporado, deberá especificarse este hecho en el acta de baja detallando el valor de cada uno de los componentes.

5.8.2  Software tipificado como inservible

Se define inservible un software cuando posee características y especificaciones cuyo objeto fue satisfacer necesidades propias de la entidad, que previo análisis técnico elaborado por el área de sistemas se haya determinado que el Instituto no lo utilizará en el futuro, no podrá ser usado por otra entidad y/o existe reserva sobre el mismo y que tampoco pueda ser utilizado para entregarse como parte de pago en la adquisición de nuevos software.

Definido lo anterior, se procederá a la destrucción del original y de todas sus copias, incluidas las licencias que acreditan su propiedad.

En el acta de destrucción se dejará constancia de la extinción total del software. Este procedimiento surtirá los pasos definidos en la  presente Guía para la baja de inservibles.

Los egresos de Almacén y la afectación contable se soportarán con la resolución que autorice su baja y el acta de destrucción, a la que se anexará una certificación expedida por el personal competente en donde se deje constancia de  la eliminación del software que esta habilitado en los equipos de la entidad

5.8.3  Bienes que no son propiedad de la entidad

Es la salida definitiva de los bienes que por alguna razón fueron incorporados en el inventario de Propiedades, Planta y Equipo y que mediante previa verificación técnica y legal  se determinó que no son propiedad del ente público, se debe realizar la entrega al correspondiente dueño quien deberá demostrar su propiedad.

Mediante egreso por baja de bienes se formalizará la salida de estos y en el acta de entrega se detallarán las razones que justifican este hecho, la autorización del retiro de los registros administrativos y contables.  Se deberá anexar copia del documento que certifique la propiedad de quien reclame y el acta de entrega debidamente firmada por las partes.

5.8.4  Depósito de bienes

Hay depósito cuando se entregan bienes o cosas bajo la custodia a guarda de la entidad o persona que puede asumir la obligación de responder por ellos y devolverlos cuando se le exija.

Para hacer depósito de bienes del ICBF, por razones de inseguridad o incapacidad local donde se encuentren, de imposibilidad de mantenerlos en las bodegas del instituto, falta de local, terminación o aplazamiento de obras, falta de Servidores Públicos responsables de almacén o cualquier otra causa que justifique el depósito para la defensa, cuidado o conservación de los mismos, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. Solicitud presentada por el responsable de almacén a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y a las  Direcciones Regionales y Agencias en el nivel territorial.
  2. En la solicitud se debe presentar la relación pormenorizada de los bienes a depositar, con indicación de las  agrupaciones de inventario, cantidad, estado, especificaciones y valores con que figuren en los registros contables.
  3. Se incluirá también la entidad o persona a quien deben confiarse los bienes, lugar y sitio donde deben entregarse, motivos que justifiquen el depósito, tiempo y costo estimados.
  4. Elaboración y legalización del contrato de acuerdo con las normas vigentes.
  5. Acta de entrega  firmada por el responsable de almacén con el visto bueno superior administrativo y por los personas designadas por la entidad que recibe el depósito; en dicha acta se dejará constancia de la descripción de los bienes, cantidad, estado, especificaciones y valores con que figuran en los registros contables.

Los bienes en depósito no pueden darse de baja en los inventarios del Almacén o del Servidor Público que los tenía, donde seguirán figurando dejando constancia de que se encuentran en depósito.

Ningún Servidor Público al servicio del ICBF podrá recibir o dar en depósito bienes de propiedad del Instituto sin el cumplimiento de los requisitos fijados en esta Guía.  Los bienes en depósito bajo circunstancias irregulares serán declarados como sobrantes o faltantes según el caso, con las responsabilidades a que haya lugar.

5.8.5 Reciclaje

Algunas definiciones sobre el término “RECICLAR” se pueden leer en el diccionario de la Real Academia de lengua española, las cuales para la información de los lectores se refieren a continuación:

- Someter un material usado a un proceso para que se pueda volver a utilizar.

- Dar formación complementaria a profesionales o técnicos para que amplíen y pongan al día sus conocimientos.

- Dar una nueva formación a profesionales o técnicos para que actúen en otra especialidad.

- Someter repetidamente una materia a un mismo ciclo, para ampliar o incrementar los efectos de este.

Diariamente en las Regionales, Agencias, Centros zonales y Sede Nacional se generan grandes cantidades de materiales, producto de los diferentes procesos de trabajo y que se pueden aprovechar en beneficio de de la misma entidad a través de la elaboración de contratos o convenios de RECICLAJE, suscritos con organizaciones especializadas en este campo y con quines se puede buscar el aprovechamiento de todos aquellos residuos sólidos tipo papel a cambio de recibir elementos de papelería y útiles de oficina necesarios en para el normal funcionamiento del Instituto.

En momentos de crisis financiera y como una estrategia viable en la búsqueda de recursos que faciliten el suministro de insumos para el desarrollo de las actividades diarias en el ICBF, se presenta esta alternativa con el fin de que pueda ser implementada en los diferentes niveles de acuerdo a las características del entorno y la realidad territorial.

Existen productos que hoy día son considerados vitales para el efectivo accionar de las diferentes dependencias del Instituto y sin los cuales algunas actividades de trabajo pueden sufrir un impacto negativo en términos de eficiencia. Se mencionan varios a saber: Papel bond de 75 gramos tamaño carta, papel bond 75 gramos tamaño oficio, toner y cintas para impresora de distintas marcas y referencias, disquetes y CDs  entre otros.

En la práctica se pueden aprovechar todos los residuos sólidos tipo papel y otros tales como llantas usadas, cartón, trozos de madera, etc., a cambio de los elementos citados en el párrafo anterior, dependiendo desde luego de las cantidades del material reciclable, las necesidades del Instituto, los precios de los productos nuevos y de las posibilidades de los oferentes en el mercado territorial.

Se refieren a continuación algunas de las condiciones que pueden servir de referente para el desarrollo de los contratos o convenios que apunten a jalonar estos procesos:

Obligaciones especiales del contratista

- Recolectar el papel reciclaje en el sitio que se destine por parte del coordinador administrativo en las regionales y agencias y por la Dirección Administrativa en la Sede Nacional.

- Presentar cronograma de recolección de papel estableciendo horas y días.

- Asumir los costos que requiera para la recolección y traslado del papel, desde las instalaciones del ICBF hasta el sitio que el contratista considere pertinente.

- Garantizar la destrucción total del papel que recoja como producto del reciclaje dentro de las instalaciones del ICBF, antes de transportarlo.

- Entregar en el almacén del ICBF, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, de acuerdo con el papel recolectado dentro del mes anterior, los siguientes  elementos (describir las cantidades y descripción de los productos pactados en el contrato, que el contratista entregará al Instituto a cambio de la cantidad de papel reciclable, pej: 20 resmas de papel bond de 75 gramos tamaño carta por cada 500 kilos de papel reciclado).

- Entregar determinado número de canecas para la recolección de papel, identificadas con el logotipo del proyecto, junto a las cuales se ubicará un afiche informativo sobre el reciclaje, las cuales serán instaladas en diferentes sitios, previa aprobación del tamaño, modelo y color por parte del área administrativa del ICBF.

- Instalar una pesa o báscula y un extintor en el lugar destinado para la recolección del papel.

- Realizar el pesaje del papel mínimo dos (2) veces por semana, los cueles podrán ser incrementados  de común acuerdo entre el contratista y el supervisor del contrato. Este pesaje se deberá realizar en presencia del almacenista o de la persona que este delegue.

- Desarrollar campañas de recolección, talleres lúdicos y pedagógicos a los servidores públicos del ICBF, sobre el manejo ambiental y reciclaje.

- Realizar el mantenimiento y organización al sitio que sea destinado para la recolección y acumulación del papel.

Obligaciones especiales del ICBF

- Permitir la recolección del papel en los diferentes sitios del Instituto definidos por la regional, agencia o sede Nacional.

- Ejercer el control sobre el cumplimiento del servicio a través del supervisor del contrato.

- Elaborar por parte del supervisor un informe de gestión sobre el desarrollo del contrato y sus resultados en beneficio de la entidad.

Además de aprovechar unos insumos no utilizables por la entidad, este ejercicio busca despertar la sensibilidad en los servidores públicos para cuidar el medio ambiente en el trabajo y que esto pueda ser divulgado al interior de su entorno familiar, de su espacio comunitario,  tejiendo así una cadena que poco a poco agregará valor a la conservación del medio ambiente y por ende al mejoramiento de la calidad de vida de muchos colombianos.

II.  BIENES INMUEBLES

1.ASPECTOS GENERALES SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES
2.POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE BIENES INMUEBLES
3.ORIENTACIONES PARA LA GESTIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES

1.   ASPECTOS GENERALES SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES

La administración de los bienes inmuebles en el ICBF está ejercida directamente por cada Regional y Agencia, siendo responsabilidad de los Grupos Administrativos y/o Administrativos y Financieros.

La mayoría de los inmuebles del ICBF están siendo utilizados en los diferentes programas de la entidad tales como Unidades Administrativas, Centros Zonales, Hogares Infantiles, Centros de Reeducación, de Prevención, de Protección y de Rehabilitación, entre otros.

Aunque en la actualidad, la adquisición para el ICBF de bienes raíces por donación y compraventa es mínima, la tramitación de denuncias de bienes vacantes y vocaciones hereditarias genera un constante ingreso de inmuebles, es por ello que la entidad posee un patrimonio inmobiliario considerable cuya organización se hace imperativa para garantizar una eficiente administración.  Este hecho exige por parte de los Directores Regionales y Agencias, una especial atención respecto a aquellos inmuebles ubicados en su jurisdicción.

A pesar que el ICBF utiliza un alto porcentaje de sus inmuebles en los servicios y programas que ofrece para cumplir con su misión en materia de niñez y familia, en algunas Regionales y Agencias ha sido inevitable tomar en arriendo inmuebles de terceros para el cubrimiento total de las necesidades.  Esto ha encarecido el costo para el funcionamiento de los servicios por razones de adecuación y mantenimiento.

Por lo tanto se hace necesario un análisis de utilidad de los inmuebles, el cual se refiere al estudio riguroso que debe realizar la Regional o Agencia respecto de los posibles usos que puedan darse a los inmuebles de propiedad del Instituto ubicados en su Departamento o próximos a ingresar a su patrimonio.

El análisis de utilidad debe hacerse a la luz de las necesidades reales de la entidad.  Esto implica estudiar los posibles usos de las instalaciones o terrenos con miras a constituirse en Sedes Administrativas, Centros Zonales, Hogares Múltiples y Unidades Aplicativas de todos y cada uno de los programas de atención a niños, niñas y jóvenes.

Evidentemente, este es un trabajo que implica una visión integral, por lo tanto, debe ser adelantado de manera conjunta por los Grupos Administrativo y de Asistencia Técnica de cada Regional y Agencia, o quien haga sus veces, con el visto bueno del Director de la Regional o Agencia.  Para el efecto se diseñó un formato que se encuentra en carpetas públicas, formato donde además del análisis correspondiente, dispone de un espacio para emitir concepto a favor de una posible venta o sobre el servicio para el cual el inmueble resulta útil.

Cabe insistir sobre el criterio de utilidad, por cuanto son frecuentes los casos en los que las Regionales pagan arriendos para el funcionamiento de sus  servicios.

ALCANCES DE LA ADJUDICACIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES POR DENUNCIAS DE BIENES VACANTES Y VOCACIONES HEREDITARIAS

El artículo 708 del Código Civil hace referencia al alcance de la adjudicación de los bienes: “Si aparece el dueño de una cosa que se ha considerado vacante o mostrenca, antes de que la Unión la haya enajenado, le será restituida…”.

Se concluye entonces que la adjudicación realizada al ICBF es provisoria, lo que implica un dominio temporal que podría ser suspendido si apareciera su dueño a reclamarlo.

No obstante lo anterior, el artículo 709 del Código Civil expresa: “Enajenada la cosa, se mirará irrevocablemente perdida para el dueño”.  Este artículo le da la pauta al Instituto para adoptar una conducta respecto al dominio o propiedad de los bienes adjudicados en razón de los procesos declarativos de vacantes y mostrencos. En consecuencia, enajenar inmediatamente el bien, es decir venderlo, permutarlo, donarlo, entregarlo en dación en pago o bajo cualquier otra forma de transmisión de bienes y derechos debe ser una de las políticas a seguir.  (En el Manual de Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos, ver los numerales 3.12 “Restitución de los Bienes Adjudicados” y 3.12.1 “En Vacantes y Mostrencos”).

En razón de lo anterior, la dación en pago o cualquier otra forma de transferencia de la propiedad de los bienes ingresados, surge como una forma de prever eventualmente el futuro.

De otra parte, dentro de los procesos judiciales o trámites notariales sucesorales adelantados por el ICBF, en razón de su vocación hereditaria, si bien la adjudicación del bien es definitiva, la Ley le otorga a los herederos de mejor derecho al del Instituto la posibilidad de demandar al ICBF a través de la Acción de Petición de Herencia, con el  fin de recuperar los bienes adjudicados o su valor, dado el caso de que éstos hayan salido  del dominio de la Entidad.  No obstante, se reitera que mientras no haya una sentencia en contra, el Instituto es el único propietario de los bienes y puede disponer de ellos como considere, dentro del marco de su misión.

2.  POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE BIENES INMUEBLES

2.1  Reglamentación para la gestión de los bienes inmuebles

-- Para la suscripción de los contratos de comodato, arrendamiento, venta, permuta, traspaso y donación  que lleven a cabo  las Regionales y Agencias, estas se regirán por los procedimientos que se encuentran contenidos en el capitulo 6 del “Manual de Contratación para el ICBF”, adoptado por Resolución 1445 de 2003, los documentos orientadores y los modelos  que la Oficina Jurídica de la Sede Nacional ha dispuesto como herramientas para su aplicación.  Dicho manual se encuentra en  la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / carpetas públicas/ Oficina Jurídica / Contratación / Manual Contratación.

-- Adicional al documento anterior se desarrolló la segunda parte de la presente “Guía para la Gestión de Bienes en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar“ que establece, entre otros, las políticas y lineamientos generales en materia de bienes inmuebles.  Esta guía puede ser consultada en la en  la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / carpetas públicas / Dirección Administrativa / Bienes / Guía Gestión Bienes.

-- Cabe anotar que  esta Guía también  hace referencia al “Manual de Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos” desarrollado por la Oficina Jurídica, el cual recoge los procesos y procedimientos para la tramitación de las denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos.  Dicho manual se encuentra en la en  la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / carpetas públicas / Oficina Jurídica / Denuncias Bienes / Manual.

-- El “Manual de Diligenciamiento Plantilla de Requerimientos Básicos”, desarrollado por Price Water House Coopers, establece las normas y conceptos básicos que se deben tener en cuenta en el levantamiento y reconstrucción de la información de los bienes de la Nación,  ofreciendo las directrices para el correcto diligenciamiento de la Plantilla PROGA (Programa de Gestión de Activos) del Departamento Nacional de Planeación, plantilla  en la cual se debe incorporar y mantener actualizado el inventario de bienes inmuebles de propiedad del ICBF.

-- Adicional al documento anterior se encuentra el Complemento al “Manual de Diligenciamiento Plantilla de Requerimientos Básicos”, denominado “Instructivo N° 1”  el cual aclara algunos aspectos tratados en el citado Manual.

-- Tanto el Manual de Diligenciamiento de la Plantilla de  Requerimientos Básicos como el Instructivo N° 1 se encuentran en la en  la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / carpetas públicas / Dirección Administrativa / Bienes/ Manual PROGA.

-- El “Manual de Procesos y Procedimientos para las Regionales” desarrollado por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional contiene algunos procedimientos administrativos relacionado con los ingresos y egresos de bienes inmuebles por concepto de vocación hereditaria o bienes vacantes, arrendamiento, comodato o donación y venta de bienes inmuebles.

2.2  Propiedad de los inmuebles

-- Propiedad de los inmuebles en trámites de denuncias  por vocaciones hereditarias o bienes vacantes  

Los bienes inmuebles que ingresan por este concepto son considerados propiedad del Instituto cuando se cumplen dos condiciones:

-- Que la adjudicación del bien se haya producido  (sentencia).

-- Que  dicha adjudicación se haya registrado en  el folio de matrícula inmobiliaria del predio en cuestión.  El folio debe estar acompañado de la respectiva escritura.

-- Propiedad de los inmuebles ingresados por modos de adquisición diferentes  a las vocaciones hereditaria y bienes vacantes

Un bien inmueble adquirido mediante compraventa, permuta, dación en pago, donación o traspaso se considera propiedad del Instituto cuando el ICBF figura  como el titular del derecho de dominio -propietario- en el folio de matrícula inmobiliaria del predio en referencia.  El folio debe estar  acompañado de la respectiva escritura.

2.3 Identificación de los bienes inmuebles

Los inmuebles de propiedad o a cargo del instituto se identificarán para todos los efectos (inventario, diferentes cuentas contables -tercero-, etc.) con el número de matrícula inmobiliaria que figura en el folio respectivo y complementariamente con la nomenclatura oficial del predio que figura en los boletines de nomenclatura expedidos por la Oficina de Catastro, Curaduría o la Entidad que haga sus veces, en cada municipio.

-- Folios de matrícula inmobiliaria

Para proceder a una transacción en cualquiera de sus modalidades                              -compraventa, comodato, permuta, cesión gratuita, traspaso, donación, arrendamiento-, los folios de matrícula inmobiliaria -certificados de libertad- de los inmuebles de propiedad del Instituto deberán tener  fecha de expedición no superior a treinta (30) días.

Cuando el número de matrícula de un predio deba ser ajustado,  dicho ajuste se efectuará, tomando como soporte el folio de matrícula inmobiliaria actualizado, para que tanto los registros de almacén  como los registros de las diferentes cuentas de contabilidad sean consistentes y reflejen la realidad.

Las Regionales y Agencias deben solicitar a las Oficinas de Instrumentos Públicos, al comienzo de cada año, los folios de matrícula inmobiliaria de cada uno de los inmuebles de propiedad del Instituto.

-- Cambio de nomenclatura de un bien inmueble

Cuando un bien inmueble de propiedad del Instituto o que esté pendiente de legalizar sea objeto de modificación en su nomenclatura por parte de entidad competente, dicha nomenclatura debe ser actualizada, tomando como soporte el boletín de nomenclatura expedido por la Entidad competente, con el fin de que los registros de almacén y los registros de las diferentes cuentas en contabilidad sean consistentes y reflejen la realidad.

Para verificar cuales son los inmuebles que han sido objeto de cambio de nomenclatura, es pertinente que al comienzo de cada año las Regionales y Agencias obtengan el boletín actualizado de cada inmueble.

2.4  Hoja de vida de los inmuebles

A todos los inmuebles que ingresan a los Activos del instituto por concepto de  vocación hereditaria, bien vacante, compraventa, donación, traspaso, permuta y dación en pago y los inmuebles recibidos de terceros  -en comodato o en arrendamiento- debe abrírseles una hoja de vida la cual debe actualizarse cada vez que se lleva a cabo una gestión que modifique la información del bien inmueble.

La hoja de vida de un inmueble debe contener la siguiente información:

Datos sobre  identificación del Inmueble.

Datos sobre  información  legal del predio.

Tipo de propiedad.

Uso o destinación de la propiedad

El formato de hoja de vida de los Inmuebles se encuentra en la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / carpetas públicas / Dirección Administrativa / Bienes / Formatos y modelos,  y en los anexos de este manual.

2.5  Soporte documental para los inmuebles de propiedad del Instituto

En los almacenes  o áreas responsables de la administración de los inmuebles de cada una de las Regionales, Agencias y Sede Nacional,  el Servidor Público encargado deberá abrir una carpeta para cada predio de propiedad del Instituto.  Esta carpeta deberá contener los siguientes documentos:

-- Hoja de vida del inmueble correctamente diligenciada de acuerdo al formato preestablecido.

-- Titulación -folio de matrícula inmobiliaria, sentencia de adjudicación o resolución de donación según el caso y escritura de protocolización donde figuren linderos y áreas-.

-- Boletín de nomenclatura con la dirección oficial del predio.

-- Formato de análisis de utilidad del inmueble correctamente diligenciado.

-- Acta de recibo del inmueble  cuando este se haya recibido físicamente -ingreso real y material-.

-- Comprobante de ingreso del predio  -alta de almacén- y los demás comprobantes que lo afecten.

-- Contratos de obra -obras y mejoras efectuadas al inmueble-.  

-- Actas de recibo de las obras y mejoras realizadas al inmueble.

-- Planos, si los tiene.

-- Reporte fotográfico.

-- Avalúos.

-- Contratos de comodato, si los tiene.

-- Actas de visita para control al cumplimiento de las obligaciones contractuales -si el  inmueble se ha entregado en comodato o en arrendamiento-.

-- Recibos de servicios públicos domiciliarios donde se aprecie el sello de pago que verifique que está al día por estos conceptos.

Si el inmueble se ha entregado en comodato o arrendamiento el último recibo de pago de los servicios públicos debe tener una fecha no inferior a la fecha de la última visita practicada al inmueble por razón del seguimiento y control del  contrato.

En la carpeta del inmueble deben conservarse únicamente los recibos de pago correspondientes a los últimos seis (6) meses.

-- Recibos de impuesto predial y de valorización donde se verifique que el inmueble está al día por este concepto.

-- Nombre y cargo del responsable del cuidado, custodia y administración del inmueble.

-- Los demás documentos que se consideren necesarios para el control efectivo del predio.

2.6  Soporte documental para solicitud de poderes a la Sede Nacional

En los casos de compraventa, permuta, traspaso y donación de bienes inmuebles, etc., las Regionales y Agencias deberán remitir a la Sede Nacional los documentos que se relacionan a continuación, para el otorgamiento del poder para efectuar la transacción:

Solicitud acompañada de los siguientes documentos:

-- Copia de los actos administrativos por medio de los cuales se autorizó la donación  (Acuerdos, Resoluciones, etc.), cuando sea del caso.

-- Copia del acta de adjudicación del Martillo del Banco Popular mediante la cual se vendió el inmueble por subasta del martillo, cuando sea el caso.

-- Copia de la Resolución mediante la cual se ordenó el pago de la participación económica en especie en virtud del contrato de denuncia de vocación hereditaria, bien vacante o mostrenco, cuando sea del caso.

-- Acta del Comité de Gestión de Bienes en la Regional o Agencia que autorizó la transacción; la mencionada acta debe incluir por lo menos:

-- Análisis integral del caso (descripción del inmueble, ubicación, valor, antecedentes, resultado del estudio de títulos, estado de ocupación del inmueble, estado de cuenta del inmueble por servicios públicos, impuestos -predial, valorización- y administración).

-- Valor de la transacción (traspaso, compraventa, permuta, donación, etc.), con el fin de incluirlo en el respectivo poder.   

-- Beneficio que el ICBF recibe con la transacción.

-- Estudio de títulos del bien inmueble.

-- Copia del folio de matrícula inmobiliaria actualizado (expedición no mayor a 30 días).

-- Copia de la escritura pública de tradición que contenga los linderos.

-- Copia del avalúo comercial con expedición no superior a un (01) año.

-- Certificación expedida por el Coordinador del Grupo Administrativo o por quien haga sus veces donde exprese que el inmueble se encuentra a paz y salvo en el pago de servicios públicos, administración e impuestos (predial y valorización) en los últimos cinco (5) años.

-- El concepto de la Dirección Administrativa.

-- Los demás documentos que considere pertinentes.

La Regional debe tener en cuenta:

-- Que la escritura pública por medio de la cual se protocoliza el acto a registrar, se tramite en la Notaría que por reparto asigne la Superintendencia de Notariado y Registro o la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente, de conformidad con lo consagrado en la Resolución 1986 del 20 de junio de 2003, la cual hace referencia al artículo 15 de la Ley 29 de 1973, que establece:  “Los actos de la Nación, los Departamentos, Intendencias, Comisarías y Municipios y, en general , de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deben celebrarse por medio de escritura, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan (..)”

-- El manejo contable que se otorgará para dar de baja el (los) bienes inmueble(s) o para ingresarlos, según el caso,  y por cual valor.

2.7  Soporte documental para el acta de entrega y recibo de los inmuebles

El  acta de entrega y recibo de los inmuebles que reposará en el Grupo Jurídico de la Regional o Agencia, deberá contener la descripción del inmueble, el número de plantas, acabados y su estado general al momento de la entrega o recibo, en caso de futuras eventualidades.  Dicha acta tendrá como soportes documentales los que se relacionan a continuación:

-- Últimos recibos de pago de servicios públicos domiciliarios.

-- Estado de cuenta actualizado del  impuesto predial y paz y salvo por impuesto de valorización.

-- Paz y salvo por gastos de administración,  si fuere del caso.

-- Folio de matrícula inmobiliaria.

2.8  Inmuebles del Instituto no incorporados en la contabilidad

-- En el evento que cualquier Oficina de Registro de Instrumentos Públicos expida un folio de matrícula inmobiliaria donde el Instituto figure como titular del derecho de dominio -propietario- y  no obstante este inmueble no se encuentre incorporado en la contabilidad ni esté bajo la administración de la Regional o Agencia debido a que no se recibió físicamente -ingreso real y material-, es pertinente incorporarlo en la contabilidad  y proceder a determinar su posesión o tenencia.

-- En el caso de los inmuebles adjudicados por vocaciones hereditarias o bienes vacantes bajo la administración de la Regional o Agencia, se hará el ingreso contable del inmueble por el valor que figure en el documento de adjudicación y una vez el avalúo del predio se haya elaborado se procederá a la actualización contable del valor del bien.

Para efecto de la depreciación se tomará como fecha de adquisición  la que figure en el folio de matrícula inmobiliaria.

2.9  Utilidad de los inmuebles ingresados a los activos

Para que los inmuebles que ingresan a los activos del Instituto tengan la destinación  más conveniente, es necesario determinar si se requieren o no para los servicios o programas de la entidad o del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y definir cual es la destinación más conveniente que debe dárseles, teniendo en cuenta que la prioridad del ICBF es, en primer lugar, la venta del predio y en segundo lugar el traspaso a otras entidades públicas.

Para determinar lo anterior es pertinente llevar a cabo el análisis de utilidad del bien, en el formato que se encuentra en  la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / carpetas públicas / Dirección Administrativa / Bienes / Formatos y modelos.

La consolidación de este documento consiste en unificar, en el mismo formato, los criterios del Coordinador del Grupo Administrativo y del Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica, o quienes hagan sus veces.

Una vez los criterios de las dos áreas estén integrados en un solo formato, corresponde al Servidor Público del área Administrativa asignado, recoger las firmas de los dos Coordinadores y tramitar el visto bueno del Director Regional o Seccional.

2.10  Recibo físico de los inmuebles adjudicados por vocaciones hereditarias cuando tienen arrendatarios

Nota: Para la ejecución de esta política, además de lo descrito a continuación se debe tener en cuenta lo contemplado en el numeral 3.10 “Ingreso Real y Material”, del Manual de Denuncias de Vocaciones  Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos.

La política a seguir frente al recibo físico -ingreso real y material- de estos bienes dependerá de quien sea el arrendador del predio.

A continuación se señalan las directrices frente a este tema cuando el arrendador del inmueble es el causante o cuando el arrendador es el secuestre:

  1. Inmuebles con contrato de arrendamiento suscrito por el causante
  1. En el caso de que el arrendador sea el causante,  el bien debe ser recibido por el Instituto dejando vigente el contrato existente,  hasta su vencimiento.  Esta política se fundamenta  en el hecho de que por efecto del artículo 614 del Código de Procedimiento Civil, el contrato de arrendamiento es cedido al heredero -ICBF-  sin que sea dable distinguir si el bien es urbano o rural o si es local comercial.  
  1. Inmuebles con contrato de arrendamiento suscrito por el secuestre

Si el arrendador es el secuestre  el contrato de arrendamiento termina con el mandato de este y por lo tanto  la obligación de liberar el bien es del secuestre.  En este caso el Instituto debe recibir el inmueble desocupado.

2.11  Liberación de los inmuebles adjudicados por vocaciones hereditarias cuando tienen poseedores

Nota: Para la ejecución de esta política además de lo descrito a continuación se debe tener en cuenta lo contemplado en el numeral 3.10 “Ingreso Real y Material”,  del Manual de Denuncias de  Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos.

Si el inmueble adjudicado tiene poseedores que se encuentran en el predio con fines de vivienda y/o fines comerciales y aunque los inmuebles hayan sido ocupados con anterioridad a  la muerte del causante o con posterioridad a la misma,  debe mantenerse la obligación del denunciante de liberar el inmueble por vías extrajudiciales conciliatorias o a través del respectivo proceso judicial.  Esta  obligación  debe estar contenida en forma expresa en los contratos de denuncia. Si bien esta obligación no hace parte de la naturaleza del contrato, por motivos estrictos de conveniencia debe mantenerse ese criterio.

2.12 Impuestos

-- Definición

El impuesto predial unificado es un gravamen real que recae sobre los bienes raíces y se genera por la existencia de los predios.

-- Pago de impuestos de los inmuebles adjudicados al ICBF por vocación hereditaria que no hayan sido incorporados en los activos del Instituto

El pago de los impuestos de estos inmuebles constituye una obligación del ICBF ya que con la adjudicación, el Instituto pasa a ser el heredero de los predios.  Si el ICBF recibe por vocación hereditaria solo un porcentaje del valor total de un predio, el impuesto a pagar se hará en esa misma proporción.

-- Pago de los impuestos de los inmuebles de propiedad del ICBF exceptuando los entregados en comodato

El pago de los impuestos de los inmuebles propiedad del ICBF que se encuentran en uso, en arrendamiento, desocupados o invadidos estará a cargo del ICBF; por lo tanto este gasto debe ser programado por cada una de las Regionales y Agencias en el Plan de Compras de cada vigencia fiscal, para dar cumplimiento a los términos establecidos dentro de cada municipio o departamento.

-- Pago de los impuestos de los inmuebles de propiedad del ICBF entregados en comodato

El responsable del  pago de los impuestos de los inmuebles del ICBF entregados en  comodato es el comodatario; se exceptúan de esta política los inmuebles entregados en comodato en cuyos contratos no esté estipulada esta obligación; en este caso el pago del impuesto estará a cargo del ICBF.  Sin embargo se recomienda adelantar las gestiones estipuladas en el tema de esta Guía denominado “Contratos de Comodato cuando el Instituto es el Comodante”, inciso titulado “Revisión y Ajustes a los Contratos de Comodato”.

-- Pago de Impuestos de los inmuebles de propiedad del instituto donde funcionan Hogares Infantiles

Los pagos de estos impuestos deberán realizarse directamente por parte de los hogares infantiles con cargo a los recursos que generen  con tasas compensatorias      -valores mensuales que todos los padres usuarios del Hogar Infantil deben cancelar obligatoriamente dentro de los primeros diez (10) días de cada mes por la atención que reciben sus hijos-, u otras actividades que realicen las Asociaciones de Padres de Familia o Entidades Administradoras.  Se exceptúa de esta medida aquellos inmuebles donde medie contrato de comodato en el cual se estipule que los impuestos están a cargo del ICBF.  Al vencimiento de un contrato de comodato y para la suscripción de uno nuevo, se debe tener en cuenta lo referente a las obligaciones contractuales del comodatario consignadas en el modelo de contrato de comodato que figura en   la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / carpetas públicas / Oficina Jurídica / Contratación / Modelos y minutas / Contratos y convenios / Entrega_ comodato.

-- Pago de los impuestos de los inmuebles pendientes de legalizar                -incorporados en cuentas de orden-

Corresponde al instituto la obligación del pago de los impuestos de los inmuebles pendientes de legalizar -inmuebles incorporados en cuentas de orden-.

-- Pago del impuesto predial  de  los inmuebles propiedad de terceros

El responsable de la administración de los inmuebles en la Regional o Agencia deberá revisar los contratos de comodato de los inmuebles de propiedad de terceros  recibidos por el Instituto para el usufructo de terceros -entidades que administran programas de prevención, protección, rehabilitación, etc.-, con el fin de que se verifique si los citados contratos especifican a quien  corresponde asumir el pago del impuesto predial.  

En caso que esta responsabilidad no esté expresa en el contrato,  la entidad  que tiene el goce del inmueble deberá responder por dicho pago a menos que el propietario del predio se comprometa a cubrir este gravamen.

-- Exoneración del impuestos predial para  inmuebles propios y de terceros

En el primer trimestre de cada año el Coordinador del Grupo Administrativo en la Regional o Agencia deberá gestionar ante las Alcaldías, Concejos Municipales o Secretarías de Hacienda, según el caso, la petición de exención del pago del impuesto predial para los inmuebles de propiedad del Instituto y para los recibidos en comodato donde se encuentren funcionando programas o servicios relacionados con la misión del Instituto, siempre y cuando las normas municipales exijan elevar  dicha solicitud para obtener esta exención.

2.13  Responsabilidad del pago de los servicios públicos domiciliarios

El pago de los servicios públicos domiciliarios es responsabilidad de las personas naturales o jurídicas que hacen usufructo del predio.

2.14  Suspensión del cobro al ICBF de los servicios públicos domiciliarios

La persona responsable de la administración de los inmuebles en la Regional o Agencia deberá efectuar las diligencias pertinentes con las empresas de servicios públicos domiciliarios para que a partir de la fecha de entrega  a terceros de los predios en venta, permuta, traspaso, cesión gratuita, comodato, arrendamiento, se suspenda el cobro  al Instituto de los servicios públicos domiciliarios.

2.15  Suspensión del cobro al ICBF de impuesto predial

La persona responsable de la administración de los inmuebles en la Regional o Agencia deberá efectuar las diligencias pertinentes  con las Oficinas de Catastro  para que a partir de la fecha de entrega de los inmuebles -o según lo pactado en el contrato-,  por concepto de venta, cesión gratuita, traspaso, permuta o comodato, se suspenda el cobro  al Instituto de los impuestos respectivos.

Nota: Para   los inmuebles objeto de venta, permuta o comodato  se solicitará, en primera instancia, la suspensión del cobro al Instituto de los servicios públicos domiciliarios, ya   que para los impuestos deberá tomarse en cuenta lo pactado en los documentos contractuales.

2.16  Avalúos de inmuebles

2.16.1  Actualizaciones

Los avalúos se podrán actualizar por una de las siguientes razones:

-- Los precios no se ajustan a la realidad del valor, en comparación con otros inmuebles de las mismas características.

-- Por recomendación de expertos en los precios de la finca raíz en un sector determinado.

-- Cuando un inmueble es sujeto de comercialización y después del tiempo estimado para ser enajenado no ha recibido ofertas de compra.

-- Cuando existen otras variables que a criterio del Comité Regional de Bienes puedan haber alterado el valor del inmueble.

2.16.2   Contenido del Avalúo

-- Los avalúos se deben entregar en original y una copia.

-- Los avalúos deben contar con un soporte fotográfico.

-- Todas las hojas de los avalúos y las fotos deben ser rubricadas por el avaluador.

-- Todas las áreas deben expresarse en medidas métricas, y el valor en pesos colombianos.

-- Contenido para Bienes Inmuebles urbanos:

Los avalúos de Bienes Inmuebles Urbanos deberán contener adicional a lo anterior, como mínimo lo siguiente:

-- Información básica que describa

Departamento, Municipio, Localidad, Barrio, Dirección, Tipo de Inmueble, Uso actual, Cabida Superficiaria,  Fecha de Visita, Fecha del Avalúo, Nombre del avaluador.

-- Titulación

Propietario, No. y Fecha de Escritura Pública, Matricula Inmobiliaria, Cédula Catastral, Gravámenes Inscritos, Limitaciones de Dominio, Observaciones.

-- Características generales del sector

Delimitaciones del sector y urbanizaciones adyacentes, actividades predominantes del sector, estrato socio-económico, vías de acceso al sector, reglamentación urbanística del sector, perspectivas de valorización, infraestructura urbanística del sector, Servicios Públicos, Transporte Público.

Nota: El estrato socio-económico registrado en el avalúo deberá ser igual al definido por catastro para el inmueble, de ser diferente deberá presentarse la debida aclaración por parte del avaluador.

-- Descripción del Inmueble

Edad de la edificación, distribución interior, especificaciones constructivas, estado de conservación y mantenimiento, equipamiento especial.

-- Tipo de construcciones y valor de las mismas

-- Plazo de comercialización estimado del inmueble

Para ser utilizado en las definiciones de venta dentro de un criterio costo/beneficio.

-- Estudio Económico o Metodología Valuatoria

-- Índice de Renta: Canon de arrendamiento que podría generar cada inmueble objeto de dicho experticio

-- Soporte Fotográfico

-- Observaciones

-- Contenido para Bienes Inmuebles Rurales

Los avalúos de Bienes Inmuebles Rurales deberán contener, además de los aspectos contemplados para los Bienes Inmuebles Urbanos (en caso de haber construcciones), como mínimo:

-- Levantamiento topográfico (cuando se requiera)

-- Características del inmueble y su uso

-- Nombre del inmueble y/o nomenclatura

-- Vereda, municipio y ubicación específica incluyendo instrucciones de acceso y señales especiales.

-- Servidumbres

-- Explotación Económica

-- Cultivos transitorios y/o permanentes

-- Pastos o cría de semovientes

-- Áreas y porcentajes sobre el total del inmueble

-- Características agronómicas, climatológicas y meteorológicas

-- Recursos Hídricos: Considerado un aspecto esencial en la valorización del inmueble

-- Descripción

-- Situación de orden público

-- Relieve del terreno

-- Pendientes del terreno indicando el área afectada en cada caso

-- Infraestructura

-- Red de Servicios

-- Carreteables internos

-- Cercas perimetrales e internos

-- Irrigación

-- Avaluó Comercial

Donde se debe incluir el detalle de las áreas, el cálculo del valor correspondiente del avalúo en números y letras, discriminado por el valor del terreno, construcciones y accesorios, el cual debe basarse en el grado de comercialización del inmueble según sus especificaciones, localización y oferta y demanda en la zona. El avaluador debe indicar el método valuatorio utilizado y en caso de requerirse memorias las deben suministrar.

-- Anexos

Fotografías, reglamentación vigente del uso del suelo, fotocopia del registro del avaluador en el que se indique su especialidad para avaluar bienes rurales.

Nota: Respecto a la reglamentación vigente del uso del suelo, los avaluadores en sus dictámenes deben indicar claramente si el predio avaluado o parte de él, se encuentra sujeto a alguna reglamentación especial que de una u otra forma limiten su negociabilidad o explotación económica, (Ejemplo: reservas naturales, etc.)

2.16.3  Avalúos para fines comerciales

Para la venta, permuta, arrendamiento y todas las demás negociaciones que requieran avalúo de bienes inmuebles, la Regional o Agencia puede, a su elección, elevar solicitud de designación de perito ante el Instituto Geográfico Agustín Codazzi   -IGAC- o ante la lonja de propiedad raíz del lugar donde esté ubicado el bien, según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 27 del  Decreto 2150 de 1995.

Cabe anotar que en el proceso de solicitud de cotizaciones para seleccionar la firma avaluadora siempre deberá involucrarse al IGAC.

Los avalúos para fines comerciales tendrán vigencia de un año.  (Numeral 7, Artículo 2, Decreto 422 del 8 de Marzo de 2000).   Se debe  evitar los vencimientos de los avalúos, para impedir que el inmueble pierda su estado de comerciabilidad por falta del mismo.

<Doctrina Concordante>

Concepto ICBF 108 de 2012      

2.16.4 Avalúos para efectos contables

Todos los bienes inmuebles de propiedad del Instituto bajo la administración de las Regionales, Agencias y Sede Nacional a excepción de los bienes históricos y culturales y los recursos naturales y del ambiente, deberán ser avaluados conforme a las instrucciones que imparta la Sede Nacional, para dar cumplimiento a lo exigido por la Contaduría General de la Nación en su Circular Externa 045 del año 2001.

Los avalúos para efectos contables tendrán una vigencia de dos años; no obstante, la actualización del valor de los inmuebles deberá efectuarse siempre que a juicio del Director de la Regional o Agencia, el valor registrado del bien no refleje su realidad económica.  

Para determinar si el inmueble refleja o no su realidad económica, deberá considerarse elemento generador de valor la modificación del régimen de su uso.

Los avalúos deben revisarse teniendo en cuenta la entrada en vigencia de un nuevo Plan de Ordenamiento Territorial -POT-.

Doctrina Concordante

2.17  Legalización de la propiedad

Se entiende como legalización de la propiedad de un bien inmueble las acciones administrativas y jurídicas tendientes a obtener la titulación de dicho  bien.

-- Registro contable

Todos los bienes inmuebles que se presuma sean del instituto, pero que por cualquier circunstancia externa o interna no se tenga la evidencia documentaría que acredite la propiedad, deberán registrarse en Cuentas de Orden hasta que se disponga de los documentos que garanticen dicha propiedad. Cuando se tengan los documentos que acrediten la titularidad se deberán cancelar las Cuentas de Orden y registrar el predio en Cuentas de Balance, en el Grupo de Propiedades Planta y Equipo, afectando las depreciaciones o amortizaciones a que haya lugar, teniendo en cuenta que el terreno debe registrarse por separado de la construcción.

A partir de la fecha de incorporación de la edificación en las cuentas de balance            -Grupo Propiedades Planta y Equipo- debe iniciarse el cálculo y registro de la respectiva depreciación -el terreno no se deprecia-.

-- Legalización

Las Regionales y Agencias deberán  establecer los Inmuebles bajo su administración que se considera  son del ICBF y se encuentran sin legalizar para adelantar todas las gestiones administrativas y jurídicas tendientes a obtener la titulación de estos inmuebles e incorporarlos en el cuerpo el balance.

2.18  Recuperación de la posesión

Las Regionales y Agencias deben determinar cuales son los inmuebles del Instituto bajo su responsabilidad que se encuentran invadidos, para que lleven a cabo las acciones administrativas y jurídicas orientadas a obtener la recuperación de tales predios.

2.19  Saneamiento jurídico de los inmuebles

Las Regionales y Agencias deben precisar  cuales son los inmuebles del ICBF bajo su responsabilidad que tienen hipotecas, embargos, demandas y demás limitaciones y adelantar las acciones administrativas y jurídicas encaminadas a sanear tal situación.

Cuando las Regionales o Agencias tengan inmuebles sobre los cuales se constituyeron hipotecas, pueden optar por una de las siguientes alternativas para sanear dicha condición:

-- Pagar la obligación.

-- Entregar el inmueble  en  dación de pago para el cubrimiento total o parcial de la deuda,  recibiendo el mayor valor o pagando la diferencia,   según el caso.

-- Si el predio se requiere para los servicios o programas del Instituto se podrá entregar en dación de pago  otro inmueble de su propiedad que no  sea útil para los programas de la entidad.

2.20  Obras de construcción y mejoras

Antes del inicio por parte del Instituto, de una  obra de construcción o mejoras en un bien inmueble, es pertinente adelantar ante las autoridades competentes los trámites para la obtención de la licencia de construcción o remodelación que dicha obra requiera                 -consultar la aplicabilidad de esta norma para cada municipio-.

Una vez finalizado el contrato de obra, el recibo y entrega de las adecuaciones, mejoras y adiciones efectuadas al inmueble deberá hacerse mediante acta de recibo y entrega debidamente suscrita por el contratista, el supervisor del contrato y el Almacenista y/o el responsable de los inmuebles, tomando como soporte el contrato respectivo.

En el caso de las oficinas abiertas -divisiones, archivadores, silletería, superficies y mesas de juntas- una vez recibidas las obras por el supervisor del contrato, este deberá hacer entrega de los elementos devolutivos al Almacenista  para efecto de los inventarios.

-- Protocolización de las obras y mejoras en suelo ajeno

Para las obras y mejoras que se realicen con recursos del Instituto en inmuebles de terceros deberá elaborarse la declaración de construcción, elevarse a escritura pública -protocolización- y registrarse en el folio de matrícula inmobiliaria respectivo con el aval del propietario.

-- Registro contable de las obras y mejoras en suelo ajeno

El valor de los desembolsos efectuados para adicionar, acondicionar, mejorar, reparar o ampliar, en forma significativa, la capacidad operacional de los bienes inmuebles de propiedad de terceros, que son utilizados por el ente público para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal se registran en el grupo Otros Activos en la cuenta Obras y Mejoras en Propiedad Ajena.

Para el registro contable se debe tomar como soporte el contrato de obra, el acta de recibo, la escritura de protocolización y el folio de matrícula inmobiliaria en el cual la propiedad de las obras de construcción en suelo ajeno esté figurando a nombre del Instituto.

Si las obras y mejoras han sido realizadas por el Instituto en predios de su propiedad, estas se registrarán como un mayor valor del bien inmueble tomando como soporte el contrato de obra y el acta de recibo de estas.

2.21 Comité de Gestión de Bienes del ICBF

Mediante la Resolución 0800 del 13 de mayo de 2005 se unifican las disposiciones del Comité de Gestión de Bienes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se deroga la Resolución  2039 del 02 de octubre de 2003 por  la cual se creó el Comité de Gestión de Bienes en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y  la Resolución 1221 del 19 de julio de 2004 por la cual  se creó el Comité de Gestión de Bienes en las Regionales y Agencias del ICBF.

La Resolución 0800 del 13 de mayo de 2005 está orientada a unificar la normatividad interna del Comité  de Gestión de Bienes y asignarle nuevas funciones, con el fin de optimizar la coordinación entre la Sede Nacional y las Regionales o Agencias con relación a la enajenación, adquisición y disposiciones de los bienes muebles e inmuebles del ICBF.  Mediante la citada Resolución se redefinen,  tanto las funciones del Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional como las funciones de los Comités de Gestión de Bienes de las Regionales y Agencias.

El objeto del Comité es el de actuar como órgano de decisión, estudio, análisis y formulación de políticas y criterios relativos a la administración de los bienes muebles e inmuebles de propiedad o en uso del ICBF.

Esta Resolución se encuentra en la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / Carpetas Públicas / Oficina Jurídica/ Bienes/ Normas/ Normas Internas/ Funciones Comité de Gestión de Bienes.

2.22  Inmuebles desocupados -disponibles- <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 5924 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Si, de acuerdo con el análisis de utilidad del inmueble, este no es necesario ni adecuado para los servicios o programas del Instituto, el Comité de Gestión de Bienes de la Regional o Seccional deberá recomendar su inclusión en el Plan de Enajenación Onerosa o proponer su entrega en comodato dentro de los parámetros que establece el numeral 2.28 de la presente Guía.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

2.23 Venta de bienes inmuebles

-- Venta de bienes inmuebles por Sistema de Martillo

Como primera medida, los inmuebles se deben  sacar en venta por el sistema de martillo (hasta tres (3) veces).

Se ha convenido que el pago del precio de venta de los inmuebles a través del Sistema de  Martillo del Banco Popular se efectúe a 30, 60 y 90 días.

-- Para la venta por este sistema deberá darse aplicación a lo señalado en el artículo 14 del Decreto 855 de 1994, y en el artículo 24 de la Ley 80 que expresan:

Decreto 855 artículo 14

“Las entidades estatales previstas en el artículo 2° de la Ley 80 de 1993, podrán dar en venta bienes de su propiedad que no requieran para los servicios, a través del sistema de martillo en los eventos en que la ley prevea la venta por martillo o remate; en los demás casos la venta de bienes de las entidades estatales se sujetará a los procedimientos de selección previstos en el artículo 24 de la ley 80 de 1993 y en este artículo”.

Ley 80, artículo 24 parágrafo 3

“Cuando la venta de los bienes de las entidades estatales debe efectuarse por el sistema de martillo, se hará a través del procedimiento de subasta que realicen las entidades financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Bancaria”

La selección de la entidad vendedora la hará la respectiva entidad estatal, de acuerdo con los principios de transparencia, economía responsabilidad y selección objetiva y teniendo en cuenta la capacidad administrativa que pueda emplear cada entidad financiera para realizar los remates”.

-- Venta directa de inmuebles por el procedimiento de propuesta económica en sobre cerrado

En el evento en que no haya sido posible la venta de los inmuebles por el sistema de martillo, se deberán ofrecer por escrito a los clientes naturales, tales como vecinos, moradores, etc.  También se puede ofrecer mediante avisos en diarios de circulación regional u otros medios similares.

La venta por este procedimiento es aplicable cuando la propiedad es unitaria, es decir cuando el único dueño del bien es el Instituto y cuando hay varios oferentes.  Este procedimiento se encuentra descrito el capítulo 6 del Manual de Contratación para el ICBF adoptado por Resolución 1445 de 2003 y en el Capítulo 3 de la parte II, Bienes Inmuebles, de esta Guía.

La venta de inmuebles por este procedimiento requiere de la recomendación del Comité de Gestión de Bienes de la Regional o Agencia y de la aprobación del Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional.

-- Venta de inmuebles a tenedores y poseedores  

Cuando el denunciante de un bien inmueble no tenga interés en adquirirlo  y el predio tenga tenedores o poseedores, se debe invitar a éstos para que, como resultado de una conciliación en la que intervengan tanto el denunciante como el ICBF, adquieran el inmueble por compraventa a través de los mecanismos establecidos en esta Guía.  En esta situación se analizará el reconocimiento de las mejoras efectuadas.  

Si dichos ocupantes -tenedores, poseedores- no están interesados en el inmueble, debe procurarse su venta a los demás  terceros.

-- Reglas básicas para iniciar la venta de un inmueble

-- <Aparte modificado por el artículo 1 de la Resolución 1770 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Ser de propiedad del ICBF: Folio de matrícula inmobiliaria donde aparezca registrado el inmueble a nombre del ICBF y donde conste que dicho bien no se encuentra fuera del comercio.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

-- No requerirse para el funcionamiento del ICBF: Certificación expedida por el Director Administrativo o por el Coordinador Administrativo y Financiero de las Regionales y Agencias, soportado con el análisis de utilidad del inmueble.

-- No ser útil para desarrollar ningún programa del ICBF: Certificación expedida por el Director Técnico  o por el Coordinador programático de las regionales y agencias o quien haga sus veces. soportado con el análisis de utilidad del inmueble.

-- Tener el Avalúo vigente: (1 año).   Para la obtención o actualización del avalúo correspondiente, consúltese el numeral 2.16 de este capítulo.   El valor base de negociación para la venta de un inmueble en ningún caso podrá ser inferior al valor del avalúo comercial actualizado del  bien.

-- Otras Disposiciones

-- No se autorizarán ventas parciales de los inmuebles, salvo casos excepcionales aprobados por el Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional. Lo anterior, no aplica para los casos en que se trate de la venta de derechos en inmuebles de propiedad del ICBF en común y proindiviso.  

-- El plazo máximo para cancelar la totalidad de valor de la venta será de seis (6) meses para venta directa.

-- La entrega física del inmueble se efectuará (i) cuando el ICBF haya recibido efectivamente el cien por ciento (100%) del valor de la venta, lo cual deberá ser certificado por el Director Financiero en la sede nacional o por el Coordinador administrativo y financiero de las regionales y agencias, y, (ii) cuando el inmueble se encuentre debidamente registrado a nombre del comprador, lo cual deberá constar el Folio de Matrícula Inmobiliaria que presente el comprador

2.24  Inmuebles en común y proindiviso -con codueños-

Nota: Además de lo descrito a continuación se debe tener en cuenta lo contemplado en el tema denominado “Normatividad para Bienes Inmuebles cuya Propiedad está en Común y Proindiviso” que se encuentra en la Base Legal de la presente Guía.

Los derechos de propiedad sobre los predios que el Instituto tiene en común y proindiviso -con codueños- deberán ser puestos en venta, salvo que dichos bienes se requieran y sean adecuados para los servicios del Instituto -Centros Zonales, Sedes Administrativas, Hogares Múltiples, etc.-, casos en los cuales deberán iniciarse las gestiones pertinentes para la adquisición de las restantes cuota partes.

Si como resultado del análisis de utilidad se determina que la cuota parte debe colocarse en venta, es prioritario plantear la negociación, en primera instancia, a los restantes copropietarios.  

Si los codueños no tienen voluntad de compra, se debe  presentar la propuesta a terceros dando prioridad a tenedores o poseedores.  

Si éstos tampoco tienen interés en la adquisición del porcentaje se recurrirá a la jurisdicción ordinaria para procurar la división o venta del bien a través de los mecanismos previstos por la ley.  

El procedimiento para la venta de estos inmuebles será objeto de reglamentación posterior por parte del ICBF.

2.25  Inmuebles objeto de recibo en donación o traspaso

El Instituto podrá recibir a titulo de donación o traspaso bienes inmuebles toda vez que los requiera para el desarrollo de los servicios que presta.

Queda a criterio del Director Regional o Seccional aceptar o no el inmueble ofrecido, previa recomendación del Comité de Gestión de Bienes en la Regional o Agencia y aprobación del Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional.

Este concepto debe estar basado en una argumentación técnica e incluir un análisis que demuestre que el inmueble  es necesario y apto para  el ICBF.

Antes de la  aceptación de la donación o traspaso del bien es pertinente que se confirme que el inmueble está saneado, para lo cual el Grupo Jurídico de la Regional o Agencia deberá realizar el estudio de títulos el cual analizará la tradición del bien con base en el folio de matrícula inmobiliaria, verificando que la fecha de expedición de este último documento no sea superior a diez (10) días de la fecha de la realización del estudio.

El Grupo Administrativo también deberá verificar el estado del inmueble por concepto de servicios públicos, impuesto predial y valorización, solicitando los documentos correspondientes a las empresas respectivas donde conste que el inmueble se encuentra a paz y salvo o al día por estos conceptos.

Nota: Para efecto de la documentación necesaria para el recibo en donación o traspaso se debe tener en cuenta lo contemplado en el tema de esta Guía denominado “Soporte documental para la solicitud de poderes a la Sede Nacional”.

2.26 Inmuebles objeto de cesión gratuita: <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 3932 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Cada caso debe ser estudiado cuidadosamente por el Comité de Gestión de Bienes de la Regional y recomendado por el Comité de Gestión de Bienes de la Dirección General.

-- Solo podrán cederse inmuebles a título gratuito a entidades de Derecho público, salvo los casos previstos en el artículo 2o de la Ley 1001 de 2005;

-- No podrán entregarse bienes en cesión mientras no haya transcurrido un año de su inclusión en el Plan de Enajenación Onerosa de la Entidad;

-- Solo podrán hacerse cesiones cuando el bien va a destinarse a una labor complementaria de la misional del ICBF.

-- Debe procurarse que los destinatarios de la cesión le cancelen al Instituto una compensación equivalente a los gastos que haya demandado el inmueble en el último año y al valor que debe pagar a los denunciantes como participación, cuando el inmueble ha ingresado al patrimonio de la entidad por vocación hereditaria o por denuncia de bien vacante.

El Decreto número 3297 de 2009 ordena a las entidades públicas ofrecer a título gratuito a otras, los bienes inmuebles que no hayan podido vender en seis meses contados a partir de la publicación de su Plan de Enajenación Onerosa. No obstante lo anterior, el ICBF está exceptuado de los deberes consagrados tanto del artículo 1o de la Ley 708 de 2001 como del artículo 90 de la Ley 1151 de 2007 (Cesión a título gratuito), en tratándose de bienes recibidos en virtud de la Ley 7ª de 1979 y en relación con la destinación a vivienda de interés social.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

2.27 Cesión a título gratuito de inmuebles de vivienda de interés social

Las Regionales y Agencias deberán establecer los bienes inmuebles que se ajustan a lo previsto en el artículo 58 de la Ley 9 de 1989 y una vez precisados, dar aplicabilidad a la citada ley conforme lo estipulado en el Decreto 548 de 1998.

2.28 Contrato de Comodato cuando el Instituto es el comodante: <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 3932 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para la constitución de un contrato de comodato, debe procederse como a continuación se indica:

-- Deben atenderse prioritariamente las solicitudes de comodato para bienes inmuebles que entes privados o públicos puedan dedicar de manera inmediata a prestar servicios complementarios de los que desarrolla el ICBF dentro de su función misional;

-- Si un bien se encuentra en el Plan de Enajenación Onerosa y simultáneamente es solicitado en comodato para destinarlo a una labor complementaria a la función misional del ICBF, deberá preferirse el comodato;

-- A las entidades públicas se les podrán entregar bienes en comodato para actividades distintas de las misionales del ICBF si los mismos se han ofrecido en venta por un término mínimo de un año sin que esta se haya logrado;

-- El Comité de Gestión de Bienes de la Dirección General podrá estudiar la posibilidad de entregar bienes inmuebles en comodato cuando no vayan a dedicarse al cumplimiento de labores complementarias a la misional del ICBF, siempre y cuando los solicitantes se encuentren entre los previstos por el artículo 38 de la Ley 9ª de 1989.

Modelo de contrato

La Oficina Asesora Jurídica de la Dirección General dispone de un modelo de minuta para que las Regionales adopten lo que consideren pertinente.

Duración de los contratos de comodato

Si se trata de comodato de un bien inmueble, el término máximo será de cinco (5) años renovables (artículo 38 Ley 9ª de 1989).

Cuando a consecuencia de un contrato de aporte se entregue un inmueble en comodato a la misma persona para ejecutar el objeto del contrato, el término de duración del comodato estará sujeto al plazo del contrato de aporte.

En el contrato de comodato deberá señalarse que su término de duración podrá ser prorrogado por el mismo término de duración del contrato de aporte, si dentro de un plazo perentorio no mayor a un (1) mes se suscribe entre las mismas partes nuevo contrato de aporte para la ejecución de un objeto igual para cuyo desarrollo se siga requiriendo el inmueble.

Formalidades del contrato de comodato

Los contratos de comodato, para su perfeccionamiento y ejecución, solo requerirán de la suscripción de un documento escrito y de la entrega física –real y material– del inmueble objeto del contrato.

Obligaciones contractuales a cargo del Comodatario

Son obligaciones del comodatario asumir los gastos relacionados con el pago del impuesto predial, servicios públicos, gastos de mantenimiento y adecuación, gastos de administración, responsabilidad por daños a terceros en razón del uso del bien y seguros, salvo que por disposiciones legales, y previo conocimiento del Comité de Gestión de Bienes de la Dirección General, el comodatario no pueda asumir total o parcialmente dichos gastos. Los contratos vigentes que no contemplen lo referente al pago de las erogaciones antes mencionadas, deberán ser ajustados en este sentido.

Para hacer estos ajustes, las áreas competentes en las Regionales deberán promover concertaciones con los comodatarios. Estos acuerdos se efectuarán mediante otrosíes modificatorios a los contratos o a través de la elaboración de nuevos contratos.

En cuanto al gravamen de valorización, es claro que se trata de una contribución o instrumento de financiación para la construcción de una obra o conjunto de obras de interés público que incrementa el precio del inmueble como resultado de la proximidad de aquella, y en tal virtud se convierte en una obligación a cargo del propietario del bien; es decir, del comodante, quien finalmente se beneficia con la ejecución de la obra.

PARÁGRAFO. El Comité de Gestión de Bienes de la Dirección General podrá estudiar y decidir sobre cesiones o comodatos que no se ajusten estrictamente a lo aquí dispuesto, cuando a criterio de la Dirección Administrativa resulte conveniente para los fines misionales del ICBF adoptar decisiones diferentes.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

2.29  Inmuebles de propiedad de terceros -en comodato-

-- Destinación  de los inmuebles que se reciben en comodato

El Instituto podrá recibir  en comodato inmueble para poner en funcionamiento Centros Zonales, Sedes Administrativas y demás servicios directos.

El Instituto no deberá recibir en comodato,  inmuebles de propiedad de terceros cuya administración y/o usufructo esté siendo, o vayan a ser ejercido por terceros                -Programas de Prevención, Protección, Rehabilitación, etc.-.  En este caso el comodato deberá suscribirse entre el propietario del predio y la entidad administradora y/o usufructuaria del mismo.

Se exceptúan de esta medida aquellos inmuebles de propiedad de terceros sobre los cuales se hayan llevado a cabo construcciones con recursos del ICBF.

Los anteriores aspectos deberán ser analizados por el Comité de Gestión de Bienes en la Regional o Agencia para cada caso particular, con el fin de determinar la conveniencia de suscribir el comodato.

-- Soporte documental de los inmuebles de propiedad de terceros                  -recibidos en comodato-

En los almacenes  o áreas responsables de la administración de los inmuebles de cada una de las Regionales, Agencias y Sede Nacional,  se deberá  abrir carpeta para cada predio de propiedad de terceros recibidos en comodato por el Instituto.  

Esta carpeta deberá contener los siguientes documentos:

-- Hoja de Vida del Inmueble correctamente diligenciada de acuerdo al formato preestablecido.

-- Titulación -escritura donde figuren linderos y áreas y folio de matrícula inmobiliaria- del inmueble de propiedad de terceros, objeto del comodato.

-- Boletín de nomenclatura con la dirección oficial del predio.

-- Formato de análisis de utilidad del inmueble recibido en comodato, correctamente diligenciado.

-- Acta de recibo del inmueble al iniciarse el comodato, diligenciada de acuerdo a lo estipulado en el tema de esta Guía denominado “Soporte documental para el acta de entrega  y recibo de los inmuebles”.

-- Contratos de comodato.

-- Comprobantes de contabilidad sobre el registro contable del comodato -al inicio y finalización de este-.

-- Contratos de obra  -construcciones y mejoras efectuadas al inmueble-

-- Actas de recibo de las obras de construcción y de las mejoras realizadas al inmueble.

-- Registro  fotográfico.

-- Avalúos.

-- Recibos de servicios públicos domiciliarios donde se aprecie el sello de pago que demuestre que el inmueble está al día.

-- Recibos de impuesto predial y de valorización donde se verifique que el inmueble está al día por este concepto, siempre y cuando este pago sea responsabilidad del Instituto o del tercero usufructuario del bien.

-- Nombre y cargo del responsable del cuidado, custodia y administración del inmueble.

-- Contabilización de los inmuebles recibidos en comodato

Los bienes recibidos en comodato deben registrarse en Cuentas de Orden en la Cuenta Bienes Recibidos de Terceros, por cuanto se recibe o entrega el uso y no la propiedad, especificando el término de duración del comodato.

Cuando finalice el plazo contractual pactado, se debe efectuar la entrega del inmueble y cancelar las cuentas contables que se hubieren abierto.

2.30. Arrendamiento de bienes inmuebles: <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 3932 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El Instituto no debe entregar en arriendo los bienes que recibe por vocación hereditaria, por declaración de vacancia o por cualquier otro título de adquisición.

Cuando se reciba a alguno de esos títulos un bien que se encuentre arrendado por el causante o propietario que lo abandonó, según el caso, debe respetarse el contrato existente hasta su vencimiento pero no se pactará su renovación.

Si el arrendatario no devuelve voluntariamente el bien a la terminación del contrato de arrendamiento, debe procederse en forma inmediata a iniciar el proceso de restitución del inmueble correspondiente. Las dependencias responsables deberán comunicar el desahucio con la antelación necesaria para garantizar su eficacia legal.

En el evento de que no exista contrato escrito de arrendamiento que determine con claridad su vencimiento, deberá procederse de manera inmediata a iniciar el proceso judicial necesario para la recuperación física del inmueble.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

2.31 Supervisión de los Contratos de comodato y arrendamiento

El supervisor del contrato, o quien haga sus veces,  debe tener en cuenta lo expuesto en la Resolución 1240 de 9 de julio de 2003 “por la cual se reglamenta la función de Supervisión o Interventoría en los contratos suscritos por el ICBF y se adoptan otras disposiciones”.

Las Regionales y Agencias deberán presentar semestralmente a la Dirección Administrativa de la Sede Nacional un informe sobre los resultados de las visitas periódicas practicadas por los supervisores de los contratos a los inmuebles entregados en comodato y arrendamiento.

2.32  Inmuebles objeto de permuta

El Instituto  podrá entregar  en permuta  entre otros, bienes inmuebles cuyas instalaciones físicas no sean  útiles para la prestación de  servicios directos.    

Si como contraprestación de ese tipo de  negociación se ofrece al Instituto un  predio que requiere adecuaciones, la negociación no podrá efectuarse si el valor de dichas adecuaciones supera el 30% del valor comercial del bien -Lineamientos de Programación 2005, Subdirección de Programación-.

La permuta de bienes inmuebles requiere de la recomendación del Comité de Gestión de Bienes del Nivel Regional o de Agencia y de la aprobación por parte del Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional.

2.33  Inventario de Bienes Inmuebles

-- Plantilla PROGA (Programa de Gestión de Activos)

-- Instrucciones para el correcto diligenciamiento de la información.

Para el correcto diligenciamiento de la información en la Plantilla PROGA se deberá  consultar el “Manual de Diligenciamiento de la Plantilla de Requerimientos Básicos” y el “Complemento al Manual de Diligenciamiento de la Plantilla de Requerimientos Básicos (PROGA) Instructivo N° 1” que se encuentran en la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / carpetas públicas / Dirección Administrativa / Bienes / Manual PROGA.

-- Bienes inmuebles que deben incorporarse en la  plantilla PROGA

En la plantilla PROGA se deben  incorporar los bienes inmuebles de propiedad de la entidad incluyendo los que están en común y proindiviso, sobre los cuales se tenga seguridad de la información solicitada, es decir  todos los inmuebles que se encuentran en el cuerpo del balance dentro de las cuentas de activos, sea cual fuere el grupo de cuentas donde se registren por características de destinación o uso que se les de.

Por lo anterior en la Plantilla se deben  incorporar los siguientes inmuebles:

-- Terrenos y edificaciones registrados en la cuenta propiedades planta y equipo (en uso por el ICBF)

-- Terrenos y edificaciones registrados en la cuenta propiedades planta y equipo no explotados (invadidos y desocupados)

-- Plantas y ductos (Plantas de producción).

-- Bienes inmuebles entregados en administración.

-- Bienes inmuebles entregados en comodato.

-- Bienes inmuebles recibidos en dación de pago.

Nota: Este punto en particular es  tratado con mayor amplitud en el “Complemento al Manual de Diligenciamiento de la Plantilla de Requerimientos Básicos (PROGA) Instructivo N° 1”, que se encuentra en carpetas públicas.

-- Campos de información de la Plantilla PROGA

La plantilla PROGA debe contener los siguientes datos de cada uno de los inmuebles: identificación, características generales, información jurídica, información física del terreno y de la construcción, servicios públicos con que dispone  el inmueble, situación actual del activo, información contable de cada uno de los bienes inmuebles de propiedad de la entidad bajo la responsabilidad de la regional o agencia.

-- Fecha de corte y de presentación de la información contenida en la Plantilla PROGA

Para el correcto diligenciamiento y actualización de la Plantilla PROGA es necesario conciliar la información de almacén (Plantilla PROGA) con los registros contables de acuerdo a las fechas de corte señaladas en el cuadro que se muestra a continuación y efectuar la presentación de la Plantilla a la Sede Nacional mediante la Valija Regional, así:

PLANTILLA PROGA


Fecha de corte
Fecha Presentación:
Primeros 15 días de
31 diciembreenero
28  febreromarzo
30 abrilmayo
30 juniojulio
31 agostoseptiembre
31 octubrenoviembre

En la hoja de Excel contigua a la que contiene la Plantilla PROGA que se vaya a remitir a la Sede Nacional, se deberán incluir las Notas a la Plantilla PROGA, las cuales deben contener el detalle de los inmuebles que ingresaron, fueron dados de baja de los activos o los que fueron objeto de ajuste por entrega en comodato o arrendamiento durante el bimestre, especificando los datos de identificación de los predios con sus fechas y valores, previa conciliación de la información con contabilidad.

-- Conservación de cada uno de los inventarios de inmuebles reportados bimestralmente a través de la Plantilla PROGA

Las Regionales y Agencias deberán conservar el histórico de cada inventario de inmuebles reportado bimestralmente a través de la Plantilla PROGA con sus respectivas Notas a la Plantilla, comenzando con el inventario con fecha de corte diciembre 31 de 2004.

-- Responsables del diligenciamiento de la Plantilla

El diligenciamiento de la Plantilla PROGA deberá hacerse de manera conjunta entre las áreas de almacén y contabilidad.

-- Otras bases de datos

Los siguientes inmuebles deben ir registrados en bases de datos diferentes a la Plantilla PROGA:

-- Inmuebles recibidos de terceros,  en comodato -valija regional-

-- Inmuebles pendientes de legalizar -valija regional-.

-- Inmuebles invadidos -valija regional-:  Estos inmuebles, además de estar incorporados  en  la  plantilla  PROGA, deben  llevarse  en  un registro aparte en el formato denominado Bienes inmuebles invadidos -valija regional- para seguimiento de las acciones que se llevan a cabo para la recuperación de los mismos.

-- Obras y mejoras en propiedad ajena.

-- Inmuebles recibidos de terceros en arriendo.

  1. Actualización de la información

Las Regionales, Agencias y Sede Nacional, deberán mantener actualizadas estas bases de datos tomando como fuente los documentos soporte que respaldan la gestión realizada sobre cada inmueble.  Dichas bases de datos deben constituirse en  fuente confiable para la toma de decisiones en el nivel Nacional, Regional y de Agencia.

3.  ORIENTACIONES PARA LA GESTIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES

3.1 Diligenciamiento del formato denominado “Relación de bienes inmuebles” en archivo ASCII

Las áreas de contabilidad y los almacenes o áreas que administran los inmuebles en las Regionales y/o Agencias deberán preparar conjuntamente con corte a diciembre 31 de cada año, la relación de bienes inmuebles incorporados en cuentas de balance, incluyendo los ingresados durante el respectivo periodo contable, los incorporados en cuentas de orden y los vendidos o retirados del servicio durante el año.  Esta relación deberá efectuarse en el formato establecido por la CGN denominado “Relación de bienes inmuebles”, en el archivo ASCII, de acuerdo con las directrices impartidas en el Instructivo 009 de 1999, en la Circular Externa 029 de 1999 y en la Carta Circular 020 de 2000.  

-- ¿Cómo hacerlo?

  1. El Contador, conjuntamente con el Coordinador del Grupo Administrativo o Administrativo y Financiero y el Almacenista o el responsable de la administración de los bienes inmuebles, deben revisar si la información de cada uno de los inmuebles que aparece en los libros de contabilidad es consistente con los datos registrados en el almacén; si existen diferencias, proponga los cambios con el fin de que la información entre las dos áreas quede conciliada.

-- Es necesario recordar que la información inmobiliaria que se refiere a la denominación del bien, nomenclatura, municipio, matrícula inmobiliaria (tercero)  y a los valores que refleje la información inmobiliaria del almacén deben ser  iguales la información y los valores registrados en contabilidad, en cada una de las cuentas contables de terrenos y edificaciones.

-- Una vez efectuada la conciliación realice la correspondiente actualización sobre el formato ASCII que contiene la información del año anterior.

  1. Las depreciaciones no pueden superar el costo del activo, si esto ocurre realice los ajustes correspondientes.
  1. Presentación de la información

El Grupo de Contabilidad en la Sede Nacional informará oportunamente a cada Regional y Agencia  la fecha límite para el envió de la información en referencia.

La información solicitada será preparada por cada Regional y Agencia de manera completa, oportuna y precisa y debe ser remitida a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional, en medio magnético -disquete de 3.5” de alta densidad-, conforme las Instrucciones impartidas en el instructivo 009 de 1999 y la carta circular 020 de 2000, acompañada de una certificación -formato prediseñado- en donde deje constancia que el procedimiento se realizó de acuerdo a las normas legales vigentes establecidas para este fin, documento que deberá venir firmado por el Director Regional o Seccional, el Coordinador del Grupo Administrativo y Financiero, el Contador y el Almacenista o Servidor Público que tenga a su cargo la administración de los bienes inmuebles.

Una vez la Dirección Administrativa revise la información de carácter administrativo contenida en el formato y que se refiere a la identificación de bien, datos sobre titulación del inmueble y destinación del mismo, deberá remitir el formato al Grupo de Contabilidad del nivel nacional para que este Grupo revise la información de naturaleza contable contenida en el mismo, consolide los datos del formato y remita dicho consolidado a la Contaduría General de la Nación.

3.2 Registro contable de la actualización de los avalúos de los inmuebles

  1. Costo histórico
  1. La contabilidad deberá reflejar por separado el costo histórico del terreno y la construcción.  
  1. Documentos necesarios para efectuar el registro contable de la actualización
  1. Para la actualización de los registros contables se requiere como soporte documental   la fotocopia del avalúo practicado al inmueble, el original deberá reposar en la carpeta de cada uno de los inmuebles, en el almacén de la Regional o Agencia.
  1. Registro contable de la actualización de los avalúos

El registro contable de los inmuebles avaluados deberá incorporarse en el mes en que la Regional o Agencia reciba este documento, afectando las cuentas y subcuentas de acuerdo con la norma técnica definida en la Circular Externa 045 del 19 de octubre de 2001 de la Contaduría General de la Nación.

Para efectuar los registros contables, los contadores en cada Regional o Agencia deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. Para el registro contable de los activos y de la valorización se deberá utilizar como tercero el número de matrícula inmobiliaria con el  fin de lograr plena identificación de cada uno de los inmuebles que posee la Regional o Agencia.  Si en el documento de avalúo del IGAC o de la lonja de propiedad raíz no se encuentra el número de la matrícula inmobiliaria se deberá solicitar al encargado de almacén que suministre esta información de acuerdo con un documento en donde figure dicho número.
  2. Registre por separado el valor del terreno en la cuenta 1605 Terrenos y el de la Edificación en la cuenta 1640 Edificaciones.
  3. Registre por separado el valor de la valorización del terreno en la cuenta 1999 52 Terrenos y el de la edificación en la cuenta 1999 62 Edificaciones.
  4. Cuando el ICBF entregue un inmueble en comodato o en administración, la valorización se conserva en los respectivos registros contables ya que el activo sigue siendo de propiedad del Instituto.
  5. Si el activo ya tiene registrada una valorización mayor a la del nuevo avalúo, registre una desvalorización por la pérdida comercial del activo afectando las mismas cuentas contables  pero en sentido contrario.
  6. La cuenta contable 1999 Valorizaciones debe ser igual a la cuenta 3240 Superávit por valorizaciones.
  7. Con relación a lo expresado en la circular 045 del 2001,  se enfatiza lo siguiente:

Las notas a los estados contables deben revelar:

  1. El porcentaje de bienes inmuebles de que trata la citada circular, pendiente de actualizaciones, anexando el programa previsto para su culminación en el periodo definido.
  2. Los métodos de actualización aplicados para los bienes inmuebles.
  1. Comunicación al almacén

Una vez el área de Contabilidad de la Regional o Agencia haya efectuado el registro contable de la actualización del inmueble, deberá informar lo pertinente al Almacén para efectos del cruce de información entre las dos dependencias y para la actualización de los datos en el sistema de información.

3.3  Ingreso de inmuebles adjudicados por vocaciones hereditarias o bienes vacantes

Nota: Además de lo descrito a continuación se debe tener en cuenta lo contemplado en el numeral 4.8.1 “Bienes Muebles e Inmuebles”, del Manual de Denuncias de Vocaciones  Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos.

Objetivo

Dar ingreso, en una Regional o Agencia, a los bienes adjudicados al Instituto por vocaciones hereditarias o bienes vacantes.

Alcance

Aplica para el ingreso y el registro en las cuentas de almacén de los inmuebles adjudicados a la Regional o Agencia por vocaciones hereditarias o bienes vacantes.

Actividades  y persona responsable

-- Recibir del Grupo Jurídico solicitud para  que se proceda al ingreso  del inmueble, con la descripción de los pasivos del mismo, los ocupantes y limitaciones,  adjuntos los documentos pertinentes (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar que los documentos recibidos estén completos y que cumplan el lleno de los requisitos.  De lo contrario, solicitarlos al Grupo Jurídico (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Cuando el inmueble está libre de arrendatarios

-- Programar con el denunciante o su apoderado y un delegado del Grupo Jurídico  la fecha y hora del recibo físico del predio (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar el recibo de este mediante acta -original y tres ejemplares- describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios al recibo de este y consignado en ella todas las novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Exigir al denunciante el cambio de guardas de las chapas en las puertas principales (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de recibo del inmueble  a más tardar el siguiente día hábil del recibo de este y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil del recibo del inmueble, el registro en las cuentas que a partir de la fecha de recibo del predio se causen por concepto de servicios públicos, impuesto predial y valorización y la asignación de vigilancia, si ésta se requiere (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar el estado de seguridad del predio y aplicar los correctivos necesarios (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de ingreso del inmueble tomando como soporte  la sentencia de adjudicación, la escritura debidamente protocolizada y registrada y el folio de matrícula inmobiliaria.  El ingreso debe hacerse por el valor que figure en el documento de adjudicación (Responsable: Almacenista).

-- Abrir hoja de vida del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Incorporar los datos del inmueble en la base de datos -Plantilla PROGA- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Efectuar el pago de los servicios públicos e impuestos del inmueble, en caso de ser necesario (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo de Asistencia Técnica el análisis de utilidad del inmueble, previamente diligenciado con el concepto del Grupo Administrativo, solicitándole emitir el concepto pertinente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo de Asistencia Técnica el análisis de utilidad con el concepto respectivo, consolidarlo y en el documento final recoger las firmas de los Coordinadores de los Grupos de Asistencia Técnica y Administrativo y el visto bueno del Director Regional o Seccional (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de ingresos de Almacén y enviarlo a contabilidad (Responsable: Almacenista).

-- Incluir el inmueble recién ingresado en el reporte denominado “Relación de Nuevos Bienes para Asegurar” con destino al Grupo de Apoyo Logístico                  -Seguros- en la Sede Nacional -valija regional- (Responsable: Almacenista).

-- Cuando el inmueble tiene arrendatarios (el arrendador es el causante)

Si no es posible el recibo físico del inmueble -ingreso real y material-,  porque el inmueble fue arrendado por el causante y el contrato se encuentra vigente, se debe:

-- Elaborar el comprobante de ingreso del inmueble dejando la observación de la limitación  que presenta e iniciar las acciones legales del caso para su liberación (Responsable  Almacenista).

-- Abrir hoja de vida del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Incorporar los datos del inmueble en la base de datos –Plantilla PROGA, listados- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de ingresos de Almacén y enviarlo a contabilidad (Responsable: Almacenista).

-- Incluir el inmueble recién ingresado en el reporte denominado “Relación de Nuevos Bienes para Asegurar” con destino al Grupo de Apoyo Logístico                  -Seguros- en la Sede Nacional -valija regional- (Responsable: Almacenista).

-- Cuando el inmueble arrendado ha sido desocupado

-- Efectuar su  recibo físico -ingreso real y material- a través de acta debidamente suscrita (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Informar al Grupo Jurídico de la Regional o Agencia  sobre el recibo del inmueble remitiendo el acta respectiva (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar análisis de utilidad del inmueble, suscrito por el Grupo de Asistencia Técnica, y el Grupo Administrativo con el visto bueno del Director Regional (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

3.4  Ingreso de inmuebles en donación o traspaso

Objetivo

Dar ingreso en la Regional o Agencia, a los inmuebles donados o traspasados por terceros por ser útiles en la ejecución de programas o en el funcionamiento de las diferentes dependencias.

Alcance

Aplica para el ingreso y el registro en la cuentas de almacén de los inmuebles donados o traspasados.

Actividades y persona responsable

-- Recibir del Director Regional o Seccional comunicación del ofrecimiento en donación o traspaso (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al futuro donante los documentos del inmueble señalados en el numeral 6.6.1 del Manual de Contratación para el ICBF (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar que los documentos recibidos estén completos y que cumplan el lleno de los requisitos. De lo contrario comunicar al interesado lo pertinente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo de Asistencia Técnica el análisis de utilidad del inmueble, previamente diligenciado con el concepto del Grupo Administrativo, solicitándole emitir el concepto pertinente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo de Asistencia Técnica el análisis de utilidad con el concepto respectivo,  consolidarlo y en el documento final recoger las firmas de los Coordinadores de los Grupos de Asistencia Técnica y Administrativo y el visto bueno del Director Regional o Seccional (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Llevar el caso al Comité de Gestión de Bienes del ICBF en la Regional o Agencia, para la recomendación del ingreso del inmueble en donación, si esta es pertinente  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

Nota: En el Comité de la Regional  o Agencia se debe presentarse un análisis integral del caso (descripción del inmueble, ubicación, valor, antecedentes, resultado del estudio de títulos, estado de ocupación del inmueble, estado de cuenta del inmueble por servicios públicos, impuestos -predial, valorización- y administración), dejando constancia de todo lo anterior en el acta correspondiente.

-- Si el Comité de Bienes de la Regional o Agencia no recomienda el recibo en donación o traspaso, informar al oferente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el Comité de Bienes de la Regional o Agencia recomienda  efectuar el recibo en donación o traspaso, solicitar al Grupo Jurídico la elaboración de la minuta y que solicite a la Dirección Administrativa de la Sede Nacional  la presentación del caso ante el Comité de Gestión de Bienes en la Sede Nacional  para la aprobación del ingreso en donación.  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

 Nota: La solicitud al Grupo Jurídico debe ir acompañada de carpeta con los documentos relacionados en los numerales 6.6.1 y 6.6.3 del Manual de Contratación para el ICBF y con los documentos relacionados, según el caso, en el tema de esta Guía denominado “Soporte documental para solicitud de poderes a la Sede Nacional

-- Recibir del Grupo Jurídico los documentos, analizar y presentar concepto de la Dirección Administrativa ante el Comité de Gestión de Bienes en la Sede Nacional (Responsable: Servidor Público asignado Dirección Administrativa Sede Nacional).

-- Remitir a la Oficina Jurídica los documentos con el acta del Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional debidamente firmada (Responsable: Servidor Público asignado Dirección Administrativa Sede Nacional).

-- Recibir del Grupo Jurídico oficio de legalización con copia de la minuta debidamente protocolizada en notaría y registrada en el folio de matrícula inmobiliaria, informando que se puede recibir el inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar con el donante la fecha y hora de recibo del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar las diligencias de recibo físico del inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios al recibo de este -debe estar al día por estos conceptos- anotando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de recibo del inmueble, a más tardar el siguiente día hábil del recibo de éste y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil del recibo del inmueble,  el registro en las cuentas que a partir de la fecha de recibo del predio se causen por concepto de servicios públicos, impuesto predial y valorización  y la asignación de vigilancia, si esta se requiere. (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar el estado de seguridad del predio y aplicar los correctivos necesarios (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de ingreso del inmueble tomando como soporte la escritura debidamente protocolizada y registrada y el folio de matrícula inmobiliaria (Responsable: Almacenista).    

-- Abrir hoja de vida del inmueble (Responsable Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Incorporar los datos del inmueble en la base de datos –Plantilla PROGA- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de Ingresos de almacén y enviarlo a contabilidad (Responsable: Almacenista).

-- Incluir este inmueble en el reporte denominado “Relación de nuevos bienes para asegurar” con destino al Grupo de Apoyo Logístico  -Seguros- en la Sede Nacional      -valija regional- (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

3.5  Ingreso de inmuebles en comodato

Objetivo

Dar ingreso, en calidad de comodato, a los bienes inmuebles de propiedad de terceros, requeridos por el ICBF para ser utilizados en el desarrollo de sus actividades.

Alcance

Aplica para el ingreso y el registro en las cuentas de almacén, de los inmuebles de terceros, en calidad de comodato.

Actividades y persona responsable

-- Recibir de las dependencias del ICBF que requieren inmuebles, la solicitud correspondiente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Ubicar a los posibles comodantes para informarse sobre la disponibilidad de inmuebles que se ajusten a las características del requerido (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al posible comodante los documentos relacionados en el numeral 6.1.2.1 del Manual de Contratación para el ICBF (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo de Asistencia Técnica el análisis de utilidad del inmueble, previamente diligenciado con el concepto del Grupo Administrativo, solicitándole emitir concepto (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo de Asistencia Técnica el análisis de utilidad, consolidarlo y en el documento final recoger las firmas de los Coordinadores de los Grupos de Asistencia Técnica y Administrativo y el visto bueno del Director Regional o Seccional (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

  1. Llevar el caso ante el Comité de Gestión de Bienes en la Regional o Agencia para la autorización de la transacción (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el comité no autoriza el recibo en comodato, informar al posible comodante que el inmueble no se requiere (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el Comité autoriza el recibo en comodato, solicitar al Grupo Jurídico la elaboración del contrato, remitiéndole carpeta con los documentos relacionados en los numerales 6.1.2.1 y 6.1.2.3 del Manual de Contratación para el ICBF (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico oficio de legalización con copia del contrato de comodato debidamente perfeccionado, informando que se puede proceder al recibo del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar con el comodante la fecha y hora de recibo del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir físicamente el inmueble -recibo real y material- mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios al recibo de éste    -debe estar al día por estos conceptos- y las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de recibo del inmueble a más tardar el siguiente día hábil del recibo de este y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Informar a la dependencia solicitante la aceptación del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil del recibo del inmueble,  el registro en las cuentas que a partir de la fecha de recibo del predio se causen por concepto de servicios públicos, impuesto predial y valorización y la asignación de vigilancia, si ésta se requiere (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar el estado de seguridad del predio y aplicar los correctivos necesarios (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de ajuste contable (Responsable: Almacenista).

-- Abrir hoja de vida del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Incorporar los datos del inmueble en el formato de la valija regional correspondiente a los inmuebles recibidos en comodato (Responsable Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

  1. Elaborar reporte mensual de Ajustes de almacén y enviarlo a contabilidad (Responsable: Almacenista).

-- Incluir este inmueble en el reporte denominado “Relación de nuevos bienes para asegurar” con destino al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- en la Sede Nacional       -valija regional- (Responsable: Almacenista.).

Devolución del inmueble al vencimiento del contrato de comodato

-- Programar con el comodante -60 días antes del vencimiento del contrato-, la fecha y hora de la devolución del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Entregar el inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios al recibo de este -debe entregarse al día por estos conceptos- y anotando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de entrega del inmueble a más tardar el siguiente día hábil de la devolución de éste y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el Almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil de la devolución del inmueble,  la cancelación del registro en las cuentas que a partir de la fecha de devolución del predio dejaron de causarse por concepto de servicios públicos, impuesto predial y valorización (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de ajuste contable cancelando las cuentas que se hubieren abierto (Responsable: Almacenista).

-- Actualizar la información del inmueble en la valija regional, en el formato correspondiente a los inmuebles recibidos en comodato (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de comprobantes de ajuste  y enviarlos a contabilidad (Responsable: Almacenista).

-- Incluir este inmueble en el reporte denominado “Relación de bienes dados de baja para retirar del seguro” con destino al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- en la Sede Nacional -valija regional- (Responsable: Almacenista).

3.6 Ingreso de inmuebles en arrendamiento

Objetivo

Recibir en arriendo inmuebles de propiedad de terceros para el desarrollo de las actividades propias de la entidad de conformidad con las necesidades de la Regional o Agencia.

Alcance

Aplica para el ingreso en calidad de arrendamiento de inmuebles de propiedad de terceros.

Actividades y persona responsable

-- Recibir de las dependencias del ICBF que requieran inmuebles en arriendo, la solicitud correspondiente, incluyendo los datos de los inmuebles que se ajusten a las características requeridas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Visitar los inmuebles para evaluar su seguridad, condiciones físicas generales y servicios públicos, una vez se haya verificado que los cánones de arrendamiento se ajustan al presupuesto disponible y a la normatividad. Contar con el certificado de disponibilidad presupuestal CDP correspondiente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar, al futuro arrendador, carta en la cual exprese su voluntad de entrega del inmueble en arrendamiento al ICBF, indicando la identificación clara del bien, canon y condiciones contractuales y los demás  documentos exigidos en el Manual de Contratación para el ICBF (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibido del futuro arrendador los documentos solicitados, remitir al Grupo de Asistencia Técnica el análisis de utilidad del inmueble, previamente diligenciado con el concepto del Grupo Administrativo, solicitando a esa dependencia emitir concepto, para lo cual se le debe anexar cuadro comparativo con la recomendación del inmueble más apropiado, justificando la selección realizada (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo de Asistencia Técnica el análisis de utilidad,  consolidarlo y en el documento final recoger las firmas de los Coordinadores de los Grupos de Asistencia Técnica y Administrativo y el visto bueno del Director Regional o Seccional (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Obtener los documentos relacionados en el Manual de Contratación para el ICBF.

-- Llevar el caso ante el Comité de Gestión de Bienes en la Regional o Agencia para revisión y aprobación de la transacción (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el Comité no autoriza el recibo del inmueble en arriendo, informar al oferente y a la dependencia interesada (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el concepto del Comité es favorable, solicitar al Grupo Jurídico la elaboración del contrato de arrendamiento, remitiéndole carpeta con los documentos pertinentes         -CDP, análisis de utilidad, folio de matrícula, escritura, avalúo según el caso-  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico oficio con copia del contrato de arrendamiento debidamente legalizado y expedir certificación de pago del canon de arrendamiento según lo estipulado en el contrato (Responsable Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar con el arrendador la fecha y hora de recibo del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir el inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando constancia de su estado por servicios públicos domiciliarios al recibo de éste -debe estar al día por estos conceptos- y las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Enviar  al Grupo Jurídico el original del acta de recibo del inmueble, a más tardar el siguiente día hábil del recibo de éste y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil del recibo del inmueble, el registro en las cuentas que a partir de la fecha de recibo del predio se causen por concepto de servicios públicos y la asignación de vigilancia, si ésta se requiere (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Abrir hoja de vida del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Actualizar la información en la base de datos -listado- (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

Devolución del inmueble al vencimiento del contrato de arrendamiento

-- Programar con el arrendador, sesenta (60) días antes del vencimiento del contrato, la fecha y hora de la devolución del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Entregar el inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios al recibo de éste -debe entregarse al día por estos conceptos-, anotando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de entrega del inmueble a más tardar el siguiente día hábil de la devolución de éste y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el Almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil de la devolución del inmueble, la cancelación del registro en las cuentas que a partir de la fecha de devolución del predio dejaron de causarse  por concepto de servicios públicos (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Actualizar la información en la base de datos -listado- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el  almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

3.7  Egreso de inmuebles por venta mediante sistema de martillo

Objetivo

Vender al mejor postor en subasta pública a través del sistema de martillo,  inmuebles de propiedad del ICBF cuya tenencia se considere improductiva.

Alcance

Aplica para la venta de inmuebles de propiedad del ICBF que están a cargo de una Regional o Agencia.

Actividades y persona responsable

Obtenido el análisis de utilidad del inmueble donde se indique que es procedente la venta del inmueble, se debe:

-- Llevar el caso ante el Comité de Gestión de Bienes de la Regional o Agencia para la autorización de la venta, anexando los siguientes documentos:

-- <Aparte modificado por el artículo 1 de la Resolución 1770 de 7 de mayo de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Estudio de títulos del inmueble mediante el cual se determine que el inmueble no se encuentra fuera del comercio,

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

-- Folio de matrícula inmobiliaria con fecha de expedición no superior a 30 días de la fecha del remate.

-- Certificación expedida por el Coordinador del Grupo Administrativo o Administrativo y Financiero o por quien haga sus veces, donde conste que el inmueble se encuentra a paz y salvo por servicios públicos, impuestos (predial, valorización) y administración en los últimos cinco (5) años.

-- Acta de visita al inmueble donde conste que el inmueble se encuentra desocupado.

(Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

Nota: En el Comité debe presentarse un análisis integral del caso (descripción del inmueble, ubicación, valor, antecedentes, resultado del estudio de títulos, estado de ocupación del inmueble, estado de cuenta del inmueble por servicios públicos, impuestos -predial, valorización y administración), dejando constancia de todo lo anterior en el acta correspondiente.

-- Emitida la autorización del comité, remitir a la Gerencia del Martillo del Banco Popular del municipio más cercano al sitio donde esté ubicado el inmueble,  comunicación solicitado colocar en subasta el inmueble, anexando fotocopia de los documentos pertinentes -folio de Matrícula Inmobiliaria, escritura del bien, avalúo actualizado del inmueble, estado de cuenta por  impuesto predial, valorización, servicios públicos, administración-. En esta actividad se debe tener en cuenta los documentos relacionados, según el caso, en el tema de esta Guía denominado “Soporte documental para solicitud de poderes a la Sede Nacional” (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del comprador copia del acta de adjudicación del inmueble generada por el Martillo del Banco Popular, una vez el comprador ha cancelado al martillo la totalidad del valor del inmueble;  la otra copia queda en poder del comprador (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Grupo Jurídico la elaboración del contrato remitiendo, según el caso, la documentación relacionada en el tema de esta Guía denominado “Soporte documental para la solicitud de poderes a la Sede Nacional” (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico solicitud de entrega del inmueble acompañada de copia de la escritura debidamente protocolizada y registrada  y el folio de matrícula inmobiliaria (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar con el comprador la fecha y hora de entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar las diligencias de entrega del inmueble mediante acta en original y tres copias describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando  constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios a la entrega de éste     -debe estar al día por estos conceptos- y las demás novedades encontradas  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de recibo del inmueble, a más tardar el siguiente día hábil de la entrega de éste, y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el Almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los Servidores Públicos responsables, se llevan a cabo los trámites para la suspensión de los pagos, por parte del instituto, de los servicios públicos domiciliarios e impuestos a partir de la fecha de entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar comprobante de egreso tomando como soporte la escritura del inmueble debidamente protocolizada y registrada y el folio de matrícula inmobiliaria (Responsable: Almacenista).

-- Actualizar la hoja de vida del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Actualizar la información en la base de datos -Plantilla PROGA- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el Almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de egresos de almacén y enviarlos a contabilidad (Responsable: Almacenista).

-- Incluir el inmueble recién egresado en el reporte denominado “Relación de Bienes dados de Baja para Retirar del Seguro” con destino al Grupo de Apoyo logístico             -Seguros- en la Sede Nacional -valija regional-  (Responsable: Almacenista).

-- Una vez la Dirección Administrativa en la Sede Nacional haya recibido del Martillo  el informe de liquidación con la consignación de la totalidad de los predios vendidos,  remitir al Grupo Administrativo de la Regional o Agencia que corresponda, los soportes de pago del Martillo del Banco Popular (consignaciones, oficios, etc.) indicando los valores de las ventas, descuento por comisión, etc. de dicha Regional o Agencia.  Lo anterior con el propósito de que la Regional tenga los documentos necesarios, para contabilizar las ventas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Infraestructura Inmobiliaria).

3.8  Egreso de inmuebles por venta directa mediante procedimiento de propuesta económica en sobre cerrado

Objetivo

Vender al mejor postor -personas naturales y jurídicas-  inmuebles de propiedad del ICBF cuya tenencia se considere improductiva.

Alcance

Aplica mediante el procedimiento de propuesta económica en sobre cerrado, para la venta directa de inmuebles de propiedad del ICBF que están a cargo de una Regional o Agencia cuando el único dueño del bien es el ICBF y cuando hay varios oferentes.

Actividades y persona responsable

-- Una vez obtenido el análisis de utilidad del inmueble donde se indique que es procedente la venta del inmueble, se debe llevar  el caso ante el Comité de Gestión de Bienes en la Regional o Agencia,  para la respectiva recomendación de la venta anexando los siguientes documentos:

-- <Aparte modificado por el artículo 1 de la Resolución 1770 de 7 de mayo de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Estudio de títulos del inmueble mediante el cual se determine que el inmueble no se encuentra fuera del comercio.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

-- Folio de matrícula inmobiliaria con fecha de expedición no superior a 30 días de la fecha del remate.

-- Certificación expedida por el Coordinador del Grupo Administrativo o Administrativo y Financiero o por quien haga sus veces, donde conste que el inmueble se encuentra a paz y salvo por servicios públicos, impuestos (predial, valorización) y administración en los últimos cinco (5) años.

-- <Aparte modificado por el artículo 1 de la Resolución 1770 de 7 de mayo de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Avalúo Comercial del inmueble actualizado y vigente.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

(Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

Nota: En el Comité debe presentarse un análisis integral del caso (descripción del inmueble, ubicación, valor, antecedentes, resultado del estudio de títulos, estado de ocupación del inmueble, estado de cuenta del inmueble por servicios públicos, impuestos -predial, valorización- y administración), dejando constancia de todo lo anterior en el acta correspondiente.

-- Si el comité recomienda la venta, organizar carpeta con los documentos señalados en el numeral 6.3.1 del Manual de Contratación para el ICBF y los requeridos, según el caso,  en el tema de esta Guía denominado “Soporte documental para la solicitud de poderes a la Sede Nacional” y remitirlos a la Sede Nacional para la aprobación de la venta por parte del Comité de Gestión de Bienes del Nivel Nacional (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir de la Sede Nacional el Acta del Comité de Gestión de Bienes. Si el Comité aprobó la venta, elaborar pretérminos de referencia (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico solicitud de trámites contractuales y carpeta con los documentos señalados en el numeral 6.3.1 del Manual de Contratación y los relacionados en el numeral 2.6 de Bienes Inmuebles de la presente guía, incluyendo el acta del Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional y los pretérminos de referencia (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico las observaciones al control de legalidad de los pretérminos de referencia, si éstas se presentaron; corregirlos y remitirlos nuevamente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico memorando señalando modificaciones  a los pretérminos (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Una vez modificados los pretérminos recibir del Grupo Jurídico solicitud de  elaboración de términos de referencia definitivos -impresos y en medio magnético-, elaborar los términos y remitirlos al Grupo Jurídico (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico, cuando sea el caso, solicitud de evaluación técnica y solicitud de evaluación financiera de los oferentes, junto con los documentos pertinentes, incluyendo las propuestas de compraventa (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Gestionar las evaluaciones y remitirlas al Grupo Jurídico (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo)

-- Recibir del Grupo Jurídico las observaciones a las evaluaciones, corregirlas y remitirlas al Grupo Jurídico nuevamente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico solicitud de entrega del inmueble acompañada de copia de la  escritura debidamente protocolizada y registrada y el folio de matrícula inmobiliaria (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar con el comprador la fecha y hora de entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los Servidores Públicos responsables de  los servicios públicos domiciliarios e impuestos -predial, valorización-, suministrar los soportes sobre estos pagos y verificar que estén debidamente cancelados a la fecha (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar las diligencias de entrega del inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble -inventario-, dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios a la entrega de éste -debe estar al día por estos conceptos- y consignando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de recibo del inmueble  a más tardar el siguiente día hábil del recibo de este y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el Almacén-  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los  Servidores Públicos responsables, se lleven a cabo los trámites para la suspensión de los pagos, por parte del Instituto, de los servicios públicos domiciliarios e impuestos a partir de la fecha de entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de egreso tomando como soporte la escritura de venta protocolizada y registrada y el folio de matrícula inmobiliaria (Responsable: Almacenista).

-- Actualizar la información en la base de datos -Plantilla PROGA- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de egresos de almacén y enviarlos a contabilidad (Responsable: Almacenista).

-- Incluir el inmueble recién egresado en el reporte denominado “Relación de Bienes Dados de Baja para Retirar del Seguro” con destino al Grupo de Apoyo Logístico          -Seguros- en la Sede Nacional -valija regional-  (Responsable: Almacenista).

3.9 Egreso de inmuebles por venta a los denunciantes de vocaciones hereditarias y bienes vacantes

Nota: Además de lo descrito a continuación se debe tener en cuenta lo contemplado en el numeral 4.10 “Participación Económica en Especie”, del Manual de Denuncias de Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos.

Objetivo

Vender a los denunciantes de bienes que lo soliciten, inmuebles adjudicados al ICBF por vocación hereditaria o bien vacante,  como parte de pago por su participación económica.

Alcance

Aplica para el ingreso y registro contable en las cuentas de almacén y para la venta del bien.

Actividades y persona responsable

Una vez adjudicado el inmueble al Instituto, el Grupo Administrativo recibe del Grupo Jurídico oficio en el cual le informa de la existencia del predio y le adjunta los soportes documentales respectivos.  

El Grupo Administrativo debe proceder a:

-- Abrir carpeta  para la administración de los documentos del predio (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

  1. Efectuar el recibo físico -ingreso real y material- del bien mediante acta debidamente suscrita en la cual describe el inmueble, número de plantas, acabados y su estado general, estado por servicios públicos, impuesto predial, valorización (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Informar al Grupo Jurídico sobre el recibo físico del predio adjuntando copia del acta de recibo y entrega y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

  1. Generar el comprobante de ingreso del bien, tomando como soporte para dicha operación la adjudicación debidamente protocolizada y registrada y el folio de matrícula inmobiliaria actualizado (Responsable: Almacenista).

-- Efectuar el pago de los impuestos del inmueble en caso de ser necesario (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

  1. Obtener el análisis de utilidad del inmueble debidamente suscrito  por los Coordinadores de los Grupos Administrativo y de Asistenta Técnica, con el visto bueno del Director Regional (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).
  2. Si el análisis de utilidad del inmueble señala que el inmueble no es de utilidad para la entidad y que es procedente la venta del mismo, se debe llevar  el caso ante el Comité de Gestión de Bienes en la Regional o Agencia, para la respectiva autorización de la venta (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).
  3. Si el Comité autoriza la venta, organizar carpeta con los documentos señalado, según el caso, en el tema de esta Guía denominado “Soporte documental para la solicitud de poderes a la Sede Nacional” (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico solicitud de elaboración del contrato, anexando los documentos antes señalados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico solicitud de entrega del inmueble acompañada de copia de la  escritura debidamente protocolizada y  el folio de matrícula inmobiliaria donde esté registrada la venta (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar con el comprador la fecha y hora de entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar las diligencias de entrega del inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios a la entrega de éste -debe estar al día por estos conceptos- y consignando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de recibo del inmueble  a más tardar el siguiente día hábil del recibo de este y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el Almacén- (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar comprobante  de egreso tomando como soporte la  escritura de venta del inmueble al denunciante, debidamente protocolizada y registrada y el folio de matrícula inmobiliaria (Responsable: Almacenista).

-- Actualizar la información en la base de datos -Plantilla PROGA- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de egresos de almacén y enviarlos a contabilidad (Responsable: Almacenista).

3.10  Egreso de Inmuebles en traspaso (donación)

Objetivo

Traspasar a entidades públicas interesadas, inmuebles propios no útiles para los servicios o programas del ICBF, previa recomendación del Comité de Gestión de Bienes Regional y aprobación del Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional.

Alcance  

Aplica para el egreso en calidad de traspaso y el registro en las cuentas de almacén de los inmuebles de propiedad del ICBF a cargo de la Regional o Agencia.

Actividades y persona responsable

Cuando surja una Entidad Pública interesada se debe:

-- Proporcionar la información y la asesoría necesarias sobre el bien inmueble e informar sobre los requisitos que se deben cumplir (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir solicitud del interesado y verificar que los documentos enviados por  este sean los exigidos en el Manual de Contratación para el ICBF,  vigente.  Si están incompletos comunicar al interesado la novedad para que remita los documentos faltantes (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Grupo de Asistencia Técnica el análisis de utilidad del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Obtener el análisis de utilidad del inmueble. Si este no es favorable  para la entrega  del inmueble en traspaso, informar al solicitante y devolver los documentos entregados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el análisis de utilidad del inmueble es favorable para el traspaso, solicitar al interesado el boletín de nomenclatura, el certificado catastral y el folio de matrícula inmobiliaria actualizados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del interesado los documentos y llevar el caso ante el Comité de Gestión de Bienes del ICBF en la Regional o Agencia  para la recomendación de la entrega en donación -traspaso-  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

Nota: En el Comité de la Regional  o Agencia  debe presentarse un análisis integral del caso (descripción del inmueble, ubicación, valor, antecedentes, resultado del estudio de títulos, estado de ocupación del inmueble, estado de cuenta del inmueble por servicios públicos, impuestos -predial, valorización- y administración), dejando constancia de todo lo anterior en el acta correspondiente.

-- Si el Comité de Bienes de la Regional o Agencia no recomienda la entrega en donación, informar al interesado (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el Comité de Bienes de la Regional o Agencia recomienda llevar  a cabo la entrega en donación, solicitar al Grupo Jurídico la elaboración de la minuta y que  solicite a la Dirección Administrativa de la Sede Nacional  la presentación del caso ante el Comité de Gestión de Bienes en la Sede Nacional  para la aprobación de la entrega en donación.  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

 Nota: La solicitud al Grupo Jurídico debe ir acompañada de carpeta con los documentos relacionados en el tema de esta Guía denominado “Soporte documental para solicitud de poderes a la Sede Nacional.

-- Recibir del Grupo Jurídico los documentos, analizar y presentar concepto de la Dirección Administrativa ante el Comité de Gestión de Bienes en la Sede Nacional (Responsable: Servidor Público asignado Dirección Administrativa Sede Nacional).

-- Remitir a la Oficina Jurídica los documentos con el acta del Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional debidamente firmada (Responsable: Servidor Público asignado Dirección Administrativa Sede Nacional).

-- Recibir del Grupo Jurídico solicitud de entrega del inmueble acompañada de copia de la Escritura debidamente protocolizada y  registrada y el folio de matrícula inmobiliaria (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar con el interesado la fecha y hora de entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los Servidores Públicos responsables de  los servicios públicos domiciliarios e impuestos -predial, valorización-, suministrar los soportes sobre estos pagos y verificar que estén debidamente cancelados a la fecha de entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar las diligencias de entrega del inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios a la entrega de este -debe estar al día por estos conceptos- y consignando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de recibo del inmueble junto con el inventario,  a más tardar el siguiente día hábil del recibo de este y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén- (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los Servidores Públicos responsables, se lleven a cabo los trámites para la suspensión de los pagos, por parte del Instituto, de los servicios públicos domiciliarios e impuestos a partir de la fecha de entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de egreso tomando como soporte la escritura de traspaso protocolizada y registrada y el folio de Matrícula Inmobiliaria (Responsable: Almacenista).

-- Actualizar la hoja de vida del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Actualizar la información en la base de datos -Plantilla PROGA- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén. (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de egresos de almacén y enviarlos a contabilidad (Responsable: Almacenista).

-- Incluir  el inmueble recién egresado en el reporte denominado “Relación de Bienes Dados de Baja para Retirar del Seguro” con destino al Grupo de Apoyo Logístico          -Seguros- en la Sede Nacional -valija regional-.  (Responsable: Almacenista).

3.11 Egreso e Ingreso de Inmuebles en permuta

Objetivo

Intercambiar un bien no útil ni necesario para los servicios y programas del ICBF por otro bien inmueble que sea útil para los servicios o programas de este.

Alcance

Aplica para la permuta de inmuebles de propiedad del ICBF a cargo de la Regional o Agencia por inmuebles de propiedad de terceros y  el registro en la cuentas de almacén.

Actividades y persona responsable

Cuando haya una entidad o persona natural interesada:

-- Proporcionar la información y la asesoría necesarias sobre el (los) inmueble (s) a entregar en permuta y obtener la información necesaria sobre el (los) bien (es) inmueble (s) a recibir en esa misma calidad (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar que el (los) inmueble (s) del ICBF solicitado (s) en permuta esté disponible para la venta. Si no está disponible, informar al interesado que no es procedente atender su solicitud (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar que los documentos enviados por el interesado sean los exigidos en el Manual de Contratación para el ICBF vigente.  Si están incompletos comunicar al interesado la novedad para que remita los documentos faltantes (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los Grupos Administrativo y de Asistencia Técnica el análisis de utilidad del inmueble a dar en permuta y el análisis de utilidad del inmueble a recibir en permuta; este último debe especificar la destinación o uso que se le dará al inmueble que se recibe (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si los análisis de utilidad no son favorables para efectuar la transacción, informar al solicitante y devolver los documentos entregados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Grupo Financiero el concepto donde se establezca la capacidad económica del posible permutante -si el avalúo del inmueble de su propiedad es inferior al del  inmueble de  propiedad del Instituto- (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir el concepto económico solicitado. Si este no es favorable para efectuar la permuta, informar al interesado que su solicitud no es procedente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el concepto es favorable llevar el caso ante el Comité de Gestión de Bienes en la Regional o Agencia para la recomendación de la permuta (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

Nota: En el Comité de la Regional  o Agencia se debe presentarse un análisis integral del caso (descripción de los  inmuebles, ubicación, valor, antecedentes, resultado de los estudios de títulos, estado de ocupación, estados de cuenta de los inmuebles por servicios públicos, impuestos -predial, valorización- y administración), dejando constancia de todo lo anterior en el acta correspondiente.

-- Si el Comité de Bienes de la Regional o Agencia no recomienda la permuta, informar al oferente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el Comité de Bienes de la Regional o Agencia recomienda   la permuta, solicitar al Grupo Jurídico la elaboración de la minuta y que  solicite a la Dirección Administrativa de la Sede Nacional  la presentación del caso ante el Comité de Gestión de Bienes en la Sede Nacional  para la aprobación de  dicha permuta (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

 Nota: La solicitud al Grupo Jurídico debe ir acompañada de carpeta con los documentos relacionados en  el numeral 6.4.3 del Manual de Contratación para el ICBF y con los documentos relacionados, según el caso, en el tema de esta Guía denominado “Soporte documental para solicitud de poderes a la Sede Nacional

-- Recibir del Grupo Jurídico los documentos, analizar y presentar concepto de la Dirección Administrativa ante el Comité de Gestión de Bienes en la Sede Nacional (Responsable: Servidor Público asignado Dirección Administrativa Sede Nacional).

-- Remitir a la Oficina Jurídica los documentos con el acta del Comité de Gestión de Bienes de la Sede Nacional debidamente firmada (Responsable: Servidor Público asignado Dirección Administrativa Sede Nacional).

-- Recibir del Grupo Jurídico oficio de legalización con copia de la minuta debidamente protocolizada en notaría y registrada en el folio de matrícula inmobiliaria, informando que se puede proceder al recibo y entrega de los  inmuebles (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al responsable,  los soportes documentales sobre pago de servicios públicos, impuesto predial y valorización del inmueble y verificar que estén debidamente cancelados a la fecha de entrega y recibo de los inmuebles, conforme los compromisos pactados en el contrato (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar la fecha de entrega y el recibo de el (los) inmuebles permutados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar la diligencia de entrega y recibos físico correspondientes, mediante actas en original y tres ejemplares describiendo detalladamente los inmuebles (inventarios), dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios al recibo y entrega de estos -deben estar al día por estos conceptos- anotando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico los originales de las actas de entrega y recibo de los inmuebles y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén y para la carpeta del inmueble que ingresa (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los  Servidores Públicos responsables, se lleven a cabo los trámites para la suspensión de los pagos, por parte del Instituto, de los servicios públicos domiciliarios e impuestos a partir de la fecha de entrega del  inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil del recibo del inmueble,  el registro en las cuentas que a partir de la fecha de recibo del predio se causen por concepto de servicios públicos, impuesto predial y valorización y la asignación de vigilancia, si ésta se requiere (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar el estado de seguridad del predio que ingresó y aplicar los correctivos necesarios (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar los comprobantes de ingreso y egreso correspondientes, tomando como soporte la escritura de la permuta debidamente protocolizada y registrada y el folio de Matrícula Inmobiliaria (Responsable: Almacenista).

-- Actualizar la hoja de vida  del inmueble que sale de los activos y abrir hoja de vida para el inmueble que ingresa (Responsable: Servidor Público asignado grupo Administrativo).

-- Actualizar la información en la base de datos -Plantilla PROGA- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de ingresos y egresos de almacén y enviarlos a contabilidad. (Responsable: Almacenista).

-- Incluir el inmueble ingresado en el reporte denominado “Relación de nuevos bienes para asegurar” con destino al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- en la Sede Nacional -valija regional- (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Incluir el inmueble egresado en el reporte denominado “Relación de Bienes Dados de Baja para Retirar del Seguro” con destino al Grupo de Apoyo Logístico -Seguros- en la Sede Nacional -valija regional- (Responsable: Almacenista).

3.12  Egreso de inmuebles en comodato

Objetivos

-- Proporcionar a terceros, en calidad de comodato, inmuebles de propiedad del ICBF con el fin de que dispongan de infraestructura para la ejecución de programas y/o actividades de las cuales son responsables.

-- Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales adquiridas por el comodante -ICBF- y por el comodatario, adoptando las medidas correctivas necesarias para el desarrollo del contrato.

Alcance

Aplica para celebración de los contratos, la entrega y registro en las cuentas de almacén de los inmuebles que se entregan en calidad de comodato y  para llevar a cabo la supervisión de los contratos.

Actividades y persona responsable

Cuando surja una entidad interesada en recibir un inmueble en comodato se debe:

-- Proporcionar la información y la asesoría necesarias, incluyendo datos sobre inmuebles disponibles, áreas, ubicación, requisitos exigidos, etc. (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del interesado los documentos señalados en el numeral 6.1.1.1 del Manual de Contratación para el ICBF y adicionalmente la descripción del tipo de programa que funcionará en el inmueble, incluyendo las características de la población a atender y los estatutos de la entidad (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar que los documentos estén completos y cumplan el lleno de los requisitos. De lo contrario comunicar al interesado lo pertinente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Grupo de Asistencia Técnica el concepto técnico sobre el uso y destinación que el solicitante le dará al inmueble y si dicho comodatario cumple técnicamente con el programa que propone. Para el efecto se deben remitir los documentos relacionados en los apartes (i), (ii) y (iv) del numeral 6.1.1.1 del Manual de Contratación para el ICBF (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Grupo Financiero el concepto donde se establezca si el solicitante está facultado económicamente para cumplir con el programa que propone, remitiéndole los documentos señalados en los apartes (iii) y (iv) del numeral 6.1.1.1 del Manual de Contratación para el ICBF.  En caso que la entidad posible comodataria sea contratista del ICBF solicitar contrato de aporte siempre y cuando el programa objeto de aportes vaya a implementarse en el inmueble solicitado en comodato (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo de Asistencia Técnica y del Grupo Financiero los conceptos correspondientes (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si uno de los dos conceptos no es favorable para la entrega del inmueble en comodato, -o los dos-, informar al solicitante que su solicitud ha sido negada y devolverle los documentos aportados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si ambos conceptos son favorables, presentar el caso ante el Comité de Bienes de la Regional o Agencia, para la autorización del comodato (Responsable: Servidor Público asignado grupo Administrativo).

-- Si el Comité autoriza el comodato, solicitar al interesado el boletín de nomenclatura y el folio de matrícula inmobiliaria, actualizados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del interesado el boletín de nomenclatura y el folio de matrícula inmobiliaria y solicitar al Grupo Jurídico la  elaboración del contrato de comodato, remitiéndole carpeta con los documentos relacionados en los numerales 6.1.1.1 y 6.1.1.3 del Manual de Contratación para el ICBF (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico copia del contrato de comodato debidamente legalizado (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los Servidores Públicos responsables de los servicios públicos domiciliarios y del impuesto predial y valorización, suministrar los soportes sobre estos pagos y verificar que a la fecha estén debidamente cancelados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar con el comodatario la fecha y hora de la entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar la diligencia de entrega del inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble -inventario-, dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios a la entrega de este -debe estar al día por estos conceptos- y anotando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de entrega del inmueble, a más tardar el siguiente día hábil del recibo de éste, y una copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de ajuste contable (Responsable: Almacenista).

-- Actualizar hoja de vida del inmueble  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los Servidores Públicos responsables de los servicios públicos domiciliarios y de los impuestos, suspender los pagos de estos a partir de la fecha de entrega del inmueble conforme los compromisos pactados en el contrato (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Actualizar la información en la base de datos -PROGA- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

  1. Elaborar reporte mensual de comprobantes de ajuste de almacén y enviarlo a contabilidad (Responsable: Almacenista).

Devolución del inmueble al vencimiento del contrato de comodato

-- Programar con el comodatario, sesenta (60) días antes del vencimiento del contrato, la fecha y hora de la devolución del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir el inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble -inventario-, dejando constancia de su estado por impuesto predial y servicios públicos domiciliarios al recibo de éste, -debe estar al día por estos conceptos- y anotando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de recibo del inmueble, a más tardar el siguiente día hábil del recibo de este y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil del recibo del inmueble, el registro en las cuentas que a partir de la fecha de recibo del predio se causen por concepto de servicios públicos, impuesto predial y valorización y la asignación de vigilancia, si ésta se requiere (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de ajuste contable (Responsable: Almacenista).

-- Actualizar la información del inmueble en la base de datos -Plantilla PROGA- (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de comprobantes de ajuste y enviarlos a contabilidad (Responsable: Almacenista).

3.13 Egreso de inmuebles en arrendamiento

Objetivo

Disminuir gastos de funcionamiento de las Regionales y Agencias y obtener recursos adicionales mediante el arrendamiento de inmuebles no utilizados en programas y proyectos propios de la Institución.

Alcance

Estas orientaciones aplican para el egreso en calidad de arrendamiento y para el registro en las cuentas de almacén de los inmuebles de propiedad del Instituto a cargo de la Regional o Agencias.

Actividades y persona responsable

Una vez obtenido el análisis de utilidad señalando que el inmueble se debe arrendar:

-- Asignar el valor del canon de arrendamiento de conformidad con la normatividad del artículo 18 de la Ley 820 de 2003 (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Proporcionar al interesado la información y la asesoría necesarias, incluyendo datos sobre el inmueble disponible, áreas, ubicación, requisitos exigidos, etc. (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir solicitud de la persona interesada,  junto con los documentos requeridos en el numeral 6.2.1 del Manual de Contratación para el ICBF.  En el escrito el solicitante debe especificar la dirección del inmueble, la destinación del mismo y la disposición de cancelar un canon acorde con los requerimientos del ICBF y las normas vigentes (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Verificar que los documentos estén completos y cumplan el lleno de los requisitos; de lo contrario comunicar al interesado lo pertinente (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Grupo Financiero concepto para acreditar la capacidad económica del solicitante, remitiéndole los documentos relacionados en los apartes (iii) y (iv) del numeral 6.2.1 del Manual de Contratación para el ICBF (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Si el concepto financiero no es favorable informar al solicitante  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo)

-- Si el concepto financiero es favorable presentar el caso ante el Comité de Gestión de Bienes para la autorización de la entrega del inmueble en arrendamiento (Responsable: Servidor Público asignado grupo Administrativo).

-- Si el Comité autoriza la entrega del inmueble en arrendamiento, solicitar al Grupo Jurídico la elaboración del contrato de arrendamiento remitiéndole carpeta con los documentos relacionados en los numerales 6.2.1 y 6.2.3 del Manual de Contratación para el ICBF (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Jurídico copia del contrato debidamente legalizado y solicitud de entrega del inmueble. (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar a los Servidores Públicos responsables de los servicios públicos domiciliarios y del impuesto predial y valorización, suministrar los soportes sobre estos pagos y verificar que a la fecha estén debidamente cancelados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Programar con el arrendatario la fecha y hora de la entrega del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar las diligencias de entrega del inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble (inventario), dejando constancia de su estado por servicios públicos domiciliarios a la entrega de este -debe estar al día por este concepto- y todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Enviar al Grupo Jurídico el original del acta de entrega del inmueble, a más tardar el siguiente día hábil de la entrega de éste y una copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de ajuste contable (Responsable: Almacenista).  

-- Actualizar la hoja de vida del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo)

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil de la entrega del inmueble, tramitar la suspensión de los pagos,  por cuenta del Instituto, de los servicios públicos domiciliarios a partir de la fecha de entrega del inmueble,  conforme a los compromisos pactados en el contrato (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Actualizar  la información en la base de datos -Plantilla PROGA- (Responsables: servidor es públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de ajustes de almacén y enviarlos a contabilidad (Responsable: Almacenista).

Devolución del inmueble al vencimiento del contrato de arrendamiento

-- Programar con el arrendatario, sesenta (60) días antes del vencimiento del contrato, la fecha y hora de la devolución del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir el inmueble mediante acta en original y tres ejemplares, describiendo detalladamente el inmueble -inventario-, dejando constancia de su estado por servicios públicos domiciliarios al recibo de éste -debe estar al día por estos conceptos- y anotando todas las demás novedades encontradas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Remitir al Grupo Jurídico el original del acta de recibo  del inmueble, a más tardar el siguiente día hábil de la devolución de éste y copia para la carpeta del inmueble que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Servidor Público responsable, a más tardar el siguiente día hábil de la devolución del inmueble, la cancelación del registro en las cuentas que a partir de la fecha de devolución del predio dejaron de causarse por concepto de servicios público (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar el comprobante de ajuste contable cancelando las cuentas que se hubieren abierto (Responsable: Almacenista).

-- Actualizar la hoja de vida del inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Actualizar la información del inmueble en la base de datos -Plantilla PROGA-  (Responsables: Servidores Públicos asignados Grupo Administrativo y Financiero).

-- Archivar la documentación en la carpeta del inmueble  que reposa en el almacén (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Elaborar reporte mensual de comprobantes de ajuste y enviarlos a contabilidad (Responsable: Almacenista).

3.14  Pago impuesto de valorización

Objetivo

Tramitar, correcta y oportunamente el pago, según las cuentas de cobro expedidas por la entidad municipal correspondiente, para todos y cada uno de los inmuebles sobre los cuales se cause una contribución por valorización, accediendo a los beneficios que ofrece dicha  entidad municipal.

Alcance

Aplica para solicitar  y diligenciar la factura y tramitar y cancelar ante la entidad municipal competente, la contribución de valorización correspondiente a los inmuebles de propiedad del ICBF ubicados en el área de jurisdicción de la Regional o Agencia.

Actividades y persona responsable

-- Solicitar a la entidad municipal competente -al inicio de la vigencia- el estado de cuenta por concepto de valorización de los inmuebles propios y de terceros a cargo de la Regional o Agencia (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibidos los estados de cuenta, seleccionar los inmuebles  que tienen deuda pendiente de pago por esta contribución (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- De la selección anterior establecer los inmuebles, de  los cuales la obligación del pago está a cargo del ICBF y los inmuebles, de  los cuales la obligación del pago corresponde a terceros (Responsable: S. Público asignado Grupo Administrativo).

-- Diligenciar las facturas que deba cancelar la Regional o Agencia, priorizando según plazos establecidos  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar oportunamente a los Representantes Legales de las entidades que tengan la responsabilidad del pago de la contribución, que tramiten el pago y remitan el soporte a la Regional o Agencia, remitiéndoles para el efecto las cuentas de cobro respectivas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Efectuar seguimiento al pago realizado por los terceros (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Grupo Financiero el Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP- de conformidad con el monto a cancelar, remitiéndole listado de los inmuebles objeto de pago  y las facturas (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Financiero el CDP y expedir certificación de pago (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Solicitar al Grupo Financiero efectuar el pago, remitiendo la certificación de pago, el CDP y las facturas originales debidamente diligenciadas  (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Recibir del Grupo Financiero las fotocopias de las facturas ya canceladas y archivarlas en la carpeta de cada inmueble (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).

-- Registrar en la base de datos correspondiente, los pagos efectuados (Responsable: Servidor Público asignado Grupo Administrativo).


RESPONSABILIDADES EN PROCESO

ORIENTACIONES PARA EL REGISTRO, MANEJO, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RESPONSABILIDADES EN PROCESO, EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

ORIENTACIONES PARA EL REGISTRO, MANEJO, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RESPONSABILIDADES EN PROCESO, EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Estas orientaciones se dan para permitir un adecuado registro, manejo, control y seguimiento  de las responsabilidades en proceso, que sean constituidas en el Instituto Colombiano de Bienestar familiar.

Presunta pérdida, hurto o faltante de bienes

Cuando se presente la presunta pérdida, hurto o faltante de bienes del ICBF, el procedimiento será el siguiente a nivel nacional.

  1. Por parte del Servidor Público y/o contratista
  1. Informar por escrito en la Sede Nacional a la Dirección Administrativa, en el nivel Regional y de Agencias al Coordinador Administrativo y Financiero, en forma inmediata de ocurrido o detectado el hecho, adjuntando una relación de los bienes, citando su descripción, placa, agrupación de inventario, descripción, cantidad y valor  registrado en el inventario.
  2. Instaurar denuncia ante la Fiscalía General de la Nación -Unidad de fiscalías competentes- de manera inmediata de ocurrido o detectado el hecho, por supuesta pérdida de los bienes, relacionando su marca, modelo, seriales, costo histórico y una breve descripción de los hechos.
  3. Si el Servidor Público o contratista no diere cumplimiento a estas formalidades o hubiere abandonado el puesto o no se le pudiere localizar, el superior inmediato presentará la denuncia, promoverá las diligencias de inspección y hará levantar las actas respectivas.
  4. Presentar copia de la denuncia dentro de los tres -3- días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y en el nivel Regional y de  Agencia al Coordinador Administrativo y Financiero.
  1. Por parte de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y los Coordinadores Administrativos y Financieros en las Regionales y Agencias
  1. Elaborar y remitir al almacén memorando que autorice la constitución de la responsabilidad, con el fin de que se realice su registro contable, teniendo como  base en el informe y denuncio presentado por el Servidor Público y/o Contratista.
  2. Solicitar al Grupo de Apoyo Logístico de la Dirección Administrativa, reclamar  ante la compañía de vigilancia de turno sobre lo sucedido para que responda en primera instancia por la presunta pérdida de los bienes, cuando los hechos hayan ocurrido en la Sede Nacional.
  1. Para el caso de Regionales y Agencias, corresponde adelantar esta gestión a los Coordinadores Administrativos.
  1. Solicitar al Almacén, copia del inventario en donde se relacionen los elementos perdidos que estaban a cargo del gestor -cuentadante- y el respectivo ingreso de los bienes al Almacén
  2. Solicitar por escrito al Grupo de Apoyo Logístico gestionar la respectiva reclamación ante la Compañía Aseguradora.
  3. Informar por escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario para que inicie el proceso disciplinario, anexando los soportes del caso -informe, denuncia, actas, asiento contable, ingreso de almacén, inventario individual y otros-
  4. Informar por escrito a la Contraloría  Delegada para  Investigaciones y Jurisdicción Coactiva (Calle 17 No. 9 - 82 piso 25 en la ciudad de Bogotá) y en las Regionales y Agencias a la Contraloría Delegada ubicada en su Jurisdicción, con el propósito de que se adelante el respectivo proceso fiscal.
  5.  Efectuar seguimiento  al proceso administrativo.
  6. Recibir informe de avance  presentado por el Grupo de Apoyo Logístico de la Sede Nacional, sobre la reclamación adelantada ante la Compañías de Vigilancia y Aseguradora a los treinta (30) días siguientes de comunicados los hechos a este Grupo.
  7. Recibir informe final y documentos  por parte del Grupo de Apoyo Logístico sobre la reposición o indemnización de los bienes objeto de la reclamación.
  8. Informar a los Servidores Públicos que ejerzan funciones de Almacenistas y Tesoreros de la entidad sobre la decisión de las compañías de seguros o vigilancia, en torno a la indemnización, con el fin de que se realicen los ajustes pertinentes en la cuenta de responsabilices en proceso.  La cancelación total o parcial de la responsabilidad en proceso se hará con base en los documentos que acreditan  la indemnización o reposición de los bienes.

Para cancelación total de responsabilidades:

-- Cuando la aseguradora indemniza los bienes por el valor total de reposición     -valor comercial del bien a hoy- y este es igual o superior al valor de la responsabilidad en proceso, esta  se podrá cancelar en su totalidad.

-- Cuando en el fallo proferido por la Contraloría General de la Nación  exonera de responsabilidad fiscal al Servidor Público o contratista.

Para cancelación parcial de responsabilidades:

-- Cuando la aseguradora indemniza los bienes por  menor valor al de reposición -valor comercial a hoy-.

-- Cuando en los fallos proferidos fiscal y disciplinariamente, se declare responsabilidad por parte del contratista o Servidor Público según el caso.

  1. Solicitar concepto técnico a la Subdirección de Sistemas de Información en la Sede Nacional y al área de Sistemas en las Agencias y Regionales, cuando se efectúe reposición de bienes por unos iguales o de características similares correspondientes a equipos de cómputo o accesorios de los mismos.  Cuando la reposición corresponda a otro tipo de bienes muebles, los Almacenistas deberán expedir  el concepto si hay lugar a la compensación.  
  2. Cuando haya reposición de bienes por parte de la aseguradora o del responsable  se solicitará por escrito al Almacenista el ingreso de estos bienes a los activos de la entidad, quien a través de asiento contable deberá acreditar el valor de la responsabilidad en proceso total o parcialmente, de acuerdo al valor de constitución frente al valor de la reposición.  El procedimiento a seguir se complementa en lo descrito en el tema referente a “Ingreso de bienes por reposición”, tratado en esta Guía.
  3. Informar por escrito a la Contraloría Delegada sobre la gestión adelantada y los resultados obtenidos frente a la responsabilidad.
  4. Informar por escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario sobre la gestión adelantada  frente al proceso de responsabilidad.
  5. Recibir de parte de la persona que tiene a su cargo la responsabilidad en proceso, todos aquellos documentos o bienes que contribuyan a brindar solución administrativa al caso.
  6. Recibir el fallo proferido por la Oficina de Control Interno Disciplinario y remitir copia del mismo a la Contraloría Delegada ubicada en la jurisdicción de cada Regional o Agencia.
  7. Comunicar al Servidor Público o Contratista que la responsabilidad en proceso se resolvió cuando:
  1. La compañía indemnizó el valor de los bienes y este es igual al valor de la responsabilidad.
  2. Si como resultado de la indemnización queda un saldo en la cuenta de responsabilidades y de acuerdo al fallo de la Oficina de Control Interno Disciplinario no existe responsabilidad disciplinaria, este saldo será descargado de la responsabilidad afectando la cuenta contable de gastos.
  3. Si como resultado de la indemnización queda un saldo en la cuenta de responsabilidades y de acuerdo al fallo de la Oficina de Control Interno Disciplinario existe responsabilidad disciplinaria, este saldo se mantendrá hasta que la Contraloría General de la República emita fallo sobre la exoneración de responsabilidad fiscal.
  4. Si el fallo de la Contraloría exonera fiscalmente al responsable, el almacén efectuará el ajuste contable para cancelar dicho saldo de la cuenta de responsabilidad en proceso.  En el caso de que dicho fallo niegue la exoneración fiscal, la persona deberá cancelar el saldo que figure en la cuenta de responsabilidades en proceso.
  5. También se entenderá resuelta satisfactoriamente cuando a pesar de que en los fallos se advierta la responsabilidad del Servidor Público o contratista y éste procede a reponer los bienes en razón a que la aseguradora no los indemnizó, puesto que su valor está por debajo del valor mínimo deducible.
  1. El Director Administrativo en la Sede Nacional y los Coordinadores Administrativos y Financieros en el nivel Regional y Seccional, adelantarán el procedimiento administrativo referido anteriormente, cuando sean informados por terceros o directamente por los Almacenistas acerca de bienes faltantes detectados mediante inventario físico e inspección ocular para los casos de Servidores Públicos que se fueron de la entidad y no entregaron los bienes a su cargo.
  2. Para el caso de Servidores Públicos y/o Contratistas, que en el momento de su fallecimiento figuren con responsabilidades en proceso, será necesario reportar toda la información pertinente a la Oficina Jurídica en la Sede Nacional para que se dé aplicabilidad al artículo 19 de la Ley 610 de agosto 18 de 2000.
  3. En el caso de pérdida y hurto de bienes entregados a terceros -hogares infantiles,  instituciones de protección y otros-, si la compañía aseguradora no indemniza el valor de los bienes, deberá informarse a la Contraloría Delegada para que adelante la respectiva investigación fiscal, dado que se trata de un deterioro del patrimonio público del ICBF, provocado en principio, por un particular que tenía la posición jurídica de gestor fiscal administración de patrimonio público.
  1. Por parte de los Almacenistas
  1. Recibir de la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y en el nivel Regional de los Coordinadores Administrativos o Administrativos y Financieros, memorando que autorice la constitución de la responsabilidad, junto a los documentos soporte -informe presentado por el responsable de los bienes y denuncia-.
  2. Constituir la responsabilidad en proceso, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del memorando, a través de asiento contable que debe tener el visto bueno del Servidor Público con funciones de Contador en la Regional, teniendo en cuenta: el valor de reposición, costo histórico conjugado                       -depreciación, valorizaciones-. La diferencia que resulte entre el valor de reposición y el costos histórico conjugado debe registrarse, según el caso, como un ingreso diferido a la cuenta contable 291509 créditos diferidos -ingreso en la constitución de responsabilidades-, el cual debe amortizarse en la contabilidad de acuerdo a la realización del ingreso o si la diferencia es de naturaleza débito se afectará la cuenta contable 5810 pérdida en baja de propiedad planta y equipo.  
  1. Si los bienes corresponden a existencias en bodega se elaborará el asiento contable respectivo, con cargo a responsabilidades en proceso a nombre del responsable del almacén.
  2. Si la pérdida corresponde a elementos en servicio se elaborará el asiento contable respectivo, para descargarlos de las cuentas de propiedad planta y equipo y constituir la responsabilidad en proceso a nombre de la persona que los tenía bajo su cuidado y relacionados en el inventario individual.
  1. Dar apertura a la carpeta e identificarla con el número de cédula del gestor             -cuentadante- en donde debe reposar la copia de los siguientes documentos: Memorando que autoriza la constitución de responsabilidad, informe presentando por el responsable de los bienes, denuncia presentada ante la Fiscalía competente, inventario individual, egreso de almacén o traslado en donde conste la entrega de los bienes, relación de elementos faltantes, libro auxiliar en donde se presenten los movimientos contables de la responsabilidad en proceso, correspondencia recibida y enviada, documentos que acrediten la reposición o cancelación de los bienes con los respectivos asientos contables, memorados de autorización para descargar la responsabilidad, fallo disciplinario y fiscal, etc.
  2. Comunicar al Servidor Público y/o Contratista sobre la constitución de la responsabilidad en proceso y sobre la posibilidad de adelantar la cancelación del monto al valor comercial de los bienes, la reposición de los mismos por unos de características similares o la solicitud de exoneración fiscal ante la Contraloría General de la República.
  3. Enviar copia de la constitución de la responsabilidad a la Dirección Administrativa, Oficina de Control Disciplinario y Oficina Jurídica, para efectos de soportar el proceso disciplinario y fiscal, así como al Grupo de Apoyo Logístico, para efectos de soportar las reclamaciones ante las Compañías de Vigilancia y de Seguros, dejando constancia en la respectiva carpeta.
  4. Descargar parcial o totalmente la responsabilidad en proceso de acuerdo a los avances que se presenten dentro del caso y la documentación que soporte los movimientos.
  5. Informar sobre la cancelación total o parcial de la responsabilidad a la Dirección Administrativa, Oficina de Control Interno Disciplinario y al Servidor Público o contratista comprometido en el caso.
  1. Consideraciones generales a tener en cuenta por los Almacenistas
  1. La reposición de bienes en caso de pérdida se podrá efectuar por otros de iguales características y marca.
  2. De la diligencia de reposición de los bienes se levantará Acta de recibo firmada por el responsable del control de inventarios y/o almacenista y por la persona que efectúa la reposición.  En el acta se debe  consignar la relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario con las características, valores y cantidades que figuren en el mismo.
  3. Cuando la administración autorice el descuento o pago del valor del bien o bienes perdidos en dinero, el valor que se deduzca a cargo del responsable será el mismo que aquéllos tengan comercialmente o el de avalúo que le fije la administración, teniendo en cuenta su estado de conservación y años de uso. Siempre que se suceda esta acción, se levantará acta de avalúo con relación pormenorizada de los bienes, valor de avalúo y total por cancelar, debidamente firmada por quienes en ella intervengan.
  4. Con base en esta acta el superior administrativo, expedirá la autorización para cancelar o para iniciar los descuentos por nómina, una vez el Servidor Público que tenía a cargo los bienes perdidos autorice esta operación.
  5. Efectuado el descuento, la tesorería informará por escrito al responsable de almacén adjuntando el correspondiente recibo de caja, con el fin de allí se proceda a cancelar la responsabilidad en proceso a través del  asiento de contable.
  6. El pago o reposición del bien por parte del Servidor Público responsable o por la compañía aseguradora detendrá el proceso de responsabilidad fiscal, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias y/o penales derivadas del hecho en cualquier etapa en que se halle.
  7. Si como consecuencia de la investigación o posteriormente aparecen los bienes que se hubieren considerado como perdidos, el responsable del almacén producirá los asientos de contabilidad, a que haya lugar teniendo en cuenta las mismas especificaciones y valores que tenían los elementos en el momento del hecho.

Las responsabilidades se descargarán  contablemente con las constancias de reposición, con los documentos que acrediten las indemnizaciones efectuadas por las Compañías de Seguros o de vigilancia según el caso, con la cancelación en efectivo por el valor de los bienes realizada por el responsable o con el fallo de exoneración fiscal proferido por la Contraloría General de la República.

-- Las actuaciones administrativas en lo relacionado con el proceso de Responsabilidad Fiscal, deben ser consideradas atendiendo lo dispuesto en la Ley 610 de agosto de 2000, mientras que los registros y fundamentos contables para cada una de las etapas del proceso, deben ajustarse a lo expuesto por la Contaduría General de la Nación en el Plan General de Contabilidad Pública, Catálogo de Cuentas.

  1. Por parte del Coordinador del Grupo de Apoyo Logístico
  1. Adelantar la reclamación ante las compañías de vigilancia y de  seguros según el caso, una vez haya recibido de   la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y/o de los  Coordinadores Administrativos y Financieros del nivel Regional y de Agencia, el informe presentado por  el responsable de los bienes, copia de la denuncia, inventario individual e  ingreso al almacén  de los bienes  objeto de  pérdida  o que figuren como faltante.
  2. Solicitar al responsable de los bienes objeto de pérdida, dos (2) cotizaciones de elementos de similares características, las cuales deben contar con el visto bueno de la Dirección Administrativa para su adquisición y en el caso de equipos de cómputo y accesorios, dichas cotizaciones deberán traer el visto bueno de la Subdirección de Sistemas de Información.
  3. Informar a la Dirección Administrativa y/o de los Coordinadores Administrativos y Financieros, dentro de los treinta (30) días siguientes de presentada la reclamación, sobre los avances obtenidos dentro del proceso de reclamación.
  4. Remitir los documentos suscritos por la Compañía de Vigilancia o la Aseguradora en donde se acredite la indemnización o reposición de los bienes, a la Dirección Administrativa en la Sede Nacional y en las Agencias y Regionales a los Coordinadores Administrativos o Administrativos y Financieros.
  5. Informar por escrito a la  Dirección Administrativa en la Sede Nacional y en las Agencias y Regionales a los Coordinadores Administrativos o Administrativos y Financieros, los motivos por los cuales no surtió efecto la reclamación ante la Compañía de Seguros o la de Vigilancia, según el caso.
  1. Por parte del Director de Gestión Humana

Reportar al Director Administrativo en la Sede Nacional y a los Coordinadores Administrativos y Financieros en el nivel Regional y de Agencias las novedades de personal sobre traslados, renuncias y declaraciones  de insubsistencia de Servidores Públicos, enviando los documentos soportes, con el objeto de velar porque éstos entreguen los elementos devolutivos que tenían bajo su cuidado y dentro del inventario individual.  

Igualmente se debe informar sobre el fallecimiento de Servidores Públicos para efectos de ubicar los bienes que estaban a su cargo y garantizar su cuidado y el reintegro al almacén, en caso de que ninguna persona se haga cargo de ellos.

  1. Responsabilidad fiscal por bienes entregados a terceros

En el evento en que sean entregados bienes a terceros -Hogares Infantiles, Asociaciones de Padres de Familia, instituciones de protección, otras- y registrados como parte del inventario del ICBF, el procedimiento se hará ante la Contraloría General de la República y para efectuar la reclamación ante la Compañía de Seguros, se aplicará el procedimiento descrito anteriormente.

  1. Identificación de faltantes a cargo de Servidores Públicos y/o o contratistas que se retiran de la entidad, sin efectuar la entrega de bienes a su cargo

Cuando los responsables de almacén y control de inventarios en los diferentes niveles de la entidad, detecten faltantes de bienes mediante inventario físico, inspección ocular o por información recibida de terceros acerca de Servidores Públicos y/o contratistas que se fueron de la entidad sin entregar los bienes que tenían bajo su cuidado; deberán informar por escrito al Director Administrativo en la Sede Nacional y en el nivel Regional y Seccional a los Coordinadores Administrativos y Financieros, para que se adelante el respectivo tramite ante la compañía aseguradora y se realice el proceso administrativo descrito anteriormente.

  1. Ejemplos para la constitución de las responsabilidades en proceso

El siguiente ejemplo permite ilustrar el registro de la constitución de la responsabilidad.  Para el efecto tomaremos el caso de un vehículo que fue hurtado y se encontraba a cargo de un Servidor Público de la Entidad.  El Servidor Público informa de la pérdida adjuntando el respectivo denuncio ante la autoridad competente. La Dirección Administrativa, mediante memorando, autoriza la baja del activo y se inicia la correspondiente investigación.

El vehículo se colocó al servicio con los siguientes datos y valores:

-- Costo Histórico $25 millones

-- Ajuste por inflación $  5 millones

-- Depreciación acumulada $  3 millones

-- Ajustes por inflación a la depreciación $  1 millón

-- Valor en libros $26 millones

Registro para constituir la responsabilidad cuando el valor de reposición es igual al valor en libros:

CODIGOCUENTADEBITOCREDITO
1685DEPRECIACION ACUMULADA 
168508Equipo de transporte, tracción y elevación3
168599Ajuste por inflación1
  
1950RESPONSABILIDADES EN PROCESO 
195003Responsabilidades en proceso internas26
1675EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELVACION 
167502Terrestre25
167599Ajustes por inflación5
 3030
  

Constitución de la provisión para las responsabilidades:

CODIGOCUENTADEBITOCREDITO
5309PROVISON PARA RESPONSABILIDADES 
530902Responsabilidades en proceso26
  
1955PROVISION PARA RESPONSABILIDADES 
195503Responsabilidades en proceso internas26
 2626
  

Cuando el valor de la reposición es mayor que el valor en libros:

CODIGOCUENTADEBITOCREDITO
  
1685DEPRECIACION ACUMULADA 
168508Equipo de transporte, tracción y elevación3
168599Ajuste por inflación1
  
1950RESPONSABILIDADES EN PROCESO 
195003Responsabilidades en proceso internas30
  
1675EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELVACION 
167502Terrestre25
167599Ajustes por inflación5
  
2915CREDITOS DIFERIDOS 
291509Ingreso en la constitución de responsabilidades4
 3434
  

Cuando hay fallo definitivo y se determina que existe responsabilidad del Servidor Público:

CODIGOCUENTADEBITOCREDITO
2915CREDITOS DIFERIDOS 
291509Ingreso en la constitución de responsabilidades4
  
4810Extraordinarios 
481008Recuperaciones4
 44

EN EL SUPUESTO QUE EL VALOR DE REPOSICIÓN DEL ACTIVO SEA DE      $20 MILLONES, ES DECIR INFERIOR AL VALOR EN LIBROS:

CODIGOCUENTADEBITOCREDITO
1685DEPRECIACION ACUMULADA 
168508Equipo de transporte, tracción y elevación3
168599Ajuste por inflación1
  
1950RESPONSABILIDADES EN PROCESO 
195003Responsabilidades en proceso internas20
5810EXTRAORDINARIOS 
581033Pérdida en baja  de propiedades, planta y equipo6
  
1675EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELVACION 
167502Terrestre25
167599Ajustes por inflación5
 3030


IV.  CAPÍTULO CONTABLE


1.  PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO


2.  OTROS ACTIVOS


3.  PATRIMONIO


4.  CUENTAS DE ORDEN


5.  BAJA DE BIENES


6. VENTA DE INMUEBLES

1. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

“(…) Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público, y por tanto, no están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año, entendiendo ésta como, el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien”  

- RECONOCIMIENTO

Deben reconocerse por su costo histórico el cual se actualizará al costo reexpresado, mediante la aplicación de los Ajustes por Inflación, los cuales tuvieron vigencia de enero de 1997 a diciembre de 2000.  Podrán considerarse como métodos de actualización el costo de reposición y el valor de realización, este último cuando se tenga la intención de enajenarse, mediante la realización de avalúos técnicos.  Para establecer el costo de reposición pueden emplearse avalúos o precios de referencia.  En un momento determinado puede coexistir la actualización al costo reexpresado con las otras formas anotadas.

El valor de los bienes recibidos en permuta o donación, corresponderá al convenido entre las partes o en forma alternativa, al estimado mediante avalúo técnico.

El valor de las adiciones y mejoras que aumenten la vida útil del bien, amplíen su capacidad, eficiencia operativa, mejoren la calidad de los productos y servicios, o permitan una reducción  significativa de los costos de operación constituyen un mayor valor del bien, el cual afectará el cálculo futuro de la depreciación; en caso contrario, se reconocerá como gasto o costo, según corresponda.

1.1.  Terrenos

Valor de los predios de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier título, en donde se encuentran las edificaciones, los destinados a  futuras ampliaciones.

NOTA: Los terrenos no se deprecian.

1.2. Construcciones en Curso

Cuando se están construyendo obras con cargo al presupuesto de la entidad, desde su inicio hasta la terminación de la obra deberá reflejarse en la contabilidad, en la cuenta 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO, como quiera que esta representa los costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados en las labores productivas, operativas o administrativas del ente público.

El costo incluye los desembolsos por materiales, mano de obra, licencias, honorarios profesionales, costos financieros e interventoría y otros costos efectuados hasta el momento en que el bien quede adecuado para su uso.

Mientras las obras se encuentran en proceso no deben ser objeto de depreciación.

El costo del terreno en el cual se está levantando la construcción se debe llevar por separado en la cuenta terrenos.

Cuando la obra se encuentra en condiciones de ser utilizada  el valor en libros de las obras terminadas con base en acta de entrega se traslada a la cuenta del activo correspondiente.

Registro contable

1. Para registrar una Construcción en Curso – Causación

CódigoDetalleTERCERODébitoCrédito
1615CONSTRUCCIONES EN CURSO 
161501EdificacionesContratista ( Cédula o Nit)XXXX
2401 01 C x P Bienes y Servicios  
2401 01 06C x P Causación Servicios y Honorarios  Contratista ( Cédula o Nit)XXXX

-- Comprobante de Radicación (CR)

CódigoDetalleTERCERODébitoCrédito
2401 01C x P Bienes y Servicios 
2401 01 06C x P Causación Servicios y Honorarios  Contratista ( Cédula o Nit)XXXX
2401 01 C x P Bienes y Servicios 
2401 01 02 C x P Contratistas Prestación de Servicios Contratista ( Cédula o Nit)XXXX
  1. Comprobante de Pago (CP)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010102Cuentas Por Pagar Contratistas compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit)
XXXX
11100501Bancos 

XXXX
  1. Finalización de la Construcción y traslado a Edificaciones
CódigoDetalleDébitoCrédito
1640EDIFICACIONES 
1640XXSegún la Subcuenta que correspondaXXXX
1615CONSTRUCCIONES EN CURSO 
161501EdificacionesXXXX

1.3. Bienes Muebles en Bodega

En esta cuenta se registran los valores de los bienes, adquiridos a cualquier título, que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del ente público, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.  

En esta cuenta no debe registrarse los bienes que se retiran del servicio, temporal o definitivamente, los cuales deben ser reclasificados en las cuentas Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento, Propiedades, Planta y Equipo no Explotados o en cuentas de Orden Activos totalmente Depreciados, Agotados o Amortizados, según el caso.

Los elementos que se encuentran en la bodega deben identificarse, clasificarse y  valorizarse individualmente. Adicionalmente, a los Bienes Muebles en Bodega no se les debe calcular Depreciación

Por lo tanto, cuando los bienes inservibles se encuentren en bodega, es importante darlos de baja con la autorización previa y expresa del jefe de bienes o funcionario autorizado, quien mediante acto administrativo, indica las razones de la baja y el destino que se le debe dar a los bienes.  Una vez efectuado este procedimiento contable se afectan las Cuentas de Orden con el fin de llevar el control de estos bienes.

Registro contable

Bienes Devolutivos comprados directamente por la Regional, Agencia o Sede Nacional

  1. Asiento Contable ( AC) – Causación
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
1635Bienes Muebles en BodegaCédula del AlmacenistaXXXX
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Radicación  (CR)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor ( Cédula o Nit )
XXXX
24010101Cuentas por Pagar Contratistas Compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Pago (CP)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010101Cuentas Por Pagar Contratistas compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit)
XXXX
11100501Bancos 

XXXX

1.4. Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento

En esta cuenta se registra  el valor de las Propiedades Planta y Equipo que se trasladan de las cuentas del activo respectivo (elementos devolutivos en servicio) y que requieren mantenimiento preventivo o correctivo específico.

Según concepto 10184 del 22 de diciembre de 1997 de la Doctrina Contable Pública Tomo II, señala:- Bienes retirados del servicio por un tiempo superior a dos meses “control sobre bienes retirados del servicio por un tiempo superior a dos meses. El catálogo General de Cuentas incluye la cuenta 1636 Propiedades Planta y Equipo en mantenimiento, que permite hacer seguimiento y control a los bienes que no se encuentren en servicio”.

Los bienes registrados en la cuenta 1636 Propiedades Planta y Equipo en Mantenimiento después de dos (2) meses se les debe suspender la depreciación y nuevamente cuando vuelva a servicio se debe  continuar con el cálculo y el registro de la depreciación  por la vida útil restante.  

Registro contable

Se traslada para el mantenimiento equipo de  Computación.

CódigoDetalleDébitoCrédito
16PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
1636PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO 
163608Equipos de Comunicación y ComputaciónXXXX
16PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
1670EQIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 
167002Equipo de ComputaciónXXXX

1.5. Propiedades, Planta y Equipo no Explotados

Corresponde a los bienes muebles e inmuebles que no han sido objeto de uso o explotación, así como aquellos que, debido a características o circunstancias especiales diferentes al mantenimiento, no son objeto de uso o explotación para el desarrollo de su cometido estatal.  En esta cuenta no se incluyen los conceptos de bienes inservibles y bienes muebles en bodega.

Cuando un activo sea retirado temporalmente del servicio por situaciones tales como mantenimiento, o porque se encuentran registrados en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente.

El saldo de la cuenta 1685 Depreciación Acumulada, se mantiene sin movimiento hasta tanto el bien vuelva a ser puesto al servicio.

Registro contable

Los elementos devolutivos en servicio que son reintegrados a la bodega, se deben registrar como bienes muebles no explotados, ejemplo se reintegran computadores a la bodega los cuales se encuentran en buen estado.

CódigoDescripciónDébitoCrédito
16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
1637PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS 
163710Equipos de Comunicación y ComputaciónXXXX
16PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
1670EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 
167002Equipo de ComputaciónXXXX
SUMAS IGUALESXXXXXXXX

Se encuentra un Inmueble desocupado

CódigoDescripciónDébitoCrédito
1637PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS 
163701TerrenoXXXX
163703EdificacionesXXXX
16PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 
1605TERRENOS 
160502UrbanosXXXX
1640EDIFICACIONES 
164001Edificios y CasasXXXX
SUMAS IGUALESXXXXXXXX

1.6. Edificaciones

En la cuenta 1640 Edificaciones registra el valor de los edificios, casas, campamentos, bodegas, locales y otras edificaciones adquiridas a cualquier título, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal, por los siguientes conceptos:

- El costo de los inmuebles adquiridos a cualquier título, más todas las erogaciones en que se incurra para su adquisición.

- El valor (valor convenido o costo de reposición) de los inmuebles que se reciban en calidad de donación, cesión o que se incorporen una vez cumplidos los trámites de legalización.

- El costo de los inmuebles trasladados de las cuentas “Construcciones en Curso”, “Propiedades, Planta y Equipo no Explotados”, “Bienes Recibidos en Dación de Pago”.

NOTA: De las Edificaciones se excluye el valor de los terrenos sobre los que se encuentran construidos, y deben registrarse separadamente en la cuenta correspondiente.

1.7. Bienes muebles devolutivos en servicio

Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes muebles de propiedad  del  ente  público,  que  se  encuentran  en  uso  a  cargo  de  Servidores Públicos de la administración y terceros, para el desarrollo de su función administrativa y cometido estatal, las cuentas son las siguientes:

1655Maquinaria y Equipo
1660Equipo Medico y Científico
1665Muebles y Enseres y Equipo de Oficina
1670Equipo de Comunicación y Computación
1675Equipo de Transporte, Tracción y Elevación
1680Equipo de Comedor, Despensa y Hotelería

Los elementos que están a cargo de los Servidores Públicos, deben identificarse, clasificarse y valorizarse individualmente.  Para efectos de control, el área de inventarios, el Almacén, o dependencia que haga sus veces, deberá llevar en un Kárdex los registros detallados de los elementos que se encuentran almacenados, y de los que se han suministrado a cada oficina o dependencia, lo cual facilitará la confrontación y cruce con la información que reporta contabilidad.

El registro de los elementos a cargo de los funcionarios se hará por el costo histórico; sin embargo es necesario precisar que desde el punto de vista contable, debe efectuarse el cálculo de la depreciación en forma individual.

TRATAMIENTO CONTABLE PARA LOS ELEMENTOS TOTALMENTE DEPRECIADOS  

Cuando a un bien se le termine de calcular y registrar depreciación como consecuencia de la finalización de la vida útil inicialmente estimada, este continuará registrado en la contabilidad en el Grupo 16 Propiedades, Planta y Equipo en la Subcuenta que corresponda.  

Si como consecuencia del uso, desgaste o deterioro del bien, caso fortuito o fuerza mayor, o por razón de su costo, contablemente un bien se declara inservible, no podrá retirarse del registro de inventarios ni descargarse de la contabilidad, hasta tanto se produzca el acto administrativo que así, lo autorice. Una vez obtenido el Acto Administrativo deberá reclasificarse a la Cuenta de Orden 8315 Activos Totalmente Depreciados, Amortizados o Agotados

1.8.  Casos particulares Propiedades, Planta y Equipo

1.8.1  Divisiones modulares

Para efectos de clasificar los bienes muebles identificados claramente como divisiones modulares utilizadas para oficina, debido a su posible desarticulación, nueva ubicación o reasignación a otras dependencias, oficinas o instalaciones diferentes del inmueble en que fueron instaladas inicialmente, deben incorporarse  a la subcuenta “Muebles y Enseres”.

El registro se hará por el valor de adquisición, instalación y demás erogaciones necesarias para ser puestos al servicio, la factura que entregue el proveedor deberá venir desagregada en sus valores por conjuntos, superficie, archivador o repisa, partes y piezas que conforman los módulos.

Con el fin de facilitar la puesta en servicio y el control, el Almacén registrará y plaqueteará o codificará cada uno de los componentes o elementos que conforman los módulos, en el caso de los paneles, definida su clasificación y teniendo absoluta claridad en la cantidad, tipo, forma y la unidad de medida a ser instalada en la dependencia o área, se le asignará un código o número de placa al conjunto o conjuntos y su valor quedará a cargo del jefe de área; los elementos que componen el puesto de trabajo (silla, bases, mesón, archivador, etc.) quedarán a cargo del Servidor que los tendrá en uso.

1.8.2. Procedimiento contable para el registro de la Bienestarina

APLICACIÓN CONTABLE

  1. Aspectos Generales

Los comprobantes EA (Entradas al Almacén) por concepto de Bienestarina deben ingresarse al aplicativo SIF – Módulo de Contabilidad indicándose en la columna TD (Tipo de Documento) el Acta de Entrega (AE) que emite el proveedor (Industrias del Maíz) como documento fuente y en la columna Num. Doc. F., el número correspondiente a dicha acta.

A continuación se ilustra el pantallazo del Aplicativo SIF – Módulo de Contabilidad, para el registro antes indicado.

En consecuencia el Almacén de la Regional o Agencia debe elaborar una Entrada de Almacén (EA) por cada Acta de Entrega (AE) en forma independiente.

Contabilidad de la Regional o Agencia debe registrar la información en el aplicativo contable en forma desagregada por cada una de las actas y conservar la misma numeración consecutiva del Almacén en lo que se refiere al documento EA (Entrada de Almacén).  

NOTA: En las Regionales o Agencias que no tengan creado en el Aplicativo SIF, el documento fuente AE, deben proceder a crearlo así:

- Por la opción Administración del Aplicativo Contable, Información Básica, documento fuente, se despliega el listado de documentos fuente que existen actualmente en el Sistema. Al verificar que no se ha creado el documento AE para insertarlo proceda así:

- Dar clic en Insertar, en la opción documento registre AE y en la opción de descripción registre Acta de Entrega. Grabar y Salir

  1. REGISTRO  DE CAUSACION EN SEDE NACIONAL

La Regional  o Agencia  envía el acta de recibo de la Bienestarina al Grupo de Alimentos de la Sede Nacional quien consolida la información y envía al Grupo de Administración Financiera Sede los documentos necesarios para el pago.  La Sede Nacional efectúa la causación y pago, mediante los siguientes registros:

  

  1. Asiento Contable ( AC) – Causación
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
19950290Principal y Subalterna Bienes TransferidosCódigo de la Regional
XXXX
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor (  Nit Industrias del Maíz  )

XXXX
  1. Comprobante de Radicación  (CR)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor (Nit Industrias del Maíz )
XXXX
24010101Cuentas por Pagar Contratistas Compra de BienesProveedor ( Nit Industrias del Maíz )

XXXX
  1. Comprobante de Pago (CP)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010101Cuentas Por Pagar Contratistas compra de BienesProveedor ( Nit Industrias del Maíz)
XXXX
11100501Bancos 

XXXX
  1. REGISTRO EN LA REGIONAL O AGENCIA
  1. Ingreso al Almacén
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
19100111Víveres Rancho y Licores BienestarinaCédula del AlmacenistaXXXX
19950790Principal y Subalterna- Bienes RecibidosSede Nacional (02)

XXXX
  1. Salida de Almacén
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
550206XXGasto Social Salud- Asignación de Bienes y ServiciosProveedor ( Nit Industria del Maíz)XXXX
19100111Víveres Rancho y Licores- BienestarinaCédula del AlmacenistaXXXX

NOTA: Para efectos de realizar la conciliación de la Cuenta 1995 Principal y Subalterna - Bienes por partidas correspondidas, se requiere que por cada uno de los registros en Tipo de Documento se seleccione (AE) y en el Número de Documento Fuente (Num. Doc. F) debe corresponder al número del Acta de Entrega (AE) que emite Industrias del Maíz, documento que también es soporte en las Regionales o Agencias para efectuar los respectivos ingresos.  

1.8.3. Adquisición de Bienes de Consumo o Devolutivo Comprados por Sede       Nacional y entregados directamente por el Proveedor en las Regionales y Agencias

  1. REGISTRO  DE CAUSACION EN SEDE NACIONAL

La Regional  y Agencia debe enviar al Grupo de Administración Financiera Sede,  copia del documento en donde conste el recibido a satisfacción de los bienes.

  

  1. Asiento Contable ( AC) - Causación
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
19950290Principal y Subalterna Bienes TransferidosCódigo de la Regional
XXXX
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Radicación  (CR)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor ( Cédula o Nit )
XXXX
24010101Cuentas por Pagar Contratistas Compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Pago (CP)

De acuerdo con lo estipulado en la Resolución No. 2575 de noviembre 22 de 2000 para el trámite y pago de las cuentas en el ICBF, en lo que se refiere a adquisición de elementos es el Ingreso al Almacén (en Regional o Agencia)

CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010101Cuentas Por Pagar Contratistas compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit)
XXXX
11100501Bancos 

XXXX
  1. REGISTRO EN LA REGIONAL O AGENCIA
  1. Ingreso al Almacén
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
1910XX

o
1635XX
Cargos Diferidos
Bienes Muebles en Bodega
Cédula del Almacenista
Cédula del Almacenista
XXXXX
XXXX
19950790Principal y Subalterna- Bienes RecibidosSede Nacional (02)

XXXX
  1. Salida de Almacén
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
51

o
55
o

16
Gastos Administración

Bienes Muebles en Bodega

Propiedades Planta  y Equipo
Proveedor (cédula o Nit)

Proveedor (cédula  o Nit)

Cédula del empleado que recibe el elemento
XXXX
XXXX
XXXX
1910

o

1635
Cargos Diferidos

Bienes Muebles en Bodega
Cédula del Almacenista

Cédula del Almacenista
XXXX

XXXX

1.8.4. Adquisición de Bienes de Consumo o Devolutivos comprados y recibidos en el almacén de la Sede Nacional y transferidos a las Regionales y Agencias.

  1. REGISTRO DE CAUSACION EN SEDE NACIONAL
  1. Asiento Contable ( AC) – Causación
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
1910

o

1635

Cargos Diferidos

Bienes Muebles en Bodega
Cédula del Almacenista

Cédula del Almacenista
XXX

XXXX
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Radicación  (CR)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor ( Cédula o Nit )
XXXX
24010101Cuentas por Pagar Contratistas Compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Pago (CP)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010101Cuentas Por Pagar Contratistas compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit)
XXXX
11100501Bancos 

XXXX
  1. Salida de Almacén
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
19950290Principal y Subalterna Bienes TransferidosCódigo de la RegionalXXXX
1635XX

o

1910XX
Bienes Muebles en Bodega
Cargos Diferidos
Cédula del Almacenista

Cédula del Almacenista
XXXX

XXXX
  1. REGISTRO EN LA REGIONAL  O AGENCIA
  1. Entrada de Almacén
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
1910

o  

1635
Cargos Diferidos

Bienes Muebles en Bodega
Cédula del Almacenista

Cédula del Almacenista
XXXX

XXXX
19950790Principal y Subalterna Bienes RecibidosCódigo Sede Nacional (02)

XXXX
  1. Salida de Almacén
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
51

o

55

o

16

Gastos Administración
Bienes Muebles en Bodega
Propiedades Planta  y Equipo
Proveedor (cédula o Nit)
Proveedor (cédula  o Nit)
Cédula del empleado que recibe el elemento

XXXX
XXXX

XXXX
1910

o

1635
Cargos Diferidos

Bienes Muebles en Bodega
Cédula del Almacenista

Cédula del Almacenista

XXXX
XXXX

1.8.5. Adquisición de Bienes de Consumo o Devolutivos comprados directamente en las Regionales, Agencias y Sede Nacional

  1. Asiento Contable ( AC) – Causación
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
1910

o

1635
Cargos Diferidos

Bienes Muebles en Bodega
Cédula del Almacenista

Cédula del Almacenista
XXXX

XXXX
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Radicación  (CR)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor ( Cédula o Nit )
XXXX
24010101Cuentas por Pagar Contratistas Compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Pago (CP)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010101Cuentas Por Pagar Contratistas compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit)XXXX
11100501Bancos XXXX
  1. Salida de Almacén
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
51

o
55

o

16
Gastos Administración

Bienes Muebles en Bodega

Propiedades Planta y Equipo
Proveedor (cédula o Nit)

Proveedor  (cédula o Nit )

Proveedor ( Cédula o Nit)

XXXX

XXXX
XXXX
1910

o

1635
Cargos Diferidos
Bienes Muebles en Bodega
Cédula del Almacenista
Cédula del Almacenista
XXXX
XXXX

1.8.6. Ingreso de Bienes por Reposición

Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia.  Estos pueden ser repuestos por Servidores Públicos, Contratistas, la compañía de seguros o la empresa de vigilancia.

Registro contable del bien nuevo y  retiro del bien objeto de la reposición.

Ejemplo reposición de un celular

Valor del bien que se va a dar de baja $300.000.00

Depreciación Acumulada $300.000.00

Valor en libros   0.00

Valor del bien entregado $350.000.00

CÓDIGODESCRIPCIONDEBITOCRÉDITO
1635BIENES MUEBLES EN BODEGA 
163504Equipo de Comunicación y Computación 
16350407Equip. Maq. Y element. Para Comunicac.Radio-TV-Señales-Sonido-Radar y Proyección350.000.00
1685DEPRECIACION ACUMULADA 
168507Equipos de Comunicación y Computación 
16850707Depreciación Acumulada Equipos, Maquinas y elementos para Comu. Radio. Telev.300.000.00
1670EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 
167001Equipo  de Comunicación 
16700107Equipos Máquinas y Elementos para Comunicación- Radio-TV-Señales-Sonido300.000.00
48OTROS INGRESOS 
4810EXTRAORDINARIOS 
481008Recuperaciones 
48100801Ingresos Extraordinarios por Recuperaciones350.000.00

1.9.  Depreciación, Amortización y Provisión

1.9.1  Depreciación

Conceptos Contables

- Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público.

- Depreciación Acumulada: Decremento total sufrido por una partida o grupo de partidas de activo, basada en tasas de estimación acostumbradas o técnicamente determinadas, teniendo en cuenta la vida útil de los bienes.

- Vida Útil: Lapso durante el cual se espera que un activo depreciable pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o producción de bienes, no obstante considerar, características o circunstancias, tales como especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acciones de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico.

- Evidencia Documentaria: La propiedad o dominio de los bienes inmuebles se determina mediante escritura pública debidamente protocolizada y folio de matrícula inmobiliaria, en tanto que la de los muebles a través de tarjetas de propiedad, facturas, actas, resoluciones o actos administrativos.

- Valor en Libros: Corresponde al valor neto resultante de conjugar el costo histórico, depreciación, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien, según el caso.

- Reparaciones o Mantenimiento: Erogaciones en las cuales incurre el ente público con el fin de recuperar y conservar la capacidad normal de producción y utilización de las propiedades, planta y equipo, se registran afectando las cuentas de gastos.

- Bienes no Depreciables: Se consideran como no depreciables los terrenos.  Por su parte no son objeto de depreciación las construcciones en curso, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito, bienes en bodega y las propiedades, planta y equipo no explotadas, en mantenimiento, mientras permanezcan en esta situación.

Procedimiento Contable para el Cálculo de la Depreciación

El Plan General de Contabilidad Publica, en las Normas Técnicas de Contabilidad, y las Circulares Externas 11 de 1997 y 28 de 1998, definen los parámetros para el adecuado reconocimiento y registro de la depreciación, así:

- Depreciación. La depreciación se calculará sobre el 100% del valor del activo reexpresado para cada bien individual y de ello se llevará un registro permanente en kárdex, así como un cuadro de depreciación que formará parte integral de la información contable.

- Activos no sujetos a depreciación. Corresponde a los bienes que no obstante ser adquiridos con la finalidad de ser utilizados por el ente público, por determinadas circunstancias aún no han sido puestos al servicio, al igual aquellos que se encuentran en mantenimiento o no son objeto de uso o explotación para el desarrollo del cometido estatal.

Cuando un activo depreciable sea retirado del servicio, pero se tiene la intención de seguir utilizándolo en un tiempo no superior a dos meses, se continuará depreciando sin tener en cuenta la interrupción.  Si el tiempo excede el período mencionado, debe suspenderse la depreciación hasta tanto empiece a usarse nuevamente, con lo cual se reanudará su proceso de depreciación.

Si el activo depreciable es retirado del servicio en forma definitiva, se suspenderá su depreciación en la fecha del retiro. En tal caso se mantendrán los saldos, tanto en la cuenta del activo como en la de depreciación acumulada correspondientes, hasta cuando el respectivo bien sea dado de baja o se disponga de él por cualquiera otra forma, lo cual a su vez conlleva la eliminación del saldo de la depreciación acumulada de dicho bien.

- Activos Depreciables. Se consideran como tales los bienes tangibles adquiridos por el ente público, a cualquier título, que se encuentren registrados contablemente en alguna de las siguientes cuentas: Edificaciones; Plantas y Ductos; Redes, Líneas y Cables; Maquinaria y Equipo; Equipo Médico y Científico; Muebles, Enseres y Equipo de Oficina; Equipo de Comunicación y Computación; Equipo de Transporte, Tracción y Elevación; Equipo de comedor, cocina, Despensa y Hotelería.

- Años de vida útil de los activos depreciables. En circunstancias normales pueden considerarse como vida útil para los activos depreciables, cuando se utilizan los métodos de depreciación de Línea Recta, suma de los dígitos de los años o Saldos decrecientes, las siguientes, sugeridas por la Contaduría General de la Nación.

Activos
Depreciables
Años de vida útil
Edificaciones50
Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios
25
Plantas y ductos15
Maquinaria y equipo15
Barcos, trenes, aviones y maquinaria15
Equipo médico y científico10
Muebles, enseres y equipo de oficina10
Equipo de comunicación y accesorios10
Equipo de transporte tracción y elevación
10
Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería
10
Equipo de computación y accesorios5

- Modificación a los años de vida útil.  En circunstancias tales como acción de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de fábrica, podrá fijarse una vida útil diferente y revelarse tal situación en las notas a los Estados Contables.

- Métodos de depreciación.  El método de depreciación utilizado por la Entidad es el de Línea Recta.  Por este método se determina una alícuota periódica constante para registrarla como gasto durante la vida útil del activo. Se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación:

Alícuota    Costo del activo  reexpresado

Periódica   Vida útil estimada del activo

-- Depreciación de Bienes Usados.  La depreciación de los bienes usados se determinará a partir del momento en que se adquieren y utilizan dichos bienes, tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y capacidad de producción o de servicio de los mismos.

-- Depreciación de Bienes Recibidos por Donación. La depreciación de estos bienes se hará con base en el valor por el cual se reciben o, el determinado mediante avalúo técnico.

-- Depreciación activos de menor cuantía. Los activos depreciables adquiridos a partir del 1º de enero de 1999, cuyo valor total de adquisición sea igual o inferior a $953.000 (para el año 2005), podrán depreciarse totalmente, para efectos contables en el mismo año en que se adquieran, sin considerar la vida útil de los mismos.

Este valor se modificará anualmente, de acuerdo con el decreto que expida el Gobierno Nacional, relacionado con los reajustes a los valores absolutos expresados en moneda nacional referente a esta clase de bienes. Igualmente podrán depreciarse con estos criterios los saldos que figuren en el balance de los activos adquiridos en años anteriores.

Valores absolutos de los años 1999 a 2004 para activos de menor cuantía

Años1999200020012002200320042005
Valor620.000670.000730.000790.000840.000898.000953.000

- Activos de cuantía menor a medio (0.5) salario mínimo legal mensual vigente.  Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo legal mensual vigente, podrá llevarse directamente al gasto, sin detrimento de adoptar las medidas necesarias para garantizar la gestión de control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos, o , al activo como una propiedad, planta y equipo si la entidad así lo determina. Igual procedimiento puede adoptarse en relación con los bienes adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia de esta norma.

Años20012002200320042005
SMLMV286.000309.000332.000358.000381.500
½ SMLMV143.000154.500166.000179.000190.750

- Suspensión de la depreciación. Cuando un activo sea retirado temporalmente del servicio por situaciones tales como mantenimiento, o porque se encuentra registrado en la cuenta propiedades, plata y equipo no explotados, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente.

Según concepto 10184 22 de diciembre de 1997  de la Doctrina Contable Pública tomo II. Señala:-  Bienes retirados del servicio por un tiempo superior a dos meses - “control sobre bienes retirados del servicio por un tiempo superior a dos meses.  El catálogo General de Cuentas incluye la cuenta 1636 Propiedades Planta y Equipo en Mantenimiento, que permite hacer seguimiento y control a los bienes que no se encuentren en servicio”.

1.9.2.  Amortización

Procedimiento contable para el cálculo de la amortización.

Sobre el particular, la Circular No 11 de 1996 de la Contaduría General de la Nación, define los parámetros para el reconocimiento de la Amortización:

- Concepto.  Se refiere a la distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación de ingresos o al cumplimiento de las actividades propias de la función administrativa o cometido estatal del ente público.

- Activos Amortizables.  Se consideran como tales los activos de propiedad del ente público que de acuerdo con  su naturaleza están sujetos a consumirse como consecuencia del uso o extinción del plazo legal o contractual de utilización, pactado al momento de su adquisición, o que cumplen con un ciclo productivo determinado. Serán objeto de amortización los activos que se registren contablemente en las siguientes cuentas: Semovientes, Vías de Comunicación y Acceso, Bienes de Uso Público, Inversión para la Explotación de Recursos Renovables, Inversión para la explotación de Recursos no Renovables, Intangibles, Bienes Entregados a Terceros.

También serán objeto de amortización las erogaciones en las cuales haya incurrido el ente público y cuyo registro contable corresponda a las cuentas de Cargos Diferidos y Obras y Mejoras en Propiedad Ajena.

La base para el cálculo de la amortización es el costo del activo amortizable determinado en la fecha en que se encuentra listo para su utilización, ajustado por efecto de la inflación cuando las normas sobre el particular lo  exijan.

- Vida útil.  Corresponde al tiempo durante el cual se espera que un activo amortizable pueda contribuir a la producción de bienes o a la prestación de servicios.  Para la determinación de la vida útil debe tenerse en cuenta el tiempo menor entre el estimado de extinción del activo por su utilización en el plazo legal o contractual pactado para su uso, cuando la adquisición del activo se hace bajo esta modalidad.

La vida útil puede ser modificada cuando circunstancias especiales, inherentes al activo, modifiquen la capacidad de producción o de servicios, lo cual debe revelarse en las notas a los estados contables y demostrarse plenamente.

- Método de amortización.  El método de amortización aplicable en cada caso debe estar de acuerdo con la naturaleza del activo amortizable, tales como línea recta, unidades de producción u horas de trabajo, aplicándose a cada activo amortizable el que mejor resulte al principio de asociación entre el costo o gasto por amortización y los servicios o beneficios recibidos del activo.

El cálculo de la amortización se determinará bajo la misma metodología y formulación aplicada a la depreciación, con gran atención en lo concerniente a la vida útil ya definida, en especial cuando se trate de activos intangibles y diferidos, en donde tienen gran relevancia los plazos y condiciones legales y contractuales.

- Registro Contable.  El gasto por amortización debe reconocerse a partir de la fecha en que se inicia el ciclo productivo del bien o a partir de la fecha en que el ente público inicia su usufructo o lo entrega a la comunidad para el uso, goce y disfrute, atendiendo las normas generales de causación y prudencia.

- Amortización de Semovientes.  Independiente del uso al cual estén destinados los Semovientes, el valor que los mismos representan se amortizaran durante el lapso que se considere como ciclo productivo, de acuerdo con métodos de reconocido valor técnico.

- Amortización de Intangibles.  El valor acumulado por la creación o adquisición de intangibles se amortizará durante el lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió, o el período en que se obtendrán los beneficios esperados por efectos de la explotación del intangible o la duración del amparo legal o contractual. En concordancia con las normas generales de causación y prudencia deberán reconocerse las contingencias de pérdida que impliquen efectuar ajustes o acelerar la amortización.

- Amortización de Bienes Entregados a Terceros.  El valor representativo de los bienes entregados a terceros será amortizados por estos, durante el período que corresponda a los beneficios esperados, por efectos de la explotación del bien entregado o la duración del amparo legal o contractual. En todo caso el período de amortización no podrá ser superior a los años de vida útil estimados para el bien que se trate.

- Amortización de Obras y Mejoras en Propiedad Ajena.  El valor de las erogaciones en que haya incurrido el ente público para adelantar obras y mejoras en propiedad ajena, se amortizarán durante el período de duración del contrato que ampare el uso de la propiedad, solo cuando el costo de las obras y mejoras efectuadas no sea reembolsable.  Si el contrato que autoriza el uso de la propiedad estipula que el valor de las mejoras es reembolsable el costo de las mejoras no se someterá a Amortización.

1.9.3. Provisiones

Procedimiento contable para el cálculo de la provisión

- Concepto.  Representa el valor de las estimaciones que debe efectuar el ente público para cubrir contingencias de pérdidas como resultado del riesgo de incobrabilidad, mercado o demérito del costo de los activos, así como las estimaciones para cubrir obligaciones, costos y gastos futuros no determinados o acreencias laborales no consolidadas, como consecuencia del proceso operacional o actividades permanentes que lleve a cabo.

- Registro contable.  Atendiendo las normas generales de causación y prudencia, deben registrarse las provisiones que se deriven de estimaciones por servicios recibidos, pasivos originados o demérito del costo de los activos, sobre las cuales pueda haber alguna incertidumbre acerca del valor preciso en la fecha del cierre contable, o no se tengan los documentos de soporte contable pertinentes.

- Provisiones para Propiedades, Planta y Equipo.  Se registrará para reconocer las contingencias de pérdida como resultado del exceso del costo reexpresado de los bienes sobre  el valor de mercado o de realización, en la suma que represente dicho exceso.  También se registrará para reconocer la pérdida por demérito u obsolescencia presentada por los hechos extraordinarios o fortuitos; así mismo, para aquellos bienes que se encuentran ubicados en zonas de alto riesgo, o requieren condiciones ambientales específicas para su funcionamiento.  En todo caso, debe revelarse como un menor valor del grupo de propiedades, planta y equipo.

- Provisión para Bienes Recibidos en Dación de Pago.  Se registrará para reconocer la contingencia de pérdida en la suma que  esta represente, por la diferencia entre el avalúo o precio de mercado del bien recibido en dación de pago y el valor fijado en la dación.

- Provisión para Bienes de Arte y Cultura.  Mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico, se calcularán las contingencias de pérdida que puedan presentarse en los bienes de Arte y Cultura, por circunstancias tales como daño, deterioro o el menor valor que resulte como consecuencia del exceso del valor en libros sobre el valor de mercado o de realización.

Las normas técnicas relativas a la valuación de los activos estipulan que deben revelarse a su valor actual, precio de mercado o valor de realización. Considerando la complejidad en el ICBF para la valuación de esta clase de activos y teniendo en cuenta que no existen parámetros definidos para la valorización de esta clase de bienes, la forma más adecuada es la realización de avalúos técnicos a través de personal especializado al interior de la entidad, o solicitando el servicio a otra entidad pública que cuente con el especialista o mediante la contratación de perito externo si el nivel de complejidad del caso lo requiere previa autorización de Representante Legal.

A las Obras de Arte y a las Joyas de Propiedad del ICBF  se les reconocerá, calculará y registrará provisión cuando sea posible establecer contingencias de pérdida, demérito, obsolescencia o daño.  

- Provisión para Responsabilidades.  Las contingencias de pérdida de los fondos o bienes del ente público sobre los cuales se haya constituido la respectiva Responsabilidad, se reconocerán mediante el registro de la provisión equivalente al 100%.

1.10.  Ajustes por inflación

De conformidad con lo normado por la Contaduría General de la Nación el Sistema de Ajustes por Inflación debe aplicarse para los bienes que se encontraban registrados durante los años 1997, 1998, 1999 y 2000.

Tratamiento contable de los saldos existentes en las cuentas de ajustes por inflación.

El numeral 5.7. de la Circular Externa 056 de 2004 establece: “El valor que está registrado en las subcuentas respectivas de ajustes por inflación de los activos, pasivos y cuentas de orden, deberá reclasificarse a las subcuentas correspondientes que revelan el costo histórico y que fueron objeto de reexpresión” “el cual se deberá reportar a la Contaduría General de la Nación, a más tardar, en la información con fecha de corte 31 de diciembre de 2004.”

2. OTROS ACTIVOS

Comprende los derechos y bienes tangibles e intangibles que son complementarios para el cumplimiento del cometido estatal o están asociados a su administración y mantenimiento, en función de situaciones tales como posesión, titularidad, tránsito o modalidad especial de adquisición.

2.1. Cargos diferidos ( bienes de consumo)

Los bienes de consumo que ingresan al almacén deben registrarse en la cuenta 1910 CARGOS DIFERIDOS, son  aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos.

La entrega al consumo o uso se registrará directamente en el gasto o costo, según el tipo de servicio o naturaleza de la entidad.

2.1.1. Adquisición de bienes de consumo  comprados directamente en las Regionales, Agencias o  Sede Nacional

  1. Asiento Contable ( AC) – Causación
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
1910Cargos DiferidosCédula del AlmacenistaXXXX
24010103CXP Causación Adquisición de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Radicación  (CR)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010103CXP Causación Adquisición de Bienes

Proveedor ( Cédula o Nit )
XXXX
24010101Cuentas por Pagar Contratistas Compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Pago (CP)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010101Cuentas Por Pagar Contratistas compra de BienesProveedor ( Cédula o Nit)
XXXX
11100501Bancos 

XXXX
  1. Salida de Almacén
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
51
o

55
Gastos Administración

Bienes Muebles en Bodega
Proveedor (cédula o Nit)

Proveedor (cédula  o Nit)

XXXX

XXXX
1910Cargos DiferidosCédula del AlmacenistaXXXX

Compras a través de contratos Outsourcing

El sistema de contratación bajo la modalidad de Outsourcing, permite a las empresas concentrar los recursos estratégicos en su negocio central y así ahorrar costos operativos con el propósito de generar mayor productividad.

Los soportes para registrar contablemente la realidad de los hechos económicos y para realizar los procesos de pago, deberá ser expedido por el jefe de la dependencia que recibe a satisfacción el trabajo y/o  por quien tenga a cargo el control  de ejecución del contrato, y este se constituirá en soporte suficiente para reconocer y pagar la obligación que de ello se deriva.

Por lo expuesto, es viable obviar el registro de entradas y salidas por almacén de los elementos de consumo mensual manejados a través de este sistema y en su defecto hacer directamente el registro contable en las cuentas de gasto o costo cuando se trate de contratación de servicios.

Contrato de Prestación de Servicios (Papelería, Aseo, Cafetería, otros)

  1. Asiento Contable ( AC) – Causación  
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
5111XXGastos GeneralesProveedor (cédula o Nit)XXXX
24010104CXP Causación Gastos GeneralesProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Radicación  (CR)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010104CXP Causación Gastos Generales
Proveedor ( Cédula o Nit )
XXXX
24010102Cuentas por Pagar Contratistas Prestación de ServiciosProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Pago (CP)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010102Cuentas Por Pagar Contratistas Prestación de ServiciosProveedor ( Cédula o Nit)
XXXX
11100501Bancos XXXX

Contrato de Prestación de servicios –  Servicio de Alimentación Desayunos Infantiles  (Sede Nacional)

  1. Asiento Contable ( AC) – Causación
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
55XX
Gasto SocialProveedor (cédula o Nit)XXXX
24010106CXP Causación Honorarios y ServiciosProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Radicación  (CR)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010106CXP Causación Honorarios y Servicios
Proveedor ( Cédula o Nit )
XXXX
24010102Cuentas por Pagar Contratistas Prestación de ServiciosProveedor ( Cédula o Nit )

XXXX
  1. Comprobante de Pago (CP)
CUENTANOMBRE DE LA CUENTATERCERODÉBITOCRÉDITO
24010102Cuentas Por Pagar Contratistas Prestación de ServiciosProveedor ( Cédula o Nit)
XXXX
11100501Bancos 

XXXX

2.2 Obras y Mejoras en Propiedad Ajena

Representa el valor de los desembolsos efectuados para adicionar, acondicionar, mejorar, reparar o ampliar, en forma significativa, la capacidad operacional de los bienes inmuebles de propiedad de terceros, que son utilizados por el ente público para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

Las obras y mejoras en propiedad ajena deben amortizarse durante el período menor que resulte, entre la vigencia del respectivo contrato, o la vida útil estimada de los bienes, producto de las mejoras o adiciones realizadas.

Si la entidad ejecuta obras en bienes inmuebles de propiedad de terceros, los costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o ampliación de bienes inmuebles deben manejarse a través de la cuenta 1615 Construcciones en Curso, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados en las labores productivas, operativas o administrativas del ente público.  Una vez terminada la Construcción deberá reclasificarse a las cuentas Obras y Mejoras en Propiedad Ajena.

CódigoDescripciónDébitoCrédito
5111GASTOS GENERALES 
511112OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA 
51111201Admón. Obras y Mejoras en Propiedad AjenaXXXX
1915OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA 
1915XXSegún la subcuenta que correspondaXXXX

Cuando se efectúan gastos por  concepto de reparaciones o de mantenimiento, los cuales se consideran normales para mantener los bienes en condiciones adecuadas de uso deben tratarse como gastos del período contable clasificados en las cuentas 5111, según corresponda.

2.3 Bienes Entregados a Terceros

Valor de los bienes muebles e inmuebles, de propiedad del ente público, entregados a terceros para su uso o administración, mediante contratos de comodato, encargo fiduciario o “Leasing”, que deberán restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos.

2.3.1. Amortización

Los bienes entregados a terceros se AMORTIZARÁN durante el período que corresponda a la explotación del bien entregado, de acuerdo con la duración del amparo legal o contractual.  En todo caso, el período de amortización no podrá ser superior a los años de vida útil estimados para el bien que se trate.

Como consecuencia del uso y del paso  del tiempo debe registrarse en la cuenta 1925 Amortización  Acumulada de Bienes Entregados a terceros (CR), subcuenta 192501 Bienes Muebles Entregados en Administración y 192505 Bienes Muebles en Comodato.

En el ICBF  los bienes muebles entregados a terceros cuyo valor total de adquisición sea igual o inferior a los valores de menor cuantía señalados para la depreciación deben ser amortizados en el mismo año en que se adquieran.

Si el valor del bien es superior al anteriormente mencionado, para determinar los años de amortización se debe tener en cuenta los años de vida útil establecidos para la depreciación.

Salida de Bienes en Comodato

-- Se entregan en comodato Muebles y Enseres, que se encontraban en la bodega.

CódigoDescripciónDébitoCrédito
19OTROS ACTIVOS 
1920BIENES ENTREGADOS A TERCEROS 
192005Bienes Muebles en ComodatoXXXX
16PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 
1635BIENES MUEBLES EN BODEGA 
163504Equipo de Comunicación y Computación 
16350403Equipos para Procesamiento de Datos (Hardware)XXXX

-- Se entrega un bien inmueble en comodato

CódigoDescripciónDébitoCrédito
19OTROS ACTIVOS 
1920BIENES ENTREGADOS A TERCEROS 
192006Bienes Inmuebles en ComodatoXXXX
16PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 
1605TERRENOS 
160501UrbanosXXXX
1640EDIFICACIONES 
164001Edificios y CasasXXXX

2.4 Bienes Recibidos en Dación de Pago

Registra el valor de los bienes muebles e inmuebles, acciones y participaciones recibidas por el ente público, en pago de créditos y préstamos a su favor, de conformidad con las normas legales.

El valor de los bienes recibidos en dación de pago, debe incrementarse por concepto de los gastos necesarios en que se incurra para ponerlo en condiciones de utilización o enajenación”.

Ø Procedimientos Contables para El Reconocimiento, Registro y Revelación de los Bienes Recibidos en Dación de Pago

Tratamiento contable cuando los Bienes recibidos en Dación de Pago son trasladados para el uso de la Entidad.  Los bienes recibidos en Dación de Pago, cuando de conformidad con las normas se van a utilizar, administrar o explotar por el ente público, el valor de los bienes y derechos se deben reclasificar en las cuentas correspondientes.

Reconocimiento.  El Plan General de Contabilidad Pública, Marco Conceptual, Normas Técnicas señala: “Los activos tales como los bienes recibidos en dación de pago se reconocerán por el valor convenido”.  “…. o, a falta de éste, por un valor determinado mediante  avalúo técnico.”

Evidencia documentaria:  También el Plan General de Contabilidad Pública en su Modelo Instrumental Manual de Procedimientos referente a las normas técnicas de contabilidad, define: “Evidencia documentaria La propiedad o dominio de los bienes inmuebles se determina mediante escritura pública debidamente protocolizada, en tanto que la de los muebles a través de tarjetas de propiedad, facturas, actas, resoluciones o actos administrativos”.

Evidencia de las Operaciones:  Sobre el tema, el Plan General de Contabilidad Pública Modelo Instrumental, Manual de Procedimientos relativos a los principios establece: “El marco conceptual del PGCP establece los principios y las normas técnicas de contabilidad pública que deben aplicarse en desarrollo del proceso contable, en particular las relacionadas con el registro, que contempla la identificación y clasificación de los hechos económicos, mediante los documentos soporte de los registros en comprobantes y libros de contabilidad.

En concordancia con lo expuesto anteriormente, la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público deben estar respaldadas  con relaciones, escritos, contratos, documentos de origen interno o externo, entre otros, los cuales constituyen la base para efectuar los comprobantes y los registros contables.

En consecuencia, no se realizará ningún registro contable sin el correspondiente documento que los soporte, dando alcance a esta información  en los libros principales y auxiliares, de manera que las operaciones reveladas en la información contable puedan hacerse verificables y evaluables.”

Ejemplo: Bien inmueble Recibido en Dación de Pago, para cancelar los Aportes Parafiscales adeudados al ICBF, los cuales se encuentran registrados en las Cuentas 1475  Deudas de Difícil Cobro Aportes 3%.

Inmueble recibido en Dación de Pago

CUENTA

NOMBREDEBITOCREDITO
1930BIENES RECIBIDOS EN DACION DE PAGO 
193002Inmuebles 
19300201Terrenos y EdificiosXXXX
1480PROVISIÓN PARA DEUDORES 
1480 06 Deudas de Difícil CobroXXXX
1475DEUDAS DE DIFICIL COBRO 
147506Aportes y CotizacionesXXXX
4815AJUSTES DE EJERCICIOS ANTERIORES 
481508Aportes y CotizacionesXXXX

2.5. Responsabilidades

Valor de los faltantes de fondos o bienes y demás actos relacionados con el detrimento del patrimonio público que ameritan el inicio de un proceso de responsabilidad, para funcionarios o particulares que administren o manejen fondos o bienes públicos. El proceso culmina con el fallo de la autoridad competente, indicando la responsabilidad o no, de las personas involucradas en el proceso.

Se registra en esta cuenta además, el valor de los avances entregados y no legalizados dentro del tiempo establecido para ello.

Las Responsabilidades serán reconocidas por el costo de reposición y se Provisionan al 100%.  

Corresponde a la Contraloría General de la República, como órgano máximo de control, agotar los recursos y procedimientos necesarios en relación con las responsabilidades que se establezcan a cargo de funcionarios o particulares que administran o manejen fondos o bienes públicos.

TRÁMITES DE PROCESOS DE RESPONSABILIDADES

Concepto.  La Ley 610 del 15 de agosto de 2000, por la cual se establece el trámite de procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías en su artículo 1º. Definición señala: “El proceso de Responsabilidad Fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los Servidores Públicos y de los particulares, cuando el ejercicio de la revisión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del estado”.

Clasificación de las Responsabilidades.  Las actuaciones Administrativas en lo relacionado con el proceso de Responsabilidad Fiscal, deben ser consideradas atendiendo lo dispuesto en la Ley 610 de agosto de 2000, mientras que en los registros y fundamentos contables para cada una de las etapas del proceso, deben ajustarse a lo expuesto por el Contador General de la Nación en el Plan General de Contabilidad Pública, Catálogo de Cuentas así:

- Responsabilidades Fiscales: Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los Servidores Públicos y de particulares, cuando en ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de esta, causen daño al patrimonio público por acción y omisión y en forma dolosa o culposa.

En este grupo se registran los valores correspondientes a los procesos fallados por la Contraloría una vez éstos han quedado en firme y sobre los cuales dicho ente de control ha notificado los implicados y la entidad  afectada ha tenido conocimiento del acto administrativo.

- Responsabilidades en Proceso- Autoridad Competente: Refleja el valor de los procesos originados en la pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que sufren los bienes, cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables, los cuales deben informarse de inmediato al Organismo de Control Fiscal, quien es el ente competente para efectuar las investigaciones fiscales a que haya lugar.

La Gestión Fiscal está definida en el artículo 3º. de la Ley 610, así: “(…) se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los Servidores Públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad,  imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos”.

- Responsabilidades Administrativas en Proceso – Internas-:  Reflejan el valor de los procesos de Responsabilidad tipificados de acuerdo con la Ley 610 de 2000 en la categoría de “En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de los bienes”, entendiéndose por estos casos en los cuales el bien público se pierde, daña o deteriora, en cabeza de un Servidor Público cuyas funciones sean distintas a las del manejo o administración de recursos o fondos públicos y a la adecuación, manejo o inversión de las rentas del Estado.

Los hechos acaecidos y que se tipifiquen dentro de la categoría “En los demás eventos”, no serán objeto de investigación y/o responsabilidad fiscal. No obstante, debe informarse a la Oficina de Investigaciones Disciplinarias o a la que haga sus veces en la entidad, para que adelante la investigación administrativa o disciplinaria a que haya lugar.

Con la documentación remitida por el Director Administrativo, Jefe de Almacén o Bodega o quien haga sus veces, el registro se hará debitando las cuentas de Responsabilidades en Proceso Internas y Acreditando el grupo del activo que se haya visto afectado en las cuentas que formen parte de su valor en libros. En este registro también se afectarán las cuentas patrimoniales por efecto del Ajuste por Inflación.

Si como resultado de la investigación, adicional a la sanción disciplinaria se establece como sanción accesoria el resarcimiento de los daños causados al patrimonio público, correspondiente a cada entidad gestionar las acciones requeridas para que el funcionario responsable, restituya o cancele el valor correspondiente. De acuerdo con los procesos jurídicos, la entidad podría acudir a las instancias Civiles o penales para lograr este resarcimiento.

     Registro Contable

Por la pérdida de equipo de cómputo:

Fecha de adquisición                                                         30/04/00

Fecha de hurto                      09/03/04

Costo histórico                    9.919.622

Depreciación Acumulada                       7.125.572

Costo de reposición                               4.582.000

Valor en libros                               2.794.050

Valor en libros = Costo Histórico - Depreciación Acumulada

Para nuestro ejemplo y para establecer el Crédito Diferido (2915) en el retiro del activo, se debe considerar la diferencia entre el valor en libros y el valor de reposición.  

El monto del Crédito Diferido se determina a partir del siguiente análisis:

Valor de Reposición 4.582.000

Menos valor en libros 2.794.050

--------------

TOTAL CRÉDITO DIFERIDO 1.787.950

Registro en la Cuenta de Responsabilidades en Proceso -Interno- cuando el valor de reposición (4.582.000) es superior al valor en libros (2.794.050)

CódigoDetalleDébitoCrédito
1685DEPRECIACIÓN ACUMULADA(CR) 
1685 07Equipos de Comunicación y Computación 
1685 07  03Depreciación Acumulada Equipos para el Procesamiento de Datos            7.125.572
1950RESPONSABILIDADES 
1950 03Responsabilidades en proceso Internas4.582.000
1670EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 
1670 02Equipo de Computación 
1670 02 03Equipos para el Procesamiento de datos (hardware)
9.919.622
2915CRÉDITOS DIFERIDOS 
2915 09Ingresos en la Constitución de Responsabilidades 
2915 09 01Ingresos en la Constitución de Responsabilidades                       1.787.950

     Se constituye la Provisión

CódigoDetalleDébitoCrédito
5309PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES 
5309 02Responsabilidades en Proceso-Interna 
5309 02 01Responsabilidades en Proceso-Interna            4.582.000
1955PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES 
1955 03Responsabilidades en Proceso-Internas 
1955 03 01Responsabilidades Proceso Funcionarios            4.582.000

Cuando un bien está asegurado y la compañía de seguros paga el siniestro pero efectúa el descuento del deducible, el valor no cubierto por la compañía de Seguros debe figurar a cargo del funcionario responsable

Costo de reposición 4.582.000

Valor indemnización 3.665.600

Deducible 20%                                          916.000

CódigoDetalleDébitoCrédito
1670EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 
1670 02Equipo de Computación 
1670 02 03Equipos para el Procesamiento de datos (hardware)3.665.600
4810EXTRAORDINARIOS 
4810 38Indemnizaciones Compañías de Seguros 
4810 38 01Indemnizaciones Compañías de Seguros            3.665.600

     

Se cancela la provisión

Cuando la Provisión fue constituida en el mismo período en que se cancela el registro es el siguiente:

CódigoDetalleDébitoCrédito
1955PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES 
1955 03Responsabilidades en Proceso-Internas 
1955 03 01Responsabilidades Proceso Funcionarios           
 3.665.600
5309PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES 
5309 02Responsabilidades en Proceso-Interna 
5309 02 01Responsabilidades en Proceso-Interna         
   3.665.600

Cuando la provisión que se esté cancelando fue constituida en períodos anteriores:

CódigoDetalleDébitoCrédito
1955PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES 
1955 03Responsabilidades en Proceso-Internas 
1955 03 01Responsabilidades Proceso Funcionarios3.665.600
4810EXTRAORDINARIOS 
4810 08Recuperaciones 
4810 08 01Ingresos Extraordinarios por Recuperaciones3.665.600

La cuenta Créditos Diferidos (2915) se cancela cuando se constituya en Responsabilidad Fiscal o cuando la Responsabilidad sea cancelada.

 CódigoDetalleDébitoCrédito
2915CRÉDITOS DIFERIDOS 
2915 09Ingresos en la Constitución de Responsabilidades 
2915 09 01Ingresos en la Constitución de Responsabilidades            1.787.950
4810EXTRAORDINARIOS 
4810 08Recuperaciones 
4810 08 01Ingresos Extraordinarios por Recuperaciones
1.787.950

      Registro en la cuenta de Responsabilidades en Proceso -  Interno

     Cuando el valor de reposición (2.500.000) es menor al valor en libros (2.794.050).

CódigoDetalleDébitoCrédito
1685Depreciación Acumulada(CR) 
1685 07Equipos de Comunicación y Computación 
1685 07  03Depreciación Acumulada Equipos para el Procesamiento de Datos          
  7.125.572
1950RESPONSABILIDADES 
1950 03Responsabilidades en proceso Internas
2.500.000
5810EXTRAORDINARIOS 
581033Perdida en Baja de Propiedades, Planta y Equipo 
58103301Perdida en Baja de Propiedades, Planta y Equipo
294.050
1670EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 
1670 02Equipo de Computación 
1670 02 03Equipos para el Procesamiento de datos (hardware)          
  9.919.622

2.6. Bienes de arte y cultura

En esta cuenta se registra el valor de los bienes muebles de carácter histórico y cultural, adquiridos a cualquier título por el ente público, con el propósito de decorar, coleccionar o fomentar la cultura. Incluye los libros y publicaciones de investigación y consulta, así como también los de aquellos entes que prestan el servicio de biblioteca.

- Reconocimiento y Revelación de los Bienes de Arte y Cultura.  El Plan General de Contabilidad Pública, Marco Conceptual, Normas técnicas relativas a los activos, establece:

(…) “los Bienes de Arte y Cultura, se reconocerán por su costo histórico y son susceptibles de actualización.

El Contador General de la Nación, en la doctrina Contable tomo 1, concepto 2246 del 13 de Marzo de l997, establece: “Los Bienes de Arte y Cultura. Los Bienes de Arte y Cultura no son objeto de depreciación ni amortización, dado que por su característica y naturaleza carecen de un vínculo directo al desarrollo de su cometido estatal, es decir, que no contribuyen al ejercicio operacional del Ente. No obstante, dado que deben representarse en términos monetarios sí pueden estar afectados por las fluctuaciones del valor, de manera que se ha considerado pertinente la constitución de las provisiones con el fin de prever posibles contingencias de pérdida por demérito, obsolescencia o daño”.

Clasificación:  Para la clasificación de los libros se debe tener claridad si son del tipo colecciones especializadas como enciclopedias que tienen el propósito de fomentar la cultura, por lo que deben registrarse en la cuenta de Bienes de Arte y Cultura.

Así las cosas si se trata de libros del tipo códigos, manuales, instructivos, revistas, cartillas, recopilación de normas o textos que correspondan a herramientas de trabajo o consulta, deben registrarse en la cuenta Cargos Diferidos (textos con valor superior a veinte salarios mínimos legales vigentes) o en su defecto en la cuenta de Gastos a que corresponda de acuerdo con la materialidad del gasto.

NOTA: Por lo tanto, es preciso aclarar que la clasificación que se determine para los bienes, bien sea como devolutivo o de consumo, es a criterio y responsabilidad de la administración del ente, el cual debe determinar los procedimientos requeridos para que  físicamente se custodien y se garantice el uso adecuado de los mismos.

2.6.1. Parámetros para el cálculo de la Provisión de los Bienes de Arte y cultura de Propiedad de ICBF

  1. Obras de Arte y Joyas

 Las normas técnicas relativas a la valuación de los activos estipulan que deben revelarse a su valor actual, precio de mercado o valor de realización. Considerando la complejidad para la valuación de esta clase de activos y teniendo en cuenta que no existen parámetros definidos para la valorización de esta clase de bienes, la forma más adecuada es la realización de avalúos técnicos a través de personal especializado al interior de la entidad, o solicitando el servicio a otra entidad pública que cuente con el especialista o mediante la contratación de perito externo si el nivel de complejidad del caso lo requiere previa autorización de Representante Legal.

A las Obras de Arte y a las Joyas de Propiedad del ICBF  se les reconocerá, calculará y registrará provisión cuando sea posible establecer contingencias de pérdida, demérito, obsolescencia o daño.  

  1. Libros y Publicaciones de Investigación y Consulta

Debido  a que el valor de estos bienes está en función con el grado de contribución, uso, deterioro, pérdida y obsolescencia, es necesario el reconocimiento y estimación de una provisión.

El procedimiento adoptado por el ICBF para el reconocimiento y estimación de la provisión de los Libros y Publicaciones de Investigación y consulta cuyo valor sea igual o inferior $620.000 (año 2005 $953.000) podrán amortizarse totalmente, para efectos contables en el mismo año en que se adquieran, sin considerar la vida útil de los mismos.  Este valor se modificará anualmente, de acuerdo con el decreto que expedida el Gobierno Nacional, relacionado con los reajuste a los valores absolutos expresados en moneda nacional referente a esta clase de bienes.

Los libros de valor superior se provisionarán en un término de tres años a partir de la fecha en que comienzan a usarse.

2.7. Intangibles

Representa el costo de adquisición, desarrollo o producción del conjunto de bienes inmateriales que constituyen derechos, privilegios o ventajas de competencia para el ente público de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables

- Clasificación del Software.  El Contador General de la Nación, en la doctrina contable tomo 2, concepto  3283 del 10 de marzo de 1998, establece: “ Según la clasificación de los activos determinada en el Plan General de Contabilidad Pública se ubica al Software dentro del grupo de Otros Activos en la cuenta 1970-Intangibles, la cual comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por el ente público, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones, susceptibles de ser valorados en términos económicos.

La norma establece que deben registrarse por el costo histórico, entendiendo como tal, el costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo. Así las cosas, se concluye que el software adquirido o desarrollado por el ente público no forma parte del grupo de Propiedades, Planta y Equipo.

De otra parte, los cargos por conceptos de capacitación del software, deben tratarse como gastos de la entidad, y no hacen parte del costo del activo.”

- Reconocimiento y Revelación de los Intangibles.  El Plan General de Contabilidad Pública, Marco Conceptual, Normas técnicas  relativas a los activos, establece:

(…) “los intangibles se reconocerán por su costo histórico y son susceptibles de actualización.

El valor de los intangibles, adquiridos o desarrollados se amortizará durante el lapso que corresponda a la recuperación  de la inversión en que se incurrió, el período en que se obtendrán beneficios esperados por efectos de su explotación o la duración del amparo legal o contractual.”

Amortización Activos de Menor Cuantía

Los activos adquiridos a partir del 1º de enero de 1999, cuyo valor total de adquisición sea igual o inferior a $620.000 (año 2005 $953.000) podrán amortizarse totalmente, para efectos contables en el mismo año en que se adquieran, sin considerar la vida útil de los mismos.  Este valor se modificará anualmente, de acuerdo con el decreto que expedida el Gobierno Nacional, relacionado con los reajuste a los valores absolutos expresados en moneda nacional referente a esta clase de bienes. Si el valor es superior se amortizarán en  cinco (5)  años de vida útil  a partir de la fecha que comienzan a usarse.

Realidad económica de las operaciones

Para realizar la conciliación y confrontación de las existencias reales, con los saldos contables de la cuenta de intangibles, y  con el fin de establecer la vida útil de los mismos para el cálculo de la amortización, es indispensable que el área de sistemas lleve a cabo los siguientes procesos:

o Elaborar el inventario de las existencias reales de los bienes intangibles adquiridos o desarrollados por la entidad y clasificarlos según el Catálogo General de Cuentas de Contabilidad Pública en los siguientes conceptos: Crédito Mercantil, marcas, patentes, concesiones y Franquicias, Derechos, “Know How”, Licencias, Software, Servidumbre, otros activos.

o Determinar la vida útil para cada uno de los bienes intangibles, para el cálculo de la amortización, teniendo en cuenta el procedimiento contable que establece: “El valor acumulado por la creación o adquisición de intangibles se amortizará durante el lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió, o el período en que se obtendrán los beneficios esperados por efectos de la explotación del intangible o la duración del amparo legal o contractual”.

2.8. Valorización y Desvalorización

- Determinación costo histórico y registro.  De conformidad con lo señalado en las normas de contabilidad pública, para el adecuado cálculo y registro de la Valorización o Desvalorización se debe aplicar el siguiente procedimiento:

o El cálculo de la Valorización o Desvalorización, se debe establecer en forma individual por cada uno de los bienes, así:

Valor del Avalúo Comercial – Valor en Libros = Valor Valorización o     Desvalorización.

El Valor en Libros se determina de la siguiente manera:   

Costo Histórico - Depreciación Acumulada = Valor en Libros.

NOTA: El resultado del cálculo de la Valorización o Desvalorización debe ser incorporado en la Contabilidad en forma individual para cada uno de los bienes.

EJEMPLO: Una entidad pública adquirió un edificio  para su uso, en desarrollo de su actividad o cometido estatal, por un valor de $1.000 millones.

Þ Depreciación acumulada $ 10 millones

Þ Posteriormente mediante un avaluó técnico realizado por servidores de la misma entidad se determino el valor de reposición en $ 1.200 millones.

Costo de Adquisición $ 1.000

Menos depreciación acumulada        10

Subtotal      990

Valor avaluó técnico   1.200

Menos valor en libros         990

Igual valorización      210

CódigoCuentaDébitoCrédito
1999VALORIZACIÓN 
199902Propiedades, planta y equipo
210
3240SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN 
324002Propiedades, planta y equipo210

Bajo el supuesto que el avalúo del edificio fue de $800 millones

Costo de adquisición $ 1.000

Menos depreciación acumulada        10

Valor en libros      990

Valor avaluó técnico      800

Menos valor en libros      990

Igual desvalorización    (190)

CódigoCuentaDébitoCrédito
3240SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN190
324002Propiedades, planta y equipo 
1999VALORIZACIÓN 
199902Propiedades, planta y equipo190

La entidad mensualmente deberá actualizar este registro, teniendo en cuenta la variación en el valor en libros originada por efecto de la aplicación de la depreciación y de los ajustes por inflación.

Información1er. Periodo2do. Periodo3er. Periodo
Valor del activo100010001300
Menos depreciación acumulada
10

20

30
Subtotal9909801270
Valor del avalúo técnico
1200

1200

1200
Diferencia210220-70

Para el segundo periodo, asumiendo que se tiene registrado una valorización de $208, se compara el valor en libros del activo con el valor del último avalúo realizado, y la diferencia así determinada constituirá un mayor o menor valor de la valorización constituida.

Valor en libros – Avalúo Técnico = Nuevo saldo en la valorización

980  -    1.200         = 220

Ahora bien, la valorización registrada de $208 deberá aumentarse  en $18 con el fin de llegar al nuevo saldo de valorización, por tanto debe  efectuarse en el siguiente registro contable:

CódigoCuentaDébitoCrédito
1999VALORIZACIÓN 
199902Propiedades, Planta y Equipo18
3240SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN 
324002Propiedades, Planta y Equipo18

En el tercer periodo,

Valor en libros - Avalúo técnico = Nuevo saldo en la valorización

    1.270  -     1.200        =   -70

Entonces, la valorización registrada de $220 deberá reducirse en $290 con el fin de llegar a la valorización negativa, por tanto debe efectuarse el siguiente registro contable:

CódigoCuentaDébitoCrédito
3240SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN 
324002Propiedades, planta y equipo290
1999VALORIZACIÓN 
199902Propiedades, planta y equipo
290

Cuando el valor ajustado sea igual al valor de reposición, en ese momento se suspenderá los ajustes por inflación.  El avalúo así realizado servirá para compararse permanentemente frente al valor en libros.

3. PATRIMONIO

Está constituido por el valor neto resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo la cual se encuentra representada en los recursos asignados o aportados al ente público, el resultado neto de las operaciones, reservas, superávit por donación, superávit por valorización, incluyendo la incorporación de bienes, derechos u obligaciones de los entes públicos.

Patrimonio Institucional

Este grupo debe ser utilizado exclusivamente por las entidades descentralizadas del nivel nacional y territorial y entes autónomos

3.1. Donaciones

3.1.1. Bienes Recibidos en Donación

  1. Donación de Bienes Inmuebles o Muebles

Según la Doctrina Contable Pública, tomo 2, concepto 2479 del 16 de febrero de 1998, establece:

“….Donación de activos fijos. El valor que representa la cuenta Superávit por donaciones, corresponde al monto de las contribuciones o aportes en cualquier tipo de activo (derechos, bienes tangibles o intangibles), efectuados al ente público por particulares, sean éstos personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras, operación que incrementa el patrimonio de la entidad, en condiciones extraordinarias.

En este sentido, cuando por mera liberalidad (persona natural o jurídica), transfiere al ente público, el dominio que tiene sobre un bien (muebles o inmuebles), sin que se produzca contraprestación alguna, soportando dicho contrato mediante el otorgamiento de escritura para los inmuebles o el documento que acredita la propiedad para el caso de los muebles, se configura la donación en especie, caso en el cual el receptor de los mismos, deberá incrementar su patrimonio debitando la cuenta de activo que corresponda, con crédito a Superávit por Donaciones”.

Erogaciones incurridas por el uso de bienes muebles recibidos en donación

Los gastos efectuados por el ente por concepto de mejoras o reparaciones que amplíen la vida útil del bien se capitalizarán, es decir, se incrementará el valor del activo; por su parte, si se trata de pago efectuados para mantener el bien en condiciones normales de funcionamiento se configurará un gasto, caso en el cual se debitará la cuenta correspondiente.

Cancelación de la Cuenta Superávit por Donaciones.  Esta cuenta se debitará sólo con ocasión de la fusión, liquidación o escisión del ente público”.

Soporte contable para el registro de la donación de bienes.  Según la Doctrina Contable el Concepto 10293 29 de diciembre tomo 2 establece:

“…. contrato de donación, que constituye un acuerdo de voluntades entre los participantes, generando a la postre, una disminución patrimonial para el donante, por cuanto se transfiere el dominio  y propiedad de la cosa, una vez cumplidas las solemnidades respectivas, como es la tradición para el caso de la donación irrevocable.

En este sentido, cuando se trata de donaciones de bienes inmuebles que estaban en comodato, para que sea legalmente válido el procedimiento, se requiere su otorgamiento por escritura pública, la cual deberá inscribirse ante el registro de instrumentos públicos competentes, documentos estos que constituyen soporte suficiente para el registro contable.  Por su parte, cuando se trata de donaciones de bienes muebles deberá efectuarse el respectivo contrato de donación y acreditarse la calidad de propietario de los bienes.  En ambos casos, es menester establecer el valor actual o precio de mercado de los mismos, como son la factura, tarjetas de propiedad o documentos similares que acrediten el valor del patrimonio que se transfiere.

Finalmente no sobra advertir, que aunado a la existencia de los documentos que perfeccionan las operaciones en comento, es pertinente la elaboración de los comprobantes de entradas u salidas de almacén, tanto en lo entes receptores como donantes de los bienes, los cuales constituyen el soporte físico y material para su incorporación y retiro de la contabilidad, respectivamente”.

Normas Generales de Valuación

Según la Doctrina Contable  Concepto 1229 del 30 de enero de 1998 tomo 2 establece: “…Las normas generales de valuación establecen que estos bienes deben cuantificarse aplicando bases apropiadas a su naturaleza, características y efectos producidos, tales como, el costo histórico, costo reexpresado, costo o valor actual de reposición, valor de mercado o realización, valor presente o precio de mercado”“… Por lo cual el registro del bien deberá hacerse por su valor real, determinado por alguna de las anteriores bases”.

  1. Registro Contable

-- Cuando al ICBF le donan un inmueble

CódigoDetalleDébitoCrédito
16PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
1605TERRENOS 
1605XXSubcuenta correspondiente                XXXX
32PATRIMONIO INSTITUCIONAL 
3235SUPERAVIT POR DONACION 
32350201Superávit por Donación en especieXXXX
  1. Cuando al ICBF le donan  Muebles y Enseres
CódigoDetalleDébitoCrédito
16PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
1635BIENES MUEBLES EN BODEGA 
163503Muebles, Enseres y Equipo de OficinaXXXX
32PATRIMONIO INSTITUCIONAL 
3235SUPERAVIT POR DONACION 
32350201Superávit por Donación en especieXXXX
  1. Donación de Bienes de Consumo
CódigoDetalleDébitoCrédito
1910CARGOS DIFERIDOS 
1910XXSegún la Subcuenta que correspondaXXXX
48OTROS INGRESOS 
4810EXTRAORDINARIOS 
48102201Ingresos Extra por DonacionesXXXX

Si se determina que los bienes se extinguen con el tiempo se afectará la cuenta de resultados por concepto de Ingresos Extraordinarios  Donaciones

3.1.2. Bienes Entregados por el ICBF en Donación

Registro contable  de la salida del bien inmueble  o  mueble

  1. Donación Bien Inmueble

Los documentos que soportan el registro contable es el comprobante de salida de almacén, copia del acta de entrega y recibo del bien, copia de la escritura, certificado de matricula inmobiliaria.

CÓDIGODESCRIPCIONDEBITOCRÉDITO
1685DEPRECIACION ACUMULADA 
1685 01Edificaciones 
16850101Depreciación Acumulada Edificios y CasasXXXX
3240SUPERAVIT POR VALORIZACIÓN 
324052TerrenosXXXX
324062EdificacionesXXXX
5810GASTOS EXTRAORDINARIOS 
581004DonacionesXXXX
1605TERRENOS 
160501UrbanosXXXX
1640EDIFICACIONES 
164001Edificios y CasasXXXX
1999VALORIZACIONES 
199952TerrenosXXXX
199962EdificacionesXXXX
  1. Registro contable donación de bienes muebles usados (Bienes no Explotados)

Los documentos que soportan este registro contable es el comprobante de salida de almacén, copia del convenio de donación, copia del acta de entrega y recibo del bien.

CODIGODESCRIPCIONDEBITOCRÉDITO
1685DEPRECIACION ACUMULADA 
1685XXSegún la subcuenta que correspondaXXXX
5810GASTOS EXTRAORDINARIOS 
581004DonacionesXXXX
1637PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS 
1637XXSegún la subcuenta que correspondaXXXX
  1. Registro contable donación de bienes muebles nuevos

Los documentos que soportan este registro contable es el comprobante de salida de almacén, copia del convenio de donación, copia del acta de entrega y recibo del bien.

CODIGODESCRIPCIONDEBITOCRÉDITO
5810GASTOS EXTRAORDINARIOS 
581004DonacionesXXXX
1635BIENES MUEBLES EN BODEGA 
1635XXSegún la subcuenta que correspondaXXXX
  1. Registro contable donación de bienes de consumo

Los documentos que soportan este registro contable es el comprobante de salida de almacén, copia del convenio de donación, copia del acta de entrega y recibo del bien.

CODIGODESCRIPCIONDEBITOCRÉDITO
5810GASTOS EXTRAORDINARIOS 
581004DonacionesXXXX
1910CARGOS DIFERIDOS 
1910XXSegún la subcuenta que correspondaXXXX

3.2  Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos

3.2.1  Vacantes y Mostrencos

Concepto

o Vacante: Bien inmueble (bien raíz), ubicado en el territorio nacional, sin dueño aparente (poseedor) o conocido (propietarios), después de un proceso jurídico son declarados como bien vacante y a favor del ICBF.

Inmueble declarado como bien Vacante a favor del ICBF

CódigoCuentaDébitoCrédito
16PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 
1605TERRENOSXXXX
1640EDIFICACIONESXXXX
32PATRIMONIO INSTITUCIONAL 
3255PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO
325505PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
32550502Bienes VacantesXXXX

o Mostrenco: Bien mueble (vehículos, semovientes, dineros, divisas, joyas, etc.), ubicado en el territorio nacional, sin dueño aparente (poseedor) o conocido (propietario), después de un proceso jurídico son declarados como bien mostrenco y a favor del ICBF.

Recibo Muebles a favor del ICBF

CódigoCuentaDébitoCrédito
16PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 
1635BIENES MUEBLES EN BODEGA 
163503Muebles – Enseres y Equipo de OficinaXXXX
32PATRIMONIO INSTITUCIONAL 
3255PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO 
325505PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
32550503Bienes MostrencosXXXX

3.2.2  Vocaciones Hereditarias

Concepto: Capacidad del ICBF para heredar, tanto los bienes muebles como inmuebles (bien raíz) pertenecientes a un patrimonio herencial, cuando un causante (difunto) que no ha testado, no le sobreviven hijos, cónyuge (esposo-a), padres, hermanos y/o sobrinos, después de un proceso jurídico.

Recibo de un bien inmueble adjudicado por Vocación Hereditaria

CódigoCuentaDébitoCrédito
16PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 
1605TERRENOSXXXX
1640EDIFICACIONESXXXX
32PATRIMONIO INSTITUCIONAL 
3255PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO
325505PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
32550501Vocaciones HereditariasXXXX

Recibo de un Bien Mueble adjudicado por Vocación Hereditaria

CódigoCuentaDébitoCrédito
16PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 
1635BIENES MUEBLES EN BODEGA 
163503Muebles – Enseres y Equipo de OficinaXXXX
32PATRIMONIO INSTITUCIONAL 
3255PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO 
325505PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 
32550501Vocaciones HereditariasXXXX

4. CUENTAS DE ORDEN

Representan la estimación de hechos o circunstancias que pueden  llegar a afectar la situación financiera del ente público, así como el valor de los bienes, derechos y obligación que requieren ser controlados por el ente público. Incluye igualmente, el valor originado en las diferencias presentadas entre la información contable

Los hechos que puedan llegar a afectar la situación financiera del ente público deben reconocerse por el valor estimado, determinado mediante criterios técnicos, el cual es susceptible de actualizarse periódicamente.  Por su parte, el reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones registrados para  control administrativo, debe efectuarse por el valor en libros y actualizarse de acuerdo con las normas específicas aplicables a cada concepto.

4.1  Cuentas de orden deudoras

Deudoras de Control

Cuentas que registran las operaciones que el ente público realiza con terceros, que por su naturaleza no afectan su situación financiera, así como aquellas que permiten ejercer un mayor control sobre actividades administrativas, bienes y obligaciones.

4.1.1  Activos totalmente depreciados agotados o amortizados

Valor de los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados, que se hayan retirado del servicio por no encontrarse en condiciones de uso.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 891506  Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados

NOTA: El ICBF  registra en cuentas de orden bienes inservibles:

CódigoDetalleDébitoCrédito
8315ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS - AGOTADOS O AMORTIZADOS 
8315 08Equipo de Transporte Tracción Y Elevación 
8315 08 13Equipos y Maquinas para Transporte y sus Accesorios
XXXX
8915DEUDORAS DE CONTROL POR  CON TRA 
8915 06Activos Totalmente Depreciados por Contra 
8915 06 08Equipo de Transporte Tracción Y Elevación
XXXX

4.1.2  Bienes Pendientes de Legalizar

Valor de los bienes bajo tenencia, uso, o administración y control del ente público, cuya propiedad ha sido legalizada formalmente, así como los bienes abandonados, hasta tanto se defina su situación legal.  La contrapartida corresponde a la subcuenta 891511 Bienes Pendientes de Legalizar

Todos los bienes muebles o inmuebles que no son de propiedad del ente público, pero que son utilizados para el desarrollo de su cometido estatal, deberán registrarse en Cuentas de Orden, tendiente a llevar un estricto control de manera que establezcan su origen, propiedad y los gatos en que se ha incurrido para su mantenimiento y conservación, si en las cláusulas contractuales se contempla este tipo de erogaciones.

Con relación a las cuentas de orden, Bienes Recibidos de Terceros.  La entidad que los recibe tan solo los contabiliza por el costo de los bienes en la Cuenta de Orden respectiva.

Edificación pendiente de legalizar

CódigoDetalleDébitoCrédito
8330BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR 
833008Edificaciones
 
833008 01Bienes Inmuebles Pendientes Por Legalizar
XXXX

8915
DEUDORAS DE CONTROL POR CON TRA (CR) 
8915 06Activos Totalmente Depreciados por el contrario 
8915 06 01Edificaciones
XXXX

Registro de los bienes pendientes de legalizar por concepto de Vocaciones Hereditarias o Bienes Vacantes o Mostrencos.

Bien Vacante pendiente de legalizar - Inmueble

CódigoCuentaDébitoCrédito
83DEUDORAS DE CONTROL 
8330BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR 
8330XXSegún la Subcuenta que correspondaXXXX
89DEUDORAS POR CONTRA (CR) 
8915DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 
891511Bienes Pendientes de Legalizar por Contra (Cr) 
89151101Bienes Vacantes InmueblesXXXX

Bien Mostrenco pendientes de legalizar  - Mueble

CódigoCuentaDébitoCrédito
83DEUDORAS DE CONTROL 
8330BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR 
8330XXSegún la subcuenta que correspondaXXXX
89DEUDORAS POR CONTRA (CR) 
8915DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 
891511Bienes Pendientes de Legalizar por Contra (Cr) 
89151102Bienes Mostrencos (Muebles)XXXX

Vocaciones Hereditarias Inmueble

CódigoCuentaDébitoCrédito
83DEUDORAS DE CONTROL 
8330BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR 
8330XXSegún la subcuenta que correspondaXXXX
89DEUDORAS POR CONTRA (CR) 
8915DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 
891511Bienes pendientes de Legalizar por Contra (Cr) 
89151103Vocaciones HereditariasXXXX

4.2 Cuentas de Orden Acreedoras

Acreedoras de Control: Cuentas que registran las operaciones que el ente público realiza con terceros, que por su naturaleza no afectan su situación financiera, así como aquellas que permiten ejercer un mayor control sobre actividades administrativas, bienes y obligaciones.

4.2.1  Bienes Recibidos en Custodia

Valor de los bienes de propiedad de terceros recibidos por el ente público para su salvaguarda y custodia.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 991502 Bienes Recibidos en Custodia.

  1. Depósito de Bienes.  Recibo maquinaria y equipo en custodia
CódigoDescripciónDébitoCrédito
99ACREEDORAS POR  CONTRA (DB) 
9915ACREEDORAS DE CONTROL POR  CONTRA 
991502Bienes recibidos en custodiaXXXX
93ACREEDORAS DE CONTROL 
9306BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA 
930605Maquinaria y EquipoXXXX
SUMAS IGUALESXXXXXXXX
  1. Bienes Recibidos en Demostración o Ensayo. Recibo de Equipo de Cómputo y Comunicación en Demostración
CódigoDescripciónDébitoCrédito
99ACREEDORAS POR  CONTRA (DB) 
9915ACREEDORAS DE CONTROL POR CON TRA 
991502Bienes recibidos en custodiaXXXX
93ACREEDORAS DE CONTROL 
9306BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA 
930612Equipo de comunicación y ComputaciónXXXX

4.2.2  Mercancías Recibidas en Consignación

Valor de las mercancías recibidas en consignación

CódigoDescripciónDébitoCrédito
99ACREEDORAS POR  CONTRA (DB) 
9915ACREEDORAS DE CONTROL  CONTRA 
991503Mercancías Recibidas en ConsignaciónXXXX
93ACREEDORAS DE CONTROL 
9313MERCANCIAS RECIBIDAS EN CONSIGNACION 
931301Mercancías Recibidas en ConsignaciónXXXX

4.2.3  Bienes Recibidos de Terceros

Valor de los bienes recibidos de terceros en calidad de arrendamiento, préstamo o comodato, entre otros, situación que no implica el traslado del dominio de la propiedad al ente público.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 991506 Bienes Recibidos de Terceros.

  1. Bienes Recibidos en Comodato
CódigoDescripciónDébitoCrédito
99ACREEDORAS POR CONTRA 
9915ACREEDORAS DE CONTROL POR  CONTRA 
991506Bienes Recibidos de TercerosXXXX
93ACREEDORAS DE CONTROL 
9346BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS 
934606EdificacionesXXXX
  1. Bienes Recibidos en Arrendamiento

Los bienes que recibidos en arrendamiento por parte el  ICBF, situación que no implica el traslado del dominio de la propiedad, deben ser registrados en Cuentas de  Orden como Bienes Recibidos de Terceros.

Registro contable

CODIGODESCRIPCIONDEBITOCRÉDITO
9915ACREEDORAS DE CONTROL POR  CONTRA (db) 
991506Bienes Recibidos de Terceros 
991506XXSegún el auxiliar que correspondaXXXX
9346BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS 
9346XXSegún la subcuenta que correspondaXXXX

5. BAJA DE BIENES

Corresponde al proceso soportado legalmente con acto administrativo, mediante el cual se retiran de las Propiedades, Planta y Equipo, los bienes que han sido objeto de destrucción total o parcial por siniestro, pérdida o inservibilidad el cual se utiliza como soporte contable para efectuar los respectivos registros.

Las Propiedades, Planta y Equipo que hayan sido dados de baja deben retirarse totalmente afectando el costo histórico, registros de depreciación o amortización acumulada a si como las valorizaciones, desvalorizaciones y provisiones que afecten el activo correspondiente.

Adicionalmente se realizarán los registros contables, dependiendo entre otras, de las siguientes situaciones:

Pérdida del activo.  Cuando la pérdida del activo se constituye en responsabilidad, se afectará la cuenta 1950 – Responsabilidades, por el valor de la reposición del bien. La diferencia entre el valor de reposición y el valor en libros del activo retirado, se constituye como un Crédito Diferido en la subcuenta 291509- Ingreso en la constitución de responsabilidades.

Por Siniestro.  Si el origen del retiro del activo corresponde a causas extraordinarias o fortuitas, la entidad asumirá el valor de la pérdida que no cubren los seguros que amparen el activo de que se trate, afectando la subcuenta de Gastos Extraordinario 581006- Perdidas en Siniestros. Simultáneamente, deberá registrarse en las cuentas de Orden de Control, el valor de las pérdidas reales como evidencia de las acciones legales y  fiscales que deben adelantarse.

Bienes Inservibles.  Los activos totalmente depreciados o amortizados, que sean retirados del servicio, por considerarse inservibles, se registrarán en la Cuenta de Orden Deudora, 8315- Activos Totalmente Depreciados, agotado o amortizados, hasta no se defina su destinación final.

Igualmente, aquellos activos que no se encuentren en condiciones de uso y no están totalmente depreciados o amortizados afectaran la cuenta de Gastos Extraordinarios 581033 – Pérdida en Propiedades, Planta y Equipo, por el valor residual, afectando adicionalmente la cuenta 8315 – Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados.

Pérdidas en siniestro. Sobre el particular la Doctrina Contable Pública, tomo 2, concepto 10184 del 22 de diciembre de 1997 señala: “Registra las pérdidas fortuitas de bienes. En el evento de la ocurrencia del siniestro debe darse de baja el activo, reconociendo la pérdida del mismo, deducidas las cuentas valuativas”.

Pérdida en Equipo de Comunicación

CódigoDetalle
DébitoCrédito
1685DEPRECIACION ACUMULADA 
1685 07EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 
1685 0707Depreciación Acumulada Equipos, Maquinas y elementos para Común. Radio, Televisión.XXXX
5810EXTRAORDINARIOS 
5810 06Perdidas en Siniestros 
5810 0601 Pérdidas en SiniestrosXXXX
1670EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 
167001EQUIPO DE COMUNICACIÓN 
16700107Equipos y maq. Y elementos para comunicación-radio-TV- señales-SonidoXXXX

Se hace la Reclamación a la Compañía de Seguros

CódigoDetalleDébitoCrédito
1470OTROS DEUDORES 
1470 27RECLAMACIONES   E INDEMNIZACIONES A COMPAÑIAS DE SEGUROS 
1470 27 01Deudores por Reclamac. E Indemniza.XXXX
4810EXTRAORDINARIOS 
4810 38Indemnizaciones Compañías de Seguros 
4810 38 01Indemnizaciones Compañías de Seguros XXXX

Instrucciones para dar de baja elementos de almacén. Según la Doctrina Contable Pública, concepto 4029 del 8 de julio de 1997 tomo 2, establece: “La baja de un bien se presenta cuando éste es retirado definitivamente del servicio tanto de forma física como de los registros del patrimonio de la entidad  o por obsolescencia, o por estar inservible o porque siendo servible ha sido donado, vendido, permutado, hurtado o robado”.

Corresponde al jefe de bienes o quienes hagan sus veces, por delegación o en cumplimiento de sus funciones, autorizar la baja cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual hubo de ser adquirido, procedimiento que debe motivarse, indicando el destino del mismo ya sea para su destrucción total, para reparación de partes o traslado a otra entidad bajo su responsabilidad.

Es importante resaltar que toda baja definitiva de bienes muebles requiere autorización previa y expresa del jefe de bienes o quien haga sus veces, quien mediante acto administrativo, indica las razones de la baja y el destino que le debe dar al bien.

Un posible procedimiento para dar de baja los bienes podría ser el siguiente:

1. Elaborar el acta de baja:  El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida definitivamente a los bienes del almacén, por motivos de destrucción, entrega, donación, desmantelamiento, permuta, venta, hurto, etc.

El Jefe de bienes debe suscribir el acta conjuntamente con el almacenista, el servidor a cuyo cargo se encontraban los bienes. Cuando se trate de baja por traslado de bienes a otra entidad en forma definitiva debe suscribir el  acta quien los recibe.

2. Salida definitiva del almacén: Con base en el acta y demás documentos soporte, el Almacenista elabora el  documento salida definitiva de la entidad.

En este evento, el registro contable se origina por el traslado del activo a las Cuentas de Orden Deudoras de control, en la subcuenta 8315- Activos Totalmente Depreciados Agotados o Amortizados.

3. Baja de bienes servibles: Se configura cuando se retira definitivamente del servicio un bien por las siguientes causas:

- Que el bien aún estando en buenas condiciones físicas y técnicas, no es requerido por la entidad para su funcionamiento y se ha destinado dar traslado a otra entidad que sí lo requiere.

- Que requiriéndolo la entidad hay orden expresa del jefe de bienes   o quien cumpla sus funciones para retirarlo definitivamente del servicio.  En este caso la orden aparecerá debidamente motivada.

- Que estando el bien en servicio activo o en depósito haya sido hurtado o haya desaparecido definitivamente y se compruebe que no hay indicios de su recuperación, indicando los medios legales y judiciales en los que conste los trámites para hacerla efectiva siempre que estos procesos se hayan agotado.

4. Baja de bienes inservibles: Los bienes inservibles son aquellos que por desgaste, deterioro u obsolescencia no sirven para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptación, reparación o reconfiguración para su uso. Cuando se da de baja bienes muebles inservibles, el procedimiento a seguir es el siguiente:

a) La dependencia solicita al jefe de bienes o quien cumpla esta función, una inspección para determinar el estado de los elementos que sugiere dar de baja;

b) El Jefe de bienes designa un funcionario idóneo para  que realice la función de verificar si los bienes son inservibles, obsoletos o si no pueden seguir en servicio. Al enterarse de este hecho lo informará por escrito al jefe de bienes, detallando claramente los bienes objeto de la baja  y las razones para la misma, si encuentra infundada las razones de la dependencia que solicita la baja.

c) El Jefe de bienes de la Entidad con base en el informe elabora el acto administrativo ordenando la baja de los bienes y determina el destino que debe dársele a los mismos.

d) La dependencia procederá a devolver a la bodega los bienes inservibles, sustentada en el acto administrativo que así lo ordena y se acompaña de una relación pormenorizada de los bienes, indicando el nombre y cargo del funcionario responsable de los mismos;

e) El encargado de la bodega al recibirlos, produce el informe de entrada de los respectivos bienes inservibles y procede a descargarlos de los inventarios en servicio de la dependencia usuaria, informando de esa novedad a Contabilidad y a la dependencia que hizo la devolución;

f) La baja definitiva se elaborará con base en el acta que realice el encargado de la

 Bodega.

Cuando el elemento se da de baja y es posible venderlo, se descarga de las Cuentas de orden y se contabiliza en el Ingreso.

La entidad debe definir los procedimientos que considere realizar siempre y cuando no  contravengan las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación”.

Ejemplo: Se da de baja Equipo de Transporte para la venta:

Fecha de adquisición         16/06/1996

Fecha de hurto                    30/09/2003

Costo histórico                    12.000.000

Depreciación Acumulada                      5.334.359

Valor de venta en el martillo                     6.500.000

Valor en libros                     6.665.641

Valor en libros = costo histórico  -  Depreciación acumulada

        

   Por la baja del bien

CódigoDetalleDébitoCrédito
1685DEPRECIACION ACUMULADA 
1685 08EQUIPO DE TRANSPORTE-TRACCION Y ELEVACIÓN 
1685 08 13Depreciación Acumulada Equipos Y Maquinas para Transporte y sus Accesorios

5.334.359
5810EXTRAORDINARIOS 
5810 33Perdida  en baja de Propiedad Planta y Equipo 
5810 33 01 Perdida en Baja de Propiedad Planta y Equipo
6.665.641
1675EQUIPO DE TRANSPORTE-TRACCION Y ELEVACIÓN 
1675 02Terrestre 
1675 02 13Equipos y maq. para transporte y sus accesorios
12.000.000
SUMAS IGUALES12.000.00012.000.000

NOTA: Se contempla el registro en la Cuenta 5810 Gastos Extraordinarios, para la pérdida en baja de propiedades, Planta y Equipo si el Activo no se encuentra totalmente depreciado.

Registro en las Cuentas de Orden mientras se produce la venta

CódigoDetalleDébitoCrédito
8315ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS-AGOTADOS O AMORTIZADOS 
8315 08Equipo de Transporte Tracción Y Elevación
 
8315 08 13Equipos y Maquinas para Transporte y sus Accesorios
12.000.000
8915DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA 
8915 06Activos Totalmente Depreciados por el Contrario 
8915 06 08Equipo de Transporte Tracción y Elevación
12.000.000

En el momento de la venta

CódigoDetalleDébitoCrédito
1470OTROS DEUDORES 
1470 30Enajenación de Propiedades Planta y Equipo 
1470 30 05Deudores por Venta de Propiedades, Planta  Equipo
6.500.000
4810EXTRAORDINARIOS 
4810 32Utilidad en Venta de Propiedades,  Planta y Equipo 
4810 32 01Utilidad en Venta de Propiedades Planta y Equipo
6.500.000

Simultáneamente se cancelan las Cuentas de Orden

CódigoDetalleDébitoCrédito
8915DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA 
8915 06Activos Totalmente Depreciados por Contra 
8915 06 08Equipo de Transporte Tracción Y Elevación
12.000.000
8315ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS-AGOTADOS O AMORTIZADOS 
8315 08Equipo de Transporte Tracción Y Elevación
 
8315 08 13Equipos y Maquinas para Transporte y sus Accesorios
12.000.000

Baja de Bienes Inmuebles

Para dar de baja bienes inmuebles, se requiere acto administrativo del Director o Representante Legal o del funcionario que se delegue para  tal fin, debidamente sustentado en la Constitución Política, la Ley y demás normas que regulen la materia. Igualmente deberá estar motivado, justificado claramente las razones que tiene la administración para proceder a su destino final.

6.      Venta de Inmuebles

La venta se define como la operación mercantil consistente en el traspaso o transferencia del dominio de un bien servible o inservible, que una persona natural o jurídica hace a otra, a cambio de un precio representado en dinero

Registro contable de la venta

Si la venta corresponde a bienes servibles no útiles u obsoletos, el registro contable afectará las cuentas de Propiedades, Planta y Equipo inherentes al activo objeto de la venta, el efectivo recibido y el ingreso o gasto por venta de activos, dependiendo si el valor de venta es mayor o menor al valor en libros.

Si por el contrario la venta corresponde a bienes inservibles, el registro afectará el efectivo y el ingreso por Recuperaciones y la reversión de las cuentas de orden, inicialmente registrada cuando se declaro o autorizó la baja y su destino final.

VENTA DE BIENES INMUEBLES

Ejemplo: El ICBF vende en el martillo un inmueble por valor $60.000.000, el cual fue cancelado el 50%  como cuota inicial y el saldo en tres (3) cuotas de $10.000.000.

Costo histórico 40.000.000

Depreciación Acumulada 10.000.000

Valorización Terrenos registrada en libros   2.000.000

Valorización Edificios registrada en libros   3.000.000

Valor de venta en el martillo 60.000.000

Valor en libros 30.000.000

Valor en libros =  Costo Histórico ajustado  -  Depreciación Acumulada Ajustada

Cuando se está recibiendo los pagos por concepto de la venta del inmueble los registros contables serían los siguientes:

Registro del primer pago

CódigoDetalleDébitoCrédito
1110BANCOS Y CORPORACIONES 
1110XXSegún  cuenta bancaria30.000.000
2910Ingresos Recibidos Por Anticipado 
291007Ventas30.000.000

A medida que se van registrando  el pago de las cuotas el registro es el siguiente:

CódigoDetalleDébitoCrédito
1110BANCOS Y CORPORACIONES 
1110XXSegún  cuenta bancaria10.000.000
2910Ingresos Recibidos Por Anticipado 
291007Ventas10.000.000

El registro anterior se sigue realizando hasta recibir todo los pagos.

De acuerdo con lo establecido en esta Guía, en el Capítulo II Numerales 3.7, 3.8 y 3.9, el comprobante de egreso únicamente podrá elaborarse cuando este debidamente protocolizada la escritura del inmueble y registrada y el expedido el folio de matricula inmobiliaria, documentos que servirán de soporte para los registros de almacén y contables.

CódigoDetalleDébitoCrédito
2910Ingresos Recibidos Por Anticipado 
291007Ventas60.000.000
1685DEPRECIACION ACUMULADA (CR) 
1685 01Edificaciones 
16850101Depreciación Acumulada Edificios y Casas10.000.000
3240SUPERAVIT POR VALORIZACION 
324052Terrenos2.000.000
324062Edificaciones3.000.000
4810EXTRAORDINARIOS 
4810 32Utilidad en Venta de Propiedades, Planta y Equipo 
4810 32 01Utilidad en Venta de Propiedades, Planta y Equipo 30.000.000
1605TERRENOS 
160501Urbanos15.000.000
1640EDIFICACIONES 
164001Edificios y Casas25.000.000
1999VALORIZACIONES 
199952Terrenos2.000.000
199962Edificaciones3.000.000
SUMAS IGUALES75.000.00075.000.000

BASE LEGAL
Antecedentes legales

-- Constitución Política de Colombia, artículo 355: “Ninguna de las ramas u órganos del poder público podrán decretar auxilios o donaciones a favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado.  El gobierno en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal podrá, con recursos de los respectivos presupuestos celebrar contratos con entidades privadas sin animo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan nacional y los Planes Seccionales de Desarrollo.  El gobierno nacional reglamentará la materia”.  Adicional a la norma anterior, lo contenido en el artículo 58 de la Ley 9ª de 1989, que permite ceder en forma gratuita a poseedores particulares, bajo el cumplimiento de requisitos descritos en la misma norma.

-- Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 269 en los cuales se establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de conformidad con la ley.

-- Ley 75 de 1968 artículo 66, Ley 7 de 1979, Decretos 2388 de 1979 y Decreto 3241 de 1986, que regulan lo referente a los bienes vacantes, mostrencos y vocaciones hereditarias.  

-- Ley 80 de 1993 “Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, artículo 8, de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar; artículo 24, del principio de transparencia.

  1. Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado: estableció que el ejercicio del control interno, es responsabilidad de las entidades de la administración, para lo cual debe disponer de mecanismos propios de verificación, evaluación y adopción de normas para la protección y la utilización racional de los recursos, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
  2. Decreto 855 de 1994, Reglamentada parcialmente la Ley 80 de 1993 en materia de contratación directa y fija normas para los procesos de venta de bienes de propiedad de las entidades que no requieran para su servicio -artículos 14, 15 y 16-.
  3. Ley 42 de 1993 sobre la organización del sistema del control fiscal y financiero y los organismos que lo ejercen -El control de la Contraloría es posterior y selectivo, se establecen las normas sobre responsabilidad fiscal-.
  4. Ley 610 de 2000. Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías.
  5. Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, art. 34, numeral 21 “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados”; numeral 22 “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.
  6. Decreto 1737 de 1998 por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la función de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público. Art. 19. “…El estudio contemplará de acuerdo con el numero de vehículos sobrantes, las posibilidades de traspaso a otras entidades y la venta o remate de los vehículos; el programa se deberá poner en practica una vez sea aprobado por el respectivo representante legal”.
  7. Decreto 2324 de 2001, por medio del cual se modifica el Decreto 1130 de 1999 y se establecen los organismos y entidades que estarán a cargo de la implantación y desarrollo de los Programas de la Agencia de Conectividad, en especial, del Programa “Computadores para Educar” y se establecen otras disposiciones para los mismos efectos.
  8. Ley de Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y la Ley de Apropiaciones que para cada vigencia define el legislador: “La adquisición de bienes que  necesiten los órganos que hacen parte del presupuesto General de la Nación para su funcionamiento y organización requieren de un Plan de Compras”.   “Cuando los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación posean bienes muebles e inmuebles que en la actualidad no estén utilizando o que sean necesarios para el desarrollo normal de sus funciones, deberán desarrollar todas las actividades tendientes a enajenarlos o arrendarlos. En el evento que no sea posible la enajenación a titulo de comodato a aquellas entidades públicas que los requieren para el desarrollo normal de sus funciones”.
  9. Ley 09 de 1989. “Por la cual se dictan normas sobre planes de desarrollo municipal, compraventa y expropiación de bienes y se dictan otras disposiciones”.
  10. Decreto 2150 de 1995 artículo 27.  Avalúos de Bienes Inmuebles.  Los avalúos de bienes inmuebles que deban realizar las entidades públicas o que se realicen en actuaciones administrativas, podrán ser adelantados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada y autorizada por la lonja de propiedad raíz del lugar donde esté ubicado el bien para adelantar dichos avalúos.  Parágrafo. Si la entidad pública escoge la opción privada, corresponderá a la Lonja determinar, en cada caso, la persona natural o jurídica que adelante el avalúo de bienes inmuebles.
  11. Decreto 540 de 1998 por el cual se reglamentan los artículos 58 de la Ley 9 de 1989 y 95 de la Ley 388 de 1997 en materia de transferencia gratuita de bienes fiscales.
  12. Decreto 1420 de 1998. artículo 19.  Los avalúos tendrán una vigencia de un año, contado a partir de la fecha de su expedición o desde aquella que se decidió su revisión o impugnación.
  13. Código de Comercio: Disposiciones sobre compraventa, arrendamiento y permuta.
  1. Código Civil, artículo 708 se refiere al alcance de la adjudicación de los bienes: “Si aparece el dueño  de una cosa que se ha considerado vacante o mostrenca, antes de que la Unión la haya enajenado, le será restituida…”.
  1. Código Civil, artículo 709: “Enajenada la cosa, se mirará irrevocablemente perdida para el dueño”.
  2. Ley 901 del 26 de julio de 2004. “Por la cual se prorroga la vigencia de la Ley 716 de 2001 prorrogada y modificada por la Ley 863 de 2003 y se modifican algunas disposiciones.
  3. Resolución 4444 de 21 de noviembre de 1995 de la Contaduría General de la Nación, por la cual se adopta el Plan General de la Contabilidad Pública -PGCP-, de obligatorio cumplimiento por todos los entes públicos.
  4. Circular Externa No. 011 de 1996 de la Contaduría General de la Nación, por la cual se establecen las normas técnicas relativas al reconocimiento y valuación de los activos correspondientes a los conceptos de Depreciación, Agotamiento Amortización y Provisión de los Activos.
  5. Resolución Orgánica 04536 de noviembre 3 de 1998 de la Contraloría General de la República sobre procedimientos y acciones a seguir con ocasión de pérdida de bienes o fondos de la Nación.
  6. Circular 029 de 1999 de la Contaduría General de la Nación, mediante la cual se imparten instrucciones para identificar los bienes inmuebles que poseen las entidades públicas del país.
  7. Instructivo 009 de 1999 de la Contaduría General de la Nación, mediante el cual se imparten instrucciones para el correcto diligenciamiento del módulo en archivo ASCII denominado “Relación de bienes inmuebles.
  8. Carta Circular 020 de 2000 de la Contaduría General de la Nación, mediante la cual se hacen aclaraciones correspondientes al Instructivo  009 de 1999 para la elaboración del informe sobre bienes inmuebles.
  9. Circular 045 de 2001 de la Contaduría General de la Nación, mediante la cual se dan instrucciones para la realización de los avalúos para efectos contables de los bienes inmuebles de los entes públicos en los niveles nacional y territorial de los sectores centralizado y descentralizado.
  10. “Manual de Diligenciamiento Plantilla de Requerimientos Básicos”, tiene por objeto dar orientación para el correcto diligenciamiento de la Plantilla de inventario de activos fijos PROGA.
  1. Reglamentación Interna
  1. Resolución 0888 del 16 de mayo de 2003, artículo 19, por el cual se establece el Grupo de Infraestructura inmobiliaria de la Dirección Administrativa y se definen sus funciones.
  2. Resolución 1240 del 9 de julio de 2003 por la cual se reglamenta la función de supervisión o interventoría en los contratos suscritos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
  3. Resolución 2039 del 2 de octubre de 2003, por la cual se crea el Comité de Gestión de Bienes del Instituto en el nivel nacional.
  4. Resolución 1071 del 6 de junio de 2003, por medio de la cual se adecua el Comité de Gestión Inmobiliaria a la nueva estructura del ICBF establecida a través del Decreto 3264 de 2002 y se modifica la Resolución 3434 del 9 de agosto de 1999.
  5. Resolución 1445 de 2003 por la cual se adopta el “Manual de Contratación para el ICBF” que incorpora para normas recientemente expedidas sobre contratación estatal, facilita los procesos de contratación del ICBF y permite la práctica y/o aplicación de un adecuado control interno.
  6. Resolución 0690 del 27 de abril de 2004, por la cual se adopta el Manual de Denuncias de Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos.
  7. Resolución 1221 del 19 de julio de 2004, por la cual se crea el Comité de Gestión de Bienes en las Regionales y Agencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Bienes Inmuebles cuya Propiedad está en Común y Proindiviso

-- La propiedad es plural por cuanto es ejercida por varios sujetos.

-- El copropietario es dueño exclusivo o individual de la cuota parte que le corresponde en la comunidad, su señorío es parcial.

-- En el porcentaje que corresponde, el copropietario tiene derecho  a los frutos a prorrata de sus cuotas.

-- El copropietario tiene sobre el bien una cuota ideal no concreta o identificable física o materialmente sobre el bien, lo que le impide enajenar o hipotecar una parte en concreto o material del bien.

-- Cada uno de los codueños puede enajenar o hipotecar  su cuota ideal  sin consultar a los demás copropietarios -art. 1868 C.C.-.

-- Todo comunero puede pedir la división material de la cosa común o su venta para que se distribuya el producto -art. 467 del C.P.C.-.

-- Cuando alguno de los comuneros solicite la venta de la cosa común, los otros comuneros o cualquiera de ellos  puede comprar los derechos de los solicitantes, pagándoles la cuota que les corresponde, según el avalúo de la cosa -art. 1336 C.C.-

-- Si venden, el comunero -copropietario- tiene derecho al valor de la cuota en su proporción.  Para vender la totalidad del bien igualmente podrá decidir en proporción a su cuota, respecto a la forma y trámite de la venta, exigiendo el ICBF, que el avalúo del bien para dicha venta se realice de acuerdo con las formalidades exigidas por la Ley 9° de 1989 y/o Decreto 2150 de 1995.

-- Existen tantos derechos de dominio como propietarios sobre el objeto, todos unidos forman la propiedad plena.

-- Existe un derecho colectivo de uso y goce del bien o su administración -Ley 95 de 1890 art. 16 a 25 y art. 2107 del C.C.-, que únicamente puede ejercerse con el acuerdo de todos.

MODIFICACIONES A LA GUÍA

Esta Guía deberá ser ajustada en la medida en que resulten oportunidades de mejoramiento, supresión o creación de políticas, lineamientos o trámites, al igual que cuando se presenten cambios en la normatividad o en la estructura interna del ICBF.

Por lo tanto, las Regionales, Agencias y Sede Nacional deberán consultar la última  versión de esta Guía, texto este que pueden encontrar en  la siguiente dirección de Internet: http://carpetaspublicas / carpetas públicas / Dirección Administrativa/ Bienes/ Guía Gestión Bienes.

Las sugerencias y aportes para las modificaciones y mejoramiento, tanto de forma como de fondo de este instrumento, se recibirán en la Dirección Administrativa de la Sede Nacional y podrán ser remitidas por escrito a través de correo electrónico, fax, oficio o en medio magnético

GLOSARIO

Almacén

Se entiende por almacén la dependencia encargada de recibir, clasificar, ubicar, custodiar y entregar los bienes de consumo y devolutivo adquiridos a cualquier titulo para ser utilizados por el ICBF para el cumplimiento de su función, y a su vez velar por aquellos que van a quedar como previsión en existencia y/o se encuentran depositados en el almacén.

Bienes

Un bien se define como “(…) artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción”.

Para efectos de esta Guía se consideraran como tales únicamente los elementos en depósito y los bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de las Regionales, Agencias y Sede Nacional, excluyendo el dinero, títulos valores y similares.

Bienes inservibles   

Los bienes inservibles son aquellos que por desgaste, deterioro u obsolescencia no sirven para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptación, reparación o configuración para su uso.

Bienes innecesarios  

Son aquellos bienes que se encuentran en estado de obsolescencia tecnológica, o que generan un alto costo de mantenimiento frente a otras opciones de renovación, o que han agotado su vida útil o  que no ofrecen utilidad alguna para el cumplimiento de las actividades del ICBF.  Dichos bienes, a pesar de lo anterior son susceptibles de ser comercializados.

Elementos devolutivos

Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos  aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza pierdan su vida útil.

Propiedad, planta y equipo

Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para  atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público, y por lo tanto no están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año, entendiendo éste, como el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien

Vale la pena aclarar que no siempre es indispensable el ingreso físico de los bienes a la bodega para tramitar su baja.  Esto es, que por razones de espacio y características del bien -volumen, peso, etc.-, físicamente no puedan ingresar a la bodega.  En estos casos los registros de almacén y contabilidad se realizarán independientemente del ingreso físico de los bienes.

Accesorios: Elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la maquina.  Actualmente un accesorio para un equipo de computación, es el filtro o protector de pantalla, los forros guardapolvo, las herramientas, etc., es decir, s un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la maquina.

Acta de Avalúo: Documento generado con el fin de ingresar a la contabilidad del instituto, el valor real de los bienes cuando estos hayan sido recibidos sin la información sobre su valor o de elementos que por su naturaleza de sobrantes no tengan establecido valor alguno.

Acta de entrega: Documento elaborado con el fin de plasmar los resultados del proceso de entrega de un inventario entre dos -2- gestores o responsables de los bienes.

Acta de Inspección Ocular: Documento que se genera en virtud a la realización de una inspección o verificación física de los elementos que hacen parte de los inventarios individuales.

Activo: Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que posee una persona natural o jurídica y que son fuente potencial de beneficios.

Activo Fijo: Conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales del negocio, bien sea en la producción, venta de mercancías o productos, o prestación de servicios a los clientes o a la misma Empresa.

Activo Tangible: Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material.

Adición: Agregar algo a un bien.

Almacenamiento - Ubicación-: Labor de registro de los artículos y su distribución física desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna. La organización interna del almacenamiento depende de las funciones que desempeñen la entidad, deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo.

Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una entidad.

Amortización: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el periodo en que se van a aprovechar sus beneficios.  Cancelación gradual de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor.

Arrendador:  La persona que da en arriendo alguna cosa propia de este contrato.

Arrendatario:  El que toma una cosa en arrendamiento

Asignación de Inmuebles - Adjudicación en sucesión-: Señalamiento que hace la ley o el testador acerca de la persona que ha de sucederle en todos los bienes, o en una parte o en uno o varios de los bienes determinados.  Al hablar de asignación se entiende que es por causa de muerte.

Avalúo: Corresponde a la valoración realizada con base en parámetros técnicos, comportamiento del mercado y efectos económicos, sobre bienes muebles o inmuebles (rurales y urbanos), para determinar su valor comercial.

Avalúo Fiscal: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y que corresponde al cien por cien del avalúo catastral o autoavalúo.

Avalúo Técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un bien.

Baja de Bienes:  Consiste en el retiro de bienes de la contabilidad del instituto por razones de desgaste, daño, avería, deterioro, alteración, inutilidad, pésimas condiciones, o que se hayan calificado como elementos inservibles.

Balance General: Presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica y social de un ente público, expresado en unidades monetarias a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.

Beneficio:  Diferencia existente entre el ingreso total y el costo total.

Bien:  Artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción.

Bien Intangible o Incorporal: Inmaterial, incorpóreo,  que no se puede palpar.  Corresponden a este criterio las patentes, marcas, goodwill y derechos de autor.

Bien Tangible o Incorporal:  Cosas reales que pueden ser percibidas por los sentidos, como una casa, un libro, etc.

Bienes de Beneficio Público e Histórico y Culturales: Bienes destinados para el uso y goce de todos lo habitantes del territorio nacional, que son de dominio del ente público y pueden o no, se administrados por éste.  Están orientados a generar bienestar social o a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución.

Bienes Inmuebles: Inmuebles o fincas o bienes raíces o predios o fundos, son las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro sin su destrucción o deterioro como tierras, minas y las adheridas permanentemente a ellas como edificios, árboles. Etc.

Bienes Mostrencos: Bienes muebles que se encuentran dentro del territorio respectivo a cargo de la Nación, sin dueño aparente o conocido.

Bienes Muebles: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por si mismo, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.

Bienes Vacantes: Bienes inmuebles que se encuentran dentro del territorio respectivo a cargo de la Nación, sin dueño aparente o conocido.

Bodega de Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos,  los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que este cumpla los objetivos propuestos.

Causante: Autor de la sucesión.  Persona cuya muerte origina automáticamante la apertura sucesoral.

Centro de costos:  Unidad de la organización que registra y analiza todos sus costos de producción o distribución, informa sobre esos datos a las personas interesadas y responsables para facilitar la dirección y el control de las operaciones de la empresa, con miras a alcanzar sus objetivos.

Cesión o Traspaso: Transferencia en un tercero de cualquier derecho o interés en bienes raíces o del titulo o interés en una partida de bienes muebles, como por ejemplo; una patente, un documento por cobrar o una tarjeta de propiedad de maquinaria o equipos.

Componente: Elemento fundamental para una maquina o equipo, indispensable para su buen funcionamiento; es decir; sin esta parte no funciona o no puede cumplir con su cometido.  Por ejemplo; un equipo de deberá como un todo no sirve y no prestaría el servicio para el que fue adquirido si le falta, el monitor, el teclado, la CPU, o una tarjeta de memoria.

Comprobantes de Contabilidad: Documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público.

Contrato de Comodato:  Acuerdo de voluntades en donde una de las partes                 -comodante-, entrega gratuitamente en calidad de préstamo, un bien mueble no perecedero o un bien inmueble a otra parte -comodatario-, para que la use por cierto tiempo y se la devuelva.  

Contrato de Permuta: Contrato comercial por el que dos personas se obligan recíprocamente a dar una cosa por otra. La permuta es un intercambio de dos o más bienes en especie o cuerpo cierto, todos ellos valorables en dinero y vendibles.

Contrato de Traspaso: Acuerdo de voluntades entre entidades públicas en la que una de ellas propietaria de un bien mueble o inmueble transfiere en forma gratuita la propiedad del  mismo, su uso, su goce a la entidad pública: La entidad pública propietaria de un bien mueble o inmueble transfiere en forma gratuita la propiedad del mismo, su uso, su goce, a otra entidad pública.

Costo: Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas directamente don los procesos de producción de bienes o prestación de servicios, que se recupera en desarrollo de la actividad de enajenación.

Costo de Reposición: Representa el precio que deberá pagarse par adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.

Costo Histórico: Esta constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación.  Además harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso.  En el curso de la vida del bien, el costo puede tener variaciones ocasionadas por hechos o circunstancias físicas o económicas, que inciden en su estado de conservación.   Por ejemplo: deterioro, mejora, adición, valorización o desvalorización.

Costo Reexpresado: Esta constituido por el costo histórico actualizado a valor corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por las exposiciones a fenómenos económicos exógenos, como la inflación o la devaluación.  Son aceptados como factores de corrección el Porcentaje de Ajuste del Año Gravable -PAAG-, la Tasa Representativa del Mercado -TRM-, los índices específicos o cualquiera otra modalidad convenida como pacto de ajuste.  Cuando se contagian obligaciones o se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera, el valor de la transacción debe reexpresarse en moneda nacional, según las normas y procedimientos aplicables a cada evento.

Costos de Mantenimiento: Costos en los que incurres la empresa para cada uno de los proyectos, buscando mantener la maquinaria, bienes y equipos funcionando en buen estado.

Cuentas Contables:   Las cuentas contables relacionadas con los bienes inmuebles se encuentran consignadas en el Plan de Cuentas del ICBF.

Cuentas de Orden: Cuentas en las cuales se deben registrar aquellos bienes y derechos respecto de los cuales se tienen indicios de pertenecer a la entidad, pero se tienen dudas para su pleno reconocimiento.  

Dación en Pago: Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los contratantes convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien que, al entregarse, extingue la obligación original.   Los bienes recibidos en dación de pago se reconocerán por el valor convenido, el cual es susceptible de actualización, de conformidad con lo términos contractuales y las normas contables que le sean aplicables al ICBF.

Depreciación:  Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público.

Diferencia entre Valor en Libros y Avalúo: La diferencia que resulte del avalúo aplicado a los bienes inmuebles debe contabilizarse como una valorización que representa el aumento neto del valor de los activos, determinado mediante avalúos con criterios y normas de reconocido valor técnico.

Donación: Acuerdo de voluntades en donde una de las partes, un tercero del sector privado -donante-, entrega gratuitamente la propiedad, el uso y goce, un bien mueble o inmueble al ICBF -donatario-.

Donante: Quien traspasa a otro el dominio de la cosa.

Donatario: Beneficiario, receptor

Efectividad: Es la capacidad que debe tener la gestión pública para dar solución a un problema mediante una planeación y una ejecución adecuadas.

Eficacia: Es la capacidad que debe tener la gestión pública para cumplir las metas y los objetivos de sus programas o proyectos.

Eficiencia: Es la óptima utilización de los recursos económicos, humanos, materiales y el aprovechamiento de las condiciones dadas, para alcanzar las metas y objetivos de un proyecto, programa o plan.

Egreso de Almacén: Procedimiento por el cual se da salida a los elemento del almacén e inventarios con destino a las diferentes dependencias de la Sede Nacional, Regionales, Seccionales y Agencias, con el fin de facilitar el efectivo cumplimiento de sus funciones.

Elemento de Consumo: bien que es entregado a los Servidores Públicos para el desarrollo de sus funciones y que por su naturaleza y uso se desgasta de tal forma que no se hace necesaria la devolución.

Elemento Devolutivo: Bien que es entregado a los servidores público para el desarrollo de sus funciones y que por su naturaleza, debe ser devuelto al almacén e inventarios o traslado a un Servidor Público, en el momento del retiro de la entidad.

En esta clasificaron y para efectos de un mayo control administrativo, cada componente debe tener una identificación que permita determinar su ubicación física en el equipo al cual se haya incorporado.

Exención o Exoneración: Eximir, librar

Gasto: Egreso necesario para el desarrollo de la actividad del ente contable, cuyo importe generalmente se asocia con los ingresos obtenidos por la venta de bienes o prestación de servicios.

Gastos de Reparaciones o Mantenimiento: Son erogaciones en las cuales incurre el ente público con el fin de recuperar o conservar la capacidad normal de producción y utilización de las propiedades, planta y equipo.

Gestor: Persona responsable por el manejo cuidado y custodia de los bienes a través de la figura de inventarios individuales. Conocido también con el nombre de cuentadante.

Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público.

Informe Administrativo: Reunión de las diferentes diligencias que se efectuaron o se deben efectuar para comprobar, determinar, gestionar, decidir o tomar acciones en actos de responsabilidad individual o institucional.

Ingreso al Almacén: Proceso por el cual se lleva a cabo la incorporación de los bienes muebles e inmuebles a la contabilidad del instituto y se registran en la cuenta de almacén.

Ingresos:  Expresión monetaria de los flujos percibidos por el ente público en el periodo contable que refleja la obtención de recursos originados en el desarrollo de la actividad financiera, económica y social susceptible de incrementar el patrimonio público / Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque no constituyan una entrada de efectivo; tales aumentos pueden ser ordinario o extraordinarios.

Inmueble en Común y Proindiviso:  Inmueble que no siendo privativo  den ninguno, pertenece o se extiende a muchos, todos los cuales tienen derecho a servirse de él, sin dividirlo, de modo que entero corresponde a todos, sin que ninguno pueda  designar su parte.

Invasión: Acto de penetrar sin derecho en un lugar careciendo del consentimiento del dueño y aún contra su voluntad, sin que sea necesario el transcurso de un largo periodo de tiempo ni que cobije todo el terreno o la construcción.

Inventario Individual: Conjunto de elementos devolutivos que una persona en su carácter de Servidor Público o contratista, tiene bajo su responsabilidad para el desarrollo de su trabajo.

Inventario:  Relación detallada de las existencias materiales comprendidos en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc.

Inversión: Adquisición de bienes que produzcan ingresos o presten servicios.  Compra de activos que generen un rendimiento durante un largo periodo de tiempo.

Liquidación: acción y efecto de poner termino de una cosa o a las operaciones de una empresa o establecimiento.

Manual: Documento detallado que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones e información sobre políticas, métodos, funciones, sistemas y procedimientos de actividades de una entidad.

Mejoras: Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que tiene como efecto introducir cambios cualitativos al bien y que no aumentan su productividad sino que la recuperan.

Merma: Disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y bienes por causas naturales.

Muebles y Enseres: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo.

Notas a los Estados Contables: Corresponde a las explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los mismos.  Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes.

Obras y Mejoras: Son aquellas adiciones que aumentan la vida útil del inmueble, amplían su capacidad, mejoran la eficiencia operativa y por lo tanto constituyen un mayor valor del bien afectando el cálculo futuro de la depreciación.

Obsolescencia: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.

Operaciones de Traspaso de Bienes: Cuenta que representa el valor de los bienes transferidos entre entes públicos del mismo nivel, diferentes de las donaciones de bienes y derechos que realicen los entes públicos con terceros y los entes públicos del nivel nacional con otros entes públicos del nivel territorial o viceversa.

Operaciones Interinstitucionales: Cuentas cuya acusación corresponde al ente encargado de la administración de los recursos y el pago o cancelación de los mismos lo efectúa otro ente público.  Así mismo incluye el valor de los aportes, fondos y bienes transferidos a otros entes públicos.

Operaciones Recíprocas: transacciones financieras que se realizan entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquiera sea el orden o nivel al que pertenezcan.

Optimizar: Buscar la mejor manera de ejecutar una actividad.  Aprovechar un bien o cosa bajo su aspecto más favorable.

Otros Activos: Comprenden los derechos y bienes tangibles e intangibles que son complementarios para el cumplimiento del cometido estatal o están asociados a su administración y mantenimiento, en función de situaciones tales como posesión, titularidad, transito, modalidad especial de adquisición.

Patrimonio: Sección del balance general que representa la parte de los recursos de la entidad que han sido financiados por sus propietarios.  El patrimonio esta constituido por el aporte de los accionistas o propietarios, el superávit de capital y las valorizaciones.

Patrimonio Público: Comprende el valor de los recursos públicos representados en bienes y derechos, deducidas sus obligaciones necesarias para cumplir los fines estipulados en la constitución y la ley.

Perito: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia.

Permuta: Contrato comercial por el que dos personas se obligan recíprocamente a dar una cosa por otra.  La permuta o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro. -Código civil-.

Persona Jurídica: Persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y que necesita siempre ser representada judicial y extrajudicialmente y que solo puede actuar dentro del marco de sus estatutos.  

Persona Natural: Todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición.

Placa: Es el distintivo o identificador de los elementos devolutivos en servicio y en bodega de almacén.

Políticas: Planteamientos generales -decisiones, planes- que reflejan los objetivos y metas de la organización.  Estas decisiones limitan la acción administrativa y proporcionan criterios sobre los cuales basarse.  

Poseedor: Persona que detenta la  tenencia de un bien,  con ánimo de señor o dueño, sea que el dueño o el que se da por tal,  tenga la cosa -el bien- por sí mismo, o por otra persona que la tenga en lugar y a nombre de él.  El poseedor es reputado dueño, mientras otra persona no justifique serlo.

Precio de Mercado: Es el valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado.

Procedimiento: Consiste en la secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un proceso o tarea.

Proceso Divisorio: Trámite judicial en virtud del cual  una cosa o derecho que pertenece colectivamente a varias personas, es repartida individualmente en porciones iguales o diferentes.

Propiedades Planta y Equipo: Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público.

Recursos naturales y del ambiente: Los recursos naturales y del ambiente son bienes tangibles e intangibles que por sus propiedades, especie, género o clase se encuentran en la naturaleza y el ambiente sin que hayan sido objeto de transformación.

Régimen de uso del suelo: Reglamentación del POT (Plan de Ordenamiento Territorial) que establece el uso permitido del suelo.

Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atienda las normas generales de causación y prudencia.  Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble.

Registro: Grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como una unidad.

Repuesto: Elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o daño en la maquina o en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria en un equipo de cómputo que debe ser cambiada por que la que hace parte de la máquina se averió.

Secuestre: Persona que tiene, relativamente a su administración, las facultades y deberes de mandatario sobre un bien y deberá dar cuenta de sus actos al futuro adjudicatario.

SIRF:  Aplicativo denominado Sistema de Información de Recursos Físicos y a través del cual se administran los inventarios tanto de bienes muebles en bodega, como de aquellos que se encuentran al servicio de todos los servidores público del Instituto.

Sobrante de Inventario:  Es aquel que resulta al momento de practicarse el inventario de bodega o de bienes en servicio  y se determina que el número de elementos es superior a los que se reflejan en las tarjetas Kardex o registros respectivos.

Software:  Se define como el conjunto de programas de computador utilizados para el control y traducción de lenguajes, clasificaron y manejo de datos con propósito general o especifico, almacenados y distribuido en cualquier medio físico.

Solicitud de Despacho: Formato a través del cual las diferentes dependencias del instituto realizan el pedido o requerimiento de elementos, tanto devolutivos como de consumo al almacén.

Tangible: Material, corpóreo, que se puede palpar y percibir.

Tenedor: Persona que tiene un bien no como dueño, sino en lugar o a nombre del dueño. El acreedor prendario, el secuestre, el usufructuario, el usuario que tiene derecho de habitación, el arrendatario, el comodatario  son meros tenedores de la cosa empeñada, secuestrada o cuyo usufructo, uso o habitación les pertenece.

Transferencia: Cesión, traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo.  Llevar, trasladar a alguien o algo de un lugar a otro.  En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el valor será el convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de valuación alternativos.  La cifra resultante de las anteriores situaciones constituirá el costo histórico por el cual se registrara la transacción en contabilidad.  Dicho valor será objeto de actualización, usando para ello criterios técnicos acordes a cada circunstancia, entre otros:

  1. Valor de Realización: Representa el importe en efectivo o su equivalente en el cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales.
  2. Valor Presente: Corresponde al valor que resulta de descontar la totalidad de los flujo futuros generados por un activo o pasivo, empleando para el efecto una tasa de descuento.
  3. Vida útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.

Traslado de Elementos Devolutivos: Se presenta cuando dos (2) personas de la misma o de distintas áreas conciertan trasladar entre sí uno o varios elementos de naturaleza devolutiva.

Usufructuario: quien tiene el disfrute goce o beneficio de un bien.

Valor comercial de un inmueble: Precio más probable por el cual éste se transaría en un mercado donde el comprador y el vendedor actuarían libremente, con el conocimiento de las condiciones físicas y jurídicas que afectan el bien. (Decreto No.1420 de Julio 24 de 1998, Artículo 2)

Vocación Hereditaria del ICBF: Llamamiento que la ley hace al ICBF para que ejerza su derecho de opción frente a una herencia.

ANEXOS


Anexos Bienes Muebles

Acta de Compensación

Acta de Divisibilidad

Acta de Avalúo Bienes Devolutivos

Acta de Inspección Ocular

Acta de Entrega

Certificación

Certificación

Oficio para martillo Banco Popular

Anexos Bienes Inmuebles

Análisis Utilidad Inmuebles

Acta visita inmuebles en comodato

Acta de entrega Inmuebles

Hoja de Vida Inmuebles

Anexos Bienes Muebles

ACTA DE COMPENSACIÓN No.

A los _____ días del mes de ________ del año 200_, se reunieron en la bodega, los Servidores Públicos ____________________, Coordinador del Grupo Administrativo y __________________________ Almacenista de la Regional, para recibir de parte del Servidor Público (o Contratista) _______________________ identificado con cédula de ciudadanía _____________ de___________, el (los) siguiente(s) elemento(s):  ____________, en calidad de ser compensado de acuerdo al oficio radicado bajo el número _________ de febrero ____ de 200__; por _______________________ que figura como parte de la responsabilidad en proceso por el valor de _______________________ ($         ).

En virtud de lo anterior se aceptó la compensación de ___________________ por el valor de $        , por lo cual se procede a darle ingreso al almacén y ser descargada la responsabilidad en proceso por este valor.

Igualmente el ______________________, de la Regional, manifestó que el elemento puede ser compensado por ser de las mismas características tecnológicas.

Sin otro particular firman quienes intervinieron.

___________________________             _____________________

Coordinador Grupo Administrativo        Almacenista

_____________________

(Servidor Público que dé el concepto técnico)

ACTA DE DIVISIBILIDAD No.

En Bogotá D.C., a los _____ días ( ) del mes de _________ del 200__ se reunieron en las instalaciones de Almacén e Inventarios de la Sede Nacional los siguientes Servidores Públicos: ______________________, con el propósito de efectuar la divisibilidad de un Computador Personal que se encontraba en __________________, cuyo cuentadante es el señor ______________________________.

Por lo anteriormente expuesto se procede a desagregar el ______________ de Placa de Inventario No. ______, en sus partes principales asignándoles valores así:

ElementoCantidadSerie
ValorGrupo
  
  

Estos valores deberán ser tenidos en cuenta para manejo de la información en inventarios, asumiendo desde luego que  ______________________________________

________________________________________________________________________

No siendo mas el motivo de la presente acta, se firma por quienes en ella intervinieron.

_______________________ __             ____________________________

Almacenista Sede Nacional             (Nombre Servidor Público responsable)

_______________________

(Si interviene otra persona)

ACTA DE AVALÚO BIENES DEVOLUTIVOS No.

En __________, el día __ de ___________ de 200__, se reunieron en la Bodega del Almacén de la Regional ___________ los siguientes funcionarios___________________, Coordinador Grupo Administrativo y _______________, Profesional Universitario con funciones de Almacenista, con el propósito de efectuar el avalúo y asignar fecha de adquisición de unos bienes devolutivos en servicio de los cuales no se tienen registros de ingreso debido a que ______________________________________________________

_______________________________________________________________________.

Teniendo en cuenta el estado de los bienes y cuyas características son similares frente a otros que se encuentran registrados en inventarios y poseen valor y fecha de adquisición, éstos se toman como base para realizar el avalúo.

Ejemplo:


Relación de Elementos a los cuales se les Asignó Fecha  y Valor   


Centro Zonal ______________
  
Fecha ing.Elemento
Cant. Valor Marca  ModeloSerial
30/12/1996Impresora 1   500,000.00 Panasonic kx-p11502amced43202
30/12/1996Mesa en madera pequeña1     40,000.00  
30/12/1996CPU. p/computador personal 1   700,000.00 Pentium933 mhz
30/12/1996Monitor1   400,000.00 Acerv5519990871121
30/12/1996Teclado1     30,000.00 kyeworks200109
   

Estos valores y fecha de adquisición deberán ser tenidos en cuenta para los registros de inventarios.

Para constancia de lo anterior se firma por los que en esta intervienen.

______________________________                ______________________________

Coordinador Grupo Administrativo         P.U. con funciones de  Almacenista

ACTA DE INSPECCIÓN OCULAR No.

En Bogotá, D.C. a los ___ días del mes de ____________de 200__ se reunieron en la oficina de Almacén e Inventarios, los Servidores Públicos _______________, Coordinador Administrativo y  ____________ Almacenista; con el objeto de llevar a cabo inspección ocular sobre algunos bienes devolutivos inservibles que físicamente se encuentran en la  bodega del almacén de la regional.

Estos bienes figuran  en el inventario a __ del mes de ______de 200_ y se detallan a continuación:

GrupoCod.Detalle
PlacaSerieMarcaValor
024110Cuadro  Educación A La Niñez302660 30,000.00
024110Cuadro Rurales302661 30,000.00
024110Cuadro  Jornada Laboral Y Salario302662 30,000.00
024110Cuadro  Fundamentos Internacionales302664 30,000.00
024110Cuadro Plan Para La Erradicación Del Trabajo302671 30,000.00

No siendo otro el objeto firman quienes intervienen

_________________________              _____________________________________

Directora Administrativa                            Coordinador Grupo Almacén e Inventarios

ACTA DE ENTREGA  No.

En Bogotá, D.C. a los ______ días del mes de ______ del 200__ se reunieron en las instalaciones de ______________________________________, los Servidores Públicos ____________________________, quien entrega los elementos devolutivos que tenía a su cargo, ___________________________________________________, quien recibe y _______________________________ Delegado de Almacén e Inventarios.

Realizada la verificación física de los elementos devolutivos no se detectaron ni faltantes ni sobrantes, por lo tanto procedemos a hacer la respectiva entrega a entera satisfacción en __________________(  ) folios, que corresponden al inventario individual de _____________________________.

No siendo otro el motivo de la presente firman los que en ella intervinieron.

_____________________                 ____________________

Quien Entrega  Quien Recibe

          

                                                                

               

                              

                                              ____________________________

                                              Delegado Almacén e Inventarios

EL (LA) SUSCRITO (A) COORDINADOR(A) DEL

GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

CERTIFICA

Que en la Cuenta de Almacén, se encuentran unos bienes inservibles, los cuales no se requieren para el normal funcionamiento de las actividades de la Regional __________, Sede Nacional y de las demás Regionales y Agencias, por encontrarse dañados, averiados y destruidos, siendo imposible su reparación, teniendo en cuenta los altos costos en los que se debe incurrir y su condición de obsolescencia para el ICBF.  Estos bienes se encuentran ubicados en la bodega de la Sede Regional y su valor en libros asciende a la suma de _______________ ($       ), relacionados en ___________ (   ) folios que se anexan a la presente certificación.

Dada en _________, a los _______ (__) días del mes de ____________del año ____________________  (200__).

________________________________________________

Coordinador (a) Grupo Administrativo y Financiero

EL (LA) SUSCRITO (A) COORDINADOR (A) DEL

GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

CERTIFICA

Que en la bodega del Almacén de la Regional__________________ se encuentran físicamente los elementos devolutivos (maquinaria y equipo) de uso exclusivo para ___________, los cuales se consideran no necesarios para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar dentro del normal desarrollo de las funciones y el cumplimiento de su misión institucional.

Los bienes objeto de la presente certificación se relacionan en el cuadro siguiente:

Grupo Inv.Descripción
CantidadValor
  
  

SON :

La presente certificación se expide en __________., a los ___días del mes de ____de 200__.

_____________________________________

Coordinador (a) Grupo Administrativo y Financiero

Fecha_________________

Doctor

XXXXX

Asistente Comercial Gerencia del Martillo

BANCO POPULAR

Dirección

Ciudad

Asunto: Solicitud inclusión en el evento de remate

Respetado doctor:

Con el propósito de participar en el evento de remate que se llevará a cabo en el mes de _________________de 200__, de manera atenta le remito los siguientes documentos:

- Resolución número _____ del __ de _______ de 200__ suscrita por la Dirección Regional.

- Acta de Inspección Ocular del ____ de ______ de 200__ suscrita por la Coordinación del Grupo Administrativo de la Regional.

- Certificación del ____ de _______de 200__ suscrita por la Coordinación del Grupo Administrativo y el Almacenista de la Regional.

Le agradezco brindar el acompañamiento necesario con el fin de garantizar un excelente trabajo de avalúo y loteo de los bienes a subastar, para lo cual quedamos atentos a colaborar en lo que ustedes requieran.

Cordial saludo,

________________________

Director Regional

Anexos Bienes Inmuebles

ANALISIS DE UTILIDAD  INMUEBLES


FECHA DE LA VISITA AL INMUEBLE:__________________________________________________

REGIONAL O AGENCIA: _____________________________________________________________


COLOQUE AQUÍ FOTOGRAFIA(S) DEL INMUEBLE

 INFORMACION LEGAL DEL INMUEBLE

Forma de ingreso:

Compra: _____      Adjudicación en sucesión: ______   Bien vacante:_____      Traslado:  ____  Donación:  ____   

Permuta: _____  Dación en pago: ________  Remate: _______ Otro  ¿Cuál?  ___________________________

Matrícula Inmobiliaria Nº  _____________________________________________________________________

El inmueble tiene copropietario?   Si ______,   No ______            % de participación del  ICBF:  _____________


II.  LOCALIZACION DEL INMUEBLE

Ubicación:  Urbano _________,   Rural __________

Dirección: _________________________________________________________________________________

Barrio  o vereda: ____________________________________________________________________________

Municipio: _________________________________________________________________________________

Departamento:______________________________________________________________________________


Sector -Uso permitido de suelos-
     
Residencial: _____        Comercial: _____        Industrial: _____        Institucional: _____       Zona verde: _______

Forestal: _______       Reserva  Natural: ______    Otro ¿cuál? ________________________________________


Estrato socio económico del  predio:  ________________________


III.            DESCRIPCIÓN DEL INMUEBLE

Tipo inmueble:  

Casa:    _____           Apto: _____          Casalote: _____        Lote: _____      Oficina: _____         Local:      _____          

Edificio: ______      Bodega: ____          Finca: ____         Parqueadero:____     Mausoleo: _____     Bóveda: ____

Otro ¿cuál? ________________________________________________________________________________

Area  terreno:  _______________________  Area construcción: ___________________________


¿El inmueble corresponde a propiedad horizontal?          Si __________     No __________


Servicios públicos de que dispone:

Acueducto:  _______       Alcantarillado: ______          Energía: ______Teléfono:    _____   Gas: _____  Otro  ____  ¿Cuál? __________________________


Características físicas:

Edad aproximada de la construcción en años: _______     Número de plantas o pisos de la edificación: ________

Relacione los espacios –dependencias- que componen cada uno de los pisos y el área total de cada piso en metros cuadrados.  Explique los tipos de materiales de construcción utilizados en los pisos, muros, cielo rasos,  ventanera, etc.

Primer piso:
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

Segundo piso:
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

Tercer piso:
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

Cuarto piso:
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Otro: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________


IV. ESTADO DE CONSERVACIÓN DEL INMUEBLE:

Bueno:  _________       Regular:  _____________     Malo: __________
Explique:


V.     ¿EL INMUEBLE REQUIERE MEJORAS O ADECUACIONES?


Si  ____________      No  _________________

Explique:  _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


VI. ¿EL INMUEBLE REQUIERE ESTUDIO DE VULNERABILIDAD?

-Se requiere estudio de vulnerabilidad cuando se presume que las estructuras del inmueble están fallando y hay riesgo potencial de derrumbe parcial o total.

Si _______________         No   _______________

Explique:
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


VII.  OBSERVACIONES O AMPLIACIONES A LOS PUNTOS ANTERIORES:
       -Si este espacio no es suficiente use hojas adicionales-

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


VIII. CONCEPTO:  

-- Evalúe si el inmueble es apto para los servicios o programas del ICBF o del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
-- De acuerdo a lo anterior determine cuál es la destinación más conveniente para el inmueble.
-- Señale los demás aspectos que considere importantes.



_______________________________________
           Coordinador Grupo de Asistencia Técnica
Nombre y firma


_________________________________
Coordinador Grupo Administrativo
                               Nombre y firma



                                                                       
                                                                                                                    
___________________________________________
VºBº Director Regional o Agencia
Nombre y firma

Acta de Visita Inmuebles en Comodato


ACTA N°
DDMMAAAA
  

OBJETO DE LA  REUNIÓN:

Visita inmueble entregado en comodato


ASISTENTES:


AGENDA:

Identificación:

     Tipo de inmueble:   (casa, casalote, lote, apartamento, oficina, bodega, otro ¿cuál?)

      __________________________________________________________________________________

      Dirección: __________________________________________________________________________

      Nombre del comodatario: ______________________________________________________________

      Nombre del programa (entidad) que funciona en el inmueble: __________________________________

      ___________________________________________________________________________________

Uso actual:

 ¿El inmueble está siendo utilizado en el objeto para el cual fue entregado?      si  _____      no ____
     
      ¿Hay otros ocupantes en el predio?  (personas ajenas al objeto del contrato).        si  _____           no ___

     Número observado:  ___________________________________________________________________

Estado físico actual (marque con una x):

     Bueno ________                     Regular ___________                    Malo  ______________

     Detalle las condiciones en que se encuentra el inmueble. (Solamente si su estado es regular o malo).  
___________________________________________________________________________________

Pago de impuestos:

     Impto predial:   en mora:                   si  ______       no______                 último año pagado: _______

     Impto valorización:  Paz y salvo:       si ______       no ______

Pago de servicios públicos:  

     Agua:        en mora:    si  ______     no _____          último periodo pagado ________________

    Luz :         en mora:   si  ______      no _____          último periodo pagado ________________   
       
    Teléfono:  en mora:    si  ______      no _____          último periodo pagado ________________

    Gas:        en mora:    si ______       no _____           último periodo pagado ________________
  
Cuota de administración:  

     En mora:                   si  ______      no _____           último periodo pagado ________________

ACTA ENTREGA INMUEBLE


ACTA N°
DDMMAAAA
  


LUGAR DE LA REUNION:


ASISTENTES:

Nombre de quien entrega: _____________________

Representación: _____________________________

Cargo:_____________________________________

Nombre de quien recibe: _______________________

Representación: _____________________________

Cargo:_____________________________________


MOTIVO DE LA ENTREGA DEL INMUEBLE

Venta: ____              Permuta: ____            Comodato: ____            Traslado: ____    Arrendamiento:  ____

Otro  Cuál?  _____________________________________________________________________________

Si es comodato, nombre del programa (entidad) que va a funcionar en el inmueble: _____________________

Nombre del contratista: ____________________________________________________________________


IDENTIFICACIÓN  DEL INMUEBLE

Tipo de inmueble:

Casa: ____   Casalote:____  Lote:____   Apartamento:____    Oficina:____   Local:____  Bodega:_____      

Edificio: ____   Finca: ____   Parqueadero: _____   Otro ¿cuál? ____________________________________

Número matrícula inmobiliaria: _______________________________________________________________

Dirección: _______________________________________________________________________________________

Municipio: ___________________________________   Departamento: ______________________________

CONSIDERACIONES PREVIAS

Los abajo firmantes hemos acordado suscribir la presente Acta de entrega, previas las siguientes consideraciones:

Que dentro del objeto del contrato Nº  ______________ celebrado entre el INSTITUTO COLOMBIANO

DE BIENESTAR FAMILIAR y  ____________________________________________________________ está

contemplado: (escriba el objeto del contrato) :___________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

B) Que de conformidad con los objetivos propuestos por las entidades contratantes el ICBF en razón que no existe objeción alguna desde el punto de vista legal procede a entregar el bien inmueble objeto de la presente Acta.


ESTADO FISICO EN QUE SE ENCUENTRA EL INMUEBLE

Bueno: __________________    Regular: ___________________   Malo: ________________

Explique:________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________


OBRAS CONSTRUIDAS
(Relacione en inventario adjunto)


SERVICIOS PUBLICOS

Acueducto y alcantarillado:

Energía:

Teléfono:

Gas:


SI ______

SI ______

SI ______

SI ______


NO _______

NO _______

NO _______

NO _______


Ultimo periodo de pago: __________________

Ultimo periodo de pago: __________________

Ultimo periodo de pago: __________________

Ultimo periodo de pago: __________________

(Anexar fotocopia de los recibos correspondientes, debidamente cancelados)

GASTOS ADMINSITRACION

SI _______

N0  _______

Ultimo periodo de pago: __________________

(Anexar fotocopia de los recibos correspondientes, debidamente cancelados)

IMPUESTOS

Predial:

Valorización:

SI _______

SI _______

NO ______

NO ______

Ultimo periodo pagado: ___________________

Ultimo periodo pagado: ___________________

(Anexar fotocopia de los recibos correspondientes, debidamente cancelados)


OBSERVACIONES O AMPLIACIONES A LOS PUNTOS ANTERIORES
(Use el espacio que considere pertinente e inclusive use hojas adicionales)


Se firma en el municipio de _________________________________,   en dos originales, uno para cada una

de las partes, a los _______________________________________________________________________


____________________________________________
              QUIEN ENTREGA
(nombre, cédula de ciudadanía y cargo)


________________________________________
                               QUIEN RECIBE
(nombre, cedula ciudadanía y cargo)

Hoja de Vida Inmueble - Pagina 1

A. IDENTIFICACION DEL INMUEBLE  
  
Dirección  
Ciudad/MunicipioDepartamentoRegional o Agencia
Fecha de IngresoValor de adquisición del inmueble o ingreso de almacén
Area de terreno M2  
Area construida M2  
Valor comercial del inmueble  
Se encuentra el inmueble en arrendamientoValor del arriendo mensual
Responsable del inmueble  
Observaciones  
B. IDENTIFICACION LEGAL DEL INMUEBLE
Matrícula Inmobiliaria N°Cédula Catastral N°
N° EscrituraFechaN° Notaría
Ciudad de la NotaríaDepto. Notaría
C. TIPO DE PROPIEDAD  

Nota: Llenar este recuadro con la información establecida en el anexo N° 01 del formulario Pagina 2

 

Código de la propiedadDescripción de la propiedad

Otro inmueble:  Si el inmueble no se encuentra de los usos codificados en el anexo, describirla en esta casilla

 

D. USO O DESTINACION DE LA PROPIEDAD

Nota: Llenar este recuadro con la información establecida en el anexo N° 02 del formulario Pagina 2

 

Código de uso de la propiedadDescripción del uso de la propiedad

Otro uso:  Si el inmueble no se encuentra de los usos codificados en el anexo, describirlo en esta casilla

 

Datos de quien diligencia el formato  
Nombre completo: 
Cargo:  

Hoja de Vida Inmueble  - Pagina 2

Anexo N° 01.   Tipo de Propiedad

5027Edificio apartamentos con parqueadero 5054Parqueadero descubierto área urbana
5028Edificio apartamentos sin parqueadero 5055Parqueadero descubierto área rural
5029Edificio de oficinas  con parqueadero 5056Parqueadero cubierto área rural
5030Edificio de oficinas  sin parqueadero 5057Garaje cubierto
5031Edificio con lote con parqueadero  5058Garaje descubierto
5032Edificio con lote sin parqueadero  5059Bodega área urbana
5033Edificio con casa con parqueadero 5060Bodega área rural
5034Edificio con casa sin parqueadero 5061Hangar área rural
5035Casa área urbana 5062Hangar área urbana
5036Casa área rural 5063Finca área urbana
5037Apartamento área urbana 5064Finca área rural
5038Apartamento arrea rural 5065Hacienda área rural
5039Casa lote área rural 5066Bóveda área urbana
5040Casa lote área urbana 5067Bóveda área rural
5041Casa bodega área urbana 5068Terreno mortuorio área urbana
5042Casa bodega área rural 5069Terreno mortuorio área rural
5043Casa prefabricada  área rural 5070Parques infantiles área urbana
5044Casa prefabricada  área urbana 5071Parques infantiles área rural
5045Terrenos o lotes construidos área urbana 5072Parques deportivos área urbana área rural
5046Terrenos o lotes construidos área rural 5073Parques deportivos área rural
5047Terrenos o lotes baldíos área rural 5074Planta de producción de bienestarina
5048Terrenos o lotes baldíos área urbana  5075Locales comerciales área urbana
5049Terrenos o lotes invadidos área urbana 5076Locales comerciales área rural
5050Terrenos o lotes invadidos área rural Otro
5051Terrenos o lotes desocupados  área rural Otro  
5052Terrenos o lotes desocupados área urbana Otro  
5053Parqueadero cubierto área urbana Otro  


Anexo N° 02.  Uso o Destino de la Propiedad

001Arrendamiento 017Planta de platanarina
002Bodega de alimentos 018Programa tercera edad
003Bodega de archivo 019Recepción de menores emergencia
004Bodega de muebles 020Recepción de menores infractores contraventores
005Centro de nutrición    Otro  
006Centro de protección Otro
007Centro de reeducación Otro
008Centro de rehabilitación Otro
009Centro zonal Otro
010Comodato Otro
011Hogar infantil Otro
012Hogar comunitarioOtro
013Hogar múltiple Otro
014Invasión Otro
015Oficina sede regional Otro
016Planta de bienestarina Otro

BIBLIOGRAFÍA

Constitución Política de Colombia, Bogotá, 1991.

Contaduría General de la Nación,  Plan General de Contabilidad Pública, Bogotá,

Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Guía Práctica sobre Saneamiento Contable 2003,  basada en la Ley 716 de 2001 sobre saneamiento contable, Bogotá, 2001.

Contaduría General de la Nación, Carta Circular 020 de 2000,  Bogotá, 2000.

Contaduría General de la Nación, Circular 045 de 2001, Bogotá, 2001.

Contaduría General de la Nación, Instructivo 009 de 1999 por el cual se imparten instrucciones para el correcto diligenciamiento del formato en archivo ASCII denominado Relación de Bienes inmuebles, Bogotá, 1999.

Decreto 855 de 1994, Reglamentada parcialmente la Ley 80 de 1993.

Decreto Reglamentario 2388 de 1979,-Ley 07 de 1979 por la cual se dictan normas para la protección de la Niñez, se establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones, Bogotá, 1979.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Subdirección de Programación, Lineamientos de Programación 2004, Bogotá, 2004.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Oficina Jurídica, Manual de Contratación para el ICBF aprobado por Resolución 1445 de 2003 y actualizado a junio 2004, Bogotá, 2004.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Oficina Jurídica, Manual de Denuncias de Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos aprobado por Resolución 0690 de 2004, Bogotá, abril de 2004.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Subdirección Administrativa, División de Recursos Materiales y Físicos, Manual para el Manejo de Almacén e Inventario, julio de 2001.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Resolución 1038 del 28 de abril de 1997 por la cual se dictan disposiciones para Inventario, registro y responsabilidades de bienes del ICBF, Bogotá, 1997.

Ley de Reforma Urbana -Ley 09 de 1989-, Bogotá, 1989.

Ley 734 de 2002, por el cual se expide el Código Disciplinario Único, Bogotá, 2002.

Ministerio de Justicia y del Derecho, Supresión de Trámites en la Administración Pública –Decreto 2150 de 1995-, Imprenta Nacional, Bogotá, 1995.

Ministerio de Transporte, Manual de Inventarios, Activos Fijos y Almacén actualizado conforme el nuevo Plan General de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación, Bogotá, 24 de abril de 1997.

Secretaría de Hacienda, Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los entes públicos del Distrito Capital, Bogotá, 20 de septiembre de 2001.

Solano Sierra Jairo Enrique, Estatuto General de  Contratación de la Administración Pública –Ley 80 de 1993-, segunda edición, Ediciones Librería del Profesional, Bogotá, 1997.

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Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Derecho del Bienestar Familiar"
ISBN [978-958-98873-3-2]
Última actualización: 21 de julio de 2014